ហេតុអ្វីបានជាអ្នកត្រូវការលំហូរឯកសារនៅក្នុងអង្គការ។ ការរៀបចំដំណើរការលំហូរការងារនៅក្នុងអង្គការ

លំហូរឯកសារ គឺជាចលនានៃឯកសារចាប់ពីពេលដែលពួកគេត្រូវបានទទួល ឬបង្កើតរហូតដល់ការបញ្ចប់ការប្រតិបត្តិ ការបញ្ជូន ឬបញ្ជូនទៅកាន់សំណុំរឿង។ មានលំហូរឯកសារសំខាន់ៗចំនួនបី៖ ឯកសារដែលទទួលបានពីអង្គការផ្សេងទៀត (ចូល) ឯកសារផ្ញើទៅអង្គការផ្សេងទៀត (ចេញ) ឯកសារដែលបានបង្កើតនៅក្នុងអង្គការ ប្រើប្រាស់ដោយបុគ្គលិករបស់អង្គការក្នុងដំណើរការគ្រប់គ្រង (ផ្ទៃក្នុង)។

ចលនានៃឯកសារចូលរួមមានៈ ដំណើរការបឋម ការពិនិត្យបឋម ការចុះឈ្មោះ ការត្រួតពិនិត្យដោយការគ្រប់គ្រង ការផ្ទេរការប្រតិបត្តិ ការប្រតិបត្តិ ការគ្រប់គ្រងលើការប្រតិបត្តិ ការសរសេរចេញពីឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិទៅសំណុំរឿង។

សេវាកម្ម ការគាំទ្រឯកសារការគ្រប់គ្រង (DOE) ដែលអាចត្រូវបានតំណាងនៅក្នុងអង្គការជាអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធឯករាជ្យ (ការគ្រប់គ្រងករណី ការិយាល័យ អគ្គនាយកដ្ឋាន លេខាធិការដ្ឋាន នាយកដ្ឋានអង្គការ។ល។) និងជាបុគ្គលិកដាច់ដោយឡែក (លេខាធិការ-យោង លេខាធិការ អ្នកគ្រប់គ្រងការិយាល័យ។ clerk etc.) ត្រូវតែទទួលយកសម្រាប់ដំណើរការតែឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិត្រឹមត្រូវដែលមាន ឥទ្ធិពលផ្លូវច្បាប់ហើយផ្ញើជាសំណុំពេញលេញ (ប្រសិនបើមានឯកសារភ្ជាប់) ។ បើមិនដូច្នេះទេ ឯកសារដែលបានដាក់ស្នើត្រូវប្រគល់ជូនអ្នកនិពន្ធវិញដោយសមស្រប លិខិតគម្របដែលជាកន្លែងដែលហេតុផលសម្រាប់ការត្រឡប់មកវិញត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ។

រហូតមកដល់ពេលនេះ អង្គការជាច្រើនទទួលបានឯកសារក្នុងទម្រង់ជាវត្ថុប្រៃសណីយ៍ប្រពៃណី (ក្នុងស្រោមសំបុត្រ)។ ស្រោមសំបុត្របានសម្គាល់ "ដោយផ្ទាល់" និងអាសយដ្ឋាន អង្គការសាធារណៈវាមិនមែនជាទម្លាប់ក្នុងការបើកពួកវាទេ ពួកគេត្រូវបានផ្ទេរទៅកាន់គោលដៅរបស់ពួកគេដោយមិនដំណើរការ។ ក្នុងករណីផ្សេងទៀត ស្រោមសំបុត្រត្រូវបានបើក ហើយជាក្បួនមិនត្រូវបានរក្សាទុក មិនត្រូវបានភ្ជាប់ជាមួយឯកសារដែលមាននៅក្នុងនោះទេ។ វាត្រូវបានណែនាំឱ្យរក្សាទុកស្រោមសំបុត្រនៅក្នុងករណីពិសេស នៅពេលដែលមានតែស្រោមសំបុត្រប៉ុណ្ណោះដែលអាចកំណត់អាសយដ្ឋានរបស់អ្នកផ្ញើ ពេលវេលានៃការផ្ញើ និងកាលបរិច្ឆេទនៃការទទួលឯកសារ។

ការត្រួតពិនិត្យបឋមនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយបុគ្គលិកនៃសេវា DOW ក្នុងគោលបំណងដើម្បីចែកចាយឯកសារដែលទទួលបានទៅជាពីរស្ទ្រីម: ផ្ញើសម្រាប់ការពិចារណាដោយប្រធានអង្គការ; បញ្ជូនដោយផ្ទាល់ទៅផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ ឬប្រតិបត្តិករជាក់លាក់។

ដោយគ្មានការពិចារណាដោយប្រធាន ឯកសារដែលមានព័ត៌មានប្រតិបត្តិការបច្ចុប្បន្ន ឬផ្ញើទៅកាន់អង្គភាពជាក់លាក់ត្រូវបានផ្ទេរទៅគោលដៅ។ នេះអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកដោះលែងប្រធានអង្គការពីការពិចារណាលើបញ្ហាបច្ចុប្បន្នតិចតួច ការសម្រេចចិត្តដែលអាចធ្វើឡើងដោយអ្នកប្រតិបត្តិដែលមានទំនួលខុសត្រូវ និងបង្កើនល្បឿនយ៉ាងសំខាន់នៃចលនានៃឯកសារចូល ដូច្នេះហើយបង្កើនល្បឿនការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេ។ ឯកសារដែលបានផ្ញើទៅកាន់ប្រធានអង្គការ និងឯកសារដែលមានព័ត៌មានអំពីបញ្ហាសំខាន់បំផុតនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការដែលចាំបាច់សម្រាប់ការសម្រេចចិត្តគ្រប់គ្រង ត្រូវបានដាក់ជូនសម្រាប់ការពិចារណាដោយអ្នកគ្រប់គ្រង (ច្បាប់ចម្លងនៃការបញ្ជាទិញរបស់អគ្គនាយកនៃសហគ្រាសដែលបានផ្ញើទៅកាន់សាខារបស់ខ្លួន ពាក្យបណ្តឹងរបស់អ្នកទិញអំពីគុណភាពទាបនៃផលិតផលដែលផលិតដោយសហគ្រាសនេះ លិខិតពី ការផ្តល់ជូនពាណិជ្ជកម្មល។ ) វាសមហេតុផលក្នុងការផ្ទេរឯកសារខាងក្រោមទៅផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធដោយមិនគិតពីក្បាល៖ លិខិតសាកសួរ; ខិត្តប័ណ្ណ; លិខិតរំលឹក។ ឯកសារទាំងអស់ដែលត្រូវប្រតិបត្តិត្រូវបានចុះបញ្ជី ហើយបន្ទាប់មកផ្ទេរដោយអនុលោមតាមការបែងចែកបឋម ទាំងប្រធាន ឬផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ (អ្នកប្រតិបត្តិដែលទទួលខុសត្រូវ)។ ឯកសារដែលបានពិនិត្យដោយប្រធានត្រូវបានប្រគល់ត្រឡប់ទៅសេវា PEI ដែលដំណោះស្រាយរបស់ប្រធានត្រូវបានផ្ទេរទៅទម្រង់ចុះឈ្មោះ ដោយបង្ហាញពីការសម្រេចចិត្តដែលធ្វើឡើងដោយប្រធាន។ ឯកសារនេះ។. បន្ទាប់ពីការបំពេញបែបបទចុះឈ្មោះឯកសារត្រូវបានផ្ទេរសម្រាប់ការប្រតិបត្តិទៅផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ។ ដំណើរការប្រតិបត្តិត្រូវបានគ្រប់គ្រង សេវាកម្មរបស់គ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យសិក្សា. ឯកសារត្រូវបានដំណើរការ និងផ្ទេរទៅឱ្យអ្នកសំដែងនៅថ្ងៃដែលពួកគេត្រូវបានទទួលដោយសេវាកម្ម DOW ។ ឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិត្រូវបានដាក់ក្នុងសំណុំរឿង រួមជាមួយនឹងច្បាប់ចម្លងនៃចម្លើយ។ ការងារជាមួយឯកសារដែលចេញត្រូវចាប់ផ្តើមដោយការរៀបចំសេចក្តីព្រាងអត្ថបទនៃឯកសារ ដែលបន្ទាប់មកត្រូវបានយល់ព្រមជាមួយមន្ត្រីចាប់អារម្មណ៍ និងបញ្ចប់ដោយយោងទៅតាមមតិយោបល់របស់ពួកគេ។ កំណែចុងក្រោយនៃឯកសារត្រូវបានបោះពុម្ព ចុះហត្ថលេខាដោយប្រធាន ចុះឈ្មោះ និងផ្ញើទៅអ្នកទទួល។ ច្បាប់ចម្លងដែលមានការបញ្ជាក់នៃឯកសារចេញត្រូវបានដាក់ចូលទៅក្នុងឯកសារ។ ឯកសារត្រូវបានបញ្ជូនទៅអង្គការផ្សេងទៀត។ វិធី​ផ្សេង​គ្នា៖ តាមប្រៃសណីយ៍ តាមទូរសារ តាមអ៊ីមែល។ ឯកសារត្រូវបានត្រួតពិនិត្យដោយប្រុងប្រយ័ត្នមុនពេលផ្ញើ។ ឯកសារ​ដែល​បាន​អនុវត្ត​ដោយ​មិន​ត្រឹមត្រូវ​ត្រូវ​ប្រគល់​ទៅ​អ្នក​ម៉ៅការ​វិញ​ដើម្បី​ពិនិត្យ។ ឯកសារចេញត្រូវតែដំណើរការ និងផ្ញើនៅថ្ងៃចុះឈ្មោះ។ ឯកសារផ្ទៃក្នុងរបស់អង្គការត្រូវបានបង្កើតតាមរបៀបដូចគ្នានឹងឯកសារចេញ។ បន្ទាប់ពីការចុះឈ្មោះឯកសារត្រូវបានផលិតឡើងវិញក្នុងចំនួនច្បាប់ចម្លងដែលត្រូវការ (យោងទៅតាមចំនួនអ្នកប្រតិបត្តិ) ច្បាប់ចម្លងឯកសារត្រូវបានបញ្ជាក់និងផ្ទេរសម្រាប់ការប្រតិបត្តិទៅផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធឯកសារដើមត្រូវបានដាក់ក្នុងឯកសារ។ ឯកសារនៅក្នុងអង្គការត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យប្រតិបត្តិករប្រឆាំងនឹងការទទួល ដើម្បីបញ្ជាក់ពីការពិតនៃការទទួលឯកសារដោយប្រតិបត្តិករ និងមិនរាប់បញ្ចូលលទ្ធភាពនៃការបាត់បង់ឯកសារក្នុងអំឡុងពេលចលនារបស់វានៅក្នុងអង្គការ។

សេវា DOW ត្រូវតែរក្សាជាប្រព័ន្ធនូវកំណត់ត្រានៃចំនួនឯកសារដែលបានដំណើរការ ពោលគឺ យកទៅក្នុងគណនីបរិមាណនៃលំហូរឯកសារ។ លទ្ធផលនៃការគណនេយ្យសម្រាប់បរិមាណនៃការចរាចរឯកសារត្រូវបានសង្ខេបនិងនាំយកទៅយកចិត្តទុកដាក់របស់ប្រធានអង្គការក្នុងគោលបំណងដើម្បីបង្កើតវិធានការកែលម្អការងារជាមួយឯកសារនិងកំណត់កម្រិតបុគ្គលិកនៃគ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យ។

ទម្រង់នៃការរៀបចំការងារជាមួយឯកសារ

នៅក្នុងការអនុវត្តនៃសហគ្រាស ទម្រង់សំខាន់ៗចំនួនបីនៃការរៀបចំការងារជាមួយឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើង៖ កណ្តាល វិមជ្ឈការ និងចម្រុះ។

ទម្រង់កណ្តាលត្រូវបានប្រើនៅក្នុងសហគ្រាសដែលមានលំហូរការងារធំ។ វាពាក់ព័ន្ធនឹងការអនុវត្តប្រតិបត្តិការទាំងអស់ជាមួយនឹងឯកសារនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធមួយឧទាហរណ៍ការិយាល័យ (នៅក្នុងនាយកដ្ឋានទូទៅ) ។

ទម្រង់មជ្ឈិមក៏ជាតួយ៉ាងសម្រាប់សហគ្រាសដែលមានលំហូរឯកសារតូចណាស់ ដែលការងារទាំងអស់ជាមួយឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយលេខាធិការ។ ទម្រង់នៃ "សេវាកម្ម" ឯកសារនេះគឺមានជោគជ័យបំផុត ទោះបីជាវាទាមទារស្វ័យប្រវត្តិកម្មស្មុគស្មាញនៃប្រតិបត្តិការទាំងអស់ក៏ដោយ។

ជាមួយនឹងទម្រង់វិមជ្ឈការនៃការងារជាមួយឯកសារប្រតិបត្តិការទាំងអស់ត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធនៃសហគ្រាសជាក្បួនបែងចែកតាមភូមិសាស្ត្រ។

ទម្រង់ចម្រុះ (ផ្នែកកណ្តាល) នៃការធ្វើការជាមួយឯកសារ ជារឿយៗត្រូវបានប្រើប្រាស់នៅក្នុងសហគ្រាសធំៗដែលមានរចនាសម្ព័ន្ធស្មុគស្មាញ និងបរិមាណការងារច្រើន។ ជាមួយនឹងទម្រង់នេះ ផ្នែកនៃប្រតិបត្តិការសម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសារ (ការទទួល បញ្ជូន ការត្រួតពិនិត្យការប្រតិបត្តិ) ត្រូវបានធ្វើឡើងដោយការិយាល័យ ហើយប្រតិបត្តិការដែលនៅសល់ (ការចុះឈ្មោះ ការបង្កើតករណី ការផ្ទុកបច្ចុប្បន្ន។ល។) ត្រូវបានអនុវត្តតាមរចនាសម្ព័ន្ធ។ ឯកតា។

ដើម្បីបែងចែកសហគ្រាសទៅតាមបរិមាណនៃការចរាចរឯកសារ និងជម្រើសជាបន្តបន្ទាប់នៃទម្រង់មួយ ឬទម្រង់ផ្សេងទៀតនៃការធ្វើការជាមួយឯកសារ ការចាត់ថ្នាក់របស់ពួកគេ (ប្រភេទ) ត្រូវបានស្នើឡើង៖

រចនាសម្ព័ន្ធនៃសេវាកម្មស្មៀនរបស់សហគ្រាសជាក្បួនត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅលើមូលដ្ឋាននៃរចនាសម្ព័ន្ធធម្មតាចំនួនបួនអាស្រ័យលើបរិមាណនៃលំហូរការងារ។

តម្រូវការចុះឈ្មោះឯកសារ

ការចុះឈ្មោះឯកសារ គឺជាការជួសជុលការពិតនៃការបង្កើត ឬការទទួលឯកសារដោយដាក់លិបិក្រម និងកាលបរិច្ឆេទនៅលើវា អមដោយកំណត់ត្រា។ ព័ត៌មានចាំបាច់អំពីឯកសារក្នុងទម្រង់ចុះឈ្មោះ។ ការចុះឈ្មោះឯកសារនៅសហគ្រាសនៅក្នុងអង្គការគឺចាំបាច់ដើម្បីដោះស្រាយភារកិច្ចដូចខាងក្រោម: គណនេយ្យសម្រាប់ចំនួនឯកសារ; ធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារ, លុបបំបាត់លទ្ធភាពនៃការបាត់បង់ឯកសារ; ធានាការស្វែងរកឯកសារសម្រាប់គោលបំណងព័ត៌មាន និងឯកសារយោង។ យោងទៅតាម GSDOU ឯកសារទាំងអស់ដែលទាមទារការចុះឈ្មោះ ការអនុវត្ត និងការប្រើប្រាស់បន្ថែមទៀតសម្រាប់គោលបំណងជាឯកសារយោងគឺជាកម្មវត្ថុនៃការចុះឈ្មោះ។ ឯកសារចូល ចេញ និងខាងក្នុងត្រូវបានចុះឈ្មោះ ដោយមិនគិតពីវិធីសាស្រ្តនៃការបង្កើតរបស់វា (នៅលើម៉ាស៊ីនអង្គុលីលេខ ឬកុំព្យូទ័រ) និងវិធីសាស្រ្តនៃការទទួល ឬផ្ញើ (តាមសំបុត្រ ឬតាមរយៈបណ្តាញទំនាក់ទំនង)។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ មិនមែនឯកសារទាំងអស់របស់អង្គការត្រូវបានចុះបញ្ជីដោយសេវាកម្ម DOW នោះទេ។

ឯកសារមួយចំនួនទាក់ទងនឹងប្រព័ន្ធឯកសារពិសេស (ហិរញ្ញវត្ថុ គណនេយ្យ ផែនការ។ល។) ត្រូវបានចុះបញ្ជីនៅក្នុងផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធដែលពាក់ព័ន្ធ។ នៅក្នុងសេវាកម្ម DOW មានតែកាលបរិច្ឆេទនៃការទទួលប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវបានដាក់នៅលើឯកសារទាំងនេះ។ សេវាកម្ម DOW គួរតែបង្កើតបញ្ជីឯកសារដែលបានចុះបញ្ជីនៅក្នុងផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ (ឧទាហរណ៍ សំបុត្រដែលបានផ្ញើសម្រាប់ព័ត៌មាន ឯកសារគណនេយ្យ ទម្រង់របាយការណ៍ស្ថិតិ ការអញ្ជើញ ព័ត៌មានផ្សាយពាណិជ្ជកម្ម) ។

ឯកសារចូល ចេញ និងឯកសារផ្ទៃក្នុងត្រូវបានចុះឈ្មោះដាច់ដោយឡែក ពួកគេត្រូវបានផ្តល់លេខចុះឈ្មោះក្នុងកំឡុងឆ្នាំប្រតិទិន។ លេខចុះបញ្ជីនៃឯកសារចូល និងចេញមានយ៉ាងហោចណាស់ពីរផ្នែក៖ លេខសៀរៀលក្នុងអារេចុះឈ្មោះនៃឯកសារចាប់ពីដើមឆ្នាំប្រតិទិន និងលេខករណីយោងទៅតាមនាមត្រកូលនៃករណី។ ក្នុងអំឡុងពេលចុះឈ្មោះ ឯកសារផ្ទៃក្នុងត្រូវបានបែងចែកតាមប្រភេទ និងប្រភេទនៃឯកសារ ដែលឯកសារនីមួយៗត្រូវបានចុះបញ្ជីដោយឡែកពីគ្នា (ការបញ្ជាទិញសម្រាប់សកម្មភាពស្នូល ការបញ្ជាទិញសម្រាប់បុគ្គលិក សកម្មភាព ពិធីការ។ល។)។

GSDOU បានបង្កើតសមាសភាពចាំបាច់ខាងក្រោមនៃព័ត៌មានលម្អិតសម្រាប់ការចុះឈ្មោះឯកសារ៖

ចំណងជើងនៃឯកសារ;

កាលបរិច្ឆេទនៃឯកសារ;

លេខ​ឯកសារ;

កាលបរិច្ឆេទនៃការទទួលឯកសារដោយអង្គការ (សម្រាប់ឯកសារចូល);

លេខដែលបានកំណត់ទៅឯកសារនៅលើបង្កាន់ដៃរបស់ខ្លួនដោយអង្គការ (សម្រាប់ឯកសារចូល);

ចំណងជើងនៃឯកសារនិងសេចក្តីសង្ខេបរបស់វា;

ដំណោះស្រាយ (អ្នកសំដែង, ខ្លឹមសារនៃការបញ្ជាទិញ, ថ្ងៃផុតកំណត់, អ្នកនិពន្ធនៃដំណោះស្រាយ, កាលបរិច្ឆេទនៃការដាក់ដំណោះស្រាយ);

កំណត់សម្គាល់ប្រតិបត្តិ (កំណត់ត្រាសង្ខេបនៃការសម្រេចចិត្តនៃបញ្ហាលើគុណសម្បត្តិ កាលបរិច្ឆេទនៃការអនុវត្តជាក់ស្តែង ឬលិបិក្រមនៃឯកសារឆ្លើយតប ចំនួនករណីដែលឯកសារប្រតិបត្តិត្រូវបានដាក់)។ លើសពីនេះទៀតសមាសភាព ព័ត៌មានលម្អិតដែលត្រូវការផ្សេងទៀតអាចត្រូវបានរួមបញ្ចូល (បង្កាន់ដៃអ្នកម៉ៅការសម្រាប់ការទទួលឯកសារ ភាពអាចរកបាននៃឯកសារភ្ជាប់។ល។)

ឯកសារត្រូវបានចុះបញ្ជីអាស្រ័យលើបរិមាណនៃអារេចុះឈ្មោះនៃឯកសារនៅក្នុងទិនានុប្បវត្តិចុះឈ្មោះ ឬប័ណ្ណចុះឈ្មោះ និងត្រួតពិនិត្យ (RCC)។

ការគ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិឯកសារ

មុខងារសំខាន់មួយនៃសេវាកម្ម DOW គឺដើម្បីគ្រប់គ្រងភាពទាន់ពេលវេលា និងគុណភាពនៃការប្រតិបត្តិឯកសារ។ បន្ថែមពីលើសេវាកម្ម PEI ការគ្រប់គ្រងត្រូវបានអនុវត្តដោយអ្នកគ្រប់គ្រងនិងអ្នកប្រតិបត្តិដែលទទួលខុសត្រូវ។ សេវាកម្ម DOW គ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិនៃ ORD ។ ឯកសារនៃប្រព័ន្ធផ្សេងៗត្រូវបានគ្រប់គ្រងក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធរៀងៗខ្លួន។ លក្ខខណ្ឌនៃការអនុវត្តត្រូវបានគណនាក្នុងថ្ងៃប្រតិទិនចាប់ពីពេលចុះហត្ថលេខា (ការយល់ព្រម) នៃឯកសារ។ ថ្ងៃផុតកំណត់សម្រាប់ការប្រតិបត្តិឯកសារអាចជាស្តង់ដារឬបុគ្គល។ ថ្ងៃផុតកំណត់ធម្មតាសម្រាប់ការប្រតិបត្តិឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយសកម្មភាព សាកសពកំពូល អំណាចរដ្ឋនិងការគ្រប់គ្រង ក៏ដូចជាស្ថាប័នគ្រប់គ្រងមុខងារកណ្តាល និងតាមវិស័យ។

ថ្ងៃផុតកំណត់បុគ្គលសម្រាប់ការប្រតិបត្តិឯកសារត្រូវបានកំណត់ដោយប្រធានសហគ្រាស។ កាលបរិច្ឆេទចុងក្រោយនៃការប្រតិបត្តិត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញទាំងនៅក្នុងអត្ថបទ ឬនៅក្នុងដំណោះស្រាយនៃក្បាល។

ការគ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិរួមមាន:

ការគ្រប់គ្រងឯកសារ;

ពិនិត្យការបញ្ជូនឯកសារទាន់ពេលវេលាទៅអ្នកម៉ៅការ;

ត្រួតពិនិត្យនិងគ្រប់គ្រងវឌ្ឍនភាពនៃការអនុវត្ត;

គណនេយ្យ និងសង្ខេបលទ្ធផលនៃការត្រួតពិនិត្យការអនុវត្តឯកសារ ជូនដំណឹងដល់ប្រធាន។

ឯកសារនេះត្រូវបានគេចាត់ទុកថាបានបញ្ចប់ និងដកចេញពីការគ្រប់គ្រងបន្ទាប់ពីការអនុវត្តការងារ ការទំនាក់ទំនងលទ្ធផលទៅកាន់អង្គការ ឬមន្ត្រីដែលចាប់អារម្មណ៍ ឬឯកសារបញ្ជាក់ពីការប្រតិបត្តិ។

ការងារទាំងអស់នៃសេវាកម្ម DOW ត្រូវបានរៀបចំឡើងដើម្បីឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រង និងនិយោជិតនៃសហគ្រាសត្រូវបានលើកលែងយ៉ាងទូលំទូលាយពីប្រតិបត្តិការថែទាំឯកសារ។

នាមនាមនៃកិច្ចការរបស់អង្គការ

នៅក្នុងសកម្មភាពគ្រប់គ្រង ព័ត៌មានដែលបានប្រើពីមុនដែលមាននៅក្នុងឯកសារគឺជាអ្នកថែរក្សាព័ត៌មានដ៏ធំទូលាយ ការចងចាំរបស់សហគ្រាស ដែលប្រហែលជាត្រូវចូលប្រើម្តងទៀតបន្ទាប់ពីពេលខ្លះ។ តាមក្បួនមួយមានឯកសារបែបនេះជាច្រើន។ សម្រាប់ការស្វែងរកដ៏ឆ្លាតវៃ ព័ត៌មានចាំបាច់ឯកសារបន្ទាប់ពីការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅជាករណីដែលជាសំណុំនៃឯកសារឬឯកសារដែលទាក់ទងទៅនឹងបញ្ហាជាក់លាក់មួយឬតំបន់នៃសកម្មភាពដែលបានដាក់នៅក្នុងគម្របដាច់ដោយឡែកមួយ។

ដើម្បីបង្កើតសំណុំរឿងបានត្រឹមត្រូវ ដែលធានាបាននូវការស្វែងរកឯកសារយ៉ាងរហ័សតាមខ្លឹមសារ និងប្រភេទរបស់ពួកគេ ការបែងចែកប្រភេទឯកសារត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងការងារបច្ចុប្បន្នជាមួយឯកសារ។ ការចាត់ថ្នាក់នៃឯកសារត្រូវបានជួសជុលនៅក្នុងការចាត់ថ្នាក់នៃករណី។

នាមត្រកូលនៃករណី គឺជាបញ្ជីឈ្មោះករណីដែលមានលក្ខណៈជាប្រព័ន្ធ បង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេ ដែលគូរឡើងនៅក្នុង ក្នុង​ពេល​កំណត់.

នាមនាមនៃសំណុំរឿងបម្រើដើម្បីចែកចាយ និងចាត់ក្រុមឯកសារប្រតិបត្តិទៅជាសំណុំរឿង ជួសជុលការធ្វើលិបិក្រមនៃសំណុំរឿង បង្កើតរយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ករណី ជាគ្រោងការណ៍សម្រាប់បង្កើតឯកសារយោងសម្រាប់ឯកសារប្រតិបត្តិ និងជាឯកសារគណនេយ្យនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់ សហគ្រាសសម្រាប់ករណីនៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំ) ។

ឈ្មោះករណីត្រូវបានបែងចែកទៅជាបុគ្គល គំរូ និងនាមនាមធម្មតា។

ឈ្មោះបុគ្គលនៃករណីឆ្លុះបញ្ចាំងពីឯកសារនៃសហគ្រាសជាក់លាក់មួយ (អង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ) ។

ការចាត់ថ្នាក់គំរូ និងគំរូនៃករណីត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងគោលបំណងដើម្បីបង្រួបបង្រួមក្រុមនៃឯកសារសម្រាប់ប្រភេទនៃសហគ្រាសបែបនេះ ដែលធម្មជាតិនៃសកម្មភាព និងសមាសភាពនៃឯកសារមានលក្ខណៈធម្មតា។ ការចាត់ថ្នាក់ប្រហាក់ប្រហែលនៃករណីគឺជាការប្រឹក្សានៅក្នុងធម្មជាតិ ការតែងតាំងធម្មតានៃករណីគឺចាំបាច់។

នៅពេលចងក្រងបញ្ជីនាមបុគ្គលនៃករណី (ផ្អែកលើនាមនាមធម្មតា និងគំរូ) ភាពជាក់លាក់នៃការបង្កើតករណីនៃសហគ្រាសជាក់លាក់មួយគួរតែត្រូវបានយកមកពិចារណា។

វាក៏ចាំបាច់ផងដែរក្នុងការបែងចែករវាងនាមនាមនៃករណីនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ និងនាមនាមរួម។ ឈ្មោះសង្ខេបនៃករណីឆ្លុះបញ្ចាំងពីឯកសារនៃសហគ្រាសទាំងមូល និងមានបញ្ជីឈ្មោះករណី ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ.

សហគ្រាសនីមួយៗ (ផ្នែករងនៃរចនាសម្ព័ន្ធរបស់វា) ត្រូវតែមាននាមនាមនៃករណី (ដោយមិនគិតពីថាតើមានគំរូ ឬនាមនាមធម្មតាទេ)។

គោលការណ៍សំខាន់នៃការកសាងនាមត្រកូលនៃករណីគឺ៖ ឯកភាពក្នុងវិធីសាស្រ្តគណនេយ្យ ការរៀបចំប្រព័ន្ធ ការពិពណ៌នា និងការស្វែងរកឯកសារ។ ការប្រើប្រាស់ការធ្វើលិបិក្រមឯកសារ ដែលធានាថាការផ្លាស់ប្តូរ ការបន្ថែម និងការកែតម្រូវត្រូវបានធ្វើឡើងចំពោះផ្នែកពាក់ព័ន្ធនៃនាមវលី។ ស្ថេរភាពសន្ទស្សន៍ករណី; ការរក្សាមុខងារនៃគណនេយ្យឯកសារសម្រាប់ការចាត់ថ្នាក់នៃករណី។

ការចងក្រងនៃនាមត្រកូលនៃករណីគួរតែមុនដោយដំណើរការនៃការសិក្សាសមាសភាព ខ្លឹមសារ និងចំនួនឯកសារដែលបានបង្កើតក្នុងដំណើរការនៃការអនុវត្តមុខងារគ្រប់គ្រងដោយសហគ្រាស (អង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ)។

នៅពេលចងក្រងនាមត្រកូលនៃករណី ពួកគេប្រើ៖ ធម្មនុញ្ញ និងបទប្បញ្ញត្តិ ផែនការ និងរបាយការណ៍ស្តីពីការងារ តារាងបុគ្គលិក បញ្ជីឯកសារបច្ចុប្បន្ន ចំណាត់ថ្នាក់ បញ្ជីឈ្មោះករណីសម្រាប់ឆ្នាំកន្លងមក បញ្ជីនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ និងអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មាន សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីអចិន្ត្រៃយ៍។ និងការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (ជាង 10 ឆ្នាំ) ទូឯកសារយោង។

ការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿងគួរតែរួមបញ្ចូលករណី និងឯកសារទាំងអស់ដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីផ្នែកនៃការងារ និងបញ្ហាបុគ្គលនៃសកម្មភាព។

ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីត្រូវបានអនុម័តតាមលក្ខណៈដែលបានកំណត់។ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីដែលត្រូវបានអនុម័តមានសុពលភាពក្នុងរយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំ ហើយអាចនឹងត្រូវចងក្រងឡើងវិញ និងអនុម័តឡើងវិញក្នុងករណីមានការផ្លាស់ប្តូរជាមូលដ្ឋាននៅក្នុងមុខងារ និងរចនាសម្ព័ន្ធរបស់សហគ្រាស។ ប្រសិនបើការផ្លាស់ប្តូរបែបនេះមិនបានកើតឡើងទេ បញ្ជីឈ្មោះករណីត្រូវបានបញ្ជាក់នៅចុងឆ្នាំនីមួយៗ ហើយចូលជាធរមានចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករា ឆ្នាំបន្ទាប់។ ច្បាប់ចម្លងប្រចាំឆ្នាំនៃឈ្មោះករណី គឺជាឯកសារនៃការរក្សាទុកអចិន្ត្រៃយ៍។

ការបែងចែកចំណាត់ថ្នាក់ (ផ្នែក និងផ្នែករង) នៃនាមត្រកូលនៃករណីអាចជាការបែងចែកផ្ទៃក្នុងនៃរចនាសម្ព័ន្ធអង្គភាពរបស់សហគ្រាស និងមុខងារគ្រប់គ្រង ឬផ្នែកនៃសកម្មភាពរបស់វា។

នាមនាមបង្ហាញពីឈ្មោះនៃផ្នែក និងផ្នែករងនៃគ្រោងការណ៍ចាត់ថ្នាក់ និងឈ្មោះ (ក្បាល) នៃករណី។ ករណីនីមួយៗដែលរួមបញ្ចូលក្នុងនាមនាមត្រូវតែមានសន្ទស្សន៍ដែលបានកំណត់យ៉ាងតឹងរ៉ឹង។ លិបិក្រមករណីគួរតែមានការចាត់តាំងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ (បន្ទាត់សកម្មភាព) និងលេខសៀរៀលនៃករណីនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ ឬស្ថាប័ន។ ការ​បង្កើត​សំណុំរឿង​គឺ​ការ​ដាក់​ឯកសារ​ជា​ក្រុម​ទៅ​ជា​សំណុំរឿង​ស្រប​តាម​នាមត្រកូល។

នៅពេលបង្កើតឯកសារក្នុងសំណុំរឿង លក្ខណៈសំខាន់ៗខាងក្រោមនៃការបង្កើតសំណុំរឿងត្រូវបានប្រើប្រាស់៖

ឈ្មោះ (ឈ្មោះនៃពូជរបស់ពួកគេ);

ប្រធានបទ - សំណួរ (មាតិកា);

អ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មាន (អ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានជាក់លាក់ដែលការឆ្លើយឆ្លងកំពុងត្រូវបានធ្វើឡើងមាតិកានៃសំណួរត្រូវបានបង្ហាញ);

ភូមិសាស្ត្រ (អ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានភូមិសាស្ត្រជាច្រើន);

កាលប្បវត្តិ (តាមកាលប្បវត្តិ : ព័ត៌មានប្រចាំត្រីមាស ។ល។) ។

នៅពេលបង្កើតសំណុំរឿង តម្រូវឱ្យសង្កេតយ៉ាងតឹងរឹងនូវបរិមាណនៃសំណុំរឿង និងសមាសភាពនៃឯកសារដែលត្រូវដាក់ក្នុងសំណុំរឿង។ ការដាក់បញ្ចូលក្នុងឯកសារដែលមិនពាក់ព័ន្ធនឹងវា ក៏ដូចជាសេចក្តីព្រាង វ៉ារ្យ៉ង់ ច្បាប់ចម្លងដែលបានផលិតឡើងវិញ និងឯកសារដែលត្រូវប្រគល់មកវិញមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតទេ។

មានតែឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវបានដាក់ក្នុងសំណុំរឿង ដែលតម្រូវការ "កំណត់ចំណាំលើការអនុវត្ត និងការបញ្ជូនឯកសារទៅសំណុំរឿង" ត្រូវបានបំពេញ។

មុខងារសំខាន់មួយនៃសេវាស្មៀនគឺការរៀបចំប្រព័ន្ធ និងការរក្សាទុកឯកសារ។ អារេនៃឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិគឺជាប្រភេទនៃការចងចាំរបស់អង្គការ ការអំពាវនាវដែលធ្វើឱ្យវាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីវិភាគការងាររបស់ក្រុម ដោះស្រាយបញ្ហាចម្រូងចម្រាស និងធ្វើការសម្រេចចិត្តថ្មី។ សម្រាប់ការផ្ទុកបច្ចុប្បន្ន និងរយៈពេលវែង ឯកសារត្រូវបានបញ្ចប់នៅក្នុងករណី។

ករណីគឺជាសំណុំនៃឯកសារដែលទាក់ទងនឹងបញ្ហាមួយ ឬតំបន់នៃសកម្មភាពរបស់អង្គការ ហើយបានដាក់ (ដាក់) ក្នុងគម្របដាច់ដោយឡែកមួយដែលមានចំណងជើងសមស្រប - ស្លាក (ឧទាហរណ៍ "ការបញ្ជាទិញរបស់នាយកក្រុមហ៊ុនសម្រាប់ឆ្នាំ 2000" ។ "ការឆ្លើយឆ្លងជាមួយសហគ្រាសស្តីពីការផ្គត់ផ្គង់ទំនិញ" ។ល។ ភី) ។ បញ្ជីជាប្រព័ន្ធនៃឈ្មោះករណីដែលបានដាក់ក្នុងអង្គការ ដែលបង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេ បង្កើតជានាមវលីនៃករណី។

នាមនាមនៃករណីត្រូវបានគូរឡើងទាំងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ និងសម្រាប់អង្គការទាំងមូល (នាមត្រកូលរួម)។ នាមត្រកូលនៃករណី (សន្លឹកទីមួយ) ត្រូវបានបោះពុម្ពលើ ទម្រង់ទូទៅ ORD format A4 និងអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ។

គោលបំណងសំខាន់នៃការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿងគឺដើម្បីបម្រើជាការណែនាំសម្រាប់ដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិ។ នាមនាមនៃករណីក៏ត្រូវបានប្រើផងដែរនៅពេលធ្វើលិបិក្រមឯកសារ។ សន្ទស្សន៍ករណីគឺជាផ្នែកសំខាន់មួយនៃ លេខចុះឈ្មោះឯកសារ។

អ្នកទទួលខុសត្រូវក្នុងអង្គភាព ឬអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធសម្រាប់ការធ្វើអាជីវកម្ម ត្រូវមានកាតព្វកិច្ចធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារ។

ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពរាងកាយ ឯកសារត្រូវដាក់ក្នុងគម្របរឹង ឬថតឯកសារ។

ដើម្បីបងា្ករការបាត់បង់ឯកសារចាប់ពីពេលដែលវាត្រូវបានបង្កើត ហើយរហូតដល់វាត្រូវបានទុកក្នុងប័ណ្ណសារ ឬបំផ្លាញ ពួកគេត្រូវតែរក្សាទុកនៅក្នុងកន្លែងធ្វើការ ឬនៅកន្លែងដែលបានកំណត់ជាពិសេស។ ខ្លឹមសារនៃសំណុំរឿងត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារនៃសំណុំរឿង។

នៅចុងបញ្ចប់នៃឆ្នាំស្មៀន ករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ក៏ដូចជាករណីនៃការរក្សាទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំ) តាមទិសដៅនៃការគ្រប់គ្រងរបស់អង្គការត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារនៃ អង្គការ។ ក្នុងករណីខ្លះឯកសារអាចត្រូវបានផ្ទេរសម្រាប់ការរក្សាទុកទៅបណ្ណសាររបស់នាយកដ្ឋានឬរដ្ឋ។ នីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរសំណុំរឿង នីតិវិធីសម្រាប់ការប្រើប្រាស់ឯកសារដែលរក្សាទុកក្នុងបណ្ណសារត្រូវបានបញ្ជាក់នៅក្នុងឯកសារនិយតកម្ម។

នៅកន្លែងធ្វើការរបស់អ្នកសំដែងឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងថតឯកសារថតឯកសារ - អ្នកចុះឈ្មោះ។ នៅក្នុងវេន, ក្រោយមកទៀតត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងថាស, ប្លុកផ្អាក, ដែលត្រូវបានដំឡើងនៅលើតុការិយាល័យឬសាងសង់ចូលទៅក្នុងពួកគេ។

នៅក្នុងបណ្ណសារនៃនាយកដ្ឋានបច្ចុប្បន្នសម្រាប់ការដាក់ មួយចំនួនធំឯកសារដែលបានបញ្ចប់នៅក្នុងករណី ធ្នើរ និងទូជាមួយផ្នែកដែលអាចចលនវត្ថុបាន និងថេរត្រូវបានប្រើប្រាស់។

នៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការនៅក្នុងបណ្ណសារពិសេសឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងបន្ទប់ពិសេសដែលផ្តល់លក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកដោយប្រើ racks ដែកនៃទំហំផ្សេងគ្នានិងកម្រិតខុសគ្នានៃយន្តការ។

ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក និងប្រើប្រាស់ជាបន្តបន្ទាប់រួមមានការពិនិត្យលើតម្លៃវិទ្យាសាស្ត្រ និងជាក់ស្តែងនៃឯកសារ ការចុះបញ្ជីករណី ការពិពណ៌នាករណី ការធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារ ការផ្ទេរករណីទៅបណ្ណសាររបស់ស្ថាប័ន។

ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ

ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ គឺជាការកំណត់តម្លៃនៃឯកសារ ដើម្បីជ្រើសរើសវាសម្រាប់ការរក្សាទុក និងបង្កើតរយៈពេលផ្ទុក។ នៅក្នុងដំណើរការនៃការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារ កិច្ចការដូចជាការជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍នៃឯកសារមានតម្លៃ និងការការពារបណ្ណសារពីលំហូរនៃឯកសារនៃលក្ខណៈបណ្តោះអាសន្ន ប្រតិបត្តិការ ឬឯកសារយោងត្រូវបានដោះស្រាយ។

ឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័ន អង្គការ សហគ្រាស ក្រុមហ៊ុនមានព័ត៌មានដែលតម្លៃរបស់វាខុសគ្នា។ ផ្នែកសំខាន់នៃឯកសារផ្ទុកនូវព័ត៌មានដែលមានតម្លៃតែមួយដង បន្ទាប់ពីការប្រើប្រាស់ ដែលឯកសារនោះលែងត្រូវបានប្រគល់មកវិញ។ ឯកសារផ្សេងទៀតមានព័ត៌មានដែលអាចត្រូវបានទាមទារក្នុងរយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំ។ ហើយចុងក្រោយ ឯកសារមួយក្រុមតូចបំផុតមានព័ត៌មានដែលមានតម្លៃសម្រាប់គោលបំណងវិទ្យាសាស្ត្រ និងជាក់ស្តែង។ ឯកសារបែបនេះត្រូវតែរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។ តាមទស្សនៈសេដ្ឋកិច្ច វាមិនត្រូវបានគេណែនាំឱ្យរក្សាទុកឯកសារទាំងអស់នោះទេ ព្រោះពួកគេនឹងត្រូវការកន្លែងធំ បរិក្ខារ បុគ្គលិក។ កម្មករពិសេស. ហើយវានឹងពិបាកណាស់ក្នុងការស្វែងរកឯកសារដ៏មានតម្លៃត្រឹមត្រូវនៅក្នុងឯកសារមួយចំនួនបែបនេះ។ ដូច្នេះការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តជាប្រព័ន្ធ - ការកំណត់នៃឯកសារនយោបាយ សេដ្ឋកិច្ច សង្គម - វប្បធម៌ ជាក់ស្តែង និងសារៈសំខាន់ផ្សេងទៀត ដើម្បីជ្រើសរើសឯកសារទាំងនោះសម្រាប់ ការផ្ទុកសាធារណៈឬកំណត់រយៈពេលរក្សាទុក។ ការប្រឡងគួរតែចាប់ផ្តើមដោយការពិនិត្យឡើងវិញនូវឯកសាររបស់ការិយាល័យ ឬលេខាធិការដ្ឋាននៃការគ្រប់គ្រង បន្ទាប់មកអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធមុខងារដូចជាគណនេយ្យ នាយកដ្ឋានបុគ្គលិក នាយកដ្ឋានផលិតកម្ម។ នៅក្នុងផ្នែកនីមួយៗ ឯកសារត្រូវបានពិនិត្យជាដំបូងសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។ ទាំងនេះគឺជាឯកសារដែលកំណត់យ៉ាងពេញលេញនូវសកម្មភាពសំខាន់ៗរបស់ស្ថាប័ន៖ បទប្បញ្ញត្តិ បទបញ្ជា។ ផែនការរយៈពេលវែង, របាយ​ការណ៍​, របាយ​ការណ៍​។ល។

នៅក្នុងគណនេយ្យវាអាចជា៖

របាយការណ៍គណនេយ្យប្រចាំឆ្នាំ និងប្រចាំឆ្នាំរួម និងតារាងតុល្យការដែលមានឯកសារជូនពួកគេ ( កំណត់ចំណាំពន្យល់និងការទាមទារ)

របាយការណ៍បូកសរុបប្រចាំឆ្នាំ និងប្រចាំឆ្នាំស្តីពីការផ្តល់ហិរញ្ញប្បទាន;

កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំរបស់គណៈកម្មការពិនិត្យ និងអនុម័ត របាយការណ៍ប្រចាំឆ្នាំនិងតុល្យភាព;

តារាងវិភាគសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍន៍ និងការវិភាគរបាយការណ៍ប្រចាំឆ្នាំ និងតារាងតុល្យការ;

ការផ្ទេរ ការបំបែក តារាងតុល្យការនៃការទូទាត់ជាមួយឧបសម្ព័ន្ធ និងកំណត់ចំណាំពន្យល់ដល់ពួកគេ;

ឯកសារ (នាទី សកម្មភាព របាយការណ៍) ស្តីពីការវាយតម្លៃឡើងវិញនៃទ្រព្យសកម្មថេរ;

លិខិតឆ្លងដែននៃអគារនិងរចនាសម្ព័ន្ធ - វិមានស្ថាបត្យកម្មក្រោមការការពាររបស់រដ្ឋ;

ទង្វើ, សេចក្តីថ្លែងការណ៍នៃការវាយតម្លៃឡើងវិញក្នុងការកំណត់ការរំលោះនៃទ្រព្យសកម្មថេរ;

តារាងបុគ្គលិក (ប្រសិនបើពួកគេត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងនាយកដ្ឋានគណនេយ្យ);

គណនីផ្ទាល់ខ្លួនសម្រាប់គណនេយ្យនៃមូលនិធិសំខាន់។

ស្ថាប័នបណ្ណសារបានអភិវឌ្ឍ បញ្ជីគំរូ. ពួកគេបង្កើតរយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ឯកសារធម្មតាសម្រាប់ស្ថាប័ន អង្គការ សហគ្រាស និងឆ្លុះបញ្ចាំង មុខងារទូទៅនិងបញ្ហានៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ (ការគ្រប់គ្រង ការគ្រប់គ្រង គណនេយ្យ របាយការណ៍ ហិរញ្ញវត្ថុ អង្គការការងារ ការផ្គត់ផ្គង់ និងទីផ្សារផលិតផល។ល។)។

សម្រាប់ករណីដែលមានរយៈពេលផ្ទុកផុតកំណត់ ដែលត្រូវបានជ្រើសរើសសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញ សកម្មភាពមួយត្រូវបានគូរឡើង។ ទម្រង់នៃសកម្មភាពស្តីពីការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារដែលមិនមែនជាកម្មវត្ថុនៃការរក្សាទុកត្រូវបានវាយបញ្ចូល និងផ្តល់ឱ្យនៅក្នុង "ច្បាប់មូលដ្ឋាននៃការងារ បណ្ណសារនាយកដ្ឋាន».

ដំណាក់កាលចុងក្រោយនៃការធ្វើការជាមួយឯកសារនៅក្នុងការងារការិយាល័យបច្ចុប្បន្នគឺការដំណើរការសំណុំរឿងសម្រាប់ការរក្សាទុក និងប្រើប្រាស់ជាបន្តបន្ទាប់របស់ពួកគេ។

ប្រសិនបើអ្នកអនុវត្តតាមយ៉ាងតឹងរ៉ឹងនូវច្បាប់បណ្ណសារដែលបានបង្កើតឡើងនោះ ឯកសារគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងនាយកដ្ឋានគណនេយ្យសម្រាប់រយៈពេលមួយឆ្នាំទៀតបន្ទាប់ពីចុងបញ្ចប់នៃឆ្នាំបច្ចុប្បន្ន។ ក្នុងអំឡុងពេលនេះពួកគេនៅតែត្រូវបានទាក់ទងជាញឹកញាប់សម្រាប់ព័ត៌មានការងារជាមួយឯកសារមួយចំនួនត្រូវបានបញ្ចប់នៅដើមឆ្នាំប្រតិទិនថ្មី។

ការផ្ទុកឯកសារ

បន្ទាប់ពីរយៈពេលនេះ ករណីត្រូវតែដំណើរការសម្រាប់ការរក្សាទុករយៈពេលវែង និងផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់ស្ថាប័នប្រសិនបើមាន។ ឧទាហរណ៍ ករណីចាប់ពីឆ្នាំ 2018 គួរតែត្រូវបានដំណើរការនៅឆ្នាំ 2019។

ដោយសារបណ្ណសារនៅក្នុងស្ថាប័នជាច្រើនមិនមានកន្លែងគ្រប់គ្រាន់ ហើយក្រុមហ៊ុន ឬអង្គការតូចៗដែលទើបបង្កើតថ្មីមិនផ្តល់សម្រាប់ពួកគេនៅក្នុងរចនាសម្ព័ន្ធរបស់ពួកគេ "ច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសារនាយកដ្ឋាន" អនុញ្ញាតឱ្យរក្សាទុកឯកសារដោយសេវាកម្មគ្រប់គ្រងការិយាល័យកណ្តាល ឬ នៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ។ ដូច្នេះប្រសិនបើមិនមានបណ្ណសារនៅក្នុងអង្គភាពទេ នាយកដ្ឋានគណនេយ្យត្រូវរក្សាទុកឯកសាររបស់ខ្លួនរហូតដល់ផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុករបស់ពួកគេ បន្ទាប់ពីនោះពួកគេត្រូវទទួលរងការបំផ្លាញតាមការកំណត់ ឬផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋ។

ឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកត្រូវបានរៀបចំដោយអនុលោមតាមតម្រូវការដែលបង្កើតឡើងដោយស្ថាប័នបណ្ណសារ និងកំណត់ក្នុង "ច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសារនាយកដ្ឋាន" នៃប្រព័ន្ធមិនមែនរដ្ឋនៃការគាំទ្រឯកសារសម្រាប់ការគ្រប់គ្រង។

ដំណើរការឯកសារសម្រាប់ការផ្ទុករួមមាន: ធ្វើការពិនិត្យតម្លៃវិទ្យាសាស្ត្រ និងជាក់ស្តែងនៃឯកសារ ដំណើរការឯកសារ; បង្កើតបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃករណីដែលមានរយៈពេលផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែង។ នៅក្នុងស្ថាប័នធំ ៗ ការងារទាំងនេះត្រូវបានអនុវត្តក្រោមការគ្រប់គ្រងនិងដោយមានជំនួយពីវិធីសាស្រ្តនៃបុគ្គលិករបស់ស្ថាប័ន។

ការចុះឈ្មោះសំណុំរឿងនេះ រួមមានការងារស្មុគ្រស្មាញលើការពិពណ៌នានៃករណីនៅលើគម្រប ខិត្តប័ណ្ណ លេខសន្លឹក និងគូរឡើងនូវសិលាចារឹកវិញ្ញាបនប័ត្រ។

នៅលើគម្របឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ឈ្មោះអក្សរកាត់ពេញលេញនិងផ្លូវការរបស់សហគ្រាសនៅក្នុងករណីតែងតាំងឈ្មោះអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធលេខករណីយោងទៅតាមសារពើភ័ណ្ឌលេខបរិមាណ។ ចំណងជើង កាលបរិច្ឆេទ ចំនួនសន្លឹក រយៈពេលផ្ទុកត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ។

នៅពេលផ្លាស់ប្តូរឈ្មោះសហគ្រាស ឬអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធក្នុងអំឡុងពេលដែលគ្របដណ្តប់ដោយឯកសារសំណុំរឿង ឈ្មោះថ្មីត្រូវបានបន្ថែមនៅលើគម្រប ហើយអតីតមួយត្រូវបានរុំព័ទ្ធក្នុងតង្កៀប។

នៅចុងឆ្នាំ ការបញ្ជាក់ត្រូវបានធ្វើឡើងនៅក្នុងសិលាចារឹកលើគម្របនៃករណីរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ)៖ ការឆ្លើយឆ្លងនៃក្បាលសំណុំរឿងនៅលើគម្របទៅនឹងខ្លឹមសារនៃឯកសារដែលបានដាក់ត្រូវបានពិនិត្យនៅក្នុង ករណីចាំបាច់រួមបញ្ចូលនៅក្នុងចំណងជើងនៃសំណុំរឿង ព័​ត៍​មាន​បន្ថែម(ចំនួននៃការបញ្ជាទិញ ពិធីការ ប្រភេទ និងទម្រង់នៃការរាយការណ៍។ល។ ត្រូវបានភ្ជាប់)។

ចំណងជើងនៃសំណុំរឿងត្រូវបានផ្ទេរចេញពីនាមត្រកូលនៃសំណុំរឿងរួម ហើយមានធាតុផ្សំក្នុងលំដាប់ដូចខាងក្រោមៈ

ឈ្មោះនៃប្រភេទឬភាពខុសគ្នានៃឯកសារ (ការបញ្ជាទិញ, របាយការណ៍, ការឆ្លើយឆ្លង);

កាលបរិច្ឆេទ (រយៈពេល) ដែលឯកសារនៃសំណុំរឿងយោង; ការចង្អុលបង្ហាញអំពីចំនួនច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារសំណុំរឿង។

ភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារនៅក្នុងចំណងជើងមិនត្រូវបានបញ្ជាក់ទេ។ ក្នុងករណីដែលសំណុំរឿងមានភាគជាច្រើន ចំណងជើងទូទៅនៃសំណុំរឿង និងចំណងជើងនៃភាគត្រូវបានដាក់នៅលើគម្របនៃភាគនីមួយៗ។ សិលាចារឹកនៅលើគម្របនៃករណីរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) គួរតែត្រូវបានធ្វើឡើងយ៉ាងច្បាស់ ដោយមានទឹកថ្នាំ ឬទឹកថ្នាំធន់នឹងពន្លឺ។ ស្ទីគ័រនៅលើគម្របឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍មិនត្រូវបានអនុញ្ញាតទេ។ ឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ត្រូវបានដាក់ក្នុងគម្របរឹងសម្រាប់ការវាយ 3-4 ដោយគិតគូរពីលទ្ធភាពនៃការអានអត្ថបទ កាលបរិច្ឆេទ និងដំណោះស្រាយដោយឥតគិតថ្លៃ។ ខ្ទាស់ដែក និងម្ជុលគួរតែត្រូវបានដកចេញ។ សន្លឹកនៅក្នុងករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានដាក់លេខដោយខ្មៅដៃសាមញ្ញនៅជ្រុងខាងលើខាងស្តាំដោយមិនប៉ះអត្ថបទនៃឯកសារ។ សន្លឹកករណីដែលមានភាគជាច្រើនត្រូវបានដាក់លេខដាច់ដោយឡែកសម្រាប់ភាគនីមួយៗ។ ឯកសារចងនៃទំហំណាមួយ (លាត ឬបត់) ត្រូវបានដាក់លេខជាសន្លឹកមួយ។ នៅចុងបញ្ចប់នៃករណីដែលមានលេខ សិលាចារឹកវិញ្ញាបនប័ត្រត្រូវបានធ្វើឡើងតាមទម្រង់ដែលបានកំណត់។

ការធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារគឺជាការទទួលខុសត្រូវរបស់អ្នកទទួលខុសត្រូវក្នុងការធ្វើការជាមួយពួកគេ។ ករណីចាប់ពីពេលបង្កើត និងរហូតដល់ពួកគេត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់ស្ថាប័ន ឬត្រូវបានបំផ្លាញត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងបន្ទប់ធ្វើការ ឬនៅក្នុងបន្ទប់ដែលអាចចាក់សោរបានកំណត់ជាពិសេសដែលបំពេញតាមតម្រូវការ។ សុវត្ថិភាព​អគ្គិភ័យមានរបបសីតុណ្ហភាព និងសំណើមជាក់លាក់។

ស្រោមត្រូវបានដាក់ក្នុងទូដាក់សោប្រភេទការិយាល័យដែលការពារឯកសារពីធូលីដី ការប៉ះពាល់នឹងពន្លឺព្រះអាទិត្យ និងធានាសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។

ការដកប្រាក់ និងការចេញឯកសារណាមួយពីឯកសារផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍មិនត្រូវបានអនុញ្ញាតទេ។ ក្នុងករណីពិសេស (ឧទាហរណ៍ តាមសំណើរបស់អាជ្ញាធរតុលាការ និងស៊ើបអង្កេត) ការរឹបអូសបែបនេះត្រូវបានធ្វើឡើងដោយមានការអនុញ្ញាតពីប្រធានសហគ្រាស ជាមួយនឹងការចាកចេញជាកាតព្វកិច្ចនៅក្នុងឯកសារនៃច្បាប់ចម្លងដែលបានបញ្ជាក់ពិតប្រាកដនៃឯកសាររឹបអូស និង ឯកសារភ្ជាប់នៃសកម្មភាពលើហេតុផលសម្រាប់ការរឹបអូសយកដើម។

ក្នុងអំឡុងឆ្នាំស្មៀន ប័ណ្ណជំនួសត្រូវបានបំពេញសម្រាប់ករណីដែលចេញដោយភាពចាំបាច់ជាផ្លូវការ ដែលបង្ហាញពីអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ លេខករណី ចំណងជើង កាលបរិច្ឆេទចេញ ដែលករណីត្រូវបានចេញ កាលបរិច្ឆេទត្រឡប់មកវិញ ជួរឈរត្រូវបានផ្តល់ជូន។ សម្រាប់បង្កាន់ដៃទទួល និងទទួលសំណុំរឿង។

ការផ្ទេរករណីទៅបណ្ណសាររបស់សហគ្រាសត្រូវបានអនុវត្តមួយឆ្នាំបន្ទាប់ពីការបញ្ចប់ការងារជាមួយពួកគេនៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ។ ករណីនៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំរួមបញ្ចូល) ត្រូវបានផ្ទេរទៅប័ណ្ណសារតាមការសម្រេចចិត្តរបស់អ្នកគ្រប់គ្រង។ បណ្ណសាររបស់សហគ្រាសរក្សាកំណត់ត្រានៃឯកសារឯកសារស្តីពីមូលនិធិនិងឯកតានៃការផ្ទុក។ ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារ ជាទៀងទាត់ក្នុងរយៈពេលកំណត់ដោយប្រធានសហគ្រាស ប៉ុន្តែយ៉ាងហោចណាស់ម្តងរៀងរាល់ 10 ឆ្នាំម្តង ភាពអាចរកបាន និងលក្ខខណ្ឌនៃសម្ភារៈត្រូវបានត្រួតពិនិត្យ។ ចំពោះគោលបំណងនេះគណៈកម្មការពិសេសមួយត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយបញ្ជារបស់ប្រធានសហគ្រាស។ សម្រាប់គោលបំណងនៃការលាតត្រដាងពេញលេញបំផុតនៃខ្លឹមសារនៃឯកសារដែលបានរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារ កាតាឡុកនៃឯកសារឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើង។ កាតាឡុកគឺជាការណែនាំសម្រាប់សម្ភារៈទាំងអស់ដែលមាននៅក្នុងប័ណ្ណសារ។ អាស្រ័យលើខ្លឹមសារនៃឯកសារ កាតាឡុកអាចជាប្រធានបទ ប្រធានបទ ប្រព័ន្ធ យោងទៅតាមឈ្មោះករណី។ល។

ដើម្បីបង្ហាញខ្លឹមសារនៃអង្គភាពផ្ទុកដែលបានបង្កើតឡើងពីដំណោះស្រាយ ពិធីការ និងឯកសារផ្សេងទៀត លិបិក្រមនៃខ្លឹមសារនៃឯកសារឯកសារត្រូវបានចងក្រង។ សន្ទស្សន៍អាចជាប្រធានបទ ប្រធានបទ កាលប្បវត្តិ និងនាម។

វាត្រូវបានហាមឃាត់យ៉ាងតឹងរ៉ឹងក្នុងការចេញឯកសារឯកសារដែលរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារសម្រាប់ការងារនៅផ្ទះ។ នៅពេលធ្វើការជាមួយឯកសារក្នុងប័ណ្ណសារ វាត្រូវបានហាមឃាត់មិនឱ្យគូសបន្ទាត់ពីក្រោមអត្ថបទ ធ្វើកំណត់ចំណាំណាមួយនៅលើវា ពត់សន្លឹក ប្រើប៊ិច ខ្មៅដៃជាចំណាំ និងធ្វើឱ្យមានស្នាមប្រេះនៅពេលបង្កើតច្បាប់ចម្លងក្រាហ្វិក។

ល័ក្ខខ័ណ្ឌនៃសម្ភារៈឯកសារដែលបានប្រគល់ទៅបណ្ណសារវិញបន្ទាប់ពីការប្រើប្រាស់ត្រូវតែពិនិត្យនៅក្នុងវត្តមានរបស់អ្នកប្រគល់សម្ភារៈទាំងនេះ។

ក្នុងករណីចាំបាច់ តាមសំណើ និងការចំណាយ បុគ្គលដែលពាក់ព័ន្ធឬសហគ្រាស ច្បាប់ចម្លងអាចត្រូវបានធ្វើឡើងពីឯកសារ ដែលត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយបណ្ណសារ។ ច្បាប់ចម្លងទាំងអស់បន្ទាប់ពីការមើលរបស់ពួកគេនិងដោយមានការអនុញ្ញាតពីប្រធានសហគ្រាសត្រូវបានចេញប្រឆាំងនឹងការទទួល។

ដោយផ្អែកលើឯកសារដែលបានរក្សាទុក បណ្ណសាររបស់សហគ្រាសចេញវិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារ ច្បាប់ចម្លង និងការដកស្រង់។ វិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារ គឺជាសារសរសេរដែលចងក្រងដោយបណ្ណសារ និងបញ្ជាក់ជាផ្លូវការដោយសហគ្រាសអំពីព័ត៌មាន និងឯកសារណាដែលរក្សាទុកក្នុងបណ្ណសារនេះ មានការស្នើសុំចាំបាច់។ ឯកសារយោងអាចជាជីវប្រវត្តិ ដែលមានព័ត៌មានអំពី មនុស្សជាក់លាក់និងប្រធានបទ ដែលមានព័ត៌មានអំពីបញ្ហា ឬប្រធានបទណាមួយ។ នៅក្នុងឯកសារយោងប្រធានបទ បទបង្ហាញត្រូវបានផ្តល់ឱ្យតាមលំដាប់លំដោយនៃព្រឹត្តិការណ៍។

វិញ្ញាបនបត្រត្រូវបានចេញឱ្យគ្រប់សហគ្រាស និងស្ថាប័នទាំងអស់តែលើមូលដ្ឋាននៃសំណើជាលាយលក្ខណ៍អក្សរប៉ុណ្ណោះ។ ពលរដ្ឋម្នាក់ៗវិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារនៃលក្ខណៈជីវប្រវត្តិអាចត្រូវបានចេញ៖ អតីតភាពការងារ, អំពីប្រាក់ខែ, អំពីការអប់រំពិសេស, ល វិញ្ញាបនបត្របែបនេះត្រូវបានចេញនៅលើមូលដ្ឋាននៃ សេចក្តីថ្លែងការណ៍ជាលាយលក្ខណ៍អក្សរដែលត្រូវតែបញ្ជាក់យ៉ាងច្បាស់ថាសម្រាប់គោលបំណងអ្វី ឬសម្រាប់ការបង្ហាញដល់ស្ថាប័នណាមួយដែលទាមទារវិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារ។

ប្រសិនបើវិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារត្រូវបានចងក្រងដោយផ្អែកលើឯកសារដែលមិនបានបញ្ជាក់ នោះវាបង្ហាញថា: "ច្បាប់ចម្លងដែលមិនបានបញ្ជាក់", "ការបញ្ជាទិញដែលមិនបានចុះហត្ថលេខា" ជាដើម។

វិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារត្រូវបានចងក្រងតាមទម្រង់កំណត់។

ព័ត៌មានទាំងឡាយណាដែលហួសពីវិសាលភាពនៃសំណើ មិនត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងជំនួយដែលបានរក្សាទុកទេ។

ច្បាប់ចម្លងបណ្ណសារនឹងបង្កើតឡើងវិញនូវអត្ថបទទាំងមូលនៃឯកសារដើមដែលរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារ។ ច្បាប់ចម្លងបែបនេះត្រូវបានបញ្ជាក់។

ការដកស្រង់បណ្ណសារគឺជាការផលិតឡើងវិញដោយពាក្យសំដីនៃផ្នែកនៃអត្ថបទនៃឯកសារដែលទាក់ទងនឹងបញ្ហា ការពិត ឬបុគ្គលជាក់លាក់មួយ។ ការដកស្រង់បណ្ណសារត្រូវបានបញ្ជាក់ និងជាវិញ្ញាបនបត្រដែលឯកសារដើមត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងបណ្ណសារនេះ។

ឯកសារផ្ទាល់ខ្លួនដើម ដូចជាវិញ្ញាបនបត្របញ្ជាក់គុណវុឌ្ឍិ មិនត្រូវបានទាមទារនៅពេលនោះ។ សៀវភៅការងារចេញឱ្យម្ចាស់របស់ពួកគេនៅលើមូលដ្ឋាននៃពាក្យសុំជាលាយលក្ខណ៍អក្សរ។

វាជាការចង់បានដែលបន្ទប់ដែលឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកដាច់ដោយឡែកពីបន្ទប់ផ្សេងទៀត។ វាត្រូវតែស្ងួត សុវត្ថិភាពភ្លើង និងការពារពីការជន់លិច។ បង្អួចនៃជាន់ទីមួយគួរតែត្រូវបានបំពាក់ដោយរបារដែក។ មិនគួរមានចង្ក្រាន និងបំពង់ផ្សែងនៅក្នុងបន្ទប់ទេ។ ភ្លើងបំភ្លឺគឺអគ្គិសនីតែប៉ុណ្ណោះ។ កុងតាក់ ឌុយសុវត្ថិភាព និងឧបករណ៍បំបែកសៀគ្វី មិនគួរត្រូវបានដំឡើងនៅក្នុងបន្ទប់បណ្ណសារឡើយ។

បន្ទប់បណ្ណសារត្រូវបានបំពាក់ដោយចាំបាច់ ឧបករណ៍ពន្លត់អគ្គីភ័យហើយក្នុងចំណោមនិយោជិត ភារកិច្ចត្រូវបានចែកចាយជាមុនក្នុងករណីអគ្គីភ័យ។

កម្ពស់នៃ rack មិនគួរលើសពី 2.2 ម៉ែត្រ racks គួរតែត្រូវបានដំឡើងនៅចម្ងាយ 10-15 សង់ទីម៉ែត្រពីជញ្ជាំង។ ចម្ងាយពីជាន់ទៅធ្នើខាងក្រោមគួរតែមានយ៉ាងហោចណាស់ 10-15 សង់ទីម៉ែត្រទទឹងនៃច្រកផ្លូវសំខាន់រវាង racks អាចមាន 1-1.2 ម៉ែត្រច្រកផ្លូវដែលនៅសល់ - មិនលើសពី 70-80 សង់ទីម៉ែត្រ។

ក្នុងអំឡុងពេលមិនធ្វើការ បន្ទប់ទុកឯកសារត្រូវបិទ បិទជិត ឬបិទជិត។ វាត្រូវបានហាមឃាត់យ៉ាងតឹងរ៉ឹងក្នុងការយកសោរទ្វារខាងក្នុង ទូ និងតុចេញពីបន្ទប់។

លក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកករណីនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់សហគ្រាសត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយអនុលោមតាមបញ្ជីសម្ភារៈឯកសារ។

របៀបអនុវត្តការគ្រប់គ្រងឯកសារនៅក្នុងសហគ្រាស

សកម្មភាពផលិតកម្ម ការរៀបចំ និងសង្គមរបស់សហគ្រាសត្រូវបានអម និងបញ្ជាក់ដោយឯកសារ។ ការរៀបចំចលនាឯកសារចាប់ពីពេលបង្កើតរហូតដល់ពេលស្លាប់ (ការបញ្ចប់ការប្រតិបត្តិ ការបំផ្លាញ ឬការរក្សាទុកឯកសារ) ត្រូវបានគេហៅថា ការគ្រប់គ្រងឯកសារ។

★ លំហូរឯកសារគឺជាប្រព័ន្ធសម្រាប់បង្កើត ដំណើរការ ទទួល បញ្ជូន រក្សាទុក និងរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងសហគ្រាស។

លំហូរឯកសារនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនត្រូវបានបែងចែកជាច្រើនប្រភេទ អាស្រ័យលើវិសាលភាព៖

• បុគ្គលិក;
• ឧស្សាហកម្ម;
• រដ្ឋបាលនិងសេដ្ឋកិច្ច;
• អ្នកគ្រប់គ្រង;
• គណនេយ្យ។

គំនិតនៃលំហូរការងារមានទំនាក់ទំនងគ្នាទៅវិញទៅមកជាមួយនឹងគំនិតនៃការងារការិយាល័យ ដែលរួមបញ្ចូលទាំងដំណើរការទាំងអស់នៃការធ្វើការជាមួយឯកសារ។ ដូច្នេះ ចលនានៃឯកសារក៏ត្រូវបានគ្រប់គ្រងនៅក្នុងបណ្ណសារ ការងារការិយាល័យសម្ងាត់ និងសម្ងាត់ផងដែរ។

ប្រសិនបើមិនមានប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារនៅសហគ្រាសនោះ វាមិនអាចទៅរួចទេ៖

• បុគ្គលិកប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព សមត្ថភាព និងទាន់ពេលវេលា ពន្ធ ការគ្រប់គ្រង និងគណនេយ្យ។
• អន្តរកម្មប្រតិបត្តិការជាមួយអង្គការជាន់ខ្ពស់ ការគ្រប់គ្រង និងត្រួតពិនិត្យ និងស្ថាប័នរដ្ឋ សាខា ការបង្កើតសាធារណៈ។
• ការគ្រប់គ្រងសហគ្រាស និងអន្តរកម្មរវាងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ;
• ការគ្រប់គ្រងបុគ្គលិក ការគ្រប់គ្រងសកម្មភាពផលិតកម្មរបស់និយោជិត ប្រាក់ឈ្នួលសមរម្យ និងទាន់ពេលវេលា។

មូលដ្ឋាននៃលំហូរការងារនៅក្នុងអង្គការត្រូវបានជួសជុលដោយមូលដ្ឋាន បទប្បញ្ញត្តិ- បទប្បញ្ញត្តិ, ការណែនាំ។

គោលការណ៍ជាមូលដ្ឋាននៃការគ្រប់គ្រងឯកសារ

ច្បាប់សម្រាប់រៀបចំលំហូរការងារត្រូវតែឆ្លើយតបទៅនឹងកិច្ចការដែលប្រព័ន្ធដោះស្រាយ។ នេះ​ជា​ចលនា​ឯកសារ​ដែល​គ្មាន​ការ​រំខាន​នៅ​តាម​ផ្លូវ​ខ្លី​បំផុត​ដែល​មាន​កម្លាំង​ពលកម្ម​និង​ពេល​វេលា​តិច​បំផុត។

អនុវត្តតាមគោលការណ៍នៃលំហូរឯកសារដើម្បីធានាបាននូវដំណើរការរលូននៃប្រព័ន្ធ និងការពារការបាត់បង់ឯកសារ៖

1. ជម្រះផ្លូវ. គំរូចរាចរណ៍ដែលបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ឯកសារប្រភេទផ្សេងៗគ្នា ធានាការអនុម័តឯកសារភ្លាមៗ និងគ្មានការរារាំងក្នុងទិសដៅត្រឹមត្រូវ។
2. ការបន្ត. វាត្រូវបានសម្រេចដោយការគ្រប់គ្រងពេលវេលាដែលបានកំណត់សម្រាប់ដំណើរការឯកសារដោយអ្នកសំដែង និងការចែកចាយបន្ទុករវាងពួកគេ។
3. បទប្បញ្ញត្តិនៃនីតិវិធីទាំងអស់សម្រាប់ការប្រតិបត្តិឯកសារ. នីតិវិធីទាំងអស់ពីការបង្កើត ឬការទទួលយក ការចុះឈ្មោះ និងដំណើរការឯកសារជាបន្តបន្ទាប់ត្រូវបានគ្រប់គ្រង។ នេះនឹងធានាបាននូវចង្វាក់ចាំបាច់ និងការបន្ត។
4. ករណីលើកលែងការចម្លង. នេះគឺជាការអភិវឌ្ឍន៍ផ្លូវដ៏ល្អប្រសើរ ដោយមិនរាប់បញ្ចូលការអនុវត្តប្រតិបត្តិការស្ទួនក្នុងដំណើរការ និងការអនុវត្តឯកសារ។

តុ។ តួនាទីរបស់អ្នកចូលរួមនៅក្នុងដំណើរការការងារ និងដំណើរការដែលពួកគេចូលរួម

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារនៅក្នុងអង្គការ

រចនាសម្ព័ន្ធនៃលំហូរការងារនៅសហគ្រាសមានឯកសារបីប្រភេទ៖

• ចូលបានទទួលពីខាងក្រៅតាមរយៈបណ្តាញទំនាក់ទំនង រួមទាំងទូរស័ព្ទ និងអ៊ីមែល។
• ចេញបង្កើតឡើងដោយអង្គការ និងផ្ញើទៅអ្នកទទួលភាគីទីបី។
• ខាងក្នុង,ឯកសារផ្ទៃក្នុងដែលបានបង្កើតនៅសហគ្រាស៖ អង្គការ និងរដ្ឋបាល ការណែនាំ និយតកម្ម។ល។

គ្រោងការណ៍លំហូរការងារនៅក្នុងសហគ្រាសមានទិសដៅបញ្ឈរនិងផ្ដេក។ លំហូរឯកសារបញ្ឈរផ្តល់នូវ៖

• ឆ្លងកាត់សញ្ញាបញ្ជាពីកំពូលទៅបាត,
• មតិកែលម្អ,
• ផ្លាស់ទីឯកសាររវាងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធនៃកម្រិតផ្សេងៗគ្នា។

លំហូរឯកសារផ្តេកផ្លាស់ទីរវាងនាយកដ្ឋានដែលមានកម្រិតអង្គការដូចគ្នា។

ដ្យាក្រាមលំហូរឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នមួយ។

ទាញយកនេះ និងដ្យាក្រាមផ្សេងទៀតនៅក្នុងទស្សនាវដ្តី

ក្នុងទម្រង់បែបណា ដើម្បីរៀបចំលំហូរឯកសារនៅសហគ្រាស

ការរៀបចំលំហូរការងារនៅសហគ្រាសអាចត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងទម្រង់មួយក្នុងចំណោមទម្រង់បី៖

• កណ្តាល៖ឯកសារទាំងអស់ត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងឯកតាតែមួយ - ជាធម្មតានេះគឺជាផ្នែកមួយនៃមុខងាររបស់ការិយាល័យ ឬលេខាធិការដ្ឋាន។
• វិមជ្ឈការ៖ឯកសារត្រូវបានចែកចាយក្នុងចំណោមផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធទាំងនោះ ដែលអនុវត្តដំណើរការ ប្រតិបត្តិ និងការផ្ទុករបស់វា។
• ចម្រុះ៖វាគឺជាការរួមបញ្ចូលគ្នានៃទម្រង់ពីរដំបូង។

រចនាសម្ព័ន្ធអង្គការរបស់ក្រុមហ៊ុន និងបរិមាណនៃលំហូរការងារ គឺជាកត្តាចម្បងដែលកំណត់ជម្រើសនៃទម្រង់។ នៅក្នុងអង្គការតូចមួយដែលមានលំហូរឯកសារមានកម្រិត ទម្រង់កណ្តាលទំនងជាត្រូវបានប្រើប្រាស់។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ មុខងាររបស់ស្មៀនត្រូវបានប្រគល់ឱ្យនិយោជិតនៃនាយកដ្ឋានគណនេយ្យ សេវាបុគ្គលិក លេខាធិការ-យោង។

ក្រុមហ៊ុនដែលការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធមានទីតាំងភូមិសាស្រ្តនៅចម្ងាយពីគ្នាទៅវិញទៅមកប្រើទម្រង់វិមជ្ឈការនៃការគ្រប់គ្រងឯកសារ។

នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនធំ ៗ គួរតែរៀបចំចលនាឯកសារយោងទៅតាម ទម្រង់ចម្រុះ. ផ្នែកឯកទេសរក្សាទុកឯកសារ ហើយឯកសារបច្ចុប្បន្នស្ថិតនៅក្នុងការងាររបស់អ្នកសំដែង។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ អ្នកសំដែងគួរតែដឹងអំពីតម្រូវការសម្រាប់លំហូរឯកសារ ក៏ដូចជាតម្រូវការសម្រាប់ការងារការិយាល័យ ដែលបង្កើតឡើងដោយច្បាប់ថ្មីនេះ។ GOST R 7.0.97-2016.

សេចក្តីណែនាំការងារការិយាល័យ៖ គោលការណ៍នៃការគ្រប់គ្រងឯកសារ

ទាញយកឯកសារ

គ្រោងការណ៍លំហូរការងារនៅសហគ្រាស

គ្រោងការណ៍លំហូរការងាររបស់អង្គការត្រូវបានគូរឡើងដោយគិតគូរពីនាយកដ្ឋានណាមួយដែលពាក់ព័ន្ធនឹងការចរាចរឯកសារ និងបរិមាណរបស់វា។

បរិមាណនៃលំហូរការងារត្រូវបានបង្ហាញនៅក្នុងចំនួនឯកសារដែលបានចុះបញ្ជីនៅក្នុងទិនានុប្បវត្តិនៃឯកសារចូល ចេញ និងផ្ទៃក្នុង ឬនៅក្នុងប្រព័ន្ធគណនេយ្យស្វ័យប្រវត្តិ។ នៅពេលចុះឈ្មោះឯកសារ ច្បាប់ចម្លងមួយច្បាប់ត្រូវយកជាឯកតាគណនេយ្យ ហើយវាមិនមានបញ្ហាថាតើវាជាឯកសារដើម ឬច្បាប់ចម្លងដែលបានទទួលជាការចូល។

ដោយគិតពីការពិតដែលថាលំហូរឯកសារអាចត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយនាយកដ្ឋានមួយចំនួន។ គ្រោងការណ៍ទូទៅលំហូរការងារអាចមានភាពស្មុគស្មាញ វាត្រូវបានណែនាំឱ្យបង្កើតបទប្បញ្ញត្តិនេះសម្រាប់នាយកដ្ឋាននីមួយៗ។

លំហូរឯកសារនៅក្នុងសហគ្រាស៖ គ្រោងការណ៍គំរូសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនតូចមួយដែលមានទម្រង់កណ្តាលនៃចលនាឯកសារ

ទាញយកគ្រោងការណ៍

តើអ្វីជាភាពខុសគ្នារវាងការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងក្រដាស

កម្រិតខ្ពស់នៃស្តង់ដារនៃប្រតិបត្តិការ និងដំណើរការដែលបង្កើតជាមូលដ្ឋាននៃលំហូរការងារ វាកាន់តែងាយស្រួលក្នុងការបំពេញគោលការណ៍សំខាន់ៗ - ការបង្កើនប្រសិទ្ធភាព និងការបន្ត។ គោលការណ៍សំខាន់ទាំងបួននៃការងារការិយាល័យគឺងាយស្រួលធ្វើក្បួនដោះស្រាយ ដូច្នេះដំណើរការទាំងអស់អាចដំណើរការដោយស្វ័យប្រវត្តិ។

សព្វថ្ងៃនេះ អាជីវកម្មភាគច្រើនប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធរួចហើយ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក. ហើយប្រសិនបើអ្នកប្រៀបធៀបវាជាមួយក្រដាស អ្នកអាចរំលេចនូវគុណសម្បត្តិសំខាន់ៗចំនួនប្រាំបានភ្លាមៗ។

1. ការស្វែងរករហ័ស និងការផ្ទេរឯកសារ. អ្នកសំដែងនឹងទទួលបានឯកសារដែលត្រូវការលឿនប៉ុណ្ណា មិនអាស្រ័យលើកន្លែងដែលឯកសារនេះត្រូវបានរក្សាទុកទេ។ អ្នក​អាច​រក​ឃើញ​វា​ហើយ​ផ្ញើ​វា​ទៅ​អ្នក​សំដែង​ក្នុង​ពេល​ពិត​ប្រាកដ​នោះ​គឺ​ភ្លាម។ អ្នកម៉ៅការខ្លួនឯងអាចស្វែងរកបាន។ ឯកសារដែលត្រូវការដោយប្រើពាក្យគន្លឹះ ឬលក្ខខណ្ឌជ្រើសរើសដែលបានបញ្ជាក់ផ្សេងទៀត។
2. ឯកសារអាចត្រូវបានរក្សាទុកដោយគ្មានកំណត់ដោយមិនបាត់បង់គុណភាព និងបាត់បង់ព័ត៌មាន. ប្រសិនបើឯកសារក្រដាសយូរ ៗ ទៅអាចបាត់បង់រូបរាងដើមរបស់វា រសាត់ រហែក បន្ទាប់មកជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក វានឹងត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងទម្រង់ដើមរបស់វាឱ្យបានយូរតាមតម្រូវការ។
3. ការចូលប្រើឯកសារអេឡិចត្រូនិចអាចត្រូវបានបែងចែកយ៉ាងងាយស្រួល. មិនដូចឯកសារក្រដាសទេ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្ងាត់អាចត្រូវបានអ៊ិនគ្រីបយ៉ាងងាយស្រួល ដោយកំណត់ការចូលប្រើដោយគ្មានការអនុញ្ញាត។ ពួកគេក៏អាចត្រូវបានបញ្ជូនតាមបណ្តាញទំនាក់ទំនងដែលមានសុវត្ថិភាពផងដែរ ដោយប្រើលេខកូដ និងសោពិសេស។ ការចូលប្រើឯកសារដែលបានរក្សាទុកអាចត្រូវបានកំណត់យ៉ាងងាយស្រួល និងរហ័សដោយផ្អែកលើសិទ្ធិអ្នកប្រើប្រាស់។
4. ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកផ្តល់ការត្រួតពិនិត្យយ៉ាងតឹងរ៉ឹងលើចលនាឯកសារ. នេះធ្វើឱ្យវាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីដកចេញកត្តាមនុស្សក្នុងការគ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិនិងធានានូវការអនុវត្តទាន់ពេលវេលានៃការបញ្ជាទិញនិងកាតព្វកិច្ចដែលជាលក្ខខណ្ឌសម្រាប់ប្រតិបត្តិការប្រកបដោយជោគជ័យនៃសហគ្រាស។
5. ការសន្សំការចំណាយដ៏សំខាន់សម្រាប់ក្រុមហ៊ុន. តាមរយៈការទិញអាជ្ញាប័ណ្ណសម្រាប់កម្មវិធីម្តង ឬសូម្បីតែដោយការទិញវាដោយឥតគិតថ្លៃ សហគ្រាសទទួលបានសិទ្ធិក្នុងការបណ្តុះបណ្តាលបុគ្គលិក និងដំឡើងកំណែ។ ស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃលំហូរការងារអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកដោះលែងធនធានមនុស្ស លុបបំបាត់កំហុសដែលជៀសមិនរួចក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការឯកសារដោយដៃ។ ការណែនាំអំពីកម្មវិធីពិសេសអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបង្កើនផលិតភាព និងកាត់បន្ថយពេលវេលាសម្រាប់ការឆ្លងកាត់ និងអនុវត្តការសម្រេចចិត្តគ្រប់គ្រង។

សេចក្តីផ្តើម

1. គំនិតនៃលំហូរការងារ

2. រចនាសម្ព័ន្ធទូទៅការគាំទ្រការគ្រប់គ្រងឯកសារ

3. ចំណាត់ថ្នាក់នៃឯកសារ

4. មូលដ្ឋានស្តង់ដារការងារ​ការិយាល័យ

5. ស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរការងារ

6. លក្ខណៈពិសេសនៃការរៀបចំលំហូរការងារនៅក្នុងគណនេយ្យ LLC "រោងចក្រតែ Ryazan"

សេចក្តីសន្និដ្ឋាន

បញ្ជីអក្សរសិល្ប៍ដែលបានប្រើ

ឧបសម្ព័ន្ធ ១

សេចក្តីផ្តើម

ឯកសារគឺជាធនធានព័ត៌មានសំខាន់របស់សហគ្រាស ការងារដែលទាមទារឱ្យមានការរៀបចំត្រឹមត្រូវ។ ឯកសារផ្តល់ជូន ការគាំទ្រព័ត៌មានការគ្រប់គ្រងការសម្រេចចិត្តនៅគ្រប់កម្រិត និងអមដំណើរនៃដំណើរការអាជីវកម្មទាំងអស់។ បានអនុវត្តទៅ គណនេយ្យយើងអាចនិយាយបានថា ឯកសារគឺជាសារពត៌មាន (វិញ្ញាបនបត្រ) ដែលត្រូវបានអ៊ិនកូដតាមរបៀបជាក់លាក់មួយ ហើយត្រូវបានជួសជុលនៅលើឧបករណ៍ផ្ទុកពិសេស ដោយបញ្ជាក់ថា ការពិតនៃជីវិតសេដ្ឋកិច្ចមាន ឬមានការប្តេជ្ញាចិត្ត ឬគួរតែត្រូវបានប្តេជ្ញា។ ឯកសារគឺជាវិធីនៃការចុះឈ្មោះ ប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មដោយប្រើឯកសារនៅពេលកំរៃជើងសាររបស់ពួកគេ។ ការគ្រប់គ្រងឯកសារគឺជាដំណើរការបន្តនៃចលនាឯកសារដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីកម្មវត្ថុនៃសកម្មភាពរបស់សហគ្រាស និងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងវាបានយ៉ាងឆាប់រហ័ស។ ការស្វែងរកយូរ ឯកសារដែលត្រូវការការខាតបង់ ការស្ទួនឯកសារ ការពន្យារពេលក្នុងការផ្ញើ និងទទួល កំហុសបុគ្គលិកអាចថយចុះយ៉ាងខ្លាំង ឬសូម្បីតែខ្វិន ការងាររបស់សហគ្រាស ជាពិសេសប្រសិនបើវារួមបញ្ចូលការបែងចែកពីចម្ងាយដែនដី - ដើម្បីរៀបចំលំហូរឯកសារពីចុងដល់ចប់ ដូច្នេះហើយ ការគ្រប់គ្រងប្រតិបត្តិការកណ្តាលនៅក្នុង ករណីនេះពិបាកខ្លាំងណាស់។

ការគ្រប់គ្រងឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាពគឺជាធាតុផ្សំចាំបាច់នៃការគ្រប់គ្រងសហគ្រាសប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព។ លំហូរឯកសារមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់សម្រាប់ការរៀបចំត្រឹមត្រូវនៃគណនេយ្យហិរញ្ញវត្ថុ និងការគ្រប់គ្រង វាមិនអាចត្រូវបានចាត់ទុកថានៅដាច់ដោយឡែកពីដំណើរការអាជីវកម្មជាក់លាក់នៃសហគ្រាសជាក់លាក់នោះទេ។ នោះហើយជាមូលហេតុដែលប្រធានបទនេះមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការសិក្សា។ អេ ត្រួតពិនិត្យការងារយើងនឹងពិចារណាអំពីគំនិតនៃលំហូរការងារ ការចុះឈ្មោះឯកសារដែលប្រើក្នុងសហគ្រាស គ្រោងការណ៍នៃចលនារបស់ពួកគេ វិធីសាស្រ្តដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបង្កើនប្រសិទ្ធភាពលំហូរការងារ លុបបំបាត់ការចម្លងឯកសារ និងប្រតិបត្តិការ និងបង្កើនល្បឿនការងារលើឯកសារ។

1. គំនិតនៃលំហូរការងារ

លំហូរឯកសារ - ចលនានៃឯកសារចាប់ពីពេលដែលពួកគេត្រូវបានទទួល ឬបង្កើតរហូតដល់ការបញ្ចប់ការប្រតិបត្តិ ឬបញ្ជូន។ ចរាចរឯកសារគឺជាតំណភ្ជាប់ដ៏សំខាន់នៅក្នុងការងារការិយាល័យ វាកំណត់ករណី និងល្បឿននៃចលនានេះ។ ច្បាប់សំខាន់នៃលំហូរការងារគឺការផ្លាស់ទីឯកសារភ្លាមៗតាមគន្លងដ៏ជោគជ័យបំផុត ជាមួយនឹងពេលវេលា និងកម្លាំងពលកម្មតិចតួចបំផុត។ មូលដ្ឋាននៃលំហូរឯកសារត្រូវបានផ្តល់ឱ្យ ឯកសារអង្គការ: ធម្មនុញ្ញ បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីសេវានៃស្ថាប័នអប់រំមត្តេយ្យសិក្សា បទបញ្ជាស្តីពីការបែងចែកភារកិច្ច សេចក្តីណែនាំសម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសារ សេចក្តីណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យ គ្រោងការណ៍លំហូរឯកសារ ផ្លូវ ប្រភេទជាក់លាក់ឯកសារ។ លំហូរឯកសារដូច ដំណើរការបច្ចេកវិជ្ជាត្រូវបានបែងចែកទៅជាផ្នែកជាច្រើន - ស្ទ្រីម។ ពួកគេអនុវត្តដោយផ្ទាល់ និងមតិកែលម្អក្នុងការគ្រប់គ្រង។ ពួកវាខុសគ្នាក្នុងទិសដៅ និងទាក់ទងនឹងវត្ថុគ្រប់គ្រង។

ឆ្ពោះទៅរក :

ផ្ដេក - ភ្ជាប់អង្គការនៅកម្រិតដូចគ្នា។

បញ្ឈរ - ចុះ, ឡើង - ភ្ជាប់​អង្គការ​នៃ​កម្រិត​ផ្សេង​គ្នា (ឡើង - បញ្ចូល, ការ​ចូល​ទៅ​កាន់​អង្គការ​ខ្ពស់​ពី​អង្គការ​ក្រោម​បង្គាប់. ចុះ - បញ្ជូន​ដោយ​អាជ្ញាធរ​ថ្នាក់​ខ្ពស់​ទៅ​កាន់​អង្គការ​ក្រោម) ។

ទាក់ទងនឹងវត្ថុគ្រប់គ្រងលំហូរឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយលំហូរចូល (មកពីអង្គការផ្សេងទៀត) ចេញ (ផ្ញើទៅអង្គការផ្សេងទៀត) និងឯកសារខាងក្នុង (បង្កើត និងដំណើរការក្នុងស្ថាប័ន)។

ភារកិច្ចចម្បងដែលប្រឈមមុខនឹងសេវាកម្មគណនេយ្យរបស់អង្គការណាមួយគឺ៖

ការបង្កើតព័ត៌មានពេញលេញ និងគួរឱ្យទុកចិត្តអំពីដំណើរការអាជីវកម្ម និងលទ្ធផលហិរញ្ញវត្ថុនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការ ដែលចាំបាច់សម្រាប់ ការគ្រប់គ្រងប្រតិបត្តិការក៏ដូចជាសម្រាប់ការប្រើប្រាស់របស់វាដោយវិនិយោគិន ម្ចាស់បំណុល អាជ្ញាធរពន្ធដារ និងហិរញ្ញវត្ថុ ធនាគារ និងភាគីដែលចាប់អារម្មណ៍ផ្សេងទៀត។

ធានាការគ្រប់គ្រងលើភាពអាចរកបាន និងចលនានៃទ្រព្យសម្បត្តិ ការប្រើប្រាស់សម្ភារៈ កម្លាំងពលកម្ម និងធនធានហិរញ្ញវត្ថុ ស្របតាមបទដ្ឋាន ស្តង់ដារ និងការប៉ាន់ប្រមាណដែលបានអនុម័ត។

ការការពារទាន់ពេលវេលានៃបាតុភូតអវិជ្ជមាននៅក្នុងហិរញ្ញវត្ថុ - សកម្មភាពសេដ្ឋកិច្ចការកំណត់អត្តសញ្ញាណ និងការចល័តទុនបំរុងក្នុងកសិដ្ឋាន។

ការបំពេញភារកិច្ចទាំងនេះដោយផ្ទាល់អាស្រ័យលើភាពពេញលេញ និងពេលវេលានៃការឆ្លុះបញ្ចាំងលើគណនីគណនេយ្យនៃប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មដែលធ្វើឡើងដោយអង្គការក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ខ្លួន ដែលជាលទ្ធផលនៃការរៀបចំឯកសារប្រតិបត្តិការដែលបានអនុវត្ត។ ភាពជឿជាក់នៃព័ត៌មានគណនេយ្យដែលផ្តល់ដោយនាយកដ្ឋានគណនេយ្យរបស់អង្គការដល់អ្នកប្រើប្រាស់អាស្រ័យលើភាពត្រឹមត្រូវនៃការអនុវត្តរបស់វា។

នៅពេលគណនាបរិមាណនៃការចរាចរឯកសារ មានតែឯកសារដើម ឬច្បាប់ចម្លងដែលមានការបញ្ជាក់របស់ពួកគេប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវយកមកពិចារណា។

2. រចនាសម្ព័ន្ធទូទៅនៃការគាំទ្រឯកសារគ្រប់គ្រង

ការគ្រប់គ្រងសហគ្រាសណាមួយគឺជាដំណើរការព័ត៌មានដែលព័ត៌មានត្រូវបានទទួល ដំណើរការ ការសម្រេចចិត្តត្រូវបានធ្វើឡើង ការសម្រេចចិត្តត្រូវបានទាក់ទងទៅអ្នកប្រតិបត្តិ ដែលសកម្មភាពរបស់ពួកគេត្រូវបានគ្រប់គ្រង (រូបភាពទី 1) ។

រូប ១. គ្រោងការណ៍ឯកសារគ្រប់គ្រង

ការគ្រប់គ្រងឯកសារគឺជាបញ្ហាចម្បងរបស់អង្គការនៃការងារនៃសេវាកម្មការងារការិយាល័យ និងបញ្ហានៃបច្ចេកវិទ្យានៃដំណើរការឯកសារ ដូច្នេះហើយ វាយកកន្លែងនៃតំណភ្ជាប់ nodal នៃប្រព័ន្ធការងារការិយាល័យណាមួយ។ដំណើរការនៃការរៀបចំការងារជាមួយឯកសាររួមទាំងរបស់ពួកគេ ការបង្កើត ការចុះឈ្មោះ ការគ្រប់គ្រង ការផ្សព្វផ្សាយ ការរៀបចំប្រព័ន្ធ និងការផ្ទុក ត្រូវបានគេហៅថាការងារការិយាល័យ។

រាល់ឯកសារដែលបញ្ជូនទៅអង្គការត្រូវតែចុះបញ្ជី និងដំណើរការ។ ដំណើរការឯកសារចូលគួរតែរួមបញ្ចូលការកត់ត្រា។ បន្ទាប់ពីការពិចារណាដោយប្រធាននិងការចុះឈ្មោះឯកសារត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យអ្នកសំដែង។ ឯកសារនៅជាមួយអ្នកម៉ៅការរហូតដល់ ការសម្រេចចិត្ត​ចុងក្រោយសំណួរ។ ក្រោយ​ពី​អនុវត្ត​រួច ឯកសារ​ត្រូវ​តែ​ដាក់​សំណុំ​រឿង។ ករណីគឺជាការប្រមូលឯកសារទាក់ទងនឹងបញ្ហាជាក់លាក់មួយ (ថតឯកសារ ឬគណៈរដ្ឋមន្ត្រីឯកសារ ដែលនៅខាងក្នុងឯកសារត្រូវបានរៀបចំតាមលំដាប់ជាក់លាក់មួយ។

បន្ទាប់ពីការផុតកំណត់នៃរយៈពេលដែលបានបង្កើតឡើងករណីត្រូវបានផ្ទេរទៅប័ណ្ណសារសម្រាប់ការផ្ទុក។

លំហូរការងារគឺជាចលនានៃឯកសារចាប់ពីពេលដែលពួកគេត្រូវបានបង្កើតរហូតដល់ចុងបញ្ចប់នៃការងារជាមួយពួកគេ។

អង្ករ។ 2. លំហូរឯកសារនៅសហគ្រាស

ការរៀបចំលំហូរការងារមានច្រើនដូចគ្នាជាមួយនឹងការរៀបចំឧបករណ៍បញ្ជូនមេកានិច (រូបភាពទី 2) ។ នៅពេលមួយ ការដាក់បញ្ចូលការផ្គុំឧបករណ៍បញ្ជូន រួមជាមួយនឹងការវាយបញ្ចូលផលិតផល និងស្តង់ដារនៃផ្នែកនានា បាននាំឱ្យមានការកើនឡើងយ៉ាងខ្លាំងនៃផលិតភាពការងារ ការថយចុះនៃតម្លៃនៃដំណើរការផលិត និងបានសម្គាល់ការចាប់ផ្តើមនៃផលិតកម្មដ៏ធំ។ ជាការពិត ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ ចង្វាក់ដែលកំណត់ដោយឧបករណ៍បញ្ជូនបាននាំឱ្យមានការកើនឡើងនូវអាំងតង់ស៊ីតេនៃការងារ និងភាពតានតឹងផ្នែកសរសៃប្រសាទរបស់កម្មករ។

ការរៀបចំលំហូរការងារគឺផ្អែកលើគោលការណ៍ដូចគ្នានឹងឧបករណ៍បញ្ជូនមេកានិកៈ ចលនានៃឯកសារត្រូវតែមានត្រឡប់មកវិញតិចតួចបំផុតទៅកាន់ដំណាក់កាលមុន ឯកសារត្រូវបញ្ជូនទៅអ្នកសំដែងស្របតាមភារកិច្ចរបស់ពួកគេ ដើម្បីជៀសវាងការចម្លងនៃប្រតិបត្តិការ។

មានវណ្ឌវង្កខាងក្រៅ និងខាងក្នុងនៃលំហូរការងារ (រូបភាពទី 3) វណ្ឌវង្កខាងក្រៅចាប់ផ្តើមដោយឯកសារចូល (ខាងក្រៅ) ដែលចូលក្នុងសហគ្រាសពីខាងក្រៅ។ ទាំងនេះអាចជាការបញ្ជាទិញ។ អាជ្ញាធរជាន់ខ្ពស់ការបញ្ជាទិញ ដំណោះស្រាយ លិខិតពីដៃគូ និងអតិថិជន។ល។ ឯកសារដែលទទួលបានត្រូវបានចុះបញ្ជីដោយលេខាធិការ ហើយបន្ទាប់មកបញ្ជូនសម្រាប់ការអនុវត្ត។

ឯកសារចូលគឺជាឯកសារដែលទទួលបានដោយសហគ្រាសពីអង្គការផ្សេងៗ។ ឯកសារចេញគឺជាឯកសារដែលសហគ្រាស (អង្គការ) ផ្ញើទៅសហគ្រាសផ្សេងទៀត។ ឯកសារចេញ - ទាំងនេះគឺជាឯកសារដែលផ្ទុកព័ត៌មានដែលបានបង្កើតនៅសហគ្រាសដើម្បីផ្ទេរវាទៅស្ថាប័នផ្សេងទៀត៖ សំបុត្រ វិញ្ញាបនបត្រ របាយការណ៍ បញ្ជាទិញ តេឡេក្រាម សារទូរស័ព្ទ ។ល។

អង្ករ។ 3. គ្រោងការណ៍លំហូរការងារ

ប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានបង្កើតនៅក្នុងអង្គការខ្លួនឯង នោះមានរង្វិលជុំខាងក្នុងនៃការអនុម័តឯកសារ (ការចាប់ផ្តើម - ប្រតិបត្តិ - ការអនុម័ត - ការយល់ព្រម - ការចុះឈ្មោះ) ។ វាស្ថិតនៅលើវណ្ឌវង្កខាងក្នុងនៃការអនុម័តឯកសារដែលកំណែទម្រង់របស់វាកើតឡើងជាញឹកញាប់ (ឧ. ឯកសារមាននៅក្នុងកំណែផ្សេងៗគ្នា)។ ជាឧទាហរណ៍ នៅដំណាក់កាលអនុម័ត នៅពេលដែលមតិយោបល់ពីមនុស្សផ្សេងគ្នាលេចឡើង។ កិច្ចការសំខាន់មួយនៃការងារការិយាល័យគឺការតាមដាន ប្រមូល និងគ្រប់គ្រងកំណែឯកសារ ក៏ដូចជាការគ្រប់គ្រងការផ្លាស់ប្តូរឯកសារ។

ឯកសារនីមួយៗក្នុងដំណើរការនៃចលនាត្រូវតែឆ្លងកាត់ប្រតិបត្តិការចំនួនបី៖ ការចុះឈ្មោះ ការត្រួតពិនិត្យ ការបញ្ជូនទៅកាន់សំណុំរឿង។ ដើម្បីជៀសវាងការភ័ន្តច្រឡំជាមួយឯកសារ ប្រតិបត្តិការនីមួយៗត្រូវតែអនុវត្តម្តង។

3. ការចាត់ថ្នាក់ឯកសារ

មានជម្រើសមួយចំនួនសម្រាប់ចាត់ថ្នាក់ឯកសារ។

តាមប្រភពដើម - ផ្លូវការផ្ទាល់ខ្លួន

ដោយភាពបន្ទាន់ - បន្ទាន់, មិនបន្ទាន់

យោងតាមការផ្សព្វផ្សាយ - សម្ងាត់, សម្ងាត់សូវៀត, សម្រាប់ការប្រើប្រាស់ជាផ្លូវការ, មិនបានចាត់ថ្នាក់

តាមទម្រង់ - ធម្មតាបុគ្គល

តាមលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុក - ការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន, រយៈពេលយូរ, អចិន្រ្តៃយ៍

ដោយធម្មជាតិនៃតំណភ្ជាប់ព័ត៌មាន ចូល ចេញ និងខាងក្នុង

តាមប្រភេទប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ - ក្រដាសអេឡិចត្រូនិច

ជាពិសេស ចាំបាច់ត្រូវគូសបញ្ជាក់ពីថ្នាក់នៃឯកសារគ្រប់គ្រង ដែលរួមមានៈ

ឯកសារអង្គការ (ធម្មនុញ្ញសហគ្រាស បញ្ជីបុគ្គលិក។ ការពិពណ៌នាការងារនិយោជិត);

រដ្ឋបាល (សេចក្តីណែនាំ, បញ្ជា, ការសម្រេចចិត្ត);

ព័ត៌មាន និងឯកសារយោង (សំបុត្រ ទូរសារ អនុស្សរណៈ សារទូរស័ព្ទ);

ឯកសារស្តីពីបុគ្គលិក (សៀវភៅការងារ កិច្ចសន្យាជាមួយនិយោជិត ឯកសារផ្ទាល់ខ្លួនរបស់និយោជិត)។

4. ក្របខ័ណ្ឌបទប្បញ្ញត្តិសម្រាប់ការងារការិយាល័យ

ក្របខណ្ឌបទប្បញ្ញត្តិសម្រាប់ការងារការិយាល័យគឺច្បាប់ និងផ្សេងៗទៀត សកម្មភាពផ្លូវច្បាប់ដែលគ្រប់គ្រងការបង្កើត និងផ្សព្វផ្សាយឯកសារ ពិពណ៌នាអំពីរចនាសម្ព័ន្ធ និងមុខងារនៃសេវាកម្មការងារការិយាល័យ។ ធាតុផ្សំនៃក្របខ័ណ្ឌបទប្បញ្ញត្តិសម្រាប់ការងារការិយាល័យត្រូវបានបង្ហាញក្នុងរូបភាពទី 4. ដល់ស្ថាប័ននីតិប្បញ្ញត្តិ និង សកម្មភាពផ្លូវច្បាប់នៅក្នុងវិស័យព័ត៌មាន និងឯកសាររួមមានច្បាប់ សហព័ន្ធរុស្ស៊ីក្រឹត្យ និងបញ្ជារបស់ប្រធានសហព័ន្ធរុស្ស៊ី ដំណោះស្រាយរបស់រដ្ឋាភិបាល និងស្ថាប័នផ្សេងៗ អំណាចប្រតិបត្តិ.

រូប ៤. ក្របខ័ណ្ឌបទប្បញ្ញត្តិសម្រាប់ការងារការិយាល័យ

នីតិបញ្ញត្តិ និងច្បាប់ក្នុងវិស័យព័ត៌មាន និងឯកសាររួមមានច្បាប់របស់សហព័ន្ធរុស្ស៊ី ក្រឹត្យ និងបញ្ជារបស់ប្រធានសហព័ន្ធរុស្ស៊ី ដំណោះស្រាយរបស់រដ្ឋាភិបាល និងអាជ្ញាធរប្រតិបត្តិផ្សេងៗ។

ឧទាហរណ៍, ក្រមរដ្ឋប្បវេណីសហព័ន្ធរុស្ស៊ីបង្កើតប្រភេទឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងដើម្បីកត់ត្រាសកម្មភាពនៃទំនាក់ទំនងស៊ីវិល បញ្ជាក់ទំនាក់ទំនងផ្លូវច្បាប់។ល។ ច្បាប់នៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី "ស្តីពីមូលនិធិបណ្ណសារ និងបណ្ណសារ" គ្រប់គ្រងវិធានសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ គណនេយ្យរបស់ពួកគេ ការប្រើប្រាស់បណ្ណសារ។ មូលនិធិ និងការគ្រប់គ្រងរបស់ពួកគេ។ ច្បាប់នៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី "ស្តីពីស្តង់ដារនីយកម្ម" បង្កើតនីតិវិធីសម្រាប់ស្តង់ដារការអនុវត្ត ការគ្រប់គ្រងរដ្ឋការអនុលោមតាមស្តង់ដារ និងកំណត់ការទទួលខុសត្រូវចំពោះការបំពានរបស់ពួកគេ។

ដើម្បីកត់ត្រា រក្សាទុក និងផ្តល់កម្លាំងច្បាប់ដល់ឯកសារដែលបានបង្កើត អង្គការផ្សេងៗគ្នាវាចាំបាច់ក្នុងការអនុលោមតាមតម្រូវការជាក់លាក់មិនត្រឹមតែសម្រាប់ខ្លឹមសារនៃឯកសារប៉ុណ្ណោះទេថែមទាំងសម្រាប់ការរចនារបស់វាផងដែរ។ ការចុះឈ្មោះ ឯកសារផ្លូវការគ្រប់គ្រងដោយស្តង់ដារ។

តម្រូវការឯកសណ្ឋានសម្រាប់ការប្រតិបត្តិឯកសារត្រូវបានជួសជុលនៅក្នុង ស្តង់ដាររដ្ឋ(GOST) ។ ជាពិសេស GOST R 6.30-2003 បង្កើតតម្រូវការមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារឯកសារ (សម្ភារៈ GOST អាចរកបាននៅលើកម្មវិធី CD-ROM) ឧទាហរណ៍នៃកាលវិភាគការងារត្រូវបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងអនុសាសន៍ស្តីពីការបង្កើតគោលនយោបាយគណនេយ្យសម្រាប់អាជ្ញាធរបរិស្ថានដែនដីនិង អង្គការថវិកាប្រព័ន្ធនៃគណៈកម្មាធិការរដ្ឋសម្រាប់បរិស្ថានវិទ្យានៃប្រទេសរុស្ស៊ី (ឧបសម្ព័ន្ធទៅនឹងលិខិតរបស់គណៈកម្មាធិការរដ្ឋសម្រាប់បរិស្ថានវិទ្យានៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 26 ខែកក្កដាឆ្នាំ 1999 លេខ 04-14 / 24-204) ។

5. ស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរការងារ

នៅក្នុងដំណើរការស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃលំហូរការងារ ដំណាក់កាលចំនួនបួនអាចត្រូវបានសម្គាល់ដោយសាមញ្ញ (រូបភាពទី 5)៖ លំហូរការងារក្រដាស លំហូរការងារក្រដាសដោយប្រើកុំព្យូទ័រឈរតែឯង លំហូរការងារចម្រុះ និងគ្មានក្រដាស។

អង្ករ។ 5. ការវិវត្តនៃទម្រង់នៃលំហូរការងារ

លំហូរការងារក្រដាសមានន័យថាគ្រប់ដំណាក់កាលនៃឯកសារកើតឡើងនៅក្នុង ទម្រង់ក្រដាស. មួយទសវត្សរ៍កន្លះមុន។ ប្រភេទនេះ។ឯកសារគឺលេចធ្លោ។ សម្រាប់ការចុះឈ្មោះ ឯកសារក្រដាសទស្សនាវដ្ដីធំ ឬសន្លឹកទម្រង់ធំត្រូវបានប្រើប្រាស់ ដែលឯកសារដែលបានចុះបញ្ជីថ្មីសមនឹង។ បន្ទាប់ពី រយៈពេលជាក់លាក់ទស្សនាវដ្តី និងសន្លឹកត្រូវបានប្រគល់ទៅបណ្ណសារ។

នៅពេលដែលកុំព្យូទ័របានបង្ហាញខ្លួន ពួកគេបានជំនួសទស្សនាវដ្តី និងសន្លឹក ដោយសម្គាល់ការចាប់ផ្តើមនៃលំហូរការងារក្រដាសដោយប្រើកុំព្យូទ័រឈរតែឯង។

ដំណើរការការងារក្រដាសដោយប្រើកុំព្យូទ័រឈរតែឯងមានន័យថាកុំព្យូទ័រត្រូវបានប្រើដើម្បីរៀបចំ និងរៀបចំឯកសារ។ តាមពិតនៅដំណាក់កាលនេះ គំនិតនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកកើតឡើង ពោលគឺឧ។ ឯកសារបែបនេះដែលត្រូវបានរក្សាទុកទាំងស្រុងនៅក្នុងកុំព្យូទ័រ ឬដូចដែលពួកគេនិយាយថា "នៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយម៉ាស៊ីន"។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ គុណសម្បត្តិនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកក្នុងអវត្ដមាននៃបណ្តាញមូលដ្ឋានអាចដឹងបានតែក្នុងកម្រិតតូចមួយប៉ុណ្ណោះ។ ការផ្ទេរ ការសម្របសម្រួល និងការអនុម័តឯកសារនៅដំណាក់កាលនេះត្រូវបានអនុវត្តជាទម្រង់ក្រដាស។

អង្ករ។ 6. លំហូរការងារចម្រុះ

លំហូរការងារចម្រុះ (រូបភាពទី 6) ណែនាំថាកុំព្យូទ័រដែលភ្ជាប់ទៅបណ្តាញមូលដ្ឋានបម្រើដើម្បីរៀបចំ ផ្ទេរ និងរក្សាទុកឯកសារ ប៉ុន្តែឯកសារមានកម្លាំងច្បាប់តែក្នុងទម្រង់ជាក្រដាសប៉ុណ្ណោះ។ ការសម្របសម្រួល និងការអនុម័តហិរញ្ញវត្ថុ និង ឯកសារច្បាប់បានធ្វើឡើងនៅលើក្រដាស។ ការរៀបចំឯកសារព្រាងត្រូវបានអនុវត្តជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក (កថាខណ្ឌទី 1) បន្ទាប់មកឯកសារត្រូវបានផ្ញើទៅលេខាធិការដែលចុះឈ្មោះវាបោះពុម្ពវាហើយបញ្ជូនវាទៅប្រធានដើម្បីអនុម័ត (កថាខ័ណ្ឌ 2) ។ ក្បាលធ្វើការផ្លាស់ប្តូរ និងផ្តល់ឯកសារទៅអ្នកម៉ៅការដើម្បីធ្វើការកែសម្រួលឡើងវិញ (កថាខ័ណ្ឌ 3) ។ បន្ទាប់ពីឯកសារត្រូវបានអនុម័ត វាត្រូវបានបញ្ជូនតាមបណ្តាញមូលដ្ឋានទៅកាន់អ្នកសំដែងទាំងអស់ (កថាខណ្ឌទី 4)។

លំហូរឯកសារដែលគ្មានក្រដាសមានន័យថាប្រតិបត្តិការទាំងអស់ជាមួយឯកសារត្រូវបានអនុវត្តតាមអេឡិចត្រូនិក។

6. លក្ខណៈពិសេសនៃការរៀបចំការគ្រប់គ្រងឯកសារនៅក្នុងគណនេយ្យ LLC "រោងចក្រតែ Ryazan"

លំហូរឯកសារនៅក្នុងគណនេយ្យរបស់ Ryazan Tea Factory LLC អាចត្រូវបានកំណត់ថាជាលាយឡំ។ ដោយសាររោងចក្រជាសហគ្រាសដែលមានបុគ្គលិកតិចតួច មិនចាំបាច់អនុវត្តប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកស្វ័យប្រវត្តិដ៏ស្មុគស្មាញនោះទេ។ Microsoft Outlook ត្រូវបានប្រើជាឧបករណ៍ចែកចាយសម្រាប់ឯកសារ ដោយមានជំនួយពីឯកសារដែលមានឯកសារត្រូវបានផ្ញើ ហើយកម្មវិធីដូចគ្នានេះត្រូវបានប្រើដើម្បីផ្ញើរូបភាពនៃឯកសារដែលទទួលបានដោយការស្កេនឯកសារដើម។ ដូចដែលអាចមើលឃើញពីរូបភព។ 6, អ៊ីមែលផ្តល់ទំនាក់ទំនងរបស់អ្នកគ្រប់គ្នាជាមួយមនុស្សគ្រប់គ្នា។

អង្ករ។ 6. ការរៀបចំលំហូរការងារនៅលើគោលការណ៍នៃ "គ្នាជាមួយគ្នា" នៅក្នុងគណនេយ្យនៃ LLC "រោងចក្រតែ Ryazan"

ជាមួយនឹងវិធីសាស្រ្តនេះ មិនមានការបង្រួបបង្រួមថតដោយស្វ័យប្រវត្តិសម្រាប់សហគ្រាសទាំងមូល និងផ្នែកនីមួយៗ រួមទាំង។ និងគណនេយ្យ បង្កើតប្រព័ន្ធចាត់ថ្នាក់ និងស្តង់ដារផ្ទាល់ខ្លួន។ ក្នុងករណីនេះ សៀវភៅអាសយដ្ឋានដូចគ្នាដែលមានអាសយដ្ឋានអ៊ីមែលរបស់និយោជិត ជាធម្មតាត្រូវបានប្រើប្រាស់។

ការចុះឈ្មោះឯកសារក្រោមគ្រោងការណ៍បែបនេះត្រូវបានអនុវត្តដោយដៃ ព័ត៌មានអំពីឯកសារត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងតារាងដែលមិនត្រូវបានដំណើរការ ប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិ. ឯកសារនីមួយៗត្រូវបានផ្ញើតាមផ្លូវដែលជ្រើសរើសដោយប្រតិបត្តិករបន្ទាប់។ ដូច្នេះរោងចក្របានរៀបចំការងារនៅលើមូលដ្ឋាននៃការផ្លាស់ប្តូរ អ៊ីមែលនិងការរក្សាទុកឯកសារនៅលើម៉ាស៊ីនមេឯកសារ ដែលនីមួយៗមានក្រឡាផ្ទាល់ខ្លួន។ គ្រោងការណ៍ត្រួតពិនិត្យនេះគឺងាយស្រួលសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ។ ឧទាហរណ៍នៅក្នុងថត "គណនេយ្យ" មានថត "នាយកដ្ឋានហិរញ្ញវត្ថុ" នៅក្នុងនោះគឺជាថត "ការធ្វើផែនការហិរញ្ញវត្ថុ" សូម្បីតែជ្រៅជាងនេះ - "ការកាត់បន្ថយពន្ធ" ។ ឋានានុក្រមបែបនេះមានលក្ខណៈវិចារណញាណសម្រាប់អ្នកប្រើប្រាស់ - មនុស្សគ្រប់គ្នាស្គាល់ក្រឡារបស់ពួកគេ ដឹងពីកន្លែងដែលត្រូវដាក់ឯកសារជាក់លាក់។

ចលនានៃឯកសារបឋមនៅក្នុងគណនេយ្យត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយកាលវិភាគការងារ។ កាលវិភាគលំហូរការងារគឺជាកាលវិភាគ ឬដ្យាក្រាមដែលពិពណ៌នាអំពីចលនានៃឯកសារចម្បងនៅក្នុងសហគ្រាសចាប់ពីពេលដែលពួកគេត្រូវបានបង្កើតរហូតដល់ពេលដែលពួកគេត្រូវបានផ្ទេរទៅកន្លែងផ្ទុក។ មិនមានទម្រង់នៃកាលវិភាគលំហូរការងាររួមគ្នាទេ។ ក្រុមហ៊ុននីមួយៗរៀបចំកាលវិភាគដោយឯករាជ្យដោយផ្អែកលើលក្ខណៈនៃសកម្មភាព។

នៅរោងចក្រតែ Ryazan កាលវិភាគការងារកំពុងត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយ ប្រធាន​គណនេយ្យប៉ុន្តែត្រូវបានអនុម័តដោយប្រធានសហគ្រាស។

កាលវិភាគបង្កើតលំហូរការងារសមហេតុផល, i.e. ផ្តល់សម្រាប់ចំនួននាយកដ្ឋាន និងអ្នកប្រតិបត្តិដ៏ល្អប្រសើរសម្រាប់ការអនុម័តនៃឯកសារបឋមនីមួយៗ កំណត់រយៈពេលអប្បបរមានៃការស្នាក់នៅរបស់គាត់នៅក្នុងនាយកដ្ឋាន។ ការកំណត់ពេលវេលាត្រឹមត្រូវនៃលំហូរការងារ និងការប្រតិបត្តិរបស់វារួមចំណែកដល់ការចែកចាយដ៏ល្អប្រសើរ។ ភារកិច្ចផ្លូវការរវាងនិយោជិត ការពង្រឹងមុខងារគ្រប់គ្រងគណនេយ្យ និងធានាភាពទាន់ពេលវេលានៃការរាយការណ៍។

សម្រាប់ឯកសារនីមួយៗ រួមទាំងគណនេយ្យ មានវិធីផ្ទាល់ខ្លួននៃចលនា ដំណាក់កាលសំខាន់ៗចំនួនប្រាំ៖

1) គូរឡើងឯកសារនៅពេលនៃប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មហើយប្រសិនបើវាមិនអាចធ្វើទៅបាន - ភ្លាមៗបន្ទាប់ពីការបញ្ចប់របស់វាស្របតាមតម្រូវការសម្រាប់ការប្រតិបត្តិរបស់វា;

2) ការផ្ទេរឯកសារទៅនាយកដ្ឋានគណនេយ្យ ដែលភាពទាន់ពេល និងភាពពេញលេញនៃការដាក់ស្នើសម្រាប់ដំណើរការគណនេយ្យត្រូវបានគ្រប់គ្រង។

3) ការផ្ទៀងផ្ទាត់ឯកសារដែលទទួលយកដោយគណនេយ្យករក្នុងទម្រង់ (ភាពពេញលេញ និងភាពត្រឹមត្រូវនៃការចុះឈ្មោះ ការបំពេញព័ត៌មានលម្អិតដែលត្រូវការត្រូវបានពិនិត្យ) នៅក្នុងខ្លឹមសារ (ភាពស្របច្បាប់នៃប្រតិបត្តិការដែលបានចងក្រងជាឯកសារ ការភ្ជាប់តក្កវិជ្ជានៃសូចនាករបុគ្គល) និងការផ្ទៀងផ្ទាត់នព្វន្ធ។

៤) ដំណើរការឯកសារក្នុងគណនេយ្យ ដែលត្រូវបានអនុវត្តជាបីដំណាក់កាល៖

ការបង់ពន្ធ (អត្រា) - ផ្តល់សម្រាប់ការផ្ទេរម៉ែត្រធម្មជាតិ និងកម្លាំងពលកម្មទៅជាម៉ែត្ររូបិយវត្ថុទូទៅ។ ឧទាហរណ៍ សន្លឹកពេលវេលាត្រូវបានផ្ទេរ ដោយផ្អែកលើប្រាក់ឈ្នួលរបស់និយោជិតត្រូវបានគណនា។

ការដាក់ជាក្រុម - ការជ្រើសរើសឯកសារដែលមានលក្ខណៈដូចគ្នានៅក្នុងមាតិកាសេដ្ឋកិច្ច។ ឧទាហរណ៍ ការមកដល់ និងការប្រើប្រាស់នៃធាតុសារពើភ័ណ្ឌ;

ការចាត់តាំង - ការចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងឯកសារចម្បងនៃការឆ្លើយឆ្លងនៃគណនីសម្រាប់ប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មជាក់លាក់មួយដែលកើតឡើងពីខ្លឹមសារនៃឯកសារ;

5) ការដឹកជញ្ជូនឯកសារទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការរក្សាទុកបន្ទាប់ពីការចងក្រងបញ្ជីគណនេយ្យសម្រាប់ពួកគេ។

ច្បាប់គណនេយ្យផ្តល់សម្រាប់រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារបឋមសម្រាប់រយៈពេលប្រាំឆ្នាំ។ ច្បាប់បណ្ណសារបង្កើតរយៈពេលផ្សេងៗសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារគ្រប់គ្រងស្តង់ដារ (បញ្ជីនេះត្រូវបានអនុម័តដោយបណ្ណសារសហព័ន្ធនៅថ្ងៃទី 6 ខែធ្នូ ឆ្នាំ 2000)។ ឧទាហរណ៍, គណនីផ្ទាល់ខ្លួនបញ្ជីនេះតម្រូវឱ្យនិយោជិតរក្សាអាយុ 75 ឆ្នាំ។ រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានគណនាចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករានៃឆ្នាំបន្ទាប់ពីឆ្នាំដែលឯកសារត្រូវបានចេញ។

អនុលោមតាមប្រការ ៥ នៃបទប្បញ្ញត្តិគណនេយ្យ” គោលនយោបាយគណនេយ្យអង្គការ" (PBU 1/98) (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 9 ខែធ្នូឆ្នាំ 1998 លេខ 60n) ដែលជាផ្នែកមួយនៃគោលនយោបាយគណនេយ្យរបស់រោងចក្រ ច្បាប់សម្រាប់លំហូរឯកសារ និងបច្ចេកវិទ្យាសម្រាប់ដំណើរការព័ត៌មានគណនេយ្យត្រូវបានអនុម័ត។ . ឯកសារផ្សេងៗរួមទាំងបទប្បញ្ញត្តិស្តីពីគណនេយ្យនិងរបាយការណ៍ហិរញ្ញវត្ថុនៅក្នុងសហព័ន្ធរុស្ស៊ី (ត្រូវបានអនុម័តដោយលំដាប់នៃក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 29 ខែកក្កដាឆ្នាំ 1998 លេខ 34n) កាលវិភាគលំហូរឯកសារនិងតម្រូវការក្នុងការអនុលោមតាមវាត្រូវបានលើកឡើងម្តងហើយម្តងទៀត។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ របៀបរៀបចំកាលវិភាគបែបនេះ តម្រូវការអ្វីខ្លះដែលត្រូវដាក់លើការប្រតិបត្តិរបស់វា មិនត្រូវបានពន្យល់នៅក្នុងឯកសារទាំងនេះទេ។

បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីឯកសារនិងលំហូរការងារក្នុងគណនេយ្យដែលត្រូវបានអនុម័តដោយក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃសហភាពសូវៀតនៅថ្ងៃទី 29 ខែកក្កដាឆ្នាំ 1983 លេខ 105 ក្នុងកិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយការិយាល័យស្ថិតិកណ្តាលនៃសហភាពសូវៀតកំណត់នីតិវិធីសម្រាប់ការរៀបចំលំហូរឯកសារស្របតាមចលនារបស់ ឯកសារបឋមក្នុងគណនេយ្យ (ការបង្កើត ឬបង្កាន់ដៃពីសហគ្រាស ស្ថាប័នផ្សេងៗ ការទទួលយកគណនេយ្យ ដំណើរការ ផ្ទេរទៅបណ្ណសារ - លំហូរឯកសារ) ត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយកាលវិភាគ។

ប្រធានគណនេយ្យកររៀបចំការងារលើការគូរកាលវិភាគការងារ។ កាលវិភាគការងារត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ប្រធានរោងចក្រ។

កាលវិភាគការងារត្រូវបានគូរឡើងក្នុងទម្រង់នៃបញ្ជីការងារស្តីពីការបង្កើត ការផ្ទៀងផ្ទាត់ និងដំណើរការឯកសារដែលអនុវត្តដោយផ្នែកនីមួយៗនៃសហគ្រាស ស្ថាប័ន ក៏ដូចជាដោយអ្នកសំដែងទាំងអស់ ដែលបង្ហាញពីទំនាក់ទំនងរបស់ពួកគេ និងពេលវេលានៃការងារ។

កម្មកររោងចក្រ (ប្រធានសិក្ខាសាលា មេការ អ្នកចាំម៉ោង និយោជិតនៃផែនការ សេដ្ឋកិច្ច នាយកដ្ឋានហិរញ្ញវត្ថុ នាយកដ្ឋានការងារ និង ប្រាក់ឈ្នួល, ការផ្គត់ផ្គង់ , ម្ចាស់ហាង , អ្នកទទួលខុសត្រូវ , គណនេយ្យករ។ល។) បង្កើត និងបញ្ជូនឯកសារដែលទាក់ទងនឹងវិសាលភាពនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ យោងទៅតាមកាលវិភាគការងារ។ ដើម្បីធ្វើដូចនេះអ្នកសំដែងម្នាក់ៗត្រូវបានផ្តល់ការដកស្រង់ចេញពីកាលវិភាគ។ វារាយបញ្ជីឯកសារដែលទាក់ទងនឹងវាលនៃសកម្មភាពរបស់អ្នកចុះកិច្ចសន្យា ថ្ងៃផុតកំណត់សម្រាប់ការបញ្ជូនរបស់ពួកគេ និងការបែងចែកសហគ្រាសដែលឯកសារទាំងនេះត្រូវបានដាក់ជូន។

ទំនួលខុសត្រូវក្នុងការអនុលោមតាមកាលវិភាគនៃដំណើរការការងារ ក៏ដូចជាការទទួលខុសត្រូវចំពោះការបង្កើតឯកសារទាន់ពេលវេលា និងគុណភាពខ្ពស់ ការផ្ទេរទាន់ពេលវេលារបស់ពួកគេសម្រាប់ការឆ្លុះបញ្ចាំងក្នុងគណនេយ្យ និងរបាយការណ៍ សម្រាប់ភាពត្រឹមត្រូវនៃទិន្នន័យដែលមាននៅក្នុងឯកសារត្រូវបានទទួលខុសត្រូវដោយអ្នកបង្កើត។ និងចុះហត្ថលេខាលើឯកសារទាំងនេះ។

ប្រធានគណនេយ្យករទទួលខុសត្រូវក្នុងការត្រួតពិនិត្យការអនុលោមតាមកាលវិភាគការងារដោយអ្នកប្រតិបត្តិនៅរោងចក្រ។

ឯកសារប្រភពបញ្ជីគណនេយ្យ របាយការណ៍គណនេយ្យ និងតារាងតុល្យការត្រូវផ្ទេរជាកាតព្វកិច្ចទៅបណ្ណសារ ហើយមុននឹងរក្សាទុកក្នុងនាយកដ្ឋានគណនេយ្យក្នុងទូចាក់សោរក្រោមការទទួលខុសត្រូវរបស់អនុប្រធានគណនេយ្យករ។ ទម្រង់នៃការរាយការណ៍ដ៏តឹងរឹងត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងកន្លែងសុវត្ថិភាព។

ឯកសារបឋមដែលបានដំណើរការដោយដៃនៃខែបច្ចុប្បន្ន ដែលទាក់ទងនឹងការចុះបញ្ជីគណនេយ្យជាក់លាក់មួយត្រូវបានបំពេញតាមលំដាប់លំដោយ និងចងភ្ជាប់។ ការបញ្ជាទិញការងារ របាយការណ៍ផ្លាស់ប្តូរ និងឯកសារផ្សេងទៀតត្រូវបានរក្សាទុកដោយមិនចងភ្ជាប់ ប៉ុន្តែត្រូវបានចងនៅក្នុងថតឯកសារដើម្បីការពារការបាត់បង់ ឬប្រើប្រាស់ខុស។

យោងតាមមាត្រា 17 នៃច្បាប់សហព័ន្ធថ្ងៃទី 21 ខែវិច្ឆិកាឆ្នាំ 1996 N 129-FZ "ស្តីពីគណនេយ្យ" (ដូចដែលបានធ្វើវិសោធនកម្មនៅថ្ងៃទី 23 ខែកក្កដាឆ្នាំ 1998) ឯកសារគណនេយ្យបឋម បញ្ជីគណនេយ្យ និងរបាយការណ៍ហិរញ្ញវត្ថុត្រូវបានរក្សាទុកសម្រាប់រយៈពេលដែលបានបង្កើតឡើងស្របតាម ច្បាប់នៃការរៀបចំបណ្ណសាររដ្ឋ ប៉ុន្តែមិនតិចជាងប្រាំឆ្នាំ។ តារាងការងារនៃគណនីគណនេយ្យ ឯកសារគោលនយោបាយគណនេយ្យផ្សេងទៀត នីតិវិធីសរសេរកូដ កម្មវិធីដំណើរការទិន្នន័យកុំព្យូទ័រ (បង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការប្រើប្រាស់របស់ពួកគេ) ត្រូវបានរក្សាទុកយ៉ាងហោចណាស់ប្រាំឆ្នាំបន្ទាប់ពីឆ្នាំដែលពួកគេត្រូវបានប្រើសម្រាប់ការរៀបចំរបាយការណ៍ហិរញ្ញវត្ថុសម្រាប់ ពេលមុន។

ប្រធានអង្គការទទួលខុសត្រូវក្នុងការរៀបចំការផ្ទុកឯកសារគណនេយ្យ បញ្ជីគណនេយ្យ និងរបាយការណ៍ហិរញ្ញវត្ថុ។

សុវត្ថិភាពនៃឯកសារបឋម ការចុះបញ្ជីគណនេយ្យ របាយការណ៍គណនេយ្យ និងតារាងតុល្យការ ការប្រតិបត្តិ និងការផ្ទេររបស់ពួកគេទៅបណ្ណសារត្រូវបានធានាដោយប្រធានគណនេយ្យករ។

ការចេញឯកសារបឋម បញ្ជីគណនេយ្យ របាយការណ៍គណនេយ្យ និងតារាងតុល្យការពីនាយកដ្ឋានគណនេយ្យ និងពីបណ្ណសាររបស់រោងចក្រដល់និយោជិតនៃផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធផ្សេងទៀតមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតទេ ហើយក្នុងករណីខ្លះអាចធ្វើទៅបានលុះត្រាតែមានការបញ្ជាពីប្រធានគណនេយ្យករប៉ុណ្ណោះ។

ក្នុងករណីបាត់បង់ ឬការបំផ្លិចបំផ្លាញនៃឯកសារបឋម ប្រធានសហគ្រាស ស្ថាប័ន ចាត់តាំងដោយបញ្ជាឱ្យគណៈកម្មការស៊ើបអង្កេតមូលហេតុនៃការបាត់បង់ ការស្លាប់។ ក្នុងករណីចាំបាច់ តំណាងអាជ្ញាធរស៊ើបអង្កេត សន្តិសុខ និងការត្រួតពិនិត្យភ្លើងរដ្ឋត្រូវបានអញ្ជើញឱ្យចូលរួមក្នុងការងាររបស់គណៈកម្មការ។ លទ្ធផលនៃការងាររបស់គណៈកម្មាការនេះត្រូវបានធ្វើជាផ្លូវការដោយទង្វើមួយ ដែលត្រូវបានអនុម័តដោយប្រធានសហគ្រាស ស្ថាប័ន។ ច្បាប់ចម្លងនៃទង្វើត្រូវបានផ្ញើទៅអង្គការជាន់ខ្ពស់។

លំហូរឯកសារគណនេយ្យនៅ Ryazan Tea Factory LLC ជាទូទៅត្រូវបានកំណត់យ៉ាងល្អ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ ពេលខ្លះបុគ្គលិកចំណាយពេលច្រើនក្នុងការស្វែងរកទិន្នន័យចាំបាច់។ ស្ថានភាពធម្មតាគឺនៅពេលដែលអត្ថបទដើមនៃកិច្ចសន្យាត្រូវបានរក្សាទុកដោយមេធាវីក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក (ជាញឹកញាប់ដោយគ្មានប្រវត្តិនៃការផ្លាស់ប្តូរ); ធាតុគណនេយ្យយោងតាមឯកសារដែលភ្ជាប់មកជាមួយការអនុវត្តកិច្ចសន្យាត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងប្រព័ន្ធគណនេយ្យ។ កំណត់ត្រានៃកិច្ចសន្យា និងឯកសារពាក់ព័ន្ធត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងសៀវភៅបញ្ជី។ វិក្កយបត្រ និងសកម្មភាពនានាត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងទម្រង់ជាក្រដាសនៅក្នុងផ្នែកហិរញ្ញវត្ថុ ហើយការឆ្លើយឆ្លងបច្ចុប្បន្នទាក់ទងនឹងការងារកិច្ចសន្យាត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងប្រអប់សំបុត្រអេឡិចត្រូនិករបស់និយោជិត។ ជាមួយនឹងទិន្នន័យ និងឯកសារ "ខ្ចាត់ខ្ចាយ" បែបនេះ វាពិតជាលំបាកណាស់ក្នុងការធានានូវភាពត្រឹមត្រូវ ស្ថិរភាព និងសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកនឹងអនុញ្ញាតឱ្យរៀបចំអន្តរកម្មរវាងនិយោជិតនៃសហគ្រាសដោយឈរលើមូលដ្ឋាននៃឯកសារ ធានានូវការបង្កើត និងចលនាឯកសារនៅទូទាំងអង្គភាព ត្រួតពិនិត្យការប្រតិបត្តិឯកសារ និងដំណើរការដែលត្រូវបានពិពណ៌នាដោយមានជំនួយរបស់ពួកគេ ក៏ដូចជាការផ្ទុក។ .

ទន្ទឹមនឹងនេះ កាលវិភាគការងារនៅ Ryazan Tea Factory LLC មានភាពច្បាស់លាស់ និយោជិតព្យាយាមបំពេញវាឱ្យបានត្រឹមត្រូវ ដែលជួយកែលម្អការងារគណនេយ្យទាំងអស់នៅសហគ្រាស បង្កើនកម្រិតស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃការងារគណនេយ្យ ការចែកចាយការទទួលខុសត្រូវការងារដ៏ល្អប្រសើររវាងបុគ្គលិក។ ពង្រឹងមុខងារគ្រប់គ្រងគណនេយ្យ និងធានាឱ្យមានការរាយការណ៍ទាន់ពេលវេលា។

សេចក្តីសន្និដ្ឋាន

ការចងក្រងឯកសារគឺជាវិធីនៃការចុះបញ្ជីប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មដោយប្រើឯកសារនៅពេលបញ្ចប់។ ការចងក្រងឯកសារប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មគឺជាលក្ខណៈប្លែកមួយនៃគណនេយ្យព្រោះវាអនុញ្ញាតឱ្យមានការត្រួតពិនិត្យជាបន្តបន្ទាប់នៃដំណើរការអាជីវកម្ម។ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ឆ្លុះបញ្ចាំងព័ត៌មានអំពីប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មដែលបានបញ្ចប់នៅក្នុងគណនេយ្យ។ ការចុះឈ្មោះគឺជាឯកសារបឋម។ ឯកសារបឋមកត់ត្រាការពិតនៃប្រតិបត្តិការអាជីវកម្ម។

លំហូរឯកសារគួរតែត្រូវបានយល់ថាជាការបង្កើត ឬការទទួលឯកសារបឋមពីអង្គការផ្សេងៗ ការទទួលយករបស់ពួកគេសម្រាប់គណនេយ្យ ដំណើរការ និងការផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។ លំហូរឯកសារនៅសហគ្រាសត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយកាលវិភាគមួយ។ កាលវិភាគការងារត្រូវបានចងក្រងដោយប្រធានគណនេយ្យករ និងចុះហត្ថលេខាដោយប្រធាន។

សម្រាប់ឯកសារនីមួយៗនៅក្នុងគណនេយ្យរបស់ Ryazan Tea Factory LLC មានវិធីផ្ទាល់ខ្លួននៃចលនាពោលគឺឧ។ ឯកសាររបស់អ្នក។

គុណវិបត្តិនៃការរៀបចំលំហូរការងារនៅក្នុង Ryazan Tea Factory LLC គឺថាបុគ្គលិកនៃសហគ្រាសចំណាយពេលច្រើនក្នុងការស្វែងរកទិន្នន័យចាំបាច់ ឬបង្កើតឯកសារឡើងវិញដែលមានស្រាប់ អត្ថប្រយោជន៍គឺការអនុវត្តច្បាស់លាស់នៃកាលវិភាគការងារ បំណងប្រាថ្នាចង់ ប្រកាន់ខ្ជាប់ទៅ មូលដ្ឋានគ្រឹះវិទ្យាសាស្ត្រលំហូរការងារ ការគ្រប់គ្រងឯកសារបទប្បញ្ញត្តិក្នុងការអនុវត្តរបស់ខ្លួន។

បញ្ជីអក្សរសិល្ប៍ដែលបានប្រើ

1. Barkhatnova A. លក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ និងផលវិបាកនៃការបាត់បង់របស់ពួកគេ // កាសែតហិរញ្ញវត្ថុ។ - 2004. - លេខ 44 ។

2. Bertyakov A., Sumin A. ស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរការងារ // នាយកហិរញ្ញវត្ថុ។ - 2004. - លេខ 7-8 ។

3. របាយការណ៍គណនេយ្យ (ហិរញ្ញវត្ថុ)៖ Proc. ប្រាក់ឧបត្ថម្ភ / Ed ។ សាស្រ្តាចារ្យ V.D. Novodvorsky ។ – M.: INFRA-M, 2003. – 254 ទំ។

4. Kozlova E.P., Babchenko T.N., Galanina E.N. គណនេយ្យនៅក្នុងអង្គការ។ - M. , 2005. - 720 ទំ។

5. Elgina E.B. ប្រភពឯកសារ។ - M. : Status-quo, 2004. - 452 ទំ។

6. Kondrakov N.P. គណនេយ្យ៖ ការបង្រៀន. - M. : INFRA - M, 2004. - ទំ។ ៦៤៥.

7. Kuznetsova T.V. ការរក្សាការគ្រប់គ្រងលើកាលកំណត់ គឺជាកិច្ចការសំខាន់បំផុតរបស់លេខាធិការ // Secretarial business 2000. លេខ ១. ៣-៥.

8. Kuznetsova T.V. "ការងារការិយាល័យ (ឯកសារគាំទ្រការគ្រប់គ្រង)" - M.: ZAO "សាលាពាណិជ្ជកម្ម "Intel-Sintez" ឆ្នាំ 2003 ។

9. Kuznetsova T.V. អាជីវកម្មលេខាធិការ។ M.: CJSC "សាលាធុរកិច្ច -" Intel-sintez " 2001 - 324 ទំ។

10. Khramtsovskaya N.A. តើ "ឯកសារ" គឺជាអ្វី? / ការគ្រប់គ្រងការិយាល័យ និងលំហូរឯកសារនៅសហគ្រាស / N7 ខែកក្កដា ឆ្នាំ 2004

11. Tumasyan R.Z. គណនេយ្យ៖ សៀវភៅសិក្សា។ ការបោះពុម្ពលើកទី 2 - M.: OOO "NITARALLYANS", 2003.- 895s ។

13. ច្បាប់សហព័ន្ធចុះថ្ងៃទី 20 ខែកុម្ភៈ ឆ្នាំ 1995 លេខ 24-FZ "ស្តីពីព័ត៌មាន ការផ្តល់ព័ត៌មាន និងការការពារព័ត៌មាន"

14. បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីគណនេយ្យ "គោលនយោបាយគណនេយ្យរបស់អង្គការ" RAS 1/98 ។ បានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 09 ខែធ្នូឆ្នាំ 1998 លេខ 60n ។

15. បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីគណនេយ្យ” របាយការណ៍​ហិរញ្ញវត្ថុអង្គការ” PBU 4/99 ។ បានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 06.07.99 លេខ 43n ។

16. ការណែនាំធម្មតា។ស្តីពីការងារការិយាល័យនៅក្នុងអាជ្ញាធរប្រតិបត្តិសហព័ន្ធដែលត្រូវបានអនុម័តដោយលំដាប់នៃសេវាបណ្ណសារសហព័ន្ធនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 27 ខែវិច្ឆិកាឆ្នាំ 2000 / លេខ 68 ។

17. GOST R 51141-98 ការងារការិយាល័យនិងការរក្សាទុក។ លក្ខខណ្ឌនិងនិយមន័យ (អនុម័តដោយក្រឹត្យនៃស្តង់ដាររដ្ឋនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 27 ខែកុម្ភៈឆ្នាំ 1998 លេខ 28)

ឧបសម្ព័ន្ធ ១

ការ​រំលឹក

ស្មៀន

ដំណាក់កាលនៃចលនាឯកសារនៅក្នុងការិយាល័យ៖

1. ដំណើរការបឋមនៃឯកសារដែលទទួលបាន;

2. ការពិចារណាបឋមនៃឯកសារ;

3. ការចុះឈ្មោះ;

4. ពិនិត្យឯកសារដោយអ្នកគ្រប់គ្រង;

6. ការត្រួតពិនិត្យការប្រតិបត្តិ;

7. ឯកសារក្នុងសំណុំរឿង;

8. ការបង្កើតករណី;

9. ការចុះឈ្មោះករណី;

10. ការផ្ទេរករណីទៅបណ្ណសារ។

បញ្ជីឯកសារដែលមិនមែនជាកម្មវត្ថុនៃការចុះឈ្មោះ

សារអំពីកិច្ចប្រជុំ ការប្រជុំ និងរបៀបវារៈ។

កាលវិភាគ, សំលៀកបំពាក់, កម្មវិធី។

សេចក្តីសង្ខេប និងព័ត៌មានដែលបានផ្ញើសម្រាប់ព័ត៌មាន។

តារាងតម្លៃ, តារាងតម្លៃ។

លក្ខណៈបច្ចេកទេស។

បទដ្ឋាន និងស្តង់ដារសម្រាប់ការប្រើប្រាស់សម្ភារៈ។

លិខិតអបអរសាទរ។

កាតអញ្ជើញ។

ការបោះពុម្ពផ្សាយ (សៀវភៅ ទស្សនាវដ្តី ព្រឹត្តិបត្រ កាតាឡុក)។

ទម្រង់នៃរបាយការណ៍ស្ថិតិ។

ការឆ្លើយឆ្លងដែលត្រូវបានផ្ញើទៅកាន់និយោជិតនៃសហគ្រាសដែលបានសម្គាល់ "ផ្ទាល់ខ្លួន" ។

កំណត់ចំណាំពន្យល់។

លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ជ្រើសរើសប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ

1. តិត្ថិភាពនៃលំហូរការងារ។

2. ភាពស្មុគស្មាញនៃរចនាសម្ព័ន្ធអង្គការរបស់សហគ្រាស។

3. ភាពចាំបាច់និងភាពញឹកញាប់នៃការសម្រេចចិត្តប្រតិបត្តិការ។

4. ចំនួនបុគ្គលិកនៅសហគ្រាស។

5. ទីតាំងនៃអង្គភាពអាជីវកម្ម។

6. កម្រិតវិជ្ជាជីវៈរបស់បុគ្គលិកដែលចូលរួមក្នុងលំហូរឯកសារ។

7. ឧបករណ៍បច្ចេកទេសរបស់សហគ្រាស (អ៊ិនធឺណិតទំនាក់ទំនងចល័ត) ។

សមាសភាពនៃព័ត៌មានលម្អិតសម្រាប់ការចុះឈ្មោះឯកសារ៖

· ឈ្មោះឯកសារ;

កាលបរិច្ឆេទនៃឯកសារ

លិបិក្រមនៃឯកសារ

កាលបរិច្ឆេទនៃការទទួលឯកសារ (សម្រាប់ឯកសារចូល);

លិបិក្រមបង្កាន់ដៃឯកសារ (សម្រាប់ឯកសារចូល;

ចំណងជើងនៃឯកសារ ឬសេចក្តីសង្ខេបរបស់វា;

ដំណោះស្រាយ (performer.content នៃលំដាប់, អ្នកនិពន្ធ, កាលបរិច្ឆេទ);

·រយៈពេលនៃការប្រតិបត្តិ;

កំណត់សម្គាល់ប្រតិបត្តិ (កំណត់ត្រាសង្ខេបនៃការសម្រេចចិត្តសំខាន់ៗនៃបញ្ហាកាលបរិច្ឆេទនៃការប្រតិបត្តិជាក់ស្តែងនិងសន្ទស្សន៍នៃឯកសារ - ចម្លើយ);

· ចំនួន​ករណី។

បើចាំបាច់ សមាសភាពនៃព័ត៌មានលម្អិតចាំបាច់អាចត្រូវបានបំពេញបន្ថែមដោយដូចខាងក្រោម៖

អ្នកសំដែង;

បង្កាន់ដៃអ្នកម៉ៅការ នៅក្នុងការទទួលឯកសារ;

ដំណើរការប្រតិបត្តិ;

កម្មវិធី។ល។

Kozlova E.P., Babchenko T.N., Galanina E.N. គណនេយ្យនៅក្នុងអង្គការ។ - M. , 2005. - 720 ទំ។ ទំ.៤៨.

Kondrakov N.P. គណនេយ្យ៖ សៀវភៅសិក្សា។ - M. : INFRA - M, 2004. - ទំ។ ៦៤៥.ទំ.៦១.

Tumasyan R.Z. គណនេយ្យ៖ សៀវភៅសិក្សា។ ការបោះពុម្ពលើកទី 2 - M.: OOO "NITARALLYANS", 2003.- 895s ។ ស ៥៧.

ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយទាំងអស់នេះឈប់ដំណើរការនៅពេលដែលទំហំសហគ្រាសរីកចម្រើន។ នៅក្នុងសហគ្រាសធំមួយក្រុមការងារជាច្រើនលេចឡើង។ ទន្ទឹមនឹងនេះ បុគ្គលិកម្នាក់ៗអាចធ្វើការលើគម្រោងជាច្រើន។ វាទាមទារកម្មវិធីពិសេសដែលផ្តល់កន្លែងផ្ទុករួចហើយ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកចាត់ថ្នាក់ឯកសារទាំងមូលតាមប៉ារ៉ាម៉ែត្រជាច្រើន៖ តាមឋានានុក្រម តាមកម្រិតនៃការសម្ងាត់។ល។ នេះអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកអនុញ្ញាតឱ្យចូលប្រើកាន់តែឆ្លាតវៃ 1) និងស្វែងរកឯកសារចាំបាច់បានយ៉ាងឆាប់រហ័ស។

យោងតាមស្ថិតិវាត្រូវចំណាយពេលរហូតដល់ 40% នៃពេលវេលាធ្វើការ) ឬការបង្កើតឡើងវិញនូវឯកសារដែលមានរួចហើយ (វាកើតឡើងប្រហែល 70% នៃករណី។

Bertyakov A., Sumin A. ស្វ័យប្រវត្តិកម្មគ្រប់គ្រងឯកសារ // នាយកហិរញ្ញវត្ថុ។ - 2004. - លេខ 7-8 ។

1. លំហូរឯកសារ គឺជាចលនានៃឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នមួយ ចាប់ពីពេលដែលពួកគេត្រូវបានទទួល ឬបង្កើតរហូតដល់ការបញ្ចប់ការប្រតិបត្តិ ឬបញ្ជូន។ ការរៀបចំលំហូរការងារបានត្រឹមត្រូវរួមចំណែកដល់ការអនុម័តយ៉ាងឆាប់រហ័សនៃឯកសារនៅក្នុងឧបករណ៍គ្រប់គ្រង ការផ្ទុកឯកសណ្ឋាននៃនាយកដ្ឋាន និង មន្ត្រីមានឥទ្ធិពលវិជ្ជមានយ៉ាងខ្លាំងលើដំណើរការគ្រប់គ្រងទាំងមូល។

2. លំហូរឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នត្រូវបានអនុវត្តជាទម្រង់នៃលំហូរឯកសារដែលចរាចររវាងចំណុចដំណើរការព័ត៌មាន (ប្រធានស្ថាប័ន និងផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ អ្នកឯកទេស និងបុគ្គលិកដែលមានសមត្ថភាព) និងចំណុចនៃដំណើរការបច្ចេកទេសនៃឯកសារដោយខ្លួនឯង (ការិយាល័យវាយអក្សរ ការចម្លង និង សេវាស្ទួន។ល។)។

ទាក់ទងទៅនឹងឧបករណ៍ត្រួតពិនិត្យ ឯកសារចូល ចេញ និងផ្ទៃក្នុងត្រូវបានសម្គាល់។ នៅក្នុងស្ថាប័ន ឯកសារចូលត្រូវបានបែងចែកទៅជាឯកសារដែលផ្ញើទៅអ្នកគ្រប់គ្រង ការបែងចែកតាមលំដាប់ និងអ្នកសំដែងបុគ្គល។ លើសពីនេះទៀតឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងនាយកដ្ឋានដែលមួយចំនួនត្រូវបានផ្ញើនៅខាងក្រៅស្ថាប័ន - ឯកសារដែលបានផ្ញើហើយផ្សេងទៀតចរាចរនៅក្នុងស្ថាប័ន - ឯកសារផ្ទៃក្នុង។

3. នៅពេលរចនា និងសនិទានកម្មលំហូរការងារ ពួកគេត្រូវបានដឹកនាំដោយបទប្បញ្ញត្តិដែលបង្កើតឡើងដោយការអនុវត្តការងារការិយាល័យ និងការកែលម្អការរៀបចំការងារគ្រប់គ្រង។

នៅពេលផ្លាស់ទីឯកសារ គួរតែត្រូវបានដឹកនាំដោយគោលការណ៍នៃការស្នាក់នៅតែមួយនៃឯកសារនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធមួយ ឬជាមួយប្រតិបត្តិករមួយ។

ប្រតិបត្តិការដំណើរការឯកសារផ្សេងៗគួរតែត្រូវបានអនុវត្តស្របគ្នា ដើម្បីកាត់បន្ថយពេលវេលាដែលវាចំណាយនៅក្នុងតំបន់នៃការងារការិយាល័យ និងបង្កើនប្រសិទ្ធភាពនៃការប្រតិបត្តិ។ ឧទាហរណ៍ ការចម្លងឯកសារ ការប្រតិបត្តិដែលត្រូវតែមានការចូលរួមដោយមនុស្សជាច្រើន និងការផ្ទេរច្បាប់ចម្លងក្នុងពេលដំណាលគ្នាទៅកាន់អ្នកសំដែងទាំងអស់។

ច្បាប់ចម្លងពីឯកសារត្រូវបានដកចេញបន្ទាប់ពីការពិចារណាដោយប្រធានរបស់វា និងគូរដំណោះស្រាយ។ ចំនួននៃការចម្លងត្រូវគ្នាទៅនឹងចំនួនអ្នកសំដែង; ដើមត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យអ្នកប្រតិបត្តិដែលទទួលខុសត្រូវ (តាមក្បួនមួយនាមត្រកូលរបស់គាត់គឺជាលើកដំបូងនៅក្នុងដំណោះស្រាយ) ។ ទិន្នន័យគណនេយ្យ និងព័ត៌មានស្តីពីវឌ្ឍនភាពនៃការប្រតិបត្តិឯកសារអាចត្រូវបានបញ្ជូនតាមទូរស័ព្ទ ឬតាមមធ្យោបាយផ្សេងទៀត ប៉ុន្តែដោយគ្មានចលនាត្រឡប់នៃឯកសារ។

4. គ្រោងការណ៍សម្រាប់ចលនានៃឯកសារទាំងអស់នៅក្នុងអង្គការត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយប្រធាននៃសេវាកម្មស្មៀន (អគ្គនាយកដ្ឋានការិយាល័យលេខាធិការដ្ឋាន។ ឯកសារផ្ទៃក្នុង(បញ្ជាលើសកម្មភាពសំខាន់ លើបុគ្គលិក ពិធីការ សកម្មភាព ការអំពាវនាវជាលាយលក្ខណ៍អក្សរ និងផ្ទាល់មាត់របស់ប្រជាពលរដ្ឋ។ល។)។

ការចុះឈ្មោះនិងគណនេយ្យនៃឯកសារដែលទទួលបានដោយអង្គការ

រាល់ឯកសារដែលអង្គភាពទទួលបាន ដោយមិនគិតពីវិធីសាស្រ្តនៃការទទួល (សំបុត្រ ទូរលេខ ទំនាក់ទំនងតាមវាល ការទំនាក់ទំនងពិសេស ទូរសារ។ល។) ត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យមន្ត្រីជាក់លាក់នៃសេវាកម្មគ្រប់គ្រងការិយាល័យ។

នៅពេលទទួលបានឯកសារតាមប្រៃសណីយ៍ មុននឹងបើកស្រោមសំបុត្រ ពួកគេពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃការដឹកជញ្ជូនរបស់ពួកគេទៅកាន់អាសយដ្ឋាន ភាពត្រឹមត្រូវនៃស្រោមសំបុត្រ ការវេចខ្ចប់ ក៏ដូចជាឯកសារ និងឯកសារភ្ជាប់។ ឯកសារដែលខូច ឬខូចត្រូវបានប្រគល់ជូនអ្នកផ្ញើវិញ។ ស្រោមសំបុត្រដែលមានការឆ្លើយឆ្លងដែលទទួលបានដោយនិយោជិតជាក់លាក់ដែលមានសញ្ញា "ផ្ទាល់ខ្លួន" ត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យនិយោជិតដោយមិនបើក។ ប្រសិនបើមានឯកសារសេវាកម្មនៅក្នុងស្រោមសំបុត្រ នោះអ្នកទទួលសំបុត្របន្ទាប់ពីអានរួច ប្រគល់វាទៅការិយាល័យដើម្បីចុះឈ្មោះ។ ក្នុងករណីខ្លះ (មិនមានកាលបរិច្ឆេទនៅលើឯកសារអាសយដ្ឋានរបស់អ្នកផ្ញើ) វាចាំបាច់ក្នុងការរក្សាទុកស្រោមសំបុត្រជាមួយឯកសារ។ ស្រោមសំបុត្រដែលមានការអំពាវនាវរបស់ប្រជាពលរដ្ឋតែងតែត្រូវបានរក្សាទុក។b

មុនពេលអ្នកចុះឈ្មោះឯកសារ អ្នកត្រូវតែពិនិត្យមើលវាជាមុនសិន។ ការពិចារណាបឋមលើឯកសារដោយបុគ្គលិកការិយាល័យជួយបង្កើនប្រសិទ្ធភាពនៃដំណើរការគ្រប់គ្រងទាំងមូល។ គោលបំណងសំខាន់នៃការត្រួតពិនិត្យបឋមនៃឯកសារគឺដើម្បីកំណត់អត្តសញ្ញាណអង្គភាព ឬមន្ត្រីដែលចាំបាច់ត្រូវបញ្ជូនឯកសារមកពិចារណា។ វាត្រូវតែចងចាំជានិច្ចថាមិនចាំបាច់ផ្ទេរឯកសារទាំងអស់ទៅប្រធានស្ថាប័ននោះទេ។ នៅក្នុងស្ថាប័នជាច្រើន អ្នកគ្រប់គ្រងទទួលបាន 80-90% នៃឯកសារចូលទាំងអស់ ហើយបន្ទាប់មកបញ្ជូនវាទៅអ្នកតំណាងរបស់ពួកគេ។ ក្នុងករណីនេះការសម្រេចចិត្តត្រូវបានធ្វើឡើងលើ 2-3% នៃឯកសារ។ ដំណោះស្រាយជាបន្តបន្ទាប់មិនផ្តល់អ្វីថ្មីដល់ប្រតិបត្តិករទេ។ 90-95% នៃឯកសារដែលបានផ្ញើក៏ត្រូវបានដាក់ឱ្យចុះហត្ថលេខាផងដែរ។ នីតិវិធីនេះកាត់បន្ថយសុពលភាពនៃការសម្រេចចិត្ត និងប្រសិទ្ធភាពរបស់វា (ពេលវេលារង់ចាំសម្រាប់ការពិចារណាគឺ 2-3 ដងយូរជាងពេលធ្វើការលើឯកសារ) គំនិតផ្តួចផ្តើម និងការទទួលខុសត្រូវរបស់អ្នកប្រតិបត្តិ។

នៅក្នុងការពិនិត្យបឋមនៃឯកសារ ចាំបាច់ត្រូវគិតគូរពីសារៈសំខាន់នៃខ្លឹមសាររបស់វា ភាពស្មុគស្មាញ និងភាពថ្មីថ្មោងនៃសំណួរដែលបានលើកឡើង ភាពជាអ្នកនិពន្ធ និងប្រភេទនៃឯកសារ។

ដោយផ្អែកលើការវាយតម្លៃនៃឯកសារនិងស្របតាមមុខងារនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធការចែកចាយឯកសារចូលត្រូវបានធ្វើឡើង។ ឯកសារដែលផ្ញើទៅកាន់មន្ត្រីជាក់លាក់ជាក្បួនត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យពួកគេបន្ទាប់ពីការចុះឈ្មោះ។ វាត្រូវបានអនុញ្ញាតក្នុងករណីដែលគ្មានប្រធានផ្ទេរឯកសារសម្រាប់ការប្រតិបត្តិទៅឱ្យមន្ត្រីដោយមានព័ត៌មានជាបន្តបន្ទាប់ពីក្បាល។

ការពិចារណាបឋមលើឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយជំនួយការលេខាធិការ ប្រធានការិយាល័យ លេខាធិការដ្ឋាន អគ្គនាយកដ្ឋាន ជំនួយការប្រធាន។ល។ ក្រោយ​ការ​ពិចារណា​បឋម ឯកសារ​ត្រូវ​បញ្ជូន​ទៅ​ចុះ​ឈ្មោះ ឬ​ចុះ​បញ្ជី​ដោយ​មន្ត្រី​ដដែល។

នៅលើឯកសារដែលបានចុះឈ្មោះទាំងអស់នៅជ្រុងខាងស្តាំខាងក្រោមនៃទំព័រទីមួយរបស់វា ត្រាចុះឈ្មោះត្រូវបានបិទភ្ជាប់៖

ឈ្មោះក្រុមហ៊ុន ក្នុង។ លេខ __________________ ពី _____________________

ការបោះត្រា កាលបរិច្ឆេទ លេខចុះឈ្មោះ (តាមលំដាប់លេខចាប់ពីឆ្នាំប្រតិទិន) ធ្វើឡើងនៅថ្ងៃទទួលឯកសារ។

មិនមែនឯកសារទាំងអស់សុទ្ធតែជាកម្មវត្ថុនៃការចុះឈ្មោះទេ។ ចាំបាច់ត្រូវចុះឈ្មោះឯកសារដែលបានទទួលពីអាជ្ញាធរថ្នាក់លើ អង្គការសាធារណៈ លិខិតសំខាន់ៗពីអង្គការផ្សេងៗ ការអំពាវនាវពីប្រជាពលរដ្ឋ។ ច្បាប់ចម្លងសម្រាប់ព័ត៌មាន។ នៅក្នុងអង្គការនីមួយៗ បញ្ជីឯកសារបែបនេះត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយប្រធានសេវាកម្មការងារការិយាល័យ ហើយត្រូវបានផ្តល់នៅក្នុងការណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យដែលត្រូវបានអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ។

ឯកសារទាំងអស់ (ចូល ចេញ ផ្ទៃក្នុង) នៅក្នុងអង្គការត្រូវបានចុះបញ្ជីនៅកណ្តាល។ ការចុះបញ្ជីវិមជ្ឈការនៃឯកសារត្រូវបានអនុញ្ញាតនៅក្នុងស្ថាប័នដែលមានឯកតារចនាសម្ព័ន្ធដាច់ដោយឡែកពីគ្នាតាមទឹកដី និង លក្ខខណ្ឌពិសេសការងារ។

នៅក្នុងស្ថាប័នដែលមានលំហូរឯកសារប្រចាំឆ្នាំ 100 ពាន់ឯកសារឬច្រើនជាងនេះ ដែលជាកន្លែងដែលវាមិនអាចទៅរួចទេដើម្បីអនុវត្តការចុះឈ្មោះកណ្តាល ឯកសារសំខាន់បំផុតត្រូវតែចុះឈ្មោះនៅក្នុងការិយាល័យ នៅសល់ - នៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ។

ឯកសារត្រូវបានចុះឈ្មោះនៅលើកាត។ នៅដំណាក់កាលដំបូងនៃការចុះឈ្មោះ សូមបំពេញផ្នែកនៃកាត (ដោយវាយអក្សរ ឬសរសេរដោយដៃ)៖

លេខចូល និងកាលបរិច្ឆេទចុះឈ្មោះ។ ឧទាហរណ៍:លេខ 150 ចុះថ្ងៃទី 01/15/2008 (លេខ 150 - លេខសៀរៀលនៃឯកសារចូល ដោយចាប់ផ្តើមពីថ្ងៃទី 1 ខែមករា នៃឆ្នាំបច្ចុប្បន្ន 15.01.2008 - កាលបរិច្ឆេទនៃការទទួលឯកសារដែលបានចុះបញ្ជី)។ លេខ និងកាលបរិច្ឆេទនេះក៏ត្រូវតែបង្ហាញនៅក្នុងត្រាចុះឈ្មោះនៅលើឯកសារ។

ពីអ្នកដែលឯកសារត្រូវបានទទួល (សមាគម Kemerovo "Oxid");

ចំនួនសន្លឹកនិងច្បាប់ចម្លង (2 សន្លឹកក្នុង 1 ច្បាប់ចម្លង);

កាលបរិច្ឆេទនៃឯកសារដែលទទួលបាន និងលេខចេញ (20.12.2008 No. 259/10);

បន្ទាប់ពីដំណាក់កាលទី 1 នៃការចុះឈ្មោះឯកសារត្រូវបានបញ្ជូនទៅប្រធានស្ថាប័នឬប្រធានផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ។

ចំនួនច្បាប់ចម្លងនៃប័ណ្ណចុះឈ្មោះត្រូវបានកំណត់ដោយចំនួនសន្លឹកបៀ: ការត្រួតពិនិត្យឯកសារយោងសំណួរភូមិសាស្ត្រជាដើម។ សម្រាប់ភាពខុសគ្នាដែលមើលឃើញ កាតអាចត្រូវបានធ្វើពីក្រដាសពណ៌ផ្សេងគ្នា ឬជាមួយឆ្នូតពណ៌តាមគែមខាងលើ។ អ្នកអាចប្រើពួកវាដូចខាងក្រោម: ចូល - ពណ៌មួយផ្ញើ - មួយទៀតខាងក្នុង - ពណ៌ទីបី; ឬ៖ ចូលដល់ឈ្មោះក្បាលទីមួយ - ពណ៌មួយ, ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ - មួយទៀត, ការគ្រប់គ្រង - ទីបី, មិនគ្រប់គ្រង - ទីបួន, បញ្ជូន - ទីប្រាំ, ខាងក្នុង - ពណ៌ទីប្រាំមួយ។

នៅពេលផ្ទេរឯកសារទៅក្បាលកាតបន្ទាប់ពីដំណាក់កាលដំបូងនៃការចុះឈ្មោះពួកគេត្រូវបានដាក់ជាបណ្តោះអាសន្ននៅក្នុងឯកសារយោងនៅក្នុងផ្នែក "ឯកសារនៅលើរបាយការណ៍" ។

ក្បាលត្រូវតែពិចារណាលើឯកសារនៅថ្ងៃដែលពួកគេត្រូវបានទទួល (ជាករណីលើកលែងដែលមិនចង់បាន - នៅថ្ងៃបន្ទាប់) ហើយត្រលប់ទៅជំនួយការលេខាធិការឬជំនួយការជាមួយនឹងដំណោះស្រាយ។ ឯកសារត្រូវដាក់ជូនប្រធាន ហើយប្រគល់ជូនជំនួយការវិញតាមពេលវេលាកំណត់យ៉ាងតឹងរ៉ឹង ដំណោះស្រាយត្រូវតែជាក់លាក់។

ឧទាហរណ៍:

G.V. អ៊ីវ៉ាណូវ

សូមរៀបចំចម្លើយ

______________________

ហត្ថលេខា

ក្បាលមិនគួរពន្យារពេលឯកសារទេ ហើយលើសពីនេះទៅទៀត ទុកវានៅក្នុងការិយាល័យរបស់គាត់សម្រាប់ពេលជាក់លាក់មួយ។ ប្រសិនបើចាំបាច់ត្រូវប្រើឯកសារនៅពេលអនាគត ច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់អ្នកគ្រប់គ្រង។ លើសពីនេះទៀតអ្នកគ្រប់គ្រងខ្លួនឯងមិនគួរទទួលយកឯកសារពីអ្នកទស្សនាអ្នកក្រោមបង្គាប់ទេនេះជាក្បួនត្រូវបានធ្វើឡើងដោយយោង (ឬការិយាល័យនាយកដ្ឋានទូទៅលេខាធិការដ្ឋាន។ ល។ ) ។

យោងតាមដំណោះស្រាយឯកសារត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យប្រតិបត្តិករប្រសិនបើមានពួកគេជាច្រើននោះឯកសារដើមត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យប្រតិបត្តិករសំខាន់ (ឈ្មោះរបស់គាត់គឺជាលើកដំបូងនៅក្នុងដំណោះស្រាយ) និងថតចម្លងទៅឱ្យប្រតិបត្តិករផ្សេងទៀត។ អត្ថបទនៃដំណោះស្រាយភ្លាមៗនៅពេលប្រគល់ឯកសារពីក្បាលត្រូវបានផ្ទេរទៅប័ណ្ណចុះឈ្មោះក្នុងផ្នែក "អ្នកណាផ្ញើឯកសារ។ ដំណោះស្រាយ "។

ឧទាហរណ៍:

I.P. Kirsanov, G.V. អ៊ីវ៉ាណូវ

សូមរៀបចំចម្លើយ

_______________________

ហត្ថលេខារបស់អ្នកគ្រប់គ្រង

បន្ទាប់មកផ្នែកខាងក្រោមនៃកាតត្រូវបានបំពេញនៅផ្នែកខាងបញ្ច្រាស៖ "កាលបរិច្ឆេទនៃការដាក់ស្នើសម្រាប់ការប្រតិបត្តិ" - 01/15/2008; "ឯកសារត្រូវបានផ្ញើទៅអ្នកណា" - G.V. អ៊ីវ៉ាណូវ; "វិក័យប័ត្រសម្រាប់ការទទួល" - គំនូរដោយ Ivanov G.V., កាលបរិច្ឆេទ។

អនុលោមតាមបទប្បញ្ញត្តិនៃប្រព័ន្ធចុះបញ្ជីរដ្ឋនៃឯកសារ (RSSD) បន្ទាប់ពីការពិចារណាដោយអ្នកដឹកនាំឯកសារត្រូវបានបញ្ជូនទៅការិយាល័យដែលផ្ទេរដំណោះស្រាយហើយបន្ទាប់មកផ្ទេរឯកសាររួមជាមួយកាតមួយទៅកន្លែងទទួលរចនាសម្ព័ន្ធ។ ឯកតា, ច្បាប់ចម្លងកាតដែលនៅសល់នៅតែមាននៅក្នុងការិយាល័យនៅក្នុងទូឯកសារ: ទី 1 - ឯកសារយោង (តាមលំដាប់លេខ); ទី 2 - ការត្រួតពិនិត្យ (តាមកាលកំណត់); ទី 3 - បញ្ហាចម្បងរបស់អង្គការ; ទី៤-ការឆ្លើយឆ្លងជាមួយអង្គការតាមទឹកដី ឬស្ថាប័នជាក់លាក់។ ការប្រើប្រាស់ទូឯកសារបែបនេះអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកផ្តល់ព័ត៌មានត្រឹមត្រូវយ៉ាងឆាប់រហ័សលើឯកសារណាមួយដែលទទួលបានដោយអង្គការ។ ម៉ាស៊ីនស្វែងរកនេះក៏អាចត្រូវបានប្រើក្នុងការចងក្រងកម្មវិធីកុំព្យូទ័រផងដែរ។

ចាប់ពីពេលទទួលអ្នកម៉ៅការរហូតដល់ការបញ្ចប់ការងារ ឯកសារត្រូវស្ថិតនៅក្នុងថតឯកសារការងារ។ ឯកសារ និងសម្ភារៈទាំងអស់ដែលទាក់ទងនឹងវាត្រូវបានបញ្ជូនទៅករណី នៅពេលដែលការងារលើពួកវាត្រូវបានបញ្ចប់ទាំងស្រុង ហើយអ្នកម៉ៅការចាត់ទុកថាវាបានបញ្ចប់។ នៅពេលបញ្ជូនឯកសារសម្រាប់ហត្ថលេខាវាគួរតែត្រូវបានអមដោយសម្ភារៈដោយផ្អែកលើមូលដ្ឋានដែលវាត្រូវបានរៀបចំ។ នេះជួយសម្រួលការងាររបស់អ្នកគ្រប់គ្រង ជៀសវាងការហៅអ្នកសំដែង។ល។

នៅពេលទទួលបានឯកសារ វាអាចមានជម្រើសជាច្រើនសម្រាប់ការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេ។

1. ផ្អែកលើឯកសារផ្តួចផ្តើមដែលទទួលបាន ការឆ្លើយតបមួយត្រូវបានបង្កើតឡើង។ ឧទាហរណ៍:លិខិតរបស់ក្រសួងអប់រំនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីទៅកាន់គណៈកម្មាធិការសម្រាប់ការអប់រំវិជ្ជាជីវៈបឋមនៃរដ្ឋបាលនៃតំបន់ Novosibirsk ស្តីពីការផ្តល់ព័ត៌មានស្តីពីការរៀបចំអាហារក្តៅសម្រាប់សិស្សសាលាវិជ្ជាជីវៈក្នុងតំបន់។ ការឆ្លើយតបរបស់គណៈកម្មាធិការគឺជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការដកឯកសារចេញពីការគ្រប់គ្រង។

2. នៅលើមូលដ្ឋាននៃដំណោះស្រាយដែលទទួលបានពីប្រធានរដ្ឋបាលនៃតំបន់ Novosibirsk លេខ 205 ចុះថ្ងៃទី 20 ខែមករា ឆ្នាំ 2008 កម្មវិធីរបស់គណៈកម្មាធិការសម្រាប់ការអប់រំបឋមសិក្សាត្រូវបានបង្កើតឡើងដែលត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់គណៈកម្មាធិការ។ . ការបញ្ជាទិញនេះគឺជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការអនុវត្តឯកសារ។

3. នៅលើមូលដ្ឋាននៃលិខិតរបស់ក្រសួងអប់រំនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីស្តីពីនីតិវិធីសម្រាប់ការផ្តល់ហិរញ្ញប្បទានដល់សាលាវិជ្ជាជីវៈការប្រជុំរបស់នាយកសាលាវិជ្ជាជីវៈត្រូវបានរៀបចំនៅឆ្នាំ 2008 ដែលការពន្យល់ដែលមាននៅក្នុងលិខិតនេះត្រូវបានផ្តល់ឱ្យ។ ឯកសារដែលទទួលបានត្រូវបានដកចេញពីវិញ្ញាបនបត្រត្រួតពិនិត្យ។

4. ឯកសារដែលត្រូវបានទទួលសម្រាប់ប្រើប្រាស់ក្នុងការងារមិនត្រូវបានគ្រប់គ្រង និងត្រូវបានរក្សាទុកដោយអ្នកម៉ៅការ ហើយបន្ទាប់មកនៅក្នុងករណីនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធឬនៅក្នុងការិយាល័យ។

ដូច្នេះបន្ទាប់ពីការប្រតិបត្តិឯកសារ ចាំបាច់ត្រូវបញ្ចូលទិន្នន័យចុងក្រោយបំផុតទៅក្នុងប័ណ្ណចុះឈ្មោះ ដែលរួមមានៈ

កំណត់ចំណាំស្តីពីការគ្រប់គ្រង និងការប្រតិបត្តិ (ពួកគេជួសជុលសេចក្តីសង្ខេប កាលបរិច្ឆេទ និងលេខនៃឯកសារឆ្លើយតប ទីតាំង និងនាមត្រកូលរបស់អ្នកដែលបានចុះហត្ថលេខា។ ក្នុងករណីដែលគ្មានចម្លើយជាលាយលក្ខណ៍អក្សរ បង្ហាញដោយអ្នកណា ពេលណា និងរបៀបបញ្ហាដែលបានកំណត់។ នៅក្នុងឯកសារផ្តួចផ្តើមត្រូវបានដោះស្រាយ) ។

ឧទាហរណ៍:

វិញ្ញាបនបត្រត្រូវបានផ្ញើនៅលើការរៀបចំអាហារក្តៅសម្រាប់សិស្សសាលាវិជ្ជាជីវៈក្នុងតំបន់;

ការចង្អុលបង្ហាញអំពីពេលណា និងដោយអ្នកណាដែលឯកសារត្រូវបានដកចេញពីការគ្រប់គ្រង (ចង្អុលបង្ហាញទីតាំង ឈ្មោះក្បាល និងកាលបរិច្ឆេទនៃការដកចេញពីការគ្រប់គ្រង)។

ឧទាហរណ៍:

ប្រធានគណៈកម្មាធិការ Ya.Ya. Borgeno 20.01.2008;

កាលបរិច្ឆេទនៃការត្រឡប់មកវិញ បង្កាន់ដៃរបស់បុគ្គលដែលទទួលយកឯកសារ។

ឧទាហរណ៍:

20.01.2008____________________

ហត្ថលេខា

លេខករណីដែលឯកសារត្រូវបានរក្សាទុក ឬសញ្ញានៃការបំផ្លាញ។

ឧទាហរណ៍:

នេះគឺជាឧទាហរណ៍នៃប័ណ្ណចុះឈ្មោះដែលបានបញ្ចប់ពេញលេញសម្រាប់ឯកសារចូល៖

ផ្នែកខាងក្រោយ

កាលបរិច្ឆេទនៃការដាក់ស្នើសម្រាប់ការអនុវត្ត	ឯកសារត្រូវបានផ្ញើទៅអ្នកណា	បង្កាន់ដៃទទួល	កាលបរិច្ឆេទនៃការត្រឡប់មកវិញ បង្កាន់ដៃអ្នកទទួលឯកសារ	លេខករណីដែលឯកសារត្រូវបានរក្សាទុក ឬសញ្ញានៃការបំផ្លាញ
	Kirsanova N.V.
សញ្ញានៃការគ្រប់គ្រង និងការអនុវត្ត៖ វិញ្ញាបនបត្រនៃការរៀបចំអាហារក្តៅត្រូវបានផ្ញើតាមសំបុត្រដែលបានចុះឈ្មោះ។ ចុះហត្ថលេខាដោយ៖ ប្រធាន Ya.Ya. Borgeno ពេលណា និងដោយអ្នកណា ដែលឯកសារត្រូវបានដកចេញពីការគ្រប់គ្រង៖ ប្រធានគណៈកម្មាធិការ I.I. Borgeno 20.0 1.2008

លំហូរការងារ គឺជាចលនានៃឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នមួយ ចាប់ពីពេលដែលពួកគេត្រូវបានបង្កើត ឬទទួលរហូតដល់ការបញ្ចប់ការប្រតិបត្តិ ឬបញ្ជូន 1។

សូមមើល: GOST R 51141-98 ។ ការងារការិយាល័យ និងការរក្សាទុកឯកសារ។ លក្ខខណ្ឌ និងនិយមន័យ។ M. , 1998. S. ៣.

ការរៀបចំលំហូរការងារពាក់ព័ន្ធនឹងចលនាសមហេតុផលនៃឯកសារក្នុងអំឡុងពេលចលនារបស់ពួកគេនៅក្នុងអង្គការ (ស្ថាប័ន) និងរួមបញ្ចូលប្រតិបត្តិការទាំងនោះជាមួយនឹងឯកសារដូចជាការទទួល ការពិចារណា ការចែកចាយ និងការផ្ទេរសម្រាប់ប្រតិបត្តិ ការរៀបចំការប្រតិបត្តិ និងការបញ្ជូន។ ខ្សែសង្វាក់បច្ចេកវិទ្យានៃឯកសារដំណើរការក៏រួមបញ្ចូលផងដែរនូវការចុះឈ្មោះ ពត៌មាន និងការងារយោង ការគ្រប់គ្រងលើពេលវេលានៃការប្រតិបត្តិ។ ការរៀបចំលំហូរការងារពាក់ព័ន្ធនឹងការអភិវឌ្ឍន៍ និងការអនុលោមតាមច្បាប់ដែលស្របតាមចលនានៃឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នកើតឡើង។

បទប្បញ្ញត្តិទ្រឹស្តីនៃការរៀបចំលំហូរការងារត្រូវបានបង្កើតឡើងជាយូរមកហើយហើយនៅតែមានជាប់ទាក់ទង។ ច្បាប់សំខាន់នៃការរៀបចំលំហូរការងារគឺជាចលនាយ៉ាងលឿននៃឯកសារតាមបណ្តោយផ្លូវខ្លីបំផុតជាមួយនឹងពេលវេលា និងកម្លាំងពលកម្មតិចតួចបំផុត។ ដូច្នេះនៅពេលបង្កើតតម្រូវការសម្រាប់ការរៀបចំការចរាចរឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នប្រតិបត្តិសហព័ន្ធ មនុស្សម្នាក់គួរតែបន្តពីគោលការណ៍ដូចខាងក្រោមៈ

• កណ្តាលនៃប្រតិបត្តិការសម្រាប់ការទទួលនិងផ្ញើឯកសារ;
• ការចែកចាយឯកសារទៅជាលំហូរឯកសារដែលមានផ្លូវដូចគ្នា (ការបញ្ជូនឯកសារ);
• ការរៀបចំការពិចារណាបឋមនៃឯកសារចូល;
• ការមិនរាប់បញ្ចូលចលនាត្រឡប់មកវិញនៃឯកសារ មិនមែនដោយសារភាពចាំបាច់នៃអាជីវកម្មទេ។
• ការចុះឈ្មោះឯកសារតែមួយដង;
• ការលុបបំបាត់ការអនុម័តមិនសមហេតុផលនៃឯកសារព្រាង;
• បទប្បញ្ញត្តិនៃប្រតិបត្តិការសម្រាប់ដំណើរការ ពិនិត្យ និងអនុម័តឯកសារ។

ការអនុវត្តច្បាប់ទាំងនេះនៅក្នុងអង្គការតែមួយត្រូវបានអនុវត្តនៅពេលបង្កើតការណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យ។ ក្នុងស្រុកនេះ។ ឯកសារបទដ្ឋានគ្រោងការណ៍សម្រាប់ចលនានៃលំហូរឯកសារសំខាន់ ក៏ដូចជាវិធីនៃចលនានៃប្រភេទឯកសារសំខាន់ៗបំផុតសម្រាប់សកម្មភាពរបស់អង្គការគួរតែត្រូវបានបង្កើតឡើង។ សេចក្តីណែនាំការងារការិយាល័យ ដូចដែលបានកត់សម្គាល់រួចមកហើយ អនុវត្តមុខងារនៃការគ្រប់គ្រងចលនាឯកសារ ហើយគួរតែពង្រឹងនូវភាពរហ័សរហួននៃចលនា និងប្រតិបត្តិការទាំងអស់សម្រាប់ដំណើរការឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នជាក់លាក់មួយ។ នៅក្នុងផ្នែក "ការរៀបចំលំហូរឯកសារ" នៃសេចក្តីណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យ វាត្រូវបានផ្ដល់អនុសាសន៍ឱ្យបញ្ជាក់ពីបទប្បញ្ញត្តិដែលបង្កើត:

• ការទទួលនិងដំណើរការបឋមនៃឯកសារចូល;
• ការពិចារណាបឋមនៃឯកសារ;
• នីតិវិធីសម្រាប់ការចុះឈ្មោះឯកសារចូល;
• នីតិវិធីត្រួតពិនិត្យឯកសារដោយអ្នកគ្រប់គ្រង និងនាំយកឯកសារទៅប្រតិបត្តិករ។
• នីតិវិធីសម្រាប់ការចុះឈ្មោះឯកសារដែលបានផ្ញើ;
• នីតិវិធីសម្រាប់ការបញ្ជូនឯកសារ;
• នីតិវិធីសម្រាប់ដំណើរការ និងគណនេយ្យសម្រាប់ការឆ្លើយឆ្លងបរទេស;
• នីតិវិធីសម្រាប់ការចុះឈ្មោះ និងការឆ្លងកាត់ឯកសារផ្ទៃក្នុង;
• គណនេយ្យ និងការវិភាគនៃបរិមាណលំហូរឯកសារ;
• ការរៀបចំការងារជាមួយឯកសារនៅក្នុងផ្នែករងរចនាសម្ព័ន្ធ។

មូលដ្ឋានដំបូងនៃលំហូរឯកសារត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំងដោយឯកសាររបស់អង្គការដូចជាធម្មនុញ្ញ បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីអាជ្ញាធររដ្ឋ ឬរដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន បទបញ្ជាស្តីពីការបែងចែកការទទួលខុសត្រូវ។ រចនាសម្ព័ន្ធអង្គការស្ថាប័ន។ លំហូរការងាររបស់អង្គការត្រូវបានប៉ះពាល់ដោយផ្ទាល់ដោយការសាងសង់ឧបករណ៍គ្រប់គ្រង។ ប្រសិនបើមុខងារនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធមិនត្រូវបានកំណត់នៅក្នុងអង្គការនោះ សមត្ថភាពរបស់អ្នកគ្រប់គ្រងនីមួយៗមិនត្រូវបានបង្កើតឡើងច្បាស់លាស់ទេ នោះចលនានៃឯកសារនឹងពិបាកខ្លាំងណាស់ ឯកសារនឹងត្រូវបានផ្ទេរម្តងហើយម្តងទៀតពីផ្នែកមួយទៅផ្នែកមួយទៀត ហើយនេះនឹងកើនឡើងដោយជៀសមិនរួច។ ពេលវេលាសម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសាររបស់អ្នកម៉ៅការជាក់លាក់នីមួយៗ។ ការគ្រប់គ្រងឯកសារមិនមែនជាដំណើរការមេកានិកសុទ្ធសាធទេ ដែលត្រូវបានកាត់បន្ថយត្រឹមតែចលនាឯកសារប៉ុណ្ណោះ។ នៅដំណាក់កាលជាច្រើន នៅពេលធ្វើការសម្រេចចិត្តរបស់អ្នកគ្រប់គ្រង មនុស្សម្នាក់យល់ឃើញព័ត៌មាន និងវាយតម្លៃវា។ ដូច្នេះ ជាមួយនឹងលទ្ធភាពគោលបំណងនៃការបង្រួបបង្រួម ការរៀបចំលំហូរការងារនៅក្នុងស្ថាប័ន និងសហគ្រាសនានាអាចមានលក្ខណៈពិសេសជាក់លាក់ដែលពាក់ព័ន្ធជាពិសេសជាមួយ កត្តាមនុស្សលក្ខណៈនៃការគ្រប់គ្រងសាជីវកម្ម ២.

លំហូរឯកសារ បន្ថែមលើផ្នែកគុណភាព ក៏មានបរិមាណមួយដែរ - បរិមាណ ឯកសារគ្រប់គ្រងការកើនឡើងឥតឈប់ឈរនៅទូទាំងពិភពលោក សមាមាត្រទៅនឹងការផ្លាស់ប្តូរនៃការកើនឡើងនៃបរិមាណផលិតកម្ម និងផលិតភាពការងារ។ កត្តាដូចជា ការអភិវឌ្ឍន៍សេដ្ឋកិច្ច ការពង្រីក និងភាពទំនើបនៃជួរផលិតផល ការពង្រីកជួរទំនិញ និងសេវាកម្ម ការណែនាំបច្ចេកវិទ្យាថ្មី ការអភិវឌ្ឍន៍តំបន់ថ្មី ការសាងសង់ទីក្រុង និង គ្រឿងបរិក្ខារឧស្សាហកម្មហើយភាពស្មុគស្មាញនៃដំណើរការគ្រប់គ្រងត្រូវបានសន្មតថាជាហេតុផលគោលបំណងសម្រាប់ការកើនឡើងនៃបរិមាណឯកសារ។ ប្រសិនបើចំនួននៃសកម្មភាពដែលបានចងក្រងជាឯកសារ និងចំនួនអ្នកទទួលដែលសកម្មភាពទាំងនេះត្រូវបានដឹកនាំកើនឡើង នោះបរិមាណនៃ ឯកសារដែលបានបង្កើត. ដូច្នេះការកើនឡើង ឬថយចុះនៃបរិមាណឯកសារអាស្រ័យទៅលើវិសាលភាពធំមួយលើដំណើរការគ្រប់គ្រង និងឯកសាររបស់វា។

ទន្ទឹមនឹងនេះ ហេតុផលសម្រាប់ការកើនឡើងនៃបរិមាណឯកសារសម្រាប់ហេតុផលប្រធានបទត្រូវបានកំណត់ជាយូរមកហើយ។ ទាំងនេះ​រួម​បញ្ចូល​ទាំង:

• ការកើនឡើងនៃចំនួនស្ថាប័នត្រួតពិនិត្យ ស្ថាប័នត្រួតពិនិត្យផ្សេងៗ។
• ការបំពាននិងការធ្វេសប្រហែស សិទ្ធិស្របច្បាប់ប្រជាពលរដ្ឋ;
• ឯកសារដែលគ្មានជំនាញនៃសកម្មភាពគ្រប់គ្រង ជាលទ្ធផលដែលឯកសារមិនច្បាស់លាស់ត្រូវបានបង្កើតឡើងដែលទាមទារឱ្យមានការបោះពុម្ពឡើងវិញនូវឯកសារ (បញ្ជាក់) ម្តងហើយម្តងទៀតលើបញ្ហាដូចគ្នា;
• ការបោះពុម្ពឯកសារដែលមិនមាន កម្លាំងច្បាប់;
• បំបែក​បាក់បែក កាតព្វកិច្ចកិច្ចសន្យាពេលវេលាកំណត់សម្រាប់ការអនុវត្តឯកសារ ឬទាន់ពេលវេលា ប៉ុន្តែការអនុវត្តគុណភាពអន់នៃភារកិច្ច ការណែនាំ ដែលនាំឱ្យមានការកើនឡើងនៃឯកសារជាមួយនឹងសំណើសុំពន្យារពេលកាលបរិច្ឆេទ ការតវ៉ា ការពន្យល់ ការទាមទារ។ល។
• កង្វះមុខងារដែលបានកំណត់យ៉ាងច្បាស់សម្រាប់អង្គការក្រោមបង្គាប់ ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ (និងសម្រាប់មន្ត្រីបុគ្គល - សិទ្ធិ) ក្នុងការដោះស្រាយភារកិច្ចគ្រប់គ្រង ដែលនាំទៅដល់ការអំពាវនាវឥតឈប់ឈរទៅកាន់អ្នកគ្រប់គ្រងសម្រាប់ការបំភ្លឺឬការអនុញ្ញាត។
• អសមត្ថភាពរបស់បុគ្គលិកគ្រប់គ្រងក្នុងការដោះស្រាយផលិតកម្ម សេដ្ឋកិច្ច ការងារគ្រប់គ្រង ដែលត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងឯកសារនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ។ ដំណោះស្រាយមិនត្រឹមត្រូវត្រូវបានជ្រើសរើស បន្ទាប់មកកំហុសដែលបានធ្វើត្រូវបានកែតម្រូវ។ល។ លទ្ធផលនៃការនេះគឺការលេចឡើងនៃឯកសារកាន់តែច្រើនឡើងលើបញ្ហាដូចគ្នា;
• កង្វះបទប្បញ្ញត្តិឯកសារនៅក្នុងឧបករណ៍គ្រប់គ្រង ដែលនាំឱ្យមានការប្រើប្រាស់ឯកសារជាច្រើនប្រភេទ និងទម្រង់ផ្សេងៗគ្នា ដែលមានបំណងអនុវត្តមុខងារដូចគ្នា និងមានព័ត៌មានដូចគ្នា ដែលទោះជាយ៉ាងណា មានភាពខុសប្លែកគ្នាក្នុងទម្រង់នៃការបង្ហាញ ឬសមាសភាពទិន្នន័យ។ .

ដូច្នេះ ហេតុផលជាប្រធានបទដែលប៉ះពាល់ដល់ការកើនឡើងនៃបរិមាណនៃការចរាចរឯកសារអាចត្រូវបានផ្សារភ្ជាប់ទាំងជាមួយនឹងការិយាធិបតេយ្យនៃបរិធានរដ្ឋបាល និងជាមួយនឹងការបំពាន។ តម្រូវការបទប្បញ្ញត្តិលើការរៀបចំឯកសារគាំទ្រសម្រាប់ការគ្រប់គ្រង ក៏ដូចជាភាពអសមត្ថភាពរបស់អ្នកឯកទេសក្នុងបរិធានរដ្ឋបាល និងសេវាកម្មរបស់គ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យសិក្សា។

លើសពីនេះ បច្ចេកវិជ្ជារៀបចំឯកសារថ្មី ដោយបានកាត់បន្ថយពេលវេលាសម្រាប់បង្កើតអត្ថបទ បោះពុម្ព និងចម្លងវាបានបង្កើនភាពសម្បូរបែបនៃឯកសារ និងលំហូររបស់វា ប៉ុន្តែមិនបានដោះស្រាយបញ្ហានៃការគ្រប់គ្រងលំហូរទាំងនេះទេ។ សេចក្តីផ្តើមនៃថ្មី។ បច្ចេកវិទ្យាព័ត៌មានក្នុងការរៀបចំឯកសារ ម៉្យាងវិញទៀត វាបានបង្កើនល្បឿនយ៉ាងសំខាន់ និងកាត់បន្ថយភាពស្មុគស្មាញនៃប្រតិបត្តិការទាំងនេះ ប៉ុន្តែម្យ៉ាងវិញទៀត វាបាននាំឱ្យមានការកើនឡើងនៃចំនួនឯកសារ ដោយសារឯកសារដូចគ្នានេះច្រើនតែត្រូវបានបង្កើតនៅក្នុងទាំងពីរ។ ទម្រង់ក្រដាសនិងអេឡិចត្រូនិច។

ទាំងអស់នេះបង្ហាញថា ការបង្កើតលំហូរការងារសមហេតុផល គឺជាបញ្ហារបស់ស្ថាប័ន និងជាបញ្ហាបច្ចេកវិទ្យា។ ទន្ទឹមនឹងនេះដែរមានតែផ្នែកតូចមួយនៃបញ្ហាដែលកើតឡើងប៉ុណ្ណោះដែលអាចដោះស្រាយបានដោយសេវាកម្ម DOW ។ បញ្ហាដែលនៅសេសសល់គឺទាក់ទងនឹងការកែលម្អបរិធានរដ្ឋបាលដោយខ្លួនឯង និងដំណើរការឯកសារ ដំណោះស្រាយរបស់ពួកគេគឺអាចធ្វើទៅបានតែជាមួយអន្តរកម្មនៃការគ្រប់គ្រងរបស់អង្គការ និងអ្នកឯកទេសនៃសេវាកម្ម PEI ប៉ុណ្ណោះ។

• សូមមើល៖ សេចក្តីណែនាំសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍន៍សេចក្តីណែនាំការងារការិយាល័យនៅក្នុង ស្ថាប័នសហព័ន្ធអំណាចប្រតិបត្តិ។ បានអនុម័ត តាមលំដាប់នៃបណ្ណសារសហព័ន្ធ ចុះថ្ងៃទី២៣ ខែធ្នូ ឆ្នាំ២០០៩ លេខ ៧៦។ មិនត្រូវការ ការចុះឈ្មោះរដ្ឋ(លិខិតរបស់ក្រសួងយុត្តិធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 26 ខែមេសាឆ្នាំ 2010 លេខ 01/6756-D K) ។
• សូមមើល៖ គោលការណ៍ណែនាំសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍន៍សេចក្តីណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យនៅក្នុងអាជ្ញាធរប្រតិបត្តិសហព័ន្ធ។ បានអនុម័ត តាមលំដាប់នៃបណ្ណសារសហព័ន្ធថ្ងៃទី 23 ខែធ្នូឆ្នាំ 2009 លេខ 76 ។ វាមិនត្រូវការការចុះឈ្មោះរដ្ឋ (លិខិតរបស់ក្រសួងយុត្តិធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីនៃថ្ងៃទី 26 ខែមេសាឆ្នាំ 2010 លេខ 01 / 6756-D K) ។ សង់​ទី​ម៉ែ​ត។: Bobyleva M.P.ការគ្រប់គ្រងឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព៖ ពីប្រពៃណីទៅអេឡិចត្រូនិក។ M.: MEI Publishing House, 2004. S. 23-24 ។