ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារនៃបណ្ណសារនាយកដ្ឋាន។ ជំហានដំបូងនៅកន្លែងធ្វើការថ្មី៖ ទុកក្នុងប័ណ្ណសារពីទទេ

តើការគ្រប់គ្រង និងនិយោជិតរបស់អង្គការកំណត់ភារកិច្ចអ្វីសម្រាប់ប្រធានថ្មីនៃសេវាកម្មបណ្ណសារ? ជាញឹកញយ នេះ​ជា​ការ​យំ​ចេញ​ពី​បេះដូង៖ “ធ្វើ​អ្វី​មួយ​ជាមួយ​នឹង​ឯកសារ​អាក្រក់​ទាំង​នេះ!” ដំបូង នេះពិតជាអ្វីដែលអ្នកនឹងត្រូវធ្វើ ហើយវាជាការប្រសើរជាងក្នុងការអនុវត្តការងារនេះតាមផែនការជាក់លាក់មួយ ដោយកែសម្រួលវាតាមតម្រូវការ។

នេះគឺជាចំណុចដែលអាចកើតមាននៃផែនការបែបនេះ។

■ វាយតម្លៃអង្គការនៃការរក្សាទុកឯកសារបណ្ណសារ រហូតដល់ការបង្កើតអង្គភាពបណ្ណសារពិសេស។

■ បង្កើតប្រព័ន្ធស្តង់ដារបង្រួបបង្រួមសម្រាប់ការទទួលឯកសារពីនាយកដ្ឋាននៃអង្គការសម្រាប់ការរក្សាទុក។

■ រៀបចំការទទួលយកសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារដែលមិនត្រូវការសម្រាប់ការងារប្រតិបត្តិការ ដែលនៅរាយប៉ាយនៅក្នុង attics បន្ទប់ក្រោមដី ទូខោអាវ ទូ និងកន្លែងដែលមិនបានរំពឹងទុកផ្សេងទៀត។

■ ធ្វើបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារអង្គការទាំងអស់។

■ បង្កើតឈ្មោះករណី។

■ ដាក់កម្រិតលើការចូលទៅកាន់កន្លែងផ្ទុកឯកសាររបស់ស្ថាប័ន បង្កើតគណនេយ្យសម្រាប់ការទទួល និងការចេញឯកសារ។

■ ស្វែងរកឯកសារ និងឯកសារដែលបាត់។

■ ដោះស្រាយបញ្ហានៃការរៀបចំចងក្រងសំណុំរឿង។

■ រៀបចំកំណត់ត្រានៃការងារទាំងអស់ដែលបានអនុវត្តដោយបណ្ណសារ។

នៅក្នុងអង្គការដែលប្រើការងារការិយាល័យទំនើប ព​ត៌​មាន​វិទ្យាបន្ថែមពីលើការតម្រៀបការស្ទះក្រដាស អ្នកប្រហែលជាត្រូវដោះស្រាយកិច្ចការដែលពិបាកជាងនេះទៀតគឺការសម្អាតការស្ទះព័ត៌មានអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារ។

វាក៏សំខាន់ផងដែរក្នុងការទទួលបានព័ត៌មានអំពីអ្វី ប្រព័ន្ធព័ត៌មាននៅក្នុងអង្គការត្រូវបានប្រើក្នុងការធ្វើការជាមួយឯកសារនិងអ្វីដែលពួកគេមាន។ អ្នកប្រហែលជាត្រូវធ្វើជាម្ចាស់នៃពួកវាធម្មតាបំផុត ដើម្បីធ្វើស្វ័យប្រវត្តិកម្មការងាររបស់បណ្ណសារឱ្យបានច្រើនតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន។

ពិចារណាចំណុចនៃផែនការការងារឱ្យកាន់តែលម្អិត។

ការវាយតម្លៃនៃការរៀបចំឯកសាររក្សាទុកឯកសាររហូតដល់ការបង្កើតអង្គភាពបណ្ណសារពិសេស

ប្រសិនបើអង្គការមានបន្ទប់មួយដែលមានឈ្មោះមោទនភាពនៃ "បណ្ណសារ" រួចហើយត្រូវប្រាកដថាពិនិត្យមើលវាដោយប្រុងប្រយ័ត្នជាពិសេសប្រសិនបើវាមានទីតាំងនៅបន្ទប់ក្រោមដីនៃអាគារ។ ក្នុងការធ្វើដូច្នេះត្រូវយកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេស ចំណុចខាងក្រោម:

● ថាតើមានក្រដាសសើម ឬសើមនៅលើជញ្ជាំងឬអត់។

● ថាតើឯកសារត្រូវបានបត់នៅជិតខ្សភ្លើងទទេ នៅជិតឧបករណ៍ប្រើប្រាស់ឬអត់។

● ថាតើមានឯកសារដែលខ្ចាត់ខ្ចាយចេញពីប្រអប់ គ្របដណ្តប់ដោយធូលីឬអត់។

● តើទ្វារនៅក្នុងតុដេកគឺជាអ្វី និងរបៀបដែលវាត្រូវបានចាក់សោ។

● ថាតើមានសំឡេងរោទិ៍ភ្លើង និងឧបករណ៍ពន្លត់អគ្គីភ័យដែរឬទេ?

● អ្វី​ដែល​មាន​នៅ​ក្នុង​បរិវេណ​ជាប់​នឹង​កន្លែង​ផ្ទុក (សំរាម ធុង​ថ្នាំលាប ធុង​ឥន្ធនៈ ស៊ីឡាំង​ប្រូផេន ជាដើម);

● តើមានកន្លែងជក់បារីនៅជាប់ទ្វារតុដេកទេ?

នៅពេលទៅមើលបន្ទប់ធ្វើការ អ្នកត្រូវមើលពីរបៀបនៃការផ្ទុកឯកសារត្រូវបានរៀបចំ។ តើ​មាន​ថត​ឯកសារ​ដែល​មិន​ត្រូវ​បាន​រក្សា​ទុក​ក្នុង​ទូ ប៉ុន្តែ​ដេក​ក្នុង​គំនរ​នៅ​លើ​ឥដ្ឋ ក្នុង​ប្រអប់​ពី​ស្ថានីយ​ឬ? តើ​មាន​គំនរ​ក្រដាស​ដែល​មិន​បាន​តម្រៀប​ជា​ថត​ដែល​ងាយ​ស្រួល​ដាក់​នៅ​លើ​បង្អួច កៅអី ឬ​សូម្បី​តែ​ប្រមូល​ធូលី​នៅ​លើ​ឥដ្ឋ​នៅ​ជ្រុង?

គ្រាទាំងអស់នេះនឹងតម្រូវឱ្យមានសកម្មភាពភ្លាមៗបំផុត។

ការបង្កើតប្រព័ន្ធបង្រួបបង្រួមស្តង់ដារសម្រាប់ការទទួលឯកសារពីនាយកដ្ឋាននៃអង្គការសម្រាប់ការផ្ទុក

តម្រូវការសម្រាប់ប្រព័ន្ធទទួលភ្ញៀវ និងសម្រាប់ឯកសារដែលមានបំណងរក្សាទុកមានដូចខាងក្រោម។

1. ការទទួលយកឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយទង្វើតែប៉ុណ្ណោះ។

2. វាជាការចង់រក្សាកំណត់ត្រានៃឯកសារដែលបានទទួលនៅក្នុង ក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិច.

3. ករណីនីមួយៗត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងសកម្មភាពជាអង្គភាពផ្ទុកឯករាជ្យ។ ឈ្មោះ​ពិត​នៃ​ករណី​នីមួយៗ​តាម​នាមត្រកូល​ត្រូវ​បាន​បញ្ចូល​ទៅ​ក្នុង​ទង្វើ។ ប្រសិនបើមិនទាន់មានការចាត់ថ្នាក់នៃករណីនៅឡើយទេ ក្បាលដែលត្រូវបានសរសេរនៅលើថតឯកសារខ្លួនឯងត្រូវបានប្រើ (នេះគឺចាំបាច់ដើម្បីធ្វើឱ្យវាងាយស្រួលក្នុងការគូរឡើងនូវសកម្មភាពសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារដែលផុតកំណត់នៅពេលក្រោយ)។

4. នៅពេលទទួលយកករណីការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្ត។ ឧទាហរណ៍ ប្រសិនបើថតឯកសារមានឯកសារនៃរយៈពេលរក្សាទុកផ្សេងៗគ្នា ឬថតឯកសារមានទម្រង់របាយការណ៍ណាមួយសម្រាប់រយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំ អ្នកត្រូវសម្រេចចិត្តថាតើចំនួនប៉ុន្មាន និងករណីណាដែលគួរត្រូវបានបង្កើតពីថតឯកសារនេះ (ស្របតាមស្តង់ដារ និងច្បាប់ការងារ )

នៅដំណាក់កាលដំបូងនៃការងារ វាមានតម្លៃចាប់ផ្តើមថ្ងៃធ្វើការរបស់អ្នកជាមួយនឹងដំណើរទស្សនកិច្ចទៅកាន់នាយកដ្ឋានមួយនៃអង្គការ។ គោលបំណងសំខាន់នៃដំណើរទស្សនកិច្ចបែបនេះ៖

■ ស្គាល់មនុស្សនៅក្នុងអង្គការឱ្យកាន់តែច្បាស់។

■ បញ្ជាក់ថាតើឯកសារអ្វីខ្លះដែលពួកគេមាន និងអ្វីដែលពួកគេចង់បាន/អាចទុកក្នុងប័ណ្ណសារបាន។

■ ពន្យល់ពីប្រព័ន្ធដែលអ្នកបានបង្កើតសម្រាប់ការទទួលឯកសារសម្រាប់ទុកក្នុងប័ណ្ណសារ។ ចំពោះសំណួរដូចជា: "តើវាអាចទៅរួចនៅពេលព្រឹក - អាជីវកម្មនិងពេលល្ងាច - សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុង?" - ឆ្លើយយ៉ាងក្លាហានថា "អ្វីគ្រប់យ៉ាងអាចធ្វើទៅបានប៉ុន្តែសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងគឺនៅខាងមុខ" ។ មិនគួរមានការលើកលែងទេ បើមិនដូច្នេះទេ ករណីលើកលែងនឹងក្លាយជាច្បាប់។ សូម្បីតែបុគ្គលិកខ្ជិលបំផុតដែលប្រឈមមុខនឹងគ្រោះថ្នាក់នៃការដួលរលំនៃធ្នើនឹងត្រូវបង្ខំឱ្យធ្វើតាមច្បាប់របស់អ្នក។

■ អានបាឋកថាតូចស្តីពីការចាត់ថ្នាក់នៃករណី។ បុគ្គលិកភាគច្រើនប្រហែលជាធ្លាប់បានលឺហើយ ប៉ុន្តែតើវាជាសត្វប្រភេទណា ហើយសម្រាប់អ្វីនោះ ពួកគេមិនដឹងទេ។ ធ្វើឱ្យមានការសង្កត់ធ្ងន់ចម្បងលើការពិតដែលថាដោយគ្មានជំនួយនិងចំណេះដឹងរបស់ពួកគេអំពីឯកសាររបស់អង្គការនោះអ្នកនឹងមិនអាចដោះស្រាយជាមួយនឹងភារកិច្ចដែលអ្នកគ្រប់គ្រងបានកំណត់សម្រាប់អ្នកនោះទេ។ ប្រាប់ពីរបៀបដែលអ្នកមានគម្រោងអនុវត្តការងារនេះ ហើយព្រមានថាអ្នកនឹងពិភាក្សាជាមួយនិយោជិតម្នាក់ៗអំពីឯកសារដែលគាត់ទទួលខុសត្រូវ។ សួរថាតើពេលណាអ្នកអាចរំខានពួកគេ។ អ្នក​គួរ​មាន​សៀវភៅ​កត់ត្រា​នៅ​ជាមួយ​ជា​និច្ច ជា​កន្លែង​ដែល​អ្នក​អាច​សម្គាល់​ពេល​វេលា​សំខាន់ៗ​សម្រាប់​អ្នក។

ការទទួលយកសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារដែលមិនត្រូវការសម្រាប់ការងារប្រតិបត្តិការ

អ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលត្រូវបានផ្តល់ឱ្យត្រូវតែទទួលយក។ ឯកសារដែលទទួលបានត្រូវបំបែកដោយឆ្នាំ និងនាយកដ្ឋាន ធ្វើជាផ្លូវការជាមួយវិញ្ញាបនបត្រទទួលយក។

កុំភ័យខ្លាចប្រសិនបើនៅក្នុងទង្វើដែលអ្នកមិនបានចង្អុលបង្ហាញយ៉ាងច្បាស់អំពីសមាសភាពនៃឯកសារនៅក្នុងករណីនៃឆ្នាំមុន។ ករណីត្រូវតែឆ្លងកាត់ការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារ ហើយប្រហែលជាត្រូវកែទម្រង់។ ប៉ុន្តែទាំងនេះគឺជាផែនការសម្រាប់អនាគត។ ឯកសារនឹងរង់ចាំដល់វេនរបស់ពួកគេត្រូវបានដំណើរការ។ រឿងសំខាន់គឺបង្កើតការងារប្រតិបត្តិការជាមួយឯកសារបច្ចុប្បន្ន។

ការទទួលយកឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងយ៉ាងល្អសម្រាប់ការរក្សាទុកនឹងបង្ហាញបុគ្គលិកទាំងអស់នៃអង្គការដែលដោះស្រាយឯកសារថាសេវាកម្មដែលដំណើរការយ៉ាងពិតប្រាកដបានបង្ហាញខ្លួន ដែលអាចសម្អាតតុ និងទូរបស់ពួកគេពី "ល្អ" ដែលប្រមូលផ្តុំ និងរំខានយ៉ាងខ្លាំង។

ប្រសិនបើឯកសារដែលបានទទួលយកត្រូវបានតម្រៀបយ៉ាងប្រុងប្រយ័ត្នទៅក្នុងនាយកដ្ឋាន និងឆ្នាំ នោះការស្វែងរកឯកសារចាំបាច់នៅក្នុងបណ្ណសារនឹងត្រូវការពេលវេលាតិចជាងច្រើន ហើយទទួលបានជោគជ័យជាងការស្វែងរកក្នុងគំនរឯកសារនៅកន្លែងធ្វើការ។ បន្ទាប់ពីធ្វើឱ្យប្រាកដថានេះ និយោជិតនឹងកាន់តែសកម្មក្នុងការដាក់ប្រាក់។ មានតែបុគ្គលមួយចំនួនប៉ុណ្ណោះដែលនឹងកាន់ឯកសាររបស់ពួកគេរហូតដល់ចុងក្រោយ ដោយជឿជាក់យ៉ាងមុតមាំថា ដោយបានប្រគល់វាទៅបណ្ណសារ ពួកគេនឹងចែកផ្លូវជាមួយពួកគេជារៀងរហូត ហើយមិនឃើញពួកគេម្តងទៀតទេ។ ហើយ​និយាយ​ឲ្យ​ត្រង់​ទៅ​គេ​និយាយ​ត្រូវ! បទពិសោធន៍បង្ហាញថាឯកសាររបស់អង្គការដែលមានអាយុលើសពី 2 ឆ្នាំគឺមិនចាំបាច់ត្រូវការដោយនិយោជិតខ្លួនឯងទេ ហើយវាជាការប្រសើរក្នុងការប្រគល់ការងារយោងទៅសេវាកម្មបណ្ណសារ។

នៅពេលទទួលបានសម្រាប់ការផ្ទុក ឯកសារគណនេយ្យដំបូងអ្នកត្រូវស្តុកទុកនៅលើប្រតិទិនសម្រាប់ឆ្នាំកន្លងមក (អ្នកអាចប្រើមុខងារសមរម្យ និង/ឬកម្មវិធី)។ អ្នក​ត្រូវ​ដឹង​ច្បាស់​ថា​ថ្ងៃ​ណា​ជា​ថ្ងៃ​ធ្វើការ​ក្នុង​ឆ្នាំ​នីមួយៗ។ យោងទៅតាមប្រតិទិនទាំងនេះ វាអាចជាឧទាហរណ៍ ដើម្បីពិនិត្យមើលភាពពេញលេញនៃសំណុំប្រចាំឆ្នាំ និងបង្កើតអ្វីដែលបាត់។

ប្រសិនបើឯកសារមួយចំនួនមាននៅក្នុងឃ្លាំងរួចហើយ នោះក៏ត្រូវទទួលយកតាមទង្វើ។ ចាប់ពីពេលនេះតទៅ អ្នកចាប់ផ្តើមទទួលខុសត្រូវទាំងស្រុងចំពោះឯកសាររបស់អង្គការ។

ធ្វើបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារទាំងអស់របស់អង្គការ និងចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណី

សារពើភ័ណ្ឌឯកសារគឺខ្លាំងណាស់ ការងារសំខាន់ដែលអ្នកត្រូវចាប់ផ្តើមនៅពេលចងក្រងនាមត្រកូលនៃករណី។ សារពើភ័ណ្ឌគឺជាការប្រមូលទិន្នន័យអំពីឯកសាររបស់អង្គការ។ អ្នកត្រូវដឹងពីអ្វីដែលអ្នកមាននៅក្នុងដៃ ដើម្បីគ្រប់គ្រងវា។

សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារគួរតែបង្ហាញដូចខាងក្រោម ចំណុចសំខាន់ៗ:

● អ្នកដែលរក្សាឯកសារនេះ (ឈ្មោះនាយកដ្ឋាន និងមន្ត្រីទទួលខុសត្រូវ ឈ្មោះ និងមុខតំណែងរបស់គាត់);

● តើឯកសារប្រភេទនេះប៉ុន្មានត្រូវបានបង្កើតក្នុងមួយឆ្នាំ (ចំនួនថត ចំនួនឯកសារម៉ែត្រលីនេអ៊ែរ);

● វិធីបង្កើតករណី (តាមកាលបរិច្ឆេទ តាមអក្ខរក្រម តាមប្រធានបទ។ល។);

● តើឯកសារទាំងនោះមានប៉ុន្មាននៅពេលបច្ចុប្បន្ន និងកន្លែងដែលពួកគេត្រូវបានរក្សាទុក។

● ថាតើឯកសារត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ថាជាឯកសារសម្ងាត់ឬអត់ ហើយប្រសិនបើមាន លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យបែបណា។

● ថាតើឯកសារមានតម្លៃជាប្រវត្តិសាស្ត្រចំពោះអង្គការឬអត់?

● ថាតើឯកសារត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ថាសំខាន់ឬអត់?

● រយៈពេលដែលឯកសារគួរត្រូវបានរក្សាទុក;

● ថាតើមានឯកសារនៅក្នុងអង្គការដែលមានតែក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិចទេ ហើយនៅក្នុងប្រព័ន្ធព័ត៌មានរបស់ស្ថាប័នណាដែលពួកវាត្រូវបានរក្សាទុក។

កុំបារម្ភប្រសិនបើបញ្ជីមិនពេញលេញនៅពេលសាកល្បងលើកដំបូង។ ក្នុងអំឡុងពេលនៃការងារបន្ថែមទៀតអ្នកនឹងមានឱកាសពង្រីកវាយ៉ាងសំខាន់។ បញ្ជីនេះនឹងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកកំណត់បានកាន់តែត្រឹមត្រូវអំពីសមាសភាពនៃសំណុំរឿង ក៏ដូចជាតាមដានកន្លែងដែលឯកសារមួយចំនួនពីករណី "ហួត" និងកន្លែងដែលពួកគេរស់នៅឥឡូវនេះ។ លទ្ធផលនៃការងារនេះនាពេលអនាគតអាចក្លាយជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការចងក្រងនាមត្រកូលនៃកិច្ចការរបស់អង្គការ។

ការយកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេសគួរតែត្រូវបានបង់ទៅសារពើភ័ណ្ឌ ឯកសារអេឡិចត្រូនិក. វាក៏សំខាន់ផងដែរក្នុងការស្វែងយល់ថាតើឯកសារណាដែលស្របតាមតម្រូវការនៃច្បាប់ មិនចាំបាច់រក្សាទុកនៅលើក្រដាសទេ ប៉ុន្តែនៅតែបោះពុម្ពនៅក្នុងស្ថាប័នរបស់អ្នក ហើយកុំភ្លេចបញ្ចូលវាទៅក្នុងបញ្ជីឈ្មោះករណី។

ការដាក់កំហិតការចូលទៅកាន់កន្លែងផ្ទុកឯកសាររបស់ស្ថាប័នមួយ។

ចាប់ពីថ្ងៃដំបូង បង្កើតច្បាប់ដែលថាគ្មាននិយោជិតនៃអង្គការដោយគ្មានការអមដំណើររបស់អ្នកអាចចូលទៅក្នុងឃ្លាំង មិនអាចយកឯកសារដោយគ្មានការអនុញ្ញាតពីអ្នក ហើយថែមទាំងនាំពួកគេទៅកាន់ការិយាល័យរបស់គាត់។ កន្លែងធ្វើការដោយមិនចុះឈ្មោះការពិតនេះ។ មានតែការចុះឈ្មោះយ៉ាងតឹងរឹងនៃការចេញករណីនៅក្នុងដៃប៉ុណ្ណោះដែលនឹងជួយរកឱ្យឃើញយ៉ាងឆាប់រហ័សថាពួកគេជានរណាហើយប្រសិនបើឯកសារមិនត្រូវបានចេញនោះត្រូវរៀបចំការស្វែងរករបស់ពួកគេភ្លាមៗនៅក្នុងឃ្លាំង។

និយោជិតណាម្នាក់មិនគួរទទួលបានឯកសារដែលមិនទាក់ទងនឹងតំបន់ការងាររបស់គាត់ទេ។ ប្រសិនបើតម្រូវការបែបនេះកើតឡើងយ៉ាងណាក៏ដោយ និយោជិតត្រូវដាក់លិខិតអនុញ្ញាតដែលបានប្រតិបត្តិត្រឹមត្រូវ ដែលត្រូវតែភ្ជាប់ជាមួយសកម្មភាពនៃការចេញករណី។

ការដាក់កម្រិតលើការចូលទៅកាន់កន្លែងផ្ទុក និងការត្រួតពិនិត្យការចូលប្រើឯកសារគឺជាមធ្យោបាយសាមញ្ញ ប៉ុន្តែមានប្រសិទ្ធភាពបំផុតក្នុងការរក្សាការសម្ងាត់នៃព័ត៌មានដែលបានដាក់កម្រិត។

អ្នកសរសេរកម្មវិធីជាធម្មតាដោះស្រាយជាមួយនឹងការរឹតបន្តឹងការចូលប្រើឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ វាមានតម្លៃសួរថាតើពួកគេធ្វើវាដោយរបៀបណាហើយក្នុងពេលតែមួយទទួលបានគំនិតនៃសេវាកម្មសន្តិសុខ។

ស្វែងរកករណី និងឯកសារដែលបាត់

នៅក្នុងដំណើរការនៃការផ្ទេរឯកសារពីនាយកដ្ឋាន វាអាចនឹងច្បាស់ភ្លាមៗថាមានអ្វីមួយបាត់។ យកសៀវភៅកត់ត្រាដោយខ្លួនឯង ហើយសរសេរសំណុំរឿង និងឯកសារទាំងអស់ដែលអ្នកមិនទាន់ដាក់ជូន។ ប្រសិនបើអ្នកប្រើកុំព្យូទ័រ នោះវាជាការប្រសើរក្នុងការបញ្ចូលទិន្នន័យភ្លាមៗអំពីករណីដែលបាត់ទៅក្នុងវា។ កុំ​មាន​ការ​ភ្ញាក់​ផ្អើល​នៅ​ពេល​ដែល​ជំនួស​ឱ្យ​ករណី 250 នៃ​ឯកសារ​គណនេយ្យ ឬ​កិច្ច​សន្យា​ដែល​បាន​ដាក់​ចុះ​សម្រាប់​ឆ្នាំ អង្គភាព​នឹង​ប្រគល់​ឱ្យ​អ្នក​តែ 240 ប៉ុណ្ណោះ​រឿង​សំខាន់​គឺ​ថា​អ្នក​ត្រូវ​បាន​កត់ត្រា​យ៉ាង​ច្បាស់​នៅ​ពេល​ដែល​បាន​បង្កើត​ឡើង​នូវ​ទង្វើ​នៃ​ការ​ទទួល​យក​ឯកសារ​ទៅ​ឱ្យ​អ្នក​។ បណ្ណសារ ឯកសារណាដែលអ្នកទទួលយក និងសម្រាប់កាលបរិច្ឆេទអ្វី។ នៅក្នុងអង្គការភាគច្រើន ករណីមិនបាត់ទេ ជួនកាលវាពិបាករកណាស់។ ពួកគេទំនងជាដេកនៅក្នុងតុរបស់នរណាម្នាក់ ឬមានសុវត្ថិភាព។

នៅក្នុងការអនុវត្តរបស់ខ្ញុំ មានករណីជាច្រើននៅពេលដែលសំណុំគណនីធនាគារពេញលេញសម្រាប់ឆ្នាំ "បណ្ណសារមុន" អាចត្រូវបានដាក់បញ្ចូលគ្នាក្នុងរយៈពេលប្រាំមួយខែ។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ ការដេរភ្ជាប់មិនបានមកដល់បណ្ណសារដោយខ្លួនឯងទេ - ខ្ញុំត្រូវទៅជួបផ្ទាល់ជាមួយម្ចាស់សក្តានុពលនីមួយៗនៃឯកសារទាំងនេះ ហើយបញ្ចុះបញ្ចូលពួកគេឱ្យពិនិត្យមើលកន្លែងដែលមានតម្លៃទាំងអស់របស់ពួកគេ។ ស្នាមដេរចុងក្រោយត្រូវបានគេរកឃើញ (ក្នុងអំឡុងពេលការផ្លាស់ប្តូរបន្ទាប់នៃនាយកដ្ឋាននៅក្នុងធនាគារ) នៅក្នុងតុរបស់ប្រធានគណនេយ្យកររងនៅក្នុងថតខាងក្រោម។

ទាំងអស់ខាងលើក៏អនុវត្តចំពោះឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែរ មានតែវាពិបាករកជាង។ ប្រសិនបើទាំងនេះជាឯកសារនៅក្នុងកុំព្យូទ័រ នោះអ្នកអាចហៅអ្នកសរសេរកម្មវិធីឱ្យជួយ។ ប៉ុន្តែប្រសិនបើអ្នកត្រូវការស្វែងរកច្បាប់ចម្លងបម្រុងទុកនៃមូលដ្ឋានទិន្នន័យ ជួនកាលនេះគឺជាការងារសម្រាប់ Sherlock Holmes ។

ចំណាំ

វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការបង្កើតទំនាក់ទំនងអាជីវកម្មដ៏ល្អជាមួយនិយោជិតនៃអង្គការ។ បណ្ណសារដ្ឋានមិនមានសិទ្ធិអំណាចក្នុងការរំខានបុគ្គលិកពីការងារ និងបង្ខំពួកគេឱ្យបង្ហាញទូ និងសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។ ភារកិច្ចរបស់អ្នកគឺដើម្បីបញ្ចុះបញ្ចូលពួកគេឱ្យធ្វើវាដោយពន្យល់យ៉ាងច្បាស់ពីតម្រូវការសម្រាប់ការស្វែងរកទាំងនេះ។ ជួនកាល "ល្បិចយោធា" តូចនឹងមិនជ្រៀតជ្រែកឡើយ។ ពេលខ្លះខ្ញុំបានប្រាប់និយោជិតថា "ប្រធានក្រុមប្រឹក្សាភិបាលថ្ងៃនេះចាប់អារម្មណ៍ថាតើអ្វីៗនឹងកើតឡើងជាមួយយើងជាមួយនឹងការបញ្ជូនឯកសារទៅបណ្ណសារហើយថាតើនាយកដ្ឋានទាំងអស់បានប្រគល់អ្វីៗទាំងអស់ដែរឬទេ" ។ (ហើយមិនមានការបោកបញ្ឆោតនៅទីនេះទេ។ ថ្មីៗនេះខ្ញុំបានពិភាក្សាជាមួយអ្នកគ្រប់គ្រងកំពូលអំពីវឌ្ឍនភាពនៃការងារនៅក្នុងបណ្ណសារ ទោះបីជានៅក្នុងយន្តហោះខុសគ្នាបន្តិចក៏ដោយ។)

ការដោះស្រាយបញ្ហាជាមួយអង្គការនៃការចងសំណុំរឿង

ទោះបីជាឯកសារភាគច្រើននៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ (រហូតដល់ 90%) គឺជាឯកសារនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន ហើយយោងទៅតាមច្បាប់នៃការងារការិយាល័យបុរាណ ការចងឯកសារបែបនេះមិនមែនជាកាតព្វកិច្ចទេ ខ្ញុំសូមណែនាំអ្នកឱ្យប្រុងប្រយ័ត្ន។ ថ្លឹងថ្លែងពីគុណសម្បត្តិ និងគុណវិបត្តិ។ បច្ចុប្បន្ន អង្គការប្រើប្រាស់ជម្រើសសំខាន់ពីរសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារក្រដាស៖

1. ការទិញនិងរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងថតនៃប្រភេទ "ក្រោន" ។ភាពងាយស្រួលចម្បងគឺថាករណីមិនចាំបាច់ត្រូវបានចង។ នៅក្នុងករណីនៃប្រភេទផ្សេងៗនៃការជីកយករ៉ែវាងាយស្រួលក្នុងការទទួលបាន ឯកសារចាំបាច់ពីករណី។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ គុណវិបត្តិគឺធំជាង៖

■ ប្រសិនបើអ្នកណាម្នាក់ធ្លាប់ឃើញពីរបៀបដែលឯកសារពីថតទាំងនេះដួលរលំនៅពេលដែលធ្លាក់ដោយចៃដន្យ និងមិនបានជោគជ័យ ហើយត្រូវចំណាយពេលប៉ុន្មានដើម្បីប្រមូលឯកសារទាំងអស់ម្តងទៀត ហើយរៀបចំវាតាមលំដាប់លំដោយ គាត់នឹងយល់ថាហេតុអ្វីបានជាខ្ញុំចូលចិត្តចងសំណុំរឿង។

■ បរិមាណនៃថតជាធម្មតាលើសពីបទដ្ឋានប័ណ្ណសារនៃករណីដែលមានបរិមាណពី 150-200 សន្លឹក។ ទំងន់នៃថតឯកសារគឺ 3 គីឡូក្រាម។ នៅពេលធ្វើការ អ្នកនឹងត្រូវលើកវាយ៉ាងហោចណាស់ 4 ដង (យកវាចេញពីធ្នើទៅរទេះរុញ យកវាចេញពីរទេះរុញទៅតុ យកវាចេញពីតុទៅរទេះដាក់លើធ្នើ) i.e. អ្នកនឹងត្រូវលើក 12 គីឡូក្រាម - ពីរដងច្រើនជាងពេលធ្វើការជាមួយករណី stapled ស្តង់ដារដែលមានបរិមាណ 250 សន្លឹក។

■ នៅពេលរក្សាទុកក្នុងតុដេក ថតឯកសារនឹងយកទំហំផ្ទុកច្រើនជាងមុន។

■ នៅពេលរក្សាទុកក្នុងទូដាក់ឯកសារ អ្នកនឹងមិនអាចរក្សាទុកឯកសារជាជង់ និងបង្កើតជាបាច់បានទេ។ វា​នឹង​មិន​អាច​កាត់​បន្ថយ​ចំនួន​ទូ​សម្រាប់​ផ្ទុក​បណ្ណសារ​ដោយ​ចំណាយ​នេះ​ទេ។

■ ឃ្លីបនៅក្នុងថត Crown បរាជ័យឥតឈប់ឈរ ហើយវាមានហានិភ័យពិតប្រាកដនៃការបាត់បង់ឯកសារដែលអាចរអិលចេញពីថតឯកសារ ទោះបីជាចាក់សោបិទក៏ដោយ។

■ ការផ្តល់ប្រាក់កម្ចីឯកសារនឹងតម្រូវឱ្យអ្នករាប់ឯកសារ ឬទទួលខុសត្រូវចំពោះឯកសារដែលបាត់ ប្រសិនបើនរណាម្នាក់ភ្លេចដាក់ពួកវាមកវិញ។

2. ការទិញនិងរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងករណីចង។នេះសំដៅលើការដាក់ឯកសារក្នុងគម្របក្រដាសកាតុងធ្វើកេស ហើយដេរវាចូលទៅក្នុងរន្ធចំនួនបួន។ គុណវិបត្តិនៃការរក្សាទុកបែបនេះគឺថា នរណាម្នាក់ត្រូវចងសំណុំរឿង ហើយវាកាន់តែពិបាកក្នុងការរឹបអូសឯកសារ។ មានគុណសម្បត្តិជាច្រើនទៀតខ្ញុំគិតថា៖

■ ទោះបីជាមានការដួលសន្លប់ខ្លាំងបំផុតក៏ដោយ លទ្ធភាពនៃការខូចខាតចំពោះករណី និង "ការខ្ចាត់ខ្ចាយ" នៃឯកសារនៅទូទាំងឃ្លាំងគឺតូចណាស់។

■ ទម្ងន់នៃស្រោម 250 សន្លឹកគឺ 1.25 គីឡូក្រាម។

■ ការទុកដាក់ឯកសារនៅក្នុងទូអាចដាក់ឯកសារច្រើនជាងពីរដងនៅក្នុងទូ ហើយការរក្សាទុកឯកសារនៅលើធ្នើរបើកក្នុងកន្លែងផ្ទុកក៏នឹងសន្សំសំចៃទំហំផ្ទុកផងដែរ។

■ នៅពេលដែលករណីត្រូវបានចេញសម្រាប់ការប្រើប្រាស់បណ្តោះអាសន្ន លទ្ធភាពនៃការរឹបអូសដោយអចេតនានៃឯកសារមួយត្រូវបានកាត់បន្ថយទៅសូន្យ។ នៅក្នុងការអនុវត្តរបស់ខ្ញុំ ខ្ញុំមិនបានឃើញនរណាម្នាក់ដែលនឹងប៉ាក់ឯកសារទាំងមូលដើម្បីធ្វើច្បាប់ចម្លងឯកសារនោះទេ៖ វានឹងត្រូវដេរម្តងទៀត ហើយតើនិយោជិតមួយណាអាចធ្វើវាដោយខ្លួនឯងបាន? ជាការពិតណាស់ ការគំរាមកំហែងនៃការរឹបអូសឯកសារដោយចេតនានៅតែមាន ប៉ុន្តែវាពិបាកជាងក្នុងការទាញយកឯកសារចេញពីឯកសារដែលបានដេរភ្ជាប់គ្នា។

ជាការពិតណាស់ ជម្រើសគឺជារបស់អ្នក និងភាពជាអ្នកដឹកនាំរបស់ស្ថាប័នរបស់អ្នក។ ខ្ញុំចូលចិត្តធ្វើការជាមួយឯកសារចង។ ប្រសិនបើការងារចងមិនទាន់ត្រូវបានអនុវត្ត ហើយអ្នកគ្រប់គ្រងយល់ស្របនឹងអំណះអំណាងរបស់អ្នក នោះបណ្ណសារនឹងត្រូវផ្តល់ជូនឧបករណ៍ចង (ម៉ាស៊ីនចង, ម៉ាស៊ីនខួងរន្ធ 4 ដ៏មានអានុភាព, ម្ជុលធំសម្រាប់ដេរភ្ជាប់) និង សម្ភារៈប្រើប្រាស់(ក្រដាសកាតុងធ្វើកេស, កាវ, ក្រដាស, twine) ។ បុគ្គលិកបណ្ណសារម្នាក់អាចដេរពី 25-30 ករណីនៃ 150-200 សន្លឹកក្នុងមួយថ្ងៃ។ លើសពីនេះទៀតនាពេលបច្ចុប្បន្ននេះក៏មានឱកាសប្រើប្រាស់សេវាកម្មរបស់អង្គការឯកទេសផងដែរ។

ការរៀបចំគណនេយ្យនៃការងារទាំងអស់ដែលអនុវត្តដោយបណ្ណសារ

ទាំងអស់ខាងលើនឹងត្រូវធ្វើស្ទើរតែក្នុងពេលដំណាលគ្នា។ វាពិបាក ប៉ុន្តែសម្រាប់អ្នកជំនាញវាពិតជាអាចទៅរួច។ រឿងចំបងគឺការរីកចំរើនឥតឈប់ឈរ។

ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ ចាំបាច់ត្រូវចងចាំរឿងសំខាន់មួយទៀត៖ អ្នកត្រូវតែមិនត្រឹមតែអាចរៀបចំការងារប្រកបដោយសមត្ថភាព និងវិជ្ជាជីវៈជាមួយនឹងឯកសារបណ្ណសាររបស់អង្គការប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំង "លក់" លទ្ធផលនៃការងាររបស់អ្នកទៅឱ្យការគ្រប់គ្រងរបស់អង្គការ និង បុគ្គលិករបស់ខ្លួន ដែលនឹងក្លាយជាកិច្ចការដ៏លំបាកបំផុត។ ចំពោះបញ្ហានេះវាចាំបាច់ចាប់ពីថ្ងៃដំបូងដើម្បីថែរក្សាការប្រមូលនិងថែរក្សា "ភស្តុតាងសម្ភារៈ" ។

ជាបឋម ប្រសិនបើអ្នកបានទទួលមរតកពីតុដេកដែលរញ៉េរញ៉ៃជាមួយឯកសារ ចូរកត់ត្រាការពិតនេះដោយប្រុងប្រយ័ត្ន។ មធ្យោបាយដ៏ល្អគឺថតរូបអាម៉ាស់ទាំងអស់នេះ។ នៅពេលណាដែលអ្នកធ្វើការកែលម្អ ឬកែលម្អឯកសារបណ្ណសារ សូមថតរូបការងាររបស់អ្នក។ ប្រៀបធៀបរូបថតពីរ - "មុន" និង "ក្រោយ" - ហើយសូម្បីតែមេដឹកនាំដែលរិះគន់បំផុតក៏អាចឃើញភាពខុសគ្នាដែរ។

ចាប់ពីថ្ងៃដំបូង ដោយប្រុងប្រយ័ត្នរក្សាកំណត់ត្រានៃការងារទាំងអស់ដែលបានធ្វើ: តើមានប៉ុន្មានករណីត្រូវបានទទួលយកសម្រាប់ការផ្ទុក, ចំនួនប៉ុន្មានត្រូវបានចេញ, ចំនួនប៉ុន្មានត្រូវបានចងឬដំណើរការ។ អ្នកគួរតែត្រៀមខ្លួនដើម្បីរាយការណ៍អំពីការងាររបស់អ្នកនៅពេលណាមួយ ហើយពាក្យដូចជា "ច្រើន", "ខ្លាំងណាស់" នឹងមិនជួយអ្នកច្រើនទេ។ អំណះអំណាងដែលមានប្រសិទ្ធភាពបំផុតគឺតួលេខ និងការពិត។

សូម្បីតែនៅក្នុងអង្គការតូចក៏ដោយ ក៏វាពិបាកក្នុងការរៀបចំការរៀបចំកន្លែងផ្ទុកឯកសារក្នុងរយៈពេលមួយ ឬពីរខែ។ ដូច្នេះហើយ អ្នកត្រូវរៀបចំការងាររបស់អ្នកតាមរបៀបដែលក្នុងរយៈពេលមួយខែ ការរីកចម្រើនបន្តិចម្តងៗឆ្ពោះទៅរកភាពល្អឥតខ្ចោះនឹងអាចកត់សម្គាល់ឃើញដោយភ្នែកទទេមិនត្រឹមតែចំពោះអ្នកប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំងចំពោះបុគ្គលិកទាំងអស់នៃអង្គការ និងសំខាន់ជាងនេះទៅទៀតចំពោះអ្នកដឹកនាំរបស់ខ្លួន។

នៅ​លើ។ Khramtsovskaya,
អ្នកជំនាញគ្រប់គ្រងឯកសារនាំមុខគេនៅ EOS សមាជិកនៃ Guild of Document Managers និង ARMA International

រក្សាទុកសម្រាប់ ថ្ងៃផុតកំណត់ជាក់លាក់បន្ទាប់ពីនោះពួកគេត្រូវតែផ្ទេរទៅកន្លែងផ្ទុករបស់រដ្ឋនៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋ និងក្រុង។ ច្បាប់សហព័ន្ធថ្ងៃផុតកំណត់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារដែលបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុង ក្នុង​ពេល​កំណត់ទៅមូលនិធិបណ្ណសារ សហព័ន្ធរុស្ស៊ី:

• ឯកសារស្តីពីបុគ្គលិក កំណត់ត្រានៃសកម្មភាពសារការី សៀវភៅគ្រួសារ និងឯកសារដែលទាក់ទងនឹងការធ្វើឯកជនភាវូបនីយកម្ម ស្តុកលំនៅដ្ឋានឯកសារ - 75 ឆ្នាំ;
• ឯកសារគម្រោងសម្រាប់ការសាងសង់ដើមទុន - 20 ឆ្នាំ;
• ឯកសារបច្ចេកទេសនិងការរចនា - 20 ឆ្នាំ;
• ប៉ាតង់សម្រាប់ការច្នៃប្រឌិត គំរូឧបករណ៍ប្រើប្រាស់ គំរូឧស្សាហកម្ម-២០ឆ្នាំ៖
• ឯកសារវិទ្យាសាស្ត្រ - 15 ឆ្នាំ;
• ឯកសារខ្សែភាពយន្តនិងរូបថត - 5 ឆ្នាំ;
• ឯកសារវីដេអូនិងរូបថត - 3 ឆ្នាំ។

ក្នុងករណីមានការរំលាយអង្គការ ឯកសារនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍ និងបុគ្គលិកត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង)។ សម្រាប់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល ឯកសារមួយចំនួនត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសមាសភាពនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី សម្រាប់ការផ្ទេរបែបនេះ ចាំបាច់ត្រូវបញ្ចប់កិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយការបង្កើតប្រព័ន្ធនៃសេវាបណ្ណសារសហព័ន្ធនៃប្រទេសរុស្ស៊ី។ ប្រសិនបើអង្គការមិនបានបញ្ចប់កិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយបណ្ណសារក្នុងលក្ខណៈទាន់ពេលវេលាទេនោះ ក្នុងករណីនេះ បណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង) ត្រូវមានកាតព្វកិច្ចទទួលយកសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារតែលើបុគ្គលិករបស់បុគ្គលិករបស់អង្គការប៉ុណ្ណោះ។ កន្លែងរក្សាទុកឯកសារផ្សេងទៀតនឹងត្រូវបានកំណត់ដោយប្រធានគណៈកម្មការទូទាត់ប្រាក់ ឬអ្នកធានាការក្ស័យធន។

ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក

នៅក្នុងអង្គការនីមួយៗ ករណីមួយចំនួនត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងកំឡុងឆ្នាំ។ ពួកគេមួយចំនួនត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារបន្ទាប់ពីរយៈពេលផ្ទុកដែលបានបង្កើតឡើង។ ទាំងនេះគឺជាករណីដែលមានឯកសារប្រតិបត្តិនៃការរក្សាទុក និងបុគ្គលិកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) អចិន្ត្រៃយ៍។ ករណីត្រូវបានប្រគល់ទៅបណ្ណសារមួយឆ្នាំបន្ទាប់ពីពួកគេត្រូវបានបញ្ចប់នៅក្នុងការងារការិយាល័យ។ ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសារត្រូវបានអនុវត្តដោយនិយោជិតនៃសេវានៃគ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យនិងលេខាធិការនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ។ ករណីត្រូវបានទុកក្នុងប័ណ្ណសារ បន្ទាប់ពីពួកគេត្រូវបានបញ្ចប់ទាំងស្រុង។

ការបំពេញសំណុំរឿង មានប្រតិបត្តិការដូចខាងក្រោម៖

• ពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារជាក្រុមទៅជាករណី;
• ខិត្តប័ណ្ណ (ឯកសារ);
• លេខសន្លឹក;
• គូរសិលាចារឹកដែលមានការបញ្ជាក់ (សន្លឹកបញ្ជាក់);
• សេចក្តីព្រាងនៅក្នុង ករណីចាំបាច់សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារករណី;
• ធ្វើឱ្យមានការបញ្ជាក់លម្អិតនៃគម្របនៃសំណុំរឿង (ការបញ្ជាក់អំពីឈ្មោះអង្គការ លិបិក្រមចុះឈ្មោះ ថ្ងៃផុតកំណត់នៃសំណុំរឿង ចំណងជើងនៃសំណុំរឿង) ។
• ចងក្រង និងរៀបចំរបាយការណ៍ករណី។

ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រាប់បញ្ចូលរហូតដល់ 10 ឆ្នាំ) គឺជាកម្មវត្ថុនៃការចុះឈ្មោះដោយផ្នែក ខណៈពេលដែលវាត្រូវបានអនុញ្ញាត៖

• កុំរៀបចំឯកសារនៅក្នុងករណី;
• កុំដាក់លេខសន្លឹកនៃសំណុំរឿង;
• កុំគូរសិលាចារឹកវិញ្ញាបនប័ត្រ;
• កុំដេរ (កុំដេរ) ។

ការត្រួតពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃការរៀបចំឯកសារជាក្រុមទៅសំណុំរឿង ត្រូវបានអនុវត្តដើម្បីពិនិត្យការអនុលោមភាពនៃឯកសារក្នុងករណីដែលមានចំណងជើងតាមនាមនាម ទីតាំងនៃឯកសារក្នុងសំណុំរឿងតាមគោលការណ៍មួយចំនួន៖ នៅលើ បញ្ហាដែលកំពុងពិចារណា; តាមកាលប្បវត្តិ; ភូមិសាស្ត្រ; អ្នកឆ្លើយឆ្លងតាមអក្ខរក្រម។ល។

អង្ករ។ ៦.២. ទម្រង់បែបបទវិញ្ញាបនប័ត្រ

ជាមួយនឹងការចុះឈ្មោះពេញលេញវាចាំបាច់ដើម្បីចងឬចងសំណុំរឿង។ ពីមុនវត្ថុលោហៈទាំងអស់ត្រូវបានយកចេញពីករណី: ក្ដាប់ក្រដាសម្ជុលជាដើម។ ឯកសារត្រូវបានយកចេញពីឧបករណ៍ចង។ បន្ទាប់ពី ឯកសារចុងក្រោយសន្លឹកសម្រាប់កំណត់ត្រាវិញ្ញាបនប័ត្រត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងសំណុំរឿង "នៅដើមករណី ប្រសិនបើចាំបាច់ សន្លឹក ឬសន្លឹកសម្រាប់សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងត្រូវបានបញ្ចូល (ប្រសិនបើមាន ទម្រង់ដែលបានបោះពុម្ពនៃសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុង)។ ករណីមិនគួរលើសពី 250 សន្លឹក។ ប្រសិនបើក្នុងកំឡុងឆ្នាំនោះ ឯកសារជាច្រើនត្រូវបានតម្កល់ក្នុងសំណុំរឿងនោះ ពួកគេគួរតែបែងចែកជាភាគជាច្រើន។

ឯកសារទាំងអស់ត្រូវបានចងក្រងជាឯកសាររឹង។ ដោយសារឯកសារនៃទម្រង់ផ្សេងៗគ្នាត្រូវបានពន្យារពេលក្នុងឯកសារនោះ ពួកគេចាំបាច់ត្រូវដាក់ឯកសារចំនួន 4 ដង។ នេះនឹងធានាថាឯកសារទាំងអស់ត្រូវបានភ្ជាប់យ៉ាងសុវត្ថិភាព។

អង្ករ។ ៦.៣. ទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារសំណុំរឿង

សម្រាប់​ស្រោម​ដែល​មាន​អាយុកាល​ប្រើប្រាស់​បានយូរ អ្នក​អាច​ដេរ​ជាប់​នឹង​ស្រោម រួមទាំង​ផ្នែកខាងលើ និង​ខាងក្រោម​នៃ​គម្រប។ ករណីនៃអាយុកាលធ្នើអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានដាក់ដោយចាប់ផ្តើមពីសន្លឹកខាងក្រោមគម្រប។ ផ្នែកខាងលើនៃគម្របមិនត្រូវបានរុំ។ បន្ទះក្រដាសកាតុងស្តើងដែលមានទទឹងរហូតដល់ 1 សង់ទីម៉ែត្រត្រូវបានដាក់លើសន្លឹកទីមួយ ហើយករណីមួយត្រូវបានដេរភ្ជាប់តាមវា។ ដោយសារករណីបែបនេះត្រូវបានគេសន្មត់ថាត្រូវបានរក្សាទុកជារៀងរហូត ការដាក់ឯកសារបែបនេះការពារខ្សែស្រឡាយពីការបាក់បែក និងផ្តល់នូវរូបរាងសោភ័ណភាពបន្ថែមទៀតចំពោះករណី។

នៅពេលដាក់ឯកសារ ត្រូវប្រាកដថាអត្ថបទទាំងមូលនៃឯកសារអាចអានបាន។ ឯកសារដែលមានអាយុកាលធ្នើតិចជាង 10 ឆ្នាំអាចមិនត្រូវបានប្តឹងទេ ប៉ុន្តែនៅតែស្ថិតក្នុងឯកសារចង។

សន្លឹកទាំងអស់នៅក្នុងករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្នត្រូវបានដាក់លេខ ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារ និងភាពងាយស្រួលនៃការប្រើប្រាស់។ សន្លឹកត្រូវបានដាក់លេខដោយខ្មៅដៃក្រាហ្វិចខ្មៅ ឬម៉ាស៊ីនដាក់លេខនៅជ្រុងខាងលើខាងស្តាំនៃសន្លឹកតែប៉ុណ្ណោះ ដោយមិនចាំបាច់ប៉ះលើអត្ថបទនៃឯកសារនោះទេ។ ការប្រើប្រាស់ទឹកខ្មៅ និងខ្មៅដៃពណ៌ត្រូវបានហាមឃាត់។ សន្លឹកធំជាង A4 ត្រូវបានចងនៅចុងម្ខាង លាត និងដាក់លេខជាសន្លឹកមួយ។ សន្លឹក​ដែល​បត់​និង​រុំ​នៅ​កណ្តាល​ត្រូវ​បាន​លេខ​ជា​ពីរ​សន្លឹក។ សម្ភារៈគំនូរ, រូបថតត្រូវបានដាក់លេខ ផ្នែកខាងបញ្ច្រាសនៅជ្រុងខាងឆ្វេងខាងលើ។ ស្រោមសំបុត្រដែលមានសិលាចារឹក ឬឯកសារភ្ជាប់ដែលភ្ជាប់មកក្នុងសំណុំរឿង ត្រូវបានដាក់លេខដោយឯករាជ្យ។ ឯកសារភ្ជាប់ស្រោមសំបុត្រត្រូវបានដាក់លេខជាបន្តបន្ទាប់បន្ទាប់ពីស្រោមសំបុត្រ។ នៅពេលបង្កើតភាគជាច្រើននៃករណីមួយ ពួកវានីមួយៗត្រូវបានដាក់លេខដោយឯករាជ្យ។

អង្ករ។ ៦.៤. ទម្រង់បែបបទគ្របដណ្តប់សម្រាប់ករណីរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ)

លទ្ធផលនៃលេខរៀងត្រូវបានកត់ត្រានៅក្នុងធាតុសម្ងាត់មួយនៅលើសន្លឹកចុងក្រោយនៃឯកសារដែលដេរភ្ជាប់ជាពិសេសសម្រាប់នាង។ វាចង្អុលបង្ហាញជាលេខ និងជាពាក្យចំនួនសន្លឹកឯកសារដែលមានលេខរៀង ហើយដោយឡែកពីគ្នាតាមរយៈសញ្ញា "+" ចុះហត្ថលេខាលើចំនួនសន្លឹកនៃសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុង លេខដែលបាត់ និងលេខ។

លិខិតបញ្ជាក់ត្រូវបានចុះហត្ថលេខាដោយអ្នកដែលបានបង្កើតវាបង្ហាញពីមុខតំណែង ហត្ថលេខាផ្ទាល់ខ្លួនឈ្មោះ និងកាលបរិច្ឆេទនៃការចងក្រង។ វាត្រូវបានហាមឃាត់មិនឱ្យធ្វើវិញ្ញាបនប័ត្រនៅលើគម្របនៃសំណុំរឿង ឬនៅផ្នែកបញ្ច្រាសនៃទំព័រចុងក្រោយ។

ទម្រង់នៃសន្លឹកវិញ្ញាបនប័ត្រនៃសំណុំរឿងត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

ក្នុងករណីដែលឯកសារមានឯកសារដ៏មានតម្លៃពិសេស - ក្នុងឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន ករណីផ្តល់សញ្ញាបត្រសិក្សា និងការប្រជុំ

ស្តង់ដាររដ្ឋ R 51141-98 បានកំណត់និយមន័យខាងក្រោមនៃសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុង៖ "សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារសំណុំរឿងគឺជាឯកសារគណនេយ្យដែលមានបញ្ជីឯកសារករណីដែលបង្ហាញពីលេខសៀរៀលនៃឯកសារ សន្ទស្សន៍ ឈ្មោះ កាលបរិច្ឆេទ លេខសន្លឹក" ១.

សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងត្រូវបានដាក់នៅចំពោះមុខឯកសារសំណុំរឿង ហើយមានព័ត៌មានអំពីពួកវានីមួយៗ។ កំណត់ត្រាចុងក្រោយនៃសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងបង្ហាញពីចំនួនឯកសារដែលរួមបញ្ចូលនៅក្នុងវា និងចំនួនសន្លឹកនៃសារពើភ័ណ្ឌខ្លួនឯង។

ការប្រើប្រាស់ ប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិការចុះឈ្មោះឯកសារ សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងអាចត្រូវបានបង្កើត និងបោះពុម្ពដោយស្វ័យប្រវត្តិដោយផ្អែកលើព័ត៌មានដែលបានបញ្ចូល ប័ណ្ណចុះឈ្មោះឯកសាររួមបញ្ចូលក្នុងសំណុំរឿង។ បន្ទាប់ពីឯកសារត្រូវបានដាក់បញ្ចូលលេខ សិលាចារឹកវិញ្ញាបនប័ត្រ និងសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃសំណុំរឿងត្រូវបានគូរឡើង ការរចនាបន្ថែមនៃគម្របសំណុំរឿងត្រូវបានអនុវត្ត។

ការរចនាគម្របនៃករណីត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងដំណើរការនៃការបើកករណីនៅក្នុងការងារការិយាល័យនិងត្រូវបានអនុវត្តស្របតាមតម្រូវការ។ ស្តង់ដាររដ្ឋ GOST 17914-72 ។ គ្របដណ្តប់ករណីនៃការផ្ទុករយៈពេលវែង។ ប្រភេទ, ទំហំ, តម្រូវការបច្ចេកទេស"។ នៅ​ពេល​បើក​សំណុំ​រឿង​នេះ យោង​តាម​ឈ្មោះ​នៃ​សំណុំ​រឿង ព័ត៌មាន​មួយ​ចំនួន​ត្រូវ​បាន​ដាក់​នៅ​លើ​គម្រប​រួច​ហើយ៖

• ឈ្មោះស្ថាប័ន (អង្គការ) និងថ្នាក់ក្រោមរបស់ខ្លួន;
• ឈ្មោះអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ;
• សន្ទស្សន៍ស្មៀននៃករណី;
• ចំណងជើងករណី;
• រយៈពេលរក្សាទុកករណី។

នៅពេលរៀបចំសំណុំរឿងសម្រាប់ការរក្សាទុក ព័ត៌មានលម្អិតទាំងនេះត្រូវបានបញ្ជាក់ និងបំពេញបន្ថែម។ ឧទាហរណ៍គម្របនិយាយថា៖

• ចំនួនបរិមាណ ប្រសិនបើករណីមានបរិមាណច្រើន;
• កាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់នៃករណី;
• ចំនួនសន្លឹកនៅក្នុងឯកសារ;
• ចំនួនមូលនិធិ សារពើភ័ណ្ឌ និងករណីយោងតាមសារពើភ័ណ្ឌ។

សម្ភារៈចុងក្រោយត្រូវបានភ្ជាប់នៅក្នុងប័ណ្ណសារ។

អង្ករ។ ៦.៥. ទម្រង់នៃសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍បណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ)

វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការធ្វើតាមតម្រូវការជាក់លាក់នៅពេលរចនាគម្រប។ ដូច្នេះឈ្មោះរបស់អង្គការត្រូវបានសរសេរនៅក្នុងករណីតែងតាំង។ ប្រសិនបើឈ្មោះបានផ្លាស់ប្តូរក្នុងកំឡុងឆ្នាំ នោះឈ្មោះទាំងពីរត្រូវបានផ្តល់នៅលើគម្រប ដោយឈ្មោះពីមុនត្រូវបានគេយកជាតង្កៀប ហើយឈ្មោះថ្មីសរសេរនៅក្រោមវា។

ចំណងជើងនៃសំណុំរឿងត្រូវបានផ្ទេរទៅគម្របនៅដើមឆ្នាំចាប់ពី . ប៉ុន្តែ​បន្ទាប់​ពី​ការ​វិភាគ​ខ្លឹមសារ​នៃ​ឯកសារ​នោះ ការ​បញ្ជាក់​ខ្លះ​អំពី​ចំណង​ជើង​អាច​ត្រូវ​បាន​ទាមទារ។ ប្រសិនបើមានតម្រូវការបែបនេះ ការបន្ថែមគួរតែត្រូវបានធ្វើឡើងចំពោះនាមត្រកូលនៃករណី ហើយចំណងជើង និងលិបិក្រមគួរតែត្រូវបានដាក់នៅលើគម្រប ស្របតាមការបន្ថែមនេះ។ ទីមួយ ចំណងជើងគួរតែបង្ហាញពីប្រភេទករណី (ករណី ការឆ្លើយឆ្លង ឯកសារ។ល។) ឬប្រភេទឯកសារ (នាទី បញ្ជា របាយការណ៍ សកម្មភាព)។ បន្ទាប់មក អ្នកនិពន្ធ ឬអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មាន (ប្រសិនបើនេះគឺជាការឆ្លើយឆ្លង) ត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ ហើយបន្ទាប់មកសំណួរដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីខ្លឹមសារនៃឯកសារ។ វាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីបង្កើតឯកសាររបស់អ្នកនិពន្ធ ឬអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានមួយចំនួននៅក្នុងករណីមួយ ប្រសិនបើពួកគេទាក់ទងនឹងបញ្ហាមួយ។ ភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារមិនត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងចំណងជើងទេ ប៉ុន្តែភាពអាចរកបាននៃច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារត្រូវបានចែង។ នៅលើគម្របនៃករណី ដោយមិនបរាជ័យកាលបរិច្ឆេទនៃឯកសារដំបូង និងចុងក្រោយបំផុត និងរយៈពេលនៃការរក្សាទុកសំណុំរឿងត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ។ ក្នុងករណីដែលមានឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ "រក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍" ត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅលើផ្សេងទៀត - រយៈពេលជាក់លាក់នៃការផ្ទុកស្របតាមបញ្ជី។

នៅពេលបញ្ជាក់ចំនួនសន្លឹកសន្លឹកនៃសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនិងកំណត់ត្រាវិញ្ញាបនប័ត្រមិនត្រូវបានយកមកពិចារណាទេ។

សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់គ្រប់ករណីនៃការផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែង។ សារពើភណ្ឌគឺជាបញ្ជីសារពើភណ្ឌដែលមានបញ្ជីប្រព័ន្ធនៃអង្គភាពផ្ទុក ក៏ដូចជារចនាឡើងដើម្បីគណនាពួកវា និងបង្រួបបង្រួមការរៀបចំប្រព័ន្ធ។ សារពើភ័ណ្ឌបម្រើជាឧបករណ៍យោងគណនេយ្យសំខាន់នៅក្នុងការងារការិយាល័យ និងបណ្ណសារ។ សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងដោយឡែកពីគ្នាសម្រាប់ករណីផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ករណីផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងឯកសារបុគ្គលិក។ ក្នុងករណីខ្លះ អាស្រ័យលើភាពជាក់លាក់របស់អង្គការ បញ្ជីសារពើភណ្ឌអាចត្រូវបានចងក្រងនៅលើ ប្រភេទជាក់លាក់ករណី (ករណីតុលាការ និងស៊ើបអង្កេត របាយការណ៍វិទ្យាសាស្ត្រលើប្រធានបទ។ល។)។

ករណីត្រូវបានរាយបញ្ជីតាមលំដាប់នៃសារៈសំខាន់។ ឧទាហរណ៍ លំដាប់អាចមានដូចខាងក្រោម៖ ធម្មនុញ្ញនៃសហគ្រាស ពិធីការ កិច្ចប្រជុំទូទៅភាគទុនិក កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំរបស់ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល បញ្ជារបស់នាយកសម្រាប់អាជីវកម្មស្នូល។ ផែនការប្រចាំឆ្នាំល។ សារពើភ័ណ្ឌសម្រាប់ករណីត្រូវបានចងក្រងនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធនីមួយៗដោយបុគ្គលិកនៃសេវាកម្មគ្រប់គ្រងកំណត់ត្រា។

អង្ករ។ ៦.៦. ទម្រង់នៃផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌសង្ខេបនៃករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍

ការពិពណ៌នាមានផ្នែកប្រចាំឆ្នាំ។ ផ្នែកប្រចាំឆ្នាំត្រូវបានគូរឡើងក្នុងទម្រង់កំណត់។ ព័ត៌មានអំពីករណីនីមួយៗដែលរួមបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានគេហៅថាអត្ថបទពិពណ៌នា។ វារួមបញ្ចូលៈ

• លេខស៊េរីនៃករណី (បរិមាណ) នេះបើយោងតាមសារពើភ័ណ្ឌ;
• សន្ទស្សន៍ករណី (បរិមាណ);
• ចំណងជើងនៃករណី (បរិមាណ);
• កាលបរិច្ឆេទនៃករណី (បរិមាណ);
• ចំនួនសន្លឹកនៅក្នុងឯកសារ (បរិមាណ);
• រយៈពេលផ្ទុក (សម្រាប់ករណីរក្សាទុកលើសពី 10 ឆ្នាំ);
• ចំណាំ។

ករណីនីមួយៗនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌមានលេខសៀរៀលឯករាជ្យ។

ប្រសិនបើករណីមានភាគច្រើន ភាគនីមួយៗមានលេខរៀងៗខ្លួន។ រៀបចំករណីនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌតាមលំដាប់ប័ណ្ណសាររបស់ស្ថាប័ន។ គាត់ក៏ផ្តល់លេខនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធផងដែរ។

នៅពេលផ្ទេរករណីជាច្រើនឆ្នាំទៅបណ្ណសារ ពួកគេត្រូវតែរៀបចំជាប្រព័ន្ធ។ លំដាប់ធម្មតានៃការរៀបចំជាប្រព័ន្ធនៃកិច្ចការនៅក្នុងអង្គការគឺតាមកាលប្បវត្តិ-រចនាសម្ព័ន្ធ។ នេះមានន័យថា ជាដំបូង ករណីត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធតាមឆ្នាំ។ ទីពីរ ករណីត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធដោយឈ្មោះនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលពួកវាត្រូវបានរក្សាទុក។ ករណីទាំងអស់នៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍សម្រាប់រយៈពេលមួយឆ្នាំត្រូវបានរៀបចំតាមលំដាប់នៃសារៈសំខាន់។ នេះជាធម្មតាត្រូវគ្នាទៅនឹងលំដាប់នៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ និងក្បាលករណីនៅក្នុងនាមនៃករណី។

អង្ករ។ ៦.៧. ទម្រង់នៃកំណត់ត្រាចុងក្រោយ និងហត្ថលេខាបញ្ជាក់

ដូច្នេះបញ្ជីចុះសម្រុងគ្នានៃករណីទាំងអស់នៃរយៈពេលផ្ទុកដូចគ្នាសម្រាប់រយៈពេលមួយឆ្នាំត្រូវបានទទួល។ ដើម្បីភាពងាយស្រួលនៃការស្វែងរក ឈ្មោះរបស់អង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធអាចត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌមុនពេលឯកសារដំបូងនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលត្រូវគ្នា។

នៅក្នុងអង្គការដែលចំនួនករណីដែលបានបង្កើតក្នុងមួយឆ្នាំមានតិចតួច វាមិនត្រូវបានគេណែនាំឱ្យរៀបចំសារពើភ័ណ្ឌថ្មីជារៀងរាល់ឆ្នាំទេ។ វាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីរៀបចំសារពើភ័ណ្ឌមួយរួមទាំងករណីជាច្រើនឆ្នាំ។

អង្ករ។ ៦.៨. ទម្រង់នៃផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌសង្ខេបនៃករណីដោយបុគ្គលិក

អង្ករ។ ៦.៩. ទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍

នៅក្នុងអង្គការបែបនេះ ផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងជារៀងរាល់ឆ្នាំជាមួយនឹងចំនួនករណីជាបន្តបន្ទាប់។ ផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនីមួយៗនៃសារពើភ័ណ្ឌចាប់ផ្តើមដោយការចង្អុលបង្ហាញអំពីឆ្នាំដែលត្រូវគ្នា ហើយបន្ទាប់មកករណីត្រូវបានរៀបចំស្របតាមរចនាសម្ព័ន្ធដែលទទួលយក។

ការពិពណ៌នានីមួយៗមានលេខរៀងៗខ្លួន។ ជាធម្មតាសារពើភ័ណ្ឌសម្រាប់ករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍មាន 1 សម្រាប់ករណីដែលមានអាយុកាលធ្នើលើសពី 10 ឆ្នាំ - N & 2 សម្រាប់ករណីបុគ្គលិក - លេខ 3 ជាមួយនឹងការបន្ថែមសន្ទស្សន៍អក្សរ "l / s" ។

ការពិពណ៌នាបញ្ចប់ដោយធាតុសង្ខេប។ វាបង្ហាញជាលេខ និងជាពាក្យចំនួនករណីដែលរួមបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌ លេខដំបូង និងចុងក្រោយនៃករណីនេះបើយោងតាមសារពើភ័ណ្ឌ ហើយបញ្ជាក់លក្ខណៈនៃលេខរៀង (អក្សរ និងលេខដែលបាត់)។ សារពើភ័ណ្ឌត្រូវតែចុះហត្ថលេខាដោយអ្នកចងក្រងដែលបង្ហាញពីទីតាំងរបស់គាត់ និងការឌិកូដនាមត្រកូល។ កាលបរិច្ឆេទនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានបញ្ជាក់។

បន្ថែមពីលើសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) នាយកដ្ឋានបុគ្គលិកនៃអង្គការត្រូវតែរៀបចំបញ្ជីសារពើភណ្ឌករណីសម្រាប់បុគ្គលិកជារៀងរាល់ឆ្នាំ។ ឯកសារបុគ្គលិកមានសារៈសំខាន់សង្គមជាពិសេស - ពួកគេជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការបញ្ជាក់ អតីតភាពការងារមុខតំណែង រយៈពេលនៃការងារនៅក្នុងអង្គការនេះ និងការពិតផ្សេងទៀត។ ទំនាក់ទំនងការងារ. ដើម្បីការពារការបាត់បង់ឯកសារទាំងនេះ ឯកសារភាគច្រើនស្តីពីបុគ្គលិករបស់កម្មករនិយោជិតដែលត្រូវបានបណ្តេញចេញពីការងារត្រូវបានទុកក្នុងប័ណ្ណសារ និងរក្សាទុកសម្រាប់រយៈពេល 75 ឆ្នាំ។

ពាក់ព័ន្ធនឹងការអភិវឌ្ឍន៍បច្ចេកវិទ្យាកុំព្យូទ័រ ការកើនឡើងនៃបរិមាណឯកសារនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយអេឡិចត្រូនិក អង្គការត្រូវរក្សាទុកសោតទស្សន៍ និង ឯកសារអេឡិចត្រូនិក. នៅក្នុងប័ណ្ណសាររបស់អង្គការអាស្រ័យលើសមាសភាពនិងបរិមាណនៃ ED បញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានចងក្រង។ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌឯករាជ្យ។

ចំនួនច្បាប់ចម្លងនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានកំណត់ដោយរយៈពេលនៃការរក្សាទុកករណី។ សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានគូរជាបួនច្បាប់ចម្លង។ ច្បាប់ចម្លងមួយនៅតែមាននៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលត្រូវគ្នា ច្បាប់ចម្លងទីពីរនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានផ្ទេរទៅ សេវាមត្តេយ្យសិក្សាអង្គការ​រក្សា​ទុក​ទី​បី។ ច្បាប់ចម្លងទីបួនត្រូវបានបញ្ជូនទៅបណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុងដែលសមស្រប។

អង្គការដែលមិនបញ្ជូនឯកសារទៅបណ្ណសាររដ្ឋ បង្កើតបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារសម្រាប់ការផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ សម្រាប់ឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកចាប់ពី 10 ឆ្នាំឡើងទៅ និងសម្រាប់បុគ្គលិកជាបីដង។

សារពើភ័ណ្ឌមិនត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នទេ” ពួកគេត្រូវបានជំនួសដោយនាមនាមនៃករណី ដែលសញ្ញាសម្គាល់លើរយៈពេលផ្ទុកត្រូវបានដាក់នៅពីមុខក្បាលនីមួយៗ។

កំឡុងពេលរៀបចំសំណុំរឿង ឯកតារចនាសម្ព័ន្ធមុនពេលផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ និយោជិតបណ្ណសារត្រូវពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃការបង្កើត ការប្រតិបត្តិ និងការអនុលោមតាមចំនួនករណីដែលរួមបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណី (ឯកតារចនាសម្ព័ន្ធ) ជាមួយនឹងចំនួនករណីដែលបានដាក់ដោយអនុលោមតាមនាមនាមនៃ ករណីរបស់អង្គការ។ រាល់ការខ្វះខាតដែលបានកំណត់ក្នុងអំឡុងពេលសវនកម្មក្នុងការបង្កើត និងអនុវត្តសំណុំរឿង និយោជិតនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធត្រូវបានទាមទារដើម្បីលុបបំបាត់។ នៅពេលរកឃើញករណីអវត្តមាន វិញ្ញាបនបត្រសមស្របមួយត្រូវបានគូរឡើង។

ករណីនីមួយៗត្រូវបានទទួលយកដោយអ្នកទទួលខុសត្រូវចំពោះប័ណ្ណសាររបស់អង្គការនៅក្នុងវត្តមានរបស់បុគ្គលិកនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះដែរនៅលើច្បាប់ចម្លងទាំងពីរនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធប្រឆាំងនឹងករណីនីមួយៗដែលបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងវាកំណត់ចំណាំមួយត្រូវបានធ្វើឡើងអំពីវត្តមាននៃករណី។ នៅចុងបញ្ចប់នៃច្បាប់ចម្លងនីមួយៗនៃសារពើភ័ណ្ឌ ចំនួនករណីដែលបានទទួលយកយ៉ាងពិតប្រាកដទៅក្នុងប័ណ្ណសារ ចំនួនករណីបាត់ កាលបរិច្ឆេទនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរសំណុំរឿង ក៏ដូចជាហត្ថលេខារបស់អ្នកទទួលខុសត្រូវចំពោះបណ្ណសារ និងបុគ្គលនោះ។ ដែលបានផ្ទេរករណីនេះ ត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញជាលេខ និងជាពាក្យ។ នៅពេលទទួលយកករណីដ៏មានតម្លៃជាពិសេសចំនួនសន្លឹកនៅក្នុងករណីត្រូវបានពិនិត្យ។

ករណីដែលភ្ជាប់ជាបាច់ត្រូវបានបញ្ជូនទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការដោយបុគ្គលិកនៃផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ។ រួមជាមួយនឹងករណី លិបិក្រមកាតចុះឈ្មោះសម្រាប់ឯកសារត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។ ឈ្មោះរបស់គណៈរដ្ឋមន្ត្រីឯកសារនីមួយៗត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌ។

នៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ ឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលជាក់លាក់មួយ បន្ទាប់ពីនោះពួកគេត្រូវតែផ្ទេរសម្រាប់ការរក្សាទុករបស់រដ្ឋទៅកាន់បណ្ណសាររដ្ឋ និងក្រុង។ ច្បាប់សហព័ន្ធកំណត់ថ្ងៃផុតកំណត់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារដែលរួមបញ្ចូលក្នុងលក្ខណៈដែលបានកំណត់នៅក្នុងមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី៖

• ឯកសារស្តីពីបុគ្គលិក កំណត់ត្រានៃសារការី សៀវភៅគ្រួសារ និងឯកសារទាក់ទងនឹងការធ្វើឯកជនភាវូបនីយកម្មនៃភាគហ៊ុនលំនៅដ្ឋាន - 75 ឆ្នាំ;
• ឯកសារគម្រោងសម្រាប់ការសាងសង់ដើមទុន - 20 ឆ្នាំ;
• ឯកសារបច្ចេកទេសនិងការរចនា - 20 ឆ្នាំ;
• ប៉ាតង់សម្រាប់ការច្នៃប្រឌិត គំរូឧបករណ៍ប្រើប្រាស់ ការរចនាឧស្សាហកម្ម - 20 ឆ្នាំ៖
• ឯកសារវិទ្យាសាស្ត្រ - 15 ឆ្នាំ;
• ឯកសារខ្សែភាពយន្តនិងរូបថត - 5 ឆ្នាំ;
• ឯកសារវីដេអូនិងរូបថត - 3 ឆ្នាំ។

ក្នុងករណីមានការរំលាយអង្គការ ឯកសារនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍ និងបុគ្គលិកត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង)។ វាគឺមានតំលៃនិយាយថាសម្រាប់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាលឯកសារមួយចំនួនដែលត្រូវបានសន្មតថាជាសមាសភាពនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីសម្រាប់ការផ្ទេរបែបនេះវាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការបញ្ចប់កិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយការបង្កើតប្រព័ន្ធនៃ សេវាបណ្ណសារសហព័ន្ធនៃប្រទេសរុស្ស៊ី។ ប្រសិនបើអង្គការមិនទាន់បញ្ចប់កិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយបណ្ណសារបានទាន់ពេលវេលាទេនោះ ក្នុងករណីចុងក្រោយ បណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង) ត្រូវមានកាតព្វកិច្ចទទួលយកសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារតែលើបុគ្គលិករបស់បុគ្គលិករបស់អង្គការប៉ុណ្ណោះ។ កន្លែងរក្សាទុកឯកសារផ្សេងទៀតនឹងត្រូវបានកំណត់ដោយប្រធានគណៈកម្មការទូទាត់ប្រាក់ ឬអ្នកធានាការក្ស័យធន។

ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក

នៅក្នុងអង្គការនីមួយៗ ករណីមួយចំនួនត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងកំឡុងឆ្នាំ។ ពួកគេមួយចំនួនត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារបន្ទាប់ពីរយៈពេលផ្ទុកដែលបានបង្កើតឡើង។ ទាំងនេះគឺជាករណីដែលមានឯកសារប្រតិបត្តិនៃការរក្សាទុក និងបុគ្គលិកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) អចិន្ត្រៃយ៍។ ករណីត្រូវបានប្រគល់ទៅបណ្ណសារមួយឆ្នាំបន្ទាប់ពីពួកគេត្រូវបានបញ្ចប់នៅក្នុងការងារការិយាល័យ។ ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសារត្រូវបានអនុវត្តដោយនិយោជិតនៃសេវានៃគ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យនិងលេខាធិការនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ។ ករណីត្រូវបានទុកក្នុងប័ណ្ណសារ បន្ទាប់ពីពួកគេត្រូវបានបញ្ចប់ទាំងស្រុង។

ការបំពេញសំណុំរឿង មានប្រតិបត្តិការដូចខាងក្រោម៖

• ពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារជាក្រុមទៅជាករណី;
• ខិត្តប័ណ្ណ (ឯកសារ);
• លេខសន្លឹក;
• គូរសិលាចារឹកដែលមានការបញ្ជាក់ (សន្លឹកបញ្ជាក់);
• រៀបចំបញ្ជីសារពើភណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារនៃសំណុំរឿង ប្រសិនបើចាំបាច់។
• ធ្វើឱ្យមានការបញ្ជាក់លម្អិតនៃគម្របនៃសំណុំរឿង (ការបញ្ជាក់អំពីឈ្មោះអង្គការ លិបិក្រមចុះឈ្មោះ ថ្ងៃផុតកំណត់នៃសំណុំរឿង ចំណងជើងនៃសំណុំរឿង) ។
• ចងក្រង និងរៀបចំរបាយការណ៍ករណី។

ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្ដោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំរួមបញ្ចូល) គឺជាកម្មវត្ថុនៃការចុះឈ្មោះដោយផ្នែក ដោយ ϶ᴛᴏm ត្រូវបានអនុញ្ញាត៖

• កុំរៀបចំឯកសារនៅក្នុងករណី;
• កុំដាក់លេខសន្លឹកនៃសំណុំរឿង;
• កុំគូរសិលាចារឹកវិញ្ញាបនប័ត្រ;
• កុំដេរ (កុំដេរ)

ការត្រួតពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារជាក្រុមចូលទៅក្នុងសំណុំរឿងត្រូវបានអនុវត្តដើម្បីពិនិត្យម្តងទៀតនូវឯកសារ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ ក្នុងសំណុំរឿងតាមនាមនាម ទីតាំងនៃឯកសារក្នុងសំណុំរឿងតាមគោលការណ៍មួយចំនួន៖ លើបញ្ហាដែលកំពុងពិចារណា។ តាមកាលប្បវត្តិ; ភូមិសាស្ត្រ; អ្នកឆ្លើយឆ្លងតាមអក្ខរក្រម។ល។

រូបភាពទី 6.2 ។ ទម្រង់បែបបទវិញ្ញាបនប័ត្រ

ជាមួយនឹងការចុះឈ្មោះពេញលេញ វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការចង ឬចងសំណុំរឿង។ ពីមុនវត្ថុលោហៈទាំងអស់ត្រូវបានយកចេញពីករណី: ក្ដាប់ក្រដាសម្ជុលជាដើម។ ឯកសារត្រូវបានយកចេញពីឧបករណ៍ចង។ បន្ទាប់ពីឯកសារចុងក្រោយ សន្លឹកមួយត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងសំណុំរឿងសម្រាប់កំណត់ត្រាបញ្ជាក់ "នៅដើមករណី ប្រសិនបើចាំបាច់ សន្លឹក ឬសន្លឹកសម្រាប់សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងត្រូវបានបញ្ចូល (ប្រសិនបើមាន ទម្រង់ដែលបានបោះពុម្ពនៃសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុង) ឯកសារ មិនគួរលើសពី 250 សន្លឹក។ ប្រសិនបើក្នុងកំឡុងឆ្នាំនោះ ឯកសារជាច្រើនត្រូវបានតម្កល់ក្នុងសំណុំរឿងនោះ ពួកគេគួរតែបែងចែកជាភាគជាច្រើន។

ឯកសារទាំងអស់ត្រូវបានចងក្រងជាឯកសាររឹង។ ដោយសារឯកសារនៃទម្រង់ផ្សេងៗគ្នាត្រូវបានពន្យារពេលក្នុងឯកសារនោះ ពួកគេចាំបាច់ត្រូវដាក់ឯកសារចំនួន 4 ដង។ នេះនឹងធានាថាឯកសារទាំងអស់ត្រូវបានភ្ជាប់យ៉ាងសុវត្ថិភាព។

រូបភាពទី 6.3 ។ ទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារសំណុំរឿង

សម្រាប់​ស្រោម​ដែល​មាន​អាយុកាល​ប្រើប្រាស់​បានយូរ អ្នក​អាច​ដេរ​ជាប់​នឹង​ស្រោម រួមទាំង​ផ្នែកខាងលើ និង​ខាងក្រោម​នៃ​គម្រប។ ករណីនៃអាយុកាលធ្នើអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានដាក់ដោយចាប់ផ្តើមពីសន្លឹកខាងក្រោមគម្រប។ ផ្នែកខាងលើនៃគម្របមិនត្រូវបានរុំ។ បន្ទះក្រដាសកាតុងស្តើងដែលមានទទឹងរហូតដល់ 1 សង់ទីម៉ែត្រត្រូវបានដាក់លើសន្លឹកទីមួយ ហើយករណីមួយត្រូវបានដេរភ្ជាប់តាមវា។ ដោយសារករណីបែបនេះត្រូវបានគេសន្មត់ថាត្រូវបានរក្សាទុកជារៀងរហូត ការដាក់ឯកសារបែបនេះការពារខ្សែស្រឡាយពីការបាក់បែក និងផ្តល់នូវរូបរាងសោភ័ណភាពបន្ថែមទៀតចំពោះករណី។

នៅពេលដាក់ឯកសារ អ្នកត្រូវប្រាកដថាអត្ថបទទាំងមូលនៃឯកសារអាចអានបាន។ ឯកសារដែលមានអាយុកាលធ្នើតិចជាង 10 ឆ្នាំអាចមិនត្រូវបានប្តឹងទេ ប៉ុន្តែនៅតែស្ថិតក្នុងឯកសារចង។

សន្លឹកទាំងអស់នៅក្នុងករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្នត្រូវបានដាក់លេខ ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារ និងភាពងាយស្រួលនៃការប្រើប្រាស់។ សន្លឹកត្រូវបានដាក់លេខដោយខ្មៅដៃក្រាហ្វិចខ្មៅ ឬម៉ាស៊ីនដាក់លេខនៅជ្រុងខាងលើខាងស្តាំនៃសន្លឹកតែប៉ុណ្ណោះ ដោយមិនចាំបាច់ប៉ះលើអត្ថបទនៃឯកសារនោះទេ។ ការប្រើប្រាស់ទឹកខ្មៅ និងខ្មៅដៃពណ៌ត្រូវបានហាមឃាត់។ សន្លឹកធំជាង A4 ត្រូវបានចងនៅចុងម្ខាង លាត និងដាក់លេខជាសន្លឹកមួយ។ សន្លឹក​ដែល​បត់​និង​រុំ​នៅ​កណ្តាល​ត្រូវ​បាន​លេខ​ជា​ពីរ​សន្លឹក។ សម្ភារៈគំនូរ រូបថតត្រូវបានដាក់លេខនៅផ្នែកខាងបញ្ច្រាសនៅជ្រុងខាងឆ្វេងខាងលើ។ ស្រោមសំបុត្រដែលមានសិលាចារឹក ឬឯកសារភ្ជាប់ដែលភ្ជាប់មកក្នុងសំណុំរឿង ត្រូវបានដាក់លេខដោយឯករាជ្យ។ ឯកសារភ្ជាប់ស្រោមសំបុត្រត្រូវបានដាក់លេខជាបន្តបន្ទាប់បន្ទាប់ពីស្រោមសំបុត្រ។ នៅពេលបង្កើតភាគជាច្រើននៃករណីមួយ ពួកវានីមួយៗត្រូវបានដាក់លេខដោយឯករាជ្យ។

រូបភាពទី 6.4 ។ ទម្រង់បែបបទគ្របដណ្តប់សម្រាប់ករណីរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ)

លទ្ធផលនៃលេខរៀងត្រូវបានកត់ត្រានៅក្នុងធាតុសម្ងាត់មួយនៅលើសន្លឹកចុងក្រោយនៃឯកសារដែលដេរភ្ជាប់ជាពិសេសសម្រាប់នាង។ វាចង្អុលបង្ហាញជាលេខ និងជាពាក្យចំនួនសន្លឹកឯកសារដែលមានលេខរៀង ហើយដោយឡែកពីគ្នាតាមរយៈសញ្ញា "+" ចុះហត្ថលេខាលើចំនួនសន្លឹកនៃសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុង លេខដែលបាត់ និងលេខ។

កំណត់ត្រាវិញ្ញាបនប័ត្រត្រូវបានចុះហត្ថលេខាដោយអ្នកដែលបានចងក្រងវា បង្ហាញពីទីតាំង ហត្ថលេខាផ្ទាល់ខ្លួន នាមត្រកូល និងកាលបរិច្ឆេទនៃការចងក្រង។ វាត្រូវបានហាមឃាត់មិនឱ្យធ្វើវិញ្ញាបនប័ត្រនៅលើគម្របនៃសំណុំរឿង ឬនៅផ្នែកបញ្ច្រាសនៃទំព័រចុងក្រោយ។

ទម្រង់នៃសន្លឹកវិញ្ញាបនប័ត្រនៃសំណុំរឿងត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

ក្នុងករណីដែលឯកសារមានឯកសារដ៏មានតម្លៃពិសេស - ក្នុងឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន ករណីផ្តល់រង្វាន់សញ្ញាបត្រសិក្សា និង

ស្តង់ដាររដ្ឋ R 51141-98 បានកំណត់និយមន័យដូចខាងក្រោមនៃសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុង: "សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារសំណុំរឿង - ϶ᴛᴏឯកសារគណនេយ្យដែលមានបញ្ជីឯកសារករណីដែលបង្ហាញពីលេខសៀរៀលនៃឯកសារ សន្ទស្សន៍ ឈ្មោះ កាលបរិច្ឆេទ លេខសន្លឹក។ ” ១.

សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងត្រូវបានដាក់នៅចំពោះមុខឯកសារសំណុំរឿង ហើយមានព័ត៌មានអំពីពួកវានីមួយៗ។ កំណត់ត្រាចុងក្រោយនៃសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងបង្ហាញពីចំនួនឯកសារដែលរួមបញ្ចូលនៅក្នុងវា និងចំនួនសន្លឹកនៃសារពើភ័ណ្ឌខ្លួនឯង។

នៅពេលប្រើប្រព័ន្ធចុះឈ្មោះឯកសារដោយស្វ័យប្រវត្តិ សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងអាចត្រូវបានបង្កើត និងបោះពុម្ពដោយស្វ័យប្រវត្តិដោយផ្អែកលើព័ត៌មានដែលបានបញ្ចូលក្នុងប័ណ្ណចុះឈ្មោះនៃឯកសារដែលដាក់ក្នុងសំណុំរឿង។ បន្ទាប់ពីឯកសារត្រូវបានដាក់បញ្ចូលលេខ សិលាចារឹកវិញ្ញាបនប័ត្រ និងសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃសំណុំរឿងត្រូវបានគូរឡើង ការរចនាបន្ថែមនៃគម្របសំណុំរឿងត្រូវបានអនុវត្ត។

ការរចនាគម្របនៃករណីត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងដំណើរការនៃការបើកករណីនៅក្នុងការងារការិយាល័យនិងត្រូវបានអនុវត្តស្របតាមតម្រូវការនៃស្តង់ដាររដ្ឋ GOST 17914-72 ។ គ្របដណ្តប់ករណីនៃការផ្ទុករយៈពេលវែង។ ប្រភេទ ទំហំ តម្រូវការបច្ចេកទេស”។ នៅ​ពេល​បើក​សំណុំ​រឿង​នេះ យោង​តាម​ឈ្មោះ​នៃ​សំណុំ​រឿង ព័ត៌មាន​មួយ​ចំនួន​ត្រូវ​បាន​ដាក់​នៅ​លើ​គម្រប​រួច​ហើយ៖

• ឈ្មោះស្ថាប័ន (អង្គការ) និងថ្នាក់ក្រោមរបស់ខ្លួន;
• ឈ្មោះអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ;
• សន្ទស្សន៍ស្មៀននៃករណី;
• ចំណងជើងករណី;
• រយៈពេលរក្សាទុកករណី។

នៅពេលរៀបចំសំណុំរឿងសម្រាប់ការរក្សាទុក ព័ត៌មានលម្អិតទាំងនេះត្រូវបានបញ្ជាក់ និងបំពេញបន្ថែម។ ឧទាហរណ៍គម្របនិយាយថា៖

• ចំនួនបរិមាណ ប្រសិនបើករណីមានបរិមាណច្រើន;
• កាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់នៃករណី;
• ចំនួនសន្លឹកនៅក្នុងឯកសារ;
• ចំនួនមូលនិធិ សារពើភ័ណ្ឌ និងករណីយោងតាមសារពើភ័ណ្ឌ។

សម្ភារៈចុងក្រោយត្រូវបានភ្ជាប់នៅក្នុងប័ណ្ណសារ។

រូបភាពទី 6.5 ។ ទម្រង់នៃសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍បណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ)

វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការធ្វើតាមតម្រូវការជាក់លាក់នៅពេលរចនាគម្រប។ ដូច្នេះឈ្មោះរបស់អង្គការត្រូវបានសរសេរនៅក្នុងករណីតែងតាំង។ ប្រសិនបើឈ្មោះបានផ្លាស់ប្តូរក្នុងកំឡុងឆ្នាំ នោះឈ្មោះទាំងពីរត្រូវបានផ្តល់នៅលើគម្រប ដោយឈ្មោះពីមុនត្រូវបានគេយកជាតង្កៀប ហើយឈ្មោះថ្មីសរសេរនៅក្រោមវា។

ចំណងជើងនៃសំណុំរឿងត្រូវបានផ្ទេរទៅគម្របនៅដើមឆ្នាំ ពីការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿង។ ប៉ុន្តែ​បន្ទាប់​ពី​ធ្វើ​ការ​វិភាគ​លើ​ខ្លឹមសារ​នៃ​ឯកសារ​ហើយ វា​អាច​នឹង​ត្រូវ​ធ្វើ​ការ​បញ្ជាក់​ខ្លះ​ៗ​ចំពោះ​ចំណង​ជើង។ ប្រសិនបើមានតម្រូវការបែបនេះ ការបន្ថែមគួរតែត្រូវបានធ្វើឡើងចំពោះនាមត្រកូលនៃករណី ហើយចំណងជើង និងលិបិក្រមនៅក្នុង ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii គួរតែត្រូវបានដាក់នៅលើគម្រប។ ទីមួយ ចំណងជើងគួរតែបង្ហាញពីប្រភេទករណី (ករណី ការឆ្លើយឆ្លង ឯកសារ។ សំណួរឆ្លុះបញ្ចាំងពីខ្លឹមសារនៃឯកសារ។ វាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីបង្កើតឯកសាររបស់អ្នកនិពន្ធ ឬអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានមួយចំនួននៅក្នុងករណីមួយ ប្រសិនបើពួកគេទាក់ទងនឹងបញ្ហាមួយ។ ភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារមិនត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងចំណងជើងទេ ប៉ុន្តែភាពអាចរកបាននៃច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារត្រូវបានចែង។ គម្របនៃសំណុំរឿងត្រូវតែបង្ហាញពីកាលបរិច្ឆេទនៃឯកសារដំបូង និងចុងក្រោយបំផុត និងរយៈពេលនៃការរក្សាទុកសំណុំរឿង។ នៅក្នុងករណីដែលមានឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ "រក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍" ត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅលើផ្សេងទៀត - រយៈពេលផ្ទុកជាក់លាក់នៅក្នុង ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ និងជាមួយបញ្ជីមួយ។

នៅពេលបញ្ជាក់ចំនួនសន្លឹកសន្លឹកនៃសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនិងកំណត់ត្រាវិញ្ញាបនប័ត្រមិនត្រូវបានយកមកពិចារណាទេ។

សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់គ្រប់ករណីនៃការផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែង។ វាជាការសមរម្យក្នុងការកត់សម្គាល់ថាសារពើភ័ណ្ឌគឺជាសៀវភៅយោងបណ្ណសារដែលមានបញ្ជីប្រព័ន្ធនៃអង្គភាពផ្ទុក ក៏ដូចជាត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីកត់ត្រាពួកវា និងបង្រួបបង្រួមការរៀបចំប្រព័ន្ធ។ វាជាការសមរម្យក្នុងការកត់សម្គាល់ថាសារពើភ័ណ្ឌបម្រើជាឧបករណ៍យោងគណនេយ្យសំខាន់នៅក្នុងការងារការិយាល័យ និងបណ្ណសារ។ សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងដោយឡែកពីគ្នាសម្រាប់ករណីផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ករណីផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងឯកសារបុគ្គលិក។ ក្នុងករណីខ្លះ អាស្រ័យលើភាពជាក់លាក់របស់អង្គការ បញ្ជីសារពើភ័ណ្ឌអាចត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់ប្រភេទមួយចំនួននៃករណី (ករណីតុលាការ និងស៊ើបអង្កេត របាយការណ៍វិទ្យាសាស្ត្រលើប្រធានបទ។ល។)

ករណីត្រូវបានរាយបញ្ជីតាមលំដាប់នៃសារៈសំខាន់។ ឧទាហរណ៍ លំដាប់អាចមានដូចខាងក្រោម៖ ធម្មនុញ្ញរបស់ក្រុមហ៊ុន កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំទូទៅរបស់ម្ចាស់ភាគហ៊ុន កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំក្រុមប្រឹក្សាភិបាល បញ្ជារបស់នាយកសម្រាប់សកម្មភាពស្នូល ផែនការប្រចាំឆ្នាំ។ល។ វាជាការសមរម្យក្នុងការកត់សម្គាល់ថាសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីត្រូវបានចងក្រងនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធនីមួយៗដោយបុគ្គលិកនៃសេវាកម្មគ្រប់គ្រងកំណត់ត្រា។

រូបភាពទី 6.6 ។ ទម្រង់នៃផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍

ការពិពណ៌នាមានផ្នែកប្រចាំឆ្នាំ។ ផ្នែកប្រចាំឆ្នាំត្រូវបានគូរឡើងក្នុងទម្រង់កំណត់។ ព័ត៌មានអំពីករណីនីមួយៗដែលរួមបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានគេហៅថាអត្ថបទពិពណ៌នា។ វារួមបញ្ចូលៈ

• លេខស៊េរីនៃករណី (បរិមាណ) នេះបើយោងតាមសារពើភ័ណ្ឌ;
• សន្ទស្សន៍ករណី (បរិមាណ);
• ចំណងជើងនៃករណី (បរិមាណ);
• កាលបរិច្ឆេទនៃករណី (បរិមាណ);
• ចំនួនសន្លឹកនៅក្នុងឯកសារ (បរិមាណ);
• រយៈពេលផ្ទុក (សម្រាប់ករណីរក្សាទុកលើសពី 10 ឆ្នាំ);
• ចំណាំ។

វាមានតំលៃនិយាយថាករណីនីមួយៗនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌមានលេខសៀរៀលឯករាជ្យ។

ប្រសិនបើករណីមានភាគច្រើន ភាគនីមួយៗមានលេខϲʙᴏ។ រៀបចំករណីនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌតាមលំដាប់ប័ណ្ណសាររបស់ស្ថាប័ន។ គួរកត់សម្គាល់ថាគាត់ក៏ផ្តល់លេខសារពើភ័ណ្ឌទៅអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធផងដែរ។

នៅពេលផ្ទេរករណីជាច្រើនឆ្នាំទៅបណ្ណសារ វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការរៀបចំជាប្រព័ន្ធ។ លំដាប់ធម្មតានៃការរៀបចំជាប្រព័ន្ធនៃកិច្ចការនៅក្នុងអង្គការគឺតាមកាលប្បវត្តិ-រចនាសម្ព័ន្ធ។ នេះមានន័យថា ជាដំបូង ករណីត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធតាមឆ្នាំ។ ទីពីរ ករណីត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធដោយឈ្មោះនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលពួកវាត្រូវបានរក្សាទុក។ ករណីទាំងអស់នៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍សម្រាប់រយៈពេលមួយឆ្នាំត្រូវបានរៀបចំតាមលំដាប់នៃសារៈសំខាន់។ ជាធម្មតា ϶ᴛᴏ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ បង្ហាញពីលំដាប់ដែលអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ និងផ្នែកក្បាលនៃករណីមានទីតាំងនៅក្នុងនាមនាមនៃករណី។

រូបភាពទី 6.7 ។ ទម្រង់នៃកំណត់ត្រាចុងក្រោយ និងហត្ថលេខាបញ្ជាក់

ដោយផ្អែកលើការទាំងអស់ខាងលើ យើងឈានដល់ការសន្និដ្ឋានថាយើងទទួលបានបញ្ជីរួមនៃករណីទាំងអស់នៃរយៈពេលផ្ទុកមួយសម្រាប់មួយឆ្នាំ។ វាមានតំលៃនិយាយថាសម្រាប់ភាពងាយស្រួលនៃការស្វែងរកឈ្មោះនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធអាចត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌមុនពេលករណីដំបូងនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធប្រតិបត្តិការ។

នៅក្នុងអង្គការដែលចំនួនករណីដែលបានបង្កើតក្នុងមួយឆ្នាំមានតិចតួច វាមិនត្រូវបានគេណែនាំឱ្យរៀបចំសារពើភ័ណ្ឌថ្មីជារៀងរាល់ឆ្នាំទេ។ វាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីរៀបចំសារពើភ័ណ្ឌមួយរួមទាំងករណីជាច្រើនឆ្នាំ។

រូបភាពទី 6.8 ។ ទម្រង់នៃផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនេះដោយបុគ្គលិក

រូបភាពទី 6.9 ។ ទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍

នៅក្នុងអង្គការបែបនេះ ផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងជារៀងរាល់ឆ្នាំជាមួយនឹងចំនួនករណីជាបន្តបន្ទាប់។ ចំណាំថាផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនីមួយៗនៃសារពើភ័ណ្ឌចាប់ផ្តើមដោយការចង្អុលបង្ហាញពីϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ នៃឆ្នាំបច្ចុប្បន្ន ហើយបន្ទាប់មកករណីមានទីតាំងនៅϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii ជាមួយនឹងរចនាសម្ព័ន្ធដែលទទួលយក។

វាគឺមានតំលៃនិយាយថាសារពើភ័ណ្ឌនីមួយៗមានលេខϲʙᴏ។ ជាធម្មតាសារពើភ័ណ្ឌសម្រាប់ករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍មាន 1 សម្រាប់ករណីដែលមានអាយុកាលធ្នើលើសពី 10 ឆ្នាំ - N & 2 សម្រាប់ករណីបុគ្គលិក - លេខ 3 ជាមួយនឹងការបន្ថែមសន្ទស្សន៍អក្សរ "l / s" ។

ការពិពណ៌នាបញ្ចប់ដោយធាតុសង្ខេប។ វាបង្ហាញជាលេខ និងជាពាក្យចំនួនករណីដែលរួមបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌ លេខទីមួយ និងចុងក្រោយនៃករណីនេះបើយោងតាមសារពើភ័ណ្ឌ ភាពជាក់លាក់នៃលេខរៀង (អក្សរ និងលេខដែលបាត់) ត្រូវបានបញ្ជាក់។ កាលបរិច្ឆេទនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានបញ្ជាក់។

បន្ថែមពីលើសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) នាយកដ្ឋានបុគ្គលិកនៃអង្គការត្រូវតែរៀបចំបញ្ជីសារពើភណ្ឌករណីសម្រាប់បុគ្គលិកជារៀងរាល់ឆ្នាំ។ ឯកសារស្តីពីបុគ្គលិកមានសារៈសំខាន់សង្គមជាពិសេស - ពួកគេនឹងជាមូលដ្ឋានសម្រាប់បញ្ជាក់ពីរយៈពេលនៃសេវាកម្ម មុខតំណែងដែលបានកាន់កាប់ រយៈពេលនៃការងារនៅក្នុងអង្គការនេះ និងការពិតផ្សេងទៀតនៃទំនាក់ទំនងការងារ។ គួរជម្រាបថា ដើម្បីការពារការបាត់បង់ឯកសារទាំងនេះ ឯកសារភាគច្រើនស្តីពីបុគ្គលិករបស់កម្មករនិយោជិតដែលត្រូវបានបញ្ឈប់ពីការងារត្រូវបានទុកក្នុងប័ណ្ណសារ និងរក្សាទុករយៈពេល ៧៥ ឆ្នាំ។

នៅក្នុងការតភ្ជាប់ជាមួយនឹងការអភិវឌ្ឍនៃបច្ចេកវិទ្យាកុំព្យូទ័រការកើនឡើងនៃបរិមាណនៃឯកសារនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយអេឡិចត្រូនិកអង្គការត្រូវរក្សាទុកឯកសារសោតទស្សន៍និងអេឡិចត្រូនិក។ នៅក្នុងប័ណ្ណសាររបស់អង្គការអាស្រ័យលើសមាសភាពនិងបរិមាណនៃ ED បញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានចងក្រង។ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌឯករាជ្យ។

ចំនួនច្បាប់ចម្លងនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានកំណត់ដោយរយៈពេលនៃការរក្សាទុកករណី។ វាជាការសមរម្យក្នុងការកត់សម្គាល់ថាសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានចងក្រងជាបួនច្បាប់ចម្លង។ វាជាការសំខាន់ក្នុងការកត់សម្គាល់ថាច្បាប់ចម្លងមួយនៅតែមាននៅក្នុង ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ អង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលកំពុងអភិវឌ្ឍ ច្បាប់ចម្លងទីពីរនៃសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានផ្ទេរទៅសេវាកម្មរបស់គ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យសិក្សា ទីបីទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ។ ច្បាប់ចម្លងទីបួនត្រូវបានផ្ញើទៅ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ បណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុង

អង្គការដែលមិនបញ្ជូនឯកសារទៅបណ្ណសាររដ្ឋ បង្កើតបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារសម្រាប់ការផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ សម្រាប់ឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកចាប់ពី 10 ឆ្នាំឡើងទៅ និងសម្រាប់បុគ្គលិកជាបីដង។

សារពើភ័ណ្ឌមិនត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នទេ” ពួកគេត្រូវបានជំនួសដោយនាមនាមនៃករណី ដែលសញ្ញាសម្គាល់លើរយៈពេលផ្ទុកត្រូវបានដាក់នៅពីមុខក្បាលនីមួយៗ។

ក្នុងអំឡុងពេលនៃការរៀបចំសំណុំរឿងដោយអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ បុគ្គលិកបណ្ណសារពិនិត្យជាបឋមអំពីភាពត្រឹមត្រូវនៃការបង្កើត ការប្រតិបត្តិ និងϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ ចំនួនករណីដែលរួមបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណី (ឯកតារចនាសម្ព័ន្ធ) ចំនួន។ នៃករណីដែលបានដាក់ក្នុង ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ និងជាមួយនាមត្រកូលនៃឯកសាររបស់អង្គការ។ រាល់ការខ្វះខាតដែលបានកំណត់ក្នុងអំឡុងពេលសវនកម្មក្នុងការបង្កើត និងអនុវត្តសំណុំរឿង និយោជិតនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធត្រូវបានទាមទារដើម្បីលុបបំបាត់។ នៅពេលរកឃើញអវត្តមាននៃករណី វិញ្ញាបនបត្រយោងត្រូវបានគូរឡើង។

ករណីនីមួយៗត្រូវបានទទួលយកដោយអ្នកទទួលខុសត្រូវចំពោះប័ណ្ណសាររបស់អង្គការនៅក្នុងវត្តមានរបស់បុគ្គលិកនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ។ នៅពេលដែល ϶ᴛᴏm នៅលើច្បាប់ចម្លងទាំងពីរនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ ប្រឆាំងនឹងករណីនីមួយៗដែលបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងវា កំណត់ត្រាមួយត្រូវបានធ្វើឡើងអំពីវត្តមាននៃករណីនេះ។ នៅចុងបញ្ចប់នៃច្បាប់ចម្លងនីមួយៗនៃសារពើភ័ណ្ឌ ចំនួនករណីដែលបានទទួលយកយ៉ាងពិតប្រាកដទៅក្នុងប័ណ្ណសារ ចំនួនករណីបាត់ កាលបរិច្ឆេទនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរសំណុំរឿង ក៏ដូចជាហត្ថលេខារបស់អ្នកទទួលខុសត្រូវចំពោះបណ្ណសារ និងបុគ្គលនោះ។ ដែលបានផ្ទេរករណីនេះ ត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញជាលេខ និងជាពាក្យ។ នៅពេលទទួលយកករណីដ៏មានតម្លៃជាពិសេសចំនួនសន្លឹកនៅក្នុងករណីត្រូវបានពិនិត្យ។

ករណីដែលភ្ជាប់ជាបាច់ត្រូវបានបញ្ជូនទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការដោយបុគ្គលិកនៃផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ។ រួមជាមួយនឹងករណី លិបិក្រមកាតចុះឈ្មោះសម្រាប់ឯកសារត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។ ឈ្មោះរបស់គណៈរដ្ឋមន្ត្រីឯកសារនីមួយៗត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌ។

អ្វីដែលត្រូវពឹងផ្អែកលើឥឡូវនេះនៅក្នុងវិស័យ បទប្បញ្ញត្តិនិងការគាំទ្រវិធីសាស្រ្តនៃការរក្សាទុក?

ជា​ដំបូងបង្អស់, នៅ​លើ ឯកសារបច្ចុប្បន្នដែលជាបទដ្ឋាន៖ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងផ្សេងៗទៀត ឯកសារបណ្ណសារនៅក្នុងសរីរាង្គ អំណាចរដ្ឋ, សរីរាង្គ រដ្ឋាភិបាលក្នុងតំបន់និងអង្គការនានា (ត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 31 ខែមីនាឆ្នាំ 2015 លេខ 526) ដែលចូលជាធរមាននៅចុងខែកញ្ញាឆ្នាំមុន។ បន្ថែមទៀតនៅក្នុងអត្ថបទយើងនឹងហៅវាថា Rules-2015 ។

ហើយទីពីរ ទៅឯកសារដែលមានសុពលភាព ចរិតលក្ខណៈវិធីសាស្រ្ត: ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការ (ត្រូវបានអនុម័តដោយសេចក្តីសម្រេចរបស់ Collegium នៃបណ្ណសារសហព័ន្ធ ថ្ងៃទី 6 ខែកុម្ភៈ ឆ្នាំ 2002 តទៅនេះហៅថា ច្បាប់មូលដ្ឋាន)។ បញ្ហាជាក់ស្តែងជាច្រើនដែលត្រូវបានប៉ះពាល់ដោយច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ត្រូវបានគ្របដណ្តប់នៅទីនេះក្នុងព័ត៌មានលម្អិតមួយចំនួន ឧទាហរណ៍ នីតិវិធីសម្រាប់បង្កើតបញ្ជីឈ្មោះករណី។

ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារនៃបណ្ណសារនាយកដ្ឋាន (ត្រូវបានអនុម័តដោយលំដាប់នៃបណ្ណសារសំខាន់នៃសហភាពសូវៀតចុះថ្ងៃទី 05.09.1985 លេខ 263) ដែលអស់រយៈពេលជាយូរដោយសារតែអាយុមិនមែនជាឯកសារការងារទេទីបំផុតត្រូវបានបញ្ជូនទៅអណ្តូង។ - ការសម្រាកដែលសមនឹងទទួលបាន ហើយមិនត្រូវអនុវត្តនៅលើទឹកដីនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចាប់ពីពេលដែលច្បាប់ចូលជាធរមាន -2015 (លិខិតរបស់សហព័ន្ធចុះថ្ងៃទី 18 ខែកញ្ញា ឆ្នាំ 2015 លេខ 2/2133-A)។

តើឯកសារត្រូវរក្សាទុកទេ?

ឯកសារត្រូវតែរក្សាទុក។ ទោះបីជាការពិតដែលថាច្បាប់ឆ្នាំ 2015 និយាយថា "អង្គការ ខាងស្ដាំ (បញ្ជាក់បន្ថែម)ដើម្បីបង្កើតបណ្ណសារសម្រាប់គោលបំណងនៃការរក្សាទុកឯកសារបណ្ណសារដែលបានបង្កើតឡើងក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ ...” សិទ្ធិនេះនៅពេលពិនិត្យកាន់តែជិត ប្រែទៅជាកាតព្វកិច្ចពិតប្រាកដ។

ទីមួយ ប្រសិនបើមានអង្គការមួយ នោះមានបុគ្គលិក ដែលមានន័យថា សំណុំឯកសារពេញលេញស្តីពីបុគ្គលិកសម្រាប់ពួកគេម្នាក់ៗ។

ទីពីរ ប្រសិនបើមានអង្គការមួយ នោះក៏មានគណនេយ្យពន្ធរបស់ខ្លួនផងដែរ ដែលតំណាងដោយក្រដាស ឬឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

ទីបី យ៉ាងហោចណាស់ឯកសារដែលបានរាយបញ្ជីទាំងអស់ត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលកំណត់។ ប្រភពនៃជីវិតធ្នើ - បញ្ជីពិសេស៖

• បញ្ជីឯកសារបណ្ណសារអ្នកគ្រប់គ្រងធម្មតាដែលបង្កើតក្នុងសកម្មភាព ទី​ភ្នាក់​ងារ​រដ្ឋា​ភិ​បាល, រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាននិងអង្គការដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក (ត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីថ្ងៃទី 25 ខែសីហាឆ្នាំ 2010 លេខ 558);
• បញ្ជីឯកសារស្ដង់ដារបណ្ណសារដែលបានបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាពវិទ្យាសាស្ត្រ បច្ចេកទេស និងផលិតកម្មរបស់អង្គការ ដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌ និង ទំនាក់ទំនងមហាជន RF ចុះថ្ងៃទី 31 ខែកក្កដា ឆ្នាំ 2007 លេខ 1182)។

បញ្ជាក់សម្រាប់ប្រើប្រាស់ដោយរដ្ឋាភិបាល និង អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល. ដូច្នេះវាប្រែថាណាមួយ សូម្បីតែក្រុមហ៊ុនតូចបំផុត និងតិចតួចបំផុតក៏ដោយ មានសំណុំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកបណ្ណសារ។ ហើយលក្ខខណ្ឌត្រូវតែត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ពួកគេដែលបំពេញតម្រូវការថ្មី។ ឯកសារបទដ្ឋាន៖ ច្បាប់-2015 ។ អវត្ដមាននៃផ្នែករងរចនាសម្ព័ន្ធក្រោមឈ្មោះ "បណ្ណសារ", "ការិយាល័យ" មិនប៉ះពាល់ដល់កាតព្វកិច្ចនេះតាមមធ្យោបាយណាមួយឡើយ។

ការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ការបង្កើតថ្មីដែលបានទាក់ទាញចំណាប់អារម្មណ៍របស់អ្នកឯកទេសទាំងអស់ក្នុងការងារការិយាល័យ និងការរក្សាទុកឯកសារ គឺជានីតិវិធីដែលរង់ចាំជាយូរមកហើយសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ។ ផ្នែក 2.30-2.33 មានន័យ។ ការផ្លាស់ប្តូរទៅឯកសារអេឡិចត្រូនិកនៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ត្រូវបានអនុវត្តភ្លាមៗដោយគ្មានចំណងជើងភ្លាមៗបន្ទាប់ពីសារថាវាត្រូវបានហាមឃាត់មិនឱ្យនៅក្នុងស្បែកជើងកខ្វក់នៅក្នុងប័ណ្ណសារ។

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

២.៣០។ លក្ខខណ្ឌចាំបាច់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកគឺ៖

វត្តមាននៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការយ៉ាងហោចណាស់ពីរច្បាប់ចម្លងនៃឯកតាផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកនីមួយៗ (ច្បាប់ចម្លងសំខាន់ និងការងារត្រូវតែមាននៅលើឧបករណ៍រូបវន្តផ្សេងគ្នា);

ភាពអាចរកបាននៃឧបករណ៍បច្ចេកទេស និងសូហ្វវែរដែលត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីផលិតឡើងវិញ ចម្លង សរសេរឡើងវិញនូវឯកសារអេឡិចត្រូនិក គ្រប់គ្រងរូបវន្ត និង លក្ខខណ្ឌបច្ចេកទេស;

ធានានូវរបៀបនៃការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក ដោយមិនរាប់បញ្ចូលការបាត់បង់ ការចែកចាយដោយគ្មានការអនុញ្ញាត ការបំផ្លិចបំផ្លាញ ឬការបំភ្លៃព័ត៌មាន។

ការច្នៃប្រឌិតដ៏សំខាន់មួយទៀតគឺការកំណត់ដោយច្បាប់ឆ្នាំ 2015 នៃទម្រង់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក៖

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

២.៣១. ការផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាអត្ថបទសម្រាប់រក្សាទុកក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការដែលជាប្រភពនៃការទទួលបានបណ្ណសាររដ្ឋ និងក្រុងត្រូវបានអនុវត្តជាទម្រង់ PDF/A ។

PDF គឺជាទម្រង់សកលដែលមិនអាចប្រកែកបាន។ PDF/Archives (PDF/A) គឺជាបំរែបំរួលនៃទម្រង់នេះ ដែលត្រូវបានរចនាឡើងជាពិសេសសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារក្នុងប័ណ្ណសាររយៈពេលវែង និងដាក់បញ្ចូលក្នុង ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “ការគ្រប់គ្រងឯកសារ។ ទម្រង់ឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ការរក្សាទុករយៈពេលវែង។ ប៉ុន្តែដូចជាអ្វីទាំងអស់ជាសកល PDF មិនល្អឥតខ្ចោះទេ។ នៅក្នុងទម្រង់នេះ ឯកសារគ្រប់គ្រងមានអារម្មណ៍អស្ចារ្យ ប៉ុន្តែអង្គការប្រើប្រាស់មិនត្រឹមតែកញ្ចប់មួយប៉ុណ្ណោះទេ ការិយាល័យ​ក្រុមហ៊ុន Microsoft. ដូច្នេះ ជាឧទាហរណ៍ គំនូរដែលបានបង្កើតជាទម្រង់ .dwg ត្រូវបានបង្ហាញមិនត្រឹមត្រូវនៅពេលបំប្លែងទៅជា .pdf ។ អាកប្បកិរិយារបស់អេឡិចត្រូនិច ហត្ថលេខាឌីជីថលនៅពេលបំប្លែងឯកសារទៅជា .pdf ។

នីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារ និងឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានពិពណ៌នានៅក្នុងផ្នែក 4.34 នៃច្បាប់។ ខាងក្រោមនេះជាអត្ថបទ៖

• ទីមួយ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកអាចត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារ និងរក្សាទុកទាំងនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយដាច់ដោយឡែក និង "តាមរយៈបណ្តាញព័ត៌មាន និងទូរគមនាគមន៍"។
• ទីពីរ សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារត្រូវបានចងក្រងទោះជាយ៉ាងណានៅក្នុង ទម្រង់ក្រដាស(នោះគឺទោះបីជាយើងបង្កើតប័ណ្ណសារនៅក្នុង EDMS ក៏ដោយ បញ្ជីសារពើភណ្ឌនឹងត្រូវបញ្ជូនទៅបណ្ណសារដ្ឋានដោយផ្ទាល់)
• ទីបី "នៅពេលទទួល ការផ្ទុកបណ្ណសារឯកសារអេឡិចត្រូនិចត្រូវបានបញ្ជាក់ ហត្ថលេខា​អេ​ឡិច​ត្រូ​និ​ចប្រធានអង្គការ ឬមន្ត្រីដែលមានការអនុញ្ញាតពីគាត់។ ទាក់ទង ឯកសារក្រដាសគ្មានអ្វីនៃប្រភេទគឺត្រូវបានទាមទារ។ របៀបអនុលោមតាមតម្រូវការនេះសម្រាប់អង្គការដែលបង្កើតឯកសារអេឡិចត្រូនិក ប៉ុន្តែកុំប្រើ EDS ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 គឺនៅស្ងៀម។

ជាចុងក្រោយ “សម្រាប់ការចូលប្រើឯកសារអេឡិចត្រូនិកបានរហ័សសម្រាប់គោលបំណងជាឯកសារយោង និងស្វែងរក មូលនិធិសម្រាប់ការប្រើប្រាស់ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងបណ្ណសារ” (កថាខណ្ឌ 2.33)។ គោលគំនិតនៃមូលនិធិប្រើប្រាស់មិនត្រូវបានបង្ហាញឱ្យដឹងឡើយ។

គណនេយ្យឯកសារ

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

៣.៥. បណ្ណសាររបស់អង្គការរក្សាសំខាន់ (ចាំបាច់) និងជំនួយ ឯកសារគណនេយ្យ. សមាសភាពនិងទម្រង់នៃឯកសារគណនេយ្យសំខាន់ៗត្រូវបានកំណត់ស្របតាមវិធានទាំងនេះ។ សមាសភាពនិងទម្រង់នៃឯកសារគណនេយ្យគាំទ្រត្រូវបានកំណត់ដោយបណ្ណសាររបស់អង្គការដោយឯករាជ្យ។

ច្បាប់សំខាន់ៗបានពន្យល់ពីមូលហេតុដែលគណនេយ្យនៃឯកសារបណ្ណសារត្រូវបានអនុវត្ត និងអ្វីដែលប្រព័ន្ធនៃឯកសារគណនេយ្យគឺ បង្កើតយ៉ាងច្បាស់នូវគោលបំណងរបស់វា។ និយមន័យទាំងនេះបានបាត់ពីច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ។ ចូរយើងចងចាំពួកគេ ដើម្បីយល់ពីមូលហេតុដែលយើងនឹងដោះស្រាយជាមួយគណនេយ្យ៖

ហើយការផ្លាស់ប្តូរសំខាន់: បញ្ជីឯកសារគណនេយ្យនៃប័ណ្ណសារក្នុងឆ្នាំ 2015 ត្រូវបានកាត់បន្ថយជាងពាក់កណ្តាលពី 11 ទៅ 5 មុខតំណែង។ មានតែ៖

• សៀវភៅ​គណនេយ្យ​សម្រាប់​ការ​ទទួល​និង​ការ​ចោល​នៃ​ករណី, ឯកសារ;
• បញ្ជីនៃមូលនិធិ;
• សន្លឹកមូលនិធិ;
• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណី, ឯកសារ;
• ចុះឈ្មោះពិពណ៌នា។

នីតិវិធីសម្រាប់ការចងក្រង និងរក្សាទម្រង់គណនេយ្យ ទោះបីជាតិចតួចក៏ដោយ ត្រូវបានពិពណ៌នានៅក្នុងកថាខណ្ឌ 3.7-3.11 នៃច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ។

អ្វី​ដែល​នៅ​សល់​គឺ​ជា​ការ​សម្រេច​ចិត្ត​របស់​អង្គការ។ ប្រសិនបើវាជាប្រភពនៃការទទួលបានប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ (ក្រុង) នោះលិខិតឆ្លងដែនរបស់អង្គការត្រូវតែត្រូវបានគូរបន្ថែម (ប្រការ 3.12 នៃច្បាប់-2015)។ វាក៏មានលេខយោងនៃបទប្បញ្ញត្តិសម្រាប់ការចុះឈ្មោះរដ្ឋនៃឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 1997 និងបានអនុម័តទម្រង់នៃលិខិតឆ្លងដែនបណ្ណសារ។ សូមចំណាំថា ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានបានស្នើរទម្រង់មួយ បើទោះបីជាស្ទើរតែដូចគ្នា ប៉ុន្តែនៅតែ "ស្រស់" ច្រើនជាងបទប្បញ្ញត្តិដែលបានរៀបរាប់។ យ៉ាងហោចណាស់ ការគណនានៅក្នុងនោះបានចាប់ផ្តើមជាមួយនឹងពីរពាន់ មិនមែនជាមួយនឹងកៅសិបនោះទេ។

ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ

ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 មិនបាននាំមកនូវអ្វីថ្មីជាមូលដ្ឋានសម្រាប់នីតិវិធីសម្រាប់ការត្រួតពិនិត្យប្រចាំឆ្នាំនៃតម្លៃនៃឯកសារ។ មានតែកថាខណ្ឌ 4.12 ដែលសមនឹងទទួលបានការយកចិត្តទុកដាក់៖

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

៤.១២. អង្គការដែលសកម្មភាពរបស់ពួកគេមិនបង្កើតឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីបង្កើតសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីដោយបុគ្គលិកនិងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងធានាសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។

ការផ្តល់នេះសំដៅទៅលើការសន្ទនាដែលដោយមិនគិតពីវត្តមាននៅក្នុងអង្គការនៃបណ្ណសារ និងជាកម្មសិទ្ធិរបស់ចំនួនប្រភពនៃការទទួលបានបណ្ណសាររបស់រដ្ឋ (ក្រុង) វាមានកាតព្វកិច្ចដោះស្រាយឯកសាររបស់ខ្លួនយ៉ាងហោចណាស់ក្នុងកម្រិតអប្បបរមា។ យ៉ាងណាមិញ ប្រហែលជាមានមនុស្សតិចណាស់ដែលនឹងអាចចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (ជាង 10 ឆ្នាំ) ដោយមិនចាំបាច់ចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណីជាមុនសិន។

ឈ្មោះករណី

ពួកគេនិយាយតិចតួចអំពីបញ្ជីឈ្មោះនៃករណី ដែលច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ហៅថា "ឯកសារគណនេយ្យសំខាន់ដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីសមាសភាព និងការរៀបចំមូលនិធិឯកសាររបស់អង្គការ" ហើយថែមទាំងមិនផ្តល់និយមន័យដែលអាចយល់បានណាមួយឡើយ។ ពីអត្ថបទនៃឯកសារ វាធ្វើតាមតែប៉ុណ្ណឹង (ទំ.៤.១៤-៤.១៨)៖

• "ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីជួសជុលការចាត់ថ្នាក់ (ក្រុម) នៃឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិទៅជាសំណុំរឿង (ករណីអេឡិចត្រូនិក)";
• នាមត្រកូលនៃករណីត្រូវបានចងក្រងតាមទម្រង់ភ្ជាប់។
• នាមនាមនៃកិច្ចការរបស់អង្គការត្រូវបានចងក្រងដោយឈរលើមូលដ្ឋាននៃនាមនាមនៃករណីនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ (ទម្រង់ត្រូវបានភ្ជាប់ទោះជាយ៉ាងណាវានឹងមិនអាចស្វែងរកវាតាមតារាងមាតិកាបានទេ៖ វាមានឧបសម្ព័ន្ធពីរដែលមានឈ្មោះ " Nomenclature of case”; លេខ 26 សំដៅលើការបែងចែកតាមលំដាប់);
• នាមនាមនៃកិច្ចការរបស់អង្គការត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅលើមូលដ្ឋាននៃស្តង់ដារ នាយកដ្ឋាន និងបញ្ជីឯកសារផ្សេងទៀតដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក ច្បាប់និយតកម្មផ្សេងទៀត ក៏ដូចជាការចាត់ថ្នាក់ធម្មតា និងគំរូនៃករណី។
• អង្គការ - ប្រភពនៃការទទួលបានបណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង) នឹងសម្របសម្រួលវាជាមួយ "EPC ដែលពាក់ព័ន្ធ ឬបណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង) ស្របតាមអំណាចដែលបានផ្តល់ឱ្យ";
• អង្គការដែលមិនមែនជាប្រភពនៃការទទួលបានប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ (ក្រុង) យល់ព្រមលើបញ្ជីឈ្មោះឯកសាររបស់ពួកគេដោយខ្លួនឯង។

គ្មាន​ទៀត​ទេ ព័ត៌មានជាក់ស្តែងស្តីពីការអភិវឌ្ឍន៍ និងការថែរក្សាបញ្ជីឈ្មោះនៃកិច្ចការរបស់អង្គការនៅក្នុងវិធាន-២០១៥ មិនត្រូវបានផ្ទុកទេ។ វាគួរតែត្រូវបាននិយាយយ៉ាងច្បាស់ថា បើគ្មានច្បាប់មូលដ្ឋានទេ ស្មៀនធម្មតា ជាពិសេសជាលើកដំបូងនឹងមិនអាចគូរវាឡើងបានទេ។

ការចុះឈ្មោះករណី

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

៤.១៩. ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ដែលបានបញ្ចប់ដោយការងារការិយាល័យ រួមទាំងសម្រាប់បុគ្គលិក បន្ទាប់ពីចុងបញ្ចប់នៃឆ្នាំប្រតិទិនដែលពួកគេត្រូវបានបើក ត្រូវបានរៀបចំសម្រាប់ផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ ហើយជាកម្មវត្ថុនៃការចុះឈ្មោះ និង ការពិពណ៌នា។

អាស្រ័យលើលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុក ការចុះបញ្ជីករណីពេញលេញ ឬដោយផ្នែកត្រូវបានអនុវត្ត។ ករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងបុគ្គលិកត្រូវមានការចុះឈ្មោះពេញលេញ។

ឯកសាររួមមានៈ

ការចងក្រងឯកសារសំណុំរឿង (ឯកសារដែលមិនមានទ្រង់ទ្រាយត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងថតរឹងបិទជិត ឬក្នុងប្រអប់);

លេខសន្លឹកនៃករណី;

គូរសន្លឹកភស្តុតាងនៃសំណុំរឿង (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ ៨);

រៀបចំបញ្ជីសារពើភណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារសំណុំរឿង (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ ២៧);

ការរចនាគម្របករណី (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ ២៨)។

ការរៀបចំឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការផ្តល់សម្រាប់ការចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកឯកសារ (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ 17, 18) ។

អ្វីដែលរួមបញ្ចូលការចុះឈ្មោះផ្នែកនៃករណី និងរបៀបដែលវាអាស្រ័យលើលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារមិនត្រូវបានរាយការណ៍ទេ។

ប្រសិនបើមុននេះ សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងត្រូវបានចងក្រងតែ "ក្នុងករណីចាំបាច់" (ច្បាប់មូលដ្ឋាន ឃ្លា 3.6.3។) បន្ទាប់មកឃ្លានេះត្រូវបានដកចេញពីច្បាប់-2015។ ចំណងជើងនៃទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌដែលបង្ហាញក្នុងឧបសម្ព័ន្ធទី 27 មិនផ្តល់សេចក្តីយោងណាមួយចំពោះរយៈពេលនៃការផ្ទុកនោះទេ។

មិនមែនករណីអេឡិចត្រូនិចទាំងអស់គួរតែត្រូវបានពិពណ៌នានោះទេ ប៉ុន្តែមានតែករណីដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ (ទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌមាននៅក្នុងឧបសម្ព័ន្ធ 17 និង 18 រៀងគ្នា)។

ការអនុវត្តសំណើ

នៅក្នុងវាលនៃការអនុវត្តសំណើរបស់អង្គការ និងប្រជាពលរដ្ឋដែលបានដាក់ជូនបណ្ណសារ មានការច្នៃប្រឌិតមួយ៖ វិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារ ការដកស្រង់ និងច្បាប់ចម្លងយោងទៅតាមច្បាប់ថ្មីអាចត្រូវបាន "ចេញជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិកនៅលើឧបករណ៍អេឡិចត្រូនិក ឬផ្ញើតាមរយៈព័ត៌មាន និង បណ្តាញទំនាក់ទំនង”។ វិញ្ញាបនបត្រ ច្បាប់ចម្លង និងការដកស្រង់ទាំងនេះត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយ "ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិករបស់ប្រធានអង្គការ ឬមន្ត្រីដែលមានការអនុញ្ញាតផ្សេងទៀត"។

កម្មវិធី៖ ទម្រង់ឯកសារ

ជាប្រពៃណី ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 បញ្ចប់ដោយសំណុំនៃកម្មវិធី - ទម្រង់ឯកសារដែលភ្ជាប់ជាមួយដំណើរការផ្ទុកឯកសារមួយចំនួន។

ជាទូទៅ វាគួរតែត្រូវបាននិយាយថា ទីមួយមានទម្រង់តិចជាងនៅក្នុងច្បាប់ 2015 ជាងនៅក្នុងច្បាប់មូលដ្ឋាន ទីពីរ ក្នុងចំណោមពួកវាមានកម្មវិធីពីរដែលមានឈ្មោះដូចគ្នា ដែលមានភាពរអាក់រអួលខ្លាំង ហើយទីបី ពួកវាមានទីតាំងនៅ តាម​លំដាប់​នៃ​ការ​លើក​ឡើង​នៅ​ក្នុង​អត្ថបទ (និង​មិន​ស្ថិត​នៅ​ក្នុង​លំដាប់​នៃ​សារៈសំខាន់​ឬ​លំដាប់​តក្ក​ដូច​នៅ​ក្នុង​ច្បាប់​មូលដ្ឋាន​) ។ កម្មវិធីមួយចំនួនបានផ្លាស់ប្តូរឈ្មោះ ខ្លះបានផ្លាស់ប្តូរទម្រង់បែបបទបន្តិច។ អនុសាសន៍ទូទៅនឹងមានដូចខាងក្រោម៖ ប្រសិនបើវាចាំបាច់ដើម្បីគូរឯកសារណាមួយនៅលើការរក្សាទុក បណ្ណសារគួរតែស្វែងរកទម្រង់របស់វានៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ជាដំបូង ហើយលុះត្រាតែរកមិនឃើញទម្រង់ដែលត្រូវការនៅក្នុងឯកសារទាំងនោះ សូមមើលច្បាប់មូលដ្ឋាន .

ខាងក្រោម​នេះ​ជា​បញ្ជី​ចំនួន ៣។ ទីមួយ (ក្នុងទម្រង់ជាតារាង) គឺជាឧបសម្ព័ន្ធពីច្បាប់ឆ្នាំ 2015 និងទម្រង់ដែលត្រូវគ្នាពីច្បាប់មូលដ្ឋាន។ ទីពីរគឺភាពថ្មីថ្មោងនៅក្នុងទម្រង់ដែលបានណែនាំក្នុងឆ្នាំ 2015 ។ ទីបីគឺជាទម្រង់ពីច្បាប់មូលដ្ឋានដែលមិនត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ប៉ុន្តែមិនត្រូវបានលុបចោលទេ (ដូចដែលពួកគេនិយាយ ប្រើវាដើម្បីសុខភាពរបស់អ្នក)។

តុ

បង្រួមការបង្ហាញ

បង្ហាញឡើងវិញ និងអនុម័តដោយវិធានឆ្នាំ ២០១៥៖

• សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក ឯកសារបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) រយៈពេលនៃការផ្ទុក;
• ឧបសម្ព័ន្ធនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ។
• ទង្វើនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរឯកសារបណ្ណសារសម្រាប់ការរក្សាទុក (ពីស្ថាប័នមួយទៅស្ថាប័នមួយ។ - ចំណាំ។ ed ។)
• ការពិពណ៌នាអំពីករណី;
• សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក ឯកសារដែលមានឯកសារភ្ជាប់ជាមួយសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកឯកសារ។

ទម្រង់ពីរចុងក្រោយត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីជំនួសបញ្ជីចែកចាយ ហើយពិតជាតំណាងឱ្យសកម្មភាពនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍បណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងបុគ្គលិកនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធរបស់អង្គការ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 12 នៃច្បាប់មូលដ្ឋាន);
• កំណត់ត្រាចុងក្រោយ និងសិលាចារឹកបញ្ជាក់ (ឧបសម្ព័ន្ធ ១៣);
• ទំព័រចំណងជើងនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 14);
• ការបញ្ជាទិញ (តម្រូវការ) សម្រាប់ការចេញឯកសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ 17);
• សៀវភៅការចេញឯកសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ ១៩);
• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីដ៏មានតម្លៃជាពិសេស (ឧបសម្ព័ន្ធទី 23);
• សៀវភៅគណនេយ្យសម្រាប់ការទទួល និងការបោះចោលមូលនិធិធានារ៉ាប់រង និងមូលនិធិប្រើប្រាស់ (ឧបសម្ព័ន្ធ 27);
• សារពើភ័ណ្ឌនៃមូលនិធិធានារ៉ាប់រង (ឧបសម្ព័ន្ធទី 28);
• លិខិតឆ្លងដែននៃប័ណ្ណសាររបស់អង្គការរក្សាទុក ឯកសារគ្រប់គ្រង(ឧបសម្ព័ន្ធ ២៩);
• លិខិតឆ្លងដែនរបស់អង្គការរក្សាទុកឯកសារនៃមូលនិធិតាមវិស័យ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 30);
• ប័ណ្ណចុះឈ្មោះនៃអង្គភាពគណនេយ្យសម្រាប់ឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ED) (ឧបសម្ព័ន្ធទី 31);
• ច្បាប់ស្តីពីការធ្វើចំណាកស្រុក និងការសរសេរឡើងវិញនូវឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ឧបសម្ព័ន្ធ ៣២);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការទទួលនិងការចោលឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ឧបសម្ព័ន្ធទី 33);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការចុះឈ្មោះការធ្វើចំណាកស្រុកនិងការសរសេរឡើងវិញនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ឧបសម្ព័ន្ធទី 34);
• ច្បាប់ពិពណ៌នាអំពីឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួន (ឧបសម្ព័ន្ធទី 38);
• ធ្វើសកម្មភាពលើការបង្កើតមូលនិធិប័ណ្ណសាររួម (ឧបសម្ព័ន្ធ ៣៩);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការចុះឈ្មោះនៃច្បាប់ចម្លងដែលបានចេញ ការដកស្រង់ ឯកសារយោង សម្ភារៈប្រធានបទ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 44);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការចុះឈ្មោះនៃការចូលមើលដោយអ្នកប្រើប្រាស់បន្ទប់អាន (ឧបសម្ព័ន្ធ 45);
• ផែនការការងារប្រចាំឆ្នាំនៃបណ្ណសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ ៤៦);
• កាតគណនីសម្រាប់ធ្វើការជាមួយអង្គការ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 47);
• ទង្វើនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរនៅពេលផ្លាស់ប្តូរប្រធានបណ្ណសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ ៤៨)។

វាច្បាស់ណាស់ថា Rules-2015 ត្រូវបានរចនាឡើងសម្រាប់អ្នកអានដែលបានរៀបចំ។ ប៉ុន្តែក្នុងករណីជាច្រើន ជាអកុសល ទាំងលេខាធិការ ឬ (បើចាំបាច់) បុគ្គលិកភាគច្រើន ការបែងចែកផ្សេងគ្នា៖ គណនេយ្យករ មន្ត្រីបុគ្គលិក ការការពារការងារ មេធាវី។ល។ វានឹងមានការលំបាកខ្លាំងណាស់សម្រាប់មនុស្សស្លូតត្រង់ទាំងនេះដើម្បីយល់ពីអ្វីដែលតម្រូវឱ្យពួកគេនៅក្នុងវិស័យផ្ទុកឯកសារ។

ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ផ្តល់នូវវិធានការអប្បបរមាដាច់ខាតដើម្បីធានាការផ្ទុកឯកសារនៅក្នុងអង្គការ។ អ្នកអានច្បាប់នឹងត្រូវរកមើលព័ត៌មានអំពីរបៀបអនុវត្តអប្បបរមានេះក្នុងការអនុវត្តនៅក្នុងប្រភពវិធីសាស្រ្តដោយខ្លួនឯង។ ដូច្នេះ ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការ ទោះបីស្ថិតក្នុងស្ថានភាពជាជម្រើសក៏ដោយ ជាមួយនឹងការមកដល់នៃច្បាប់-2015 នឹងមានតម្រូវការនៅក្នុងការិយាល័យ។ អង្គការរុស្ស៊ីកាន់តែខ្លាំងជាងមុន។

ក្រុមហ៊ុននីមួយៗក្នុងដំណើរការដំណើរការត្រូវបង្ខំឱ្យរៀបចំឯកសារយ៉ាងច្រើន។ ពួកគេទាក់ទងនឹងរបបពន្ធដែលបានជ្រើសរើស បុគ្គលិក ឬកិច្ចសហប្រតិបត្តិការជាមួយសមភាគីធំៗ។ ដើម្បីឱ្យនិយោជិតនីមួយៗនៃសហគ្រាសអាចស្វែងរកឯកសារចាំបាច់ ការផ្ទុកមានសមត្ថកិច្ច និងរចនាសម្ព័ន្ធរបស់វាត្រូវបានទាមទារ។ ឯកសារជាច្រើនត្រូវតែមាននៅក្នុងក្រុមហ៊ុនអស់រយៈពេលជាង 75 ឆ្នាំព្រោះវាមានព័ត៌មានអំពីនិយោជិតនៃសហគ្រាស។ ដូច្នេះការរក្សាទុកឯកសារដែលមានសមត្ថកិច្ចក្នុងស្ថាប័នគឺត្រូវបានទាមទារ។ ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនមានទំហំធំ នោះគួរតែបង្កើតប័ណ្ណសារពេញលក្ខណៈផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នក។ ប៉ុន្តែនៅក្នុងអង្គការតូចៗ ឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកយ៉ាងសាមញ្ញនៅក្នុងគណៈរដ្ឋមន្ត្រីដាច់ដោយឡែកមួយ។

ច្បាប់​រក្សា​ទុក

ការរក្សាទុកឯកសារគឺជាដំណើរការចាំបាច់សម្រាប់ក្រុមហ៊ុននីមួយៗ ដែលត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងបទប្បញ្ញត្តិនៃច្បាប់សហព័ន្ធលេខ 125 ។ នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនតូចៗ អ្វីៗគ្រប់យ៉ាង សកម្មភាពចាំបាច់អនុវត្តដោយលេខាធិការប៉ុន្តែនៅក្នុង អង្គការធំៗបុគ្គលិកដាច់ដោយឡែកត្រូវបានជួលសម្រាប់ការរក្សាទុក។

និយោជិតដែលត្រូវបានចាត់តាំងត្រូវតែដឹងអំពីតម្រូវការផ្លូវច្បាប់ទាក់ទងនឹងការរក្សាទុកឯកសារបុគ្គលិកនៅក្នុងអង្គការ ហើយត្រូវយល់ផងដែរអំពីរយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់កំណត់ត្រាផ្សេងៗ។ ចំពោះបញ្ហានេះករណីដាច់ដោយឡែកត្រូវបានបើកសម្រាប់ឯកសារផ្សេងៗគ្នា។ ឯកសារទាក់ទងនឹងបុគ្គលិករបស់ក្រុមហ៊ុនត្រូវរក្សាទុកយ៉ាងហោចណាស់ 50 ឆ្នាំ ប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងក្រោយឆ្នាំ 2003 ហើយប្រសិនបើអង្គការមានឯកសារដែលបានបង្កើតមុនឆ្នាំ 2003 នោះពួកគេត្រូវតែរក្សាទុករយៈពេល 75 ឆ្នាំ។

nuances នៃការបង្កើតប័ណ្ណសារ

នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនធំៗ ឯកសារមួយចំនួនធំត្រូវបានបង្កើតឡើងកំឡុងពេលដំណើរការអាជីវកម្ម ដូច្នេះពួកគេត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងបន្ទប់ដាច់ដោយឡែកមួយ ហៅថា បណ្ណសារ។ វាត្រូវបានតំណាងដោយអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដាច់ដោយឡែកមួយ ហើយក្នុងអំឡុងពេលបង្កើតរបស់វា បទបញ្ជាពិសេសមួយត្រូវបានចេញដោយអ្នកគ្រប់គ្រង ដែលជាមូលដ្ឋាន។ ទង្វើបទដ្ឋានក្រុមហ៊ុន។

វាគឺជាបទប្បញ្ញត្តិនេះដែលផ្តល់នូវច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងអង្គការមួយ ហើយក៏បង្ហាញពីទំនួលខុសត្រូវរបស់មន្ត្រីដែលពាក់ព័ន្ធក្នុងដំណើរការនេះសម្រាប់ការបំពានផ្សេងៗដែលបានរកឃើញ។

ច្បាប់ដំណើរការ

នៅពេលរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នមួយ ច្បាប់ខាងក្រោមគួរតែត្រូវបានយកមកពិចារណាដោយបុគ្គលិកដែលទទួលខុសត្រូវដែលត្រូវបានតែងតាំង៖

• ឯកសារត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារតែយោងទៅតាមសារពើភ័ណ្ឌ។
• ប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានដាក់ក្នុងឯកសាររបស់និយោជិត នោះវាសំខាន់ណាស់ក្នុងការគិតគូរពីតម្រូវការនៃការណែនាំពិសេស ដូច្នេះនៅពេលអនាគតវានឹងងាយស្រួលក្នុងការស្វែងរក។ ឯកសារដែលចង់បាន;
• នាយកដ្ឋាននីមួយៗរបស់ក្រុមហ៊ុនត្រូវផ្ទេរឯកសារទៅឱ្យអ្នកទទួលខុសត្រូវសម្រាប់ការរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលកំណត់ដែលបានបង្កើតឡើងដោយច្បាប់។
• ប្រសិនបើសម្រាប់ហេតុផលផ្សេងៗ កាលវិភាគត្រូវបានរំលោភ ដោយផ្អែកលើឯកសារផ្សេងគ្នាត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារ បន្ទាប់មក នាយកប្រតិបត្តិត្រូវតែជូនដំណឹងអំពី ការពិតនេះ។ប្រធានក្រុមហ៊ុន។

អក្ខរកម្មនៃការចងក្រងបណ្ណសារអាស្រ័យលើភាពត្រឹមត្រូវនៃដំណើរការនេះ។

គោលបំណងនៃដំណើរការ

ការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នគឺទាមទារដើម្បីបង្កើនប្រសិទ្ធភាពឯកសារទាំងអស់ ក៏ដូចជារក្សាទុកវាឱ្យបានត្រឹមត្រូវ។ ប្រសិនបើមានបណ្ណសារដែលមានរចនាសម្ព័ន្ធល្អ បុគ្គលិកណាមួយនៃក្រុមហ៊ុននឹងអាចស្វែងរកបាន។ ឯកសារផ្សេងៗទាក់ទងនឹងបុគ្គលិក ការបញ្ជាទិញផ្សេងៗ ឬសមភាគី។

កាន់តែខ្លាំងឡើង ក្រុមហ៊ុនកំពុងផ្លាស់ប្តូរទៅ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកដូច្នេះ ឯកសារទាំងអស់ត្រូវបានរក្សាទុកនៅលើកុំព្យូទ័រ ដែលកំណែអេឡិចត្រូនិចនៃបណ្ណសារត្រូវបានបង្កើតឡើង។ ប៉ុន្តែនៅពេលជាមួយគ្នានេះវាត្រូវបានគេយកទៅក្នុងគណនីដែលឯកសារមាន កម្លាំងច្បាប់លុះត្រាតែមានទម្រង់ក្រដាស ដូច្នេះការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកគ្រាន់តែជាការបន្ថែមលើបណ្ណសារស្តង់ដារប៉ុណ្ណោះ។

នីតិវិធីរក្សាទុក

នីតិវិធីសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារគឺដូចគ្នាសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនទាំងអស់ ប៉ុន្តែស្ថាប័ននីមួយៗអាចធ្វើការកែតម្រូវដោយខ្លួនឯងបាន។ នីតិវិធីស្តង់ដារត្រូវបានបែងចែកជាជំហានដូចខាងក្រោមៈ

• ជាដំបូងបង្ហាញពីលក្ខណៈនៃឯកសារដែលត្រូវបានរៀបចំសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។
• អនុវត្តបើចាំបាច់ សកម្មភាពបន្ថែមមាននៅក្នុងក្រដាស stapling ឬបង្កើតការបន្ថែមផ្សេងគ្នា;
• ឯកសារកំពុងត្រូវបានកែដំរូវ ដែលអនុញ្ញាតឱ្យនៅពេលអនាគតងាយស្រួលក្នុងការស្វែងរកឯកសារចាំបាច់ក្នុងចំនួនសរុបនៃឯកសារ។
• ឯកសារដែលមិនចាំបាច់ត្រូវបានបំផ្លាញដោយស្របច្បាប់ព្រោះវាមិនតំណាងឱ្យតម្លៃណាមួយសម្រាប់ប្រតិបត្តិការរបស់សហគ្រាស។
• ឯកសារត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធ បន្ទាប់ពីនោះពួកវាត្រូវបានដេរភ្ជាប់គ្នាដោយផ្អែកលើប្រភេទរបស់ពួកគេ។
• មូលបត្រត្រូវបានបែងចែកជាប្រភេទដូចខាងក្រោមៈ គណនេយ្យ បុគ្គលិក ឬការគ្រប់គ្រង។
• ប្រសិនបើវាមិនអាចចាត់ថ្នាក់ឯកសារណាមួយទៅប្រភេទខាងលើបានទេ នោះពួកវាត្រូវបានបញ្ចូលគ្នា និងបញ្ចូលទៅក្នុងឯកសារដាច់ដោយឡែកមួយ។
• ថ្នេរនីមួយៗត្រូវបានបោះត្រាដោយត្រារបស់អង្គការក៏ដូចជាហត្ថលេខារបស់និយោជិតដែលមានការអនុញ្ញាត។
• សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ករណីនីមួយៗដែលមានព័ត៌មានអំពីឯកសារណាមួយដែលមានទីតាំងនៅក្នុងថតជាក់លាក់មួយ។
• កាតាឡុកនៃករណីត្រូវបានធ្វើឡើង, ចែកចាយតាមប្រភេទ;
• ករណីដែលបានរៀបចំយ៉ាងត្រឹមត្រូវទាំងអស់ត្រូវបានផ្ញើសម្រាប់ការផ្ទុកទៅបណ្ណសារ ដែលជាធម្មតាត្រូវបានតំណាងដោយបន្ទប់ដាច់ដោយឡែកដែលនៅក្នុងនោះ។ មួយ​ចំនួន​ធំ​នៃការដាក់ធ្នើរងាយស្រួល។

នីតិវិធីត្រូវបានអនុវត្តដោយបុគ្គលដែលមានការអនុញ្ញាតដែលមានអំណាចចាំបាច់ដោយប្រធានអង្គការ។ ប្រសិនបើច្បាប់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានរំលោភបំពាន ឬឯកសារត្រូវបានបាត់បង់ទាំងស្រុង នោះនិយោជិតនៃសហគ្រាសនេះត្រូវទទួលខុសត្រូវចំពោះការរំលោភបំពានដែលបានកំណត់អត្តសញ្ញាណ។

លក្ខណៈពិសេសនៃការចងក្រងនាមវលី

ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនពិតជាមានឯកសារច្រើនមែននោះ នៅពេលរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងអង្គការនោះ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីចាំបាច់ត្រូវបានគូសឡើង។ ដោយមានជំនួយរបស់វា នាពេលអនាគត វានឹងអាចស្វែងរកបានយ៉ាងងាយស្រួលក្នុងចំណោមថតឯកសារជាច្រើន។

នៅពេលចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណី ព័ត៌មានខាងក្រោមត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ៖

• លិបិក្រមនៃករណីជាក់លាក់មួយ តំណាងដោយលេខតាមលក្ខខណ្ឌដែលបានកំណត់ ជាមួយនឹងផ្នែកទីមួយ លេខដែលបានផ្តល់ឱ្យគឺជាលេខកូដរបស់នាយកដ្ឋានដែលឯកសារត្រូវបានទទួលពី។
• ឈ្មោះករណី;
• ចំនួនឯកសារដែលរក្សាទុកក្នុងថតឯកសារ;
• រយៈពេលដែលឯកសារទាំងនេះត្រូវតែរក្សាទុកនៅលើមូលដ្ឋាននៃតម្រូវការផ្លូវច្បាប់។
• កំណត់សម្គាល់ផ្សេងៗដែលទុកដោយអ្នកទទួលខុសត្រូវ ជាឧទាហរណ៍ អ្នកអាចបង្ហាញថាករណីជាក់លាក់ណាមួយមានកំណែអេឡិចត្រូនិកបន្ថែម។

នៅក្នុងអង្គការតូចៗ ដែលឯកសារមិនច្រើនត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារជារៀងរាល់ឆ្នាំនោះ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីអាចមិនត្រូវបានចងក្រងទេ។

ច្បាប់សម្រាប់ការបោះពុម្ព "ច្បាប់ស្តីពីបណ្ណសារ"

នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនធំៗ បណ្ណសារត្រូវបានតំណាងដោយបន្ទប់ដាច់ដោយឡែក ដែលករណី និងឯកសារមួយចំនួនធំត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលយូរ។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ អង្គការបានជួលអ្នកឯកទេសដែលដោះស្រាយទាំងស្រុងជាមួយនឹងការរក្សាទុកឯកសារ។ ដើម្បីឱ្យការងាររបស់ខ្លួនត្រូវបានគ្រប់គ្រងយ៉ាងច្បាស់លាស់ នាយកប្រតិបត្តិក្រុមហ៊ុនតែងតែចេញ និងជួសជុល "បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីបណ្ណសារ" ពិសេសមួយ។ ច្បាប់សម្រាប់ការប្រើប្រាស់របស់វារួមមាន:

• បញ្ជាក់ថាតើការងារប្រភេទណាដែលគួរអនុវត្តដោយអ្នកទទួលខុសត្រូវ;
• ច្បាប់សម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារពីនាយកដ្ឋានផ្សេងៗទៅបណ្ណសារត្រូវបានផ្តល់ឱ្យ។
• រាយបញ្ជីច្បាប់សម្រាប់ការចុះបញ្ជីសារពើភ័ណ្ឌ និងនាមត្រកូលនៃករណី។
• ព័ត៌មានត្រូវបានបញ្ចូលលើការរៀបចំត្រឹមត្រូវនៃឯកសារដែលត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។
• វាត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញថានិយោជិតដែលត្រូវបានតែងតាំងគួរតែត្រូវបានចូលរួមនៅក្នុងការផ្សះផ្សានៃសមាសភាពនៃឯកសារក៏ដូចជាការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេ។

ប្រសិនបើនិយោជិកបណ្ណសារកំណត់ថាមានការបំពានណាមួយនៅក្នុងឯកសារនោះ ឯកសារទាំងនោះត្រូវផ្ញើទៅផ្នែកសមស្របរបស់ក្រុមហ៊ុន។ ប្រសិនបើមិនមានកំហុស ឬចំណុចខ្វះខាតទេនោះ ឯកសារត្រូវបានទទួលយកសម្រាប់ការចង។ ប្រសិនបើព័ត៌មានពិបាកអាន នោះច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារត្រូវបានធ្វើឡើង។

តម្រូវការបណ្ណសារ

ក្រុមហ៊ុននីមួយៗគួរតែគិតគូរពីតម្រូវការមូលដ្ឋានសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារត្រឹមត្រូវនៅក្នុងអង្គភាព។ ការងារការិយាល័យត្រូវតែគោរពតាមលក្ខខណ្ឌមូលដ្ឋាននៃច្បាប់។ នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនធំៗ បណ្ណសារត្រូវបានតំណាងដោយបន្ទប់ដាច់ដោយឡែក ដែលត្រូវតែការពារពីបុគ្គលិកក្រុមហ៊ុន ឬអ្នកដែលគ្មានការអនុញ្ញាត។ ដូច្នេះក្នុងអំឡុងពេលនៃការបង្កើតអង្គភាពនេះតម្រូវការដូចខាងក្រោមត្រូវបានយកមកពិចារណា:

• បរិវេណត្រូវតែដាច់ឆ្ងាយពីនាយកដ្ឋាន និងការិយាល័យផ្សេងទៀត។
• សំឡេងរោទិ៍ភ្លើងនិងចោរត្រូវបានដំឡើងនៅក្នុងវា;
• ទំហំនៃបន្ទប់នេះអាស្រ័យលើចំនួនឯកសារដែលត្រូវបានផ្ទេរជារៀងរាល់ឆ្នាំទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការផ្ទុក។
• រ៉ាកែតវែងពិសេសត្រូវបានដំឡើងនៅក្នុងបន្ទប់ ហើយវាត្រូវបានគេណែនាំឱ្យជ្រើសរើសរចនាសម្ព័ន្ធដែក។
• ចម្ងាយត្រូវបានទុករវាង racks ដែលមិនអាចតិចជាង 75 សង់ទីម៉ែត្រ;
• ប្រវែងនៃ racks អាចខុសគ្នានិងអាស្រ័យលើកម្ពស់នៃពិដាន;
• លើសពីនេះ សុវត្ថិភាពពិសេសត្រូវបានដំឡើងនៅក្នុងបន្ទប់ ដែលឯកសារសំខាន់ៗ និងមានតម្លៃបំផុតមានទីតាំងនៅ។

នៅក្នុងក្រុមហ៊ុននីមួយៗតំបន់នៃបរិវេណដែលបានជ្រើសរើសអាចខុសគ្នាទាំងស្រុងដោយហេតុថាកត្តាផ្សេងៗត្រូវបានគេយកមកពិចារណាសម្រាប់រឿងនេះ។

តើអ្វីៗត្រូវបានរៀបចំយ៉ាងត្រឹមត្រូវយ៉ាងដូចម្តេច?

ការរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យត្រូវបានអនុញ្ញាតតែបន្ទាប់ពីការរៀបចំបឋមដែលមានសមត្ថកិច្ចនៃឯកសារនេះ។ ដូច្នេះ មុន​នឹង​ផ្ញើ​ក្រដាស​ជាក់លាក់​មួយ​ទៅ​បណ្ណសារ អ្នក​គួរ​អនុវត្ត​ជំហាន​ដូច​ខាង​ក្រោម៖

• ដើម អ្នកទទួលខុសត្រូវត្រូវតែប្រាកដថាឯកសារដែលបានផ្ទេរពិតប្រាកដនឹងមិនត្រូវបានទាមទារនៅក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពបច្ចុប្បន្នរបស់ក្រុមហ៊ុន។
• ការពិពណ៌នាអំពីឯកសារ និងករណីភ្លាមៗត្រូវបានធ្វើឡើង;
• ការពិនិត្យត្រូវបានធ្វើឡើងដើម្បីប្រាកដថាឯកសារ និងឯកសារពិតជាមានតម្លៃ ដូច្នេះពួកគេត្រូវតែរក្សាទុកនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនក្នុងរយៈពេលជាក់លាក់មួយ។
• បើចាំបាច់ ឯកសារត្រូវបានថតចម្លង ឬកែតម្រូវ ហើយផ្ទេរទៅបណ្ណសារតែប៉ុណ្ណោះ។

ការបញ្ជាទិញទាក់ទងនឹងនិយោជិកនិងមាន លក្ខខណ្ឌផ្សេងគ្នាការផ្ទុកគួរតែត្រូវបានដាក់ចេញនៅក្នុងករណីផ្សេងគ្នា, ចាប់តាំងពីប្រសិនបើពួកគេត្រូវបានលាយបញ្ចូលគ្នា, បន្ទាប់មកការភាន់ច្រលំអាចកើតឡើងក្នុងអំឡុងពេលការបំផ្លាញនៃឯកសារមួយចំនួន។

Nuances នៃការធ្វើការជាមួយសំណើ

ការរក្សាទុកឯកសារបុគ្គលិក និងឯកសារផ្សេងទៀតដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងដំណើរការការងាររបស់អង្គការត្រូវបានអនុវត្តដោយបុគ្គលិកដែលមានទំនួលខុសត្រូវដែលទទួលបានប្រាក់ខែជាក់លាក់សម្រាប់សកម្មភាពរបស់គាត់។ ប្រសិនបើអ្នកគ្រប់គ្រង ឬបុគ្គលិកផ្សេងទៀតរបស់ក្រុមហ៊ុនមានតម្រូវការសិក្សាឯកសារណាមួយដែលមាននៅក្នុងបណ្ណសារនោះ ពួកគេត្រូវតែដាក់ពាក្យស្នើសុំពិសេសទៅកាន់អ្នកដែលបានកំណត់។

ព័ត៌មានពីបណ្ណសារត្រូវបានចេញជាទម្រង់វិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារ ចម្លង ឬដកស្រង់។ ជំនួយត្រូវបានតំណាងដោយឯកសារដែលរួមបញ្ចូលព័ត៌មានបណ្ណសារអំពីប្រធានបទដែលបានស្នើសុំ។

ច្បាប់ចម្លងបណ្ណសារត្រូវបានតំណាងដោយការផលិតឡើងវិញនៃអត្ថបទ ឬគំនូរពីឯកសារណាមួយដែលបានរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារ។ លើសពីនេះទៀតវាផ្តល់នូវទិន្នន័យស្វែងរក។

ការដកស្រង់នេះផលិតឡើងវិញនូវឯកសារមួយចំនួនប៉ុណ្ណោះ។ ដើម្បីធ្វើដូច្នេះ អ្នកធ្វើសំណើត្រូវតែបង្ហាញអំពីបញ្ហាជាក់លាក់ណាមួយដែលអ្នកចង់ទទួលបានព័ត៌មាន។

សេចក្តីសន្និដ្ឋាន

ឯកសារជាច្រើនដែលបានបង្កើតឡើងក្នុងដំណើរការការងាររបស់ក្រុមហ៊ុនត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលយូរ។ ដើម្បីបង្កើតលក្ខខណ្ឌល្អប្រសើរ បណ្ណសារត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន ដែលតំណាងដោយអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដាច់ដោយឡែក។ លើសពីនេះទៀតអ្នកទទួលខុសត្រូវត្រូវបានតែងតាំងដែលទទួលខុសត្រូវចំពោះការទទួលយកឯកសារទៅបណ្ណសារ។ អ្នកឯកទេសដូចគ្នាឆ្លើយតបទៅនឹងសំណើរបស់និយោជិត និងអ្នកគ្រប់គ្រងផ្សេងទៀត។

នៅពេលរក្សាទុកឯកសារ ច្បាប់ និងតម្រូវការមួយចំនួនគួរតែត្រូវបានយកមកពិចារណា ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នករៀបចំរចនាសម្ព័ន្ធឯកសារឱ្យបានត្រឹមត្រូវ ក៏ដូចជាផ្តល់ឱ្យពួកគេនូវលក្ខខណ្ឌផ្ទុកដ៏ល្អ។