លក្ខណៈទូទៅនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ៖ តម្រូវការ និងការអនុវត្តក្នុងការអនុវត្ត ដំណាក់កាលអភិវឌ្ឍន៍ឯកសារ ដែលអាចរួមបញ្ចូល

"តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីរៀបចំប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដើម្បីទទួលបានច្រើនបំផុតពីអ្វីដែលវាអាចផ្តល់ឱ្យ?" - សំណួរនេះត្រូវបានសួរជាចម្បងដោយអ្នកបង្កើតឯកសារស្តីពីស្តង់ដារ និងឯកសារនិយតកម្មផ្សេងទៀតក្នុងវិស័យសកម្មភាព ដែលជាទូទៅសំដៅលើពាក្យ "ការគ្រប់គ្រងឯកសារ"។

ការវិភាគសកម្មភាពចាំបាច់សម្រាប់ការអនុវត្តប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ ក្រុមខាងក្រោមអាចត្រូវបានសម្គាល់៖

• វិធានការរៀបចំនិងវិធីសាស្រ្ត;
• ដំណោះស្រាយបច្ចេកទេស;
• ឆ្លងកាត់ច្បាប់ចាំបាច់។

បទពិសោធន៍របស់ InterTrust (http://www.intertrust.ru) ក្នុងការអនុវត្តប្រព័ន្ធ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកបង្ហាញថាការអភិវឌ្ឍន៍នៃដំណោះស្រាយបច្ចេកទេសដែលបំពេញតាមប្រពៃណី និងតម្រូវការទាំងអស់នៃច្បាប់ និងការផ្តល់ដំណោះស្រាយបែបនេះដល់អតិថិជនគឺគ្រាន់តែជាដំណាក់កាលមួយនៃការបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារពេញលេញ។ លើសពីនេះទៀត វាត្រូវបានទាមទារដើម្បីអនុវត្តសកម្មភាពអង្គការ និងវិធីសាស្រ្តមួយចំនួន ដែលផ្នែកខ្លះទាក់ទងនឹងការប្រមូលទិន្នន័យដើម្បីកំណត់រចនាសម្ព័ន្ធប្រព័ន្ធសម្រាប់អង្គការជាក់លាក់មួយ និងផ្នែកផ្សេងទៀត - ដល់ការវិភាគសកម្មភាព និងការរៀបចំ។ បទប្បញ្ញត្តិចាំបាច់។ លើសពីនេះ ដំណាក់កាលនៃការបណ្តុះបណ្តាលបុគ្គលិកក្នុងជំនាញនៃការធ្វើការជាមួយមធ្យោបាយបច្ចេកទេសដោយយោងតាមបទប្បញ្ញត្តិ និងច្បាប់ដែលបានបង្កើតគឺពិតជាចាំបាច់។

មានឯកសារមួយចំនួនដែលគ្រប់គ្រងការសាងសង់ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ និងកំណត់តម្រូវការមូលដ្ឋានសម្រាប់ពួកគេ។ មួយក្នុងចំណោមការអនុញ្ញាតច្រើនបំផុតគឺស្តង់ដារអន្តរជាតិសម្រាប់ការគ្រប់គ្រងឯកសារ ISO 15489 "ព័ត៌មាននិងឯកសារ - ការគ្រប់គ្រងកំណត់ត្រា" (ISO 15489-2001 ព័ត៌មាននិងឯកសារ - ការគ្រប់គ្រងកំណត់ត្រា) ។ អាស្រ័យ​លើ ឯកសារបាននិយាយមានតម្រូវការជាមូលដ្ឋានមួយចំនួនសម្រាប់ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ (ពួកគេត្រូវបានផ្តល់ឱ្យក្នុងប្រអប់) ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព។ តើ​កម្មវិធី​អ្វី​ខ្លះ​ដែល​ពួកគេ​រក​ឃើញ​ក្នុង​ដំណោះស្រាយ​កម្មវិធី​ទំនើប​ តើ​ពួកគេ​ត្រូវ​បាន​គេ​អនុវត្ត​ដោយ​របៀប​ណា​?

ការប្ដូរតាមបំណងផលិតផល

ដើម្បីអនុវត្តតម្រូវការខាងលើ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារត្រូវតែមានជម្រើសប្ដូរតាមបំណងកម្រិតខ្ពស់សម្រាប់អតិថិជនជាក់លាក់មួយ (នេះកំណត់ដោយលក្ខណៈពិសេសនៃការគ្រប់គ្រងឯកសារនៅក្នុង អង្គការផ្សេងៗគ្នា) ពេលខ្លះ នៅក្នុងដំណើរការនៃការបង្កើតដំណោះស្រាយផ្នែកទន់ ដំណើរការនៃការប្រមូលព័ត៌មានចាំបាច់បង្ខំឱ្យបុគ្គលិករបស់ក្រុមហ៊ុនអតិថិជនកែតម្រូវស្ថានភាពដែលមានស្រាប់ និងស្វែងរកមធ្យោបាយដើម្បីកែលម្អវា។

ចូរយើងពិចារណាឧទាហរណ៍ជាក់លាក់មួយ - ការបំពេញថត "រចនាសម្ព័ន្ធអង្គការ" (រូបភាពទី 1) ។ សំណួរអាចកើតឡើង៖ "តើមានអ្វីស្មុគស្មាញអំពីវា? បន្ទាប់ពីទាំងអស់ មានតារាងបុគ្គលិក ... " ហើយប្រសិនបើលំហូរឯកសារត្រូវបានគ្រោងទុកជាផ្នែកមួយនៃការកាន់កាប់ដែលរួមបញ្ចូលនីតិបុគ្គលរហូតដល់ 100 ហើយមិនមែនមនុស្សតែមួយមានទេ។ ព័ត៌មានពេញលេញអំពីទំនាក់ទំនងរវាងនីតិបុគ្គលទាំងនេះ? ស្ថានភាពអាចមានភាពស្មុគស្មាញដោយការពិតដែលថាមុខតំណែង de jure មិនទាក់ទងទៅនឹងមុខតំណែងជាក់ស្តែងទេ ហើយការកាន់កាប់ទាំងមូលនេះបង្កើតបានជាអង្គការតែមួយ បែងចែកជា នីតិបុគ្គលនៅលើមូលដ្ឋានផ្លូវការមួយចំនួន។ ការប្រមូលព័ត៌មានដើម្បីពិពណ៌នាអំពីរចនាសម្ព័ន្ធរបស់អង្គការសម្រាប់គោលបំណងនៃលំហូរការងារធ្វើឱ្យវាអាចយល់អំពីរចនាសម្ព័ន្ធជាក់ស្តែងនៃទំនាក់ទំនងអាជីវកម្មនៅក្នុងអង្គភាព និងបង្កើតលំហូរការងារដែលបំពេញតម្រូវការជាក់ស្តែងរបស់បុគ្គលិក និងអ្នកគ្រប់គ្រង។

អង្ករ។ 1. ការបំពេញនៅក្នុងថត "រចនាសម្ព័ន្ធនៃអង្គការ" ។

ដូចគ្នានេះដែរអនុវត្តចំពោះប្រភេទឯកសារ ប្រព័ន្ធលេខ និងចំណាត់ថ្នាក់។ ជាឧទាហរណ៍ លេខរៀងនៃឯកសារកំឡុងពេលចុះឈ្មោះត្រូវបានអនុវត្តដោយប្រើកម្មវិធីបញ្ជរពិសេស។ ប្រភេទនៃលេខដែលបានកំណត់ត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងអ្នកបង្កើតលេខឯកសារ (នេះជារបៀបដែលវាត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក CompanyMedia ដែលបង្កើតឡើងដោយ InterTrust) ។ នៅពេលដែលការពិពណ៌នាអំពីប្រភេទលេខដែលបានកំណត់ទាំងអស់ត្រូវបានប្រមូលនៅកន្លែងតែមួយ វាងាយស្រួលក្នុងការដឹងពីតម្រូវការក្នុងការណែនាំប្រភេទស្តង់ដារខាងក្នុងមួយចំនួនសម្រាប់លេខបែបនេះ ដែលទីបំផុតនាំទៅដល់ការបង្កើត ប្រព័ន្ធបង្រួបបង្រួមការចាត់ថ្នាក់នៃឯកសារនៅក្នុងអង្គការ។

សមត្ថភាពបច្ចេកទេសនៃការផ្តល់សិទ្ធិចូលប្រើប្រាស់ឯកសារ ដែលបង្កប់នៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ គួរតែអនុញ្ញាតឱ្យរៀបចំការចូលប្រើតាមរបៀបដែលមានតែបុគ្គលិកដែលពិតជាត្រូវការវាធ្វើការជាមួយឯកសារ ខណៈពេលដែលអ្នកផ្សេងទៀតមើលមិនឃើញ។ ដូច្នេះ នៅក្នុងប្រព័ន្ធ CompanyMedia នៅពេលបង្កើតឯកសារ អ្នកនិពន្ធ និងបុគ្គលដែលឯកសារនេះត្រូវបានដោះស្រាយអាចចូលប្រើវាបាន។ ការចូលប្រើត្រូវបានផ្តល់ទៅឱ្យស្មៀនដែលចុះឈ្មោះឯកសារ។ បើចាំបាច់ និយោជិតផ្សេងទៀតអាចទទួលបានសិទ្ធិ "អាន" ឬ "កែសម្រួល" ។ វាទាំងអស់អំពីឯកសារបច្ចុប្បន្ន។ ប្រសិនបើ យើងកំពុងនិយាយអំពីឯកសាររយៈពេលវែង ដើម្បីរៀបចំការចូលប្រើ ប្រព័ន្ធនៃការតែងតាំង "អ្នកអាន" និង "អ្នកកែសម្រួល" សម្រាប់ប្រព័ន្ធរៀបចំពិសេសនៃថតនិម្មិត "កាតាឡុក" ត្រូវបានប្រើ។

តម្រូវការបង្កើតការកំណត់សម្រាប់មូលដ្ឋានទិន្នន័យ "កាតាឡុក" (ការពិពណ៌នាអំពីការកំណត់ត្រូវបានរៀបចំដោយអ្នកប្រឹក្សា InterTrust) បង្ខំឱ្យបុគ្គលិករបស់អតិថិជនប្រមូលព័ត៌មានអំពីច្បាប់ដែលមានស្រាប់សម្រាប់ផ្តល់សិទ្ធិចូលប្រើសម្រាប់ការវិភាគ និងការកែលម្អចាំបាច់របស់ពួកគេ។ លើសពីនេះទៀត CompanyMedia គាំទ្ររបៀប "ការចាត់តាំងតួនាទី" ដែលមុខងារ និងទិន្នន័យជាក់លាក់មានសម្រាប់បុគ្គលិកដែលបំពេញតួនាទីជាក់លាក់ ហើយមិនមានសម្រាប់មនុស្សគ្រប់គ្នាទេ។ ដូច្នេះមានតែនិយោជិតដែលត្រូវបានតែងតាំងជា "ក្រឡាបញ្ជី" មានសិទ្ធិចុះបញ្ជីឯកសារ។

អាយុកាលធ្នើ

ការកំណត់រយៈពេលរក្សាទុកឯកសារតែងតែជាសិទ្ធិរបស់អ្នកឯកទេស ការគាំទ្រឯកសារការគ្រប់គ្រងដែលត្រូវបានណែនាំដោយច្បាប់ (ជាចម្បង "បញ្ជីឯកសារគ្រប់គ្រងស្តង់ដារដែលបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់អង្គការ") ។

បច្ចុប្បន្ននេះប្រព័ន្ធសម្រាប់កំណត់អាយុកាលធ្នើកាន់តែមានភាពស្មុគស្មាញ។ រយៈពេលផ្ទុកក៏អាចត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយច្បាប់ផ្សេងទៀត ដូចជាច្បាប់គណនេយ្យជាដើម។ នៅពេលណែនាំប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារនៅកម្រិតគ្រប់គ្រងគុណភាព ចាំបាច់ត្រូវគិតគូរពីផលប្រយោជន៍របស់ភាគីដែលចាប់អារម្មណ៍ទាំងអស់។ ច្បាប់កំណត់រយៈពេលអប្បបរមាសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ។ រយៈពេលរក្សាទុកជាក់ស្តែងត្រូវតែកំណត់តាមគោលការណ៍គ្រប់គ្រងហានិភ័យ៖ "តើមានអ្វីអាចកើតឡើងប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានបាត់បង់?"

ឧទាហរណ៍។យោងតាមច្បាប់បឋម ឯកសារគណនេយ្យត្រូវតែរក្សាទុករយៈពេលប្រាំឆ្នាំ។ ប៉ុន្តែប្រសិនបើពួកគេជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការកើតឡើងនៃការបាត់បង់នោះពួកគេគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកសម្រាប់រយៈពេល 10 ឆ្នាំចាប់តាំងពីយោងទៅតាមគណនេយ្យពន្ធការកាត់ចេញនៃការបាត់បង់បែបនេះគួរតែត្រូវបានអនុវត្តក្នុងរយៈពេល 10 ឆ្នាំ។ សវនកម្មពន្ធដែលមានសិទ្ធិស្នើសុំឯកសារទាំងនេះអាចត្រូវបានអនុវត្តសម្រាប់រយៈពេលបីឆ្នាំមុន។ បើទោះជាយ៉ាងនេះក្តី ឧបមាថាការខាតបង់បានកើតឡើងជាលទ្ធផលនៃការទូទាត់សងបំណុល (ហើយវាបានកើតឡើងបីឆ្នាំបន្ទាប់ពីការពិតនៃការចំណាយ) នោះ រយៈពេលចាំបាច់ការផ្ទុកត្រូវបានពន្យារពេល 16 ឆ្នាំ! ហើយប្រសិនបើមិនមានឯកសារ - ការសន្និដ្ឋានរបស់អធិការកិច្ចពន្ធអំពីការកាត់ចេញមិនសមហេតុផលនៃការចំណាយសម្រាប់ការចំណាយ ការបញ្ជាក់អំពីមូលដ្ឋានជាប់អាករសម្រាប់ពន្ធលើប្រាក់ចំណូល ការផាកពិន័យសម្រាប់ការមិនបង់ពន្ធ និងការពិន័យសម្រាប់រយៈពេលទាំងមូលនៃការមិនបង់ពន្ធ។ ការទូទាត់...

ដូច្នេះ អ្នកត្រូវគូសបន្ទាត់ឱ្យច្បាស់៖ តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីកម្ចាត់ឯកសារដែលមិនចាំបាច់រួចហើយឱ្យបានឆាប់តាមដែលអាចធ្វើបាន និងរក្សាទុកនូវអ្វីដែលពិតជាត្រូវការ? ដើម្បីធ្វើដូច្នេះបាន ប្រអប់ឧបករណ៍បច្ចេកទេសអាចត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ ដើម្បីប្រមូលមតិរបស់ភាគីដែលចាប់អារម្មណ៍យ៉ាងឆាប់រហ័សលើលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ។ ឧទាហរណ៍ នៅក្នុងប្រព័ន្ធ CompanyMedia មានមូលដ្ឋានទិន្នន័យ "សំរបសំរួល" ដែលក្នុងនោះសន្លឹកអនុម័តអេឡិចត្រូនិចត្រូវបានបង្កើត និងរក្សាទុក ការតែងតាំងបញ្ជីអ្នកអនុម័ត មតិរបស់អ្នកអនុម័ត។ តម្រូវការផ្នែកច្បាប់និងបទប្បញ្ញត្តិផ្ទៃក្នុងបន្ថែមដែលកំណត់រយៈពេលរក្សាទុកអាចត្រូវបានប្រមូលនៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យណាមួយសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ ដោយមានការតែងតាំងអ្នកទទួលខុសត្រូវក្នុងការរក្សាវាឱ្យទាន់សម័យជាទៀងទាត់។ រូបភាពរួមទាក់ទងនឹងលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារអាចត្រូវបានមើលនៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យ "នាមត្រកូលនៃករណី" ដែលអ្នកអាចដាក់តំណភ្ជាប់ទៅកាន់ឯកសារបទប្បញ្ញត្តិចាំបាច់។

ការរៀបចំការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុង CompanyMedia ត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅលើមូលដ្ឋានប្រចាំឆ្នាំ (ស្របតាម ច្បាប់រុស្ស៊ីការរក្សាកំណត់ត្រា) ការផ្ទេរមូលដ្ឋានទិន្នន័យនៃឆ្នាំបច្ចុប្បន្នទៅស្ថានភាព "ទុកក្នុងប័ណ្ណសារ" នៅពេលដែលទិន្នន័យទាំងអស់ក្លាយជាបានតែអាន ហើយគ្មានឯកសារថ្មីត្រូវបានបន្ថែមទៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យទេ។ នៅពេលដែលកំណែថ្មីនៃកម្មវិធីលេចឡើង ហើយទម្រង់នៃឯកសារដែលបានរក្សាទុកផ្លាស់ប្តូរ មូលដ្ឋានទិន្នន័យបណ្ណសារត្រូវបានកែប្រែជាមួយនឹងកម្មវិធីដែលមានស្រាប់ ដែលធ្វើឱ្យវាអាចរក្សាភាពអាចរកបាន និងលទ្ធភាពអានឯកសារតាមពេលវេលា។

ដំណោះស្រាយស្ថាបត្យកម្ម

បញ្ហាមួយក្នុងចំណោមបញ្ហាដែលកើតឡើងនៅពេលបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារសម្រាប់រចនាសម្ព័ន្ធចែកចាយតាមភូមិសាស្ត្រ (នៅពេលដែលការបែងចែករបស់ក្រុមហ៊ុនមួយមានទីតាំងនៅកន្លែងផ្សេងៗគ្នាជួនកាលរាប់ពាន់គីឡូម៉ែត្រពីគ្នា) គឺជាវិធីការពារការបាត់បង់ឯកសារក្នុងអំឡុងពេលផ្ទេររបស់ពួកគេ។ ក្នុងករណីនេះ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអាចអនុវត្តយន្តការផ្ទេរទិន្នន័យបែបនេះជាការចម្លង។ នេះគឺជាយន្តការពិសេសមួយសម្រាប់រក្សាច្បាប់ចម្លងនៃមូលដ្ឋានទិន្នន័យដែលមានទីតាំងនៅលើម៉ាស៊ីនមេផ្សេងៗគ្នាក្នុងស្ថានភាពដែលមាតិការបស់ពួកគេដូចគ្នាបេះបិទ។ ដំណើរការនៃការផ្ទេរព័ត៌មាន និងការប្រៀបធៀបនឹងបន្តរហូតដល់ការវិភាគប្រៀបធៀបបង្ហាញពីអត្តសញ្ញាណពេញលេញនៃខ្លឹមសារ។ និយោជិតដែលធ្វើការជាមួយប្រព័ន្ធភ្ជាប់ទៅម៉ាស៊ីនមេមួយ និងធ្វើការជាមួយម៉ាស៊ីនចម្លងមួយ; តាមទស្សនៈរបស់អ្នកប្រើ វាមើលទៅដូចជាបុគ្គលិកទាំងអស់ធ្វើការជាមួយឯកសារដូចគ្នា។ ការផ្ទេរឯកសារពីសកម្មភាពរាងកាយប្រែទៅជាការផ្តល់សិទ្ធិចូលដំណើរការ (ឧទាហរណ៍ នេះជារបៀបដែលវាត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងប្រព័ន្ធ CompanyMedia)។

គោលការណ៍សំខាន់នៅពីក្រោយស្ថាបត្យកម្ម CompanyMedia គឺម៉ូឌុល (រូបភាពទី 2) ។ ប្រភេទនៃម៉ូឌុលដែលអាចត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងប្រព័ន្ធដែលត្រូវបានរចនាឡើងសម្រាប់អតិថិជនជាក់លាក់មួយត្រូវបានរចនាឡើងស្របតាមប្រពៃណី ការងារការិយាល័យរុស្ស៊ីនិងតម្រូវការផ្លូវច្បាប់។ ម៉ូឌុលមូលដ្ឋាន "CompanyMedia-Office Management" រួមមានមូលដ្ឋានសម្រាប់ការចុះឈ្មោះ និងធ្វើការជាមួយក្រុមឯកសារ៖ ចូល ចេញ ផ្ទៃក្នុង អង្គការ និងរដ្ឋបាល។ តាមសំណើរបស់អតិថិជន ម៉ូឌុល "CompanyMedia-Contracts", "CompanyMedia-Meetings", "CompanyMedia-Projects", "CompanyMedia-Planning", "CompanyMedia-Clients and Contacts", "CompanyMedia-Personnel Management" ជាដើម។ អាចត្រូវបានបន្ថែមទៅប្រព័ន្ធ។ ឧ. ម៉ូឌុលឯកទេសបន្ថែមក៏អាចត្រូវបានបង្កើតឡើងផងដែរ ឧទាហរណ៍ "បណ្តឹងតវ៉ារបស់ប្រជាពលរដ្ឋក្រុមហ៊ុនមេឌា"។

អង្ករ។ 2. ស្ថាបត្យកម្មនៃ CompanyMedia គឺផ្អែកលើគោលការណ៍នៃម៉ូឌុល។

ការអភិវឌ្ឍន៍របស់ InterTrust ផ្តល់នូវឧបករណ៍ចាំបាច់សម្រាប់ការគ្រប់គ្រងឯកសារ ហើយនៅក្នុងដំណើរការនៃការអនុវត្ត អ្នកឯកទេសរបស់ក្រុមហ៊ុនអាចបង្កើតការណែនាំ និងបទប្បញ្ញត្តិចាំបាច់ទាំងអស់។

ពីស្តង់ដារគ្រប់គ្រងឯកសារអន្តរជាតិ

តើទាំងអស់នេះគ្រប់គ្រាន់ដើម្បីធ្វើឱ្យការងាររៀបចំការគ្រប់គ្រងឯកសារបំពេញចិត្តអតិថិជនដែរឬទេ? ដូចដែលការអនុវត្តបង្ហាញ, ទេ។ បញ្ហាស្ថិតនៅក្នុងអ្វីដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងមិនច្បាស់លាស់ថាជា "ច្បាប់អាជីវកម្ម" (ជារឿយៗត្រូវបានគេហៅថាដំណើរការអាជីវកម្មនៅក្នុងអង្គការដែលតម្រូវឱ្យមានស្វ័យប្រវត្តិកម្ម ឬការផ្លាស់ប្តូរទៅប្រព័ន្ធមួយផ្សេងទៀតដែលបំពេញតម្រូវការរបស់អតិថិជនបានប្រសើរជាង)។

ដើម្បីកំណត់ "ចំណុចឈឺចាប់" របស់អតិថិជន អ្នកត្រូវយោងទៅលើបទពិសោធន៍របស់អ្នកឯកទេសផ្នែកព័ត៌មានវិទ្យា ជាពិសេសដើម្បីវិភាគថាតើប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិមួយណាដែលពួកគេបានបង្កើត និងសម្រាប់កិច្ចការណា។ តើ​កម្មវិធី​ដែល​សរសេរ​ដោយ​ឯកឯង​ដោយ​អតិថិជន​ខុស​គ្នា​ពី​ផលិតផល "ប្រអប់" "បង្កើត​ដោយ​ក្រុមហ៊ុន IT យ៉ាង​ដូចម្ដេច?" អ្វីដែលធ្វើឱ្យអ្នកបញ្ចប់ និងថតឡើងវិញហាក់ដូចជាមានគុណភាពខ្ពស់ ប៉ុន្តែ "សរសេរដោយខ្លួនឯង" ផលិតផលសូហ្វវែរ? កម្មវិធី "Homemade" ត្រូវបានសរសេរនៅពេលដែលមានដំណើរការដែលតម្រូវឱ្យមានការផ្តល់ព័ត៌មានភ្លាមៗនៃចំនួនជាក់លាក់មួយ - និងជាក់លាក់មួយនៅនោះ។

ឧទាហរណ៍។រោងពុម្ពធ្វើការជាមួយនឹងការបញ្ជាទិញមិនស្តង់ដារ (វត្ថុអនុស្សាវរីយ៍)។ នៅពេលធ្វើការបញ្ជាទិញវាចាំបាច់ត្រូវប្រមូលទិន្នន័យតម្លៃនៃវត្ថុធាតុដើមលើបច្ចេកវិទ្យានៃការងារ (ដើម្បីគណនាតម្លៃការងារ) លើបន្ទុកការងារបច្ចុប្បន្ននៃផលិតកម្មដើម្បីកំណត់ពេលវេលាកំណត់។ នៅលើប្រវត្តិនៃទំនាក់ទំនង (ប្រហែលជាអតិថិជនមិនទាន់បានបង់ប្រាក់សម្រាប់ការបញ្ជាទិញចុងក្រោយ ឬផ្ទុយទៅវិញ តើដល់ពេលដែលគាត់ផ្តល់ការបញ្ចុះតម្លៃហើយឬនៅ?) វាចាំបាច់ក្នុងការគណនាតម្លៃដោយគិតគូរពីលក្ខខណ្ឌទាំងអស់និងអត្រានៃការត្រឡប់មកវិញដែលត្រូវការ។ បន្ទាប់​នឹង​មាន​ការ​រចនា​ប្លង់ កិច្ចសន្យា ឯកសារ​ហិរញ្ញវត្ថុ​ជាដើម។ ហើយមានតែបន្ទាប់ពីប្រមូលព័ត៌មានទាំងអស់ប៉ុណ្ណោះ អ្នកអាចសម្រេចចិត្តថាតើត្រូវបំពេញការបញ្ជាទិញឬអត់ ថាតើតម្លៃសមនឹងអតិថិជនឬអត់។

ដើម្បីរៀបចំការងារដែលមានគុណភាពខ្ពស់ អ្នកមិនត្រឹមតែត្រូវការមុខងារពេញលេញប៉ុណ្ណោះទេ ដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយអ្នកជំនាញស្របតាម ស្តង់ដាររដ្ឋប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ ប៉ុន្តែក៏ធ្វើការជាមួយប្រព័ន្ធហិរញ្ញវត្ថុ និងគណនេយ្យ (ឬ ERP) និងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងទំនាក់ទំនងអតិថិជន (CRM) ផងដែរ។

ហេតុអ្វីបានជាពិតប្រាកដ ប្រព័ន្ធផ្សេងគ្នា? អនុវត្តមុខងារផ្សេងៗគ្នា ពួកគេដោះស្រាយបញ្ហារបស់ស្ថាប័នក្នុងស្មុគស្មាញ (ERP - ទទួលបានព័ត៌មានអំពីតម្លៃ បង្កើតឯកសារហិរញ្ញវត្ថុ និងគណនេយ្យ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ - ផ្ទេរកញ្ចប់ឯកសារចាំបាច់ដើម្បីបំពេញការបញ្ជាទិញ រៀបចំផែនការអនុវត្ត និងតាមដានវឌ្ឍនភាព។ នៃការប្រតិបត្តិ) ។ ភាពខុសគ្នារវាងប្រព័ន្ធគឺទាក់ទងទៅនឹងវិធីសាស្រ្តនៃដំណើរការទិន្នន័យ។ នៅក្នុងប្រព័ន្ធ ERP ទិន្នន័យត្រូវបានរក្សាទុក និងដំណើរការជារចនាសម្ព័ន្ធ (តាមលក្ខខណ្ឌ៖ តំណាងជាតារាងភ្ជាប់)។ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដំណើរការជាមួយទិន្នន័យដែលមិនមានរចនាសម្ព័ន្ធ - អត្ថបទ និងឯកសារផ្សេងៗ ហើយព័ត៌មានមួយចំនួន (ព័ត៌មានលម្អិតឯកសារ) អាចត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងទម្រង់បែបបទ (ដូចតារាង) ។ ការបែងចែកសំខាន់នៃលំហូរព័ត៌មានកើតឡើងនៅលើមូលដ្ឋាននៃទិន្នន័យប្រភេទណាដែលត្រូវការសម្រាប់ដំណើរការអាជីវកម្មដែលបានផ្តល់ឱ្យ - មានរចនាសម្ព័ន្ធ ឬមិនមានរចនាសម្ព័ន្ធ។ ការងារជាមួយទិន្នន័យដែលមានរចនាសម្ព័ន្ធត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងធនធាន ដែលមិនមានរចនាសម្ព័ន្ធ - ដោយប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

ឧទាហរណ៍។វិក្កយបត្រសម្រាប់ការដឹកជញ្ជូនទំនិញ គឺជាឯកសារដែលអាចចូលរួមក្នុងដំណើរការអាជីវកម្មជាច្រើនរបស់ស្ថាប័នមួយ។ ដើម្បីផ្ទេរទំនិញទៅឱ្យអ្នកទិញ ឯកសារត្រូវតែបោះពុម្ព ចុះហត្ថលេខា និងយល់ព្រមជាមួយអាជ្ញាធរចាំបាច់ទាំងអស់ (ឧទាហរណ៍ ជាមួយនឹងសេវាកម្មហិរញ្ញវត្ថុ - តើផលិតផលនេះត្រូវបង់សម្រាប់ ហើយប្រសិនបើមិនមានទេ តើវាអាចទៅរួចទេក្នុងការទុកឥណទាន)។ នៅលើឯកសារក្រដាស អ្នកទិញចុះហត្ថលេខាលើបង្កាន់ដៃ ត្រាត្រូវបានដាក់នៅលើវា ហើយនៅពេលអនាគត ឯកសារនេះអាចនឹងត្រូវការក្នុងទម្រង់នេះ - សម្រាប់ការបង្ហាញ បណ្តឹងឬសម្រាប់ដាក់ជូនការិយាល័យពន្ធដារ។ ទន្ទឹមនឹងនេះ ទិន្នន័យអំពីបរិមាណ និងថ្លៃដើមនៃទំនិញដែលបានដឹកជញ្ជូន និងព័ត៌មានអំពីអ្នកទិញគឺត្រូវការជាចាំបាច់ក្នុងទម្រង់ជារចនាសម្ព័ន្ធ - ដើម្បីគណនាសមតុល្យឃ្លាំង បរិមាណលក់ ការទូទាត់ជាមួយអតិថិជន។ល។ ដូច្នេះ ឯកសារ (វិក្កយបត្រ) អាចជា បានចុះឈ្មោះនៅក្នុងប្រព័ន្ធឯកសារអេឡិចត្រូនិក (EDS) ជាឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាមួយនឹងការរក្សាទុករូបភាពដែលបានស្កេន ហើយក្នុងពេលតែមួយចូលទៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងធនធានជាសំណុំនៃទិន្នន័យដែលមានរចនាសម្ព័ន្ធ។

ការរួមបញ្ចូលគ្នាជាក់លាក់នៃប្រព័ន្ធត្រូវបានកំណត់ដោយឧស្សាហកម្ម និងលក្ខណៈបុគ្គលនៃដំណើរការអាជីវកម្ម និងគ្រោងការណ៍គ្រប់គ្រងនៃសហគ្រាសជាក់លាក់មួយ។ តើយើងទទួលបានលទ្ធផលអ្វី? ប្រសិនបើក្នុងអំឡុងពេលនៃការងារនៃកម្មវិធី "បង្កើតដោយខ្លួនឯង" ការសម្រេចចិត្តភ្លាមៗត្រូវបានធ្វើឡើង (ឧទាហរណ៍ថាតើត្រូវបញ្ជាទិញអាស្រ័យលើតម្លៃរបស់វា) ហើយបន្ទាប់ពីការណែនាំ ERP និង EDMS ថ្លៃ ៗ ការសម្រេចចិត្តនេះកាន់តែពិបាក។ អតិថិជនទទួលបានអារម្មណ៍ថាលុយត្រូវបានខ្ជះខ្ជាយទោះបីជាទាំងអស់ក៏ដោយ។ ព័ត៌មានចាំបាច់ភាគច្រើនទំនងជាមានវត្តមាននៅក្នុងប្រព័ន្ធ។

ដើម្បីដោះស្រាយបញ្ហា ការរួមបញ្ចូលប្រព័ន្ធ ការកំណត់រចនាសម្ព័ន្ធបន្ថែមអាចត្រូវបានទាមទារ។ សិល្បៈនៃការណែនាំសូម្បីតែប្រព័ន្ធស្តង់ដារគឺជាសមត្ថភាពក្នុងការមើលឃើញ "ថ្នាំងការឈឺចាប់" របស់អតិថិជននិងដោះស្រាយបញ្ហារបស់គាត់ទោះបីជាគាត់មិនទាន់ដឹងពីពួកគេក៏ដោយ។ បន្ទាប់មកយើងអាចនិយាយបានថានៅពេលអនុវត្តប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារច្បាប់ដំបូងនៃការគ្រប់គ្រងគុណភាពត្រូវបានគេសង្កេតឃើញ - អតិថិជនត្រូវតែទទួលបានច្រើនជាងអ្វីដែលគាត់រំពឹងទុក។

ការណាត់ជួប e - ស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃស្មុគស្មាញទាំងមូលនៃការងារជាមួយឯកសារ។

គោលដៅ៖ 1. ការបង្កើនផលិតភាពការងារ។

2. ការបង្កើនប្រសិទ្ធភាពក្នុងការធ្វើការជាមួយឯកសារ។

2. បង្កើនសមត្ថភាពតុជំនួយ (បញ្ហាទាក់ទងនឹងឯកសារ)។

3. ការកែលម្អគុណភាពនៃការរៀបចំ ដំណើរការ និងការផលិតឡើងវិញនៃឯកសារ

4. ការកែលម្អការគ្រប់គ្រងលើចលនា និងការប្រតិបត្តិឯកសារ។

កត្តាកំណត់បច្ចេកវិទ្យានៃដំណើរការឯកសារ។

1. ប្រភេទឯកសារ (ប្រភេទនៃក្រុមហ៊ុនផ្តល់ព័ត៌មាន រចនាសម្ព័ន្ធឯកសារ)។

2. តម្រូវការវដ្តជីវិតឯកសារ (ការចម្លងញឹកញាប់ ការផ្លាស់ប្តូរញឹកញាប់ ការប្រើប្រាស់កម្រ ឯកសារសម្ងាត់)។

3. ប្រពៃណីរបស់អង្គការ។

4. ការយល់ឃើញនាពេលបច្ចុប្បន្នរបស់អ្នកសំដែងអំពីលទ្ធភាព ប្រព័ន្ធទំនើបការគ្រប់គ្រង។

CUD - ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ។

មុនពេលការណែនាំនៃ EMS ការវិភាគជាប្រព័ន្ធនៃសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័នគួរតែត្រូវបានអនុវត្ត។

លទ្ធផលនៃការវិភាគប្រព័ន្ធគឺ៖

1. ភារកិច្ចចម្បងរបស់អង្គការ

2. កម្រិតនៃរចនាសម្ព័ន្ធអង្គការ។

3. ក្រុមអ្នកប្រើប្រាស់ និងសំណើព័ត៌មានរបស់ពួកគេ។

4. ដំណាក់កាលនៃជីវិតនៃឯកសារនិងសេវាកម្មដែលទទួលខុសត្រូវ។

5. គ្រោងការណ៍នៃដំណើរការប្រព័ន្ធ (លំហូរព័ត៌មាន) ។

6. សមាសភាពនិងរចនាសម្ព័ន្ធនៃមូលដ្ឋានទិន្នន័យគំរូរបស់អង្គការ។

7. ទម្រង់នៃការផ្តល់ទិន្នន័យបញ្ចូល និងទិន្នផល។

ភារកិច្ចចម្បងរបស់តុលាការ។

1. ចំណាត់ថ្នាក់នៃឯកសារ។

2. ការដាក់ឯកសារ។

3. ផ្តល់ឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់នូវអន្តរកម្ម (តាមអ៊ីនធឺណិត) ចូលទៅកាន់ឯកសារ។

ខ្លឹមសារជាក់លាក់និងសារៈសំខាន់នៃភារកិច្ចរបស់ EMS ត្រូវបានកំណត់ដោយផ្អែកលើការវិភាគនៃគំរូសកម្មភាពរបស់អង្គការ - សំណុំនៃដំណើរការដែលទាក់ទងគ្នា (ដំណើរការអាជីវកម្ម) ។

លក្ខណៈមុខងាររបស់តុលាការ។

ការបញ្ចូលឯកសារទៅក្នុងប្រព័ន្ធ។

1. ឯកសារកើតឡើង (ត្រូវបានបង្កើត) នៅក្នុងអង្គការ។ ឧបករណ៍ធម្មតាត្រូវបានប្រើប្រាស់ (កម្មវិធីសម្រាប់បង្កើត និងដំណើរការឯកសារ) អត្ថបទ កម្មវិធីនិពន្ធក្រាហ្វិក ប្លង់កម្មវិធីវីដេអូ និងសំឡេង។

2. ឯកសារបានមកពីបរិយាកាសខាងក្រៅ។

អេ ក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិច- វាអាចចាំបាច់ក្នុងការបំប្លែងនៅក្នុងការអ៊ិនកូដ និងជាទម្រង់ដែលទទួលយកក្នុង DMS ប្រតិបត្តិ។

ក្នុងទម្រង់ក្រដាស។

ការស្កេន - ការទទួលបានរូបភាពនៃឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិច។

អាប៉ាប៉ា

អាបប៉ាវប៉ា

ការទទួលស្គាល់ - ជាមួយនឹងការបំបែកអត្ថបទ និងសមាសធាតុក្រាហ្វិកនៃឯកសារទៅជាឯកសារនៃទម្រង់ដែលត្រូវគ្នា។

បញ្ចូល មួយចំនួនធំ ឯកសារក្រដាស(បណ្ណាល័យ ផ្ទះបោះពុម្ព បណ្ណសារ ពន្ធ)។

បញ្ហានៃការបញ្ចូលឯកសារទៅក្នុង CUD ត្រូវបានដោះស្រាយថោកជាង ងាយស្រួល និងគ្រប់គ្រាន់ជាងមុន ដោយការរៀបចំសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័នឡើងវិញតាមរបៀបដែលម្តងទៀត។ ឯកសារដែលបានបង្កើតបង្កើតភ្លាមៗក្នុងទម្រង់ម៉ាស៊ីន។

2.33 ប្រតិបត្តិការនិង ការផ្ទុកបណ្ណសារឯកសារ (ភាពជឿជាក់នៃការផ្ទុក តម្លៃនៃការផ្ទុក ការផ្ទេរឯកសាររវាងឧបករណ៍ផ្ទុក)។

វិធីដើម្បីធានាភាពជឿជាក់នៃការផ្ទុក។

1. ការផ្ទុកលើសចំណុះ។

2. ការចែកចាយទឹកដីនៃការផ្ទុក។

3. ការរក្សាទុកឯកសារ។

4. ការងើបឡើងវិញនៃឯកសារនៅក្នុងករណីនៃការបំផ្លិចបំផ្លាញដែលមិនបានមើលឃើញទុកជាមុនរបស់ពួកគេ។

តម្លៃនៃការរក្សាទុកឯកសារនៅលើឧបករណ៍នៃប្រភេទផ្សេងៗ។

1. ថាសរឹង។

2. ឌីសអុបទិក។

3. កាសែតម៉ាញេទិក។

4. ថាស។

5. មីក្រូហ្វីស៊ី។

ការបង្រួមអប្បបរមានៃការចំណាយលើការផ្ទុកត្រូវបានសម្រេចដោយប្រើ ការផ្ទេរឯកសាររវាងឧបករណ៍ផ្ទុក (ដោយស្វ័យប្រវត្តិ) ។ ឯកសារដែលមិនសូវប្រើញឹកញាប់ ឧបករណ៍ដែលថោក និងយឺតជាងនេះ វាគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកនៅលើ។

Mikulskaya O.M., Plotnikova Ya.A. ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក ជាមធ្យោបាយមួយដើម្បីបង្កើនភាពជឿជាក់ និងគុណភាពនៃការងារការិយាល័យ

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសាររក្សាទុកឯកសារ រក្សាប្រវត្តិរបស់ពួកគេ ធានាចលនារបស់ពួកគេតាមរយៈអង្គការ និងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកតាមដានការបំពេញភារកិច្ចដែលបានកត់ត្រានៅក្នុងឯកសារ។ នៅក្នុងអង្គការដែលប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារត្រូវបានណែនាំ មិនមានការសម្រេចចិត្ត ការណែនាំ ឬបញ្ជាសាមញ្ញទេ។ មានឯកសារដែលមានការសម្រេចចិត្ត ការណែនាំ។ល។ ឯកសារគឺជាឧបករណ៍គ្រប់គ្រងជាមូលដ្ឋាន៖ អ្វីៗគ្រប់យ៉ាង

ការគ្រប់គ្រងនៅក្នុងអង្គការត្រូវបានអនុវត្តតាមរយៈឯកសារ។ ជារឿយៗលំហូរនៃឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នមួយមានភាពច្របូកច្របល់ ដែលនាំឱ្យកាត់បន្ថយគុណភាពនៃការងារការិយាល័យរបស់សហគ្រាស ឯកសារត្រូវបានបាត់បង់ ហើយជារឿយៗនៅពេលដែលពួកគេទៅដល់ប្រតិបត្តិករ ពួកគេបាត់បង់ភាពពាក់ព័ន្ធរបស់ពួកគេ។ នៅក្នុងពិភពសម័យទំនើប វាគឺជាប្រសិទ្ធភាពនៃការទទួលបានព័ត៌មាន ការឆ្លើយតបទាន់ពេលវេលាចំពោះសារជាក់លាក់មួយ ដែលមានសារៈសំខាន់។ វា​គឺ​សម្រាប់​សម្រួល​លំហូរ​នៃ​ឯកសារ ដោយ​រៀបចំ​វា​ជា​ប្រព័ន្ធ​នៅ​សហគ្រាស​ដែល​ប្រព័ន្ធ​គ្រប់គ្រង​ឯកសារ​អេឡិចត្រូនិក (EDMS) កំពុង​ទទួលបាន​ប្រជាប្រិយភាព។

ដើម្បីធានាបាននូវលទ្ធផលដ៏ល្អប្រសើរពីការអនុវត្ត EDMS វាចាំបាច់ត្រូវកំណត់ពីភាពពាក់ព័ន្ធនៃការអនុវត្តរបស់វា និងលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ការជ្រើសរើស EDMS ដែលកំណត់ដោយតម្រូវការសម្រាប់វា។

ភាពពាក់ព័ន្ធនៃការណែនាំ EDMS

ភាពពាក់ព័ន្ធនៃការអនុវត្ត EDMS ត្រូវបានកំណត់ដោយកត្តាដូចខាងក្រោមៈ

តម្រូវការសម្រាប់ស្វ័យប្រវត្តិកម្ម រដ្ឋបាលអង្គការ។ កម្រិតនៃភាពស្មុគស្មាញនៃរចនាសម្ព័ន្ធអង្គការ។

វត្តមាននៃការបែងចែកទឹកដី។ កត្តានេះកំណត់តម្រូវការជាក់លាក់សម្រាប់ការចូលប្រើពីចម្ងាយ ការចម្លងទិន្នន័យជាដើម។

បណ្ណសារក្រដាសធំ។

វត្តមាននៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដែលមិនបំពេញតម្រូវការបច្ចុប្បន្ន។

លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យជ្រើសរើស EDMS

លក្ខខណ្ឌជ្រើសរើសត្រូវបានកំណត់ដោយលក្ខខណ្ឌដូចខាងក្រោមៈ

តម្រូវការផ្ទុក។ ដើម្បីដំណើរការឯកសារមួយចំនួនធំ (ទាក់ទងនឹងទំហំផ្ទុក) ចាំបាច់ត្រូវជ្រើសរើសប្រព័ន្ធដែលគាំទ្រការផ្ទុកតាមលំដាប់លំដោយ (HSM - Hierarchal Storage Management)។ យន្តការនេះរក្សាទុកទិន្នន័យដែលបានប្រើយ៉ាងសកម្មបំផុតនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយលឿនបំផុត ប៉ុន្តែមានតម្លៃថ្លៃបំផុត ខណៈដែលព័ត៌មានដែលមិនសូវប្រើញឹកញាប់ត្រូវបានផ្ទេរដោយស្វ័យប្រវត្តិទៅប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយដែលយឺត និងថោកជាង។

វត្តមាននៃនីតិវិធីផ្លូវការដែលតម្រូវឱ្យមានការគាំទ្រសម្រាប់ការអនុវត្តរបស់ពួកគេនិងស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃការគ្រប់គ្រង (ការរៀបចំឯកសារនៃប្រភេទជាក់លាក់ការអនុវត្តមុខងារស្តង់ដាររបស់អង្គការ។ ល។ ) ។

តម្រូវការសម្រាប់ការកំណត់ផ្លូវឯកសារកម្រិតខ្ពស់ ការគ្រប់គ្រងលំហូរការងារ និងជាលទ្ធផល តម្រូវការដើម្បីគាំទ្រដំណើរការអាជីវកម្មតាមអំពើចិត្ត ដែលអាចធ្វើការរួមគ្នាជាមួយប្រព័ន្ធកម្មវិធីដើម្បីគាំទ្រដំណើរការទាំងនេះ។

តម្រូវការរក្សាទុកឯកសារ។ ជាមួយនឹងរយៈពេលផ្ទុកយូរ (រាប់សិបឆ្នាំ) វាមានតម្លៃគិតយ៉ាងម៉ត់ចត់អំពីការរៀបចំប័ណ្ណសារស្របគ្នា។

តម្រូវការសម្រាប់ "ភាពបើកចំហ" ការពង្រីកនៃប្រព័ន្ធ។ សមត្ថភាពក្នុងការរួមបញ្ចូលជាមួយប្រព័ន្ធព័ត៌មានដែលមានស្រាប់ និងប្រើប្រាស់ឧបករណ៍ដែលមានស្រាប់។

តម្រូវការរក្សាទុករូបភាពនៃឯកសារ។ ប្រើក្នុងការរៀបចំទម្រង់ជាក់លាក់សម្រាប់រក្សាទុកឯកសារ។ តម្រូវការដើម្បីគាំទ្រដល់ការងារវិស្វកម្ម និងការរចនា លក្ខណៈពិសេសផ្សេងទៀតរបស់សហគ្រាស។

ភាពអាចរកបាននៃឧបករណ៍ទាញយកព័ត៌មានកម្រិតខ្ពស់។ ការគាំទ្រពេញលេញដោយប្រព័ន្ធសម្រាប់ភាសានៃឯកសារដែលមាននៅក្នុងអង្គការ។

តម្រូវការសុវត្ថិភាព (ការអ៊ិនគ្រីប ការរៀបចំការចូលប្រើ។ល។)។ លទ្ធភាពនៃការប្រើប្រាស់យន្តការចូលប្រើដែលមានរួចហើយនៅក្នុងហេដ្ឋារចនាសម្ព័ន្ធព័ត៌មានរបស់អង្គការនៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ។

តម្រូវការសម្រាប់ការអនុលោមតាមស្តង់ដារជាក់លាក់: ផ្ទៃក្នុង, ឧស្សាហកម្ម, GOST, អន្តរជាតិ

ស្តង់ដារសម្រាប់ការត្រួតពិនិត្យគុណភាព កម្រិតនៃការរៀបចំការផ្ទុកព័ត៌មាន។

ចំណាត់ថ្នាក់ទូទៅប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ

ការចាត់ថ្នាក់មិនរឹងម៉ាំទេ ហើយ ERMS អាចអនុវត្តមុខងារដែលបានកំណត់ក្នុងប្រភេទផ្សេងៗខាងក្រោមក្នុងពេលដំណាលគ្នា ប៉ុន្តែភាគច្រើននៃពួកវាមានការតំរង់ទិសជាក់លាក់មួយនៅក្នុងផ្នែកមួយទាក់ទងនឹងទីតាំងផលិតផលជាចម្បង។

ប្រព័ន្ធដែលមានមធ្យោបាយកម្រិតខ្ពស់នៃការរក្សាទុក និងទាញយកព័ត៌មាន (បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិច - EA) ។ បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិច- នេះ។ ករណីពិសេសប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារផ្តោតលើការផ្ទុក និងការទាញយកព័ត៌មានប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព។ ប្រព័ន្ធមួយចំនួនត្រូវបានសម្គាល់ជាពិសេសដោយសារតែឧបករណ៍ស្វែងរកអត្ថបទពេញលេញដែលបានអភិវឌ្ឍ៖ ការស្វែងរកមិនច្បាស់ ការស្វែងរកតាមន័យ។

HSM ការគាំទ្រសម្រាប់ឧបករណ៍ផ្ទុកដ៏ធំទូលាយ។ល។

ប្រព័ន្ធដែលមានឧបករណ៍ដំណើរការការងារកម្រិតខ្ពស់ (WF) ។ ប្រព័ន្ធទាំងនេះត្រូវបានរចនាឡើងជាចម្បងដើម្បីធានាឱ្យមានចលនានៃវត្ថុមួយចំនួននៅតាមបណ្តោយផ្លូវដែលបានកំណត់ទុកជាមុន (ដែលគេហៅថា "ផ្លូវរឹង") ។ នៅដំណាក់កាលនីមួយៗវត្ថុអាចផ្លាស់ប្តូរដូច្នេះវាត្រូវបានគេហៅថា "ការងារ" (ការងារ) ។ ប្រព័ន្ធនៃប្រភេទនេះត្រូវបានគេហៅថាប្រព័ន្ធលំហូរការងារ - "លំហូរការងារ" (ជាអកុសលមិនមានសមមូលពិតប្រាកដនៅក្នុងភាសារុស្ស៊ីសម្រាប់ពាក្យនេះទេ) ។ ឯកសារអាចត្រូវបានភ្ជាប់ទៅនឹងការងារ ប៉ុន្តែឯកសារមិនមែនជាវត្ថុមូលដ្ឋាននៃប្រព័ន្ធទាំងនេះទេ។ ដោយមានជំនួយពីប្រព័ន្ធបែបនេះវាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីរៀបចំការងារជាក់លាក់ដែលដំណាក់កាលទាំងអស់ត្រូវបានគេដឹងជាមុនហើយអាចត្រូវបានចេញវេជ្ជបញ្ជា។

ប្រព័ន្ធផ្តោតលើការគាំទ្រដល់ការគ្រប់គ្រងរបស់អង្គការ និងការប្រមូលផ្តុំចំណេះដឹង។ ទាំងនេះគឺជាប្រព័ន្ធ "កូនកាត់" ដែលជាធម្មតារួមបញ្ចូលគ្នានូវធាតុនៃពីរមុន។ ឯណា គំនិតជាមូលដ្ឋានប្រព័ន្ធអាចមានទាំងឯកសារខ្លួនឯង និងភារកិច្ចដែលត្រូវបំពេញ។ ដើម្បីគ្រប់គ្រងស្ថាប័ន ទាំងផ្លូវ "រឹង" និង "ឥតគិតថ្លៃ" គឺត្រូវការជាចាំបាច់ នៅពេលដែលផ្លូវនៃឯកសារត្រូវបានចាត់តាំងដោយប្រធាន ("ថ្នាំលាប" ឯកសារចូល) ដូច្នេះបច្ចេកវិទ្យាទាំងពីរក្នុងទម្រង់មួយ ឬមួយផ្សេងទៀតអាចមានវត្តមាននៅក្នុងប្រព័ន្ធបែបនេះ។ ប្រព័ន្ធទាំងនេះត្រូវបានប្រើប្រាស់យ៉ាងទូលំទូលាយនៅក្នុង រចនាសម្ព័ន្ធរដ្ឋការគ្រប់គ្រង នៅក្នុងការិយាល័យរបស់ក្រុមហ៊ុនធំៗ ដែលត្រូវបានសម្គាល់ដោយឋានានុក្រមដែលបានអភិវឌ្ឍ មានច្បាប់ និងនីតិវិធីជាក់លាក់សម្រាប់ចលនាឯកសារ។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ និយោជិតរួមគ្នាបង្កើតឯកសារ រៀបចំ និងធ្វើការសម្រេចចិត្ត ប្រតិបត្តិ ឬគ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេ។ នៅពេលអនុវត្តប្រព័ន្ធបែបនេះនៅក្នុងសហគ្រាសធំៗ វាមានសារៈសំខាន់ណាស់ក្នុងការកំណត់ថាតើប្រព័ន្ធផ្តល់នូវលទ្ធភាពនៃការគ្រប់គ្រងប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព ដំណើរការព័ត៌មានដ៏ធំ សមាហរណកម្មជាមួយប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងផលិតកម្មស្វ័យប្រវត្តិ ការធ្វើមាត្រដ្ឋាន ការអនុវត្តជាដំណាក់កាល ដោយគិតគូរពីការបែងចែកទឹកដី រចនាសម្ព័ន្ធអង្គការស្មុគស្មាញ។ គោលការណ៍ផ្អែកលើតួនាទីនៃការរៀបចំការចូលប្រើប្រាស់។ល។

ប្រព័ន្ធតម្រង់ទិសសហការ។ នេះគឺជានិន្នាការថ្មីក្នុងវិស័យប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ ដែលភ្ជាប់ជាមួយនឹងការយល់ដឹងអំពីការប្រែប្រួលនៃលក្ខខណ្ឌទីផ្សារក្នុងពិភពទំនើប និងតម្រូវការដើម្បីឱ្យមាន "តែចាំបាច់បំផុត" សម្រាប់ចលនាលឿន ដោយមិនបាច់ប្រើច្រើន មានប្រយោជន៍ខ្លាំង។

ប៉ុន្តែ ballast ធ្ងន់។ ប្រព័ន្ធបែបនេះ ផ្ទុយពីប្រព័ន្ធមុនៗ មិនរាប់បញ្ចូលគោលគំនិតនៃឋានានុក្រមនៅក្នុងអង្គការ មិនខ្វល់អំពីការរៀបចំដំណើរការការងារជាផ្លូវការណាមួយឡើយ។ ភារកិច្ចរបស់ពួកគេគឺដើម្បីធានាថាមនុស្សនៅក្នុងអង្គការធ្វើការជាមួយគ្នាទោះបីជាពួកគេស្ថិតនៅដាច់ដោយឡែកពីគ្នាតាមភូមិសាស្ត្រក៏ដោយ និងដើម្បីរក្សាលទ្ធផលនៃការងារនេះ។ ជាធម្មតាត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងគំនិតនៃ "វិបផតថល" ។ ពួកគេផ្តល់សេវាកម្មសម្រាប់ការរក្សាទុក និងបោះពុម្ពឯកសារនៅលើអ៊ីនធឺណេត ការទាញយកព័ត៌មាន ការពិភាក្សា កន្លែងប្រជុំ (ទាំងពិត និងនិម្មិត)។ ប្រព័ន្ធបែបនេះស្វែងរកអតិថិជនក្នុងចំណោមក្រុមហ៊ុនពាណិជ្ជកម្មដែលកំពុងរីកចម្រើនយ៉ាងឆាប់រហ័ស ក្រុមការងារនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនធំៗ និងទីភ្នាក់ងាររដ្ឋាភិបាល។

ប្រព័ន្ធដែលមានសេវាកម្មបន្ថែមកម្រិតខ្ពស់។ ឧទាហរណ៍ សេវាកម្មគ្រប់គ្រងទំនាក់ទំនងអតិថិជន (CRM - Customer Relation Management) ការគ្រប់គ្រងគម្រោង វិក័យប័ត្រ។ អ៊ីមែលល។

ទីផ្សារនៃប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិកម្មត្រួតពិនិត្យនៅក្នុងប្រទេសរបស់យើងអាចបែងចែកជាបីផ្នែក៖

ដំណោះស្រាយសូហ្វវែររបស់អ្នកអភិវឌ្ឍន៍ក្នុងស្រុកដោយផ្អែកលើកម្មវិធីរបស់ក្រុមហ៊ុនបរទេស។

ដំណោះស្រាយសូហ្វវែររបស់អ្នកអភិវឌ្ឍន៍ក្នុងស្រុកដោយផ្អែកលើការអភិវឌ្ឍន៍ផ្ទាល់ខ្លួនរបស់ពួកគេ។

ដំណោះស្រាយសូហ្វវែររបស់ក្រុមហ៊ុនផលិតបរទេស។

ការជ្រើសរើស EDMS ល្អបំផុត

វាគឺអាចធ្វើទៅបានដើម្បីពិភាក្សាអំពីជម្រើសល្អបំផុតនៃ EDMS ។ ម៉្យាងវិញទៀត EDMS ពីក្រុមហ៊ុនផលិតល្បី ៗ ហាក់ដូចជាអាចទុកចិត្តបានជាង។ តាមពិត ប្រព័ន្ធលំហូរការងារនៅក្នុងករណីបែបនេះ គឺជាកម្មវិធីបន្ថែមដែលអាចសម្របបានលើមូលដ្ឋានទិន្នន័យដែលត្រៀមរួចជាស្រេច។ លើសពីនេះទៀតដំណោះស្រាយបែបនេះទំនងជាសមស្របប្រសិនបើសហគ្រាសបានដំឡើង EDMS ស្រដៀងគ្នារួចហើយសម្រាប់តម្រូវការពាក់ព័ន្ធ។

ម្យ៉ាងវិញទៀត កម្មវិធីដែលមាន EDMS ផ្ទាល់របស់ពួកគេជាធម្មតាមិនទាមទារទេ។ លក្ខខណ្ឌពិសេសការដំឡើង និងប្រតិបត្តិការ ក៏ដូចជាការទិញ និងការអនុវត្តបន្ថែម កម្មវិធីអ្នកអភិវឌ្ឍន៍ភាគីទីបី។

កត្តាសំខាន់ក្នុងការជ្រើសរើស EDMS គឺកម្រិតសុវត្ថិភាពព័ត៌មានកើនឡើង។ ជាមួយនឹងការចូលប្រើដោយគ្មានការអនុញ្ញាតទៅកាន់ថតទិន្នន័យរបស់អ្នកផលិតល្បី - និយាយដោយសាមញ្ញ បំបែកការការពារ - អ្នកវាយប្រហារទំនងជាអាចទាញយក ព័ត៌មានសម្ងាត់មានជំនាញរបស់អ្នកសរសេរកម្មវិធី DBMS ។ ហើយជាមួយនឹងទម្រង់មូលដ្ឋានទិន្នន័យបុគ្គល ដំណើរការនេះនឹងកាន់តែស្មុគស្មាញ បើមិនអាចទៅរួច។

គួរកត់សម្គាល់ថាបញ្ហានៃភាពឆបគ្នា DBMS ជារឿយៗត្រូវបានដោះស្រាយសម្រាប់ការអនុវត្តជាក់លាក់មួយ។ នោះគឺប្រសិនបើចាំបាច់ អ្នកអភិវឌ្ឍន៍នៅក្នុងគម្រោងស្វ័យប្រវត្តិកម្ម "ប្តូរ" EDMS ពីមូលដ្ឋានទិន្នន័យដែលពួកគេបានបង្កើតទៅជាតម្រូវការរបស់អតិថិជន។ អ្នកអភិវឌ្ឍន៍ដែលមានបទពិសោធន៍អនុវត្តគឺមានសមត្ថភាព។

វាគួរតែត្រូវបានកត់សម្គាល់ផងដែរពីភាពខុសគ្នារវាងផលិតផល "ប្រអប់" និងការអនុវត្តគម្រោង។ មិនមានតម្លៃទេ។

ផលិតផលកម្មវិធី "ប្រអប់" មានគុណវិបត្តិមួយ - ស្តង់ដារ។ មនុស្សគ្រប់រូបចង់ឱ្យគ្រប់ព័ត៌មានលម្អិតនៃលក្ខណៈជាក់លាក់របស់គាត់ត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងប្រព័ន្ធ។ ជាញឹកញយ លំហូរការងារការិយាល័យដ៏ស្មុគស្មាញមិនអាចត្រូវបានអនុវត្ត "ក្រៅប្រអប់" ឬត្រូវបានអនុវត្តដោយផ្នែកដោយសារតែសំណុំស្តង់ដារតូចមួយនៃមុខងារ។ ពិតហើយ ថ្មីៗនេះ "ប្រអប់" ត្រូវបានអនុញ្ញាតដោយអ្នកអភិវឌ្ឍន៍នៅក្នុងកំណែដែលបានដាក់ពង្រាយកាន់តែច្រើន និងពហុមុខងារ ដូច្នេះបញ្ហានេះទំនងជាបាត់ទៅវិញ។

ការអភិវឌ្ឍន៍ EDMS ជាគម្រោងមួយគឺជាដំណើរការដ៏យូរ ហត់នឿយ និងចំណាយច្រើន។ ហើយប្រហែលជាដូច្នេះ

វាអាចកើតឡើងដែលថាធនធានដែលបានចំណាយលើការអភិវឌ្ឍន៍ប្រព័ន្ធនេះនឹងត្រូវបានចំណាយមិនសមរម្យសម្រាប់លទ្ធផល។ ទីមួយ នេះអាចត្រូវបានសម្របសម្រួលដោយភារកិច្ចបច្ចេកទេសដែលបានអភិវឌ្ឍមិនត្រឹមត្រូវ និងមិនពេញលេញ។ ទីពីរ ការអនុវត្តតម្រូវឱ្យមានឆន្ទៈរបស់បុគ្គលិកក្នុងការចូលរួមក្នុងការអនុវត្ត និងការប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធនេះក្នុងការងាររបស់ពួកគេជាមួយនឹងចំណុចជាក់លាក់ទាំងអស់ ហើយអ្នកអភិវឌ្ឍន៍នឹងត្រូវបង្កើតសំណុំឯកសារពិសេស។ មធ្យោបាយដោះស្រាយតែមួយគត់ប្រឆាំងនឹងនេះគឺដើម្បីសិក្សាដោយប្រុងប្រយ័ត្ននូវបទពិសោធន៍នៃដំណោះស្រាយអនុវត្តរបស់អ្នកអភិវឌ្ឍន៍។ មានតែក្រុមដែលមានការសម្របសម្រួលល្អដែលបានធ្វើការនៅលើទីផ្សារអស់រយៈពេលជាយូរមកហើយនឹងអាចអនុវត្តគម្រោងដ៏ស្មុគស្មាញមួយបានពេញលេញ។

ការពេញនិយមជាពិសេសនៅលើទីផ្សារគឺអ្នកអភិវឌ្ឍន៍ដែលមានទាំងផលិតផល "ប្រអប់" និងបទពិសោធន៍ក្នុងដំណោះស្រាយអនុវត្តស្រដៀងគ្នា។ នេះនិយាយយ៉ាងច្បាស់បំផុតអំពីវិជ្ជាជីវៈរបស់ក្រុមហ៊ុនបែបនេះ។

អ្នកក៏គួរយកចិត្តទុកដាក់ចំពោះភាពបើកចំហនៃប្រព័ន្ធសម្រាប់ការប្ដូរតាមបំណង។ ភាគច្រើន ដើម្បីផ្លាស់ប្តូរប៉ារ៉ាម៉ែត្រប្រតិបត្តិការ ឬចំណុចប្រទាក់ប្រព័ន្ធ អ្នកត្រូវតែរៀបចំកម្មវិធី DBMS ឡើងវិញដោយខ្លួនឯង។ សម្រាប់ការងារបែបនេះ អ្នកសរសេរកម្មវិធីដែលមានសមត្ថភាពខ្ពស់ ជួល ឬបុគ្គលិកត្រូវបានទាមទារ។ ដំណើរការនេះមានភាពស្មុគស្មាញ និងចំណាយពេលច្រើន។

ប្រព័ន្ធដែលសរសេរបានល្អគួរតែអាចធ្វើមាត្រដ្ឋានបានយ៉ាងងាយស្រួល - វាគួរតែដំណើរការទាំងនៅកន្លែងធ្វើការរបស់ស្មៀន និងក្នុង អង្គការធំដោយមិនគិតពីបរិមាណ និងភាពស្មុគស្មាញនៃលំហូរព័ត៌មាន។ ប្រព័ន្ធសកលគួរតែត្រូវបានរចនាឡើងដំបូងដើម្បីធ្វើការទាំងនៅក្នុងនាយកដ្ឋានតូចមួយ ឧទាហរណ៍ ការិយាល័យ និងនៅក្នុងអង្គភាពទាំងមូលជាមួយនឹងគ្រោងការណ៍ស្មុគស្មាញនៃលំហូរព័ត៌មាន។ EDMS អាចផ្លាស់ប្តូរជាមួយនឹងការអភិវឌ្ឍន៍របស់ក្រុមហ៊ុន ហើយការធ្វើមាត្រដ្ឋាននៃប្រព័ន្ធនាពេលអនាគតពិតជាអាចសន្សំប្រាក់ និងពេលវេលា។ EDMS ដែលត្រូវបានសាងសង់យ៉ាងល្អផ្តល់នូវឱកាសដើម្បីពង្រីកគម្រោងដោយគ្រាន់តែទិញចំនួនអាជ្ញាប័ណ្ណដែលត្រូវការ។

ដូចគ្នានេះផងដែរនៅពេលជ្រើសរើសអ្នកគួរតែពិចារណាមុខងារនៃការត្រួតពិនិត្យការប្រតិបត្តិនៃឯកសារ។ ប្រសិនបើសហគ្រាសមិនមានការងារច្បាស់លាស់ជាមួយឯកសារ នោះជាលទ្ធផល ការគ្រប់គ្រងខ្លួនឯងកាន់តែយ៉ាប់យ៉ឺន ព្រោះវាអាស្រ័យលើគុណភាព ភាពជឿជាក់ ប្រសិទ្ធភាពនៃការទទួល និងបញ្ជូនព័ត៌មាន ការកំណត់ត្រឹមត្រូវនៃសេវាយោង និងព័ត៌មាន និង អង្គការច្បាស់លាស់នៃការប្រើប្រាស់ឯកសារ។

គោលបំណងសំខាន់មួយនៃប្រព័ន្ធនៃប្រភេទនេះគឺដើម្បីផ្តល់ "តម្លាភាព" នៃការងារនៅសហគ្រាសសម្រាប់អ្នកគ្រប់គ្រង។ ដូច្នោះហើយ វាគួរតែមានឧបករណ៍ពេញលេញសម្រាប់អ្នកគ្រប់គ្រង៖ រូបភាពពេញលេញនៃផ្លូវឯកសារនៅក្នុងប័ណ្ណចុះឈ្មោះ ប្រព័ន្ធដែលបានបង្កើតឡើងជាច្រើន

របាយការណ៍អំពីកាលបរិច្ឆេទកំណត់ជាមួយនឹងលទ្ធភាពនៃការព្យាករណ៍ និង អ្នកទទួលខុសត្រូវដែលជាប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងយ៉ាងល្អសម្រាប់ការជូនដំណឹងដល់បុគ្គលិកអំពីការងារជាមួយនឹងឯកសារ។ ប្រព័ន្ធពេញលេញ ជាធម្មតារក្សាទុកព័ត៌មានអំពីការអនុវត្តការងាររបស់បុគ្គលិកម្នាក់ៗ ដែលពាក់ព័ន្ធនឹងដំណើរការគ្រប់គ្រងឯកសារ អំពីសហគ្រាស និងអង្គការដែលគាត់កំពុងឆ្លើយឆ្លង។

ដើម្បីវិភាគ និងជ្រើសរើសប្រព័ន្ធមួយ ជម្រើសដ៏ល្អបំផុតអាចជាការដំឡើងសាកល្បងនៃកំណែសាកល្បង និងដំណើរការក្នុងរបៀបសាកល្បង។ គុណវិបត្តិ និងភាពរអាក់រអួលទាំងអស់ ប្រសិនបើមាន ប្រាកដជានឹងលេចឡើងនៅក្នុងដំណើរការនៃការធ្វើតេស្តអ្នកប្រើប្រាស់ច្រើននាក់។

ការមានកំណែសាកល្បងគឺមានសារៈសំខាន់។ ក្រុមហ៊ុនមួយចំនួនមិនផ្តល់វាទេ ដោយលើកឡើងពីទំហំនៃគម្រោងរបស់ពួកគេ និងអសមត្ថភាពក្នុងការបង្កើតកំណែសាកល្បងរបស់អតិថិជន។ ប៉ុន្តែនៅពេលបញ្ជាគម្រោង "ដោយងងឹតងងុល" រាល់ពេលដែលអ្នកប្រថុយនឹងការមិនទទួលបានលទ្ធផលដែលអ្នករំពឹងទុក។ មុននឹងចូលរួមគម្រោងណាមួយ អ្នកគួរតែមើល និងសាកល្បងកម្មវិធីដែលដំណើរការពិតប្រាកដ ហើយមិនត្រូវទិញជ្រូកចូលលេងនោះទេ។ នេះជាច្បាប់ទីផ្សារ។

រហូតមកដល់បច្ចុប្បន្នការណែនាំនៃប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិកម្មគឺចាំបាច់។ ប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរការងារផ្តល់អត្ថប្រយោជន៍ពិតប្រាកដ និងឥទ្ធិពលសេដ្ឋកិច្ចពិតប្រាកដ។ វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការជ្រើសរើសប្រព័ន្ធត្រឹមត្រូវ ហើយអ្នកមិនគួរសន្សំលើដំណើរការអនុវត្តនោះទេ។ តម្លៃនៃប្រព័ន្ធត្រូវបានកំណត់ជាចម្បងដោយវាជាកម្មសិទ្ធិរបស់ថ្នាក់ជាក់លាក់មួយ។ រយៈពេលនៃដំណើរការអនុវត្តអាស្រ័យលើភាពស្មុគស្មាញនៃប្រព័ន្ធ ហើយអាចមានចាប់ពីមួយសប្តាហ៍ទៅមួយឆ្នាំ ឬច្រើនជាងនេះ។

អក្សរសាស្ត្រ

1. អត្ថបទ "ទិដ្ឋភាពទូទៅនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក" [ធនធានអេឡិចត្រូនិក]៖ គេហទំព័រប្រព័ន្ធបើកចំហ

2. កាលបរិច្ឆេទ, K., J. "ការណែនាំអំពីប្រព័ន្ធមូលដ្ឋានទិន្នន័យ", ការបោះពុម្ពលើកទី 6: trans ។ ពីភាសាអង់គ្លេស។ - TO ។ ; អិម; សាំងពេទឺប៊ឺគៈ គ្រឹះស្ថានបោះពុម្ពវីលៀម ឆ្នាំ ១៩៩៩

3. Petrova I.Yu., Vasil'eva E.M., Laptev V.V., Lazutkina E.A. " ការអនុវត្តថ្នាក់បរិញ្ញាបត្រ, ការរចនាសញ្ញាប័ត្រក្នុងឯកទេស 22 02 0 0 - ប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិសម្រាប់ដំណើរការព័ត៌មាន និងការគ្រប់គ្រង។ សេចក្តីណែនាំ", Astrakhan, 2002

4. Andreeva V.I. "ឯកសារ៖ មគ្គុទ្ទេសក៍ជាក់ស្តែង" / បោះពុម្ពលើកទី ៥ កែសម្រួល និងបន្ថែម។ - M. : CJSC "សាលាពាណិជ្ជកម្ម "Intel-Sintez", ឆ្នាំ 1998

សមាសធាតុសំខាន់បំផុតមួយនៃសាជីវកម្ម ប្រព័ន្ធ​ព័ត៌មានគឺជាប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

គោលដៅចម្បងនៃការបង្កើតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកដ៏ធំទូលាយមួយរបស់ក្រុមហ៊ុន៖

ការបង្កើតគោលនយោបាយបង្រួបបង្រួម និងការសម្របសម្រួលការងារក្នុងវិស័យគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

ការអភិវឌ្ឍន៍ស្តង់ដារសាជីវកម្មសម្រាប់ធ្វើការជាមួយ ឯកសារអេឡិចត្រូនិក.

ការគ្រប់គ្រងឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាពពេញមួយវដ្ដជីវិតរបស់ពួកគេ (ការបង្កើត ការអភិវឌ្ឍន៍ ការអនុម័ត ការចុះឈ្មោះ ការរក្សាទុក ការគ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិ ការងារ ការចែកចាយ ការប្រើប្រាស់ ការកំណត់ផ្លូវ ការរក្សាទុកឯកសារ)។

ការធ្វើឱ្យប្រសើរនៃដំណើរការអាជីវកម្មដែលមានស្រាប់។

ការបង្កើត ច្រកព័ត៌មាន. ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាមួយនឹងឧបករណ៍សហការធ្វើឱ្យវាអាចប្រមូលផ្តុំ និងប្រើប្រាស់ព័ត៌មាននៅក្នុងបរិយាកាសសាជីវកម្មដែលបានចែកចាយដោយផ្អែកលើការប្រើប្រាស់ច្បាប់អាជីវកម្មទូទៅ បរិបទ និងទិន្នន័យមេតា។

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក (EDMS) អនុវត្តមុខងារដូចខាងក្រោមៈ

ការគ្រប់គ្រងវដ្តជីវិត។ សមត្ថភាពក្នុងការគ្រប់គ្រងឯកសារពេញមួយវដ្តជីវិតរបស់ពួកគេ - ពីការអភិវឌ្ឍន៍ ការពិនិត្យឡើងវិញ ការអនុម័ត ការយល់ព្រមទៅការចែកចាយ និងការរក្សាទុក។

ការងារចែកចាយជាមួយឯកសារ។ EDMS អនុញ្ញាតឱ្យបុគ្គលិកដែលធ្វើការនៅក្នុងផ្នែកដាច់ស្រយាលតាមភូមិសាស្រ្តផ្សេងៗចែករំលែកឯកសារនៅលើម៉ាស៊ីនមេក្នុងស្រុក ខណៈពេលដែលរក្សាបាននូវភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារនៅទូទាំងស្ថាប័នដែលបានចែកចាយ។

ជួរដ៏ធំទូលាយនៃឧបករណ៍គ្រប់គ្រងឯកសារ។ EDMS ផ្តល់នូវមុខងារគ្រប់គ្រងឯកសារជាមូលដ្ឋានទាំងអស់៖

• - ការចុះឈ្មោះឯកសារ;
• - សំបុត្រ;
• - សេចក្តីថ្លែងការណ៍ស្តីពីការគ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិ;
• - ការគ្រប់គ្រងកំណែ;
• - ស្វែងរកអត្ថបទពេញលេញ;
• - រក្សាកំណត់ហេតុត្រួតពិនិត្យ;
• - ធ្វើការជាមួយគំរូ;
• - ការជូនដំណឹងអំពីការផ្លាស់ប្តូរ និងផ្សេងៗទៀត។
• · ការកែសម្រួល/ការសម្របសម្រួល/ការយល់ព្រម។ EDMS គ្រប់គ្រងវដ្តអន្តរកម្មទាំងមូលនៃការកែសម្រួល និងកែប្រែឯកសាររហូតដល់ការអនុម័តចុងក្រោយ។
• ·ការគ្រប់គ្រងកំណែច្រើនកម្រិត។ អនុញ្ញាតឱ្យអ្នករៀបចំរចនាសម្ព័ន្ធ និងរក្សាទុកឯកសារព្រាងទាំងអស់។
• ការការពារទិន្នន័យ៖
  • - មធ្យោបាយនៃការការពារនិងការអ៊ិនគ្រីបនៃកម្រិតឧស្សាហកម្ម;
  • - ឧបករណ៍កំណត់អត្តសញ្ញាណអ្នកប្រើប្រាស់ពេញលេញ;
  • - ឧបករណ៍ RSA និង SSL ។
• ·គាំទ្រសម្រាប់ជម្រើសដ៏ធំទូលាយនៃអតិថិជន។ កិច្ចសហប្រតិបត្តិការលើបណ្តាញសាជីវកម្មទាំងមូលដោយប្រើកម្មវិធីរុករកតាមអ៊ីនធឺណិត ឬអតិថិជន។ ដើម្បីចូលប្រើ និងរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុង EDMS វាអាចប្រើឯកសារនៃកម្មវិធីការិយាល័យណាមួយ។
• ការធ្វើមាត្រដ្ឋានប្រព័ន្ធ។ វាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីណែនាំប្រព័ន្ធពីជំហានតូចមួយហើយបន្ទាប់មកដាក់ពង្រាយនិងបង្កើនមុខងារនៃប្រព័ន្ធ។

ស្នូល EDMS អនុវត្តដំណើរការស្តង់ដារសម្រាប់ធ្វើការជាមួយការចូល ចេញ និង ឯកសារផ្ទៃក្នុង. ដូច្នេះសម្រាប់ប្លុកនៃប្រព័ន្ធនេះ វាត្រូវបានណែនាំឱ្យប្រើដំណោះស្រាយកម្មវិធីដែលត្រៀមរួចជាស្រេច [Sysoeva 2006: 35-36] ។

ការជ្រើសរើស EDMS ដែលមានប្រសិទ្ធភាព (ការចាត់ថ្នាក់នៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក)

ជម្រើសនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដែលមានប្រសិទ្ធភាពគឺប្រហែលជាបញ្ហាសំខាន់សម្រាប់អង្គការក្នុងស្រុក និងសហគ្រាសភាគច្រើននាពេលបច្ចុប្បន្ននេះ។ ការបង្កើតលំដាប់នៃចលនាឯកសារ ឬ ការគ្រប់គ្រងឯកសាររបស់អង្គការគឺបង្កើតលក្ខខណ្ឌដែលធានាដល់ការផ្ទុកព័ត៌មានឯកសារចាំបាច់ ការស្វែងរករហ័សរបស់វា និងនាំយកវាទៅឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់ទាន់ពេលវេលា និងក្នុងតម្លៃទាបបំផុត។ ដូច្នេះវារួមបញ្ចូលការរៀបចំលំហូរការងារ រួមទាំងបច្ចេកវិទ្យានៃការងារផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នកសំដែង ការបង្កើតប្រព័ន្ធទាញយកព័ត៌មានសម្រាប់ឯកសាររបស់អង្គការ និងការគ្រប់គ្រងលើការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេ។

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក (EDM) ត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីផ្តល់នូវដំណើរការដូចខាងក្រោមៈ ការបង្កើត ការគ្រប់គ្រងការចូលប្រើប្រាស់ និងការចែកចាយឯកសារមួយចំនួនធំនៅក្នុងបណ្តាញកុំព្យូទ័រ ក៏ដូចជាការផ្តល់ការគ្រប់គ្រងលើលំហូរឯកសាររបស់អង្គការ។ ជាញឹកញាប់ឯកសារទាំងនេះត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងឃ្លាំងពិសេស ឬនៅក្នុងឋានានុក្រមប្រព័ន្ធឯកសារ។ ប្រភេទឯកសារដែលគាំទ្រជាទូទៅដោយប្រព័ន្ធ EUD រួមមាន ឯកសារអត្ថបទរូបភាព សៀវភៅបញ្ជី អូឌីយ៉ូ វីដេអូ និងឯកសារគេហទំព័រ។ សមត្ថភាពទូទៅនៃប្រព័ន្ធ EIM គឺការបង្កើតឯកសារ ការគ្រប់គ្រងការចូលប្រើ ការផ្លាស់ប្តូរ និងសុវត្ថិភាព។

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិករួមមាន:

• 1) ប្រព័ន្ធនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ការគ្រប់គ្រងការិយាល័យ);
• 2) ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក;
• 3) ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកសាជីវកម្ម។

ដើម្បីធានាបាននូវប្រតិបត្តិការប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាពនៃស្ថាប័នទំនើប ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវតែបំពេញតាមតម្រូវការដូចខាងក្រោមៈ

• · មាត្រដ្ឋាន។ ប្រព័ន្ធត្រូវតែគាំទ្រចំនួនអ្នកប្រើប្រាស់ផ្សេងៗគ្នា ហើយសមត្ថភាពរបស់វាក្នុងការកើនឡើងថាមពលត្រូវតែកំណត់ដោយថាមពលនៃផ្នែករឹងដែលវាត្រូវបានដំឡើងប៉ុណ្ណោះ។
• ការចែកចាយ។ ស្ថាបត្យកម្មនៃប្រព័ន្ធគួរតែគាំទ្រអន្តរកម្មនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលបានចែកចាយតាមភូមិសាស្ត្ររបស់អង្គការ។ ក្នុងករណីនេះ បណ្តាញទំនាក់ទំនងផ្សេងៗអាចត្រូវបានប្រើជាមធ្យោបាយទំនាក់ទំនង។
• · ម៉ូឌុល។ ប្រព័ន្ធ EUD គួរតែមានម៉ូឌុលដាច់ដោយឡែកដែលរួមបញ្ចូលគ្នាជាមួយគ្នា ដែលធានានូវលទ្ធភាពនៃការអនុវត្តជាដំណាក់កាលនៃប្រព័ន្ធ។
• · ភាពបើកចំហ។ ស្ថាបត្យកម្មបើកចំហនៃប្រព័ន្ធអនុញ្ញាតឱ្យ ទីមួយពង្រីកវេទិកាគ្រប់គ្រងឯកសារយ៉ាងឆាប់រហ័ស ដើម្បីឆ្លើយតបទៅនឹងគោលដៅអាជីវកម្មថ្មី ទីពីរដើម្បីរួមបញ្ចូលប្រព័ន្ធជាមួយកម្មវិធីផ្សេងទៀតដែលត្រូវបានប្រើនៅក្នុងអង្គការ និងទីបីដើម្បីរួមបញ្ចូលការគ្រប់គ្រងឯកសារជាមួយនឹងយុទ្ធសាស្ត្រទូលំទូលាយ។ គំនិតផ្តួចផ្តើមដូចជាការគ្រប់គ្រងចំណេះដឹង។ ប្រព័ន្ធគួរតែមានចំណុចប្រទាក់បើកចំហសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍន៍ និងការរួមបញ្ចូល។
• · ភាពជឿជាក់។ ប្រព័ន្ធត្រូវតែមានផ្នែករឹង និងសូហ្វវែរដែលធានានូវប្រតិបត្តិការដែលអាចទុកចិត្តបាន និងគ្មានការរំខាននៃប្រព័ន្ធនៅពេលនោះ។ ប្រភេទផ្សេងៗការបរាជ័យ។
• · សន្តិសុខ។ ភាពបត់បែនក្នុងការគ្រប់គ្រងការចូលប្រើឯកសារពេញលេញពីអ៊ីមែលទៅមូលដ្ឋានទិន្នន័យ ពីឈុតវីដេអូរហូតដល់ឯកសារផ្លូវការគ្រប់ប្រភេទ។
• · ភាពអាចរកបាន។ សមត្ថភាពក្នុងការផ្តល់សិទ្ធិចូលប្រើឯកសារតាមរយៈកម្មវិធីរុករកតាមអ៊ីនធឺណិត កម្មវិធីកុំព្យូទ័រ និងប្រភេទអតិថិជនសាធារណៈផ្សេងទៀត។ គាំទ្រ ប្រភេទផ្សេងៗអ្នកប្រើប្រាស់ (ក្នុងស្រុក ពីចម្ងាយ ទូរស័ព្ទចល័ត)។
• ·ការគាំទ្រស្តង់ដារ។ ការគាំទ្រសម្រាប់ស្តង់ដារនៅដំណាក់កាលផ្សេងៗនៃវដ្តជីវិតនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក។
• មុខងារទូលំទូលាយ

ការគាំទ្រសម្រាប់វដ្តជីវិតពេញលេញនៃការធ្វើការជាមួយឯកសារ ដែលរួមមានការងារស្វ័យប្រវត្តិជាមួយរូបភាពឯកសារ កំណត់ត្រា និងការគ្រប់គ្រងលំហូរការងារ ការគ្រប់គ្រងខ្លឹមសារ និងអ្វីៗផ្សេងទៀត។

ដូច្នេះហើយ នាពេលបច្ចុប្បន្ននេះ អង្គការភាគច្រើនកំពុងព្យាយាមអនុវត្តប្រព័ន្ធកម្មវិធីបែបនេះ ដែលមិនត្រឹមតែផ្តល់មធ្យោបាយនៃការបង្កើតឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងការគ្រប់គ្រងកំណែប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំងមានឱកាសជាច្រើនសម្រាប់ការចែកចាយឯកសារ និងព័ត៌មាននៅទូទាំងស្ថាប័ន មាតិកា និងឧបករណ៍គ្រប់គ្រងចំណេះដឹង។ ផ្អែកលើគេហទំព័រ។ បច្ចេកវិទ្យា ផ្តល់ការគាំទ្រសម្រាប់ដំណើរការអាជីវកម្មដែលផ្តោតលើឯកសារ។ ដោយអនុលោមតាមលក្ខណៈ និងវិសាលភាពនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលបានពិភាក្សាខាងលើ ពួកគេអាចចាត់ថ្នាក់ដូចបង្ហាញក្នុងតារាងទី 3 ។

តារាងទី 3 - ចំណាត់ថ្នាក់នៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក

លក្ខណៈ	ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក
ប្រព័ន្ធឯកសារអេឡិចត្រូនិក	ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក	ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកសាជីវកម្ម
គោលបំណងមុខងារ	ផ្តល់ការងារជាមួយកំណែអេឡិចត្រូនិចនៃឯកសារ និងព័ត៌មានលម្អិតនៃទម្រង់បែបបទចុះឈ្មោះ និងត្រួតពិនិត្យ	ផ្តល់ចលនាដែលគ្រប់គ្រងយ៉ាងតឹងរ៉ឹង និងគ្រប់គ្រងជាផ្លូវការនៃឯកសារទាំងក្នុង និងក្រៅស្ថាប័ន ដោយផ្អែកលើបច្ចេកវិទ្យាព័ត៌មាន និងទំនាក់ទំនង។	ផ្តល់បរិយាកាសជាសកល និងគ្រប់ទីកន្លែងសម្រាប់ធ្វើការ និងរក្សាទុកឯកសារគ្រប់ប្រភេទនៅទូទាំងអង្គភាពទាំងមូល។
ថាមវន្តនៃព្រឹត្តិការណ៍ និងដំណើរការ	ការចុះឈ្មោះព្រឹត្តិការណ៍ដែលបានបញ្ចប់ (ការចុះឈ្មោះ ការផ្ទុក ការគ្រប់គ្រងប្រតិបត្តិការ)	ការចុះឈ្មោះព្រឹត្តិការណ៍ និងសកម្មភាពដែលបានបញ្ចប់ ការគាំទ្រសម្រាប់ដំណើរការនៃការងារលើឯកសារ (គិតគូរពីវដ្តជីវិតរបស់ឯកសារ)	ការចុះឈ្មោះព្រឹត្តិការណ៍ និងសកម្មភាពដែលបានបញ្ចប់ ការគាំទ្រដំណើរការសម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសារនៅទូទាំងអង្គការ
កម្រិតនៃដំណើរការស្វ័យប្រវត្តិកម្ម	ប្រព័ន្ធតម្រង់ទិសដំណើរការអាជីវកម្ម	ប្រព័ន្ធតម្រង់ទិសដំណើរការអាជីវកម្ម ជាមួយនឹងស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរការងារ	ប្រព័ន្ធតម្រង់ទិសដំណើរការអាជីវកម្ម ជាមួយនឹងស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរការងារ និងការគាំទ្រការសម្រេចចិត្ត
អ្នកប្រើប្រាស់	បុគ្គលិកនៃចំនួនកំណត់នៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ	បុគ្គលិកម្នាក់ៗនៃនាយកដ្ឋានជាច្រើនពាក់ព័ន្ធនឹងដំណើរការអាជីវកម្មទូទៅណាមួយ។	និយោជិតទាំងអស់មកពីនាយកដ្ឋានផ្សេងៗនៃអង្គការដែលចូលរួមក្នុងដំណើរការអាជីវកម្មទូទាំងអង្គភាពទាំងមូល

មុននឹងជ្រើសរើសផលិតផលសូហ្វវែរពីផលិតផលជាច្រើនដែលផ្តល់ជូននៅលើទីផ្សារ អង្គការត្រូវតែកំណត់ឱ្យបានច្បាស់លាស់នូវគោលបំណងសំខាន់នៃការទិញ។ ប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិនិងសមត្ថភាពរបស់វា បង្កើតតម្រូវការរបស់អ្នកសម្រាប់ផលិតផលកម្មវិធី។

វាត្រូវបានផ្ដល់អនុសាសន៍ឱ្យជួសជុលតម្រូវការសម្រាប់កម្មវិធី ASUD នៅក្នុងលក្ខខណ្ឌនៃឯកសារយោង។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ គោលដៅនៃការគ្រប់គ្រងឯកសារដោយស្វ័យប្រវត្តិសម្រាប់ស្ថាប័នណាមួយ ដោយមិនគិតពីទម្រង់នៃការរៀបចំ និងផ្លូវច្បាប់របស់ពួកគេ គឺមានលក្ខណៈស្រដៀងគ្នា និងមានលក្ខណៈដូចតទៅ៖

o ការធ្វើឱ្យប្រសើរឡើងនូវគុណភាព និងប្រសិទ្ធភាពនៃការគ្រប់គ្រងនៅក្នុងស្ថាប័នដោយការកែលម្អការងារការិយាល័យ។

o ការបង្រួបបង្រួមទៅក្នុងវដ្តអាជីវកម្មតែមួយនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធទាំងអស់ រួមទាំងការបែងចែកទឹកដី។

o ការធានាឱ្យបានឆាប់រហ័ស និងក្នុងពេលតែមួយបានចែករំលែកការចូលប្រើប្រាស់ព័ត៌មាន (ឯកសារ) ធនធានរបស់ស្ថាប័ន។

o ការកាត់បន្ថយថ្លៃដើមពលកម្ម និងពេលវេលា និងថ្លៃចំណាយលើសដើម ហើយជាលទ្ធផល ទទួលបានឥទ្ធិពលសេដ្ឋកិច្ច។

o ដាក់មូលដ្ឋានគ្រឹះសម្រាប់ការផ្លាស់ប្តូរបន្តិចម្តងៗនៃស្ថាប័នពីក្រដាសទៅការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ពេលអនាគត រួមទាំងការណែនាំអំពីអេឡិចត្រូនិក។ ហត្ថលេខាឌីជីថល.

នៅពេលជ្រើសរើស ASUD ភាពពេញលេញនៃព័ត៌មានអំពីទីផ្សារកម្មវិធីគ្រប់គ្រងឯកសារមានសារៈសំខាន់ណាស់។ វាចាំបាច់ដើម្បីឱ្យមានព័ត៌មានមិនត្រឹមតែអំពីប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិខ្លួនឯងប៉ុណ្ណោះទេ ថែមទាំងអំពីក្រុមហ៊ុនដែលអភិវឌ្ឍ ASUD និងអ្នកលក់ ASUD ផងដែរ។ វាច្បាស់ណាស់ថានៅក្នុងថ្នាក់មួយអាចមានប្រព័ន្ធជាច្រើនស្រដៀងគ្នានៅក្នុងមុខងារ បច្ចេកវិទ្យា និងលក្ខណៈ។ ដូច្នេះចាំបាច់ត្រូវវាយតម្លៃពួកគេ។

ASUD គួរតែត្រូវបានវាយតម្លៃយោងទៅតាមប៉ារ៉ាម៉ែត្រដូចខាងក្រោមៈ

1. វិសាលភាពនៃប្រព័ន្ធ។

វាចាំបាច់ក្នុងការស្វែងយល់ថាតើមួយណា រចនាសម្ព័ន្ធអង្គការស្ថាប័ន ប្រព័ន្ធត្រូវបានគណនា (អង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធមួយ អង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធទាំងអស់នៃស្ថាប័នមួយ (រួមទាំងទីតាំងភូមិសាស្ត្រដាច់ស្រយាល) ស្ថាប័នមួយចំនួន។

2. លក្ខណៈមុខងារនៃប្រព័ន្ធ (មុខងារគ្រប់គ្រងឯកសារ)។

លក្ខណៈមុខងារសំខាន់ៗមួយចំនួនរបស់ ASUD អាចត្រូវបានសម្គាល់។ ស្ថាប័នគួរកំណត់ដោយឯករាជ្យនូវសំណុំនៃតម្រូវការមុខងារសម្រាប់ប្រព័ន្ធកិច្ចការ និងកម្រិតនៃស្វ័យប្រវត្តិកម្ម។

3. លក្ខណៈនៃការអនុវត្ត។

នៅពេលវាយតម្លៃដំណើរការប្រព័ន្ធ ចំណុចខាងក្រោមគួរតែត្រូវបានពិចារណា៖

o បរិមាណនៃលំហូរឯកសារ (ASUD គួរតែធានាបាននូវការងារជាមួយឯកសារទាំងអស់របស់ស្ថាប័នក្នុងគោលបំណងមុខងាររបស់វា ប្រព័ន្ធត្រូវតែឆ្លើយតបទៅនឹងបរិមាណជាក់ស្តែងនៃលំហូរឯកសាររបស់ស្ថាប័ន និងមានទុនបម្រុងចាំបាច់);

o ភាពជឿជាក់នៃប្រតិបត្តិការនៃប្រព័ន្ធ (ASUD ត្រូវតែមានកម្រិតនៃភាពជឿជាក់គ្រប់គ្រាន់ ការបរាជ័យ និងការបែកបាក់នៃកម្មវិធី និង មធ្យោបាយបច្ចេកទេស ASUD មិនគួរប៉ះពាល់ដល់សុវត្ថិភាព និងសុវត្ថិភាពនៃមូលនិធិឯកសាររបស់ស្ថាប័ន);

o ចំនួនអ្នកប្រើប្រាស់ដែលអាចធ្វើការក្នុងពេលដំណាលគ្នានៅក្នុងប្រព័ន្ធ។

4. ការអនុវត្តកម្មវិធីនៃប្រព័ន្ធ។

នៅពេលវិភាគការអនុវត្តកម្មវិធីនៃប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិ លក្ខណៈបច្ចេកទេស និងបច្ចេកវិទ្យាខាងក្រោមត្រូវបានវាយតម្លៃ៖

o ការធ្វើសមាហរណកម្មជាមួយកម្មវិធីសូហ្វវែរ ការរួមបញ្ចូលទៅក្នុងបរិយាកាសព័ត៌មានរបស់ស្ថាប័ន (សមត្ថភាពក្នុងការភ្ជាប់ទៅប្រព័ន្ធម៉ូឌុលផ្សេងទៀតដែលបង្កើតឡើងដោយក្រុមហ៊ុនដូចគ្នា ក្រុមហ៊ុនផ្សេងទៀត ឬដោយឯករាជ្យ ការបែងចែកនៅក្នុងប្រព័ន្ធស្នូលទំនាក់ទំនងដែលត្រូវបានរចនាឡើងសម្រាប់ការគ្រប់គ្រង ការអភិវឌ្ឍន៍ និងរបស់វា។ ការប្រើប្រាស់ឯករាជ្យ សមត្ថភាពក្នុងការបញ្ចូលដោយស្វ័យប្រវត្តិទៅក្នុងប្រព័ន្ធព័ត៌មានអំពីរចនាសម្ព័ន្ធរបស់ស្ថាប័ន ធានានូវឯកភាពព័ត៌មានរបស់ស្ថាប័ន ការរួមបញ្ចូលជាមួយឧបករណ៍ស្វ័យប្រវត្តិកម្មគ្រប់គ្រងឯកសារដែលមានស្រាប់ ការដាក់បញ្ចូលឯកសារទាំងអស់ មូលដ្ឋានទិន្នន័យ និងធនាគារទិន្នន័យដោយគ្មានការបង្ខូចទ្រង់ទ្រាយ ការបាត់បង់ព័ត៌មាន។ និងការផ្លាស់ប្តូរលក្ខណៈ សមត្ថភាពក្នុងការរួមបញ្ចូលជាមួយប័ណ្ណសាររបស់ស្ថាប័ន);

o ការគាំទ្រសម្រាប់ភាសាអ៊ុយក្រែន (ជាជម្រើស - រុស្ស៊ី) ។

o តម្រូវការបច្ចេកទេស ASUD (បច្ចេកវិទ្យាម៉ាស៊ីនបម្រើអតិថិជន ឧបករណ៍អភិវឌ្ឍន៍នៅក្នុង ASUD (វត្តមាននៃចំណុចប្រទាក់កម្មវិធីកម្មវិធី (API)) លទ្ធភាពនៃការកែប្រែឯករាជ្យ) ប្រព័ន្ធប្រតិបត្តិការនៃផ្នែកម៉ាស៊ីនមេរបស់ ASUD ប្រព័ន្ធប្រតិបត្តិការនៃផ្នែកអតិថិជននៃការិយាល័យស្វ័យប្រវត្តិ។ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រង ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងមូលដ្ឋានទិន្នន័យ ប្រើជាមូលដ្ឋាន កញ្ចប់កម្មវិធីដែលប្រើដោយ ASUD សមត្ថភាពទូរគមនាគមន៍ សមត្ថភាពផ្នែករឹងរបស់ម៉ាស៊ីនមេ និងផ្នែកម៉ាស៊ីនភ្ញៀវ);

o ការកំណត់ផ្លូវនៃឯកសារ (អាស្រ័យលើភារកិច្ចគ្រប់គ្រង និងការអនុវត្តអាជីវកម្មរបស់ស្ថាប័ន នៅពេលជ្រើសរើសប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងដោយស្វ័យប្រវត្តិ ការយកចិត្តទុកដាក់គួរតែត្រូវបានយកចិត្តទុកដាក់ចំពោះលទ្ធភាពនៃការជួសជុល ឬផ្លាស់ប្តូរផ្លូវនៃឯកសារ);

o តាមដានកំណែ និងកំណែនៃឯកសារ;

o សមត្ថភាពក្នុងការធ្វើការជាមួយអ្នកប្រើប្រាស់ចល័ត (ពីចម្ងាយ) និងក្រុមអ្នកប្រើប្រាស់។

o វត្តមាននៅក្នុង ASUD នៃម៉ូឌុលសម្រាប់ការស្កេនឯកសារ (ឬសមត្ថភាពក្នុងការរួមបញ្ចូលជាមួយប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងរូបភាពដែលមានជំនាញវិជ្ជាជីវៈ);

o លទ្ធភាពនៃការងាររួមគ្នាលើឯកសារ;

o ការកត់ត្រាសកម្មភាពនៅក្នុងប្រព័ន្ធ។

5. បច្ចេកវិទ្យាការិយាល័យ។

បច្ចេកវិទ្យាសម្រាប់ការថែរក្សា ASUD អាចត្រូវបានគេហៅថា "ក្នុងស្រុក" ឬ "ខាងលិច" ។ ASUD ដែលគាំទ្របច្ចេកវិជ្ជាក្នុងស្រុកនៃដំណើរការការងារការិយាល័យ (រួមទាំងផលិតផលសូហ្វវែររបស់រុស្ស៊ី) ត្រូវបានផ្តោតជាចម្បងលើការប្រើប្រាស់នៅក្នុង ស្ថាប័នសាធារណៈនិងឆ្លុះបញ្ចាំងពីទំនៀមទម្លាប់ និងបទដ្ឋានទាំងអស់នៃការងារការិយាល័យដែលបានអនុម័តនៅក្នុងពួកគេ (លក្ខណៈដែលបានកំណត់យ៉ាងច្បាស់នៃចលនាឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័ន តាមដានជួរទាំងមូលនៃការងារជាមួយឯកសារក្នុងទម្រង់ចុះឈ្មោះ និងការត្រួតពិនិត្យ សេវាកម្មឯកទេស ដើម្បីធានាបាននូវនីតិវិធីបង្រួបបង្រួមសម្រាប់ដំណើរការ។ ឯកសារ)។ ASUD ដែលត្រូវបានគាំទ្រដោយបច្ចេកវិទ្យាការិយាល័យ "លោកខាងលិច" (ចលនានៃឯកសារគឺផ្ដេកលើសលុប អវត្តមាននៃការគ្រប់គ្រងកណ្តាល (នៅក្នុងអង្គការទាំងមូល) ការចុះឈ្មោះឯកសារដោយផ្ទាល់ដោយអ្នកប្រតិបត្តិ អវត្តមាននៃសេវាកម្មការងារការិយាល័យឯកទេស) ត្រូវបានផ្តោតលើការប្រើប្រាស់ពេញលេញបំផុតនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងមធ្យោបាយនៃការងាររួមរបស់អ្នកប្រើប្រាស់ តំណភ្ជាប់កម្រិតមធ្យមអវត្តមាន។ លក្ខណៈពិសេសចម្បងនៃបច្ចេកវិជ្ជា "លោកខាងលិច" គឺការធ្វើគំរូនៃដំណើរការការងារជាក់លាក់ និងការកែសម្រួលប្រព័ន្ធកម្មវិធីទៅនឹងម៉ូដែលទាំងនេះ។

6. វិធីដើម្បីការពារព័ត៌មានប្រព័ន្ធ។

ផ្ដល់​អោយ សុវត្ថិភាពព័ត៌មានផ្នែករឹង កម្មវិធី និងមធ្យោបាយរៀបចំអាចត្រូវបានប្រើ។

7. ភាពបើកចំហរ និងវិសាលភាពនៃប្រព័ន្ធ។

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងដោយស្វ័យប្រវត្តិគួរតែផ្តល់នូវលទ្ធភាពនៃការធ្វើទំនើបកម្មរបស់ខ្លួនដោយមិនមានការចំណាយលើផ្នែកសេដ្ឋកិច្ច និងស្ថាប័នសំខាន់ៗ ដោយមិនបាត់បង់ព័ត៌មានក្នុងករណីមានការផ្លាស់ប្តូរដែលអាចកើតមាននៅក្នុងការរៀបចំការងារការិយាល័យរបស់ស្ថាប័ន។

8. ការចំណាយ។

ដើម្បីកំណត់តម្លៃនៃ ASUD ការវាយតម្លៃនៃសូចនាករខាងក្រោមគឺចាំបាច់: ថ្លៃដើមនៃប្រព័ន្ធ; តម្លៃនៃកម្មវិធីដែលមានអាជ្ញាប័ណ្ណដែលត្រូវការសម្រាប់ការដំឡើង និងប្រតិបត្តិការនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងស្វ័យប្រវត្តិ។ តម្លៃនៃកម្មវិធីបន្ថែម និងផ្នែករឹងដែលមិនត្រូវបានរួមបញ្ចូលក្នុងសំណុំចែកចាយមូលដ្ឋាន (ឧបករណ៍ហត្ថលេខាឌីជីថលអេឡិចត្រូនិច ប្រព័ន្ធសម្គាល់អត្ថបទអុបទិក។ល។); តម្លៃនៃការងារ (ពីការត្រួតពិនិត្យរបស់ស្ថាប័ន ការដំឡើងកម្មវិធី ការបណ្តុះបណ្តាលអ្នកគ្រប់គ្រង និងអ្នកប្រើប្រាស់ ការកំណត់រចនាសម្ព័ន្ធដំបូងនៃប្រព័ន្ធ ទំនើបកម្មរបស់វា។ ថែទាំល។ )

វិធីសាស្រ្តរួមបញ្ចូលគ្នាបែបនេះចំពោះការជ្រើសរើស ASUD នឹងអនុញ្ញាតឱ្យមានការអនុវត្តប្រព័ន្ធដែលនឹងបំពេញតាមតម្រូវការ និងភារកិច្ចនៃការធ្វើស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃសកម្មភាពគ្រប់គ្រងរបស់ស្ថាប័ន។

ដោយបានជ្រើសរើសប្រព័ន្ធមួយ អ្នកអាចចាប់ផ្តើមអនុវត្តដំបូងអ្នកបើកយន្តហោះ ហើយបន្ទាប់មកគម្រោងពេញលេញនៃស្វ័យប្រវត្តិកម្មការិយាល័យ និងការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ជម្រើសនៃ ASUD មិនមែនគ្រាន់តែជាការងារផ្នែកបច្ចេកវិទ្យា ឬវិស្វកម្មប៉ុណ្ណោះទេ វាត្រូវតែទាក់ទងទៅនឹងយុទ្ធសាស្ត្រអភិវឌ្ឍន៍ទាំងមូលរបស់ស្ថាប័ន។

ការងារទាំងអស់លើការជ្រើសរើសប្រព័ន្ធដែលសមស្របបំផុតត្រូវបានអនុវត្តដោយបុគ្គលិកនៃនាយកដ្ឋាន បច្ចេកវិទ្យាព័ត៌មាននិងសេវាកម្មអាជីវកម្ម។

ការដាក់ឱ្យប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធគួរតែមុននឹងដំណាក់កាលនៃការពិនិត្យ និងសនិទានកម្មនៃការងារការិយាល័យ។ លទ្ធផលវិជ្ជមានពីការណែនាំនៃ ASUD អាចត្រូវបានគេរំពឹងទុកបានលុះត្រាតែស្ថាប័ននេះធ្វើការបង្កើនប្រសិទ្ធភាពនៃសមាសភាពនៃឯកសារ លំហូរឯកសារ ចែកចាយយ៉ាងច្បាស់នូវមុខងារ និងភារកិច្ចរវាង ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធនិងបុគ្គលិកម្នាក់ៗនៃសេវាកម្មស្មៀន វាត្រូវបានគេកំណត់ថាតើដំណើរការព័ត៌មានណាមួយនឹងក្លាយទៅជាគ្មានក្រដាស ហើយដែលនឹងកត់ត្រានៅក្នុងឯកសារដែលមានមូលដ្ឋានលើក្រដាស។