ការរក្សាទុកឯកសារប្រតិបត្តិការ។ ល័ក្ខខ័ណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារក្នុងស្ថាប័ន៖ វាជាការសំខាន់ណាស់ដែលត្រូវដឹងពីការវិភាគនៃច្បាប់បច្ចុប្បន្ន និងដោយច្បាប់របស់ក្រសួង និងនាយកដ្ឋាន។

ជាលទ្ធផលនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការសហគ្រាសនិងស្ថាប័ននានាឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងដែលមានវិទ្យាសាស្ត្រនិងខុសគ្នា តម្លៃជាក់ស្តែង. ពួកគេខ្លះមានព័ត៌មានដែលចាំបាច់សម្រាប់តែដោះស្រាយបញ្ហាជាក់លាក់មួយ។ បន្ទាប់ពីប្រើព័ត៌មាន ϶ᴛᴏ សម្រាប់គោលបំណងប្រតិបត្តិការ ឯកសារបែបនេះបាត់បង់អត្ថន័យ។ ការផ្ទុកបន្ថែមទៀតរបស់ពួកគេគឺមិនអាចអនុវត្តបាន។ ឯកសារផ្សេងទៀតរក្សាតម្លៃϲʙᴏeសម្រាប់រយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំ។ ប៉ុន្តែមានឯកសារដែលមានព័ត៌មានដ៏មានតម្លៃសម្រាប់គោលបំណងវិទ្យាសាស្ត្រ និងជាក់ស្តែង។ វាត្រូវតែចងចាំថាឯកសារបែបនេះត្រូវតែរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។

ពាក់ព័ន្ធនឹងទិន្នន័យ ស. កាលបរិច្ឆេទផ្សេងគ្នាការផ្ទុកឯកសារ។

រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារអាចជា៖

• បណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំ);
• បណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ);
• អចិន្ត្រៃយ៍។

ករណីដែលបានបញ្ចប់នៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) សម្រាប់រយៈពេល 2 ឆ្នាំនៅតែស្ថិតក្នុងផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធសម្រាប់ការងារយោង។ បន្ទាប់មកពួកគេត្រូវបានប្រគល់ទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

រយៈពេលរក្សាទុកឯកសារ មិនអាស្រ័យលើទម្រង់ដែលពួកគេត្រូវបានបង្កើតទេ។៖ ក្រដាស ឬអេឡិចត្រូនិច។ លទ្ធភាពនិងរយៈពេលនៃការប្រើប្រាស់ឯកសារត្រូវបានកំណត់ដោយតម្លៃនៃព័ត៌មានដែលមាននៅក្នុងពួកគេ។ ដូច្នេះ គោលបំណងនៃការពិនិត្យគឺដើម្បីកំណត់ថាតើឯកសារណាដែលមានភាពពេញលេញបំផុតអាចផ្តល់រដ្ឋ សង្គម វិទ្យាសាស្ត្រ។ ពលរដ្ឋម្នាក់ៗ ព័ត៌មានចាំបាច់. វាមានតំលៃនិយាយថាសម្រាប់ឯកសារដែលបានជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុកបណ្តោះអាសន្នវាមានសារៈសំខាន់ណាស់ក្នុងការកំណត់រយៈពេលដែលពួកគេអាចត្រូវការ។ ដូច្នេះនិយមន័យនៃរយៈពេលផ្ទុក ឯកសារដាច់ដោយឡែក- ϶ᴛᴏ គឺជាកិច្ចការសំខាន់មួយទៀតក្នុងការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារ។

ដោយផ្អែកលើអ្វីដែលបានរៀបរាប់ខាងលើយើងសន្និដ្ឋាន ភារកិច្ចនៃការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារមានដូចខាងក្រោម៖

• ការជ្រើសរើសឯកសារនៃសារៈសំខាន់នយោបាយ សេដ្ឋកិច្ច វិទ្យាសាស្ត្រ វប្បធម៌ សម្រាប់ការផ្ទេរជាបន្តបន្ទាប់របស់ពួកគេសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍នៅក្នុង បណ្ណសាររដ្ឋ សហព័ន្ធរុស្ស៊ី;
• ការជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុកបណ្តោះអាសន្ននៃឯកសារដែលមិនមានតម្លៃវិទ្យាសាស្រ្ត និងប្រវត្តិសាស្រ្ត ប៉ុន្តែរក្សានូវសារៈសំខាន់ជាក់ស្តែង។
• ការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញនៃឯកសារដែលមិនមានតម្លៃវិទ្យាសាស្រ្តនិងបាត់បង់សារៈសំខាន់ជាក់ស្តែងរបស់ពួកគេ;
• ការកំណត់ ឬផ្លាស់ប្តូរលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងការងារការិយាល័យរបស់អង្គការនិងសហគ្រាសបណ្ណសាររបស់អង្គការនិងនៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋ។

នៅក្នុងការងារការិយាល័យ ការពិនិត្យតម្លៃត្រូវបានអនុវត្ត៖

• នៅពេលចងក្រងនាមត្រកូលនៃករណី;
• នៅពេលបង្កើតករណី;
• នៅពេលរៀបចំសំណុំរឿងសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការបន្ទាប់ពីបញ្ចប់ការងារការិយាល័យរបស់ពួកគេ។

បញ្ជីឯកសារធម្មតាតាមរយៈពេលផ្ទុក

ដូចដែលបានបញ្ជាក់រួចមកហើយ ដំណាក់កាលដំបូង រយៈពេលនៃការផ្ទុកសម្រាប់ករណីត្រូវបានកំណត់នៅដំណាក់កាលនៃការចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណី។ នេះមានន័យថាការវាយតម្លៃបឋមអំពីសារៈសំខាន់នៃឯកសារដែលរួមបញ្ចូលនៅក្នុងករណីជាក់លាក់ណាមួយត្រូវបានធ្វើឡើង។ នៅពេលបង្កើតករណី វាពិតជាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការត្រួតពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារទាក់ទងនឹងភាពស្មុគស្មាញមួយចំនួន ដោយផ្អែកលើគោលបំណង ខ្លឹមសារ និងរយៈពេលផ្ទុករបស់វា។

ជំនួយក្នុងការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានផ្តល់ដោយបញ្ជីឯកសារស្តង់ដារ ឬនាយកដ្ឋានដែលមានរយៈពេលរក្សាទុក។ វាគួរឱ្យកត់សម្គាល់ថាពួកគេអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកកំណត់រយៈពេលរក្សាទុកឬលទ្ធភាពនៃការបំផ្លាញឯកសារគ្រប់គ្រងជាច្រើន។ បញ្ជីគំរូ នឹងក្លាយជាឯកសារបទប្បញ្ញត្តិ និងវិធីសាស្រ្តនៃសកម្មភាពអន្តរវិស័យ។ នៅពេលធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ ពួកគេអាចដឹកនាំដោយគ្រប់ស្ថាប័ន ឬអង្គការនានា។ បញ្ជីនាយកដ្ឋានបង្កើតសមាសភាពនៃឯកសារ និងលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេសម្រាប់ឧស្សាហកម្មជាក់លាក់មួយ ឧទាហរណ៍ ស្ថាប័នអប់រំ ការថែទាំសុខភាព។ល។ ទន្ទឹមនឹងនេះដែរ ទោះបីជាមានបញ្ជីរាយនាមក៏ដោយ ក្នុងករណីខ្លះ ការសិក្សាបន្ថែមអំពីសមាសភាព និងខ្លឹមសារនៃឯកសារគឺត្រូវបានទាមទារដើម្បីកំណត់តម្រូវការ និងរយៈពេលនៃការផ្ទុករបស់វា។

កំណត់រយៈពេលរក្សាទុកឯកសារ

ជារៀងរាល់ឆ្នាំនៅក្នុងការងារការិយាល័យរបស់អង្គការនានា ការជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ននិងសម្រាប់ការបំផ្លាញផងដែរ។ ការជ្រើសរើសនេះត្រូវបានអនុវត្តដោយបុគ្គលិក ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធក្រោមការណែនាំជាវិធីសាស្ត្ររបស់បុគ្គលិកបណ្ណសាររបស់អង្គការ។ គួរកត់សម្គាល់ថាវាពាក់ព័ន្ធនឹងការវិភាគលើខ្លឹមសារជាក់ស្តែងនៃឯកសារក្នុងសំណុំរឿង ការកំណត់តម្លៃវិទ្យាសាស្ត្រ និងជាក់ស្តែង និង ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ កាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់។ វាមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យកំណត់រយៈពេលរក្សាទុកឯកសារដោយតែផ្នែកក្បាលនៃករណីដែលរួមបញ្ចូលក្នុងនាមវលី។
វាគួរឱ្យកត់សម្គាល់ថាអ្នកគួរតែប្រុងប្រយ័ត្នជាពិសេសជាមួយឯកសារនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ។ ការជ្រើសរើសរបស់ពួកគេត្រូវបានធ្វើឡើង ដោយការរុករកឯកសារ។ នេះគឺជាមធ្យោបាយតែមួយគត់ដើម្បីកំណត់អត្តសញ្ញាណកំហុសដែលបានធ្វើឡើងនៅក្នុងការបង្កើតឯកសារ និងដើម្បីបំបែកឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ពីឯកសារនៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន។

ករណីដែលមានសញ្ញា "EPK" ក៏ត្រូវមើលតាមសន្លឹកដែរ។ នេះអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកកំណត់អត្តសញ្ញាណឯកសារនៅក្នុងសមាសភាពរបស់ពួកគេដែលជាកម្មវត្ថុនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍។ ករណីដែលមានឯកសារបែបនេះត្រូវតែបង្កើតឡើងវិញ៖ ឯកសារដែលមានរយៈពេលរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្នត្រូវបានបង្កើតឡើងជាករណីឯករាជ្យ ឬភ្ជាប់ជាមួយករណីដែលបានបង្កើតរួចហើយជាមួយនឹងឯកសារដូចគ្នា។ ល័ក្ខខ័ណ្ឌនៃឯកសារផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយយោងទៅតាមបញ្ជីឯកសារឬយោងទៅតាមនាមត្រកូលនៃករណីរបស់អង្គការ។ ការសម្រេចចិត្ត​ចុងក្រោយនៅលើលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកឯកសារដែលមានសញ្ញា "EPK" ត្រូវបានទទួលយកដោយគណៈកម្មការផ្ទៀងផ្ទាត់អ្នកជំនាញ-io-នៃស្ថាប័នបណ្ណសារ។

ដូច្នេះក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការប្រឡង៖

• ការជ្រើសរើសករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) សម្រាប់ផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។
• ការជ្រើសរើសករណី ដែលគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកជាបណ្តោះអាសន្នក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ។
• ការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញនៃករណីសម្រាប់ឆ្នាំមុន លក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកដែលបានផុតកំណត់។

វាជាការសំខាន់ក្នុងការកត់សម្គាល់ថាក្នុងពេលតែមួយគុណភាពនៃនាមត្រកូលនៃករណីនិងភាពត្រឹមត្រូវនៃការកំណត់លក្ខខណ្ឌសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានត្រួតពិនិត្យ។

ដោយផ្អែកលើអ្វីដែលបានរៀបរាប់ខាងលើ យើងសន្និដ្ឋានថាជាលទ្ធផលនៃការពិនិត្យ តម្លៃត្រូវបានសម្គាល់ ឯកសារបួនក្រុមជាមួយនឹងរយៈពេលផ្ទុកផ្សេងៗគ្នា៖

• ឯកសារដែលត្រូវរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍នៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋ។
• ឯកសារដែលស្ថិតនៅក្រោមការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) នៅក្នុងប័ណ្ណសាររបស់អង្គការ។
• ឯកសារដែលស្ថិតនៅក្រោមការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំ) នៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ;
• ឯកសារដែលត្រូវបំផ្លាញចោល ដោយសារការផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុក។

សព្វថ្ងៃនេះបន្ថែមពីលើឯកសារក្រដាសឯកសារនៅក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិចអាចត្រូវបានប្រើក្នុងការគ្រប់គ្រង។ ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក (ED) ត្រូវបានអនុវត្ត គណៈកម្មការជំនាញភ្ជាប់ជាមួយឯកសារនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយប្រពៃណី (ក្រដាស) ។ នៅពេលដែលវាត្រូវបានអនុវត្ត, ដូចគ្នា។ ប្រព័ន្ធរួមបញ្ចូលគ្នាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់តម្លៃនៃឯកសារ៖ សារៈសំខាន់និងភាពពេញលេញនៃព័ត៌មាន អវត្ដមាននៃព័ត៌មានស្ទួន។ល។ ទន្ទឹមនឹងនេះដែរការកំណត់លទ្ធភាពនៃការរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកតម្រូវឱ្យមានការគិតគូរពីកត្តាមួយចំនួន។ ក្នុងចំណោមពួកគេ: ការរឹតបន្តឹងលើការទទួលទាន ED; ភាពពេញលេញនៃដំណើរការបង្កើត ED; ថ្លៃដើមនៃការផ្ទេរ ED ទៅជាទម្រង់មួយផ្សេងទៀតនៅពេលទទួលយកទៅក្នុងប័ណ្ណសារ។ វត្តមាននៃសកម្មភាពនីតិប្បញ្ញត្តិដែលរារាំងការផ្ទេរ ED សម្រាប់ការផ្ទុកបន្ថែមទៀត; ភាពអាចរកបាននៃឯកសារគាំទ្រចាំបាច់; ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ ប្រភេទឧបករណ៍អេឡិចត្រូនិកសម្រាប់របៀបផ្ទុក ED ផ្សេងៗ។ ការចំណាយលើការផ្ទុក។ ដូច្នេះសម្រាប់ពេលនេះ ឯកសារភាគច្រើននៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែងត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការក្នុងទម្រង់ក្រដាសប្រពៃណី។

រូបភាពទី 6.1 ។ ឧទហរណ៍នៃការបំពេញទង្វើស្តីពីការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារដែលមិនមែនជាកម្មវត្ថុនៃការរក្សាទុក

ផ្អែកលើលទ្ធផលនៃការពិនិត្យតម្លៃឯកសារ ឯកសារមួយចំនួនត្រូវបានគូរឡើង៖

• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍;
• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ);
• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីដោយបុគ្គលិក;
• សកម្មភាពលើការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញនៃករណីដែលមិនមែនជាកម្មវត្ថុនៃការរក្សាទុក។

ឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌឯករាជ្យ។

យោងតាមសារពើភ័ណ្ឌរបស់ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ សកម្មភាពត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ។ ឯកសារនៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំ) មិនអាចផ្ទេរទៅបណ្ណសារបានទេ។ វាគួរឱ្យកត់សម្គាល់ថាពួកវាត្រូវបានរក្សាទុកទាំងនៅក្នុងសេវាកម្ម ការគាំទ្រឯកសារអង្គការ ឬនៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ និងបន្ទាប់ពីការផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុកត្រូវបានបំផ្លាញតាមលក្ខណៈដែលបានកំណត់។

សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានពិចារណានៅក្នុងកិច្ចប្រជុំ EC និងអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ។ វាជាការសមរម្យក្នុងការកត់សម្គាល់ថាសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានអនុម័តដោយ EPC នៃស្ថាប័នបណ្ណសារ បញ្ជីសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីដោយបុគ្គលិកត្រូវបានសម្របសម្រួលជាមួយវា (សម្រាប់ព័ត៌មានលម្អិតអំពីសារពើភ័ណ្ឌនៃករណី សូមមើលផ្នែក 6.2)

វាជាការសំខាន់ក្នុងការកត់សម្គាល់ថាក្នុងពេលជាមួយគ្នាជាមួយនឹងការពិពណ៌នានៃករណីកិច្ចប្រជុំ EC ក៏ពិចារណាលើសកម្មភាពនៃការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លាញសំណុំរឿងដែលមានរយៈពេលផ្ទុកផុតកំណត់។ អង្គការមានសិទ្ធិក្នុងការបំផ្លាញឯកសារដែលរួមបញ្ចូលក្នុងទង្វើលុះត្រាតែ EPC យល់ព្រមលើបញ្ជីឯកសារសម្រាប់ការផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។

ទង្វើនេះរាប់បញ្ចូលទាំងករណីដែលរយៈពេលផ្ទុកបានផុតកំណត់ត្រឹមថ្ងៃទី 1 ខែមករា នៃឆ្នាំដែលទង្វើនេះត្រូវបានគូរឡើង។ ឧទាហរណ៍ ប្រសិនបើករណីមួយត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងឆ្នាំ 2005 ជាមួយនឹងរយៈពេលផ្ទុក 3 ឆ្នាំ វាត្រូវតែបញ្ចូលទៅក្នុងទង្វើដែលបានគូរឡើងក្នុងឆ្នាំ 2009 (ក្នុងករណីនេះ រយៈពេលនៃការផ្ទុកសំណុំរឿងនឹងផុតកំណត់ត្រឹមថ្ងៃទី 1 ខែមករា ឆ្នាំ 2009) ទង្វើនេះត្រូវបានគូរឡើង។ សម្រាប់ករណីអង្គភាពទាំងមូល។ ប្រសិនបើវារួមបញ្ចូលករណីនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធជាច្រើន បន្ទាប់មកមុនក្រុមនៃក្បាលករណីនៃផ្នែកនីមួយៗ ឈ្មោះរបស់វាត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ។ វាជាការសំខាន់ក្នុងការកត់សម្គាល់ថាករណីដូចគ្នាត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងសកម្មភាពក្រោមចំណងជើងទូទៅមួយដែលបង្ហាញពីចំនួនករណី។ សកម្មភាពនៃការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញនៃសំណុំរឿងត្រូវបានគូរឡើងក្នុងទម្រង់បង្រួបបង្រួម និងចុះហត្ថលេខា ផ្លូវការដែលធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ។ បន្ទាប់ពី EPC នៃស្ថាប័នបណ្ណសារបានយល់ព្រមលើសារពើភ័ណ្ឌសម្រាប់ករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ទង្វើនេះត្រូវតែត្រូវបានអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ។ ឧទាហរណ៍នៃទង្វើមួយត្រូវបានបង្ហាញនៅក្នុងរូបភព។ ៦.១.

រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងប័ណ្ណសាររបស់អង្គការដោយផ្ទាល់អាស្រ័យលើប្រភេទនៃឯកសារ។ ឯកសារមួយចំនួនត្រូវបានរក្សាទុកជាបណ្ដោះអាសន្ន ហើយបន្ទាប់មកត្រូវបានបំផ្លាញ ខណៈពេលដែលឯកសារផ្សេងទៀតត្រូវបានផ្តល់ជូនសម្រាប់រយៈពេលផ្ទុកយូរ និងសូម្បីតែអចិន្ត្រៃយ៍។ ចូរយើងស្វែងយល់លម្អិតបន្ថែមទៀតនៅក្នុងអត្ថបទនេះ។

ការរក្សាទុកឯកសារ និងសំណុំរឿង គឺជាការទទួលខុសត្រូវរបស់អង្គភាពនីមួយៗ

កាតព្វកិច្ចរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ និងរយៈពេលរក្សាទុកត្រូវបានផ្តល់ដោយច្បាប់ផ្សេងៗ។ ដូច្នេះរយៈពេលនៃការរក្សាទុកសម្រាប់គោលបំណងពន្ធត្រូវបានកំណត់ដោយក្រមពន្ធ។ សម្រាប់ឯកសារគណនេយ្យ ថ្ងៃផុតកំណត់ត្រូវបានជួសជុលដោយច្បាប់ "ស្តីពីគណនេយ្យ" ចុះថ្ងៃទី 6 ខែធ្នូ ឆ្នាំ 2011 លេខ 402-FZ ។ តើត្រូវរក្សាទុកឯកសារប៉ុន្មាននៅលើបុគ្គលិក បង្ហាញពីច្បាប់ "ស្តីពីកិច្ចការបណ្ណសារ" ចុះថ្ងៃទី 22 ខែតុលា ឆ្នាំ 2004 លេខ 125-FZ ។

សំណុំនៃរយៈពេលផ្ទុកក៏អាចត្រូវបានរកឃើញនៅក្នុងលំដាប់នៃក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 25 ខែសីហាឆ្នាំ 2010 លេខ 558 ។

សូមអានអំពីការ nuances នៃការអនុវត្តលំដាប់លេខ 558 នៅក្នុងអត្ថបទ .

ដើម្បីធ្វើឱ្យវាកាន់តែងាយស្រួលសម្រាប់អ្នកក្នុងការដោះស្រាយលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងបណ្ណសារ យើងបានចងក្រងតារាងពង្រីកនៅលើឯកសារសំខាន់ៗដែលកើតឡើងក្នុងដំណើរការការងាររបស់ស្ថាប័នណាមួយ។

ល័ក្ខខ័ណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ៖ តារាង

ប្រភេទ​ឯកសារ	អាយុកាលធ្នើ, ឆ្នាំ (អប្បបរមា)
ឯកសារបុគ្គលិក៖
បង្កើតមុនឆ្នាំ ២០០៣
បង្កើតតាំងពី 01.01.2003
លក្ខខណ្ឌទាំងនេះអនុវត្តជាពិសេសចំពោះ៖ ឯកសារផ្ទាល់ខ្លួនរបស់និយោជិក; ការបញ្ជាទិញសម្រាប់បុគ្គលិក; កិច្ចសន្យាការងារជាដើម។
ឯកសារបុគ្គលិកផ្សេងទៀត (សន្លឹកបញ្ជី ឯកសារធ្វើដំណើរ)។
សូមអានបន្ថែមអំពីរឿងនេះនៅក្នុងអត្ថបទ .
សុខភាព និងសុវត្ថិភាពការងារ (OHS)
បញ្ជី និងតារាងកម្មករក្នុងលក្ខខណ្ឌការងារពិសេស (គ្រោះថ្នាក់ គ្រោះថ្នាក់ ពិបាក)
សកម្មភាពលើជំងឺការងារ សម្ភារៈស៊ើបអង្កេត
ឯកសារស្តីពីគ្រោះថ្នាក់ (សកម្មភាព ការចុះឈ្មោះ សម្ភារៈស៊ើបអង្កេត)
ទស្សនាវដ្តី ការងារបង្ការនិងការបណ្តុះបណ្តាលសុវត្ថិភាព
សន្លឹកនៃការចេញជារួម និងអាហាររូបត្ថម្ភពិសេស
សូមមើលអត្ថបទ .
គណនេយ្យ និងពន្ធ
គណនេយ្យប្រចាំឆ្នាំ
រាយការណ៍ទៅ FSS៖
ប្រចាំឆ្នាំ	អចិន្រ្តៃយ៍ (ដរាបណាក្រុមហ៊ុនមាន)
ប្រចាំត្រីមាស
រាយការណ៍ទៅ FIU៖
រួម
ព័ត៌មានគណនេយ្យ
ព័ត៌មានចំណូលផ្ទាល់ខ្លួន
ការបង់ពន្ធនិងការចុះបញ្ជី
គោលនយោបាយគណនេយ្យ រួមទាំងឧបសម្ព័ន្ធទៅវា។
គណនេយ្យបឋម និងការចុះឈ្មោះ
ឯកសារសាច់ប្រាក់
សូមមើលសម្ភារៈសម្រាប់ព័ត៌មានលម្អិត .
វិក្កយបត្រ
អានប្រកាសលើពួកគេ។ .

nuances នៃការគណនារយៈពេលរក្សាទុក

រឿងដំបូងដែលអ្នកគួរយកចិត្តទុកដាក់នៅពេល "ចំណាំ" ឯកសារទៅប័ណ្ណសារគឺជាពេលដែលចាប់ផ្តើមគណនារយៈពេលផ្ទុក។ ដូច្នេះយោងទៅតាមឯកសារបុគ្គលិកមួយចំនួនវាចាប់ផ្តើមភ្លាមៗពីកាលបរិច្ឆេទនៃការចងក្រងហើយសម្រាប់គណនេយ្យបឋម - នៅចុងបញ្ចប់នៃឆ្នាំរាយការណ៍។

សម្រាប់គោលបំណងពន្ធ រយៈពេលរក្សាទុកចាប់ផ្តើមបន្ទាប់ពីរយៈពេលរាយការណ៍ ដែលឯកសារត្រូវបានប្រើប្រាស់ចុងក្រោយដើម្បីគណនាពន្ធ និងចូលរួមក្នុងការរាយការណ៍។

អានអំពីលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារលើទ្រព្យសម្បត្តិដែលអាចរំលោះបាននៅក្នុងសម្ភារៈ .

ទីពីរ nuance សំខាន់- រយៈពេលផ្ទុកដែលបានកំណត់សម្រាប់ឯកសារមួយដោយច្បាប់និយតកម្មផ្សេងៗគ្នាអាចប្រែប្រួល។ បើដូច្នេះមែន អ្នកត្រូវជ្រើសរើសអតិបរមា។

ចូរយើងពន្យល់ការ nuances ទាំងពីរជាមួយនឹងឧទាហរណ៍មួយ។

ឧទាហរណ៍នៃការកំណត់ជីវិតធ្នើនៃទង្វើនៃការទទួលយកការងារដែលបានអនុវត្ត

ឧបមាថាទង្វើនេះត្រូវបានគូរនៅថ្ងៃទី 03/29/2017 ។ ចូរកំណត់រយៈពេលផ្ទុករបស់វា៖

1. ជាឯកសារគណនេយ្យបឋមដែលបញ្ជាក់ពីគណនេយ្យនៃការចំណាយ វាត្រូវតែរក្សាទុករយៈពេល 5 ឆ្នាំគិតចាប់ពីចុងឆ្នាំរបាយការណ៍ 2017 ពោលគឺចាប់ពីថ្ងៃទី 01/01/2018 ដល់ថ្ងៃទី 12/31/2022។
2. ជាឯកសារបញ្ជាក់ពីការទទួលយកលទ្ធផលនៃការងារសម្រាប់គោលបំណងអាករលើតម្លៃបន្ថែម - 4 ឆ្នាំគិតចាប់ពីចុងត្រីមាសទីមួយនៃឆ្នាំ 2017 (រយៈពេលពន្ធអាករ) ពោលគឺចាប់ពីថ្ងៃទី 04/01/2017 ដល់ថ្ងៃទី 31/03/2021។
3. របៀប ការបញ្ជាក់ឯកសារការចំណាយលើពន្ធលើប្រាក់ចំណូល - 4 ឆ្នាំចាប់ពីចុងបញ្ចប់នៃរយៈពេលពន្ធ "ចំណេញ" នៃ 2017 ពោលគឺចាប់ពីថ្ងៃទី 01/01/2018 ដល់ថ្ងៃទី 12/31/2021។

យើងជ្រើសរើសកាលបរិច្ឆេទចុងក្រោយបំផុត - នេះគឺជាថ្ងៃទី 12/31/2022។ បន្ទាប់ពីវាឯកសារអាចត្រូវបានបំផ្លាញ។

តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីធ្វើវាយោងទៅតាមច្បាប់ទាំងអស់អានអត្ថបទ។ .

លទ្ធផល

នៅពេលរៀបចំបណ្ណសារនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមួយ វាគួរតែត្រូវបានចងចាំក្នុងចិត្តថារយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ឯកសារមួយដែលដើរតួក្នុងសមត្ថភាពផ្សេងៗគ្នាអាចត្រូវបានកំណត់ដោយច្បាប់និយតកម្មផ្សេងៗគ្នា ហើយដូច្នេះវាខុសគ្នា។ ក្នុងករណីនេះរយៈពេលអតិបរមាគួរតែត្រូវបានគណនា។ រហូត​ដល់​ផុត​កំណត់ ឯកសារ​ត្រូវ​តែ​រក្សា​ទុក​ក្នុង​ប័ណ្ណសារ​របស់​ក្រុមហ៊ុន ហើយ​មិន​អាច​ត្រូវ​បាន​បំផ្លាញ​ចោល​ឡើយ។

នៅក្នុងស្ថាប័នណាមួយ ឯកសារគណនេយ្យ បុគ្គលិក និងចំណងជើងសំខាន់ៗជាច្រើនត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងពេលតែមួយ។ ហើយឯកសារទាំងអស់នេះត្រូវរក្សាទុកតាមរបៀបជាក់លាក់មួយ។ បន្ថែមពីលើការពិតដែលថាឯកសារមានកម្រិតនៃសារៈសំខាន់ខុសៗគ្នា ពួកវានីមួយៗមានរយៈពេលរក្សាទុកផ្ទាល់ខ្លួន។ ប្រសិនបើស្ថាប័នមួយគោរពតាមច្បាប់ និងកាលបរិច្ឆេទដែលពាក់ព័ន្ធទាំងអស់នោះ បញ្ហាជាច្រើនអាចត្រូវបានជៀសវាង។

ឯកសារដំបូងដែលអង្គការណាមួយទទួលបានគឺជាឯកសារបង្កើតរបស់ខ្លួន។ ទាំងសំបុត្រកំណើតសម្រាប់បុគ្គល និងធម្មនុញ្ញ និងវិញ្ញាបនបត្រចុះបញ្ជីសម្រាប់អង្គការគឺមានសារៈសំខាន់ និងចាំបាច់បំផុត។ ស្ថានភាពផ្សេងគ្នា. ប្រសិនបើបាត់ ឯកសារបែបនេះត្រូវបានស្ដារឡើងវិញយ៉ាងងាយស្រួល បន្ទាប់ពីការទូទាត់ កាតព្វកិច្ចរដ្ឋ. ទោះបីជាវាជាការល្អប្រសើរជាងមុនមិនឱ្យបាត់បង់អ្វីក៏ដោយ - ហើយសម្រាប់រឿងនេះអ្នកត្រូវដឹងយ៉ាងច្បាស់ពីរបៀបនៅក្រោមលក្ខខណ្ឌអ្វីនិងរយៈពេលប៉ុន្មានដែលអ្នកត្រូវការរក្សាទុកឯកសារនេះឬឯកសារនោះ។

ការផ្ទុកឯកសារចំណងជើង

យោងតាមតម្រូវការនៃមាត្រា 52 នៃក្រមរដ្ឋប្បវេណីនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី នីតិបុគ្គលណាមួយត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយផ្អែកលើមូលដ្ឋាននៃ ឯកសារធាតុផ្សំ. សមាសភាព និងចំនួននៃឯកសារទាំងនេះដោយផ្ទាល់អាស្រ័យលើទម្រង់នៃការរៀបចំ និងច្បាប់របស់សហគ្រាស។ ក្នុងករណីភាគច្រើន នេះគ្រាន់តែជាធម្មនុញ្ញប៉ុណ្ណោះ។ ផងដែរ អង្គការទាំងអស់មានវិញ្ញាបនបត្រចុះឈ្មោះ។ លើសពីនេះទៀត អ្នកជាប់ពន្ធទាំងអស់ទទួលបានវិញ្ញាបនបត្រចុះបញ្ជីជាមួយអាជ្ញាធរពន្ធដារ (TIN/KPP)។ ក្រុមហ៊ុនធុរកិច្ចត្រូវតែមានអនុស្សរណៈនៃសមាគម និង ក្រុមហ៊ុនភាគហ៊ុនរួមគ្នាវាក៏មានការចុះបញ្ជីមូលបត្រ និងម្ចាស់របស់ពួកគេផងដែរ។ ឯកសារចំណងជើងរបស់អង្គការតែងតែត្រូវបានចាត់ទុកថាជាឯកសារដែលមាន សារៈសំខាន់ផ្លូវច្បាប់សម្រាប់សកម្មភាពរបស់អង្គការទាំងមូល ហើយត្រូវបានសរសេរនៅលើក្រដាស។ ប៉ុន្តែជាមួយនឹងការមកដល់នៃការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកពេញលេញនៅក្នុងប្រទេសរុស្ស៊ី ឯកសារអេឡិចត្រូនិកបានទទួលឥទ្ធិពលស្មើៗគ្នាជាមួយនឹងក្រដាស។ លើស​ពី​នេះ​ទៅ​ទៀត ពួក​គេ​ថែម​ទាំង​ចាប់​ផ្តើម​រុញ​ឯកសារ​ក្រដាស​ចេញ​ពី​ការ​ចរាចរ។ ជាឧទាហរណ៍ ដើម្បីទទួលបានសេវាសាធារណៈផ្សេងៗ និងអនុវត្តសកម្មភាពសំខាន់ៗតាមច្បាប់ អង្គការបានទទួលសិទ្ធិមិនផ្តល់ឱ្យមន្ត្រីនូវឯកសារប័ណ្ណកម្មសិទ្ធិ។ ការផ្លាស់ប្តូរនេះគឺផ្អែកលើការពិតដែលថាទាំងអស់។ ព័ត៌មានចាំបាច់អំពីឯកសារទាំងនេះត្រូវបានផ្ទុករួចហើយ ការចុះឈ្មោះតែមួយ ការចុះឈ្មោះរដ្ឋ នីតិបុគ្គល. មន្ត្រី ឬសារការីណាម្នាក់ដែលមានសិទ្ធិចូលទៅកាន់ការចុះឈ្មោះរដ្ឋបង្រួបបង្រួមនៃនីតិបុគ្គលអាចទទួលបានព័ត៌មានចាំបាច់ទាំងអស់ពីវាគ្រប់ពេល។ ហើយនិយាយថា ឥឡូវនេះក្រុមហ៊ុនទទួលខុសត្រូវមានកម្រិតអាចធ្វើដោយគ្មានធម្មនុញ្ញក្រដាសទាល់តែសោះ ហើយប្រើធម្មនុញ្ញអេឡិចត្រូនិកស្តង់ដារ។ ការផ្ទុកឯកសារបែបនេះគួរតែធ្វើឡើងនៅកន្លែងដាច់ដោយឡែក។ តាមក្បួននេះគឺជាថតដាច់ដោយឡែកដែលដាក់ក្នុងសុវត្ថិភាព។ នាយកឬ ប្រធាន​គណនេយ្យអង្គការក្នុងនាមជាមនុស្សដំបូងរបស់ខ្លួន។ ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនមាន នាយកដ្ឋាន​ផ្នែក​ច្បាប់បន្ទាប់មកមេធាវីក៏អាចត្រូវបានប្រគល់ឱ្យនូវការផ្ទុកផងដែរ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ប្រធានអង្គការនឹងនៅតែទទួលខុសត្រូវចំពោះមុខច្បាប់ក្នុងករណីមានការខូចខាត ឬបាត់បង់ឯកសារ។ តម្រូវការពិសេសសម្រាប់នីតិវិធី និងលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារកម្មសិទ្ធិត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនភាគហ៊ុនរួមគ្នា។ ថ្ងៃទី 16 ខែកក្កដាឆ្នាំ 2003 ត្រូវបានទទួលយក។ សម្រាប់ អង្គការច្បាប់ទម្រង់បែបបទអង្គការ និងច្បាប់ផ្សេងទៀត ជាពិសេសសម្រាប់ LLC លក្ខខណ្ឌ និងនីតិវិធីសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារទាំងនោះមិនត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយបទប្បញ្ញត្តិពិសេសនោះទេ។ នេះគឺដោយសារតែក្រុមហ៊ុនភាគហ៊ុនរួមគ្នាដោះស្រាយជាមួយ មូលបត្រសម្រាប់ការចរាចរ និងការផ្ទុក ដែលតម្រូវការពិសេសត្រូវបានដាក់ជាប្រពៃណី។ ចាប់តាំងពីអង្គការគឺ សកម្មភាពសេដ្ឋកិច្ចនិងធ្វើអន្តរកម្មជាមួយអង្គការផ្សេងទៀត បន្ទាប់មកឯកសារចំណងជើងត្រូវបង្ហាញជូននរណាម្នាក់ជាទៀងទាត់។ ដូច្នេះការចុះបញ្ជីពិសេសនៃការចេញ និងការត្រឡប់មកវិញរបស់ពួកគេគួរតែត្រូវបានរក្សា។ ដោយផ្អែកលើការចុះឈ្មោះនេះ វាតែងតែអាចរកឃើញអ្នកដែលមិនបានត្រឡប់មកវិញ ឬបាត់បង់ឯកសារនេះ ឬឯកសារនោះ។ ប្រសិនបើអ្នកធ្វើសកម្មភាពទាំងស្រុងស្របតាមតម្រូវការនៃលិខិតនៃច្បាប់នោះជំនួសឱ្យឯកសារដែលបានដកចេញពីថតអ្នកត្រូវដាក់សន្លឹកនៅក្នុងវាដែលនឹងជំនួសវា។ សន្លឹកនេះគួរតែបង្ហាញពីឈ្មោះ និងព័ត៌មានលម្អិតនៃឯកសារ ក៏ដូចជាសេចក្តីសង្ខេបរបស់វា។ "ឯកសារជំនួស" បែបនេះត្រូវតែបញ្ជាក់ដោយហត្ថលេខាពីរ - អ្នកដែលបានចេញឯកសារនិងអ្នកដែលទទួលបានវា។ ប៉ុន្តែ​ក្នុង​ការ​អនុវត្ត​នេះ គឺ​កម្រ​នឹង​ធ្វើ​ណាស់។ ប៉ុន្តែត្រលប់ទៅលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារចំណងជើង។ តាមពិតទៅ អ្វីគ្រប់យ៉ាងគឺសាមញ្ញណាស់ - ឯកសារទាំងនេះត្រូវតែរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ខណៈពេលដែលអង្គការមាន។ ហើយសូម្បីតែបន្ទាប់ពីនាងទៅ។ ការផ្ទុកឯកសារគ្រប់គ្រងបញ្ជីនៃការគ្រប់គ្រងធម្មតា។ ឯកសារបណ្ណសារបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាព ទី​ភ្នាក់​ងារ​រដ្ឋា​ភិ​បាល, សាកសព រដ្ឋាភិបាលក្នុងតំបន់និងអង្គការដែលបង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកដែលត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីលេខ 558 នៃខែសីហា 25, 2010 ។ យោងតាមផ្នែកទី 1.5 របស់ខ្លួន "ការគាំទ្រឯកសារសម្រាប់ការគ្រប់គ្រងនិងការរៀបចំការផ្ទុកឯកសារ" វាត្រូវបានគេសន្មត់ថាដើម្បីទទួលបានការសន្និដ្ឋានពីបណ្ណសាររដ្ឋ / ក្រុងស្តីពីសមាសភាពនៃឯកសារដែលបានផ្ទេររបស់អង្គការឯកជនភាវូបនីយកម្មឬទូទាត់ដែលពួកគេត្រូវបានគ្រប់គ្រងជាអចិន្ត្រៃយ៍។ ការផ្ទុក។ ប៉ុន្តែមានឯកសារសម្រាប់ ថ្ងៃផុតកំណត់ជាក់លាក់កន្លែងផ្ទុក - ទាំងនេះគឺជាសំបុត្រ ការជូនដំណឹង និងការជូនដំណឹងផ្សេងៗអំពីការផ្លាស់ប្តូរស្ថានភាពរបស់អង្គការ និងការផ្លាស់ប្តូរផ្សេងទៀត។ ឯកសារបែបនេះនឹងត្រូវរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសាររយៈពេល 5 ឆ្នាំគិតចាប់ពីថ្ងៃផ្ទេរសិទ្ធិ។ អង្គការពាណិជ្ជកម្មមិនត្រូវការការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារបណ្ណសារ និងអាចបំផ្លាញឯកសារដោយឯករាជ្យបន្ទាប់ពីការផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នដែលបានបញ្ជាក់សម្រាប់ពួកវានៅក្នុងបញ្ជី និងបទប្បញ្ញត្តិផ្សេងទៀត។ ប៉ុន្តែសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានផ្តល់ជូន ការទទួលខុសត្រូវរដ្ឋបាលគ្រប់គ្រងដោយមាត្រា 13.25 នៃក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីស្តីពីបទល្មើសរដ្ឋបាល។

ការផ្ទុកឯកសារគណនេយ្យ និងពន្ធ

បន្ថែមពីលើឯកសារចំណងជើង អង្គភាពអាជីវកម្មណាមួយរក្សាកំណត់ត្រាគណនេយ្យ និងពន្ធ។ សូម្បី​តែ​អង្គការ​ដែល​រួច​ផុត​ពី​តម្រូវ​ការ​សម្រាប់​ការ​អនុលោម​តាម​នេះ​ក៏​នៅ​តែ​ប្រព្រឹត្ត​ដែរ។ ឯកសារគណនេយ្យសកម្មភាពហិរញ្ញវត្ថុរបស់ខ្លួន។ ជាការពិតណាស់ ឯកសារទាំងអស់នេះមានលក្ខណៈផ្ទាល់ខ្លួន និងរយៈពេលរក្សាទុក។ គណនេយ្យទាំងអស់អាចបែងចែកជាពីរក្រុមធំៗ៖

1. ឯកសារប្រភព។


2. ឯកសារគណនេយ្យ។

ឯកសារបឋមមានតម្លៃច្រើនជាង។ ជាការពិតណាស់ សម្រាប់ផ្នែកភាគច្រើន ទាំងនេះគឺជាឯកសារដែលចូលទៅក្នុងអង្គការពីខាងក្រៅ ពីសមភាគីរបស់ខ្លួន។ ផ្អែកលើ ឯកសារបឋមមានទម្រង់ និងប្រភេទជាក់លាក់ រាល់ប្រតិបត្តិការគណនេយ្យ និងការបង្កើតមូលដ្ឋានពន្ធកើតឡើង។ ឯកសារបឋមរួមមានកិច្ចសន្យា សកម្មភាព វិក្កយបត្រ និងវិក្កយបត្រ ក៏ដូចជាឯកសារមួយចំនួនទៀត។ ដោយសារវាជាឯកសារទាំងនេះដែលបញ្ជាក់សកម្មភាពសំខាន់ៗស្របច្បាប់ ពួកគេមានតម្រូវការពិសេស - ទាំងខ្លឹមសារ និងលក្ខខណ្ឌ និងលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុក។ ពិតហើយ ឥឡូវនេះឯកសារបឋមអាចចូលបាន។ ក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិច. ដើម្បីធ្វើដូចនេះពួកគេត្រូវតែមានទម្រង់និងរូបរាងដែលបានបង្កើតឡើងក៏ដូចជាការបញ្ជាក់ដោយអ្នកដែលមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់ ហត្ថលេខា​អេ​ឡិច​ត្រូ​និ​ច. លក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកអេឡិចត្រូនិច និង ឯកសារក្រដាសមិនខុសគ្នាទេ។ ស្ថាប័ននីមួយៗ និងសហគ្រិនម្នាក់ៗគឺតម្រូវឱ្យរក្សាទុក ឯកសារគណនេយ្យ. នីតិវិធីនេះត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងមាត្រា 29 ។ ជាប្រពៃណី ប្រធានអង្គការទទួលខុសត្រូវក្នុងការធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារនៅក្នុងអង្គការ។ ហើយនៅទីនេះ សហគ្រិនម្នាក់ៗទទួលខុសត្រូវទាំងស្រុងចំពោះការអនុលោមតាមបទប្បញ្ញត្តិទាំងនេះ។ បន្ថែមពីលើឯកសារបឋម។ ការយកចិត្តទុកដាក់ពិសេសបានផ្តល់ឱ្យ របាយការណ៍​ហិរញ្ញវត្ថុ. តារាងតុល្យការរបស់ស្ថាប័ន របាយការណ៍ចំណូល និងរបាយការណ៍ពន្ធទាំងអស់ត្រូវដាក់ក្នុងប័ណ្ណសារដោយមិនកំណត់ រួមជាមួយនឹងឯកសារចំណងជើង។ គួរកត់សំគាល់ថាលក្ខខណ្ឌសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យត្រូវតែមានចែងនៅក្នុងធម្មនុញ្ញរបស់អង្គការ។ នេះគួរតែត្រូវបានធ្វើដើម្បីជៀសវាងសំណួរដែលមិនចាំបាច់នៅពេលក្រោយពីស្ថាប័នត្រួតពិនិត្យ។ លើសពីនេះទៀតវាអាចទៅរួចក្នុងការចេញឯកសារនិយតកម្មផ្ទៃក្នុងដែលចុះហត្ថលេខាដោយប្រធានអង្គការដែលគ្រប់គ្រងទាំងនីតិវិធីសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារនិងអ្នកដែលទទួលខុសត្រូវចំពោះបញ្ហានេះ។ ឯកសារគណនេយ្យបឋមត្រូវតែរក្សាទុកស្របតាមតម្រូវការ ច្បាប់បច្ចុប្បន្នប៉ុន្តែមិនតិចជាងប្រាំឆ្នាំទេ។ រយៈពេលនៃការផ្ទុកឯកសារបឋមត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី ច្បាប់សហព័ន្ធ "ស្តីពីគណនេយ្យ" និងនៅក្នុងបញ្ជីដែលបានអនុម័តនៅថ្ងៃទី 25 ខែសីហា ឆ្នាំ 2010 ដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីលេខ 558 ។ ការផ្ទុកអប្បបរមា រយៈពេលនៃឯកសារទាំងនេះគឺ 4 ឆ្នាំ។ មាត្រា 23 នៃក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចែងថាអង្គការនិងសហគ្រិនម្នាក់ៗត្រូវបានតម្រូវឱ្យរក្សាទុកឯកសារទាំងនោះដែលត្រូវបានប្រើក្នុងការគណនាពន្ធសម្រាប់រយៈពេល 4 ឆ្នាំ។ តម្រូវការនេះអនុវត្តចំពោះរាល់ឯកសារគណនេយ្យ និងពន្ធដារ រួមទាំងឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលចាំបាច់សម្រាប់ការគណនា និងការបង់ពន្ធ។ បឋមសិក្សា ឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាពិសេសគឺឯកសារ ប្រព័ន្ធអេឡិចត្រូនិចលំហូរឯកសាររវាងស្ថាប័ន និងធនាគារដោយប្រើប្រព័ន្ធ "អតិថិជន-ធនាគារ"។ គោលជំហររបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុលើបញ្ហានេះ គឺអ្នកចូលរួមក្នុងទំនាក់ទំនងពន្ធដារទាំងអស់ត្រូវគោរពតាមរយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារបែបនេះ លុះត្រាតែពាក់ព័ន្ធនឹងឯកសារទាំងនេះ។ សកម្មភាពនីតិបញ្ញត្តិរយៈពេលផ្សេងទៀតនៃការផ្ទុករបស់សហព័ន្ធរុស្ស៊ីមិនត្រូវបានបង្កើតឡើងទេ។ វាគួរតែត្រូវបានកត់សម្គាល់ថាការផ្លាស់ប្តូរនៅក្នុងរយៈពេលផ្ទុកតែងតែកើតឡើងតែខាងលើប៉ុណ្ណោះ។ នោះគឺប្រសិនបើច្បាប់កំណត់ថា វិក្កយបត្រ ជាឧទាហរណ៍ ត្រូវរក្សាទុករយៈពេល 4 ឆ្នាំ និងខ្លះទៀត ទង្វើបទដ្ឋានតម្រូវ​ឱ្យ​មាន​ការ​ផ្ទុក​សម្រាប់ 5 ឆ្នាំ​, រយៈពេល​ផ្ទុក​យូរ​គួរ​តែ​ត្រូវ​បាន​ជ្រើស​រើស​។ វាគឺជាស្ថានភាពនេះដែលកើតឡើងជាមួយនឹងឯកសារគណនេយ្យបឋមដែលប៉ះពាល់ដល់ការគណនាពន្ធហើយនៅពេលជាមួយគ្នានោះធ្លាក់នៅក្រោមមាត្រា 29 នៃច្បាប់សហព័ន្ធ "ស្តីពីគណនេយ្យ" ។ អត្ថបទនេះចែងថារាល់ឯកសារគណនេយ្យបឋម និងបញ្ជីគណនេយ្យត្រូវរក្សាទុកដោយអនុលោមតាមវិធាននៃការរក្សាទុកឯកសារ ប៉ុន្តែមិនតិចជាង 5 ឆ្នាំ។ ដូច្នេះអ្វីគ្រប់យ៉ាង ឯកសារពន្ធអ្នកក៏ត្រូវរក្សាទុកយ៉ាងហោចណាស់ 5 ឆ្នាំគិតចាប់ពីថ្ងៃបង្កើតរបស់ពួកគេ ដើម្បីជៀសវាងការទទួលខុសត្រូវចំពោះការរំលោភលើលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យ។ ប៉ុន្តែមានឯកសារគណនេយ្យដែលច្បាប់ផ្តល់សម្រាប់រយៈពេលផ្ទុកយូរជាងនេះ។ ជាពិសេស ទាំងនេះគឺជាឯកសារដែលបញ្ជាក់ពីការពិតថា អង្គភាពបានទទួលទ្រព្យសកម្មថេរ នោះគឺជាទ្រព្យដែលអាចរំលោះបាន។ ឧទាហរណ៍ កិច្ចសន្យាលក់ និងវិញ្ញាបនបត្រទទួលយក។ ឯកសារបែបនេះគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកសម្រាប់រយៈពេល 4 ឆ្នាំបន្ទាប់ពីរយៈពេលរាយការណ៍ដែលក្នុងនោះ ទ្រព្យសម្បត្តិនេះ។នឹងត្រូវរំលោះទាំងស្រុង និងកាត់ចេញពីតារាងតុល្យការរបស់ស្ថាប័ន។ ផងដែរ។ ពាក្យពិសេសការផ្ទុកត្រូវបានកំណត់សម្រាប់ឯកសារដែលបញ្ជាក់ពីការងារដែលបានអនុវត្តជាមួយកូនបំណុលដើម្បីប្រមូលបំណុល។ រាល់កិច្ចសន្យា ឯកសារទូទាត់ សំបុត្រ និងការទាមទារទាំងអស់ត្រូវរក្សាទុកសម្រាប់រយៈពេល 4 ឆ្នាំទៀតបន្ទាប់ពីរយៈពេលរាយការណ៍ ដែលបំណុលត្រូវបានទទួលស្គាល់ថាមិនអាចប្រមូលបាន ហើយត្រូវបានកាត់ចេញពីតារាងតុល្យការ។ ប្រសិនបើរយៈពេលកំណត់សម្រាប់ការប្រមូលបំណុលត្រូវបានរំខាន ហើយចាប់ផ្តើមគណនាម្តងទៀត នោះរយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារក៏ត្រូវបានពង្រីកផងដែរ។ នេះត្រូវគ្នាទៅនឹងបទដ្ឋានទាំងមាត្រា 265 នៃក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងមាត្រា 203 នៃក្រមរដ្ឋប្បវេណីនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។ ការចាប់ផ្តើមនៃរយៈពេលសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារគឺថ្ងៃទី 1 ខែមករានៃឆ្នាំបន្ទាប់ពីឆ្នាំដែលឯកសារទាំងនេះត្រូវបានបង្កើតឡើងនិងទទួលយកសម្រាប់គណនេយ្យ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយដូចធម្មតាមានករណីលើកលែងចំពោះច្បាប់នេះ។ ដូច្នេះរាល់ការចុះបញ្ជីគណនេយ្យសម្រាប់អាករលើតម្លៃបន្ថែម - សៀវភៅលក់ និងទិញសៀវភៅ ការចុះបញ្ជីវិក្កយបត្រដែលបានចេញ និងទទួល ចាប់ផ្តើមត្រូវបានរក្សាទុកចាប់ពីពេលដែលធាតុចុងក្រោយត្រូវបានធ្វើឡើងនៅក្នុងពួកវា ពោលគឺឯកសារត្រូវបានបិទ។ ហើយដូចបានរៀបរាប់ខាងលើ ឯកសារទាំងនោះដែលបញ្ជាក់ពីការទទួលទ្រព្យដែលអាចរំលោះបាននៅលើគណនី និងកំណត់ថ្លៃដើមដំបូងរបស់វា ធ្លាក់នៅក្រោមការផ្ទុកចាប់ពីថ្ងៃដែលការរំលោះឈប់ទទួលបានលើអចលនទ្រព្យ។ បទដ្ឋានបែបនេះត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយលិខិតរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 26 ខែមេសាឆ្នាំ 2011 លេខ 03-03-06/1/270 ។ ដោយឡែកពីគ្នាវាមានតម្លៃនិយាយម្តងទៀតអំពីការរក្សាទុកឯកសារបឋមនិងសេចក្តីសង្ខេប។ គណនេយ្យក្នុង ទម្រង់អេឡិចត្រូនិចក៏ដូចជាការចុះបញ្ជីអេឡិចត្រូនិចនៃគណនេយ្យពន្ធ។ ដោយសារឯកសារបែបនេះអាចត្រូវបានចងក្រងតាមអេឡិចត្រូនិក ពួកគេអាចត្រូវបានរក្សាទុកតាមវិធីនោះ។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះទេ។ តម្រូវការពិសេសហើយភាពខុសគ្នានៅក្នុងការប្រៀបធៀបជាមួយនឹងលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារក្រដាសមិនត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយច្បាប់ទេ។ ចុងបញ្ចប់គួរនិយាយថាមានប្រភេទនៃឯកសារគណនេយ្យដែលគួររក្សាទុករយៈពេល 75 ឆ្នាំ។ ទាំងនេះគឺជាឯកសារអំពី ប្រាក់ឈ្នួលនិយោជិតរបស់អង្គការ។ ព័ត៌មាននេះមានសារៈសំខាន់ជាពិសេស ហើយត្រូវតែផ្ទេរទៅបណ្ណសារព្រោះវាប៉ះពាល់ដល់បញ្ហានៃការគណនា និងចំនួនប្រាក់សោធននិវត្តន៍សម្រាប់ប្រជាពលរដ្ឋដែលបានធ្វើការនៅក្នុងអង្គការនេះ។

ការផ្ទុកឯកសារបុគ្គលិក

ឯកសារបុគ្គលិកស្ទើរតែតែងតែជាឯកសារនៃការទទួលខុសត្រូវដ៏តឹងរឹង។ លើសពីនេះទៅទៀត ពួកគេមានទិន្នន័យផ្ទាល់ខ្លួនរបស់បុគ្គលិក ដូច្នេះពួកគេត្រូវតែផ្តល់ឱ្យ លក្ខខណ្ឌពិសេសការផ្ទុក។ ទំនួលខុសត្រូវចំពោះសុវត្ថិភាពនៃឯកសារទាំងខ្លួនឯង និងទិន្នន័យដែលមាននៅក្នុងពួកវាគឺពិសេស បុគ្គលដែលមានសិទ្ធិ- អធិការធនធានមនុស្ស។ ប្រសិនបើមុខតំណែងបែបនេះមិនត្រូវបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងអង្គការទេនោះ ប្រធានគណនេយ្យករ ឬអ្នកគ្រប់គ្រងនឹងទទួលខុសត្រូវលើឯកសារបុគ្គលិក។ អធិការបែបនេះទទួលខុសត្រូវលើរាល់ការបញ្ជាទិញបុគ្គលិក ប័ណ្ណចុះឈ្មោះបុគ្គលិក ពាក្យសុំរបស់ពួកគេ ក៏ដូចជា សៀវភៅការងារ. នៅពេលបង្កើតឯកសារបឋមនៃឯកសារបុគ្គលិកនិងឯកសារស្តីពីប្រាក់ឈ្នួលគួរតែត្រូវបានណែនាំដោយបទដ្ឋាននៃច្បាប់សហព័ន្ធ "ស្តីពីគណនេយ្យ" ។ យោងតាមច្បាប់នេះ ឯកសារគណនេយ្យបឋមអាចទទួលយកបានសម្រាប់គណនេយ្យតែក្នុងលក្ខខណ្ឌដែលពួកគេត្រូវបានចងក្រងជាទម្រង់អាល់ប៊ុមនៃទម្រង់បង្រួបបង្រួមនៃឯកសារគណនេយ្យបឋមប៉ុណ្ណោះ។ នៅពេលធ្វើ ទំនាក់ទំនងការងារជាមួយនិយោជិត ចាំបាច់ត្រូវអនុវត្តទម្រង់បង្រួបបង្រួមដែលបានកំណត់យ៉ាងតឹងរ៉ឹង យល់ព្រម។ ឯកសារដូចជា បញ្ជាទិញ និងបណ្តេញចេញ កាតផ្ទាល់ខ្លួន និងសេចក្តីថ្លែងការណ៍របស់និយោជិត ការបញ្ជាទិញសម្រាប់រង្វាន់ ប្រាក់រង្វាន់ និងថ្ងៃឈប់សម្រាក ក៏ដូចជា គណនីផ្ទាល់ខ្លួនកម្មករត្រូវរក្សាទុករយៈពេល ៧៥ ឆ្នាំ។ តារាងពេលវេលា, បុគ្គលិក, កំណត់ចំណាំការិយាល័យហើយឯកសារធ្វើដំណើរត្រូវរក្សាទុកយ៉ាងតិច 5 ឆ្នាំ។ កាលវិភាគវិស្សមកាលរបស់និយោជិត និងការបញ្ជាទិញវិស្សមកាលអាចត្រូវបានរក្សាទុកសម្រាប់ឆ្នាំបន្ទាប់ប៉ុណ្ណោះ។

ការបញ្ជូនឯកសារទៅបណ្ណសារ

រក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យដោយអនុលោមតាមបទប្បញ្ញត្តិដែលបានអនុម័តដោយលិខិតរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃសហភាពសូវៀតចុះថ្ងៃទី 29 ខែកក្កដាឆ្នាំ 1983 លេខ 105 វាចាំបាច់ត្រូវរក្សាទុកនៅក្នុងទូពិសេសនិងសុវត្ថិភាពដែលបានដំឡើងនៅក្នុងបន្ទប់ដាច់ដោយឡែកមួយហៅថា "បណ្ណសារ" ។ . អនុសាសន៍សម្រាប់ការរៀបចំបណ្ណសារនៅក្នុងអង្គការត្រូវបានកំណត់នៅក្នុងច្បាប់ដែលត្រូវបានអនុម័តដោយសហសេវិកនៃបណ្ណសារសហព័ន្ធនៅថ្ងៃទី 6 ខែកុម្ភៈឆ្នាំ 2002 ។ តម្រូវការទាំងនេះគឺចង់បាន ប៉ុន្តែមិនមែនជាកាតព្វកិច្ចទេ។ គ្មាន​នរណា​ម្នាក់​នឹង​ត្រូវ​ទទួល​ទោស​ចំពោះ​ការ​បំពាន​របស់​ពួក​គេ​ឡើយ។ ប៉ុន្តែឯកសារ និងទម្រង់នៃការរាយការណ៍តឹងរឹងត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងបន្ទប់សុវត្ថិភាព ឬបន្ទប់ដាច់ដោយឡែកពិសេសដែលបំពាក់ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាព។ តម្រូវការបែបនេះត្រូវបានកំណត់នៅក្នុងក្រឹត្យរបស់រដ្ឋាភិបាលនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីថ្ងៃទី 6 ខែឧសភាឆ្នាំ 2008 លេខ 359 ។ លក្ខខណ្ឌផ្ទុកស្រដៀងគ្នាត្រូវតែផ្តល់ជូនសម្រាប់ឯកសារដែលបានសម្គាល់ " សម្ងាត់ពាណិជ្ជកម្ម"។ ឯកសារផ្សេងទៀតទាំងអស់អាចត្រូវបានរក្សាទុកយ៉ាងសាមញ្ញនៅក្នុងទូ ឬនៅលើធ្នើ។ អ្នកអាចដោយផ្ទាល់នៅក្នុងការិយាល័យរបស់ប្រធានគណនេយ្យករ ឬអ្នកគ្រប់គ្រង។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ គួរតែរក្សាទុកឯកសារដូចជា របាយការណ៍ធនាគារ ការបញ្ជាទិញសាច់ប្រាក់ របាយការណ៍ចំណាយ។ សកម្មភាព និងផ្សេងៗទៀតតាមលំដាប់លំដោយនៅក្នុង ប្រសិនបើអង្គការបានឆ្លងកាត់ការត្រួតពិនិត្យរបស់សេវាពន្ធសហព័ន្ធ និងសេវាកម្មផ្សេងទៀតរួចហើយ ឬប្រសិនបើវាមិនមានកន្លែងគ្រប់គ្រាន់សម្រាប់រក្សាទុកឯកសារ វាអាចផ្ទេរពួកវាទៅបណ្ណសារ ក្រុង. ឯកសារត្រូវបានទទួលយកនៅទីនោះ យោងទៅតាមសារពើភ័ណ្ឌ ជាទម្រង់ដេរភ្ជាប់ និងលេខរៀង។ បន្ទាប់ពីការផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុកឯកសារអាច (ហើយពេលខ្លះត្រូវតែ) ត្រូវបានបំផ្លាញ។ ដើម្បីធ្វើដូច្នេះ គណៈកម្មការពិសេសមួយត្រូវបានបង្កើតឡើង ដែលត្រួតពិនិត្យឯកសារ កត់ត្រាការពិតនៃការបំផ្លិចបំផ្លាញរបស់ពួកគេ និងរៀបចំសកម្មភាពអំពីរឿងនេះ។ ដោយគោរពតាមវិធានដែលបង្កើតឡើងដោយច្បាប់ នីតិវិធី និងលក្ខខណ្ឌសម្រាប់រក្សាទុកឯកសារ ពាណិជ្ជករណាម្នាក់មិនត្រឹមតែធានាខ្លួនឯងប្រឆាំងនឹងបញ្ហាជាមួយស្ថាប័នអធិការកិច្ចប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំងបង្កើតមូលដ្ឋានភស្តុតាងឯកសារ ដែលឆាប់ឬក្រោយមកអាចត្រូវបានទាមទារដោយគាត់ ឬនិយោជិតរបស់គាត់ដើម្បីការពារ។ របស់ពួកគេ។ សិទ្ធិស្របច្បាប់និងចំណាប់អារម្មណ៍។

នាយកបានប្រាប់ខ្ញុំថា "ស្តាប់ តោះបោះវាចោល" ដោយចង្អុលទៅប្រអប់ដែលពោរពេញដោយឯកសារកាលពី 7 ឆ្នាំមុន។ ហើយ​ខ្ញុំ​បាន​ឆ្លើយ​ទៅ​គាត់​ថា៖ «វា​មិន​សាមញ្ញ​ទេ ជួនកាល​លក្ខខណ្ឌ​នៃ​ការ​រក្សា​ឯកសារ​ក្នុង​ស្ថាប័ន​មួយ​មាន​ច្រើន​ទសវត្សរ៍»។ នាយកបានជឿខ្ញុំ ហើយក្រដាសសំណល់ពីកំណើតរបស់យើងបានបន្តប្រមូលធូលីនៅលើធ្នើនៃបណ្ណសារ។ រហូតដល់ពេលបន្ទាប់ - នៅពេលដែលសំណួរកើតឡើងនៃការទទួលបាន rack ថ្មីនោះយើងនឹងឆ្លងកាត់អ្វីគ្រប់យ៉ាងហើយទុកតែឯកសារទាំងនោះដែលរយៈពេលនៃការផ្ទុកនៅក្នុងអង្គការមិនទាន់ផុតកំណត់ពិតប្រាកដ។

តើឯកសារត្រូវរក្សាទុករយៈពេលប៉ុន្មាន?

តម្រូវការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ ច្បាប់សហព័ន្ធលេខ 125-FZ ចុះថ្ងៃទី 22 ខែតុលាឆ្នាំ 2004 "ស្តីពីការរក្សាទុកនៅសហព័ន្ធរុស្ស៊ី" ។ លើសពីនេះទៀតមានបញ្ជីចំនួនបីដែលអនុម័តលក្ខខណ្ឌសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងប័ណ្ណសារសម្រាប់នីតិបុគ្គលសាធារណៈនិងឯកជនក្នុងវិស័យផ្សេងៗនៃសកម្មភាព។ ឯកសាររបស់ក្រុមហ៊ុនភាគហ៊ុនរួមគ្នាត្រូវតែរក្សាទុកដោយអនុលោមតាមបទប្បញ្ញត្តិស្តីពីនីតិវិធី និងលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសាររបស់ក្រុមហ៊ុនភាគហ៊ុនរួមគ្នាដែលត្រូវបានអនុម័ត។ ក្រឹត្យរបស់គណៈកម្មការសហព័ន្ធសម្រាប់ទីផ្សារមូលបត្រនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីថ្ងៃទី 16 ខែកក្កដាឆ្នាំ 2003 N 03-33 / ps ។

រយៈពេលជាក់លាក់សម្រាប់ការរក្សាកំណត់ត្រា

អាយុកាលធ្នើខ្លីបំផុតគឺ 1 ឆ្នាំអតិបរមាគឺ 75 ឆ្នាំ។ ខ្ញុំនឹងមិនរាយឈ្មោះពួកគេតាមឈ្មោះសម្រាប់ឯកសារនីមួយៗដែលមានច្រើនទេ។ បន្ថែមពីលើកាលបរិច្ឆេទកំណត់សម្រាប់ឯកសារទូទៅដូចជាបុគ្គលិក ហិរញ្ញវត្ថុ គណនេយ្យ ពន្ធ និង ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកឯកសារសម្រាប់គោលបំណងឯកទេសក្នុងវិស័យផ្សេងៗនៃឧស្សាហកម្ម ឱសថ និងសន្តិសុខមានលក្ខខណ្ឌផ្ទាល់ខ្លួនសម្រាប់រក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងអង្គការមួយ។ ពិចារណាពីអំឡុងពេលដែលឯកសារទូទៅបំផុតដែលមាននៅក្នុងស្ថាប័នណាមួយគួរតែត្រូវបានរក្សាទុក។

រយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ឯកសារដែលបានចែកចាយជាទូទៅ

តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីច្រូតក្រដាស?

យូរ ៗ ទៅអង្គការប្រមូលឯកសារផ្សេងៗគ្នាយ៉ាងច្រើន។ ដើម្បីកុំឱ្យមានការភ័ន្តច្រឡំនៅក្នុងឯកសារ ចាំបាច់ត្រូវបង្កើតគណៈកម្មាការមួយ (ជាធម្មតាមានមនុស្សបីនាក់) ដែលនឹងធ្វើការពិនិត្យតម្លៃ និងបំបែកឯកសារទៅជាប្រភេទដូចខាងក្រោម អាស្រ័យលើរយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារ។ នៅក្នុងអង្គការត្រូវបានផ្តល់ជូនសម្រាប់ពួកគេ:

• ជាកម្មវត្ថុនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍នៅក្នុងបណ្ណសារនៃអង្គភាពរដ្ឋ;
• ឯកសារដែលត្រូវការត្រូវបានរក្សាទុកលើសពី 10 ឆ្នាំនៅក្នុងប័ណ្ណសារនៃនីតិបុគ្គល;
• ដែលត្រូវតែរក្សាទុកជាបណ្តោះអាសន្នមិនលើសពី 10 ឆ្នាំនៅក្នុងប័ណ្ណសាររបស់អង្គភាព។
• ឯកសារត្រូវបានអនុញ្ញាតសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញបន្ទាប់ពីការផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុក។

នីតិវិធីសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារ

នៅពេលដែលឯកសារត្រូវបានបំផ្លាញ ទង្វើមួយត្រូវបានគូរឡើង។ ទម្រង់បង្រួបបង្រួមសម្រាប់ទង្វើបែបនេះមិនមានទេ វាត្រូវបានគូរឡើងក្នុងទម្រង់ឥតគិតថ្លៃ ជួសជុលតាមលំដាប់ក្បាល។ វាគួរតែបង្ហាញមិនត្រឹមតែឈ្មោះ និងព័ត៌មានលម្អិតទាំងអស់របស់អង្គការប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែជាធម្មតានៅក្នុងទម្រង់តារាងបង្ហាញពីឈ្មោះឯកសារ (ករណី) រយៈពេលដែលពួកគេត្រូវបានបង្កើត ចំនួនសន្លឹក ឬប្រសិនបើ បរិមាណនៃករណីក្រោមឈ្មោះមួយគឺធំ បន្ទាប់មកចំនួនបរិមាណ។ នៅក្នុងទង្វើដូចគ្នានេះ អ្នកអាចបន្ថែមជួរឈរនៃលិខិតដឹកជញ្ជូនសម្រាប់ការផ្ទេរ និងការទទួលឯកសារសម្រាប់ការបំផ្លាញ។

. ការរៀបចំការផ្ទុកឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិ។គោលគំនិតនៃការងារការិយាល័យរួមមាន បន្ថែមពីលើការចងក្រងព័ត៌មាន និងការរៀបចំលំហូរការងារ ក៏មានការផ្ទុក និងការប្រើប្រាស់ឯកសារក្នុងសកម្មភាពបច្ចុប្បន្នរបស់សហគ្រាសផងដែរ។

ប្រភេទនេះ។ការផ្ទុកត្រូវបានគេហៅថាប្រតិបត្តិការ ចំណែកការផ្ទុកប្រតិបត្តិការអាចបែងចែកជាពីរប្រភេទរង៖

ការផ្ទុកឯកសារនៅក្នុងដំណើរការនៃការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេ;

ការផ្ទុកឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិ។

ឯកសារក្នុងអំឡុងពេលប្រតិបត្តិត្រូវតែរក្សាទុកដោយអ្នកម៉ៅការក្នុងថតពិសេសដែលមានសិលាចារឹក "បន្ទាន់", "សម្រាប់ការប្រតិបត្តិ", "សម្រាប់ហត្ថលេខា" ជាដើម។ ថតឯកសារក៏បង្ហាញពីនាមត្រកូល នាមខ្លួន លេខទូរស័ព្ទរបស់អ្នកសំដែងផងដែរ។

ឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិត្រូវតែដាក់ និងរក្សាទុកក្នុងឯកសារស្របតាមការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿង។ យោងតាម ​​​​GOST R 51141-98 "ការងារការិយាល័យនិងបណ្ណសារ។ លក្ខខណ្ឌនិងនិយមន័យ" ករណីគឺជាសំណុំនៃឯកសារឬឯកសារដែលទាក់ទងនឹងបញ្ហាមួយឬតំបន់នៃសកម្មភាពដែលដាក់ក្នុងគម្របដាច់ដោយឡែកមួយហើយនាមត្រកូលនៃករណីគឺ បញ្ជីឈ្មោះជាប្រព័ន្ធនៃករណីដែលបានបញ្ចូលក្នុងស្ថាប័នមួយ ដែលបង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេ ដែលត្រូវបានរៀបចំឡើងតាមលក្ខណៈដែលបានកំណត់។

តម្រូវការសម្រាប់ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីត្រូវបានកំណត់នៅក្នុងផ្នែកទី 3.4 នៃច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសាររបស់អង្គការដែលត្រូវបានអនុម័តដោយការសម្រេចចិត្តរបស់ Collegium នៃបណ្ណសារសហព័ន្ធនៃថ្ងៃទី 6 ខែកុម្ភៈ ឆ្នាំ 2002។

ការចាត់ក្រុមនៃឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិទៅក្នុងសំណុំរឿងមួយ ស្របតាមការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿង និងការរៀបចំជាប្រព័ន្ធនៃឯកសារក្នុងសំណុំរឿង ត្រូវបានគេហៅថាការបង្កើតសំណុំរឿង។

ករណីត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងអង្គការដែលមានការរក្សាកំណត់ត្រាកណ្តាល - ដោយសេវាកម្មគ្រប់គ្រងឯកសារ (DOE) ជាមួយនឹងវិមជ្ឈការ - ទាំងដោយអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ (អ្នកទទួលខុសត្រូវចំពោះ DOU) និងដោយសេវាកម្ម DOU ។

នៅពេលបង្កើតសំណុំរឿង តម្រូវការមូលដ្ឋានខាងក្រោមត្រូវតែត្រូវបានសង្កេតឃើញ៖

ឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្នត្រូវតែដាក់ជាក្រុមទៅជាឯកសារដាច់ដោយឡែក។

រួមបញ្ចូលក្នុងករណីមួយច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារនីមួយៗ;

ឯកសារជាក្រុមនៃឆ្នាំប្រតិទិនទៅក្នុងសំណុំរឿងមួយ (លើកលែងតែករណីឆ្លងកាត់ ករណីតុលាការ ឯកសារផ្ទាល់ខ្លួនដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងអំឡុងពេលទាំងមូលនៃការងារ មនុស្ស​ម្នាក់​នេះនៅក្នុងអង្គការ; ឯកសារ ស្ថាប័នអប់រំដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងឆ្នាំសិក្សា។ល។);

ឯកសារត្រូវតែមានមិនលើសពី 250 សន្លឹកដែលមានកម្រាស់មិនលើសពី 4 សង់ទីម៉ែត្រ។

នីតិវិធីសម្រាប់ការបង្កើតករណីត្រូវបានពិពណ៌នាលម្អិតនៅក្នុងផ្នែកទី 3.5 នៃច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

បន្ថែមពីលើការបង្កើតករណីនេះដំណើរការនៃការចុះឈ្មោះរបស់វាក៏ត្រូវបានផ្តល់ជូនផងដែរដែលគួរតែត្រូវបានអនុវត្តដោយយោងទៅតាមច្បាប់ដែលមានចែងក្នុងផ្នែកទី 3.6 នៃច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

ករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែង (លើសពី 10 ឆ្នាំ) រួមទាំងឯកសារស្តីពីបុគ្គលិក ត្រូវតែផ្ទេរសម្រាប់ការផ្ទុកទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការមិនយូរជាងបីឆ្នាំបន្ទាប់ពីការបញ្ចប់ការងារក្នុងការិយាល័យ។ ទន្ទឹមនឹងនេះការផ្ទេរករណីត្រូវបានអនុវត្តតាមកាលវិភាគដែលបង្កើតឡើងដោយបណ្ណសារបានយល់ព្រមជាមួយប្រធានអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលផ្ទេរឯកសារទៅប័ណ្ណសារនិងអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ។ នីតិវិធីសម្រាប់ការបំពេញបណ្ណសាររបស់អង្គការមួយ និងការផ្ទេរឯកសារទៅវាត្រូវបានពិពណ៌នាលម្អិតបន្ថែមទៀតនៅក្នុងផ្នែក 3.1, 3.2, 3.3 និង 3.7 នៃច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

ករណីផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំរួមបញ្ចូល) ជាក្បួនមិនត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការសម្រាប់ការផ្ទុកទេ: ពួកគេត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងផ្នែករងហើយនៅពេលផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុកអាចនឹងត្រូវបំផ្លាញ។

ថ្មីៗនេះ រួមជាមួយនឹងការរក្សាទុកឯកសារ (នៅលើក្រដាស) បានបង្កើតឡើងជាករណី អង្គការជាច្រើនបានចាប់ផ្តើមអនុវត្ត និង ការផ្ទុកអេឡិចត្រូនិច. ការបង្កើតកន្លែងផ្ទុកទាំងនេះអនុញ្ញាតឱ្យងាយស្រួលក្នុងការប្រើប្រាស់ឯកសារក្នុងសកម្មភាពបច្ចុប្បន្ន ដោយសារបុគ្គលិកជាច្រើនអាចធ្វើការជាមួយឯកសារក្នុងពេលតែមួយ ហើយការចូលប្រើឯកសារត្រូវបានអនុវត្តក្នុងរយៈពេលពីរបីវិនាទីស្របតាមសិទ្ធិរបស់និយោជិត។ ពីនេះយើងអាចសន្និដ្ឋានថាការប្រើប្រាស់ឃ្លាំងឯកសារអេឡិចត្រូនិចអាចបង្កើនប្រសិទ្ធភាពនៃភារកិច្ចនិងការទទួលខុសត្រូវការងារ។

វាជាការល្អប្រសើរជាងមុនក្នុងការបង្កើតការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកបែបនេះតែនៅក្នុងអង្គការទាំងនោះដែលមិនដំណើរការប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិកម្មសម្រាប់ការគាំទ្រការគ្រប់គ្រងឯកសារ ហើយការអនុវត្តរបស់ពួកគេមិនត្រូវបានគ្រោងទុកទេ។ សម្រាប់ផ្នែកភាគច្រើន ប្រព័ន្ធដែលធ្វើស្វ័យប្រវត្តិកម្ម DOWs អនុញ្ញាតនៅពេលចុះឈ្មោះឯកសារ ដើម្បីរក្សាទុកឯកសារជាមួយនឹងរូបភាពរបស់វានៅក្នុងកន្លែងផ្ទុកពិសេស។

45. តម្រូវការមូលដ្ឋាន ឯកសារបទដ្ឋានគ្រប់គ្រងដំណាក់កាលនៃដំណើរការការងារនេះ។ ទំនួលខុសត្រូវលើសុវត្ថិភាពឯកសារ។

46. ​​ដំណាក់កាលសំខាន់នៃការផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារ ឬសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញ៖ ការរៀបចំ (យុត្តិកម្មសម្រាប់ជម្រើសនៃវិធីសាស្ត្ររក្សាទុក ឬការបំផ្លិចបំផ្លាញដោយធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ) មេ (ការរៀបចំសំណុំរឿងសម្រាប់ផ្ទេរទៅអ. archive), ចុងក្រោយ (ផ្ទេរទៅបណ្ណសារឬការបំផ្លាញ) ។

. តើនីតិវិធីផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការរក្សាទុកមានដំណើរការដូចម្តេច?

ឯកសារផ្ទុកទាំងអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ក៏ដូចជាឯកសារលើបុគ្គលិក ត្រូវផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។

ការផ្ទេរឯកសារត្រូវបានអនុវត្តយ៉ាងតឹងរ៉ឹងយោងទៅតាមការពិពណ៌នាដែលពាក់ព័ន្ធ។ ករណីនៃការផ្ទុករយៈពេលវែង និងអចិន្ត្រៃយ៍ត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារភ្លាមៗនៅពេលដែល 1 ឆ្នាំបានកន្លងផុតទៅបន្ទាប់ពីការបញ្ចប់នៃការប្រើប្រាស់របស់ពួកគេនៅក្នុងការងារការិយាល័យ។

ប៉ុន្តែ​ការ​អនុលោម​តាម​ផ្លូវ​ការ​ទាំង​អស់​គឺ​មាន​បញ្ហា​តែ​ពាក់​កណ្តាល​ប៉ុណ្ណោះ។ ការលំបាកគឺនេះ - នីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការផ្ទុកនិយាយថា: ដំបូង ក្រដាសនីមួយៗត្រូវឆ្លងកាត់ដំណើរការបណ្ណសារពេញលេញ។ ហើយនេះគឺជាស៊េរីនៃដំណាក់កាលដែលពឹងផ្អែកលើកម្លាំងពលកម្ម និងជួរទាំងមូលនៃសកម្មភាពផ្លូវការ។

ដូច្នេះដំបូងគេគណនារយៈពេលនៃការមិនប្រើប្រាស់ឯកសារក្នុងការងារការិយាល័យ រៀបចំវាដោយខ្លឹមសារ ចងសំណុំរឿង លេខសន្លឹក ហើយក្នុងករណីខ្លះបង្កើតនូវអ្វីដែលគេហៅថា "សន្លឹកបញ្ជាក់" នៃសំណុំរឿង។

ដំណាក់កាលបន្ទាប់ក្នុងការរៀបចំការផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការរក្សាទុកគឺជាការពិនិត្យមើលតម្លៃរបស់វា។

នីតិវិធីនេះអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកជ្រើសរើសឯកសារដែលមានតម្លៃបំផុតសម្រាប់ការរក្សាទុក។ ប្រសិនបើឯកសារមានតម្លៃពិសេស ការរៀបចំឯកសារត្រូវបានអមដោយការពិនិត្យមួយសន្លឹកមួយសន្លឹកអំពីខ្លឹមសាររបស់វា។

ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ ការសម្គាល់ត្រូវបានធ្វើឡើងលើច្បាប់ចម្លងទាំងអស់នៃសារពើភ័ណ្ឌអំពីវត្តមាន និងបរិមាណជាក់ស្តែង។ បន្ទាប់មកការអនុលោមតាមចំនួនករណីដែលបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌជាមួយនឹងចំនួនករណីដែលបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងនាមត្រកូលរបស់អង្គការត្រូវបានត្រួតពិនិត្យ។

ដំណាក់កាលចុងក្រោយ និងសំខាន់បំផុតគឺការរក្សាទុកឯកសារដោយខ្លួនឯង។

ការផ្ទេរ និងការទទួលយកឯកសារទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការរក្សាទុកត្រូវបានកត់ត្រាជាច្បាប់ចម្លងជាច្រើននៃសារពើភ័ណ្ឌ។ ហើយមានតែបន្ទាប់ពីនោះអ្នកអាចបញ្ជាក់បាន។ អ្នកទទួលខុសត្រូវហើយដាក់ចុះកាលបរិច្ឆេទនៃការផ្ទេរសំណុំរឿងទៅបណ្ណសារ។

ហើយនោះគ្រាន់តែជាការសង្ខេបប៉ុណ្ណោះ។ ហើយតើមានការលំបាកដែលមិនបានមើលឃើញទុកជាមុនប៉ុន្មានដែលអាចរំខានដល់នីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការផ្ទុក។

ដូចដែលអ្នកអាចឃើញ ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ទុកក្នុងប័ណ្ណសារ គឺជាអាជីវកម្មដ៏យូរ និងពឹងផ្អែកលើកម្លាំងពលកម្ម ដែលទាមទារឱ្យមានការអនុលោមតាមស្តង់ដារឥតខ្ចោះ។

ដំណាក់​កាល​នៃ​ការ​រៀប​ចំ​ឯកសារ​បន្ថែម​ទៅ​លើ​ដំណើរ​ការ​ដែល​ចំណាយ​ពេល​វេលា​មួយ​និង​ការ​ព្យាយាម។

ហើយនីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារសម្រាប់ការផ្ទុកគឺជាច្បាប់ដែលមិនអាច "លុបចោល" បានទេ។ ហើយសូម្បីតែច្រើនទៀត - ដើម្បីមិនអើពើឬពន្យារពេល "សម្រាប់ពេលក្រោយ" ។

ការត្រួតពិនិត្យណាមួយនឹងបង្ហាញយ៉ាងរហ័សនូវបញ្ហាតិចតួចបំផុតនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់ក្រុមហ៊ុន ដែលគំរាមកំហែងដល់សហគ្រិនជាមួយនឹងបញ្ហាធ្ងន់ធ្ងរ។

លើសពីនេះទៀតនៅពេលដែលរៀបចំសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារទៅប័ណ្ណសារសម្រាប់ការផ្ទុកកំហុសវិធីសាស្រ្តធ្ងន់ធ្ងរនិងជាក់ស្តែងជាញឹកញាប់ត្រូវបានធ្វើឡើង។