តើអ្វីទៅជាការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារ។ តើការពិនិត្យតម្លៃឯកសារយ៉ាងដូចម្តេច

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តក្នុងករណីពីរ: ក្នុងការរៀបចំសម្រាប់ការផ្ទេរសំណុំរឿងទៅបណ្ណសារនិងក្នុងការជ្រើសរើសករណីសម្រាប់ការបំផ្លាញ។ subtleties និង nuances នៃនីតិវិធីនេះត្រូវបានពិពណ៌នាលម្អិតនៅក្នុងអត្ថបទនេះ។

ពីអត្ថបទអ្នកនឹងរៀន៖

តើការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តក្នុងករណីណា?

យោងតាម ​​GOST R 7.0.8-2013 "SIBID. ការងារការិយាល័យ និងការរក្សាទុកឯកសារ។ ល័ក្ខខ័ណ្ឌ និងនិយមន័យ” ការពិនិត្យតម្លៃឯកសារត្រូវបានកំណត់ថាជានីតិវិធីសម្រាប់ពិនិត្យឯកសារអាជីវកម្មសម្រាប់តម្លៃរបស់វាតាមបញ្ជីលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យ។ គោលបំណងសំខាន់នៃនីតិវិធីនេះគឺការបង្កើតឯកសារអាជីវកម្ម។ ប្រសិនបើមូលនិធិឯកសាររបស់សហគ្រាសគឺជាធនធានសម្រាប់បណ្ណសាររដ្ឋ និងក្រុង នោះគោលបំណងនៃការពិនិត្យនៅក្នុង ករណីនេះគឺជាការជ្រើសរើសឯកសារអាជីវកម្មដែលមានតម្លៃដល់មូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារនៅសហគ្រាសជាក្បួនត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងករណីសំខាន់ពីរ៖

1. ក្នុង សេវាកម្មរបស់គ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យសិក្សា- នៅក្នុងដំណើរការនៃការចងក្រងនាមវលីនៃករណី កំឡុងពេលបង្កើតសំណុំរឿង ក៏ដូចជាអំឡុងពេលចុះឈ្មោះរបស់ពួកគេ ដើម្បីផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់សហគ្រាស។

• សម្រាប់ករណីបណ្តោះអាសន្ន ជីវិតធ្នើ(លើសពី 10 ឆ្នាំ) - នៅពេលចងក្រងបញ្ជីករណីដែលត្រូវលុប;
• សម្រាប់ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ - នៅពេលចងក្រងបញ្ជីករណីដែលត្រូវផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុង។

នីតិវិធីសម្រាប់ការបង្កើត និងប្រតិបត្តិការនៃគណៈកម្មការជំនាញ

ការងារលើការពិនិត្យតម្លៃឯកសារអាចបែងចែកជាដំណាក់កាល៖

ដំណាក់កាលទី 1 ។

ការបង្កើតគណៈកម្មការជំនាញ

ការងាររៀបចំនិងធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយអ្នកបង្កើតពិសេស គណៈកម្មការជំនាញ(EC) ។ ភារកិច្ចរបស់វារួមមានការផ្តល់វិធីសាស្រ្តនិង ការងារជាក់ស្តែងនៅលើការជ្រើសរើសនិងផ្ទេរទៅការផ្ទុកនៅក្នុងរដ្ឋនិង បណ្ណសារក្រុងឯកសារគ្រប់គ្រង វិទ្យាសាស្ត្រ បច្ចេកទេស និងឯកសារពិសេសផ្សេងទៀតដែលបង្កើតឡើងក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់សហគ្រាស។

ប្រសិនបើសហគ្រាសមានទំហំធំ នោះផ្នែកនីមួយៗរបស់វាបង្កើត EC ដាច់ដោយឡែករបស់ខ្លួន ហើយសកម្មភាពរបស់ពួកគេត្រូវបានសម្របសម្រួលដោយគណៈកម្មការជំនាញកណ្តាល (CEC)។

EC គឺជាស្ថាប័នប្រឹក្សាដែលដំណើរការក្រោមប្រធានសហគ្រាស។ នីតិវិធីនេះត្រូវបានកំណត់ដោយប្រការ 2 នៃបទប្បញ្ញត្តិប្រហាក់ប្រហែលដែលត្រូវបានអនុម័តដោយលំដាប់នៃបណ្ណសារសហព័ន្ធថ្ងៃទី 19 ខែមករាឆ្នាំ 1995 លេខ 2 ។ តាមលំដាប់ដែលត្រូវគ្នា ប្រធានកំណត់សមាសភាពនៃ EC ។ យោងតាមការអនុវត្តដែលទទួលយកជាទូទៅ គណៈកម្មការនេះរួមមានអគ្គនាយករង ប្រធានគណនេយ្យករ និងប្រធាននាយកដ្ឋានបុគ្គលិក។ ភារកិច្ចរបស់សមាជិកនៃ EC គឺដើម្បីកំណត់លក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារអាជីវកម្ម ពិចារណាលើសកម្មភាពនៃការបែងចែកសំណុំរឿងសម្រាប់ការបំផ្លាញ ព្រមទាំងបង្កើនរយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារអាជីវកម្មស្ទួន ប្រសិនបើប្រភពដើមមិនត្រូវបានរក្សាទុក។ .

ដំណាក់កាលទី 2 ។

ពិនិត្យស្ថានភាពឯកសារ

ប្រសិនបើអ្នកមិនបានរកឃើញនាមត្រកូលនៃសំណុំរឿងនៅក្នុងនាយកដ្ឋានបុគ្គលិកទេ សូមស្វែងរកការដកស្រង់ចេញពីបញ្ជីឈ្មោះរួមនៃករណីពីអ្នកទទួលខុសត្រូវសម្រាប់ការងារការិយាល័យ។

ភារកិច្ចស្វែងរកឯកសារអាជីវកម្មនឹងត្រូវបានសម្របសម្រួលដោយសារពើភ័ណ្ឌរបស់ពួកគេ ប្រសិនបើពួកគេត្រូវបានរក្សាទុក។ នៅក្នុងនាយកដ្ឋានបុគ្គលិក អ្នកអាចរកឃើញការពិពណ៌នាអំពី៖

កិច្ចការលើបុគ្គលិក;

គណនីផ្ទាល់ខ្លួនរបស់បុគ្គលិក, អ្នកគ្រប់គ្រង;

ឯកសារផ្ទាល់ខ្លួនរបស់បុគ្គលិក អ្នកគ្រប់គ្រង។

សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនឹងជួយអ្នកក្នុងការរុករកឯកសារណាដែលត្រូវបានដំណើរការ និងផ្ទេរសម្រាប់ការរក្សាទុក ឬបន្តត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងនាយកដ្ឋានបុគ្គលិកនៅក្នុងទូពិសេស។ ប្រសិនបើសារពើភ័ណ្ឌមិនមាននៅក្នុងផ្នែកបុគ្គលិក សូមស្នើសុំការដកស្រង់ចេញពីសារពើភ័ណ្ឌសង្ខេបនៃកិច្ចការរបស់អង្គការ។ ភាគច្រើនជាញឹកញាប់ សារពើភ័ណ្ឌបែបនេះអាចរកបានពីបុគ្គលិកដែលទទួលខុសត្រូវចំពោះប័ណ្ណសារ។

បន្ទាប់អ្នកត្រូវសិក្សាសារពើភ័ណ្ឌហើយបន្តទៅការផ្ទៀងផ្ទាត់ដោយផ្ទាល់នៃឯកសារអាជីវកម្ម។ ត្រូវប្រាកដថាលំដាប់នៃថតនៅលើធ្នើនៅដដែល។ ប្រសិនបើឯកសារមិនត្រូវបានចែកចាយត្រឹមត្រូវ សូមដាក់វានៅក្នុងទីតាំងផ្ទុកត្រឹមត្រូវ។ ការថែទាំយ៉ាងតឹងរ៉ឹងត្រូវតែធ្វើឡើង ដើម្បីធានាថា ថតឯកសារដែលមានក្រដាសដែលប៉ះពាល់នឹងផ្សិត ឬសត្វល្អិតផ្សេងទៀត ដាច់ដោយឡែកពីថតផ្សេងទៀតក្នុងលក្ខណៈទាន់ពេលវេលា។

ការពិនិត្យមើលបញ្ជីសារពើភ័ណ្ឌជាមួយនឹងការពិពណ៌នានៃករណីនៅលើគម្របនឹងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកពិនិត្យមើលវត្តមាននៃឯកសារនៅក្នុងថតឯកសារហើយស្ថានភាពរូបវន្តនៃករណីត្រូវបានកំណត់តែដោយជំនួយពីការពិនិត្យហ្មត់ចត់។ បន្ទាប់ពីសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានមើល នៅចុងបញ្ចប់នៃវា អ្នកត្រូវធ្វើកំណត់ចំណាំ "បានមើល" បង្ហាញលេខ និងកាលបរិច្ឆេទនៃសកម្មភាពត្រួតពិនិត្យភាពអាចរកបាន និង ស្ថានភាពរាងកាយឯកសារអាជីវកម្ម។

សូមចងចាំថា វាត្រូវបានហាមឃាត់យ៉ាងតឹងរ៉ឹងក្នុងការធ្វើកំណត់ចំណាំ ឬធ្វើការបញ្ចូលក្នុងកំណត់ត្រា ក៏ដូចជាការចូលទៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីដែលមិនបានកត់ត្រាដែលបានកំណត់ក្នុងអំឡុងពេលត្រួតពិនិត្យ។ ធ្វើការជាមួយឯកសារដែលជាប្រភពដើមដែលមិនត្រូវបានបង្កើតឡើងគួរតែត្រូវបានចាប់ផ្តើមតែបន្ទាប់ពីការផ្ទៀងផ្ទាត់។

ដោយផ្អែកលើលទ្ធផលនៃការងាររៀបចំសកម្មភាពត្រួតពិនិត្យភាពអាចរកបាននិងលក្ខខណ្ឌនៃឯកសារអាជីវកម្មបណ្ណសារ។ ជាមូលដ្ឋាន ប្រើទម្រង់ដែលបានផ្ដល់ឱ្យក្នុងឧបសម្ព័ន្ធទី 3 ទៅនឹងច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុកឯកសារ (គំរូខាងក្រោម)។

ដំណាក់កាលទី 3 ។

យើងសិក្សាពីនាមត្រកូលនៃករណី

បញ្ជីជាប្រព័ន្ធនៃឯកសារអាជីវកម្មរបស់ក្រុមហ៊ុនដែលមានការចង្អុលបង្ហាញអំពីរយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ពួកវានីមួយៗត្រូវបានគេហៅថា nomenclature នៃករណី. វានឹងផ្តល់ឱ្យអ្នកនូវជំនួយដែលមិនអាចកាត់ថ្លៃបានក្នុងការរៀបចំរបស់របរតាមលំដាប់លំដោយ។ ដោយមានជំនួយរបស់វា អ្នកអាចដាក់ឯកសារអាជីវកម្មតាមប្រភេទ (ការបញ្ជាទិញ ដំណោះស្រាយ ការសម្រេចចិត្ត ការណែនាំ។ល។) ក៏ដូចជាតាមរយៈពេលផ្ទុកផងដែរ។

នាមនាមនៃកិច្ចការនៃនាយកដ្ឋានបុគ្គលិក គឺជាផ្នែកសំខាន់មួយនៃនាមនាមទូទៅនៃកិច្ចការរបស់សហគ្រាស។ វាត្រូវបានចេញស្របតាមស្តង់ដារ និងច្បាប់ដូចគ្នា។

នាមនាមត្រូវបានបង្កើតឡើងដើម្បីធ្វើជាប្រព័ន្ធនៃកិច្ចការដែលបានចាប់ផ្តើមនៅក្នុងអង្គការ។ វាជួសជុលសន្ទស្សន៍ (ចំនួន) នៃឯកសារសម្រាប់ការចុះឈ្មោះរបស់ពួកគេ។ នាមវលីជួយដំណើរការសំណុំរឿង និងចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌសម្រាប់ការរក្សាទុកបណ្ណសារ។

ដំណាក់កាលទី 4 ។

យើងបង្កើតបញ្ជីឈ្មោះករណី ប្រសិនបើវាមិនមែន

ឈ្មោះនៃករណីអាចបាត់។ ក្នុងករណីនេះ សូមធ្វើការចុះឈ្មោះនូវឯកសារអាជីវកម្មទាំងនោះដែលមាននៅលើធ្នើរនៃទូ។ អ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលអ្នករកឃើញ ដាក់វានៅក្នុងបញ្ជីជាមួយនឹងកាលបរិច្ឆេទនៃឯកសារដំបូង និងចុងក្រោយ។

នៅពេលអ្នករកឃើញឯកសារដែលបានបង្កើតមិនត្រឹមត្រូវ (ឧទាហរណ៍ ការបញ្ជាទិញ និងការបញ្ជាទិញត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងឯកសារមួយ) ចុះឈ្មោះពួកវាឡើងវិញភ្លាមៗ។ ចែកករណីនេះជាពីរផ្សេងគ្នា ហើយដាក់ឈ្មោះឱ្យពួកគេ។ ពិចារណារយៈពេលរក្សាទុកឯកសារ។ឧទាហរណ៍ការបញ្ជាទិញសម្រាប់ ថ្ងៃឈប់សម្រាកដោយចំណាយផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នក។រក្សាទុកសម្រាប់ 75 ឆ្នាំនិងការបញ្ជាទិញសម្រាប់ ការឈប់សម្រាកប្រចាំឆ្នាំ- 5 ឆ្នាំ។

យោងតាមច្បាប់ឯកសារជាមួយ លក្ខខណ្ឌផ្សេងគ្នាការផ្ទុក។ បង្កើតឯកសារដាច់ដោយឡែកសម្រាប់ការបញ្ជាទិញសម្រាប់ប្រភេទវិស្សមកាលនីមួយៗ។ ចាប់ផ្តើមរៀបចំនាមត្រកូលពីត្រីមាសចុងក្រោយ។ នៅពេលអនាគត ជារៀងរាល់ឆ្នាំ បញ្ជាក់បញ្ជីឈ្មោះ យល់ព្រមជាមួយក្បាល និងបញ្ចូលម្តងទៀតសម្រាប់ឆ្នាំប្រតិទិន ចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករា។ សម្របសម្រួលជាមួយស្ថាប័នបណ្ណសារនូវបញ្ជីឈ្មោះនៃកិច្ចការរបស់អង្គការរៀងរាល់ប្រាំឆ្នាំម្តង។

យោងតាមបទដ្ឋានដែលទទួលយកជាទូទៅ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីមានជួរឈរចំនួនប្រាំ។ តាមក្បួនមួយ លិបិក្រមនៃសំណុំរឿង (ជួរទី១) មានពីរផ្នែក៖ ការរចនាឌីជីថលនៃនាយកដ្ឋាន និងលេខសៀរៀលនៃករណីនេះ យោងទៅតាមឈ្មោះករណីនៃនាយកដ្ឋាននេះ។ លិបិក្រមជាធម្មតាត្រូវបានតំណាងដោយលេខអារ៉ាប់។

ឧទាហរណ៍

ករណីសន្ទស្សន៍ ០២-០៣, ក្បាល - បញ្ជា, សេចក្តីណែនាំ; ឯកសារដល់ពួកគេស្តីពីការចូលរៀន ការផ្ទេរ ការផ្លាស់ទីលំនៅ ការបណ្តេញចេញ។ ទី 02 ជាសន្ទស្សន៍ ឯកតារចនាសម្ព័ន្ធ, ០៣ - លេខលំដាប់នៃចំណងជើងសំណុំរឿង។

ចំណងជើងនៃករណី (ក៏ដូចជាបរិមាណ និងផ្នែក) គួរតែត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងជួរទី 2 នៃឈ្មោះករណី។ កម្រិតនៃសារៈសំខាន់នៃឯកសារអាជីវកម្មដែលបង្កើតសំណុំរឿង និងទំនាក់ទំនងរបស់ពួកគេកំណត់លំដាប់ដែលក្បាលសំណុំរឿងស្ថិតនៅក្នុងផ្នែកនីមួយៗ។ ចំណងជើងនៃសំណុំរឿងត្រូវតែត្រូវគ្នាទៅនឹងខ្លឹមសារ និងសមាសភាពនៃឯកសារអាជីវកម្មដែលរួមបញ្ចូលនៅក្នុងវា ដោយបង្ហាញយ៉ាងច្បាស់អំពីខ្លឹមសារសំខាន់របស់វា។ ក្នុងករណីដែលករណីមួយមានភាគ (ផ្នែក) ជាច្រើននៅក្នុងសមាសភាពរបស់វា នោះវាត្រូវតែមានក្បាលទូទៅមួយ និងក្បាលដាច់ដោយឡែកសម្រាប់ភាគនីមួយៗ ឬផ្នែកនីមួយៗ។

នៅក្នុងជួរទី 3 នៃនាមត្រកូលនៃករណី បង្ហាញពីចំនួនករណី (ភាគ និងផ្នែក)។ បំពេញវានៅចុងឆ្នាំប្រតិទិន។

នៅក្នុងជួរទី 4 បង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុកសំណុំរឿង ចំនួននៃអត្ថបទយោងទៅតាមបញ្ជីលេខ 558 ។ ជាដំបូង បង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក បន្ទាប់មកកំណត់ចំណាំនៅលើ EPC (ប្រសិនបើមាន) និងចំនួននៃអត្ថបទនៅលើ បញ្ជី.

បន្ទាប់​ពី​ការ​ចាត់ថ្នាក់​នៃ​ករណី​ត្រូវ​បាន​អនុម័ត​ហើយ សូម​បង្កើត​ថត​ថ្មី​ដែល​មាន​ទំព័រ​ចំណងជើង​សមរម្យ​សម្រាប់​ករណី​នីមួយៗ ហើយ​ដាក់​ឯកសារ​ទៅ​ក្នុង​សំណុំរឿង​តាម​លំដាប់លំដោយ តាម​លេខ​ឯកសារ ឬ​តាម​លំដាប់​អក្សរក្រម។ ចងមិនលើសពី 250 សន្លឹកក្នុងមួយថត។ ប្រសិនបើមានច្រើនទៀត បង្កើតថតថ្មីដែលមានឈ្មោះដូចគ្នាដែលបានសម្គាល់ ភាគ 2 ។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងដំណាក់កាលជាច្រើនចាប់ផ្តើមនៅក្នុងការងារការិយាល័យបច្ចុប្បន្ននិងបញ្ចប់នៅក្នុងប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ។ ជំហានដំបូងក្នុងការកំណត់តម្លៃនៃឯកសារអាចត្រូវបានចាត់ទុកថាជាការចងក្រងនៃនាមត្រកូលនៃករណី នៅពេលដែលលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារដែលបានបង្កើតត្រូវបានកំណត់ទុកជាមុន។

លើកទី 2 ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារដោយខ្លួនឯងត្រូវបានអនុវត្ត 2 ឆ្នាំក្រោយមកនៅពេលដែលឯកសារត្រូវបានចេញពីការងារប្រតិបត្តិការក្នុងការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុករយៈពេលវែងឬការដឹកជញ្ជូនទៅបណ្ណសាររបស់ស្ថាប័ន។

ហើយជាលើកទីបី តម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានបញ្ជាក់ម្តងទៀតនៅពេលដែលពួកគេត្រូវបានផ្ទេរសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ពីបណ្ណសាររបស់ស្ថាប័នទៅបណ្ណសាររដ្ឋ។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នត្រូវបានអនុវត្តក្រោមការណែនាំរបស់គណៈកម្មការជំនាញ (EC) ដែលប្រតិបត្តិការឥតឈប់ឈរ។ នៅក្នុងស្ថាប័នធំៗដែលមានរចនាសម្ព័ន្ធស្មុគ្រស្មាញ មានគណៈកម្មការជំនាញកណ្តាល (CEC) ដែលបង្រួបបង្រួម និងសម្របសម្រួលការងាររបស់គណៈកម្មការជំនាញនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ ស្ថាប័នក្រោមបង្គាប់ ឬថ្នាក់ក្រោម។ នីតិវិធីសម្រាប់ការរៀបចំការងាររបស់ CEC (EC) និងមុខងាររបស់ពួកគេត្រូវបានកំណត់នៅក្នុង "ច្បាប់មូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារនៃបណ្ណសារនាយកដ្ឋាន" ។ គណៈកម្មាការអ្នកជំនាញត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយបញ្ជារបស់ប្រធានពីក្នុងចំណោមបុគ្គលិកដែលមានសមត្ថភាពបំផុតដែលមានបទពិសោធន៍ និងចំណេះដឹងទូលំទូលាយនៃឧស្សាហកម្ម ព្រមទាំងប្រធានការិយាល័យ បណ្ណសារនាយកដ្ឋាន និងប្រធានគណនេយ្យ។ នៅក្នុងស្ថាប័នតូចៗ ក្រុមហ៊ុន គណៈកម្មការជំនាញ រួមមានលេខាធិការ និងគណនេយ្យករ។

CEC ក៏រួមបញ្ចូលផងដែរនូវតំណាងនៃស្ថាប័ននៃសេវាបណ្ណសាររដ្ឋដែលគ្រប់គ្រងអង្គការនេះ។ គណៈកម្មាធិការគួរតែត្រូវបានដឹកនាំដោយនាយកប្រតិបត្តិកំពូលម្នាក់របស់អង្គការ។ ជាធម្មតាគណៈកម្មការមាន 3-5 នាក់។

ក្នុង​ចំណោម​ភារកិច្ច​ចម្បង​របស់​គណៈ​កម្មាធិការ​អ្នក​ជំនាញ យើង​បង្ហាញ​ចេញ៖

ការពិចារណាលើសេចក្តីព្រាងនាមនាមនៃកិច្ចការរបស់ស្ថាប័ន និងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធរបស់ខ្លួន;

ការរៀបចំការជ្រើសរើសប្រចាំឆ្នាំនៃឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកនិងការបំផ្លាញ;

ការពិចារណាលើសកម្មភាពលើការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញឯកសារ និងសំណុំរឿង រយៈពេលនៃការរក្សាទុកដែលបានផុតកំណត់។

គណៈកម្មការជំនាញគឺជាស្ថាប័នសហសេវិក ការប្រជុំរបស់ពួកគេត្រូវបានកត់ត្រាទុក។ កំណត់ហេតុត្រូវចុះហត្ថលេខាដោយប្រធាន និងលេខានៃគណៈកម្មការ និងអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ។

វាជួយសម្រួលយ៉ាងខ្លាំងដល់ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារដោយបែងចែកវាជាបីក្រុម៖

• - ឯកសារសំខាន់ៗដែលឆ្លុះបញ្ចាំងយ៉ាងពេញលេញអំពីសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័ន សហគ្រាស ក្រុមហ៊ុន ក្នុងការអនុវត្តមុខងារ និងភារកិច្ចមូលដ្ឋាន (បទប្បញ្ញត្តិ បទបញ្ជា ផែនការ របាយការណ៍ របាយការណ៍ ការពិនិត្យ កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំ និងកិច្ចប្រជុំ ការឆ្លើយឆ្លងជាមួយអាជ្ញាធរ ជាមួយនឹងថ្នាក់លើ។ អង្គការលើសកម្មភាព) ។ ឯកសារទាំងនេះជាទូទៅត្រូវរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។
• - ឯកសារប្រតិបត្តិការមានព័ត៌មានចាំបាច់សម្រាប់សកម្មភាពជាក់ស្តែងបច្ចុប្បន្ន (ឯកសារនៅលើ គណនេយ្យនិងការរាយការណ៍ ការផ្គត់ផ្គង់ និងទីផ្សារ បញ្ហារដ្ឋបាល និងសេដ្ឋកិច្ច។ល។)។ សម្រាប់ប្រភេទនៃឯកសារនេះ រយៈពេលបណ្តោះអាសន្ននៃការផ្ទុកត្រូវបានបង្កើតឡើង;
• - ឯកសារបុគ្គលិក (ការបញ្ជាទិញ កាតផ្ទាល់ខ្លួនរបស់កម្មករ និងនិយោជិត កំណត់ត្រាបុគ្គលិក។ គណនីផ្ទាល់ខ្លួនប្រាក់បៀវត្សរ៍សម្រាប់កម្មករនិយោជិត។ល។)។ ឯកសារនេះមានអាយុកាលប្រើប្រាស់បានយូរ វាត្រូវបានសំដៅជាញឹកញាប់សម្រាប់ការសាកសួរអំពីពាក្យស្នើសុំរបស់ប្រជាពលរដ្ឋ អតីតភាពការងារ, ប្រាក់ឈ្នួលនិងបញ្ហាផ្សេងៗទៀត វាត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលយូរ (75 ឆ្នាំ)។

ការប្រឡងគួរតែចាប់ផ្តើមដោយការពិនិត្យឡើងវិញនូវឯកសាររបស់ការិយាល័យ ឬលេខាធិការដ្ឋាននៃការគ្រប់គ្រង បន្ទាប់មកអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធមុខងារដូចជានាយកដ្ឋានផលិតកម្ម និងគណនេយ្យ។ នៅក្នុងផ្នែករងនីមួយៗ សម្ភារៈសំខាន់ៗ និងទូទៅត្រូវបានពិនិត្យជាដំបូង ហើយឯកសារដើមត្រូវបានជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ ដែលភាគច្រើនកំណត់លក្ខណៈយ៉ាងពេញលេញនៃសកម្មភាពសំខាន់ៗរបស់ស្ថាប័ន៖ បទប្បញ្ញត្តិ ការបញ្ជាទិញ។ ផែនការរយៈពេលវែង, របាយ​ការណ៍​, របាយ​ការណ៍​។ល។ ប្រសិនបើសម្រាប់ហេតុផលណាមួយ ឯកសារដើមមិនអាចប្រើបានទេ ច្បាប់ចម្លងដែលមានការបញ្ជាក់នៃឯកសារទាំងនេះត្រូវបានទុកសម្រាប់ផ្ទុក។

ឯកសារ Doublet (គុណនឹងច្បាប់ចម្លងជាច្រើន ហើយបានផ្ញើសម្រាប់ព័ត៌មានទៅផ្នែករងរចនាសម្ព័ន្ធផ្សេងៗ) គឺត្រូវបំផ្លាញចោល។ មានតែដើមប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវបានទុកសម្រាប់ផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍នៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធដែលវាត្រូវបានចងក្រង។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ប្រសិនបើមានស្លាកស្នាមដ៏មានតម្លៃណាមួយនៅលើឯកសារស្ទួនដែលមិនមាននៅលើដើម ឬដើមមានស្ថានភាពមិនល្អនោះ វាក៏គួរទុកសម្រាប់រក្សាទុកផងដែរ។

ឯកសារដែលបានស្រូបយកត្រូវបានរក្សាទុកនៅពេលដែលមាតិការបស់ពួកគេមិនត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំងឱ្យបានត្រឹមត្រូវនៅក្នុងឯកសាររួម។

ដំណាក់កាលទីពីរនៃការវាយតម្លៃតម្លៃចាប់ផ្តើមនៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធជាមួយនឹងការបែងចែកករណីប្រចាំឆ្នាំទៅជាក្រុមទៅតាមរយៈពេលនៃការផ្ទុក៖ អចិន្ត្រៃយ៍ រយៈពេលវែង (លើសពី 10 ឆ្នាំ) បណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំរួមបញ្ចូល) ។

ចំណុចសំខាន់នៃការពិនិត្យគឺការកំណត់អត្តសញ្ញាណឯកសារដែលមានព័ត៌មានដដែលៗ។ ឯកសារដែលមានព័ត៌មានពេញលេញបំផុតត្រូវបានទុកសម្រាប់រក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។

វាមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកនិងការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញលើមូលដ្ឋាននៃក្បាលករណីប៉ុណ្ណោះ។ វាចាំបាច់ក្នុងការរកមើលឯកសារទាំងអស់នៃកន្លែងផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ហើយដោយប្រើសញ្ញា EPC រកមើលដើម្បីកំណត់អត្តសញ្ញាណ និងដកឯកសារដែលមានតម្លៃទាបដែលបញ្ចូលក្នុងសំណុំរឿងខុស។ ឯកសារបែបនេះត្រូវតែត្រូវបានបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញ ឬការផ្ទុករបស់ពួកគេត្រឹមត្រូវ។

ក្នុងអំឡុងពេលនៃការសិក្សាករណីនេះ សេចក្តីព្រាងច្បាប់ចម្លង និងច្បាប់ចម្លងដែលទុកចោលដោយខុសឆ្គងនៅក្នុងករណីត្រូវបានរឹបអូស។

រយៈពេលជាក់លាក់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយប្រើប្រាស់បញ្ជីឯកសារដែលបង្កើតជាពិសេស និងអនុម័តដោយស្ថាប័នបណ្ណសារ ដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការរក្សាទុក។ ប្រភេទផ្សេងៗឯកសារ។

ស្ថាប័នបណ្ណសារបានអភិវឌ្ឍ បញ្ជីគំរូ. ពួកគេបង្កើតរយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ឯកសារធម្មតាសម្រាប់ស្ថាប័ន អង្គការ សហគ្រាស និងឆ្លុះបញ្ចាំង មុខងារទូទៅនិងបញ្ហានៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ (ការគ្រប់គ្រង ការគ្រប់គ្រង ការធ្វើផែនការ គណនេយ្យ របាយការណ៍ ហិរញ្ញវត្ថុ ការរៀបចំការងារ ការផ្គត់ផ្គង់ និងទីផ្សារផលិតផល។ល។)។

ក្នុងអំឡុងពេលពិនិត្យ បញ្ជីស្តង់ដារជាច្រើនប្រភេទអាចត្រូវបានប្រើ៖

• - បញ្ជី ឯកសារស្តង់ដារត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់គណៈកម្មាធិការរដ្ឋ ក្រសួង មន្ទីរ និងស្ថាប័នផ្សេងទៀត អង្គការ និងសហគ្រាស ដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក។
• - បញ្ជីឯកសារដែលត្រូវទទួលយកទៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋ;
• - បញ្ជីឯកសារវិទ្យាសាស្ត្រ និងបច្ចេកទេសដែលត្រូវទទួលយកទៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋ។

ជាការពិតណាស់ បញ្ជីស្ដង់ដារមិនអាចគ្របដណ្តប់ពេញលេញនូវឯកសារទាំងអស់នៃឧស្សាហកម្មផ្សេងៗបានទេ។ ដូច្នេះនៅលើមូលដ្ឋាននៃបញ្ជីស្តង់ដារបញ្ជីត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយក្រសួងនិងនាយកដ្ឋានដែលគ្របដណ្តប់លើឯកសារនៃស្ថាប័ននៅក្នុងប្រព័ន្ធរបស់ពួកគេ។ បញ្ជីនាយកដ្ឋានផ្តល់នូវការចុះបញ្ជីពេញលេញ និងជាប្រព័ន្ធបំផុតនៃឯកសារដែលបានបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាពនៃប្រព័ន្ធនាយកដ្ឋាន។ ដូច្នេះប្រសិនបើមានបញ្ជីនាយកដ្ឋានវាគួរតែប្រើក្នុងអំឡុងពេលប្រឡងនៅកន្លែងដំបូងហើយមានតែនៅក្នុងអវត្តមានរបស់វាប៉ុណ្ណោះដែលសំដៅទៅលើបញ្ជីស្តង់ដារ។

ស្មុគស្មាញទាំងមូលនៃឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់អង្គការគឺជាកម្មវត្ថុនៃការពិនិត្យតម្លៃ។

ក្រុមជាក់លាក់មួយត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយករណីដែលមានសញ្ញាសម្គាល់ EPC ចាប់តាំងពីបញ្ហានៃពេលវេលាផ្ទុករបស់ពួកគេនឹងត្រូវបានសម្រេចក្នុងអំឡុងពេលពិនិត្យ។

ករណីដែលមានសញ្ញាសម្គាល់ EPC ដែលមានឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍គឺជាកម្មវត្ថុនៃការបង្កើតឡើងវិញ។ ឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ដែលបានបែងចែកពីសមាសភាពរបស់ពួកគេត្រូវបានភ្ជាប់ទៅឯកសារដូចគ្នាឬត្រូវបានគូរឡើងនៅក្នុងឯកសារឯករាជ្យ។

ការ​ដាក់​សំណុំ​រឿង​ដែល​ទើប​បង្កើត​ថ្មី​ត្រូវ​បាន​អនុវត្ត​តែ​បន្ទាប់​ពី​ការ​បញ្ចប់​ការ​ពិនិត្យ​តម្លៃ​ឯកសារ។

ការសម្រេចចិត្តចុងក្រោយលើលទ្ធផលនៃការប្រឡងគឺធ្វើឡើងដោយ EC ឬ CEC របស់អង្គការ។

ការបណ្តុះបណ្តាល ឯកសារអេឡិចត្រូនិកនៅពេលជ្រើសរើសពួកវាសម្រាប់ផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ វាមានដំណាក់កាលដូចខាងក្រោមៈ

• - ការចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងបុគ្គលិក (អាស្រ័យលើសមាសភាពនិងបរិមាណនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ED) ដែលសំដៅទៅលើសមាសភាពនៃមូលនិធិបណ្ណសារ។ សហព័ន្ធរុស្ស៊ី);
• - ការផ្ទៀងផ្ទាត់ស្ថានភាពរូបវន្តនៃឯកសារនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយម៉ាស៊ីនដែលមានបំណងផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។
• - ការកត់ត្រា ED នៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយម៉ាស៊ីន;
• - ពិនិត្យមើលគុណភាពនៃការថត;
• - ការពិពណ៌នាអំពី ED;
• - ការដាក់លេខសម្ងាត់បណ្ណសារនៅលើឯកតាស្តុកទុក (ករណី) ដោយអនុលោមតាមបណ្ណសារសារពើភណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់រក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបុគ្គលិក។
• - រៀបចំសំណុំឯកសារភ្ជាប់មកជាមួយ។

ឯកសារ ED ដែលភ្ជាប់មកជាមួយឆ្លុះបញ្ចាំងពីព័ត៌មានខាងក្រោម៖ ឈ្មោះឯកសារ កាលបរិច្ឆេទនៃការបង្កើតរបស់វា លក្ខណៈនៃខ្លឹមសារ (អរូបី) ទម្រង់អេឡិចត្រូនិច, បរិមាណនៃឯកសារ។

លទ្ធផលនៃការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធគឺជាផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីសម្រាប់ការរក្សាទុកអចិន្ត្រៃយ៍រយៈពេលវែងនិងបុគ្គលិកក៏ដូចជាសកម្មភាពលើការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធនេះ។

សកម្មភាពនៃការបំផ្លិចបំផ្លាញរួមបញ្ចូលតែករណីទាំងនោះប៉ុណ្ណោះដែលរយៈពេលនៃការផ្ទុកបានផុតកំណត់រួចហើយ។

ទង្វើនេះត្រូវបានគូរឡើង ជាក្បួនសម្រាប់កិច្ចការរបស់អង្គការទាំងមូល ហើយត្រូវបានអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ បន្ទាប់ពីសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍សម្រាប់ឆ្នាំនេះ ត្រូវបានអនុម័តដោយ EPC នៃស្ថាប័នបណ្ណសារ (ប្រសិនបើអង្គការផ្ទេរ ឯកសារ​របស់​វា​សម្រាប់​ផ្ទុក​ទៅ​ក្នុង​បណ្ណសារ​រដ្ឋ)។

ប្រសិនបើសកម្មភាពមានករណីនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធជាច្រើន នោះឈ្មោះនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធនីមួយៗត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញមុនក្រុមនៃផ្នែកនៃករណីនៃការបែងចែកនេះ។ ក្បាលករណីដូចគ្នាដែលត្រូវបានជ្រើសរើសសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសកម្មភាពក្រោមចំណងជើងទូទៅដែលបង្ហាញពីចំនួនករណីដែលត្រូវបានចាត់ចូលក្នុងក្រុមនេះ។

ការគូរឡើងនូវទង្វើសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារគឺអាចធ្វើទៅបានលុះត្រាតែការរៀបចំផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌសង្ខេបសម្រាប់ករណីរក្សាទុកអចិន្ត្រៃយ៍ និងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីសម្រាប់បុគ្គលិកសម្រាប់រយៈពេលដែលត្រូវគ្នា និងការយល់ព្រមពីប្រធានរបស់ពួកគេ។

ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ - នីតិវិធីសម្រាប់កំណត់សារៈសំខាន់នៃប្រវត្តិសាស្រ្ត វិទ្យាសាស្រ្ត វប្បធម៌ ឬផ្សេងទៀតនៃឯកសារដោយផ្អែកលើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដែលបានបង្កើតឡើង។ វាត្រូវបានអនុវត្តនៅពេលដែលវាចាំបាច់ដើម្បីបង្កើតរយៈពេលនៃការផ្ទុកឯកសារ។ តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារឱ្យបានត្រឹមត្រូវសូមអានអត្ថបទរបស់យើង។

ពីអត្ថបទអ្នកនឹងរៀន៖

ហេតុអ្វីបានជាចាំបាច់ត្រូវធ្វើការត្រួតពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ

រាល់សកម្មភាពរបស់សហគ្រាស រាល់ប្រតិបត្តិការអាជីវកម្ម រាល់ការផ្លាស់ប្តូររបស់អង្គភាព ឬការកែតម្រូវដែលបានធ្វើឡើង ដំណើរការបច្ចេកវិជ្ជាត្រូវបានអនុវត្តដោយផ្អែកលើឯកសារ។ ឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិយ៉ាងត្រឹមត្រូវ ដែលមានព័ត៌មានលម្អិតទាំងអស់ដែលបានបង្កើតឡើងសម្រាប់វាតាមទម្រង់ស្តង់ដារ គឺជាការបញ្ជាក់អំពីសារៈសំខាន់ផ្លូវច្បាប់នៃខ្លឹមសាររបស់វា។ ដូច្នេះនៅដំណាច់ឆ្នាំប្រតិទិន ឯកសារទាំងអស់នៅក្នុងអង្គការត្រូវបានបង្កើតឡើងជាករណី យោងទៅតាមនាមត្រកូលដែលបានអនុម័ត ហើយត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសាររបស់សហគ្រាស។

លើសពីនេះទៀតឯកសារនីមួយៗត្រូវបានបញ្ចូលក្នុង សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងបិទភ្ជាប់ទៅក្នុងសំណុំរឿង ជាមួយនឹងការចង្អុលបង្ហាញជាកាតព្វកិច្ចនៃលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់វា។ រយៈពេលនេះត្រូវបានកំណត់ដោយគោលបំណងនៃឯកសារមាតិការបស់វាតម្លៃនៃព័ត៌មានដែលត្រូវបានបង្ហាញនៅក្នុងវារបស់វា។ តម្លៃជាក់ស្តែង. អាស្រ័យលើនេះ ឯកសារតាមលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកត្រូវបានបែងចែកទៅជា៖

• ការផ្ទុករយៈពេលខ្លី (តិចជាង 10 ឆ្នាំ);
• ការផ្ទុករយៈពេលវែង (ច្រើនជាង 10 ឆ្នាំ);
• ការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ (ជារៀងរហូត) ។

នៅក្នុងការងារការិយាល័យវាត្រូវបានអនុវត្តច្រើនដង។ ដំបូង តម្លៃរបស់ពួកគេត្រូវបានកំណត់នៅពេលចងក្រងនាមត្រកូលនៃករណី និងការបង្កើតរបស់ពួកគេនៅចុងឆ្នាំប្រតិទិន។ ដូចគ្នានេះផងដែរការវាយតម្លៃអ្នកជំនាញគួរតែត្រូវបានអនុវត្តបន្ទាប់ពីឯកសារត្រូវបានដកចេញពីការងារការិយាល័យដោយសារតែការផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុកនៅពេលរៀបចំពួកគេសម្រាប់ការផ្ទេរទៅប័ណ្ណសាររបស់សហគ្រាស។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តជាដំបូងដើម្បីកំណត់ថាតើវាចាំបាច់ប៉ុន្មានក្នុងការរក្សាទុកឯកសារនេះ ឬឯកសារអាជីវកម្មនោះ។ ការវាយតម្លៃត្រូវបានធ្វើឡើងដោយផ្អែកលើស្តង់ដារ ឬបញ្ជីឯកសារជាក់លាក់ក្នុងឧស្សាហកម្មដែលបង្កើតរយៈពេលរក្សាទុក។ បញ្ជីគំរូគឺជាបទប្បញ្ញត្តិនៃសារៈសំខាន់អន្តរវិស័យ ការផ្តល់របស់ពួកគេមានសុពលភាពសម្រាប់ស្ថាប័ន និងអង្គការទាំងអស់។ បញ្ជីឧស្សាហកម្មត្រូវបានប្រើប្រាស់ដោយសហគ្រាសនៃថ្នាក់ក្រោមនាយកដ្ឋានដូចគ្នា។ ដូច្នេះ ជាឧទាហរណ៍ មានបញ្ជីរាយនាមបែបនេះសម្រាប់ស្ថាប័នអប់រំ ស្ថាប័នវេជ្ជសាស្ត្រ។ល។ ប៉ុន្តែបទប្បញ្ញត្តិបែបនេះមិនមែនជា dogma ទេ ហើយជាក្បួន ការសម្រេចចិត្តបន្តការរក្សាទុក ឬតម្រូវការដើម្បីបំផ្លាញឯកសារជាក់លាក់ណាមួយត្រូវបានធ្វើឡើងនៅក្នុង ជាលក្ខណៈបុគ្គល- ក្នុងអំឡុងពេលពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ។

នៅពេលដែលឯកសារផុតកំណត់ មុនពេលដែលពួកគេត្រូវបានបញ្ជូនទៅបោះចោល ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារនៅក្នុងបណ្ណសារក៏ត្រូវបានអនុវត្តផងដែរ។ នីតិវិធីនេះគឺចាំបាច់ ហើយត្រូវបានរៀបចំឡើងដើម្បីធានាថា ឯកសារទាំងនោះដែលលែងតំណាងឱ្យជាក់ស្តែង ប្រវត្តិសាស្រ្ត វិទ្យាសាស្រ្ត ឬតម្លៃផ្សេងទៀតណាមួយនឹងត្រូវបំផ្លាញដោយមិនអាចយកមកវិញបាន។

ភារកិច្ចចម្បងនៃការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសាររួមមាន:

1. ការជ្រើសរើសសម្រាប់ការចោលឯកសារទាំងនោះដែលរយៈពេលផ្ទុកបានផុតកំណត់។
2. ការមើលឯកសារដែលត្រូវបំផ្លាញ ដើម្បីបង្កើតតម្លៃរបស់វា ហើយសម្រេចចិត្តថាតើវាសមហេតុផលក្នុងការផ្ទេរពួកវាសម្រាប់ការរក្សាទុកទៅក្រុង រដ្ឋ ឬបណ្ណសារឯកទេសណាមួយផ្សេងទៀតឬអត់។
3. ការជ្រើសរើសឯកសារទាំងនោះដែលមិនមានតម្លៃសេដ្ឋកិច្ច នយោបាយ ឬប្រវត្តិសាស្រ្ត ដែលនឹងនៅតែត្រូវបានរក្សាទុកនៅលើមូលដ្ឋានបណ្តោះអាសន្ន។
4. ការជ្រើសរើសឯកសារដែលត្រូវបោះចោល និងផ្ទេរទៅឱ្យអង្គការចុះកិច្ចសន្យាដែលមានឯកទេសក្នុងការបំផ្លាញ និងកែច្នៃសម្ភារៈដែលអាចកែច្នៃឡើងវិញបាន។
5. អ្នកជំនាញវាយតម្លៃលើឯកសារដែលនៅសេសសល់ក្នុងការផ្ទុក ដើម្បីបង្កើត និងកែតម្រូវរយៈពេលដែលបានកំណត់ពីមុនសម្រាប់ការផ្ទុករបស់ពួកគេ។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារនៅក្នុងប័ណ្ណសារ

នៅក្នុងបណ្ណសារ ការវាយតម្លៃអ្នកជំនាញអំពីសារៈសំខាន់នៃអង្គភាពផ្ទុកត្រូវបានអនុវត្ត ឧទាហរណ៍៖

1. នៅពេលដែលសម្ភារៈមួយចំនួនកំពុងត្រូវបានរៀបចំសម្រាប់ការបោះពុម្ព;
2. នៅពេលបង្កើតការចុះឈ្មោះតាមប្រធានបទ កាតាឡុក ថតឯកសារ;
3. ធ្វើការសម្រេចចិត្តលើតម្រូវការសម្រាប់មីក្រូហ្វីល ឬបំប្លែងឯកសារទៅជាទម្រង់ឌីជីថលអេឡិចត្រូនិច។
4. នៅពេលផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារផ្សេងទៀត។

ការវាយតម្លៃនៅក្នុងករណីទាំងនេះគឺផ្អែកលើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យ ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារសមាសភាព និងលក្ខណៈដែលអាស្រ័យលើគោលដៅ និងគោលបំណងនៃការជ្រើសរើស។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ មិនត្រឹមតែនិយោជិតក្នុងប័ណ្ណសារប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែក៏មានអ្នកឯកទេសដែលធ្វើការនៅក្នុងតំបន់ផ្សេងទៀតចូលរួមផងដែរ។ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យជ្រើសរើសសំខាន់ៗសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋគឺ៖ ភាពស៊ីសង្វាក់គ្នា សុចរិតភាព សារៈសំខាន់ប្រវត្តិសាស្ត្រ ឬវប្បធម៌។

សមាសភាពនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារអាស្រ័យលើ៖

ប្រភពដើមរួមទាំងទីកន្លែង ពេលណា និងដោយអ្នកណា ដែលឯកសារត្រូវបានបង្កើត សារៈសំខាន់សង្គម-នយោបាយ និងគោលបំណងមុខងារ ប្រភេទ និងតួនាទី។

លក្ខណៈខាងក្រៅ,រួមទាំងកម្រិតនៃការរក្សាទុក ទម្រង់នៃការបញ្ជូន ការប្រតិបត្តិ និងការផ្ទៀងផ្ទាត់។

លើសពីនេះ តម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានជះឥទ្ធិពលដោយកត្តាដូចជា៖

សារៈសំខាន់ផ្នែកច្បាប់ និងប្រវត្តិសាស្ត្រ;

ជីវប្រវត្តិ;

លក្ខណៈភាសា វប្បធម៌ និងសិល្បៈ។

ដោយសារជម្រើសនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ការត្រួតពិនិត្យពីគ្នាអាស្រ័យលើគោលដៅរបស់វា សារៈសំខាន់របស់ពួកគេនៅក្នុងករណីនីមួយៗនឹងខុសគ្នា។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តជារៀងរាល់ឆ្នាំដោយបុគ្គលិកនៃសេវាកម្ម ការគាំទ្រឯកសារការគ្រប់គ្រងរួមគ្នាជាមួយ CEC (EC) នៃអង្គការក្រោមការណែនាំជាវិធីសាស្រ្តនៃប័ណ្ណសារ។ នៅពេលធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារនៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ ករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ត្រូវបានជ្រើសរើសសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។ ការជ្រើសរើសករណីដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នដែលត្រូវរក្សាទុកក្នុងការបែងចែកតាមលំដាប់។ ការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញនៃករណីសម្រាប់ឆ្នាំមុន រយៈពេលនៃការរក្សាទុកដែលបានផុតកំណត់។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះគុណភាពនិងភាពពេញលេញនៃនាមត្រកូលនៃឯកសាររបស់អង្គការភាពត្រឹមត្រូវនៃការកំណត់រយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ឯកសារត្រូវបានត្រួតពិនិត្យក្នុងពេលតែមួយ។ ការគណនារយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានធ្វើឡើងចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករានៃឆ្នាំបន្ទាប់ពីឆ្នាំនៃការបញ្ចប់ការងារការិយាល័យរបស់ពួកគេ។ ឧទាហរណ៍ ឯកសារ​ដែល​បាន​បញ្ចប់​ក្នុង​ឆ្នាំ ២០០៥ ដែល​មាន​រយៈពេល​រក្សា​ទុក ៥ ឆ្នាំ​គួរ​ត្រូវ​បាន​បំផ្លាញ​នៅ​ឆ្នាំ ២០១១។ ប្រសិនបើឯកសារមានបរិមាណជាច្រើនដែលមានឯកសារសម្រាប់រយៈពេលជាក់លាក់មួយ (ឧទាហរណ៍ ឯកសារដែលបម្រើជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ធាតុគណនេយ្យជាធម្មតាត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយខែ) បន្ទាប់មកការគណនារយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ឯកសារនេះ (ហើយមិនមែនជាផ្នែក ឬ បរិមាណ) គឺស្រដៀងគ្នាទៅនឹងការគណនាដែលបានផ្តល់ឱ្យខ្ពស់ជាង, i.e. វាមិនអាចទៅរួចទេក្នុងការបំផ្លាញឯកសារដែលបានបង្កើតក្នុងករណីឧទាហរណ៍សម្រាប់ខែកក្កដាឆ្នាំ 2003 រយៈពេលនៃការផ្ទុកគឺ 5 ឆ្នាំនៅថ្ងៃទី 1 ខែសីហាឆ្នាំ 2005 ពួកគេអាចបំផ្លាញបានតែនៅថ្ងៃទី 1 ខែមករាឆ្នាំ 2009 ប៉ុណ្ណោះ។ រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយដែលមិនមែនជាប្រពៃណីត្រូវគ្នាទៅនឹងរយៈពេលនៃការផ្ទុកឯកសារប្រភេទស្រដៀងគ្នានៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយប្រពៃណី។ ការជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក និងការបំផ្លិចបំផ្លាញ គួរតែត្រូវបានអនុវត្តតាមរយៈការពិនិត្យឡើងវិញនូវករណីនីមួយៗ។ វាមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារដោយតែផ្នែកក្បាលនៃករណីនៅក្នុងនាមនាម ការពិពណ៌នាអំពីការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធរបស់អង្គការ ឬនៅលើគម្របនៃសំណុំរឿងដោយមិនមើលឯកសារដោយខ្លួនឯងនោះទេ។ ក្នុងករណីដែលមានបំណងសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែង (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារ សេចក្តីព្រាងច្បាប់ និងច្បាប់ចម្លងដែលមិនមានទម្រង់ជាកម្មវត្ថុនៃការរឹបអូស។ នៅពេលជ្រើសរើសករណីសម្រាប់ការរក្សាទុក លក្ខណៈនៃពាក្យដដែលៗ និងការស្រូបយកព័ត៌មានដែលមាននៅក្នុងឯកសារផ្សេងទៀតក៏ត្រូវបានបញ្ជាក់ផងដែរ ខណៈពេលដែលគិតគូរពីប្រភេទ ទម្រង់ និងភាពពេញលេញនៃពាក្យដដែលៗ និងការស្រូបចូល។ មានតែឯកសារដើមប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវរក្សាទុក ហើយក្នុងករណីអវត្តមានរបស់វា (ការបាត់បង់ ការរឹបអូស) - ច្បាប់ចម្លងដែលមានការបញ្ជាក់ ចាប់តាំងពីពេលក្រោយនេះដើរតួយ៉ាងសំខាន់ក្នុងការប្រើប្រាស់របស់ពួកគេ។ នេះជាការពិតជាពិសេសសម្រាប់ការបញ្ជាក់ ឯកសារបណ្ណសារព័ត៌មានអំពីសង្គម និងច្បាប់ និង ធម្មជាតិនៃទ្រព្យសម្បត្តិ. ករណីដែលបានសម្គាល់ថា "EPK" ត្រូវបានដាក់ឱ្យពិនិត្យដោយសន្លឹកមួយសន្លឹក ដើម្បីកំណត់ និងបំបែកចេញពីឯកសារទាំងនោះ ដែលជាកម្មវត្ថុនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។ ករណីដែលបានសម្គាល់ "EPK" ដែលមានឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍គឺជាកម្មវត្ថុនៃការបង្កើតឡើងវិញ។ ឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ដែលបានបែងចែកពីសមាសភាពរបស់ពួកគេត្រូវបានភ្ជាប់ជាមួយករណីដូចគ្នាឬត្រូវបានគូរឡើងនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌឯករាជ្យ។

លក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកឯកសារដែលមានឯកសារដែលនៅសល់នៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នត្រូវបានកំណត់ដោយបញ្ជីឯកសារដែលបង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេឬដោយនាមត្រកូលនៃឯកសាររបស់អង្គការ។

ការ​ដាក់​សំណុំ​រឿង​ដែល​ទើប​បង្កើត​ថ្មី​ត្រូវ​បាន​អនុវត្ត​តែ​បន្ទាប់​ពី​ការ​បញ្ចប់​ការ​ពិនិត្យ​តម្លៃ​ឯកសារ។

បណ្ណសារធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារនៅពេលជ្រើសរើសពួកវាសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ក្រោមការណែនាំជាវិធីសាស្ត្រនៃបណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុងដែលពាក់ព័ន្ធ។

ការរៀបចំឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការមានជំហានដូចខាងក្រោមៈ

• ? ការផ្ទៀងផ្ទាត់ស្ថានភាពរូបវន្តនៃប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយម៉ាស៊ីនដែលមានបំណងផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។
• ? ការកត់ត្រាឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយម៉ាស៊ីន;
• ? ពិនិត្យគុណភាពនៃការថតសំឡេង;
• ? ការពិពណ៌នាអំពីឯកសារអេឡិចត្រូនិច;
• ? ការដាក់លេខសម្ងាត់បណ្ណសារនៅលើឯកតាផ្ទុក (ករណី) ស្របតាមសារពើភ័ណ្ឌបណ្ណសារ (s) នៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃការផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍ និងបុគ្គលិក។
• ? ការរៀបចំសំណុំឯកសារភ្ជាប់មកជាមួយ។

ឯកសារភ្ជាប់មកជាមួយនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកគួរតែគ្រប់គ្រាន់ដើម្បីធានាការរក្សាទុក និងប្រើប្រាស់របស់វា។ វាឆ្លុះបញ្ចាំងពីព័ត៌មានខាងក្រោម៖

• ? ឈ្មោះឯកសារ;
• ? កាលបរិច្ឆេទនៃការបង្កើតរបស់វា;
• ? ការពិពណ៌នាខ្លឹមសារ (អរូបី);
• ? ទម្រង់អេឡិចត្រូនិច;
• ? រចនាសម្ព័ន្ធរូបវិទ្យា និងឡូជីខល (សម្រាប់មូលដ្ឋានទិន្នន័យ គេហទំព័រ។ល។);
• ? បរិមាណនៃឯកសារ (សម្រាប់មូលដ្ឋានទិន្នន័យក៏ចំនួនកំណត់ត្រាផងដែរ) ។

ដូច្នេះជារៀងរាល់ឆ្នាំនៅក្នុងការងារការិយាល័យអង្គការជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍និងបណ្តោះអាសន្នក៏ដូចជាសម្រាប់ការបំផ្លាញ។ ការជ្រើសរើសនេះត្រូវបានអនុវត្តដោយបុគ្គលិកនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធដោយមានការចូលរួមពីនិយោជិត បណ្ណសារនាយកដ្ឋាន. វាពាក់ព័ន្ធនឹងការវិភាគនៃខ្លឹមសារជាក់ស្តែងនៃឯកសារក្នុងសំណុំរឿង មិនត្រឹមតែផ្អែកលើក្បាលសំណុំរឿងប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែដោយការមើលតាមរយៈសន្លឹកឯកសារ តម្លៃវិទ្យាសាស្ត្រ និងជាក់ស្តែង និងរយៈពេលរក្សាទុកដែលត្រូវគ្នាត្រូវបានកំណត់។

តម្លៃនៃឯកសារគឺជាសមត្ថភាពព័ត៌មាននៃឯកសារ ដោយសារសារៈសំខាន់ជាប្រវត្តិសាស្ត្រ វិទ្យាសាស្ត្រ សង្គម សេដ្ឋកិច្ច នយោបាយ ឬវប្បធម៌របស់វា។ ទ្រឹស្តីនៃតម្លៃអាទិភាព គឺជាមូលដ្ឋាននៃទ្រឹស្តីនៃការវាយតម្លៃ និងការជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក ពោលគឺឧ។ កំណត់​អាទិភាព​តម្លៃ​ជាង​តម្លៃ​តិច។

តម្លៃមិនអាស្រ័យលើតម្រូវការរបស់អ្នកប្រើប្រាស់ជាក់លាក់នោះទេ ប៉ុន្តែត្រូវតែបំពេញតម្រូវការព័ត៌មានរបស់សង្គម។ ការដាក់ប្រកាសនៃអាទិភាពនៃឯកសារដែលមានតម្លៃជាងលើឯកសារដែលមានតម្លៃតិចជាងក្នុងរយៈពេលម្ភៃឆ្នាំកន្លងមកនេះ ត្រូវបានបញ្ជាក់នៅក្នុងវគ្គសិក្សានៃការស្រាវជ្រាវលើទិដ្ឋភាពផ្សេងៗនៃបញ្ហាតម្លៃ៖ សារៈសំខាន់នៃឯកសារទាក់ទងនឹងការពិតដែលបានឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងពួកគេ សារៈសំខាន់នៃ ឯកសារសម្រាប់ការគ្រប់គ្រងប្រតិបត្តិការ និងសម្រាប់សង្គម ជាប្រភពប្រវត្តិសាស្ត្រ សារៈសំខាន់នៃឯកសារនៅក្នុងពន្លឺនៃទ្រឹស្តីនៃការឆ្លុះបញ្ចាំង និងនៅក្នុងពន្លឺនៃបទប្បញ្ញត្តិនៃទ្រឹស្តីព័ត៌មាន ក៏ដូចជាពីទស្សនៈនៃការចងចាំសង្គមរបស់សង្គម។

តម្លៃនៃឯកសារផ្សេងៗទាំងសម្រាប់អង្គការ និងសម្រាប់រដ្ឋទាំងមូលគឺមិនស្មើគ្នា។ វាអាស្រ័យលើកត្តាជាច្រើន។ ដូច្នេះ ឯកសារខ្លះមានព័ត៌មានដែលចាំបាច់សម្រាប់តែដោះស្រាយបញ្ហាជាក់លាក់មួយប៉ុណ្ណោះ។ វាមានលក្ខណៈតែមួយដង ហើយបន្ទាប់ពីការប្រើប្រាស់របស់វាក្នុងដំណើរការនៃកិច្ចការ ឯកសារបាត់បង់តម្លៃរបស់វា។ ព័ត៌មានដែលមាននៅក្នុងឯកសារផ្សេងទៀតអាចរក្សាតម្លៃរបស់វាអស់រយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំ។ ដូច្នេះឯកសារចាំបាច់ត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលជាក់លាក់មួយ។ ប៉ុន្តែមានឯកសារដែលមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងមិនត្រឹមតែសម្រាប់សកម្មភាពជាក់ស្តែងប៉ុណ្ណោះទេ ថែមទាំងសម្រាប់គោលបំណងវិទ្យាសាស្ត្រផងដែរ។

ការរៀបចំឯកសារដែលបានបញ្ចប់ដោយការងារការិយាល័យសម្រាប់ការរក្សាទុកនិងប្រើប្រាស់បន្ថែមទៀតគឺជាដំណាក់កាលចុងក្រោយនៃការធ្វើការជាមួយពួកគេ។ គោលដៅចម្បងនៃការបញ្ជាទិញ និងរក្សាទុកឯកសារដែលបានបញ្ចប់គឺ ទីមួយ បង្កើតលក្ខខណ្ឌសម្រាប់ការប្រើប្រាស់ដោយអង្គការខ្លួនឯងសម្រាប់គោលបំណងជាឯកសារយោង និងទីពីរ ដើម្បីបំពេញបន្ថែមនូវមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីជាមួយនឹងឯកសារដែលមានសារៈសំខាន់ខាងវិទ្យាសាស្ត្រ និងប្រវត្តិសាស្ត្រ។

ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក និងប្រើប្រាស់ជាបន្តបន្ទាប់រួមមានៈ

ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារដើម្បីកំណត់លទ្ធភាពនៃការប្រើប្រាស់ជាក់ស្តែង និងវិទ្យាសាស្រ្តរបស់ពួកគេ;

·ការចុះឈ្មោះនៃកិច្ចការ;

រៀបចំបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃករណីអចិន្ត្រៃយ៍និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) រយៈពេលនៃការផ្ទុក;

ធានាសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ;

ការផ្ទេរករណីទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារគឺជាការជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុករបស់រដ្ឋឬការបង្កើតលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេនៅលើមូលដ្ឋាននៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដែលបានទទួលយក។

ក្នុងទម្រង់ទូទៅ ភារកិច្ចពិនិត្យតម្លៃឯកសារមានដូចខាងក្រោម៖

ការជ្រើសរើសឯកសារនៃសារៈសំខាន់នយោបាយ សេដ្ឋកិច្ច វិទ្យាសាស្ត្រ វប្បធម៌ សម្រាប់ការផ្ទេរជាបន្តបន្ទាប់របស់ពួកគេសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ទៅបណ្ណសាររដ្ឋនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី;

ការជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុកបណ្តោះអាសន្ននៃឯកសារដែលមិនមានតម្លៃវិទ្យាសាស្រ្ត និងប្រវត្តិសាស្រ្ត ប៉ុន្តែរក្សានូវសារៈសំខាន់ជាក់ស្តែង។

ការបំបែកសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារដែលមិនមានតម្លៃវិទ្យាសាស្ត្រនិងបាត់បង់សារៈសំខាន់ជាក់ស្តែង;

បង្កើត ឬផ្លាស់ប្តូរលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ។

ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្ត៖

នៅក្នុងការងារការិយាល័យរបស់ស្ថាប័ន;

នៅក្នុងបណ្ណសារនាយកដ្ឋាន;

· ក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋជាប្រភេទការងារឯករាជ្យ (ជំនាញគោលដៅ) ក៏ដូចជាការពិពណ៌នា និងដំណើរការសារពើភ័ណ្ឌនៃមូលនិធិបណ្ណសារ។

ការវាយតម្លៃឯកសារនៅក្នុងការងារការិយាល័យរបស់ស្ថាប័នត្រូវបានអនុវត្តនៅពេលដែល៖

បង្កើតនាមត្រកូលនៃករណី នៅពេលដែលតម្លៃនៃករណីនាពេលអនាគតត្រូវបានកំណត់នៅលើមូលដ្ឋាននៃបញ្ជីឯកសារ និងបទពិសោធន៍ការងារ។

ការចុះឈ្មោះឯកសារដែលទទួលបានដោយស្ថាប័ន (នៅពេលដែលសន្ទស្សន៍ត្រូវបានភ្ជាប់ទៅឯកសារមួយ វាត្រូវបានកំណត់ថាវាជាកម្មសិទ្ធិរបស់ករណីជាក់លាក់មួយដែលមានរយៈពេលផ្ទុកដែលបានកំណត់);

ការបញ្ជូនឯកសារទៅសំណុំរឿង (អ្នកប្រតិបត្តិដោយបានសិក្សាលម្អិតអំពីបញ្ហាដែលបានពិចារណាក្នុងឯកសារ អាចវិនិច្ឆ័យភាពជាម្ចាស់នៃឯកសារដែលមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់ជាងលេខាដែលបានចុះឈ្មោះវា);

ពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារដែលបញ្ជាក់ពីករណី (ករណីគួរតែត្រូវបានពិនិត្យដោយសន្លឹកដើម្បីលុបបំបាត់កំហុសដែលអាចកើតមាន);

ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាបន្តបន្ទាប់បន្ទាប់ពីបញ្ចប់ការងារការិយាល័យរបស់ពួកគេ (ធ្វើឡើងដោយបុគ្គលិកការិយាល័យនៅក្នុងផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ និងគ្រប់គ្រងដោយគណៈកម្មការជំនាញនៃស្ថាប័ន)។

វាគួរតែត្រូវបានសង្កត់ធ្ងន់ថាបទប្បញ្ញត្តិជាមូលដ្ឋាននៃការវាយតម្លៃនិងការជ្រើសរើសឯកសារគឺថាតម្លៃរបស់ពួកគេត្រូវបានកំណត់ដោយមិនគិតពីទម្រង់នៃភាពជាម្ចាស់ដែលអង្គការមូលនិធិ - អ្នកបង្កើតជាកម្មសិទ្ធិដោយផ្អែកលើគោលការណ៍ទូទៅនិងលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យ។

នៅក្នុងបណ្ណសាររបស់នាយកដ្ឋានការត្រួតពិនិត្យតម្លៃត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងការរៀបចំករណីសម្រាប់ការផ្ទេរទៅកន្លែងផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍និងក្នុងការបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លាញករណីដែលរយៈពេលនៃការផ្ទុកបានផុតកំណត់។ ប្រសិនបើស្ថាប័នមានការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធដោយឯករាជ្យ នោះមូលនិធិបណ្ណសារជាច្រើនត្រូវបានបង្កើតឡើងពីឯកសារដ៏មានតម្លៃ។

ការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារនៅក្នុងបណ្ណសារនាយកដ្ឋានត្រូវបានអនុវត្តក្រោមការណែនាំជាវិធីសាស្ត្ររបស់បណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុង។

ប្រព័ន្ធនៃស្ថាប័នជំនាញកំពុងត្រូវបានបង្កើតឡើង ដើម្បីអនុវត្តការពិនិត្យ។ នៅក្នុងស្ថាប័ននីមួយៗ ដោយមិនគិតពីទម្រង់នៃភាពជាម្ចាស់ ឬមុខងារ គណៈកម្មការជំនាញ (EC) ត្រូវតែបង្កើតឡើង។ គណៈកម្មាការអ្នកជំនាញគឺជាក្រុមនៃបុគ្គលិកការិយាល័យ បណ្ណសារ និងអ្នកឯកទេសឧស្សាហកម្ម (អ្នកជំនាញ) ដែលត្រូវបានប្រគល់ឱ្យក្នុងការសម្រេចចិត្តជោគវាសនានៃឯកសាររបស់អង្គការ។ ប្រសិនបើស្ថាប័នមាននាយកដ្ឋានឯករាជ្យជាច្រើន វាជាការប្រសើរក្នុងការបង្កើតគណៈកម្មការជំនាញដាច់ដោយឡែកនៅក្នុងនាយកដ្ឋាននីមួយៗ។

គណៈកម្មការជំនាញកណ្តាល (CEC) កំពុងត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងក្រសួង និងនាយកដ្ឋាន។ CEC នៃនាយកដ្ឋានគឺជាស្ថាប័នប្រឹក្សាដែលផ្តល់ការណែនាំជាវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ការងាររបស់ EC នៃស្ថាប័នរបស់នាយកដ្ឋាន និងធ្វើការដោយសហការយ៉ាងជិតស្និទ្ធជាមួយគណៈកម្មការត្រួតពិនិត្យអ្នកជំនាញ (EPC) នៃអាជ្ញាធរបណ្ណសារ ឬបណ្ណសាររដ្ឋដែលពាក់ព័ន្ធ។

បច្ចុប្បន្ននេះ ការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តលើមូលដ្ឋាន៖

· ច្បាប់បច្ចុប្បន្ន និងសកម្មភាពច្បាប់របស់សហព័ន្ធរុស្ស៊ីលើបណ្ណសារ និងការគ្រប់គ្រងឯកសារ (មូលដ្ឋានគ្រឹះនៃច្បាប់នៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីស្តីពីមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងបណ្ណសារ (១៩៩៣)) បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី (១៩៩៤) ) ជាដើម);

· បញ្ជីឯកសារស្ដង់ដារ និងនាយកដ្ឋានដែលបង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុក ស្តង់ដារ និងគំរូនៃករណីនីមួយៗ។

ឯកសារបទដ្ឋាន និងវិធីសាស្រ្តនៃសេវាបណ្ណសារសហព័ន្ធនៃប្រទេសរុស្ស៊ី និងស្ថាប័នគ្រប់គ្រងបណ្ណសារនៃអង្គភាពធាតុផ្សំនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីក្នុងវិស័យរក្សាទុកឯកសារ (ប្រព័ន្ធរដ្ឋនៃការគាំទ្រឯកសារសម្រាប់ការគ្រប់គ្រង (១៩៩១)) បទប្បញ្ញត្តិប្រហាក់ប្រហែលលើគណៈកម្មការជំនាញអចិន្ត្រៃយ៍នៃ អង្គការ (1995), ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារនៃប័ណ្ណសាររបស់អង្គការ (2002) និងល) ។

1.2 គោលការណ៍ និងលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ

ឯកសារ​ត្រូវ​បាន​វាយ​តម្លៃ​ដោយ​ឈរ​លើ​មូលដ្ឋាន​នៃ​គោលការណ៍​ប្រវត្តិសាស្ត្រ ភាព​ស៊ីសង្វាក់​គ្នា សុចរិតភាព។ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ការវាយតម្លៃឯកសារគឺជាប្រភពដើម ខ្លឹមសារ និងលក្ខណៈខាងក្រៅរបស់វា។

គោលការណ៍នៃប្រវត្តិសាស្ត្រ ភាពទូលំទូលាយ និងភាពស្មុគស្មាញ ស្ថិតនៅក្រោមការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារ។

គោលការណ៍នៃប្រវត្តិសាស្រ្តនិយម ដែលទាមទារឱ្យមានការពិចារណាលើបាតុភូតណាមួយក្នុងដំណើរការនៃការអភិវឌ្ឍន៍ និងផ្តល់ជាគន្លឹះក្នុងការបង្ហាញពីគំរូនៃការអភិវឌ្ឍន៍នៃបាតុភូតសង្គម ទំនាក់ទំនងជាដើម។

គោលការណ៍នៃភាពគ្រប់ជ្រុងជ្រោយក្នុងការពិនិត្យ ទាមទារឱ្យមានការសិក្សា និងវាយតម្លៃឯកសារ ដោយគិតគូរពីផ្ទៃក្នុង និង លក្ខណៈខាងក្រៅនោះគឺវាទាមទារការសិក្សាពហុវិមាត្រនៃឯកសារនីមួយៗ។

គោលការណ៍នៃការវាយតម្លៃដ៏ទូលំទូលាយនៃឯកសារគឺត្រូវបានប្រើប្រាស់យ៉ាងទូលំទូលាយនៅក្នុងការប្រឡង។ ឯកសារត្រូវបានវាយតម្លៃមិនមែនជាការពិតតែមួយ មិនឯកោ មិនឯកោពីគ្នាទៅវិញទៅមក ប៉ុន្តែរួមបញ្ចូលគ្នាជាមួយឯកសារផ្សេងទៀត ដោយសារឯកសារខ្លះបំពេញបន្ថែមអ្នកដទៃ ឯកសារខ្លះទៀតធ្វើឡើងវិញនូវទីមួយ ហើយទី 4 អាចត្រូវបានស្រូបយកទាំងស្រុងដោយទីពីរ។

នៅលើមូលដ្ឋាននៃគោលការណ៍ទាំងនេះ ប្រព័ន្ធនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យមួយត្រូវបានបង្កើតឡើង ពោលគឺប្រព័ន្ធនៃសញ្ញាផ្អែកលើភស្តុតាង ដែលផ្អែកលើកម្រិតនៃតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានកំណត់។

ប្រព័ន្ធ​នេះ​ត្រូវ​បាន​បែង​ចែក​ជា​បី​ក្រុម​នៃ​លក្ខណៈ​វិនិច្ឆ័យ​ដែល​បាន​អនុវត្ត​ស្មុគ្រ​ស្មាញ​: ប្រភពដើម​, មាតិកា​, លក្ខណៈ​ខាងក្រៅ​នៃ​ឯកសារ​។

លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យប្រភពដើមរួមមាន:

តួនាទី និងទីកន្លែងរបស់អង្គការក្នុងប្រព័ន្ធរដ្ឋបាលសាធារណៈ ឬឧស្សាហកម្មជាក់លាក់ សារៈសំខាន់នៃមុខងាររបស់ខ្លួន;

· អត្ថន័យ បុគ្គលនៅក្នុងជីវិតរបស់សង្គម;

ពេលវេលា និងទីកន្លែងនៃការបង្កើតឯកសារ។

សម្រាប់លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យខ្លឹមសារ៖

សារៈសំខាន់នៃព្រឹត្តិការណ៍ (បាតុភូត) ដែលឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងឯកសារ;

អត្ថន័យនៃព័ត៌មានដែលមាននៅក្នុងឯកសារ;

ពាក្យដដែលៗនៃព័ត៌មានឯកសារនៅក្នុងឯកសារផ្សេងទៀត;

· ប្រភេទ​ឯកសារ;

ភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារ។

និងលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃលក្ខណៈខាងក្រៅនៃឯកសារ៖

ទម្រង់នៃការជួសជុល និងការផ្ទេរខ្លឹមសារ ការបញ្ជាក់ ការប្រតិបត្តិឯកសារ។

ស្ថានភាពរាងកាយនៃឯកសារ;

ភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារ។

ឥឡូវនេះសូមពិចារណាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យចម្បងដែលផ្តល់នូវការពិនិត្យអ្នកជំនាញបំផុតនៃតម្លៃនៃឯកសារនៅដំណាក់កាលទីមួយនិងទីពីរនៃការអនុវត្តរបស់វា។ ដោយសារការពិនិត្យតម្លៃក្នុងការងារការិយាល័យ មិនមែនធ្វើឡើងដោយបណ្ណារក្សដែលវាយតម្លៃឯកសារតាមទស្សនៈរបស់ប្រវត្តិវិទូ អ្នកឯកទេសប្រភព។ គួរ​តែ​ជា​កម្រិត​ធំ​ជាង​នៃ​ការ​ធ្វើ​ការ​ពិនិត្យ​ជា​ផ្លូវ​ការ​ដោយ​ផ្អែក​លើ​លក្ខណៈ​ខាងក្រៅ​នៃ​ឯកសារ។

លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យឈានមុខគេមួយដែលកំណត់ថាតើឯកសាររបស់អង្គការដែលបានផ្តល់ឱ្យឬអត់ គួរតែជាកម្មវត្ថុនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ គឺជាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដំបូងពីក្រុមនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យប្រភពដើម។

នៅលើមូលដ្ឋានរបស់វា ក្រុមនៃស្ថាប័នត្រូវបានកំណត់ពីឯកសារណាមួយដែលត្រូវបានទទួលសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ពេញលេញ (មានន័យថាឯកសារដ៏មានតម្លៃរបស់ស្ថាប័នទាំងនេះ) ឬជ្រើសរើស (ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ សំណួរអំពីទម្រង់នៃការចូលជ្រើសរើសត្រូវបានដោះស្រាយ) ឬ មិនបានទទួលសម្រាប់ការផ្ទុកដ៏អស់កល្បជានិច្ច។ ទន្ទឹមនឹងនេះសារៈសំខាន់នៃសកម្មភាពរបស់អង្គការសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍឧស្សាហកម្មកន្លែងរបស់វានៅក្នុងប្រព័ន្ធនាយកដ្ឋានត្រូវបានគេយកមកពិចារណា។

នៅដំណាក់កាលនៃការពិនិត្យទាំងនេះ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដូចជាពេលវេលា និងទីកន្លែងនៃការបង្កើតឯកសារក៏អាចត្រូវបានអនុវត្តផងដែរ។ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យទាំងពីរនេះមានទំនាក់ទំនងគ្នាទៅវិញទៅមក។ នៅក្នុងសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័ននីមួយៗ មានរយៈពេលដ៏សំខាន់។ ទាំងនេះគឺជារយៈពេលនៃការរៀបចំ និងការរៀបចំឡើងវិញ (ជាមួយនឹងការផ្លាស់ប្តូរមុខងារ) ការអនុវត្តការងារពិសេស។ល។ ឯកសារសម្រាប់រយៈពេលនេះតម្រូវឱ្យមានការយកចិត្តទុកដាក់កាន់តែខ្លាំងឡើងក្នុងការវាយតម្លៃរបស់ពួកគេ ហើយឯកសារទាំងនោះជាច្រើនទៀតត្រូវបានជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ជាងឆ្នាំធម្មតា។ កន្លែងដែលប្រភពត្រូវបានបង្កើតឡើងក៏ដើរតួនាទីយ៉ាងសំខាន់ផងដែរ។

ដោយផ្អែកលើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃតម្លៃនៃព័ត៌មានដែលមាននៅក្នុងឯកសារ ឯកសារនៃស្ថាប័នទំនើបត្រូវបានបែងចែកជា 3 ក្រុម៖

ឯកសារឆ្លុះបញ្ចាំងពីសកម្មភាពសំខាន់ៗរបស់អង្គការ

·ជាមួយនឹងជីវិតធ្នើថេរ;

ការគាំទ្រ ប្រតិបត្តិការ ឯកសារយោងត្រូវបានរក្សាទុកជាបណ្តោះអាសន្ន;

ឯកសារបុគ្គលិក។ ក្រុមនេះអាចមានទាំងឯកសារសំខាន់ៗ និងឯកសារជំនួយ។ នៅពេលវាយតម្លៃក្រុមឯកសារនេះ មនុស្សម្នាក់គួរតែគិតគូរមិនត្រឹមតែតម្លៃនៃព័ត៌មានប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំងតម្លៃរបស់មនុស្សដែលឯកសារទាំងនេះទាក់ទងដោយផ្ទាល់ផងដែរ។ តាមក្បួនមួយអាយុកាលធ្នើគឺ 75 ឆ្នាំយោងទៅតាម EPC ។

លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃការធ្វើឡើងវិញនៃព័ត៌មានត្រូវបានប្រើប្រាស់យ៉ាងទូលំទូលាយក្នុងការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ ចាប់តាំងពី "ធម្មជាតិ" នៃរដ្ឋបាលសាធារណៈផ្តល់នូវបាតុភូតនៃភាពអាចធ្វើម្តងទៀតនៃព័ត៌មាននៅក្នុងឯកសារដែលកំពុងត្រូវបានបង្កើត។

ក្នុងន័យនេះ ប្រភេទ និងទម្រង់នៃការធ្វើឡើងវិញនៃព័ត៌មានឯកសារត្រូវបានយកមកពិចារណាដោយប្រៀបធៀបឯកសារជាប្រភពនៃព័ត៌មានបឋម និងបន្ទាប់បន្សំ។ ឯកសារដែលផ្អែកលើឯកសារថ្មីត្រូវបានបង្កើតឡើងគឺជាប្រភពនៃព័ត៌មានបឋម។

មានពីរប្រភេទនៃការធ្វើឡើងវិញនៃព័ត៌មាន ដែលនីមួយៗមានទម្រង់ផ្ទាល់ខ្លួនរបស់វា៖

ផ្លូវការ (នៅពេលមានការបន្តឡើងវិញនូវព័ត៌មានឯកសារក្នុងប្រភពបន្ទាប់បន្សំ) ដែលមានទម្រង់ដូចជា doublet, citation, summation;

វិភាគ-សំយោគ (នៅពេលដែលព័ត៌មានឯកសារនៃប្រភពចម្បងត្រូវបានបំលែងទៅជាប្រភពបន្ទាប់បន្សំនៃព័ត៌មាន) ដែលមានទម្រង់ដូចជា ទូទៅ ការសង្ខេប ការបង្ហាញ។

ជាទម្រង់នៃការធ្វើឡើងវិញនៃព័ត៌មាន ភាពខុសប្លែកគ្នាត្រូវបានសម្គាល់ ដែលអាចសំដៅទៅលើប្រភេទផ្លូវការ ឬការវិភាគ-សំយោគនៃភាពអាចធ្វើម្តងទៀតនៃព័ត៌មានឯកសារ។ វាទាំងអស់គឺអាស្រ័យលើកម្រិតនៃដំណើរការនៃជម្រើសឯកសារ។ នៅក្នុងការអនុវត្តនៃការពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារនិងនៅក្នុងករណីដាច់ដោយឡែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញទម្រង់បែបបទនៃព័ត៌មានដដែលៗត្រូវបានគេយកមកពិចារណា។

ទម្រង់ទូទៅបំផុតនៃព័ត៌មានដដែលៗគឺភាពស្ទួន។

ភាពខុសគ្នាច្បាស់លាស់គួរតែត្រូវបានធ្វើឡើងរវាងឯកសារស្ទួន (ឯកសារដែលផលិតឡើងវិញដោយប្រើឧបករណ៍ស្ទួន និងមានទម្រង់វិញ្ញាបនបត្រដូចគ្នានឹងឯកសារដើម) និងឯកសារចម្លង (ធ្វើនៅលើម៉ាស៊ីនអង្គុលីលេខ)។

ឯកសារ Doublet ជាក្បួននៅក្នុងមូលនិធិរបស់អង្គការត្រូវបានតំណាងដោយក្រឹត្យ សេចក្តីសម្រេច សារាចររបស់ស្ថាប័នជាន់ខ្ពស់ ដែលត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញថាជាច្បាប់ចម្លងនៅក្នុងការពិពណ៌នា។ នេះត្រូវបានពន្យល់ដោយការពិតដែលថាការចម្លងត្រូវបានចាត់ទុកថាជាការបង្ហាញនៃការចម្លង។

វាពិតជាមានភាពប្រាកដនិយមក្នុងការគិតគូរពីភាពខុសប្លែកគ្នានៅដំណាក់កាលនៃការងារការិយាល័យ ដោយផ្តល់នូវចំណូលចិត្ត នៅពេលបង្កើតជាករណីផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍ ចំពោះកំណែឯកសារទាំងនោះដែលមានភាពខុសគ្នានៃព័ត៌មានសំខាន់ៗ។

វាពិបាកជាងក្នុងការវាយតម្លៃឯកសារដែលព័ត៌មានត្រូវបានធ្វើម្តងទៀតក្នុងទម្រង់ និងបរិមាណផ្សេងៗគ្នា។

តួនាទីសំខាន់ក្នុងការប្រឡងក្នុងការងារការិយាល័យត្រូវបានលេងដោយលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃប្រភេទឯកសារ។ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនេះជួយសម្រួលយ៉ាងខ្លាំងក្នុងការតំរង់ទិសទៅកាន់ប្រភពដ៏មានតម្លៃ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ សូម្បីតែនៅក្នុងទម្រង់នៃឯកសារដូចជាការបញ្ជាទិញក៏ដោយ មុខងារសំខាន់ និងអនុវិទ្យាល័យរបស់ស្ថាប័នអាចឆ្លុះបញ្ចាំងបាន។ ជាងនេះទៅទៀត សូម្បីតែនៅក្នុងក្របខ័ណ្ឌនៃមុខងារសំខាន់ៗ បញ្ហាតូចតាចអាចត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំង។ ដូច្នេះលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃប្រភេទនៃឯកសារគួរតែត្រូវបានប្រើដោយរួមបញ្ចូលគ្នាជាមួយនឹងលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃតម្លៃនៃព័ត៌មាន (រក្សាទុកក្នុងចិត្តជាដំបូងនៃការទាំងអស់មាតិការបស់វា) ។

នៅក្នុងការងារការិយាល័យ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ភាពជឿជាក់ផ្នែកច្បាប់នៃឯកសារ និងវត្តមាននៃដំណោះស្រាយ និងកំណត់ចំណាំតែងតែត្រូវបានយកមកពិចារណា។ ជាងនេះទៅទៀត ដំណោះស្រាយ កំណត់ចំណាំអាចត្រូវបានគេពិចារណាក្នុងទិដ្ឋភាពពីរយ៉ាង៖ ទីមួយ ដើម្បីវាយតម្លៃខ្លឹមសាររបស់ពួកគេ ការផ្ទុកអត្ថន័យ និងទីពីរដើម្បីវាយតម្លៃភាពជាអ្នកនិពន្ធ ដូចដែលវាត្រូវបានគេពិចារណាពីមុន - ក្រាហ្វិកស្វ័យប្រវត្តិ។

លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនៃភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារគឺមានសារៈសំខាន់ព្រោះវាជាឯកសារដើមដែលត្រូវបានគេពេញចិត្តនៅពេលជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។ នៅពេលកំណត់ភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារ វត្តមាននៃក្បាលសំបុត្រ ត្រា ត្រា ហត្ថលេខា ជាដើម ត្រូវបានបង្កើតឡើង ដែលទាក់ទងដោយផ្ទាល់ទៅនឹងទម្រង់នៃការបញ្ជាក់ឯកសារ។

ប្រសិនបើឯកសារដើមមានសារៈសំខាន់ពិសេសសម្រាប់ប្រើប្រាស់ក្នុងបន្ទប់អាន ឬប្រសិនបើមានភាពមិនស្របគ្នាក្នុងអត្ថបទនៃឯកសារដើម និងច្បាប់ចម្លងនោះ ច្បាប់ចម្លង 1-2 ច្បាប់ចម្លងត្រូវទុកសម្រាប់រក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។ ច្បាប់ចម្លងនៃឯកសាររបស់ស្ថាប័នក្រោមបង្គាប់ក៏ត្រូវបានទុកចោលផងដែរ ក្នុងករណីដែលគ្មានការធានាថាឯកសារដើមនៃឯកសារទាំងនេះត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងមូលនិធិរបស់ស្ថាប័នក្រោមបង្គាប់។

លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យពីក្រុមនៃលក្ខណៈខាងក្រៅមិនត្រូវបានអនុវត្តពេញលេញទេនៅដំណាក់កាលពីរដំបូងចាប់តាំងពីឯកសារនៃស្ថាប័នទំនើបដែលជាក្បួនមានស្ថានភាពល្អហើយត្រូវបានរក្សាទុកយ៉ាងពេញលេញទោះបីជាពេលខ្លះវាចាំបាច់ដើម្បីពិចារណាលើស្ថានភាពរាងកាយក៏ដោយ។ នៃឯកសារ លក្ខណៈពិសេសនៃការបញ្ជូនអត្ថបទ។ល។

ឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួនឆ្លុះបញ្ចាំងមិនត្រឹមតែការពិតនៃការពិតប៉ុណ្ណោះទេប៉ុន្តែថែមទាំងអាកប្បកិរិយារបស់អ្នកនិពន្ធចំពោះពួកគេផងដែរ អាស្រ័យលើឋានៈសង្គម បទពិសោធន៍ជីវិតបង្គរ និងជាក់លាក់នៃការយល់ឃើញអារម្មណ៍នៃពិភពលោក។ ព្រឹត្តិការណ៍ប្រវត្តិសាស្ត្រលេចឡើងនៅចំពោះមុខយើងនៅក្នុងពន្លឺនៃអាកប្បកិរិយាផ្ទាល់ខ្លួនរបស់គាត់ចំពោះពួកគេ។ ជាលទ្ធផលការឆ្លុះបញ្ចាំងពីពិភពខាងក្រៅនៅក្នុងឯកសារនៃបណ្ណសារផ្ទាល់ខ្លួនដោយមិនបាត់បង់អត្ថន័យគោលបំណងរបស់វាទទួលបានតួអក្សរប្រធានបទ។

បច្ចុប្បន្ននេះសម្រាប់ការជ្រើសរើសឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួនសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ពួកគេប្រើប្រព័ន្ធនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយផ្អែកលើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យទូទៅ។

ដោយគិតពីភាពជាក់លាក់នៃឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួន លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួនត្រូវបានបែងចែកជាពីរក្រុម៖

1) លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់តម្លៃនៃមូលនិធិនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួន;

2) លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់តម្លៃនៃឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួន

ក្រុមនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់តម្លៃនៃមូលនិធិនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួនរួមមានលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដូចខាងក្រោមៈ

តម្លៃនៃសកម្មភាពច្នៃប្រឌិត និងសង្គមរបស់អ្នកបង្កើតមូលនិធិ;

ប្រវត្តិនៃមូលនិធិនិងសមាសភាពរបស់វា;

ទំនាក់ទំនងនៃមូលនិធិជាមួយសំណុំឯកសារផ្សេងទៀត (ឧទាហរណ៍ ឯកសាររបស់អ្នកស្គាល់តិចតួចអាចមានតម្លៃទាក់ទងនឹងឯកសារដែលមានរួចហើយនៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋ ពួកគេអាចបញ្ជាក់ និងបំពេញបន្ថែម)។

ក្រុមនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់តម្លៃនៃឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួនរួមមាន:

សារៈសំខាន់នៃសកម្មភាពច្នៃប្រឌិត និងសង្គមរបស់អ្នកនិពន្ធឯកសារ;

ពេលវេលានិងទីកន្លែងនៃការបង្កើតឯកសារ;

សារៈសំខាន់នៃខ្លឹមសារនៃឯកសារ តម្លៃព័ត៌មាន សិល្បៈ និងវិទ្យាសាស្ត្ររបស់វា។

សញ្ញាខាងក្រៅនៃឯកសារ (សុវត្ថិភាព, សញ្ញាប័ត្រស្វ័យប្រវត្តិ, វត្តមាននៃសញ្ញា។ ល។ );

អន្តរកម្មជាមួយឯកសារផ្សេងទៀត (អាចជាលក្ខណៈនៃព័ត៌មានដដែលៗ)។

ដូច្នេះ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យចម្បងសម្រាប់ការវាយតម្លៃឯកសារគឺនៅលើទាំងមូល ប្រព័ន្ធដែលបានបង្កើតឡើង និងសាកល្បង ប៉ុន្តែការបកស្រាយរបស់ពួកគេកំពុងផ្លាស់ប្តូរតាមវិធីជាក់លាក់មួយ។ ដូច្នេះនៅពេលធ្វើការពិនិត្យបែបប្រពៃណីអំពីតម្លៃនៃឯកសាររបស់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល សំណុំនៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យ (តម្លៃនៃព័ត៌មានដែលមាន ការធ្វើដដែលៗរបស់វានៅក្នុងឯកសារផ្សេងទៀត ប្រភេទឯកសារ។ល។) ត្រូវបានបកស្រាយតាមសរសៃនៃ ធ្វើការជាមួយឯកសារនៃរចនាសម្ព័ន្ធមិនមែនរដ្ឋាភិបាល ហើយមានគោលបំណងកំណត់ភាពប្លែក ភាពពិសេស ឬលក្ខណៈធម្មតា ភាពអាចធ្វើម្តងទៀតនៃឯកសារក្នុងលក្ខខណ្ឌនៃប្រភពដើម ខ្លឹមសារ លក្ខណៈខាងក្រៅ។

1.3 ប្រព័ន្ធនៃសៀវភៅណែនាំអំពីបទដ្ឋាន និងវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ការជ្រើសរើសឯកសារ

ការអនុវត្តជោគជ័យនៃវិធីផ្សេងៗនៃការដោះស្រាយបញ្ហានៃការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ ដូចដែលអ្នកបានដឹងហើយថាត្រូវបានសម្របសម្រួលដោយការគាំទ្រផ្នែកបទដ្ឋាន និងវិធីសាស្រ្តនៃបញ្ហាទាំងអស់នៃការងារ៖ នាមវលីនៃករណី ស្តង់ដារ បញ្ជីនាយកដ្ឋាន។ ទាំងនៅក្នុងអត្ថបទនៃបញ្ជី និងនៅក្នុងចំណងជើងនៃនាមត្រកូលនៃករណី សារៈសំខាន់នៃលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដែលត្រូវបានពិចារណាត្រូវបានតាមដាន ដោយគិតគូរអំពីលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ។

តួនាទីឈានមុខគេក្នុងដំណើរការបង្កើតលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានលេងដោយបញ្ជីរដែលជា "គន្លឹះ" នៃការបង្កើតគំរូដើមនៃមូលនិធិបណ្ណសាររបស់ប្រទេស។

បញ្ជីឯកសារគឺជាបញ្ជីឯកសារដែលមានលក្ខណៈជាប្រព័ន្ធនៃស្ថាប័ន អង្គការ និងសហគ្រាសដែលមានការណែនាំអំពីបទប្បញ្ញត្តិស្តីពីលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ ឬនៅលើសមាសភាពនៃឯកសារដែលត្រូវរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។

ចូរយើងពិចារណាដោយសង្ខេបអំពីប្រវត្តិនៃអត្ថប្រយោជន៍បទដ្ឋានទាំងនេះ។

បញ្ជីដំបូង ក៏ដូចជាបណ្ណសារប្រវត្តិសាស្ត្រ គឺជាផ្នែក។ នាយកដ្ឋានបានចាប់ផ្តើមបង្កើតច្បាប់សម្រាប់ការរក្សាទុកនិងការបំផ្លិចបំផ្លាញនៃ "ករណីដែលបានសម្រេចចិត្ត" នៅពាក់កណ្តាលសតវត្សទី 19 នៅពេលដែល "បរិវេណនៃការិយាល័យនៃស្ថាប័នដែលមានស្រាប់គឺពោរពេញដោយឯកសារអាជីវកម្មនៅសម័យថ្មីដែលវាពិបាកសម្រាប់ស្មៀន។ មន្ត្រីដើម្បីទទួលភ្ញៀវ និងផ្លាស់ប្តូរការងារការិយាល័យដែលហួសសម័យទៅបន្ទប់ក្រោមដីទំនេរ បន្ទប់ក្រោមដី ប៉ម រោងជាង គឺមិនអាចទៅរួចនោះទេ ពីព្រោះអគារបែបនេះខ្វះខាតរួចហើយ។

នាយកដ្ឋានទាំងអស់បានបែងចែកឯកសាររបស់ខ្លួនជាបីប្រភេទ៖ ករណីមិនទុកជាកម្មវត្ថុ សំណុំរឿងបណ្តោះអាសន្ន និងករណីរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។ គុណវិបត្តិចម្បងនៃបញ្ជីនាយកដ្ឋាននៃសតវត្សទី 19 គឺភាពមិនស៊ីសង្វាក់គ្នាពេញលេញ និងអាជ្ញាកណ្តាលនៃនាយកដ្ឋានក្នុងការចាត់តាំងករណីទៅប្រភេទណាមួយ - នៅក្នុងក្រសួងផ្សេងៗគ្នា ជោគវាសនានៃប្រភេទដូចគ្នានៃករណីជួនកាលត្រូវបានសម្រេចផ្ទុយគ្នា។

បន្ទាប់ពីបដិវត្តន៍ខែតុលា ការប៉ុនប៉ងត្រូវបានធ្វើឡើងដើម្បីស្វែងរកលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យឯកសណ្ឋានសម្រាប់ការវាយតម្លៃឯកសារ។

នៅឆ្នាំ 1925 មានបញ្ជីសម្ភារៈដែលត្រូវរក្សាទុកឬមិនរក្សាទុករួចហើយ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ វាវែងពេក ហើយមិនសមស្របនឹងច្បាប់មួយផ្នែក។ បន្ទាប់មកតម្រូវការមួយត្រូវបានធ្វើឡើងសម្រាប់ការរៀបចំបញ្ជីពិសេស (បញ្ជី) ដែលបង្ហាញពីប្រភេទនៃករណីនៃការរក្សាទុកបណ្តោះអាសន្ន អចិន្ត្រៃយ៍ និងអ្នកដែលមិនស្ថិតនៅក្រោមការរក្សាទុកដោយនាយកដ្ឋាន និងស្ថាប័ននីមួយៗ (បទប្បញ្ញត្តិ "ស្តីពីការប្រគល់សម្ភារៈបណ្ណសារទៅបណ្ណសារកណ្តាលនៃ RSFSR និងនីតិវិធីសម្រាប់ការជ្រើសរើសរបស់ពួកគេសម្រាប់ការរក្សាទុក និងការបំផ្លាញ”)។ បទប្បញ្ញត្តិនៃគណៈកម្មាធិការប្រតិបត្តិកណ្តាលនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីទាំងអស់និងក្រុមប្រឹក្សាប្រជាជននៃ RSFSR ចុះថ្ងៃទី 29 ខែមករាឆ្នាំ 1929 "ស្តីពីការគ្រប់គ្រងបណ្ណសារនៃ RSFSR" បានតម្រូវឱ្យស្ថាប័នសហគ្រាសនិងអង្គការទាំងអស់ចាប់ផ្តើមចងក្រងបញ្ជីករណីដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការ ការផ្ទុករបស់ពួកគេ។ បញ្ជីអាចត្រូវបានចងក្រងដោយស្ថាប័នគ្រប់គ្រងកណ្តាល (គណៈកម្មាការប្រជាជន) សម្រាប់ស្ថាប័នទាំងអស់ (រួមទាំងមូលដ្ឋាន) ដែលរួមបញ្ចូលនៅក្នុងប្រព័ន្ធនៃស្ថាប័ននេះ។

យុទ្ធនាការក្រដាសសំរាមដែលបានចាប់ផ្តើមទាក់ទងនឹងវិបត្តិក្រដាសនៅចុងទសវត្សរ៍ឆ្នាំ 1920 បានរារាំងការអនុវត្តក្រឹត្យនេះ។ ការងារលើការបង្កើតបញ្ជីនាយកដ្ឋានបានចាប់ផ្តើមនៅពាក់កណ្តាលទីពីរនៃទសវត្សរ៍ឆ្នាំ 1930 ។ នៅទសវត្សរ៍ឆ្នាំ 1930 និង 40 បញ្ជីនាយកដ្ឋានជាង 80 ត្រូវបានបោះពុម្ពផ្សាយ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ ពួកគេមានភាពល្អប្រសើរជាងអ្នកកាន់តំណែងមុននៅសតវត្សទី 19 បន្តិច។ ភាពខុសគ្នានៅក្នុងលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកសម្ភារៈដូចគ្នានៃនាយកដ្ឋានផ្សេងៗគ្នាមិនអាចយកឈ្នះបានទេ។ គំនិតនៃការបង្កើតបញ្ជីស្តង់ដារសម្រាប់ឯកសារនៃនាយកដ្ឋានទាំងអស់មានតាំងពីឆ្នាំ 1929 ។ ដំណាក់កាលសំខាន់ៗក្នុងការអភិវឌ្ឍន៍បញ្ជីស្តង់ដារនៃឯកសារត្រូវបានបង្ហាញក្នុងតារាងខាងក្រោម៖

1929 "បញ្ជីឯកសារឯកសារនៃគណនេយ្យរូបិយវត្ថុនៃសារៈសំខាន់បន្ទាប់បន្សំ"

ឆ្នាំ 1938 "បញ្ជីសម្ភារៈនៃរបាយការណ៍រូបិយវត្ថុ និងសម្ភារៈនៃសារៈសំខាន់បន្ទាប់បន្សំ និងសម្ភារៈនៃធម្មជាតិ stencil ដ៏ធំមួយដែលត្រូវបែងចែកដោយគ្មានការយល់ព្រមពីអាជ្ញាធរបណ្ណសារ"

1943 "បញ្ជីឯកសារឯកសារធម្មតាដែលបង្កើតក្នុងសកម្មភាពរបស់គណៈកម្មាធិការប្រជាជន និងស្ថាប័ន អង្គការ និងសហគ្រាសដទៃទៀត។ សហភាពសូវៀតបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការរក្សាទុកសម្ភារៈ "

ឆ្នាំ 1955 "បញ្ជីប្រហាក់ប្រហែលនៃឯកសារស្តង់ដារដែលបានរក្សាទុកនៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋរបស់ស្រុក (ទីក្រុង) និងត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័នស្រុក ទីក្រុង ទីប្រជុំជន និងជនបទ សហគ្រាស និងអង្គការនានានៃសហភាពសូវៀត ដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការរក្សាទុកសម្ភារៈ"

1956 "បញ្ជីចង្អុលបង្ហាញនៃឯកសារបច្ចេកទេសដែលមានការចង្អុលបង្ហាញអំពីរយៈពេលនិងកន្លែងផ្ទុក"

ឆ្នាំ 1957 "បញ្ជីឯកសារឯកសារធម្មតាដែលបានបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់ក្រសួង ស្ថាប័នផ្សេងៗ អង្គការ និងសហគ្រាស ដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការរក្សាទុកសម្ភារៈ"

ឆ្នាំ ១៩៦៥-៦៩

4 បញ្ហានៃ "បញ្ជីឯកសារឯកសារដែលត្រូវទទួលយកទៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋនៃសហភាពសូវៀត"៖

កិច្ចការ។ 2. សំណួរនៃសេដ្ឋកិច្ចជាតិ

កិច្ចការ។ ៣.បញ្ហាអប់រំសាធារណៈ ការថែទាំសុខភាព សន្តិសុខសង្គម ពាណិជ្ជកម្ម និងសេវាសាធារណៈ

កិច្ចការ។ 4. បញ្ហាវប្បធម៌

1973 រួមបញ្ចូលគ្នា "បញ្ជីឯកសារដែលត្រូវទទួលយកទៅក្នុងបណ្ណសាររដ្ឋនៃសហភាពសូវៀត"

1989 "បញ្ជីឯកសារស្តង់ដារដែលបានបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់គណៈកម្មាធិការរដ្ឋ ក្រសួង មន្ទីរ និងស្ថាប័នផ្សេងៗ អង្គការ សហគ្រាស ដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក។"

បញ្ជីគំរូបានបម្រើជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍបញ្ជីនាយកដ្ឋាន។ នៅឆ្នាំ 1991 បញ្ជីនាយកដ្ឋានប្រហែល 60 ត្រូវបានប្រើប្រាស់នៅក្នុងអង្គការ និងសហគ្រាស ដែលបង្កើតជាប្រព័ន្ធនៃសៀវភៅណែនាំអំពីបទដ្ឋាន និងវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ពិនិត្យមើលតម្លៃនៃឯកសារនៅគ្រប់សាខានៃការគ្រប់គ្រង។

នៅទសវត្សរ៍ឆ្នាំ 1990 ប្រព័ន្ធបញ្ជីដែលមានស្រាប់បានអនុវត្តមុខងាររបស់ខ្លួនយ៉ាងពេញលេញសម្រាប់អង្គការរដ្ឋ។

ប៉ុន្តែរួចទៅហើយចាប់ពីដើមទសវត្សរ៍ទី 90 នៅពេលដែលមូលដ្ឋាននយោបាយ និងសេដ្ឋកិច្ចរបស់ប្រទេសបានផ្លាស់ប្តូរ ហើយទាក់ទងនឹងបញ្ហានេះ អង្គការនៃទម្រង់នៃភាពជាម្ចាស់ផ្សេងទៀតបានលេចឡើង ទិដ្ឋភាពថ្មីត្រូវបានណែនាំដោយធម្មជាតិទៅក្នុងប្រព័ន្ធនៃសៀវភៅណែនាំនិយតកម្ម និងវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ការជ្រើសរើសឯកសារ។ . ក្នុងកម្រិតធំជាងនេះ ពួកគេបានប៉ះលើបញ្ជី។

ដូច្នេះបញ្ជីសម្រាប់អង្គការពាណិជ្ជកម្មមិនមែនរដ្ឋ - សៀវភៅណែនាំយោង "ឯកសារគ្រប់គ្រងនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់អង្គការពាណិជ្ជកម្មមិនមែនរដ្ឋ (ភាពជាដៃគូសេដ្ឋកិច្ចនិងសង្គមសហករណ៍ផលិតកម្ម)" - គឺទាន់ពេលវេលាណាស់។ សៀវភៅណែនាំនេះអាចត្រូវបានកំណត់គុណលក្ខណៈប្រព័ន្ធនៃបញ្ជី ព្រោះវាជាចម្បងរួមបញ្ចូលនូវបញ្ជីចង្អុលបង្ហាញនៃឯកសារគ្រប់គ្រងនៃអង្គការពាណិជ្ជកម្មមិនមែនរដ្ឋាភិបាល។ ដោយសារវាត្រូវបានចេញជាទម្រង់ប្រពៃណី និងអេឡិចត្រូនិក វាមានកម្មវិធីមួយនៅលើថាសសម្រាប់មើលបញ្ជីគំរូ និងជ្រើសរើសអត្ថបទដើម្បីបង្កើតបញ្ជីឯកសារគ្រប់គ្រងផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នក។

នេះគឺជាបញ្ជីប្រភេទថ្មី ដែលក្រុមនៃឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្នត្រូវបានផ្តល់ឱ្យ ប៉ុន្តែក្រោយមកទៀតមិនត្រូវបានបែងចែកដោយលក្ខខណ្ឌនោះទេ ប៉ុន្តែត្រូវបានកំណត់ថាគ្រាន់តែជា "ការអូសទាញ" ទៅនឹងរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ក្នុងចំណោមនោះ មិនមានឯកសារណាដែល ច្បាស់ណាស់ថាមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នមួយ ឬមួយផ្សេងទៀត។

បញ្ជីនៃប្រភេទឯកសារគ្រប់គ្រងធម្មតារបស់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាលត្រូវបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងអនុសាសន៍វិធីសាស្រ្ត "ការជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុករដ្ឋនៃឯកសារគ្រប់គ្រងដែលបានបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល (សេដ្ឋកិច្ច - រចនាសម្ព័ន្ធសេដ្ឋកិច្ចថ្មី)" ។

សៀវភៅណែនាំដែលរៀបចំសម្រាប់ការជ្រើសរើសឯកសាររបស់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាលត្រូវបានបង្កើតឡើងតាមមុខងារធម្មតា (យោងតាមគ្រោងការណ៍ផលិតកម្ម និងតាមវិស័យ) ពោលគឺ៖

ការរៀបចំ និងរដ្ឋបាល ការគ្រប់គ្រង ការគាំទ្រផ្នែកច្បាប់នៃការគ្រប់គ្រង ការគាំទ្រឯកសារនៃការគ្រប់គ្រង និងការរៀបចំនៃការរក្សាទុកឯកសារ;

· ការព្យាករណ៍សេដ្ឋកិច្ច ការធ្វើផែនការបច្ចុប្បន្ន ការកំណត់តម្លៃ ហិរញ្ញវត្ថុ គណនេយ្យ និងរបាយការណ៍។

ការរៀបចំទំនាក់ទំនងសេដ្ឋកិច្ច សកម្មភាពប្រតិបត្តិការ និងពាណិជ្ជកម្ម សេវាព័ត៌មាន និងទីផ្សារ។

ការងារ អង្គការ និងបទប្បញ្ញត្តិ ការទូទាត់ និងការការពារការងារ ធ្វើការជាមួយបុគ្គលិក;

· ការផ្គត់ផ្គង់សម្ភារៈ និងបច្ចេកទេស សេវារដ្ឋបាល និងសេដ្ឋកិច្ច។

សង្គម លំនៅដ្ឋាន សកម្មភាពរបស់អង្គការសាធារណៈ។

សមាសភាពប្រភេទសត្វនៃឯកសារផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍សម្រាប់មុខងារដែលបានបញ្ជាក់គឺមានលក្ខណៈដូចគ្នាជាមូលដ្ឋាននៅក្នុងបញ្ជីដែលកំពុងពិចារណា។ បើប្រៀបធៀបជាមួយបញ្ជីឯកសារស្តង់ដារ (១៩៨៩) ក្រុមឯកសារនៃសមាជ និង កិច្ចប្រជុំទូទៅស្ថាបនិក ម្ចាស់ភាគហ៊ុន និងម្ចាស់ភាគហ៊ុន ដើម្បីធ្វើការជាមួយភាគហ៊ុន អំពី កម្មសិទ្ធិប្រភាគល។

នៅក្នុងបញ្ជីសម្រាប់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល ការយកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេសគឺផ្តោតលើឯកសារដែលមានព័ត៌មានអំពី "អាថ៌កំបាំងពាណិជ្ជកម្ម"។ នៅក្នុងបញ្ជីដែលបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងសៀវភៅណែនាំ "ឯកសារគ្រប់គ្រងនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ... " វាត្រូវបានស្នើឱ្យទុកសម្រាប់ផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍នូវសំណុំព័ត៌មានដែលបង្កើតជា "សម្ងាត់ពាណិជ្ជកម្ម" របស់អង្គការ។

នៅក្នុងអនុសាសន៍វិធីសាស្រ្ត "ការជ្រើសរើសសម្រាប់ការរក្សាទុករដ្ឋនៃឯកសារគ្រប់គ្រង ... " ជួរពេញលេញបន្ថែមទៀតត្រូវបានផ្តល់ឱ្យជាមួយនឹងការវិភាគអំពីលក្ខណៈនៃរូបរាងនិងវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ការជ្រើសរើសឯកសារដែលបិទដោយអង្គការសម្រាប់ "អាថ៌កំបាំងពាណិជ្ជកម្ម" ។

ប៉ុន្តែក្នុងករណីណាក៏ដោយ នៅពេលជ្រើសរើសឯកសារដែលមានព័ត៌មានប្រភេទនេះ ចាំបាច់ត្រូវសម្របសម្រួលសកម្មភាពរបស់ពួកគេជាមួយនឹងបញ្ជីព័ត៌មានរបស់រដ្ឋាភិបាល ដែលមិនអាចបង្កើតជា "សម្ងាត់ពាណិជ្ជកម្ម" បានទេ។

ដូច្នេះ បញ្ជីពីរចុងក្រោយដែលត្រូវបានពិចារណាអាចចាត់ទុកថាជាការបន្ថែមដ៏សំខាន់មួយទៅក្នុងបញ្ជីឯកសារស្តង់ដារ (1989) ដែលធ្វើឱ្យវាអាចជ្រើសរើសឯកសាររបស់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាលសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។

ហេតុដូច្នេះហើយនៅក្នុងប្រព័ន្ធនៃបញ្ជីដែលមាននៅក្នុងពាក់កណ្តាលទីពីរនៃទសវត្សរ៍ទី 90 នៃសតវត្សទី 20 តំណភ្ជាប់មួយត្រូវបានលុបចោល - ធានានូវការបង្កើតរយៈពេលជាក់លាក់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងអង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល។

នៅឆ្នាំ 2000 បញ្ជីស្ដង់ដារថ្មីមួយត្រូវបានចេញផ្សាយ៖ "បញ្ជីឯកសារគ្រប់គ្រងស្ដង់ដារដែលបានបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់អង្គការដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក" ដែលជាការបន្តឡូជីខលនៃបញ្ជីស្តង់ដារនៃឯកសារឆ្នាំ 1989 ។

តើទំនាក់ទំនងរវាងបញ្ជីទាំងពីរនេះជាអ្វី?

ទីមួយ ចាប់តាំងពីការបោះពុម្ពបញ្ជីស្តង់ដារថ្មី មានតែផ្នែកដំបូងនៃបញ្ជីស្តង់ដារឆ្នាំ 1989 ប៉ុណ្ណោះដែលមិនមានសុពលភាពទៀតទេ។

ទីពីរ បញ្ជីស្ដង់ដារថ្មីពង្រីកឥទ្ធិពលរបស់វាចំពោះឯកសារដែលចាប់ផ្តើមពីឆ្នាំ 1995 និងដើម្បីបង្កើតរយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ឯកសារដែលបានបង្កើតក្នុងទសវត្សរ៍ទី 80-90 ។ (រហូតដល់ឆ្នាំ 1995) បញ្ជីគំរូឆ្នាំ 1989 ត្រូវតែបន្តប្រើប្រាស់។

ទីបី ផ្នែកទីពីរនៃបញ្ជីស្តង់ដារឆ្នាំ 1989 នៅតែមានសុពលភាព ដែលត្រូវតែប្រើនៅពេលកំណត់រយៈពេលរក្សាទុកឯកសារដោយឧស្សាហកម្ម និងផ្នែកជាក់លាក់នៃសកម្មភាពរបស់អង្គការ ឧទាហរណ៍៖ ការរចនា បច្ចេកវិទ្យា ការរចនា ការស្រាវជ្រាវ និងឯកសារស្រដៀងគ្នាផ្សេងទៀត។

ចូរយើងផ្តោតលើចំណុចសំខាន់ លក្ខណៈពិសេសលេចធ្លោបញ្ជីឯកសារគ្រប់គ្រងស្តង់ដារ (M., 2000) ដែលត្រូវបានកំណត់យ៉ាងលម្អិតគ្រប់គ្រាន់នៅក្នុងការណែនាំសម្រាប់ការប្រើប្រាស់បញ្ជីនេះ។

ឈ្មោះនៃបញ្ជីស្តង់ដារថ្មីបង្ហាញថាវារួមបញ្ចូលឯកសារនៃប្រភេទដូចគ្នាដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងអង្គការ ដោយមិនគិតពីគោលបំណង កម្រិត និងទំហំនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ និងសូម្បីតែទម្រង់នៃភាពជាម្ចាស់ ពោលគឺឧ។ ឥទ្ធិពលនៃបញ្ជីស្តង់ដារថ្មីក៏អនុវត្តចំពោះឯកសាររបស់អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាលផងដែរ។

បញ្ជីស្ដង់ដារថ្មីគឺត្រូវការជាមគ្គុទ្ទេសក៍បទបញ្ញត្តិចម្បង ជាចម្បងក្នុងការរៀបចំបញ្ជីឈ្មោះករណី និងការបង្កើតសំណុំរឿងក្នុងការងារការិយាល័យ ក៏ដូចជាក្នុងការកំណត់រយៈពេលផ្ទុក និងជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ (អស់កល្បជានិច្ច)។

ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយមានការច្នៃប្រឌិតមួយនៅក្នុងការសាងសង់ផ្នែកសំខាន់នៃបញ្ជី។ ដូច្នេះ សម្រាប់រយៈពេលនៃការផ្ទុកនៅក្នុងបញ្ជីស្តង់ដារថ្មី មានតែជួរឈរមួយប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវបានបែងចែក។ ប៉ុន្តែស្ថាប័នទាំងអស់ប្រើបញ្ជី៖ ប្រភព និងមិនមែនប្រភពនៃបុគ្គលិក។

ស្ថាប័ន - ប្រភពនៃការជ្រើសរើសបុគ្គលិក (ឬប្រភពសក្តានុពលនៃការជ្រើសរើសបុគ្គលិក - អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល) ដោយគ្មានការផ្លាស់ប្តូរ ប្រើរយៈពេលរក្សាទុកដែលបានបញ្ជាក់នៅក្នុងជួរឈរ "រយៈពេលរក្សាទុកឯកសារ"។

រដ្ឋឬ ស្ថាប័នក្រុងដែលមិនមែនជាប្រភពនៃការជ្រើសរើស ជំនួសឱ្យរយៈពេលផ្ទុក "ជាអចិន្ត្រៃយ៍" ប្រើរយៈពេលផ្ទុក "10 ឆ្នាំ" ពោលគឺឧ។ ខ្លួនគេបំប្លែងរយៈពេលរក្សាទុកដែលបានបញ្ជាក់។

ជាងនេះទៅទៀត ក្នុងករណីនេះ ស្ថាប័នមិនមែនរដ្ឋាភិបាលត្រូវបានផ្តល់អនុសាសន៍ឱ្យរក្សាទុកឯកសារយ៉ាងហោចណាស់ 10 ឆ្នាំ។ រយៈពេលបន្ថែមទៀតនៃការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានកំណត់ដោយអង្គការស្របតាមច្បាប់បច្ចុប្បន្ននិងតម្រូវការសម្រាប់ការប្រើប្រាស់ជាក់ស្តែងនៃឯកសារ។

ប៉ុន្តែច្បាប់នេះមិនអនុវត្តចំពោះឯកសារទាំងអស់ទេ។

មានសំណុំឯកសារទាំងមូលដែលត្រូវការរក្សាទុកនៅក្នុងអង្គការទាំងអស់ដែលមិនមែនជាប្រភពនៃការជ្រើសរើស - រដ្ឋ ក្រុង និងមិនមែនរដ្ឋ - រហូតដល់ពួកគេត្រូវបានរំលាយ។ ទាំងនេះគឺជាឯកសារដូចជា បទបញ្ជាសម្រាប់សកម្មភាពស្នូល សន្លឹកឆ្នោត ធម្មនុញ្ញ និងបទប្បញ្ញត្តិ ឯកសារធាតុផ្សំ និងឯកសារចុះឈ្មោះ ក៏ដូចជាឯកសារផ្សេងទៀតនៃនិយតកម្ម ច្បាប់ ទ្រព្យសម្បត្តិ និងសេដ្ឋកិច្ច។

ការយកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេសគួរតែត្រូវបានបង់ចំពោះការផ្លាស់ប្តូរ (និងការផ្លាស់ប្តូរដ៏សំខាន់) នៅក្នុងលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាឯកសារស្តីពីបុគ្គលិកនៅក្នុងស្ថាប័ននៃគ្រប់ទម្រង់នៃភាពជាម្ចាស់។

នៅក្នុងបញ្ជីស្តង់ដារថ្មី រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន និងឯកសារភាគច្រើនលើបុគ្គលិកត្រូវបានកំណត់ថាជា 75 ឆ្នាំនៃ EPC ។ គួរ​រំលឹក​ថា​ក្នុង​ប្រទេស​មាន​កាលបរិច្ឆេទ​ហាម​ឃាត់​គឺ​ឆ្នាំ​១៩៤៥។ នេះមានន័យថាឯកសារដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងមុនរយៈពេលនេះមិនអាចបំផ្លាញចោលដោយគ្មានការយល់ព្រមពី EPC ហើយសម្រាប់ឯកសារក្នុងស្រុកដែលត្រូវបានពន្យារពេលមុនឆ្នាំ 1945 រយៈពេលនៃការផ្ទុក "អចិន្រ្តៃយ៍" ត្រូវបានកំណត់ជាក់ស្តែង។

វាចាំបាច់ក្នុងការយកចិត្តទុកដាក់លើសញ្ញាសម្គាល់ EPC នៅជាប់នឹង រយៈពេលជាក់លាក់ការផ្ទុក ដែលមានន័យថាឯកសារដែលបានបញ្ជាក់នៅក្នុងអង្គការប្រភេទរដ្ឋអាចមានរយៈពេលផ្ទុក "អចិន្ត្រៃយ៍" ដែលត្រូវបានសម្រេចចិត្តបន្ទាប់ពីសិក្សាវា ហើយដោយមានការយល់ព្រមជាមួយអ្នកជំនាញ និងគណៈកម្មការផ្ទៀងផ្ទាត់នៃបណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុង។

នៅក្នុងអង្គការនៃប្រភេទមិនមែនរដ្ឋ សញ្ញាសម្គាល់គឺត្រឹមត្រូវលុះត្រាតែអង្គការនេះបានចុះកិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយស្ថាប័នបណ្ណសារសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារ។ ប្រសិនបើអង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល "មិនមានទំនាក់ទំនង" ជាមួយស្ថាប័នបណ្ណសារទេនោះបញ្ហានៃរយៈពេលផ្ទុកឯកសារបែបនេះ (រយៈពេលផ្ទុកដែលត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងបញ្ជីជាមួយនឹងសញ្ញា EPC) ត្រូវបានសម្រេចដោយគណៈកម្មការជំនាញ ( EC) នៃអង្គការខ្លួនឯង។

ក្នុងឆ្នាំ 2000 "បញ្ជីសូចនាករនៃឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងសកម្មភាពនៃស្ថាប័នឥណទាន ជាមួយនឹងការចង្អុលបង្ហាញអំពីរយៈពេលរក្សាទុក" ត្រូវបានបោះពុម្ពផ្សាយ។ វារួមបញ្ចូលទាំងឯកសារស្តីពីបញ្ហាស្ថាប័ននៃការគ្រប់គ្រង ការព្យាករណ៍សេដ្ឋកិច្ច និងការផ្តល់ប្រាក់កម្ចី ប្រតិបត្តិការសាច់ប្រាក់ និងការប្រមូល។ ប្រតិបត្តិការជាមួយមូលបត្រ និងសកម្មភាពសេដ្ឋកិច្ចបរទេស គណនេយ្យ និងរបាយការណ៍ ស្វ័យប្រវត្តិកម្មធនាគារ និងផ្សេងៗទៀត។

បញ្ជីនេះមានគោលបំណងសម្រួលដល់ការរៀបចំឯកសារក្នុងការងារការិយាល័យ ធានាសុវត្ថិភាព ការជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ (អស់កល្បជានិច្ច) បង្កើតរយៈពេលជាក់លាក់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ ក៏ដូចជាការការពារផលប្រយោជន៍ស្របច្បាប់របស់ម្ចាស់បំណុល អ្នកដាក់ប្រាក់បញ្ញើ អតិថិជននៃស្ថាប័នឥណទាន។

វាគួរតែត្រូវបានកត់សម្គាល់ជាពិសេសថាការប្រើប្រាស់បញ្ជីនេះគឺចាំបាច់សម្រាប់ស្ថាប័នឥណទានដែលបានចុះកិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយស្ថាប័នបណ្ណសារនៃប្រព័ន្ធសេវាបណ្ណសារសហព័ន្ធ។

រចនាសម្ព័ន្ធនៃបញ្ជីគំរូគឺមានភាពខុសប្លែកគ្នាខ្លះពីរចនាសម្ព័ន្ធនៃបញ្ជីឯកសារគ្រប់គ្រងស្តង់ដារទាក់ទងនឹងចំនួនជួរឈរសម្រាប់រយៈពេលផ្ទុក។ នៅក្នុងបញ្ជីប្រហាក់ប្រហែល រយៈពេលរក្សាទុកត្រូវបានបែងចែកជាពីរជួរ៖ ជួរទី 3 ផ្តល់រយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ស្ថាប័នឥណទានខ្លួនឯង ជួរទី 4 - សម្រាប់សាខា ការិយាល័យតំណាង និងស្ថាប័ននៃប្រព័ន្ធឥណទានដែលមិនមែនជានីតិបុគ្គលឯករាជ្យ។ ដោយអនុលោមតាមក្រមរដ្ឋប្បវេណីនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី (ម៉ោង 1 មាត្រា 55) ហើយដូច្នេះមិនអាចជាប្រភពនៃការជ្រើសរើសបុគ្គលិកបានទេ។

ឯកសារនៃរយៈពេលរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍នៃសាខាបែបនេះ ការិយាល័យតំណាងគួរតែត្រូវបានផ្ទេរទៅមូលនិធិបណ្ណសារខ្លួនឯង ស្ថាប័នឥណទាន. ករណីលើកលែងគឺអាចធ្វើទៅបានតែក្នុងករណីដែលសាខា ឬការិយាល័យតំណាងស្ថិតនៅចម្ងាយភូមិសាស្ត្រគ្រប់គ្រាន់។ ក្នុងករណីនេះ ដើម្បីផ្ទេរឯកសាររបស់ពួកគេដោយឯករាជ្យទៅបណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុង ស្ថាប័នឥណទានខ្លួនឯងត្រូវតែបញ្ចប់កិច្ចព្រមព្រៀងជាមួយស្ថាប័នបណ្ណសារនៃសេវាបណ្ណសារសហព័ន្ធ។ នៅក្នុងដំណើរការនៃការអនុវត្តបញ្ជីចង្អុលបង្ហាញសម្រាប់ឯកសារស្តីពីបុគ្គលិក ចាំបាច់ត្រូវយកចិត្តទុកដាក់លើការពិតដែលថានៅក្នុងបញ្ជីទាក់ទងនឹងឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន និងឯកសារស្តីពីបុគ្គលិក រយៈពេលផ្ទុក 75 ឆ្នាំត្រូវបានផ្តល់ឱ្យខណៈពេលដែលនៅក្នុងបញ្ជីស្តង់ដារថ្មី រយៈពេលត្រូវបានកំណត់សម្រាប់ប្រភេទនៃឯកសារនេះ 75 ឆ្នាំនៃ EPC ។ ជាក់ស្តែងនៅក្នុងស្ថានភាពនេះ រយៈពេលនៃការផ្ទុកដែលបានបញ្ជាក់នៅក្នុងបញ្ជីស្តង់ដារថ្មីគួរតែជាអាទិភាពមួយ។

ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ នៅក្នុងបញ្ជីប្រហាក់ប្រហែល សញ្ញាសម្គាល់ "EPK" (គណៈកម្មការត្រួតពិនិត្យអ្នកជំនាញ) ត្រូវបានជំនួសដោយ "EC" (គណៈកម្មការជំនាញ) នៃស្ថាប័នឥណទាន។ សញ្ញា "EC" មានន័យថាឯកសារអាចមានសារៈសំខាន់ខាងវិទ្យាសាស្ត្រ ប្រវត្តិសាស្ត្រ ឬជាក់ស្តែង ហើយពាក្យសម្រាប់ការរក្សាទុករបស់ពួកគេដោយគណៈកម្មការជំនាញនៃស្ថាប័នឥណទានអាចត្រូវបានកំណត់ទៅជា "អចិន្ត្រៃយ៍"។

ពាក្យពីរបីគួរតែត្រូវបាននិយាយអំពីបញ្ជីនាយកដ្ឋាននិងបញ្ជីដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយស្ថាប័នបណ្ណសារនៃមុខវិជ្ជានៃសហព័ន្ធ។ នៅក្នុងតំបន់នៃប្រទេសរុស្ស៊ីក្នុងទសវត្សរ៍ឆ្នាំ 1990 ការងារជាច្រើនត្រូវបានធ្វើឡើងដើម្បីបង្កើតបញ្ជីសម្រាប់ប្រភេទផ្សេងៗនៃអ្នកបង្កើតមូលនិធិ។ ទន្ទឹមនឹងនេះ អាទិភាពជាកម្មសិទ្ធិរបស់បញ្ជីសម្រាប់ស្ថាប័នរដ្ឋដែលទើបបង្កើតថ្មី ក៏ដូចជាបញ្ជីសម្រាប់ស្ថាប័នមិនមែនរដ្ឋ។ បញ្ជីក៏ត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់អង្គការសាធារណៈផងដែរ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ ជាទូទៅការងារលើការបង្កើតប្រព័ន្ធនៃបញ្ជីនាយកដ្ឋានគឺនៅដំណាក់កាលដំបូង ដែលជាធម្មជាតិ ចាប់តាំងពីពួកគេត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅលើមូលដ្ឋាននៃបញ្ជីស្តង់ដារ។ ក្នុងចំណោមបញ្ជីនាយកដ្ឋាននៃទសវត្សរ៍ឆ្នាំ 1990 បញ្ជីឯកសាររបស់រដ្ឋឌូម៉ានៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី ស្ថាប័នរបស់ធនាគារកណ្តាលនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងធនាគារសន្សំនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីគួរតែត្រូវបានកត់សម្គាល់។ នៅក្នុងប្រព័ន្ធទំនើបនៃបញ្ជីឯកសារ មានបីប្រភេទ៖

ជាមួយនឹងការចង្អុលបង្ហាញរយៈពេលផ្ទុក;

ការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍;

ការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍និងរយៈពេលវែង។

បញ្ជីឯកសារអាចមានប្រភេទដូចខាងក្រោម។

ធម្មតាសម្រាប់ប្រព័ន្ធស្ថាប័នទាំងមូល។

គោលបំណងរបស់ពួកគេគឺដើម្បីបង្រួបបង្រួមរយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ឯកសារស្តង់ដារដូចគ្នាដែលបានបង្កើតនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័ន អង្គការ និងសហគ្រាសទាំងអស់ ដោយមិនគិតពីការចាត់តាំងថ្នាក់ក្រោមនាយកដ្ឋាន និងការយកចិត្តទុកដាក់តាមវិស័យ។ លើសពីនេះទៀតបញ្ជីស្តង់ដារកំណត់សមាសភាពនៃឯកសារដែលត្រូវផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋ។

ការបង្កើតបញ្ជីស្ដង់ដារគឺដោយសារតែនៅគ្រប់ស្ថាប័ន អង្គការ និងសហគ្រាសទាំងអស់ ករណីត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយមានបញ្ជាពីអ្នកគ្រប់គ្រង ដោយមានផែនការ និងរបាយការណ៍ជាមួយឯកសារស្តីពីបុគ្គលិក ជាមួយនឹងឯកសារគណនេយ្យ សម្ភារៈរបស់អង្គការសាធារណៈ។ ឯកសារស្ដង់ដារទាំងអស់នេះ និងអ្វីផ្សេងទៀតដែលហៅថា អនុវត្តមុខងារដូចគ្នាសម្រាប់ស្ថាប័នទាំងអស់ ដូច្នេះហើយត្រូវតែមានរយៈពេលរក្សាទុកដូចគ្នា។

ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ បញ្ជីស្ដង់ដារមិនមានព័ត៌មានអំពីឯកសារដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីឧស្សាហកម្ម និងផ្នែកជាក់លាក់ផ្សេងទៀតនៃសកម្មភាពនោះទេ។

2. គំរូសម្រាប់អង្គការដូចគ្នា។

ពួកវាជាធម្មតាត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់មូលនិធិធំ និងស្មុគស្មាញ ក៏ដូចជាសម្រាប់ក្រុមនៃមូលនិធិដូចគ្នា និងជាប្រភេទមួយនៃ ជំនួយការបង្រៀនលើការពិនិត្យតម្លៃក្នុងដំណើរការវិទ្យាសាស្ត្រ និងបច្ចេកទេសនៃឯកសាររបស់មូលនិធិ។

នៅក្នុងបញ្ជីគំរូ ប្រភេទនៃឯកសារដែលស្ថិតក្រោមការរក្សាទុកដ៏អស់កល្បជានិច្ច និងឯកសារដែលត្រូវបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញត្រូវបានគេហៅថា ព្រោះវាមិនតំណាងឱ្យតម្លៃវិទ្យាសាស្ត្រ ប្រវត្តិសាស្រ្ត និងសេដ្ឋកិច្ច។

3. នាយកដ្ឋាន - សម្រាប់វិស័យបុគ្គលនៃសកម្មភាពនៅក្នុងក្របខ័ណ្ឌនៃយុត្តាធិការរបស់រដ្ឋ។

បញ្ជីនាយកដ្ឋាន គឺជាសៀវភៅយោងស្តីពីសមាសភាព និងខ្លឹមសារនៃឯកសាររបស់ស្ថាប័ន អង្គភាព និងសហគ្រាសនៃនាយកដ្ឋានមួយ ប្រព័ន្ធឧស្សាហកម្មមួយ។ វាផ្តល់នូវការគ្របដណ្តប់ពេញលេញបំផុតនៃប្រភេទ និងប្រភេទនៃឯកសារ ដែលត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធស្របតាមមុខងារ និងសកម្មភាពសំខាន់ៗរបស់ស្ថាប័ននៃនាយកដ្ឋាននេះ ដោយបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារប្រភេទនីមួយៗ។

ឯកសារស្តង់ដារដែលមានឯកសណ្ឋានទូទៅ និងរយៈពេលរក្សាទុកជាកាតព្វកិច្ចត្រូវបានរួមបញ្ចូលជាផ្នែកសំខាន់នៃបញ្ជីនាយកដ្ឋានទាំងអស់។

ដើម្បីធ្វើជាម្ចាស់នៃវិធីសាស្រ្តក្នុងការកំណត់រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារយោងទៅតាមបញ្ជី អ្នកគួរតែសិក្សាដោយប្រុងប្រយ័ត្ននូវរចនាសម្ព័ន្ធនៃបញ្ជី។

បញ្ជីណាមួយមានផ្នែកសំខាន់ និងឧបករណ៍យោង។

ផ្នែកសំខាន់ - អត្ថបទពិពណ៌នា - គឺជាឈ្មោះនៃប្រភេទនិងប្រភេទនៃឯកសារដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុកនិងបញ្ហានៃសកម្មភាពរបស់ស្ថាប័នដែលត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធស្របតាមគ្រោងការណ៍ចំណាត់ថ្នាក់និងមានលេខសរុបបន្ត។

ធាតុពិពណ៌នានីមួយៗនៅក្នុងបញ្ជីរួមមាន: លេខសៀរៀល; ឈ្មោះនៃប្រភេទ និងប្រភេទនៃឯកសារ ជួនកាលអ្នកនិពន្ធ ឬអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មាន បញ្ហា ឬប្រធានបទត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញសម្រាប់ផែនការ ឬរបាយការណ៍ - ផែនការ ឬរយៈពេលរាយការណ៍។ល។ លក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកឯកសារ ខុសគ្នាដោយតំណភ្ជាប់នៃបញ្ជី។ កំណត់ចំណាំដែលបញ្ជាក់ពីលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ។ ពេលខ្លះ "កំណត់ចំណាំ" មានទីតាំងនៅខាងក្រោមបន្ទាត់ ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកមិនធ្វើកំណត់ចំណាំដដែលនៅលើទំព័រតែមួយ។

ការគណនានៃលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានធ្វើឡើងចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករានៃឆ្នាំបន្ទាប់ពីឆ្នាំនៃការបញ្ចប់នៃករណីនៅក្នុងការងារការិយាល័យ។ ដូច្នេះ ជាឧទាហរណ៍ រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារនៃសំណុំរឿងដែលបានបញ្ចប់នៅក្នុងខែណាមួយនៃឆ្នាំ 2002 ចាប់ផ្តើមនៅថ្ងៃទី 1 ខែមករា ឆ្នាំ 2003។

សញ្ញា "EPK" លើប្រភេទឯកសារជាក់លាក់ដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន មានន័យថាផ្នែកមួយនៃឯកសារបែបនេះអាចមានសារៈសំខាន់ខាងវិទ្យាសាស្ត្រ និងជាប្រវត្តិសាស្ត្រ ហើយត្រូវតែផ្ទេរសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍បន្ទាប់ពីរយៈពេលដែលបានបញ្ជាក់។ រយៈពេលរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញមិនត្រឹមតែដោយចំនួនឆ្នាំជាក់លាក់ប៉ុណ្ណោះទេ។ សម្រាប់ច្បាប់ចម្លង និងច្បាប់ចម្លងមួយចំនួន អាយុកាលធ្នើត្រូវបានកំណត់ដោយតម្រូវការជាក់ស្តែងរបស់ពួកគេ ហើយបញ្ជីបង្ហាញថា "រហូតដល់ត្រូវការ" "រហូតដល់ការជំនួសជាមួយថ្មី" ជាដើម ជំនួសឱ្យចំនួនឆ្នាំជាក់លាក់។ ក្នុងករណីជាច្រើន ធាតុបញ្ជីត្រូវបានបំពេញបន្ថែមដោយកំណត់ចំណាំដែលបញ្ជាក់ពីលក្ខខណ្ឌសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ ("បន្ទាប់ពីការលុបឈ្មោះ" "បន្ទាប់ពីការផុតកំណត់នៃកិច្ចសន្យា" "បន្ទាប់ពីការបណ្តេញចេញ" "ក្នុងអវត្តមានប្រចាំឆ្នាំ" ។ល។)

ឧបករណ៍យោងជួយរុករកបញ្ជី ប្រើវាក្នុងការពិនិត្យឯកសារ និងរួមបញ្ចូលទំព័រចំណងជើងដែលមានឈ្មោះបញ្ជី និងបោះពុម្ព ការណែនាំសម្រាប់ការប្រើប្រាស់បញ្ជី បញ្ជីអក្សរកាត់ លិបិក្រមនៃប្រភេទឯកសារ។ វាអាចមានធាតុផ្សេងទៀតនៃបរិធានឯកសារយោង (បទប្បញ្ញត្តិគំរូស្តីពី EC, CEC នៃនាយកដ្ឋាន, ទម្រង់នៃសកម្មភាពស្តីពីការបែងចែកករណីសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញ, ផ្នែកចុងក្រោយនៃនាមត្រកូលនៃករណី។ល។)។

គោលការណ៍ណែនាំសម្រាប់ការប្រើប្រាស់បញ្ជីជាធម្មតាមានផ្នែកជាច្រើន៖

បទប្បញ្ញត្តិទូទៅ;

រចនាសម្ព័ន្ធ និងនីតិវិធីសម្រាប់អនុវត្តបញ្ជី;

ការរៀបចំនៃការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ និងនីតិវិធីសម្រាប់ដំណើរការលទ្ធផលនៃការជ្រើសរើសឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក និងការបំផ្លាញ។

បញ្ជីអក្សរកាត់ត្រូវបានបង្កើតឡើងជាញឹកញាប់បំផុតដោយបញ្ជីនៃបរិមាណធំ។

លិបិក្រម​នៃ​ប្រភេទ​ឯកសារ​រាយ​តាម​លំដាប់​អក្ខរក្រម​គ្រប់​ប្រភេទ​នៃ​ឯកសារ​ដែល​រួម​បញ្ចូល​ក្នុង​ធាតុ​ពណ៌នា​ដែល​បង្ហាញ​ពី​លេខ​នៃ​អត្ថបទ។

ឥឡូវនេះ សូមក្រឡេកមើលវិធីដាក់ស្ថាប័នជាក្រុមនៅក្នុងគ្រោងការណ៍បញ្ជី។

ដោយសារតែបញ្ជីស្ដង់ដាររួមមានឈ្មោះឯកសារដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅពេលចងក្រងឯកសារប្រភេទដូចគ្នានៃមុខងារគ្រប់គ្រងដែលអនុវត្តដោយក្រសួង និងនាយកដ្ឋានក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ គ្រោងការណ៍ចំណាត់ថ្នាក់នៃបញ្ជីទាំងនេះគឺផ្អែកលើគោលការណ៍មុខងារ-ឧស្សាហកម្ម។ បញ្ជីធម្មតារួមមានផ្នែកដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីផ្នែកសំខាន់ៗនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការដែលជាលក្ខណៈរបស់ពួកគេ ជាក្បួនដោយមិនគិតពីកម្រិតនៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រង និងផ្នែកពាក់ព័ន្ធ៖ ភាពជាអ្នកដឹកនាំ ការគ្រប់គ្រង បុគ្គលិក។ល។ ផ្នែកជាធម្មតាមានផ្នែករងលើប្រធានបទជាក់លាក់បន្ថែមទៀត។

ដូច្នេះបញ្ជីឯកសារគឺក្នុងពេលតែមួយជាឧបករណ៍សម្រាប់វាយតម្លៃតម្លៃនៃការកំណត់លក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ និងជាឧបករណ៍សម្រាប់បំពេញស្ថាប័នបណ្ណសារ។

តាមទស្សនៈនៃប្រភេទនៃបញ្ជី អាទិភាពជាកម្មសិទ្ធិរបស់អ្វីដែលគេហៅថា "បញ្ជីសម្រាប់បណ្ណសារ" ពោលគឺបញ្ជីឯកសារនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍។ ការអភិវឌ្ឍន៍នៃបញ្ជីប្រភេទនេះគឺបណ្តាលមកពីតម្រូវការដើម្បីរក្សាឯកសារដ៏មានតម្លៃបំផុតនៅក្នុងយុគសម័យនៃកំណែទម្រង់ និងការចលាចលក្នុងសង្គម។ ប្រភេទនៃបញ្ជីនេះក៏កំពុងអភិវឌ្ឍយ៉ាងសកម្មផងដែរ ដូចជាបញ្ជីឯកសារសម្រាប់បណ្ណសាររបស់នាយកដ្ឋាន ពោលគឺបញ្ជីឯកសារសម្រាប់រក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែង។ នេះគឺដោយសារតែការកើនឡើងនូវតួនាទីនៃបណ្ណសាររបស់អង្គការក្នុងការធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារទាំងផ្នែករដ្ឋ និងមិនមែនរដ្ឋនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។

ការបង្កើតមូលដ្ឋាននិយតកម្មនិងវិធីសាស្រ្តថ្មីសម្រាប់ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តជាដំណាក់កាល - ការបង្កើតបញ្ជីស្តង់ដារនៃឯកសារសម្រាប់ការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍បន្ទាប់មកបញ្ជីស្តង់ដារនៃឯកសារដែលបង្ហាញពីរយៈពេលផ្ទុក (សម្រាប់មិនមែនរដ្ឋាភិបាលនិងរដ្ឋ។ អង្គការ)។ ឥឡូវនេះដំណាក់កាលបន្ទាប់គឺការអភិវឌ្ឍន៍នៅលើមូលដ្ឋាននៃបញ្ជីឯកសាររបស់នាយកដ្ឋាន (ឧស្សាហកម្ម) ជាមួយនឹងការចង្អុលបង្ហាញអំពីរយៈពេលរក្សាទុក។

ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយវាត្រូវតែចងចាំថាបញ្ជីមិនមែនជា panacea សម្រាប់ជំងឺទាំងអស់នោះទេ។

ទីមួយ ទោះបីជាមានបញ្ជីក៏ដោយ ការសិក្សាដោយផ្ទាល់លើឯកសារគឺចាំបាច់ ជាពិសេសឯកសារដែលត្រូវបានផ្ទេរសម្រាប់ការរក្សាទុកអស់កល្បជានិច្ច និងបែងចែកសម្រាប់ការបំផ្លិចបំផ្លាញ។

ទីពីរ បញ្ជី​នេះ​លែង​ប្រើ​ហើយ ជាពិសេស​ផ្នែក​មន្ទីរ ជាពិសេស​ជាមួយ​នឹង​ការ​បង្ហាញ​ពី​រយៈពេល​នៃ​ការ​ផ្ទុក ជាពិសេស​នៅ​ក្នុង​គ្រា​ដ៏​ចលាចល​របស់​យើង។

ទីបី បញ្ជី ថយក្រោយកុំមាន។ ឥទ្ធិពលរបស់វាលាតសន្ធឹងតែចំពោះឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងបន្ទាប់ពីការបោះពុម្ពបញ្ជី។ ដូច្នេះការត្រួតពិនិត្យទំនើបនៃតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តជាក្បួននៅលើមូលដ្ឋាននៃសៀវភៅណែនាំអំពីបទដ្ឋាន និងវិធីសាស្រ្ត៖ នាមវលីនៃករណី បញ្ជីឈ្មោះ អ្នកចាត់ថ្នាក់។ល។ វាអាចត្រូវបានបញ្ជាក់ថា ដើម្បីបង្កើតសំណុំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ ដើម្បីកំណត់រយៈពេលជាក់លាក់នៃការផ្ទុកសម្រាប់ក្រុមឯកសារមួយចំនួន បង្រួបបង្រួមរយៈពេលនៃការផ្ទុកឯកសារដូចគ្នានៅក្នុងស្ថាប័ន អង្គការ និងសហគ្រាសនានា ក៏ដូចជា "កម្ចាត់ឯកសារដែលមិនចាំបាច់" យ៉ាងឆាប់រហ័ស ដែលជាប្រព័ន្ធនៃសៀវភៅណែនាំស្តង់ដារ និងវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ការជ្រើសរើសឯកសារ។

ទន្ទឹមនឹងនេះនៅក្នុងដំណើរការនៃការធ្វើការជាមួយឯកសារនៅក្នុងអង្គការមួយវាចាំបាច់មិនត្រឹមតែប្រើសៀវភៅណែនាំវិធីសាស្រ្តដែលមានឈ្មោះសម្រាប់ការពិនិត្យប៉ុណ្ណោះទេប៉ុន្តែថែមទាំងមានភាពច្នៃប្រឌិតក្នុងការវាយតម្លៃឯកសារក្នុងដំណើរការនៃការធ្វើការជាមួយពួកគេ។

នាមនាមនៃករណី គឺជាបញ្ជីប្រព័ន្ធនៃឈ្មោះករណីដែលបានដាក់ក្នុងអង្គការ ដែលបង្ហាញពីលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេ ដែលត្រូវបានរៀបចំឡើងតាមលក្ខណៈដែលបានកំណត់។

ឈ្មោះនៃករណី គឺជាឯកសារពហុមុខងារដែលប្រើសម្រាប់គោលបំណងផ្សេងៗគ្នា៖

នាមនាមត្រូវបានប្រើជាគ្រោងការណ៍ចាត់ថ្នាក់សម្រាប់ការចែកចាយ និងការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារដែលបានបញ្ចប់ទៅក្នុងឯកសារ (ថតឯកសារ)។ ក្បាលសំណុំរឿងដែលបានជួសជុលនៅក្នុងវាត្រូវបានផ្ទេរទៅគម្របនៃករណី។

ករណីនីមួយៗដែលរួមបញ្ចូលក្នុងនាមវលីមានការបង្ហាញអំពីរយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ឯកសារដែលបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងនោះ។ ដូច្នេះដោយមានជំនួយរបស់វារយៈពេលប្រហាក់ប្រហែលសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានគូសបញ្ជាក់ដែលជាដំណាក់កាលដំបូងក្នុងការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ។

· នាមត្រកូលនៃករណីត្រូវបានប្រើប្រាស់ក្នុងការសាងសង់ប្រព័ន្ធទាញយកព័ត៌មានដោយយោងតាមឯកសាររបស់សហគ្រាស។ នៅពេលចុះឈ្មោះឯកសារ លិបិក្រមចុះបញ្ជីជារឿយៗរួមបញ្ចូលសន្ទស្សន៍ករណីដោយនាមត្រកូល។ លើសពីនេះ គ្រោងការណ៍ចាត់ថ្នាក់នៃនាមនាមអាចត្រូវបានប្រើក្នុងការបង្កើតឯកសារយោងសម្រាប់ឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិ។

ឈ្មោះនៃករណីត្រូវបានប្រើជំនួសឱ្យសារពើភ័ណ្ឌនៃរបៀប ឯកសារគណនេយ្យនៅពេលដាក់ស្នើទៅបណ្ណសារនៃឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុករហូតដល់ 10 ឆ្នាំ រួមបញ្ចូល។ វាក៏បម្រើជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌសម្រាប់ករណីដែលមានអាយុកាលធ្នើលើសពី 10 ឆ្នាំ និងជាអចិន្ត្រៃយ៍។

nomenclature គឺមានតម្លៃយោងនៅពេលសិក្សារចនាសម្ព័ន្ធនៃស្ថាប័ន អង្គការ សហគ្រាស។

តម្រូវការទូទៅសម្រាប់នាមត្រកូល។ នាមត្រកូលនៃករណី ជាឧបករណ៍សំខាន់មួយសម្រាប់រៀបចំការងារការិយាល័យ ត្រូវតែបំពេញតាមតម្រូវការជាក់លាក់ ដែលសំខាន់បំផុតគឺ៖

ការគ្របដណ្តប់នៃឯកសារទាំងអស់ដែលបានទទួល និងបង្កើតនៅក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការ។

បំបែកក្រុមទៅជាឯកសារនៃឯកសារនៃរយៈពេលអចិន្រ្តៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ននៃការផ្ទុក;

ពាក្យជាក់លាក់ និងច្បាស់លាស់នៃចំណងជើងនៃឯកសារ ដែលឆ្លុះបញ្ចាំងយ៉ាងពេញលេញនូវសមាសភាព និងខ្លឹមសារនៃឯកសារនៅក្នុងនោះ និងមិនរាប់បញ្ចូលលទ្ធភាពនៃការរួមបញ្ចូលឯកសារនៅក្នុងឯកសារដែលមិនត្រូវគ្នាទៅនឹងខ្លឹមសារ និងរយៈពេលផ្ទុករបស់វា។

· ការរៀបចំជាប្រព័ន្ធនៃករណីនៅក្នុងផ្នែកនៃនាមវលី ស្របតាមកម្រិតនៃសារៈសំខាន់ និងរយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារ។

ការអភិវឌ្ឍន៍នៃនាមត្រកូលនៃករណីមានដំណាក់កាលជាច្រើន៖

ការ​កំណត់​ជួរ​នៃ​ឯកសារ​ដែល​ត្រូវ​បាន​រួម​បញ្ចូល​ក្នុង​នាមត្រកូល;

បង្កើតចំណងជើង (ឈ្មោះ) នៃករណី;

· ការអភិវឌ្ឍន៍គ្រោងការណ៍ចាត់ថ្នាក់នៃនាមត្រកូល, i.е. លំដាប់នៃករណី;

ការកំណត់រយៈពេលរក្សាទុកនៃករណី;

ការកំណត់ប្រព័ន្ធលិបិក្រម និងការបង្កើតលិបិក្រមនៃករណី;

· ការចុះឈ្មោះ និងការបញ្ជាក់អំពីនាមត្រកូលនៃករណី។

ការកំណត់ជួរនៃឯកសារដែលត្រូវដាក់បញ្ចូលក្នុងនាមនាម។ តម្រូវការចម្បងសម្រាប់នាមវលីគឺការគ្របដណ្តប់នៃឯកសារទាំងអស់ដែលបានបង្កើតនៅក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការ។ នេះគួរតែយកទៅក្នុងគណនីឯកសារ ទាំងដែលបានបង្កើតនៅក្នុងអង្គការខ្លួនឯង និងទទួលបានពីអង្គការ និងបុគ្គលផ្សេងទៀត រួមទាំងប័ណ្ណចុះឈ្មោះ បញ្ជីឈ្មោះ ទូដាក់ឯកសារផ្សេងៗ។

បញ្ជីឈ្មោះគួរតែរួមបញ្ចូលផងដែរនូវឯកសារនៃគណៈកម្មការបណ្តោះអាសន្ន ក្រុមដែលបង្កើតឡើងដើម្បីដោះស្រាយបញ្ហាជាក់លាក់មួយ ឯកសាររបស់អង្គការសាធារណៈ។

ការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿងក៏រួមបញ្ចូលផងដែរនូវឯកសារដែលមិនទាន់បានបញ្ចប់ដោយការងារស្មៀន ដែលត្រូវបានទទួលពីអង្គការផ្សេងទៀត ដើម្បីបន្ត ឬបញ្ចប់ការដោះស្រាយបញ្ហា។ ករណីលើបញ្ហាដែលមានរយៈពេលលើសពីមួយឆ្នាំ (ហៅថាករណីរំកិល)។ ពួកគេត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងនាមត្រកូលនៃឆ្នាំនីមួយៗពេញមួយរយៈពេលទាំងមូលសម្រាប់ការដោះស្រាយបញ្ហា។ ក្នុងកំឡុងឆ្នាំ នាមវលីអាចត្រូវបានបំពេញបន្ថែមដោយករណីដែលបានបង្កើតឡើងបន្ទាប់ពីដើមឆ្នាំដែលជាលទ្ធផលនៃការលេចឡើងនៃបញ្ហាថ្មីនៅក្នុងសកម្មភាពរបស់អង្គការ។ សម្រាប់ករណីបែបនេះ នៅចុងបញ្ចប់នៃផ្នែកនីមួយៗនៃនាមត្រកូល លេខបម្រុងជាច្រើនត្រូវបានផ្តល់ជូន។

ការបោះពុម្ពដែលបានបោះពុម្ព (បណ្តុំ សៀវភៅយោង។ល។) មិនត្រូវបានរាប់បញ្ចូលក្នុងបញ្ជីឈ្មោះទេ។

សេចក្តីព្រាងចំណងជើងសំណុំរឿង។ នេះគឺជាផ្នែកដ៏លំបាកបំផុតនៃការងារក្នុងការចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណី។

ចំណងជើងនៃសំណុំរឿងគួរតែដោយសង្ខេប ច្បាស់លាស់ និងមិនច្បាស់លាស់ ឆ្លុះបញ្ចាំងពីខ្លឹមសារសំខាន់នៃឯកសារនៃស្មុគ្រស្មាញក្នុងទម្រង់ទូទៅ ព្រោះវាស្ថិតនៅលើក្បាលសំណុំរឿងដែលឯកសារត្រូវបានស្វែងរក។ ចំណងជើងមានការចង្អុលបង្ហាញអំពីប្រភេទនៃឯកសារដែលកំពុងបើក (ករណី ឯកសារ ការឆ្លើយឆ្លង) ឬឈ្មោះនៃប្រភេទឯកសារ (ការបញ្ជាទិញ សកម្មភាព។ ជាការបង្ហាញពីភាពត្រឹមត្រូវ ច្បាប់ចម្លង។ល។ ចំណងជើងនៃសំណុំរឿងមិនប្រើឃ្លាដូចជា "សម្ភារៈផ្សេងៗ" "ការឆ្លើយឆ្លងទូទៅ" ។ល។

ចំណងជើងនៃករណីដែលមានឯកសារធ្វើផែនការ ឬរបាយការណ៍គួរតែរួមបញ្ចូលការចង្អុលបង្ហាញអំពីប្រភេទ និងលក្ខណៈនៃឯកសារ ភាពញឹកញាប់របស់វា ឧទាហរណ៍៖ “របាយការណ៍ប្រចាំឆ្នាំស្តីពីសកម្មភាពស្រាវជ្រាវរបស់វិទ្យាស្ថាន” “របាយការណ៍ប្រចាំខែស្តីពីការដឹកជញ្ជូនទំនិញ”។

ការអភិវឌ្ឍគ្រោងការណ៍ចំណាត់ថ្នាក់។ បន្ទាប់ពីការចងក្រងក្បាលសំណុំរឿង ការរៀបចំប្រព័ន្ធរបស់ពួកគេត្រូវបានអនុវត្ត ពោលគឺឧ។ លំដាប់នៃក្បាលក្នុងនាមនាមនៃករណីត្រូវបានកំណត់។ វាផ្អែកលើការគិតគូរពីការរៀបចំ និងរចនាសម្ព័ន្ធនៃបរិធានគ្រប់គ្រង និងមុខងារដែលវាអនុវត្ត។

កំណត់រយៈពេលរក្សាទុក។ លក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកករណីត្រូវបានកំណត់ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារមានតម្លៃ។ រយៈពេលរក្សាទុកគឺជាមូលដ្ឋានដ៏សំខាន់សម្រាប់ការរៀបចំឯកសារជាក្រុម ចាប់តាំងពីឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ រយៈពេលផ្ទុករហូតដល់ 10 ឆ្នាំ និងលើសពី 10 ឆ្នាំមិនអាចដាក់ក្នុងឯកសារតែមួយបានទេ។

រយៈពេលនៃការផ្ទុកត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយយោងទៅតាមបញ្ជីឯកសារដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេឬដោយមតិអ្នកជំនាញដោយអ្នកឯកទេសឈានមុខគេនៃអង្គការ។

លក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារ - អចិន្ត្រៃយ៍ឬបណ្តោះអាសន្ន (មួយ, បី, ប្រាំ, ដប់, 15 ឆ្នាំ, ល) - ត្រូវបានកំណត់អាស្រ័យលើសារៈសំខាន់នៃឯកសារ។ ប្រសិនបើឯកសារមានឯកសារផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នដែលមានតម្លៃខុសៗគ្នា ហើយដូច្នេះជាមួយនឹងរយៈពេលផ្ទុកផ្សេងគ្នា រយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ឯកសារទាំងមូលត្រូវបានកំណត់សម្រាប់ឯកសារដ៏មានតម្លៃបំផុត ពោលគឺឧ។ ច្រើនទៀត។ ឧទាហរណ៍ ប្រសិនបើឯកសារមួយមានឯកសារដែលមានរយៈពេលរក្សាទុកមួយឆ្នាំ បីឆ្នាំ និងប្រាំឆ្នាំ ឯកសារទាំងមូលត្រូវបានរក្សាទុករយៈពេលប្រាំឆ្នាំ។

រយៈពេលផ្ទុកត្រូវបានគណនាចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករានៃឆ្នាំបន្ទាប់ពីឆ្នាំនៃការបញ្ចប់នៃករណីនេះ។ ឧទាហរណ៍ រយៈពេលផ្ទុក៖ នៃករណីដែលបានបញ្ចប់ដោយការងារការិយាល័យក្នុងឆ្នាំ 1998 ត្រូវបានគណនាចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករា ឆ្នាំ 1999។

ការធ្វើលិបិក្រមករណី។ សម្រាប់ការប្រើប្រាស់ជាក់ស្តែងនៃនាមនាមនៃករណី និមិត្តសញ្ញាដែលបានកំណត់ចំពោះករណីមានសារៈសំខាន់ខ្លាំង - លិបិក្រមនៃករណី។ ប្រសិនបើអង្គការមានទំហំតូច ហើយមិនមានផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធទេ នាមត្រកូលរបស់វាត្រូវបានបង្កើតឡើងស្របតាមផលិតកម្ម ឬ ដ្យាក្រាមមុខងារ. ក្នុងករណីនេះ សន្ទស្សន៍ករណីនឹងជាលេខសៀរៀលរបស់វាក្នុងនាមនាមៈ ០១, ០២, ០៣ ។ល។

នៅក្នុងនាមត្រកូលរួម លិបិក្រមនៃករណីនីមួយៗរួមមាននិមិត្តសញ្ញានៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ និងលេខសៀរៀលនៃករណីនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ។ ឧទាហរណ៍ លិបិក្រមករណី ០៣-០២ មានន័យថា ករណីត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ ដែលត្រូវបានកំណត់សន្ទស្សន៍ "០៣" ហើយក្នុងនាមនាមនៃករណីនៃអង្គភាពនេះ ក្បាលសំណុំរឿងមានទីតាំងនៅក្រោមលេខ "២"។ " (០២) ។

ការធ្វើលិបិក្រមនៃឯកតារចនាសម្ព័ន្ធគួរតែថេរ និងធ្វើម្តងទៀតពីមួយឆ្នាំទៅមួយឆ្នាំ។ ករណីផ្ទេរត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងបញ្ជីឈ្មោះរាល់ពេលក្រោមលិបិក្រមដូចគ្នា។

នីតិវិធីសម្រាប់ការចុះឈ្មោះ និងការបញ្ជាក់នៃនាមត្រកូលនៃករណី។ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីត្រូវបានចងក្រងដោយយោងតាមទម្រង់បង្រួបបង្រួម ដែលត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយអាជ្ញាធរបណ្ណសារ និងដាក់បញ្ចូលក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសាររដ្ឋ និងច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសារនាយកដ្ឋាន។

ទម្រង់នាមនាមគឺជាតារាងដែលមានប្រាំជួរ៖ លិបិក្រមនៃករណី ចំណងជើងករណី ចំនួនបរិមាណ កាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់ និងកំណត់ចំណាំ។

នៅក្នុងជួរទីមួយដាក់លិបិក្រមនៃករណីដែលរួមបញ្ចូលក្នុងនាមនាម។ នៅចុងបញ្ចប់នៃផ្នែកនីមួយៗនៃនាមត្រកូល លេខបម្រុងត្រូវបានទុកសម្រាប់ការបង្កើតករណីបន្ថែមដែលមិនត្រូវបានទាយទុកជាមុនប្រសិនបើពួកគេលេចឡើង។

ជួរទីពីរគឺជាឈ្មោះនៃក្បាលសំណុំរឿង។

ករណីនីមួយៗអាចមានបរិមាណមួយ ឬច្រើន។ វាត្រូវបានគេស្គាល់នៅចុងឆ្នាំអាជីវកម្ម។ ដូច្នេះជួរទីបី - ចំនួនករណី (បរិមាណផ្នែក) - ត្រូវបានបំពេញនៅពេលនោះ។

នៅក្នុងជួរឈរ "លក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុក និងអត្ថបទនៅក្នុងបញ្ជី" បង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុកនៃករណីជាក់លាក់មួយ ហើយធ្វើសេចក្តីយោងទៅកាន់បញ្ជី (ស្តង់ដារ ឬនាយកដ្ឋាន)។ សម្រាប់ឯកសារមួយចំនួន រយៈពេលនៃការផ្ទុកជាក់លាក់មិនត្រូវបានកំណត់ទេ ប៉ុន្តែពួកវាត្រូវបានរក្សាទុក "រហូតដល់តម្រូវការឆ្លងកាត់" (ឧទាហរណ៍ ការណែនាំពីស្ថាប័នជាន់ខ្ពស់ដែលបានផ្ញើសម្រាប់ព័ត៌មាន) ឬ "រហូតដល់ពួកគេត្រូវបានជំនួសដោយឯកសារថ្មី" (ឧទាហរណ៍ ការផ្តល់ ការណែនាំ ) ក្នុងករណីនេះសញ្ញាទាំងនេះត្រូវបានដាក់ក្នុងជួរឈរ។ សញ្ញា "EC" ក៏អាចត្រូវបានគេដាក់នៅទីនេះផងដែរ ដែលមានន័យថានៅចុងឆ្នាំស្មៀន ករណីនេះត្រូវតែឆ្លងកាត់ការពិនិត្យតម្លៃជាមួយនឹងការបែងចែកឯកសារមួយចំនួនសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។

នៅក្នុងជួរឈរ "កំណត់ចំណាំ" ក្នុងអំឡុងពេលទាំងមូលនៃសុពលភាពនៃឈ្មោះករណី កំណត់ត្រាត្រូវបានបញ្ចូលភ្លាមៗលើការបង្កើតករណីថ្មី លើការផ្ទេរករណីទៅបណ្ណសារ លើករណីឆ្លងកាត់ លើការបែងចែកករណីសម្រាប់ការបំផ្លាញ។ ល។

នៅចុងឆ្នាំ ធាតុចុងក្រោយត្រូវបានបំពេញក្នុងនាមនាមអំពីប្រភេទ និងចំនួនករណីដែលបានផ្តួចផ្តើម និងបញ្ចូលក្នុងនាមនាម។

ធាតុចុងក្រោយដាច់ដោយឡែកបង្ហាញពីចំនួនឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ ជាមួយនឹងរយៈពេលផ្ទុកលើសពី 10 ឆ្នាំ និងជាមួយនឹងរយៈពេលផ្ទុករហូតដល់ 10 ឆ្នាំ រួមបញ្ចូល។ លើសពីនេះ ចំនួនករណីឆ្លងដល់ឆ្នាំបន្ទាប់ត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ។

បន្ទាប់ពីការបញ្ចូលចុងក្រោយហត្ថលេខារបស់អ្នកដែលបានចងក្រងនាមត្រកូលត្រូវបានគូរឡើង ហើយកាលបរិច្ឆេទនៃការចងក្រងត្រូវបានបញ្ជាក់។

នាមត្រកូលត្រូវបានចងក្រងដោយសេវាកម្ម ឬអ្នកទទួលខុសត្រូវសម្រាប់ការគាំទ្រឯកសារ និងត្រូវបានសម្របសម្រួលជាមួយបណ្ណសាររបស់សហគ្រាស អង្គការ។ វាត្រូវបានចុះហត្ថលេខាដោយប្រធានសេវាកម្មនិងអនុម័តដោយប្រធានសហគ្រាស។ ប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានទទួលសម្រាប់ការផ្ទុករបស់រដ្ឋ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីត្រូវបានផ្ញើសម្រាប់ការយល់ព្រមទៅបណ្ណសាររដ្ឋដែលទទួលឯកសារនៃអង្គការនេះហើយបានតែបន្ទាប់ពីនោះត្រូវបានអនុម័តដោយប្រធានអង្គការ។

ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធគួរតែត្រូវបានធ្វើឡើងជាបីដង។ ច្បាប់ចម្លងមួយត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងសេវាកម្ម DOW ទីពីរគឺនៅក្នុងប័ណ្ណសារ ទីបីត្រូវបានប្រើនៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធជាឧបករណ៍យោងសម្រាប់ការបង្កើតករណី។

នាមនាមនៃកិច្ចការរបស់អង្គការ (បង្រួបបង្រួម) គួរតែត្រូវបានគូរជាបួនច្បាប់ចម្លង។ ច្បាប់ចម្លងចំនួនពីរត្រូវបានយល់ព្រម និងអនុម័ត ដែលមួយច្បាប់ត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងសេវាកម្ម DOW របស់ស្ថាប័ន និងជាឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍។ ច្បាប់ចម្លងនេះត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងបញ្ជីឈ្មោះសង្ខេបនៅក្នុងផ្នែក សេវាមត្តេយ្យសិក្សា. ច្បាប់ចម្លងទីពីរត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ ដែលការសំរបសំរួលនាមត្រកូល ទីបីគឺដំណើរការ និងទីបួនត្រូវបានប្រើសម្រាប់ការស្រង់ចេញ ដែលត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយសេវា DOW ហើយបញ្ជូនទៅអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធសមស្របសម្រាប់ការបង្កើត ករណី។