ឈ្មោះនៃប័ណ្ណសាររបស់អង្គការ។ បណ្ណសារឯកសារ

តើការគ្រប់គ្រង និងនិយោជិតរបស់អង្គការកំណត់ភារកិច្ចអ្វីសម្រាប់ប្រធានថ្មីនៃសេវាកម្មបណ្ណសារ? ជាញឹកញយ នេះ​ជា​ការ​យំ​ចេញ​ពី​បេះដូង៖ “ធ្វើ​អ្វី​មួយ​ជាមួយ​នឹង​ឯកសារ​អាក្រក់​ទាំង​នេះ!” ដំបូង នេះពិតជាអ្វីដែលអ្នកនឹងត្រូវធ្វើ ហើយវាជាការប្រសើរក្នុងការអនុវត្តការងារនេះតាមផែនការជាក់លាក់មួយ ដោយកែសម្រួលវាតាមការចាំបាច់។

នេះគឺជាចំណុចដែលអាចកើតមាននៃផែនការបែបនេះ។

■ វាយតម្លៃអង្គការនៃការរក្សាទុកឯកសារបណ្ណសារ រហូតដល់ការបង្កើតអង្គភាពបណ្ណសារពិសេស។

■ បង្កើតប្រព័ន្ធស្តង់ដារបង្រួបបង្រួមសម្រាប់ការទទួលឯកសារពីនាយកដ្ឋាននៃអង្គការសម្រាប់ការរក្សាទុក។

■ រៀបចំការទទួលយកសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារដែលមិនត្រូវការសម្រាប់ការងារប្រតិបត្តិការ ដែលនៅរាយប៉ាយនៅក្នុង attics បន្ទប់ក្រោមដី ទូខោអាវ ទូ និងកន្លែងដែលមិនបានរំពឹងទុកផ្សេងទៀត។

■ ធ្វើបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារអង្គការទាំងអស់។

■ បង្កើតឈ្មោះករណី។

■ ដាក់កម្រិតលើការចូលទៅកាន់កន្លែងផ្ទុកឯកសាររបស់ស្ថាប័ន បង្កើតគណនេយ្យសម្រាប់ការទទួល និងការចេញឯកសារ។

■ ស្វែងរកឯកសារ និងឯកសារដែលបាត់។

■ ដោះស្រាយបញ្ហានៃការរៀបចំចងក្រងសំណុំរឿង។

■ រៀបចំកំណត់ត្រានៃការងារទាំងអស់ដែលបានអនុវត្តដោយបណ្ណសារ។

នៅក្នុងអង្គការដែលប្រើការងារការិយាល័យទំនើប ព​ត៌​មាន​វិទ្យាបន្ថែមពីលើការសម្អាតការពង្រាយក្រដាស អ្នកប្រហែលជាត្រូវដោះស្រាយកិច្ចការដែលពិបាកជាងនេះទៀតគឺការសម្អាតការពង្រាយព័ត៌មានអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារ។

វាក៏សំខាន់ផងដែរក្នុងការទទួលបានព័ត៌មានអំពីអ្វី ប្រព័ន្ធព័ត៌មាននៅក្នុងអង្គការត្រូវបានប្រើក្នុងការធ្វើការជាមួយឯកសារនិងអ្វីដែលពួកគេមាន។ អ្នកប្រហែលជាត្រូវធ្វើជាម្ចាស់នៃពួកវាធម្មតាបំផុត ដើម្បីធ្វើស្វ័យប្រវត្តិកម្មការងាររបស់បណ្ណសារឱ្យបានច្រើនតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន។

ពិចារណាចំណុចនៃផែនការការងារឱ្យកាន់តែលម្អិត។

ការវាយតម្លៃនៃការរៀបចំឯកសាររក្សាទុកឯកសាររហូតដល់ការបង្កើតអង្គភាពបណ្ណសារពិសេស

ប្រសិនបើអង្គការមានបន្ទប់មួយដែលមានឈ្មោះមោទនភាពនៃ "បណ្ណសារ" រួចហើយត្រូវប្រាកដថាពិនិត្យមើលវាដោយប្រុងប្រយ័ត្នជាពិសេសប្រសិនបើវាមានទីតាំងនៅបន្ទប់ក្រោមដីនៃអាគារ។ ក្នុងការធ្វើដូច្នេះត្រូវយកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេស ចំណុចខាងក្រោម:

● ថាតើមានក្រដាសសើម ឬសើមនៅលើជញ្ជាំងឬអត់។

● ថាតើឯកសារត្រូវបានបត់នៅជិតខ្សភ្លើងទទេ នៅជិតឧបករណ៍ប្រើប្រាស់ឬអត់។

● ថាតើមានឯកសារដែលខ្ចាត់ខ្ចាយចេញពីប្រអប់ គ្របដណ្តប់ដោយធូលីឬអត់។

● តើទ្វារនៅក្នុងតុដេកគឺជាអ្វី និងរបៀបដែលវាត្រូវបានចាក់សោ។

● ថាតើមានសំឡេងរោទិ៍ភ្លើង និងឧបករណ៍ពន្លត់អគ្គីភ័យដែរឬទេ?

● អ្វី​ដែល​មាន​នៅ​ក្នុង​បរិវេណ​ជាប់​នឹង​កន្លែង​ផ្ទុក (សំរាម ធុង​ថ្នាំលាប ធុង​ឥន្ធនៈ ស៊ីឡាំង​ប្រូផេន ជាដើម);

● តើមានកន្លែងជក់បារីនៅជាប់ទ្វារតុដេកទេ?

នៅពេលទៅមើលបន្ទប់ធ្វើការ អ្នកត្រូវមើលពីរបៀបនៃការផ្ទុកឯកសារត្រូវបានរៀបចំ។ តើ​មាន​ថត​ឯកសារ​ដែល​មិន​ត្រូវ​បាន​រក្សា​ទុក​ក្នុង​ទូ ប៉ុន្តែ​ដេក​ក្នុង​គំនរ​នៅ​លើ​ឥដ្ឋ ក្នុង​ប្រអប់​ពី​ស្ថានីយ​ឬ? តើ​មាន​គំនរ​ក្រដាស​ដែល​មិន​បាន​តម្រៀប​ជា​ថត​ដែល​ងាយ​ស្រួល​ដាក់​នៅ​លើ​បង្អួច កៅអី ឬ​សូម្បី​តែ​ប្រមូល​ធូលី​នៅ​លើ​ឥដ្ឋ​នៅ​ជ្រុង​?

គ្រាទាំងអស់នេះនឹងតម្រូវឱ្យមានសកម្មភាពភ្លាមៗបំផុត។

ការបង្កើតប្រព័ន្ធបង្រួបបង្រួមស្តង់ដារសម្រាប់ការទទួលឯកសារពីនាយកដ្ឋាននៃអង្គការសម្រាប់ការផ្ទុក

តម្រូវការសម្រាប់ប្រព័ន្ធទទួលភ្ញៀវ និងសម្រាប់ឯកសារដែលមានបំណងរក្សាទុកមានដូចខាងក្រោម។

1. ការទទួលយកឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយទង្វើតែប៉ុណ្ណោះ។

2. វាជាការចង់រក្សាកំណត់ត្រានៃឯកសារដែលបានទទួលនៅក្នុង ក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិច.

3. ករណីនីមួយៗត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងសកម្មភាពជាអង្គភាពផ្ទុកឯករាជ្យ។ ឈ្មោះ​ពិត​នៃ​ករណី​នីមួយៗ​តាម​នាមត្រកូល​ត្រូវ​បាន​បញ្ចូល​ទៅ​ក្នុង​ទង្វើ។ ប្រសិនបើមិនទាន់មានការចាត់ថ្នាក់នៃករណីនៅឡើយទេ ក្បាលដែលត្រូវបានសរសេរនៅលើថតឯកសារខ្លួនឯងត្រូវបានប្រើ (នេះគឺចាំបាច់ដើម្បីធ្វើឱ្យវាងាយស្រួលក្នុងការគូរឡើងនូវសកម្មភាពសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារដែលផុតកំណត់នៅពេលក្រោយ)។

4. នៅពេលទទួលយកករណីការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្ត។ ឧទាហរណ៍ ប្រសិនបើថតឯកសារមានឯកសារនៃរយៈពេលរក្សាទុកផ្សេងៗគ្នា ឬថតឯកសារមានទម្រង់របាយការណ៍ណាមួយសម្រាប់រយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំ អ្នកត្រូវសម្រេចចិត្តថាតើចំនួនប៉ុន្មាន និងករណីណាដែលគួរត្រូវបានបង្កើតចេញពីថតឯកសារនេះ (ស្របតាមស្តង់ដារ និងច្បាប់ការងារ។ )

នៅដំណាក់កាលដំបូងនៃការងារ វាមានតម្លៃចាប់ផ្តើមថ្ងៃធ្វើការរបស់អ្នកជាមួយនឹងដំណើរទស្សនកិច្ចទៅកាន់នាយកដ្ឋានមួយនៃអង្គការ។ គោលបំណងសំខាន់នៃដំណើរទស្សនកិច្ចបែបនេះ៖

■ ស្គាល់មនុស្សនៅក្នុងអង្គការឱ្យកាន់តែច្បាស់។

■ បញ្ជាក់ថាតើឯកសារអ្វីខ្លះដែលពួកគេមាន និងអ្វីដែលពួកគេចង់បាន/អាចទុកក្នុងប័ណ្ណសារបាន។

■ ពន្យល់ពីប្រព័ន្ធដែលអ្នកបានបង្កើតសម្រាប់ការទទួលឯកសារសម្រាប់ទុកក្នុងប័ណ្ណសារ។ ចំពោះសំណួរដូចជា: "តើវាអាចទៅរួចនៅពេលព្រឹក - អាជីវកម្មនិងពេលល្ងាច - សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុង?" - ឆ្លើយយ៉ាងក្លាហានថា "អ្វីគ្រប់យ៉ាងអាចធ្វើទៅបានប៉ុន្តែសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងគឺនៅខាងមុខ" ។ មិនគួរមានការលើកលែងទេ បើមិនដូច្នេះទេ ករណីលើកលែងនឹងក្លាយជាច្បាប់។ សូម្បីតែបុគ្គលិកដែលខ្ជិលបំផុតប្រឈមមុខនឹងគ្រោះថ្នាក់នៃការដួលរលំនៃធ្នើនឹងត្រូវបង្ខំឱ្យធ្វើតាមច្បាប់របស់អ្នក។

■ អានបាឋកថាតូចស្តីពីការចាត់ថ្នាក់នៃករណី។ បុគ្គលិកភាគច្រើនប្រហែលជាធ្លាប់បានលឺហើយ ប៉ុន្តែតើវាជាសត្វប្រភេទណា ហើយសម្រាប់អ្វីនោះ ពួកគេមិនដឹងទេ។ ធ្វើឱ្យមានការសង្កត់ធ្ងន់ចម្បងលើការពិតដែលថាដោយគ្មានជំនួយនិងចំណេះដឹងរបស់ពួកគេអំពីឯកសាររបស់អង្គការនោះអ្នកនឹងមិនអាចដោះស្រាយជាមួយនឹងភារកិច្ចដែលអ្នកគ្រប់គ្រងបានកំណត់សម្រាប់អ្នកនោះទេ។ ប្រាប់ពីរបៀបដែលអ្នកមានគម្រោងអនុវត្តការងារនេះ ហើយព្រមានថាអ្នកនឹងពិភាក្សាជាមួយនិយោជិតម្នាក់ៗអំពីឯកសារដែលគាត់ទទួលខុសត្រូវ។ សួរថាតើពេលណាអ្នកអាចរំខានពួកគេ។ អ្នក​គួរ​មាន​សៀវភៅ​កត់ត្រា​នៅ​ជាមួយ​ជា​និច្ច ជា​កន្លែង​ដែល​អ្នក​អាច​សម្គាល់​ពេល​វេលា​សំខាន់ៗ​សម្រាប់​អ្នក។

ការទទួលយកសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារដែលមិនត្រូវការសម្រាប់ការងារប្រតិបត្តិការ

អ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលត្រូវបានផ្តល់ឱ្យត្រូវតែទទួលយក។ ឯកសារដែលទទួលបានត្រូវបំបែកដោយឆ្នាំ និងនាយកដ្ឋាន ធ្វើជាផ្លូវការជាមួយវិញ្ញាបនបត្រទទួលយក។

កុំភ័យខ្លាចប្រសិនបើនៅក្នុងទង្វើដែលអ្នកមិនបានចង្អុលបង្ហាញយ៉ាងច្បាស់អំពីសមាសភាពនៃឯកសារនៅក្នុងករណីនៃឆ្នាំមុន។ ករណីត្រូវតែឆ្លងកាត់ការពិនិត្យលើតម្លៃនៃឯកសារ ហើយប្រហែលជាត្រូវកែទម្រង់។ ប៉ុន្តែទាំងនេះគឺជាផែនការសម្រាប់អនាគត។ ឯកសារនឹងរង់ចាំដល់វេនរបស់ពួកគេត្រូវបានដំណើរការ។ រឿងសំខាន់គឺបង្កើតការងារប្រតិបត្តិការជាមួយឯកសារបច្ចុប្បន្ន។

ការទទួលយកឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងយ៉ាងល្អសម្រាប់ការរក្សាទុកនឹងបង្ហាញបុគ្គលិកទាំងអស់នៃអង្គការដែលដោះស្រាយឯកសារថាសេវាកម្មដែលដំណើរការយ៉ាងពិតប្រាកដបានបង្ហាញខ្លួន ដែលអាចសម្អាតតុ និងទូរបស់ពួកគេពី "ល្អ" ដែលប្រមូលផ្តុំ និងរំខានយ៉ាងខ្លាំង។

ប្រសិនបើឯកសារដែលបានទទួលយកត្រូវបានតម្រៀបយ៉ាងប្រុងប្រយ័ត្នទៅក្នុងនាយកដ្ឋាន និងឆ្នាំ នោះការស្វែងរកឯកសារចាំបាច់នៅក្នុងបណ្ណសារនឹងត្រូវការពេលវេលាតិចជាងច្រើន ហើយទទួលបានជោគជ័យជាងការស្វែងរកក្នុងគំនរឯកសារនៅកន្លែងធ្វើការ។ បន្ទាប់ពីធ្វើឱ្យប្រាកដថានេះ និយោជិតនឹងកាន់តែសកម្មក្នុងការដាក់ប្រាក់។ មានតែបុគ្គលមួយចំនួនប៉ុណ្ណោះដែលនឹងកាន់ឯកសាររបស់ពួកគេរហូតដល់ចុងក្រោយ ដោយជឿជាក់យ៉ាងមុតមាំថា ដោយបានប្រគល់វាទៅបណ្ណសារ ពួកគេនឹងចែកផ្លូវជាមួយពួកគេជារៀងរហូត ហើយមិនឃើញពួកគេម្តងទៀតទេ។ ហើយ​និយាយ​ឲ្យ​ត្រង់​ទៅ​គេ​និយាយ​ត្រូវ! បទពិសោធន៍បង្ហាញថាឯកសាររបស់អង្គការដែលមានអាយុលើសពី 2 ឆ្នាំគឺមិនចាំបាច់ត្រូវការដោយនិយោជិតខ្លួនឯងទេ ហើយវាជាការប្រសើរក្នុងការប្រគល់ការងារយោងទៅសេវាកម្មបណ្ណសារ។

នៅពេលទទួលបានសម្រាប់ការផ្ទុក ឯកសារគណនេយ្យដំបូងអ្នកត្រូវស្តុកទុកនៅលើប្រតិទិនសម្រាប់ឆ្នាំកន្លងមក (អ្នកអាចប្រើមុខងារសមរម្យ និង/ឬកម្មវិធី)។ អ្នក​ត្រូវ​ដឹង​ច្បាស់​ថា​ថ្ងៃ​ណា​ជា​ថ្ងៃ​ធ្វើការ​ក្នុង​ឆ្នាំ​នីមួយៗ។ យោងទៅតាមប្រតិទិនទាំងនេះ វាអាចជាឧទាហរណ៍ ដើម្បីពិនិត្យមើលភាពពេញលេញនៃសំណុំប្រចាំឆ្នាំ និងបង្កើតអ្វីដែលបាត់។

ប្រសិនបើឯកសារខ្លះមាននៅក្នុងឃ្លាំងរួចហើយ នោះក៏ត្រូវទទួលយកតាមទង្វើ។ ចាប់ពីពេលនេះតទៅ អ្នកចាប់ផ្តើមទទួលខុសត្រូវទាំងស្រុងចំពោះឯកសាររបស់អង្គការ។

ធ្វើបញ្ជីសារពើភណ្ឌនៃឯកសារទាំងអស់របស់អង្គការ និងចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណី

សារពើភ័ណ្ឌឯកសារគឺខ្លាំងណាស់ ការងារសំខាន់ដែលអ្នកត្រូវចាប់ផ្តើមនៅពេលចងក្រងនាមត្រកូលនៃករណី។ សារពើភ័ណ្ឌគឺជាការប្រមូលទិន្នន័យអំពីឯកសាររបស់អង្គការ។ អ្នកត្រូវដឹងពីអ្វីដែលអ្នកមាននៅក្នុងដៃ ដើម្បីគ្រប់គ្រងវា។

សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារគួរតែបង្ហាញដូចខាងក្រោម ចំណុចសំខាន់ៗ:

● អ្នកដែលរក្សាឯកសារនេះ (ឈ្មោះនាយកដ្ឋាន និងមន្ត្រីទទួលខុសត្រូវ ឈ្មោះ និងមុខតំណែងរបស់គាត់);

● តើឯកសារប្រភេទនេះប៉ុន្មានត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងមួយឆ្នាំ (ចំនួនថតឯកសារ ចំនួនម៉ែត្រដែលកំពុងដំណើរការ);

● វិធីបង្កើតករណី (តាមកាលបរិច្ឆេទ តាមអក្ខរក្រម តាមប្រធានបទ។ល។);

● តើឯកសារទាំងនោះមានប៉ុន្មាននៅពេលបច្ចុប្បន្ន និងកន្លែងដែលពួកគេត្រូវបានរក្សាទុក។

● ថាតើឯកសារត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ថាជាឯកសារសម្ងាត់ឬអត់ ហើយប្រសិនបើមាន លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យបែបណា។

● ថាតើឯកសារមានតម្លៃជាប្រវត្តិសាស្ត្រចំពោះអង្គការឬអត់?

● ថាតើឯកសារត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ថាសំខាន់ឬអត់?

● រយៈពេលដែលឯកសារគួរត្រូវបានរក្សាទុក;

● ថាតើមានឯកសារនៅក្នុងអង្គការដែលមានតែក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិចទេ ហើយនៅក្នុងប្រព័ន្ធព័ត៌មានរបស់ស្ថាប័នណាដែលពួកវាត្រូវបានរក្សាទុក។

កុំបារម្ភប្រសិនបើបញ្ជីមិនពេញលេញនៅពេលសាកល្បងលើកដំបូង។ ក្នុងអំឡុងពេលនៃការងារបន្ថែមទៀតអ្នកនឹងមានឱកាសពង្រីកវាយ៉ាងសំខាន់។ បញ្ជីនេះនឹងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកកំណត់បានកាន់តែត្រឹមត្រូវអំពីសមាសភាពនៃសំណុំរឿង ក៏ដូចជាតាមដានកន្លែងដែលឯកសារមួយចំនួនពីករណី "ហួត" និងកន្លែងដែលពួកគេរស់នៅឥឡូវនេះ។ លទ្ធផលនៃការងារនេះនាពេលអនាគតអាចក្លាយជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការចងក្រងនាមត្រកូលនៃកិច្ចការរបស់អង្គការ។

ការយកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេសគួរតែត្រូវបានបង់ទៅសារពើភ័ណ្ឌ ឯកសារអេឡិចត្រូនិក. វាក៏សំខាន់ផងដែរក្នុងការស្វែងយល់ថាតើឯកសារណាដែលស្របតាមតម្រូវការនៃច្បាប់ មិនចាំបាច់រក្សាទុកនៅលើក្រដាសទេ ប៉ុន្តែនៅតែបោះពុម្ពនៅក្នុងស្ថាប័នរបស់អ្នក ហើយកុំភ្លេចបញ្ចូលវាទៅក្នុងបញ្ជីឈ្មោះករណី។

ការដាក់កំហិតការចូលទៅកាន់កន្លែងផ្ទុកឯកសាររបស់ស្ថាប័ន

ចាប់ពីថ្ងៃដំបូង បង្កើតច្បាប់ដែលថាគ្មាននិយោជិតនៃអង្គការដោយគ្មានការអមដំណើររបស់អ្នកអាចចូលទៅក្នុងឃ្លាំង មិនអាចយកឯកសារដោយគ្មានការអនុញ្ញាតពីអ្នក ហើយថែមទាំងនាំពួកគេទៅកាន់ការិយាល័យរបស់គាត់។ កន្លែងធ្វើការដោយមិនចុះឈ្មោះការពិតនេះ។ មានតែការចុះឈ្មោះយ៉ាងតឹងរឹងនៃការចេញករណីនៅក្នុងដៃប៉ុណ្ណោះដែលនឹងជួយរកឱ្យឃើញយ៉ាងឆាប់រហ័សថាពួកគេជានរណាហើយប្រសិនបើឯកសារមិនត្រូវបានចេញនោះត្រូវរៀបចំការស្វែងរករបស់ពួកគេភ្លាមៗនៅក្នុងឃ្លាំង។

និយោជិតណាម្នាក់មិនគួរទទួលបានឯកសារដែលមិនទាក់ទងនឹងតំបន់ការងាររបស់គាត់ទេ។ ប្រសិនបើតម្រូវការបែបនេះកើតឡើងយ៉ាងណាក៏ដោយ និយោជិតត្រូវដាក់លិខិតអនុញ្ញាតដែលបានប្រតិបត្តិត្រឹមត្រូវ ដែលត្រូវតែភ្ជាប់ជាមួយសកម្មភាពនៃការចេញករណី។

ការដាក់កម្រិតលើការចូលទៅកាន់កន្លែងផ្ទុក និងការត្រួតពិនិត្យការចូលប្រើឯកសារ គឺជាមធ្យោបាយសាមញ្ញ ប៉ុន្តែមានប្រសិទ្ធភាពបំផុតក្នុងការរក្សាការសម្ងាត់នៃព័ត៌មានដែលបានដាក់កម្រិត។

អ្នកសរសេរកម្មវិធីជាធម្មតាដោះស្រាយជាមួយនឹងការរឹតបន្តឹងការចូលប្រើឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ វាមានតម្លៃសួរថាតើពួកគេធ្វើវាដោយរបៀបណាហើយក្នុងពេលតែមួយទទួលបានគំនិតនៃសេវាកម្មសន្តិសុខ។

ស្វែងរកករណី និងឯកសារដែលបាត់

នៅក្នុងដំណើរការនៃការផ្ទេរឯកសារពីនាយកដ្ឋាន វាអាចនឹងច្បាស់ភ្លាមៗថាមានអ្វីមួយបាត់។ យកសៀវភៅកត់ត្រាដោយខ្លួនឯង ហើយសរសេរសំណុំរឿង និងឯកសារទាំងអស់ដែលអ្នកមិនទាន់ដាក់ជូន។ ប្រសិនបើអ្នកប្រើកុំព្យូទ័រ នោះវាជាការប្រសើរក្នុងការបញ្ចូលទិន្នន័យភ្លាមៗអំពីករណីដែលបាត់ទៅក្នុងវា។ កុំ​មាន​ការ​ភ្ញាក់​ផ្អើល​នៅ​ពេល​ដែល​ជំនួស​ឱ្យ​ករណី 250 នៃ​ឯកសារ​គណនេយ្យ ឬ​កិច្ច​សន្យា​ដែល​បាន​ដាក់​ចុះ​សម្រាប់​ឆ្នាំ អង្គភាព​នឹង​ប្រគល់​ឱ្យ​អ្នក​តែ 240 ប៉ុណ្ណោះ​រឿង​សំខាន់​គឺ​ថា​អ្នក​ត្រូវ​បាន​កត់ត្រា​យ៉ាង​ច្បាស់​នៅ​ពេល​ដែល​បាន​បង្កើត​ឡើង​នូវ​ទង្វើ​នៃ​ការ​ទទួល​យក​ឯកសារ​ទៅ​ឱ្យ​អ្នក​។ បណ្ណសារ ឯកសារណាដែលអ្នកទទួលយក និងសម្រាប់កាលបរិច្ឆេទអ្វី។ នៅក្នុងអង្គការភាគច្រើន ករណីមិនបាត់ទេ ជួនកាលវាពិបាករកណាស់។ ពួកគេទំនងជាដេកនៅក្នុងតុរបស់នរណាម្នាក់ ឬមានសុវត្ថិភាព។

នៅក្នុងការអនុវត្តរបស់ខ្ញុំ មានករណីជាច្រើននៅពេលដែលសំណុំគណនីធនាគារពេញលេញសម្រាប់ឆ្នាំ "បណ្ណសារមុន" អាចត្រូវបានដាក់បញ្ចូលគ្នាក្នុងរយៈពេលប្រាំមួយខែ។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ ការដេរភ្ជាប់មិនបានមកដល់បណ្ណសារដោយខ្លួនឯងទេ - ខ្ញុំត្រូវទៅជួបម្ចាស់ដែលមានសក្តានុពលនីមួយៗនៃឯកសារទាំងនេះ ហើយបញ្ចុះបញ្ចូលពួកគេឱ្យពិនិត្យមើលកន្លែងដែលមានតម្លៃទាំងអស់របស់ពួកគេ។ ស្នាមដេរចុងក្រោយត្រូវបានគេរកឃើញ (ក្នុងអំឡុងពេលការផ្លាស់ប្តូរបន្ទាប់នៃនាយកដ្ឋាននៅក្នុងធនាគារ) នៅក្នុងតុរបស់ប្រធានគណនេយ្យកររងនៅក្នុងថតខាងក្រោម។

ទាំងអស់ខាងលើក៏អនុវត្តចំពោះឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែរ មានតែវាពិបាករកជាង។ ប្រសិនបើទាំងនេះជាឯកសារនៅក្នុងកុំព្យូទ័រ នោះអ្នកអាចហៅអ្នកសរសេរកម្មវិធីឱ្យជួយ។ ប៉ុន្តែប្រសិនបើអ្នកត្រូវការស្វែងរកច្បាប់ចម្លងបម្រុងទុកនៃមូលដ្ឋានទិន្នន័យ ជួនកាលនេះគឺជាការងារសម្រាប់ Sherlock Holmes ។

ចំណាំ

វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ក្នុងការបង្កើតទំនាក់ទំនងអាជីវកម្មដ៏ល្អជាមួយនិយោជិតនៃអង្គការ។ បណ្ណសារដ្ឋានមិនមានសិទ្ធិអំណាចក្នុងការរំខានបុគ្គលិកពីការងារ និងបង្ខំពួកគេឱ្យបង្ហាញទូ និងសុវត្ថភាពរបស់ពួកគេ។ ភារកិច្ចរបស់អ្នកគឺដើម្បីបញ្ចុះបញ្ចូលពួកគេឱ្យធ្វើវាដោយពន្យល់យ៉ាងច្បាស់ពីតម្រូវការសម្រាប់ការស្វែងរកទាំងនេះ។ ជួនកាល "ល្បិចយោធា" តូចនឹងមិនជ្រៀតជ្រែកឡើយ។ ពេលខ្លះខ្ញុំបានប្រាប់និយោជិតថា "ប្រធានក្រុមប្រឹក្សាភិបាលថ្ងៃនេះចាប់អារម្មណ៍ថាតើអ្វីៗនឹងកើតឡើងជាមួយយើងជាមួយនឹងការបញ្ជូនឯកសារទៅបណ្ណសារហើយថាតើនាយកដ្ឋានទាំងអស់បានប្រគល់អ្វីៗទាំងអស់ដែរឬទេ" ។ (ហើយមិនមានការបោកបញ្ឆោតនៅទីនេះទេ។ ថ្មីៗនេះខ្ញុំបានពិភាក្សាជាមួយអ្នកគ្រប់គ្រងកំពូលអំពីវឌ្ឍនភាពនៃការងារនៅក្នុងបណ្ណសារ ទោះបីជានៅក្នុងយន្តហោះខុសគ្នាបន្តិចក៏ដោយ។)

ការដោះស្រាយបញ្ហាជាមួយអង្គការនៃការចងសំណុំរឿង

ទោះបីជាឯកសារភាគច្រើននៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ (រហូតដល់ 90%) គឺជាឯកសារនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន ហើយយោងទៅតាមច្បាប់នៃការងារការិយាល័យបុរាណ ការចងឯកសារបែបនេះមិនមែនជាកាតព្វកិច្ចទេ ខ្ញុំសូមណែនាំអ្នកឱ្យប្រុងប្រយ័ត្ន។ ថ្លឹងថ្លែងពីគុណសម្បត្តិ និងគុណវិបត្តិ។ បច្ចុប្បន្ន អង្គការប្រើប្រាស់ជម្រើសសំខាន់ពីរសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារក្រដាស៖

1. ការទិញនិងរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងថតនៃប្រភេទ "ក្រោន" ។ភាពងាយស្រួលចម្បងគឺថាករណីមិនចាំបាច់ត្រូវបានចង។ នៅក្នុងករណីនៃប្រភេទផ្សេងៗនៃការជីកយករ៉ែវាងាយស្រួលក្នុងការទទួលបាន ឯកសារចាំបាច់ពីករណី។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ គុណវិបត្តិគឺធំជាង៖

■ ប្រសិនបើអ្នកណាម្នាក់ធ្លាប់ឃើញពីរបៀបដែលឯកសារពីថតទាំងនេះដួលរលំនៅពេលដែលធ្លាក់ដោយចៃដន្យ និងមិនបានជោគជ័យ ហើយត្រូវចំណាយពេលប៉ុន្មានដើម្បីប្រមូលឯកសារទាំងអស់ម្តងទៀត ហើយរៀបចំវាតាមលំដាប់លំដោយ គាត់នឹងយល់ថាហេតុអ្វីបានជាខ្ញុំចូលចិត្តចងសំណុំរឿង។

■ បរិមាណនៃថតជាធម្មតាលើសពីបទដ្ឋានប័ណ្ណសារនៃករណីដែលមានបរិមាណពី 150-200 សន្លឹក។ ទំងន់នៃថតឯកសារគឺ 3 គីឡូក្រាម។ នៅពេលធ្វើការ អ្នកនឹងត្រូវលើកវាយ៉ាងហោចណាស់ 4 ដង (យកវាចេញពីធ្នើទៅរទេះរុញ យកវាចេញពីរទេះរុញទៅតុ យកវាចេញពីតុទៅរទេះដាក់លើធ្នើ) i.e. អ្នកនឹងត្រូវលើក 12 គីឡូក្រាម - ពីរដងច្រើនជាងពេលធ្វើការជាមួយករណី stapled ស្តង់ដារដែលមានបរិមាណ 250 សន្លឹក។

■ នៅពេលរក្សាទុកក្នុងតុដេក ថតឯកសារនឹងយកទំហំផ្ទុកច្រើនជាងមុន។

■ នៅពេលរក្សាទុកក្នុងទូដាក់ឯកសារ អ្នកនឹងមិនអាចរក្សាទុកឯកសារជាជង់ និងបង្កើតជាបាច់បានទេ។ វា​នឹង​មិន​អាច​កាត់​បន្ថយ​ចំនួន​ទូ​សម្រាប់​ផ្ទុក​បណ្ណសារ​នៅ​ក្នុង​ការ​ចំណាយ​នេះ​ទេ។

■ ឈុតក្នុងថត Crown បរាជ័យឥតឈប់ឈរ ហើយវាមានហានិភ័យពិតប្រាកដនៃការបាត់បង់ឯកសារ ដែលអាចរអិលចេញពីថតឯកសារ ទោះបីជាចាក់សោបិទក៏ដោយ។

■ ការផ្តល់ប្រាក់កម្ចីឯកសារនឹងតម្រូវឱ្យអ្នករាប់ឯកសារ ឬទទួលខុសត្រូវចំពោះឯកសារដែលបាត់ ប្រសិនបើនរណាម្នាក់ភ្លេចដាក់ពួកវាមកជំនួសវិញ។

2. ការទិញនិងរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងករណីចង។នេះសំដៅលើការដាក់ឯកសារក្នុងគម្របក្រដាសកាតុងធ្វើកេស ហើយដេរវាចូលទៅក្នុងរន្ធចំនួនបួន។ គុណវិបត្តិនៃការរក្សាទុកបែបនេះគឺថា នរណាម្នាក់ត្រូវចងសំណុំរឿង ហើយវាកាន់តែពិបាករឹបអូសឯកសារ។ មានគុណសម្បត្តិជាច្រើនទៀតខ្ញុំគិតថា៖

■ ទោះបីជាមានការដួលសន្លប់ខ្លាំងបំផុតក៏ដោយ លទ្ធភាពនៃការខូចខាតចំពោះករណី និង "ការខ្ចាត់ខ្ចាយ" នៃឯកសារនៅទូទាំងឃ្លាំងគឺតូចណាស់។

■ ទម្ងន់នៃស្រោម 250 សន្លឹកគឺ 1.25 គីឡូក្រាម។

■ ការទុកដាក់ឯកសារនៅក្នុងទូអាចដាក់ឯកសារច្រើនជាងពីរដងនៅក្នុងទូ ហើយការរក្សាទុកឯកសារនៅលើធ្នើរបើកក្នុងកន្លែងផ្ទុកក៏នឹងសន្សំសំចៃទំហំផ្ទុកផងដែរ។

■ នៅពេលដែលករណីត្រូវបានចេញសម្រាប់ការប្រើប្រាស់បណ្តោះអាសន្ន លទ្ធភាពនៃការរឹបអូសដោយអចេតនានៃឯកសារមួយត្រូវបានកាត់បន្ថយទៅសូន្យ។ នៅក្នុងការអនុវត្តរបស់ខ្ញុំ ខ្ញុំមិនបានឃើញនរណាម្នាក់ដែលនឹងប៉ាក់ឯកសារទាំងមូលដើម្បីធ្វើច្បាប់ចម្លងឯកសារនោះទេ៖ វានឹងត្រូវដេរម្តងទៀត ហើយតើនិយោជិតមួយណាអាចធ្វើវាដោយខ្លួនឯងបាន? ជាការពិតណាស់ ការគំរាមកំហែងនៃការរឹបអូសឯកសារដោយចេតនានៅតែមាន ប៉ុន្តែវាពិបាកជាងក្នុងការទាញយកឯកសារចេញពីឯកសារដែលបានដេរភ្ជាប់គ្នា។

ជាការពិតណាស់ ជម្រើសគឺជារបស់អ្នក និងភាពជាអ្នកដឹកនាំរបស់ស្ថាប័នរបស់អ្នក។ ខ្ញុំចូលចិត្តធ្វើការជាមួយឯកសារចង។ ប្រសិនបើការងារចងមិនទាន់ត្រូវបានអនុវត្ត ហើយអ្នកគ្រប់គ្រងយល់ស្របនឹងអំណះអំណាងរបស់អ្នក នោះបណ្ណសារនឹងត្រូវផ្តល់ជូនឧបករណ៍ចង (ម៉ាស៊ីនចង, ម៉ាស៊ីនបូមទឹក 4 រន្ធដ៏មានអានុភាព, ម្ជុលធំសម្រាប់ដេរភ្ជាប់) និង សម្ភារៈប្រើប្រាស់(ក្រដាសកាតុងធ្វើកេស, កាវ, ក្រដាស, twine) ។ បុគ្គលិកបណ្ណសារម្នាក់អាចដេរពី 25-30 ករណីនៃ 150-200 សន្លឹកក្នុងមួយថ្ងៃ។ លើសពីនេះទៀតនាពេលបច្ចុប្បន្ននេះក៏មានឱកាសប្រើប្រាស់សេវាកម្មរបស់អង្គការឯកទេសផងដែរ។

ការរៀបចំគណនេយ្យនៃការងារទាំងអស់ដែលអនុវត្តដោយបណ្ណសារ

ទាំងអស់ខាងលើនឹងត្រូវធ្វើស្ទើរតែក្នុងពេលដំណាលគ្នា។ វាពិបាក ប៉ុន្តែសម្រាប់អ្នកជំនាញវាពិតជាអាចទៅរួច។ រឿងចំបងគឺការរីកចំរើនឥតឈប់ឈរ។

ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ ចាំបាច់ត្រូវចងចាំរឿងសំខាន់មួយទៀត៖ អ្នកត្រូវតែមិនត្រឹមតែអាចរៀបចំការងារប្រកបដោយសមត្ថភាព និងវិជ្ជាជីវៈជាមួយឯកសារបណ្ណសាររបស់អង្គការប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំង "លក់" លទ្ធផលនៃការងាររបស់អ្នកទៅឱ្យការគ្រប់គ្រងរបស់អង្គការ និង បុគ្គលិករបស់ខ្លួន ដែលនឹងក្លាយជាកិច្ចការដ៏លំបាកបំផុត។ ចំពោះបញ្ហានេះវាចាំបាច់ចាប់ពីថ្ងៃដំបូងដើម្បីថែរក្សាការប្រមូលនិងថែរក្សា "ភស្តុតាងសម្ភារៈ" ។

ជាបឋម ប្រសិនបើអ្នកបានទទួលមរតកពីតុដេកដែលរញ៉េរញ៉ៃជាមួយឯកសារ ចូរកត់ត្រាការពិតនេះដោយប្រុងប្រយ័ត្ន។ មធ្យោបាយដ៏ល្អគឺថតរូបអាម៉ាស់ទាំងអស់នេះ។ នៅពេលណាដែលអ្នកធ្វើការកែលម្អ ឬកែលម្អឯកសារបណ្ណសារ សូមថតរូបការងាររបស់អ្នក។ ប្រៀបធៀបរូបថតពីរ - "មុន" និង "ក្រោយ" - ហើយសូម្បីតែមេដឹកនាំដែលរិះគន់បំផុតក៏អាចឃើញភាពខុសគ្នាដែរ។

ចាប់ពីថ្ងៃដំបូង កត់ត្រាដោយប្រុងប្រយ័ត្ននូវរាល់ការងារដែលបានធ្វើ៖ តើមានប៉ុន្មានករណីត្រូវបានទទួលយកសម្រាប់ការផ្ទុក, ចំនួនប៉ុន្មានត្រូវបានចេញ, ចំនួនប៉ុន្មានត្រូវបានចង ឬដំណើរការ។ អ្នកគួរតែត្រៀមខ្លួនដើម្បីរាយការណ៍អំពីការងាររបស់អ្នកនៅពេលណាមួយ ហើយពាក្យដូចជា "ច្រើន", "ខ្លាំងណាស់" នឹងមិនជួយអ្នកច្រើនទេ។ អំណះអំណាងដែលមានប្រសិទ្ធភាពបំផុតគឺតួលេខ និងការពិត។

សូម្បីតែនៅក្នុងអង្គការតូចក៏ដោយ ក៏វាពិបាកក្នុងការរៀបចំការរៀបចំកន្លែងផ្ទុកឯកសារក្នុងរយៈពេលមួយ ឬពីរខែ។ ដូច្នេះហើយ អ្នកត្រូវរៀបចំការងាររបស់អ្នកតាមរបៀបដែលក្នុងរយៈពេលមួយខែ ការរីកចម្រើនបន្តិចម្តងៗឆ្ពោះទៅរកភាពល្អឥតខ្ចោះនឹងអាចកត់សម្គាល់ឃើញដោយភ្នែកទទេមិនត្រឹមតែចំពោះអ្នកប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំងចំពោះបុគ្គលិកទាំងអស់នៃអង្គការ និងសំខាន់ជាងនេះទៅទៀតចំពោះអ្នកដឹកនាំរបស់ខ្លួន។

នៅ​លើ។ Khramtsovskaya,
អ្នកជំនាញគ្រប់គ្រងឯកសារនាំមុខគេនៅ EOS សមាជិកនៃ Guild of Document Managers និង ARMA International

អង្គការជាច្រើនប្រឈមមុខនឹងការលំបាក និងកំហុសជាច្រើននៅពេលរៀបចំបណ្ណសារឯកសារ។ ដូច្នេះហើយ យើងសូមណែនាំអ្នកឱ្យស្គាល់ខ្លួនអ្នកជាមួយនឹងមូលដ្ឋានគ្រឹះនៃការរក្សាទុកឯកសារ ដែលនឹងជួយអ្នកជៀសវាងកំហុសជាច្រើន និងជួយអ្នកបង្កើតបណ្ណសារត្រឹមត្រូវនៅក្នុងស្ថាប័នរបស់អ្នក។ ការផ្ទុកបណ្ណសារ.

ពីអត្ថបទនេះអ្នកនឹងរៀន៖

• របៀបរៀបចំប័ណ្ណសាររបស់អង្គការ;
• ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការរក្សាទុក;
• កំហុសទូទៅបំផុតក្នុងការរក្សាទុក។

ការថែរក្សាប័ណ្ណសាររបស់អង្គការ

ជាញឹកញាប់នៅក្នុង ភារកិច្ចផ្លូវការលេខាធិការត្រូវបានចោទប្រកាន់ពីបទធ្វើការជាមួយបណ្ណសាររបស់អង្គការ។ តាមក្បួនមួយការងារនៃការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានប្រគល់ឱ្យលេខាធិការនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនតូចមួយនៅពេលដែលការជួលបណ្ណសារគឺមិនអាចធ្វើទៅបានឬត្រូវបានផ្សារភ្ជាប់ជាមួយនឹងការចំណាយខ្ពស់។ ក្នុងករណីនេះ លេខាត្រូវស្គាល់ខ្លួនឯងជាមួយនឹងមូលដ្ឋានគ្រឹះនៃការរក្សាទុក។

ក្នុងស្រុក បទប្បញ្ញត្តិធ្វើនិយតកម្មការងារនៃបណ្ណសាររបស់អង្គការ ត្រូវបានរៀបចំឡើងដើម្បីផ្តល់នូវដំណោះស្រាយចំពោះការងារគ្រប់គ្រងក្នុងបញ្ហានៃការសម្រួល ឯកសារបណ្ណសារអង្គការ ក៏ដូចជារៀបចំសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។ ដូចគ្នានេះផងដែរ អង្គការនីមួយៗគួរតែបង្កើត និងអនុម័តសកម្មភាពក្នុងស្រុករបស់ខ្លួន ដែលនឹងមានគោលបំណងធ្វើនិយតកម្មការងារនៃបណ្ណសារ។ ជាងនេះទៅទៀត សកម្មភាពក្នុងមូលដ្ឋានត្រូវតែត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយមិនគិតពីទំហំនៃអង្គភាព និងបណ្ណសាររបស់វា បើមិនដូច្នេះទេ សូម្បីតែបណ្ណសារតូចបំផុតហានិភ័យប្រែទៅជាគំនរក្រដាសដ៏រញ៉េរញ៉ៃ។

សកម្មភាពក្នុងស្រុករបស់អង្គការគួរតែរួមបញ្ចូលឯកសារដូចជា៖

• ការណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យ;
• បទប្បញ្ញត្តិនៅលើប័ណ្ណសារ (បទប្បញ្ញត្តិនៅលើ សេវាកម្មរបស់គ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យសិក្សាប្រសិនបើអង្គការមានផ្នែករងសមស្រប) បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីសេវាបណ្ណសារ ឬបទប្បញ្ញត្តិសម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសារបណ្ណសារ។
• ការពិពណ៌នាការងារបណ្ណសារិក;
• ការណែនាំស្តីពីការការពារការងារសម្រាប់បណ្ណសារដ្ឋាន (និយោជិតដែលបំពេញភារកិច្ចរបស់គាត់);
• លំដាប់នៃសមាសភាព គណៈកម្មការជំនាញដែលនឹងត្រូវធ្វើការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ;
• បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីគណៈកម្មការជំនាញ;
• បទប្បញ្ញត្តិ សេចក្តីណែនាំ និងឯកសារផ្សេងទៀតដែលគ្រប់គ្រងសកម្មភាពផ្សេងៗទាក់ទងនឹងបណ្ណសារ។

ជាដំបូង ចាំបាច់ត្រូវចាប់ផ្តើមបង្កើតការណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យ។ វាគឺជាឯកសារនេះដែលធ្វើនិយតកម្មច្បាប់សម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសារ រួមទាំងច្បាប់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារបច្ចុប្បន្ន (ប្រតិបត្តិការ) ដែលបង្កើតព្រំដែនរវាងឯកសារ និងឯកសារបណ្ណសារ។

ពេលខ្លះ ជាញឹកញាប់ អវត្ដមាននៃបណ្ណសារនៅក្នុងអង្គការ ផ្នែកប្រធានបទនៃសេចក្តីណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យត្រូវបានបំពេញបន្ថែមដោយបទប្បញ្ញត្តិដែលគ្រប់គ្រងការផ្ទុកឯកសារ។ ប៉ុន្តែសម្រាប់មុខវិជ្ជាទាំងនេះ បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីបណ្ណសារ (ធ្វើការជាមួយឯកសារបណ្ណសារ) គឺសមស្របជាង។

ច្បាប់​រក្សា​ទុក

ច្បាប់សម្រាប់រក្សាប័ណ្ណសារភាគច្រើនអាស្រ័យលើទំហំរបស់វា។ បណ្ណសារអាចជាអង្គភាពឯករាជ្យនៅក្នុងស្ថាប័ន ឬទាក់ទងនឹងសេវាកម្ម ការគ្រប់គ្រងឯកសារ. ដូច្នេះនៅពេលបង្កើតប័ណ្ណសារពេញលេញមួយគួរតែត្រូវបានណែនាំដោយតម្រូវការសម្រាប់បន្ទប់ដែលឯកសារនឹងត្រូវរក្សាទុក។ ប្រសិនបើគ្មានលទ្ធភាពបង្កើតបណ្ណសារពេញលេញ ឬមិនត្រូវការវាទេ ឯកសារបណ្ណសារអាចត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងទូពិសេសដែលអាចចាក់សោបាន ឬសុវត្ថិភាព ខណៈដែលការចូលប្រើពួកវាគួរតែមានកម្រិត។

ផងដែរ ច្បាប់សម្រាប់ការថែរក្សាប័ណ្ណសារបង្កប់ន័យការបង្កើតកាលវិភាគសម្រាប់សកម្មភាពសំខាន់ៗទាក់ទងនឹងបណ្ណសារ។ វាចាំបាច់ដើម្បីថែរក្សាការបង្កើតកាលវិភាគសម្រាប់ការទទួលឯកសារពីនាយកដ្ឋាននៃអង្គការ។ ទោះបីជាមានចំនួនឯកសារអប្បបរមាក៏ដោយ វិធានការនេះនឹងជៀសវាងកំហុសឆ្គងជាច្រើន។ អ្នកក៏ត្រូវរៀបចំកាលវិភាគសម្រាប់ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារផងដែរ។ ព្រឹត្តិការណ៍នេះនឹងអនុញ្ញាតឱ្យមានការតាមដានទាន់ពេលវេលា និងការបំផ្លាញឯកសារដែលផុតកំណត់។

កំហុសក្នុងប័ណ្ណសារ

កំហុសទូទៅបំផុតក្នុងការរក្សាទុកឯកសារកើតឡើងដោយសារតែការផ្ទេរឯកសារមិនត្រឹមត្រូវទៅប័ណ្ណសារ។ ដូច្នេះ​នីតិវិធី​នៃ​ការ​ផ្ទេរ​សំណុំរឿង និង​ឯកសារ​គួរ​ត្រូវ​បាន​កំណត់​យ៉ាង​តឹងរ៉ឹង។ យើងសូមណែនាំឱ្យអ្នកសិក្សាដោយប្រុងប្រយ័ត្ននូវនីតិវិធីសម្រាប់ការចងក្រង និងដំណើរការបញ្ជីឈ្មោះករណី ដើម្បីកាត់បន្ថយកំហុសដែលអាចកើតមាន។

ការកំណត់មិនត្រឹមត្រូវនៃលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុកឯកសារក៏អាចបណ្តាលឱ្យមានកំហុសផងដែរ។ ដើម្បីជៀសវាងការបំផ្លាញដោយចៃដន្យនៃឯកសារដែលមិនទាន់ផុតកំណត់ អ្នកអាចបង្កើតបញ្ជីឯកសារជាមួយនឹងរយៈពេលរក្សាទុករបស់វា។ ដូច្នោះហើយ វាត្រូវបានផ្ដល់អនុសាសន៍ឱ្យរក្សាទុកឯកសារបណ្ណសារដោយអនុលោមតាមលក្ខខណ្ឌរបស់វា។ វាមិនអាចទទួលយកបានទេក្នុងការរក្សាទុកឯកសារអចិន្ត្រៃយ៍ជាមួយនឹងឯកសារផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នព្រោះវាអាចបណ្តាលឱ្យមានការបំផ្លាញឯកសារដោយចៃដន្យ។ ហើយនេះអាចបណ្តាលឱ្យមានបញ្ហាជាច្រើនជាមួយអាជ្ញាធរបទប្បញ្ញត្តិ។

គួរចងចាំថាបណ្ណសារត្រូវតែធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារអស់រយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំ ឬរាប់ទសវត្សរ៍។ ដូច្នេះការយកចិត្តទុកដាក់យ៉ាងជិតស្និទ្ធគួរតែត្រូវបានបង់ទៅឱ្យអង្គការនៃការផ្ទុក, ដោយសារតែនេះគឺជាភារកិច្ចចម្បងនៃប័ណ្ណសាររបស់អង្គការ។

ឯកសាររបស់ស្ថាប័នទាក់ទងនឹងរយៈពេលប្រតិទិនកន្លងមកគឺជាកម្មវត្ថុនៃការផ្ទុក។ ឯកសារសំខាន់ដែលគ្រប់គ្រងការបង្កើត និងប្រតិបត្តិការបណ្ណសារគឺច្បាប់សហព័ន្ធលេខ 125 ចុះថ្ងៃទី 22 ខែតុលា ឆ្នាំ 2004។ បញ្ញត្តិរបស់វាអនុវត្តមិនត្រឹមតែចំពោះបណ្ណសារប៉ុណ្ណោះទេ។ អង្គការបុគ្គលប៉ុន្តែក៏មានបណ្ណសារនៅក្នុងអង្គភាពផងដែរ។

លើសពីនេះទៀត archivist ត្រូវតែដឹង ក្របខ័ណ្ឌ​ច្បាប់សម្រាប់ប្រភេទនីមួយៗនៃឯកសារសម្រាប់ទុកក្នុងប័ណ្ណសារ រយៈពេលផ្ទុករបស់វា។ តាមក្បួនព័ត៌មានបែបនេះត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅលើទំព័រចំណងជើងនៃករណី។ ឧទាហរណ៍ ឯកសារស្តីពីបុគ្គលិកត្រូវរក្សាទុកក្នុងរយៈពេល 50 ឆ្នាំ តាមច្បាប់សហព័ន្ធ ហើយឯកសារដែលបានបង្កើតមុនឆ្នាំ 2003 - ច្រើនជាងនេះរហូតដល់ 75 ឆ្នាំ។ ឯកសារគ្រប់គ្រងត្រូវបានទុកក្នុងប័ណ្ណសារ និងរក្សាទុកតាម "បញ្ជី" ត្រូវបានអនុម័ត។ ក្រសួងវប្បធម៌នៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី (លេខ 558 នៃ 08/25/10) ។ ក្នុងចំណោមនោះមានឯកសារដែលគួររក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍។

វាក៏មានលក្ខណៈពិសេសនៃការធ្វើការជាមួយពន្ធ ឯកសារគណនេយ្យ ឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងច្បាប់សហព័ន្ធលេខ 402 ក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី) ។

បណ្ណសារអង្គការ

បណ្ណសារជាឯកតារចនាសម្ព័ន្ធជាធម្មតាត្រូវបានបង្កើតជាអនុវិទ្យាល័យ និង អង្គការធំៗជាមួយនឹងឯកសារសំខាន់ៗ។ ស្ថានភាពរបស់វានឹងត្រូវបានកំណត់ដោយ "ច្បាប់ស្តីពីប័ណ្ណសារ" ដែលបានអនុម័ត។ ទង្វើក្នុងស្រុកក្រុមហ៊ុន ដែលឆ្លុះបញ្ចាំងទាំងនីតិវិធីរក្សាឯកសារ និងការទទួលខុសត្រូវផ្ទាល់ខ្លួនរបស់មន្ត្រីបុគ្គល។

នៅក្នុងដំណើរការនៃការរក្សាទុកឯកសារ ស្ថាប័នខាងក្រោមគួរតែត្រូវបានយកមកពិចារណា៖

• ឯកសារត្រូវតែមកបណ្ណសារពីនាយកដ្ឋានយោងទៅតាមសារពើភ័ណ្ឌ (ឬឯកសារជំនួសវា);
• ប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងឯកសាររួចហើយដោយនិយោជិតនៃអង្គភាពនោះ វាត្រូវតែត្រូវបានគូរឡើងយ៉ាងត្រឹមត្រូវតាមវិធីសាស្រ្ត។
• ផ្នែករងនៃរចនាសម្ព័ន្ធមានកាតព្វកិច្ចផ្ទេរឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកស្របតាមកាលបរិច្ឆេទកំណត់ដែលបានបង្កើតឡើងដោយច្បាប់សហព័ន្ធ។
• ប្រសិនបើកាលវិភាគនៃការផ្ទេរករណីទៅបណ្ណសារត្រូវបានបំពាន និយោជិតនៃរចនាសម្ព័ន្ធនេះត្រូវមានកាតព្វកិច្ចជូនដំណឹងដល់អ្នកគ្រប់គ្រងក្រុមហ៊ុនអំពីការពិតនៃការរំលោភបំពាន។

ការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដើម្បីបង្កើនប្រសិទ្ធភាពនីតិវិធីសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ ហើយក្នុងន័យនេះ ក្រុមហ៊ុនកាន់តែច្រើនឡើងឥឡូវនេះចូលចិត្តមានកំណែអេឡិចត្រូនិចនៃប័ណ្ណសាររបស់ពួកគេ។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ វាគួរតែត្រូវបានដោយសារក្នុងចិត្តថា ឯកសារជាច្រើនមានសុពលភាពតែនៅក្នុង ទម្រង់ក្រដាសដូច្នេះ ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកអាចចាត់ទុកថាគ្រាន់តែជាការបន្ថែមដ៏ងាយស្រួលមួយចំពោះករណីក្រដាសធម្មតាប៉ុណ្ណោះ។

ការរក្សាទុកឯកសារជាដំណាក់កាល៖

1. ការរៀបចំមាននៅក្នុងការវិភាគនៃម៉ាស់ឯកសារដែលមានស្រាប់ លក្ខណៈពិសេសរបស់វាត្រូវបានបង្ហាញ។ ឧទាហរណ៍ អ្នក​អាច​កំណត់​ដោយ​មើលឃើញ​ថា​តើ​ឯកសារ​ទាំងអស់​ត្រូវការ​ការ​ដេរ​បន្ថែម​ចំនួន​ប៉ុន្មាន​ដែល​ត្រូវ​ធ្វើ។ល។
2. ឯកសារ​ត្រូវ​បាន​តម្រៀប​ទៅ​ជា​ឯកសារ​ដែល​អាច​ត្រូវ​បាន​បំផ្លាញ​ដោយ​ស្រប​ច្បាប់ ដោយ​សារ​គ្មាន​តម្លៃ និង​ឯកសារ​ដែល​ត្រូវ​ធ្វើ​ការ​បន្ថែម​ទៀត។
3. ធ្វើប្រព័ន្ធ និងដេរឯកសារទៅតាមប្រភេទរបស់វា (គណនេយ្យ ការគ្រប់គ្រង បុគ្គលិក)។ ឯកសារ​ដែល​មិន​ទាន់​បាន​បំពេញ​ត្រូវ​បាន​បញ្ចូល​គ្នា​និង​ចង​ជា​ឯកសារ។ តាមក្បួនមួយត្រារបស់ក្រុមហ៊ុននិងហត្ថលេខារបស់អ្នកទទួលខុសត្រូវចំពោះការដេរត្រូវបានដាក់នៅលើការដេរ។
4. សារពើភ័ណ្ឌនៃមាតិកានៃករណីនីមួយៗត្រូវបានចងក្រងបញ្ជីឯកសារនៅក្នុងថត។
5. កាតាឡុកនៃករណីត្រូវបានចងក្រងតាមប្រភេទ ហើយពួកគេគួរតែត្រូវបានផ្ញើសម្រាប់ការផ្ទុក។

• លិបិក្រមករណី (លេខតាមលក្ខខណ្ឌដែលបានកំណត់ទៅករណីដែលជាផ្នែកទីមួយនៃច្បាប់គឺជាលេខកូដនៃអង្គភាពដែលវាបានមកពី);
• ចំណងជើង;
• ចំនួននៃអង្គភាពផ្ទុក;
• រយៈពេលផ្ទុក និងការចង្អុលបង្ហាញអំពីបទដ្ឋាននៃច្បាប់ដែលបង្កើតវា;
• កំណត់ចំណាំ (ឧទាហរណ៍ ប្រភេទផ្សេងៗនៃផែនការ៖ ការកសាងឡើងវិញ យុទ្ធនាការផ្សាយពាណិជ្ជកម្ម) អាចមានតែប៉ុណ្ណោះ ទម្រង់អេឡិចត្រូនិចកំណត់ត្រាមួយត្រូវបានធ្វើឡើងអំពីរឿងនេះ។

"បទប្បញ្ញត្តិស្តីពីប័ណ្ណសារ" របស់ក្រុមហ៊ុន LNA ផ្សេងទៀតអាចផ្តល់ឱ្យថាការងាររហូតដល់ការរៀបចំប្រព័ន្ធនិងការចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌនៃថតឯកសារត្រូវបានប្រគល់ឱ្យបុគ្គលិកនៃនាយកដ្ឋានហើយនិយោជិតបណ្ណសារទទួលយកតែករណីយោងទៅតាម ឯកសារផ្ទេរ ពិនិត្យមើលថាតើពួកវាត្រូវបានប្រតិបត្តិត្រឹមត្រូវឬអត់ ប្រៀបធៀបសមាសភាពនៃឯកសារជាមួយនឹងបញ្ជីពួកវានៅលើថតឯកសារ។ បន្ទាប់មក​សំណុំរឿង​ត្រូវ​បាន​បញ្ជូន​មក​វិញ​ដើម្បី​ពិនិត្យ​ឡើងវិញ ឬ​ទទួលយក​សម្រាប់​ការ​ដាក់​ឯកសារ។ ប្រសិនបើអ្នកត្រូវការចម្លង ឬស្កេនធាតុនីមួយៗនៃករណី នេះក៏ជាសមត្ថកិច្ចរបស់បុគ្គលិកបណ្ណសារផងដែរ។ ការផ្ទេរនេះបញ្ចប់ដោយហត្ថលេខាលើទង្វើដែលបញ្ជាក់ថាឯកសារត្រូវបានផ្ទេរសម្រាប់ការរក្សាទុក។

ការរក្សាទុកដោយគ្មានប័ណ្ណសារ

ក្រុមហ៊ុនតូចៗ អង្គការច្រើនតែមិនអាចមានលទ្ធភាពក្នុងការមានប័ណ្ណសារដាច់ដោយឡែកមួយ៖ កន្លែងស្នាក់នៅ បុគ្គលិកពេញម៉ោង។ បន្ទាប់មកការងារទាំងអស់នៃបណ្ណសារធ្លាក់លើស្មារបស់មនុស្សម្នាក់។ តាមក្បួននេះគឺជាលេខា។

និយោជិតក្នុងមុខតំណែងបែបនេះ មិនដូចអ្នកឯកទេសខាងការរក្សាទុកឯកសារទេ ប្រហែលជាមិនស៊ាំជាមួយឯកសារនិយតកម្មផ្សេងៗនៅក្នុងតំបន់នេះទេ (នេះក៏អនុវត្តចំពោះបុគ្គលិករបស់អង្គការ ដែលធ្វើការក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធបណ្ណសារថ្មី) ។

• ឯកសារលេខ 263 ចុះថ្ងៃទី 05/09/85 បោះពុម្ពដោយបណ្ណសារសំខាន់នៃសហភាពសូវៀត ប៉ុន្តែនៅតែមានសុពលភាពជាកាតព្វកិច្ច។
• បានអនុម័តនៅថ្ងៃទី 06/02/02 ដោយសហសេវិកនៃបណ្ណសារសហព័ន្ធនៃច្បាប់សម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការដែលជាឯកសារអនុសាសន៍។

ពួកគេបញ្ជាក់ពីរបៀបរក្សាទុក និងរក្សាទុកឯកសាររបស់ក្រុមហ៊ុន។

លេខាធិការដែលដំណើរការលំហូរឯកសារប្រចាំថ្ងៃ និងបច្ចុប្បន្ន នៅដើមដំបូងនៃការរក្សាទុកឯកសារគួរតែបែងចែកឯកសារជាពីរប្រភេទ៖

• ថ្ងៃផុតកំណត់នៃការរក្សាទុកឯកសារដែលបានមករួចហើយ ពួកគេបានបញ្ចប់ជាមួយនឹងការងារការិយាល័យ។
• ឯកសារបច្ចុប្បន្នដែលប្រើក្នុងការងារ។

និយោជិតនៃនាយកដ្ឋានផ្សេងៗរបស់ក្រុមហ៊ុនអាចមកជួយសង្គ្រោះបាន៖ គណនេយ្យ សេវាកម្មសេដ្ឋកិច្ច។ល។ ពួកគេម្នាក់ៗអាចបង្កើតឯកសារនេះ ឬថតឯកសារនោះបានត្រឹមត្រូវ រៀបចំសម្ភារៈនៅក្នុងនោះតាមលំដាប់លំដោយត្រឹមត្រូវ ធ្វើបញ្ជីឈ្មោះពួកគេ។ និងដាក់ចំណងជើងករណីដោយអនុលោមតាមខ្លឹមសារ។ ដោយផ្អែកលើការងារដែលបានធ្វើ លេខាធិការអាចបង្កើតនាមត្រកូលនៃករណីបុគ្គល។

តើចាំបាច់ត្រូវមានអ្នកឯកទេសមកពីខាងក្រៅដែរឬទេ?

ពាក់ព័ន្ធនឹងអង្គការភាគីទីបីដែលអនុវត្តការរក្សាទុកឯកសារសម្រាប់ថ្លៃសេវាគឺត្រូវបានណែនាំនៅក្នុងករណីជាច្រើន៖

• បរិមាណឯកសារសម្រាប់ទុកក្នុងប័ណ្ណសារមានទំហំធំ វាមិនអាចទៅរួចទេក្នុងការធ្វើកិច្ចការនេះដោយកម្លាំងបុគ្គលិករបស់ក្រុមហ៊ុនដោយមិនមានការរើសអើងចំពោះដំណើរការផលិតកម្ម និងការគ្រប់គ្រង។
• អង្គការបង្កើត បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចបន្ថែមពីលើបរិមាណការងារច្រើន ការបាត់បង់ពេលវេលាសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍន៍កម្មវិធីថ្មីដោយបុគ្គលិកអាចក្លាយជាបញ្ហា។
• ឯកសារត្រូវបានផ្ទេរទៅផ្នែកម្ខាង ឧទាហរណ៍សម្រាប់ការរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ ហើយកម្រិតសមត្ថភាពរបស់អ្នកឯកទេសត្រូវបានទាមទារ។

សំខាន់!ការបំពានច្បាប់នៃការរក្សាទុក - បទល្មើសរដ្ឋបាល. ក្រមរដ្ឋបាល (មាត្រា ១៣.២៥) ចែងអំពីការផាកពិន័យ៖ អ្នកទទួលខុសត្រូវ- 2.5-5 ពាន់រូប្លិ៍សម្រាប់នីតិបុគ្គល - 200-300 ពាន់រូប្លិ៍។

លទ្ធផល

1. ការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងអង្គការអាចត្រូវបានអនុវត្តដោយអ្នកឯកទេសនៃប័ណ្ណសាររបស់វា។ ប្រសិនបើអង្គភាពតូច ការរក្សាទុកឯកសារធ្វើឡើងដោយលេខាធិការ និងតំណាងនាយកដ្ឋានរបស់ក្រុមហ៊ុន។
2. នៅពេលផ្ទេរករណីទៅបណ្ណសារភាគីទីបី ឯកសារដែលបានរក្សាទុកច្រើន វាត្រូវបានណែនាំឱ្យប្រើប្រាស់សេវាកម្មរបស់ក្រុមហ៊ុនពិសេស។
3. ចំពោះការមិនអនុលោមតាមបទដ្ឋាននៃច្បាប់ស្តីពីបណ្ណសារសហព័ន្ធ ក្រមរដ្ឋបាលផ្តល់ការផាកពិន័យរហូតដល់ 300 ពាន់រូប្លិ៍។ ដល់អង្គការ។

អង្គការមួយ ដូចជាសារពាង្គកាយមានជីវិត បន្តធ្វើអន្តរកម្មជាមួយពិភពខាងក្រៅ និងគាំទ្រដំណើរការផ្ទៃក្នុងជាច្រើន៖ វាបញ្ចប់កិច្ចសន្យាជាមួយដៃគូ ទទួលយក ឬលក់ទំនិញ និងសេវាកម្ម ធ្វើការទូទាត់ផ្សេងៗ សម្របសម្រួល និងអនុម័តបទប្បញ្ញត្តិក្នុងតំបន់។

បង្កើតឡើងក្នុងពេលតែមួយ ឯកសារជាច្រើន។ភាគច្រើនដែលឆាប់ឬក្រោយមកបាត់បង់ភាពពាក់ព័ន្ធបច្ចុប្បន្នរបស់ពួកគេ ហើយត្រូវបានបញ្ជូនទៅបណ្ណសារ។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ស្ថាប័ននីមួយៗប្រកាន់ខ្ជាប់នូវគោលការណ៍គ្រប់គ្រងឯកសារផ្ទាល់ខ្លួនរបស់ខ្លួន ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ការធ្វើតាមអនុសាសន៍ទូទៅដែលត្រូវបានអនុវត្តដោយជោគជ័យក្នុងការអនុវត្ត និងបម្រុងទុកដោយបទដ្ឋានច្បាប់អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបង្កើនប្រសិទ្ធភាពការរក្សាទុកឯកសារឱ្យបានច្រើនតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន និងជៀសវាងបញ្ហាដែលអាចកើតមាននាពេលអនាគត។

អារេទាំងមូលនៃឯកសារដែលប្រមូលបានដោយអង្គការក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ខ្លួន និងជាកម្មវត្ថុនៃការផ្ទុកត្រូវបានបែងចែកជាប្រភេទជាច្រើន៖

• ឯកសាររកឃើញ - គឺ មូលដ្ឋានច្បាប់អត្ថិភាពនៃអង្គការ និងកំណត់លក្ខណៈច្បាប់ជាមូលដ្ឋានរបស់វា;
• ឯកសាររដ្ឋបាល- គឺជាការចាំបាច់ឬ តួអក្សរព័ត៌មានជាធម្មតាត្រូវបានគូរឡើងក្នុងនាមអ្នកគ្រប់គ្រងជាន់ខ្ពស់។
• ឯកសារបុគ្គលិក- ប៉ះពាល់ដល់ទំនាក់ទំនងទាំងអស់ដែលអាចកើតឡើងរវាងនិយោជិត និងនិយោជក។
• របាយការណ៍​ហិរញ្ញវត្ថុ- រួមបញ្ចូល ឯកសារប្រភពឆ្លុះបញ្ចាំងពីការទិញ និងលក់ទំនិញ និងសេវាកម្មរបស់អង្គការ។
• ឯកសារឯកទេស- បទប្បញ្ញត្តិផ្ទៃក្នុងដែលគ្រប់គ្រងទិដ្ឋភាពសំខាន់ៗនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការ និងធានានូវភាពស៊ីសង្វាក់គ្នានៃការងារនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធរបស់ខ្លួន។

ក្នុងន័យទូលំទូលាយ ឯកសារទាំងអស់ដែលអង្គការមានអាចបែងចែកជា ពីរក្រុម៖ ឯកសារ​ដែល​ត្រូវ​បាន​បញ្ចប់​ហើយ​ឯកសារ​នៅ​តែ​ជាប់​ពាក់ព័ន្ធ​ក្នុង​ដំណើរ​ការ​អាជីវកម្ម​ជាក់​ស្តែង។ ភារកិច្ចចម្បងមួយក្នុងចំណោមភារកិច្ចចម្បងរបស់មន្ត្រីដែលទទួលខុសត្រូវក្នុងការថែរក្សាបណ្ណសារគឺការចែកចាយឯកសារដែលមានសមត្ថកិច្ចក្នុងករណីពាក់ព័ន្ធ និងការបន្ថែមទាន់ពេលវេលាជាមួយនឹងឯកសារដែលបានគូរថ្មី។

កំពុងរៀបចំសម្រាប់តម្រូវការផ្ទេរ និងការផ្ទុក

សម្រាប់រចនាសម្ព័ន្ធអតិបរមាដែលមាន នីតិបុគ្គលឯកសារ ការចាត់ថ្នាក់រួមពិសេសមួយត្រូវបានប្រើ ដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីឈ្មោះនៃករណីទាំងអស់ជាមួយនឹងការចង្អុលបង្ហាញអំពីរយៈពេលនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេ។ ឯកសារនៅក្នុងករណីជាធម្មតាត្រូវបានដាក់ជាក្រុមតាមប្រភេទ និងចែកចាយទៅក្នុងថតដាច់ដោយឡែក។

ប្រការ 3.4 ។ នៃច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារនៃបណ្ណសាររបស់អង្គការដែលត្រូវបានអនុម័តក្នុងឆ្នាំ 2002 និងមានលក្ខណៈជាអនុសាសន៍ ទម្រង់បែបបទនៃករណីត្រូវបានស្នើឡើងក្នុងទម្រង់ជាតារាងដែលរួមបញ្ចូលវាលដូចខាងក្រោមៈ

• សន្ទស្សន៍ករណីដែលរួមមានលេខកូដឌីជីថល ឯកតារចនាសម្ព័ន្ធនិងលេខស៊េរីនៃករណី;
• ចំណងជើងករណីបញ្ចូលក្នុងទម្រង់នៃការរចនាសង្ខេប និងច្បាស់លាស់នៃខ្លឹមសារនៃដំណើរការដែលទាក់ទងនឹងវា ដោយមិនចាំបាច់ប្រើរចនាសម្ព័ន្ធស្មុគស្មាញ និងពាក្យណែនាំ។
• វាល ចំនួនអង្គភាពផ្ទុកឆ្លុះបញ្ចាំងពីចំនួនភាគ ឬផ្នែកនៅក្នុងឯកសារ ហើយត្រូវបានបញ្ចប់នៅចុងឆ្នាំ។
• ជួរចុងក្រោយមាន កំណត់ចំណាំទាក់ទងនឹងប្រតិបត្តិការដែលបានអនុវត្តលើករណី - ការបង្កើត ការផ្លាស់ទីលំនៅ។ល។

ករណីដែលរៀបចំដោយអនុលោមតាមនាមនាមរួមត្រូវបានទុកក្នុងប័ណ្ណសារសម្រាប់រយៈពេលមួយ អាស្រ័យលើប្រភេទឯកសារដែលបង្កើតជាឯកសារទាំងនោះ។ ដូច្នេះ ឯកសារដែលមានធាតុផ្សំត្រូវបានរក្សាទុកពេញមួយរយៈពេលនៃអត្ថិភាពនៃនីតិបុគ្គល ហើយក្នុងករណីមានការរំលាយ ឯកសារទាំងនោះត្រូវផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋ ឬក្រុង។

ផ្នែក របាយការណ៍​ហិរញ្ញវត្ថុក៏ជាកម្មវត្ថុនៃការផ្ទុកមិនកំណត់ផងដែរ ខណៈពេលដែលសម្រាប់ ឯកសារបឋមពេលវេលាកំណត់ 5 ឆ្នាំ. រយៈពេលរក្សាទុកយូរបំផុតត្រូវបានផ្តល់ជូនសម្រាប់ឯកសារបុគ្គលិក - ឧទាហរណ៍ សេចក្តីថ្លែងការណ៍នៃចំនួនទឹកប្រាក់ ប្រាក់ឈ្នួលគួរតែត្រូវបានរក្សាទុក អាយុ 75 ឆ្នាំ។, រយៈពេលដូចគ្នាត្រូវបានកំណត់សម្រាប់ កិច្ចសន្យាការងារនិងកាតផ្ទាល់ខ្លួនរបស់និយោជិត។

បទប្បញ្ញត្តិ និងការទទួលខុសត្រូវ

នៅកម្រិតសហព័ន្ធ គោលការណ៍ទូទៅនៃការរៀបចំការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយច្បាប់លេខ 125-FZ នៃថ្ងៃទី 22 ខែតុលា ឆ្នាំ 2004 ដែលជាបទប្បញ្ញត្តិមួយចំនួនដែលចាំបាច់សម្រាប់សហគ្រាសទាំងអស់ដែលមានលំហូរឯកសារជាអចិន្ត្រៃយ៍។

ក្រៅពី បទប្បញ្ញត្តិច្បាប់នៅក្នុងលក្ខខណ្ឌនៃការថែរក្សាបណ្ណសារ ច្បាប់ក៏ចែងផងដែរនូវការទទួលខុសត្រូវរបស់មន្ត្រី និងអង្គការចំពោះការរំលោភដែលបានប្រព្រឹត្តនៅក្នុងតំបន់នេះ។ ក្នុងករណីនេះការពិន័យមិនលើសពីទេ។ 500 ជូតទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ អវត្តមានពេញលេញ ឬដោយផ្នែកនៃឯកសារចាំបាច់សម្រាប់ការរក្សាទុកអាចនាំឱ្យមានការពិន័យធ្ងន់ធ្ងរជាងនេះ - រហូតដល់ 300,000 rubles.

បទប្បញ្ញត្តិដាច់ដោយឡែកស្តីពីការរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងលំដាប់នៃក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃសហភាពសូវៀតដែលត្រូវបានអនុម័តនៅឆ្នាំ 1983 ហើយនៅតែមិនបាត់បង់ភាពពាក់ព័ន្ធ។ បញ្ជីពេញលេញនៃឯកសារដែលត្រូវបានគូរឡើងនៅទូទាំងអត្ថិភាពនៃអង្គការរួមជាមួយនឹងលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេត្រូវបានបង្ហាញនៅក្នុងលំដាប់នៃក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 25 ខែសីហាឆ្នាំ 2010 លេខ 558 ។ សំណុំនៃច្បាប់សម្រាប់ការងារនៃបណ្ណសាររបស់អង្គការដែលបានរៀបរាប់ខាងលើមានបញ្ជីលម្អិតនៃអនុសាសន៍ដែលទាក់ទងនឹងគ្រប់ទិដ្ឋភាពនៃសកម្មភាពបែបនេះ។

ការចូលប្រើឯកសារ និងកាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់សម្រាប់ការដាក់ស្នើរបស់ពួកគេ។

ករណីដែលបានបង្កើតឡើងជាធម្មតាត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារមិនលើសពី 3 ឆ្នាំគិតចាប់ពីថ្ងៃបញ្ចប់ដំណើរការអាជីវកម្មដែលឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងពួកគេ។ នីតិវិធីសម្រាប់ការរក្សាទុក និងការចេញឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយអនុលោមតាមបទប្បញ្ញត្តិផ្ទៃក្នុងដែលបានអនុម័តដោយផ្អែកលើ តម្រូវការបទប្បញ្ញត្តិនិងអនុសាសន៍។

សម្រាប់ការប្រើប្រាស់ផ្ទៃក្នុង រយៈពេលនៃការងារជាមួយឯកសារបណ្ណសារត្រូវបានកំណត់ 30 ថ្ងៃ។ប៉ុន្តែតាមការស្នើសុំរបស់មន្ត្រីទទួលខុសត្រូវ អាស្រ័យទៅលើសុវត្ថិភាពនៃករណីនានា ពេលវេលាដែលបានកំណត់អាចនឹងត្រូវបន្តមួយខែទៀត។

ការណែនាំជាជំហាន ៗ សម្រាប់ការរក្សាទុកនិងរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារ

នីតិវិធីសម្រាប់ដំណើរការនិងផ្ទេរករណីសម្រាប់ការផ្ទុកអាចត្រូវបានបែងចែកជា ជំហានសំខាន់ៗជាច្រើន។:

គួរកត់សំគាល់ថា ឯកសារដែលមានរយៈពេលរក្សាទុកជាធម្មតាត្រូវរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារ។ យ៉ាងហោចណាស់ 10 ឆ្នាំ។. ឯកសារដែលនៅសេសសល់អាចរក្សាទុកដោយផ្ទាល់នៅក្នុងនាយកដ្ឋាន ហើយផ្ទេរទៅបំផ្លាញចោលភ្លាមៗនៅពេលដែលវាផុតកំណត់។ ច្បាប់រយៈពេល

បំពាក់បណ្ណសារ និងពិនិត្យមើលភាពសមស្របនៃបរិវេណ

នីតិវិធីសម្រាប់ការរៀបចំកន្លែងផ្ទុកឯកសារត្រូវបានពិពណ៌នាលម្អិតនៅក្នុងច្បាប់មូលដ្ឋាន។ គោលការណ៍សំខាន់នៅពេលបំពាក់បណ្ណសារនៅក្នុងអង្គភាពគឺ ការប្រើប្រាស់អគារ ឬបរិវេណដាច់ដោយឡែកសម្រាប់តម្រូវការរបស់វា។.

ទន្ទឹមនឹងនេះដែរ ប្រតិបត្តិការនៃរចនាសម្ព័ន្ធដែលស្ថិតក្នុងសភាពទ្រុឌទ្រោមខ្លាំង ក៏ដូចជាសើម និងមិនមានកំដៅ មិនត្រូវបានអនុញ្ញាតទេ។ ការដាក់កម្រិតនេះក៏អនុវត្តចំពោះបរិវេណដែលស្ថិតនៅក្នុងអគារដូចគ្នាដែលមានសេវាកម្មផងដែរ។ ការផ្តល់ម្ហូបអាហារនិងស្តុកផលិតផលម្ហូបអាហារ ក៏ដូចជាទំនិញដែលមានទីតាំងនៅជិតឃ្លាំងផ្ទុកសារធាតុងាយឆេះ ឬឈ្លានពាន។

ការរៀបចំផ្ទៃក្នុងនៃឃ្លាំងផ្ទុកឯកសារគួរតែត្រូវបានធ្វើឡើងតាមរបៀបមួយ ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពអតិបរមានៃឯកសារដែលមាននៅក្នុងនោះ។ ចំពោះបញ្ហានេះវាចាំបាច់ដើម្បីធ្វើតាម បញ្ជីលក្ខខណ្ឌ:

• បន្ទប់ទុកឯកសារត្រូវតែការពារពីការជន់លិច បំពេញតាមស្តង់ដារសុវត្ថិភាពអគ្គីភ័យ មានប្រព័ន្ធខ្យល់ចេញចូលប្រកបដោយផលិតភាព។
• ខ្សែភ្លើង និងរន្ធទាំងអស់គួរតែត្រូវបានអ៊ីសូឡង់ឱ្យបានច្រើនតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន។
• ការតុបតែងបន្ទប់ត្រូវតែធ្វើពីវត្ថុធាតុដើមដែលមិនឆេះនិងមិនឈ្លានពាន។
• វាមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យដាក់បំពង់ទឹក និងលូតាមរយៈកន្លែងស្តុកទុកឡើយ។

ការសម្រេចចិត្តចុងក្រោយអំពីភាពសមស្របនៃបរិវេណសម្រាប់តម្រូវការនៃបណ្ណសារត្រូវបានធ្វើឡើងដោយសេវាកម្មឯកទេសមួយចំនួនដោយផ្អែកលើការពិនិត្យ។ នេះយកទៅក្នុងគណនី សុវត្ថិភាព​អគ្គិភ័យបរិវេណ លក្ខខណ្ឌអនាម័យ ជាដើម។ ផ្អែកលើលទ្ធផលនៃការប្រឡងនីមួយៗ ក ច្បាប់ឆ្លុះបញ្ចាំងពីលទ្ធផលនៃការអនុវត្តរបស់វា។

លក្ខណៈពិសេសនៃការប្រើប្រាស់ឯកសារនិងការរៀបចំការងារ

មូលដ្ឋានសម្រាប់ការងាររបស់បណ្ណសារ គឺជាបទប្បញ្ញត្តិ ឬការណែនាំដែលត្រូវបានអនុម័តដោយអ្នកគ្រប់គ្រងលើការថែរក្សាប័ណ្ណសាររបស់អង្គការ។ នៅលើមូលដ្ឋាននៃឯកសារបែបនេះ និយោជិតត្រូវបានតែងតាំងដែលដើរតួជាអ្នករក្សាសិទ្ធិ និងទទួលខុសត្រូវចំពោះសុវត្ថិភាព និងភាពពេញលេញនៃឯកសារដែលបានប្រគល់ឱ្យគាត់។

បណ្ណសារនៅក្នុងស្ថាប័នមួយអាចមានជាអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធឯករាជ្យ ឬជាផ្នែកនៃសេវាកម្មរដ្ឋបាល។ ដោយមិនគិតពីទំនាក់ទំនងផ្លូវការ គោលបំណងសំខាន់នៃដំណើរការរបស់វាគឺការបង្កើត គណនេយ្យ និងធានានូវភាពត្រឹមត្រូវនៃទិន្នន័យបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

វាត្រូវបានសម្រេចតាមរយៈសកម្មភាពជាប្រព័ន្ធរបស់បណ្ណសារដ្ឋានក្នុងការរក្សាការចាត់ថ្នាក់នៃករណី ទទួលបរិមាណដែលបានធ្វើទ្រង់ទ្រាយត្រឹមត្រូវ ការរៀបចំជាប្រព័ន្ធ។ល។ លើសពីនេះទៀតភារកិច្ចរបស់បុគ្គលិកបណ្ណសាររួមមានការផ្តល់ទាន់ពេលវេលានិងពេញលេញនៃឯកសារដែលបានស្នើសុំក៏ដូចជាការចូលរួមក្នុងដំណើរការនៃការបំផ្លាញឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកផុតកំណត់។

នីតិវិធីត្រួតពិនិត្យ

បន្ថែមពីលើបទប្បញ្ញត្តិផ្ទៃក្នុងការងារនៃប័ណ្ណសារត្រូវបានគ្រប់គ្រង សកម្មភាពនីតិបញ្ញត្តិរួមទាំងវិធានការត្រួតពិនិត្យការងារការិយាល័យបណ្ណសារនៅក្នុងអង្គភាព។

ដូច្នេះយោងទៅតាមច្បាប់លេខ 125-FZ ការគ្រប់គ្រងលើការអនុលោមតាមនីតិវិធីសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយស្ថាប័នពិសេសនៅកម្រិតសហព័ន្ធនិងកម្រិតនៃមុខវិជ្ជានៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។ នៅក្នុងការអនុវត្តមុខងារនេះជាធម្មតាត្រូវបានអនុវត្តដោយអធិការកិច្ចពន្ធនិង មូលនិធិសោធននិវត្តន៍ជាអ្នកប្រើប្រាស់ខាងក្រៅចម្បងនៃឯកសាររបស់ស្ថាប័ន។ ច្បាប់ដូចគ្នានេះចែងអំពីការទទួលខុសត្រូវរហូតដល់ការទទួលខុសត្រូវព្រហ្មទណ្ឌចំពោះការរំលោភលើច្បាប់ស្តីពីបណ្ណសារ។

ទិដ្ឋភាពទូទៅនៃកម្មវិធីសម្រាប់ស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរការងារការិយាល័យនៅក្នុងអង្គការត្រូវបានបង្ហាញខាងក្រោម។

ការចុះឈ្មោះប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយអេឡិចត្រូនិច

នៅក្នុងពិភពនៃបច្ចេកវិជ្ជាខ្ពស់ដែលកំពុងរីករាលដាល ក្រុមហ៊ុនផ្តល់ព័ត៌មាន "បុរាណ" - ក្រដាស និងឧបករណ៍ចម្លងរបស់វា - កំពុងផ្តល់មធ្យោបាយដល់ប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយអេឡិចត្រូនិកយឺតៗ។ ក្នុងន័យនេះ និយោជិតបណ្ណសារនឹងឆាប់ឬក្រោយមកមានសំណួរ៖ តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីទទួលយកឯកសារបែបនេះសម្រាប់ការផ្ទុក?ចម្លើយចំពោះវាគឺសាមញ្ញ: ក្នុងទម្រង់ដូចគ្នាដែលពួកគេត្រូវបានរចនាឡើងដំបូង។

ឧទាហរណ៍ ប្រសិនបើវិក្កយបត្រពីអ្នកផ្គត់ផ្គង់បរទេសត្រូវបានទទួលក្នុងទម្រង់ជាឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលបញ្ជាក់ដោយហត្ថលេខាឌីជីថល នោះពួកគេគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងអង្គចងចាំរបស់កុំព្យូទ័រ - គ្មានអ្វីត្រូវបោះពុម្ព និងបញ្ជាក់បន្ថែមនោះទេ។ ឯកសារបែបនេះត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងបញ្ជីឈ្មោះករណីលើមូលដ្ឋានទូទៅ ដោយគិតគូរពីរយៈពេលផ្ទុកដែលបានបង្កើតឡើង។

ការងារការិយាល័យបណ្ណសារនៅក្នុងអង្គការ - ដំណើរការស្មុគស្មាញ និងច្រើនដំណាក់កាលដែលតម្រូវឱ្យមានការរៀបចំផែនការដោយប្រុងប្រយ័ត្ន និងការអនុលោមតាមតម្រូវការ និងអនុសាសន៍ជាច្រើនពីអ្នកចូលរួមរបស់ខ្លួន។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ប្រព័ន្ធផ្ទុកឯកសារដែលបានកសាងឡើងយ៉ាងល្អមិនត្រឹមតែផ្តល់សក្ខីកម្មដល់ការងារដែលមានការសម្របសម្រួល និងផលិតភាពរបស់នាយកដ្ឋានប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំងបង្ហាញពីសក្តានុពលរបស់អង្គភាពជាអង្គភាពសេដ្ឋកិច្ចដ៏មានប្រសិទ្ធភាពផងដែរ។

ការណែនាំលម្អិតសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារត្រូវបានបង្ហាញនៅក្នុងវីដេអូ។

អ្វីដែលត្រូវពឹងផ្អែកលើឥឡូវនេះនៅក្នុងវាល បទប្បញ្ញត្តិនិងការគាំទ្រវិធីសាស្រ្តនៃការរក្សាទុក?

ជា​ដំបូងបង្អស់, នៅ​លើ ឯកសារបច្ចុប្បន្នដែលជាបទដ្ឋាន៖ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារ សហព័ន្ធរុស្ស៊ីនិងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងៗនៅក្នុងសាកសព អំណាចរដ្ឋ, សរីរាង្គ រដ្ឋាភិបាលក្នុងតំបន់និងអង្គការនានា (ត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 31 ខែមីនាឆ្នាំ 2015 លេខ 526) ដែលចូលជាធរមាននៅចុងខែកញ្ញាឆ្នាំមុន។ បន្ថែមទៀតនៅក្នុងអត្ថបទយើងនឹងហៅវាថា Rules-2015 ។

ហើយទីពីរ នៅលើឯកសារបច្ចុប្បន្ន ដែលជាវិធីសាស្រ្តក្នុងធម្មជាតិ៖ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការ (ត្រូវបានអនុម័តដោយសេចក្តីសម្រេចរបស់ Collegium នៃបណ្ណសារសហព័ន្ធថ្ងៃទី 6 ខែកុម្ភៈ ឆ្នាំ 2002 ដែលក្រោយមកហៅថា ច្បាប់មូលដ្ឋាន)។ បញ្ហាជាក់ស្តែងជាច្រើនដែលត្រូវបានប៉ះពាល់ដោយច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ត្រូវបានគ្របដណ្តប់នៅទីនេះក្នុងព័ត៌មានលម្អិតមួយចំនួន ឧទាហរណ៍ នីតិវិធីសម្រាប់បង្កើតបញ្ជីឈ្មោះករណី។

ច្បាប់ជាមូលដ្ឋាននៃការងារ បណ្ណសារនាយកដ្ឋាន(ត្រូវបានអនុម័តដោយលំដាប់នៃប័ណ្ណសារសំខាន់នៃសហភាពសូវៀតចុះថ្ងៃទី 05.09.1985 លេខ 263) ដែលអស់រយៈពេលជាយូរមកហើយដោយសារតែអាយុរបស់ពួកគេមិនមែនជាឯកសារដែលធ្វើការបានទីបំផុតបានបញ្ជូនទៅកន្លែងសម្រាកដែលសមនឹងទទួលបានហើយមិនត្រូវបាន ជាកម្មវត្ថុនៃការដាក់ពាក្យនៅលើទឹកដីនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចាប់ពីពេលដែលច្បាប់-2015 ចូលជាធរមាន (លិខិតរបស់បណ្ណសារសហព័ន្ធចុះថ្ងៃទី 18 ខែកញ្ញា ឆ្នាំ 2015 លេខ 2/2133-A)។

តើឯកសារត្រូវរក្សាទុកទេ?

ឯកសារត្រូវតែរក្សាទុក។ ទោះបីជាការពិតដែលថាច្បាប់ឆ្នាំ 2015 និយាយថា "អង្គការ ខាងស្ដាំ (បញ្ជាក់បន្ថែម)ដើម្បីបង្កើតបណ្ណសារសម្រាប់គោលបំណងនៃការរក្សាទុកឯកសារបណ្ណសារដែលបានបង្កើតឡើងក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ ...” សិទ្ធិនេះនៅពេលពិនិត្យកាន់តែជិត ប្រែទៅជាកាតព្វកិច្ចពិតប្រាកដ។

ទីមួយប្រសិនបើមានអង្គការមួយ នោះមានបុគ្គលិក ដែលមានន័យថាសំណុំឯកសារពេញលេញស្តីពីបុគ្គលិកសម្រាប់ពួកគេម្នាក់ៗ។

ទីពីរ ប្រសិនបើមានអង្គការមួយ នោះក៏មានគណនេយ្យពន្ធរបស់ខ្លួនផងដែរ ដែលតំណាងដោយក្រដាស ឬឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

ទីបី យ៉ាងហោចណាស់ឯកសារដែលបានរាយបញ្ជីទាំងអស់ត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលកំណត់។ ប្រភពនៃជីវិតធ្នើ - បញ្ជីពិសេស៖

• បញ្ជីឯកសារបណ្ណសារអ្នកគ្រប់គ្រងធម្មតាដែលបង្កើតក្នុងសកម្មភាព ទី​ភ្នាក់​ងារ​រដ្ឋា​ភិ​បាល, រដ្ឋាភិបាលក្នុងតំបន់និងអង្គការដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក (ត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីថ្ងៃទី 25 ខែសីហាឆ្នាំ 2010 លេខ 558);
• បញ្ជីឯកសារបណ្ណសារធម្មតាដែលបង្កើតក្នុងសកម្មភាពវិទ្យាសាស្ត្រ បច្ចេកទេស និងផលិតកម្មរបស់អង្គការ ដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌ និង ទំនាក់ទំនងមហាជន RF ចុះថ្ងៃទី 31 ខែកក្កដា ឆ្នាំ 2007 លេខ 1182)។

បញ្ជាក់សម្រាប់ប្រើប្រាស់ដោយរដ្ឋាភិបាល និង អង្គការមិនមែនរដ្ឋាភិបាល. ដូច្នេះវាប្រែថាណាមួយ សូម្បីតែក្រុមហ៊ុនតូចបំផុត និងតិចតួចបំផុតក៏ដោយ មានសំណុំឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកបណ្ណសារ។ ហើយលក្ខខណ្ឌត្រូវតែត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ពួកគេដែលបំពេញតម្រូវការថ្មី។ ឯកសារបទដ្ឋាន៖ ច្បាប់-2015 ។ អវត្ដមាននៃផ្នែករងរចនាសម្ព័ន្ធក្រោមឈ្មោះ "បណ្ណសារ", "ការិយាល័យ" មិនប៉ះពាល់ដល់កាតព្វកិច្ចនេះតាមមធ្យោបាយណាមួយឡើយ។

ការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ការបង្កើតថ្មីដែលអ្នកឯកទេសទាំងអស់ក្នុងការងារការិយាល័យ និងការរក្សាទុកឯកសារបានយកចិត្តទុកដាក់គឺនីតិវិធីដែលរង់ចាំជាយូរមកហើយសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ។ ផ្នែក 2.30-2.33 មានន័យ។ ការផ្លាស់ប្តូរទៅឯកសារអេឡិចត្រូនិកនៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ត្រូវបានអនុវត្តភ្លាមៗដោយគ្មានចំណងជើងភ្លាមៗបន្ទាប់ពីសារថាវាត្រូវបានហាមឃាត់មិនឱ្យនៅក្នុងស្បែកជើងកខ្វក់នៅក្នុងប័ណ្ណសារ។

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

២.៣០។ លក្ខខណ្ឌចាំបាច់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកគឺ៖

វត្តមាននៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការយ៉ាងហោចណាស់ពីរច្បាប់ចម្លងនៃឯកតានៃការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិចនីមួយៗ (ច្បាប់ចម្លងសំខាន់ និងការងារត្រូវតែមានទីតាំងនៅលើឧបករណ៍រូបវន្តផ្សេងៗគ្នា);

ភាពអាចរកបាននៃឧបករណ៍បច្ចេកទេស និងសូហ្វវែរដែលត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីផលិតឡើងវិញ ចម្លង សរសេរឡើងវិញនូវឯកសារអេឡិចត្រូនិក គ្រប់គ្រងរូបវន្ត និង លក្ខខណ្ឌបច្ចេកទេស;

ធានានូវរបៀបនៃការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក ដោយមិនរាប់បញ្ចូលការបាត់បង់ ការចែកចាយដោយគ្មានការអនុញ្ញាត ការបំផ្លិចបំផ្លាញ ឬការបំភ្លៃព័ត៌មាន។

ការច្នៃប្រឌិតដ៏សំខាន់មួយទៀតគឺការកំណត់ដោយច្បាប់ឆ្នាំ 2015 នៃទម្រង់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក៖

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

២.៣១. ការផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាអត្ថបទសម្រាប់រក្សាទុកក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការដែលជាប្រភពនៃការទទួលបានបណ្ណសាររដ្ឋ និងក្រុងត្រូវបានអនុវត្តជាទម្រង់ PDF/A ។

PDF គឺជាទម្រង់សកលដែលមិនអាចប្រកែកបាន។ PDF/Archives (PDF/A) គឺជាបំរែបំរួលនៃទម្រង់នេះ ដែលត្រូវបានរចនាឡើងជាពិសេសសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារក្នុងប័ណ្ណសាររយៈពេលវែង និងដាក់បញ្ចូលក្នុង ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “ការគ្រប់គ្រងឯកសារ។ ទម្រង់ឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ការរក្សាទុករយៈពេលវែង។ ប៉ុន្តែដូចជាអ្វីទាំងអស់ជាសកល PDF មិនល្អឥតខ្ចោះទេ។ នៅក្នុងទម្រង់នេះ ឯកសារគ្រប់គ្រងមានអារម្មណ៍អស្ចារ្យ ប៉ុន្តែអង្គការប្រើប្រាស់មិនត្រឹមតែកញ្ចប់មួយប៉ុណ្ណោះទេ ការិយាល័យ​ក្រុមហ៊ុន Microsoft. ដូច្នេះ ជាឧទាហរណ៍ គំនូរដែលបានបង្កើតជាទម្រង់ .dwg ត្រូវបានបង្ហាញមិនត្រឹមត្រូវនៅពេលបំប្លែងទៅជា .pdf ។ អ្នកឯកទេសក៏មានសំណួរជាច្រើនអំពីអាកប្បកិរិយានៃហត្ថលេខាឌីជីថលអេឡិចត្រូនិចនៅពេលបំប្លែងឯកសារទៅជា .pdf ។

នីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារត្រូវបានពិពណ៌នានៅក្នុងផ្នែក 4.34 នៃច្បាប់។ ខាងក្រោមនេះជាអត្ថបទ៖

• ទីមួយ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកអាចត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារ និងរក្សាទុកទាំងនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយដាច់ដោយឡែក និង "តាមរយៈបណ្តាញព័ត៌មាន និងទូរគមនាគមន៍"។
• ទីពីរ សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារត្រូវបានចងក្រងជាទម្រង់ក្រដាស (ពោលគឺទោះបីជាយើងបង្កើតបណ្ណសារនៅក្នុង EDMS ក៏ដោយ សារពើភ័ណ្ឌនឹងត្រូវបញ្ជូនទៅបណ្ណសារដ្ឋានដោយផ្ទាល់)
• ទីបី “នៅពេលទទួលបានសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបញ្ជាក់ ហត្ថលេខា​អេ​ឡិច​ត្រូ​និ​ចប្រធានអង្គការ ឬមានការអនុញ្ញាតពីគាត់ ផ្លូវការ"។ ទាក់ទង ឯកសារក្រដាសគ្មានអ្វីនៃប្រភេទគឺត្រូវបានទាមទារ។ របៀបអនុលោមតាមតម្រូវការនេះសម្រាប់អង្គការដែលបង្កើតឯកសារអេឡិចត្រូនិក ប៉ុន្តែកុំប្រើ EDS ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 គឺនៅស្ងៀម។

ជាចុងក្រោយ “សម្រាប់ការចូលប្រើឯកសារអេឡិចត្រូនិកភ្លាមៗសម្រាប់គោលបំណងជាឯកសារយោង និងស្វែងរក មូលនិធិសម្រាប់ការប្រើប្រាស់ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងបណ្ណសារ” (កថាខណ្ឌ 2.33)។ គោលគំនិតនៃមូលនិធិប្រើប្រាស់មិនត្រូវបានបង្ហាញឱ្យដឹងឡើយ។

គណនេយ្យឯកសារ

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

៣.៥. បណ្ណសាររបស់អង្គការរក្សាសំខាន់ (ចាំបាច់) និងជំនួយ ឯកសារគណនេយ្យ. សមាសភាពនិងទម្រង់នៃឯកសារគណនេយ្យសំខាន់ៗត្រូវបានកំណត់ស្របតាមវិធានទាំងនេះ។ សមាសភាពនិងទម្រង់នៃឯកសារគណនេយ្យគាំទ្រត្រូវបានកំណត់ដោយបណ្ណសាររបស់អង្គការដោយឯករាជ្យ។

ច្បាប់សំខាន់ៗបានពន្យល់ពីមូលហេតុដែលគណនេយ្យនៃឯកសារបណ្ណសារត្រូវបានអនុវត្ត និងអ្វីដែលប្រព័ន្ធនៃឯកសារគណនេយ្យគឺ បង្កើតគោលបំណងរបស់វាយ៉ាងច្បាស់។ និយមន័យទាំងនេះបានបាត់ពីច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ។ ចូរយើងចងចាំពួកគេ ដើម្បីយល់ពីមូលហេតុដែលយើងនឹងដោះស្រាយជាមួយគណនេយ្យ៖

ហើយការផ្លាស់ប្តូរសំខាន់: បញ្ជីឯកសារគណនេយ្យនៃប័ណ្ណសារក្នុងឆ្នាំ 2015 ត្រូវបានកាត់បន្ថយជាងពាក់កណ្តាលពី 11 ទៅ 5 មុខតំណែង។ មានតែ៖

• សៀវភៅ​គណនេយ្យ​សម្រាប់​ការ​ទទួល​និង​ការ​ចោល​នៃ​ករណី, ឯកសារ;
• បញ្ជីនៃមូលនិធិ;
• សន្លឹកមូលនិធិ;
• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណី, ឯកសារ;
• ការពិពណ៌នាការចុះឈ្មោះ។

នីតិវិធីសម្រាប់ការចងក្រង និងរក្សាទម្រង់គណនេយ្យ ទោះបីជាតិចតួចក៏ដោយ ត្រូវបានពិពណ៌នានៅក្នុងកថាខណ្ឌ 3.7-3.11 នៃច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ។

អ្វី​ដែល​នៅ​សល់​គឺ​ជា​ការ​សម្រេច​ចិត្ត​របស់​អង្គការ។ ប្រសិនបើវាជាប្រភពនៃការទទួលបានប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ (ក្រុង) នោះលិខិតឆ្លងដែនរបស់អង្គការត្រូវតែត្រូវបានគូរបន្ថែម (ប្រការ 3.12 នៃច្បាប់-2015)។ វាក៏មានលេខយោងនៃបទប្បញ្ញត្តិស្តីពីការចុះឈ្មោះរដ្ឋនៃឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 1997 និងបានអនុម័តទម្រង់នៃលិខិតឆ្លងដែនបណ្ណសារ។ សូមចំណាំថា ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានបានស្នើរទម្រង់មួយ បើទោះបីជាស្ទើរតែដូចគ្នា ប៉ុន្តែនៅតែ "ស្រស់" ច្រើនជាងបទប្បញ្ញត្តិដែលបានរៀបរាប់។ យ៉ាងហោចណាស់ ការគណនានៅក្នុងនោះបានចាប់ផ្តើមជាមួយនឹងពីរពាន់ មិនមែនជាមួយនឹងកៅសិបនោះទេ។

ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ

ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 មិនបាននាំមកនូវអ្វីថ្មីជាមូលដ្ឋានសម្រាប់នីតិវិធីសម្រាប់ការត្រួតពិនិត្យប្រចាំឆ្នាំនៃតម្លៃនៃឯកសារ។ មានតែកថាខណ្ឌ 4.12 ដែលសមនឹងទទួលបានការយកចិត្តទុកដាក់៖

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

៤.១២. អង្គការដែលសកម្មភាពរបស់ពួកគេមិនបង្កើតឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីបង្កើតសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីដោយបុគ្គលិកនិងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងធានាសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។

ការផ្តល់នេះសំដៅលើការសន្ទនាដែលដោយមិនគិតពីវត្តមាននៅក្នុងអង្គការនៃបណ្ណសារ និងជាកម្មសិទ្ធិរបស់ចំនួនប្រភពនៃការទទួលបានប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ (ក្រុង) វាមានកាតព្វកិច្ចដោះស្រាយឯកសាររបស់ខ្លួនយ៉ាងហោចណាស់ក្នុងកម្រិតអប្បបរមា។ យ៉ាងណាមិញ ប្រហែលជាមានមនុស្សតិចណាស់ដែលនឹងអាចចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ដោយមិនចាំបាច់ចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណីជាមុនសិន។

ឈ្មោះករណី

ពួកគេនិយាយតិចតួចអំពីបញ្ជីឈ្មោះនៃករណី ដែលច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ហៅថា "ឯកសារគណនេយ្យសំខាន់ដែលឆ្លុះបញ្ចាំងពីសមាសភាព និងការរៀបចំមូលនិធិឯកសាររបស់អង្គការ" ហើយថែមទាំងមិនផ្តល់និយមន័យដែលអាចយល់បានណាមួយឡើយ។ ពីអត្ថបទនៃឯកសារ វាធ្វើតាមតែប៉ុណ្ណឹង (ទំ.៤.១៤-៤.១៨)៖

• "ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីជួសជុលការចាត់ថ្នាក់ (ក្រុម) នៃឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិទៅជាសំណុំរឿង (ករណីអេឡិចត្រូនិក)";
• នាមត្រកូលនៃករណីត្រូវបានចងក្រងតាមទម្រង់ភ្ជាប់។
• នាមនាមនៃកិច្ចការរបស់អង្គការត្រូវបានចងក្រងដោយឈរលើមូលដ្ឋាននៃនាមនាមនៃករណីនៃការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ (ទម្រង់ត្រូវបានភ្ជាប់ទោះជាយ៉ាងណាវានឹងមិនអាចស្វែងរកវាតាមតារាងមាតិកាបានទេ៖ វាមានឧបសម្ព័ន្ធពីរដែលមានឈ្មោះ " Nomenclature of case”; លេខ 26 សំដៅលើការបែងចែកតាមលំដាប់);
• នាមនាមនៃកិច្ចការរបស់អង្គការត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅលើមូលដ្ឋាននៃស្តង់ដារ នាយកដ្ឋាន និងបញ្ជីឯកសារផ្សេងទៀតដែលបង្ហាញពីរយៈពេលនៃការផ្ទុក ច្បាប់និយតកម្មផ្សេងទៀត ក៏ដូចជាការចាត់ថ្នាក់ធម្មតា និងគំរូនៃករណី។
• អង្គការ - ប្រភពនៃការទទួលបានបណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង) នឹងសម្របសម្រួលវាជាមួយ "EPC ដែលពាក់ព័ន្ធ ឬបណ្ណសាររដ្ឋ (ក្រុង) ស្របតាមអំណាចដែលបានផ្តល់ឱ្យ";
• អង្គការដែលមិនមែនជាប្រភពនៃការទទួលបានប័ណ្ណសាររបស់រដ្ឋ (ក្រុង) យល់ព្រមលើបញ្ជីឈ្មោះឯកសាររបស់ពួកគេដោយខ្លួនឯង។

គ្មាន​ទៀត​ទេ ព័ត៌មានជាក់ស្តែងស្តីពីការអភិវឌ្ឍន៍ និងការថែរក្សាបញ្ជីឈ្មោះនៃកិច្ចការរបស់អង្គការនៅក្នុងវិធាន-២០១៥ មិនត្រូវបានផ្ទុកទេ។ វាគួរតែត្រូវបាននិយាយយ៉ាងច្បាស់ថា បើគ្មានច្បាប់មូលដ្ឋានទេ ស្មៀនធម្មតា ជាពិសេសជាលើកដំបូងនឹងមិនអាចគូរវាឡើងបានទេ។

ការចុះឈ្មោះករណី

បំណែកឯកសារ

បង្រួមការបង្ហាញ

ច្បាប់សម្រាប់ការរៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារនៃមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងអាជ្ញាធររដ្ឋ រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ី ចុះថ្ងៃទី ៣១ ខែមីនា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ .៥២៦ ចូលជាធរមាននៅថ្ងៃទី២១ ខែកញ្ញា ឆ្នាំ២០១៥)

៤.១៩. ករណីនៃរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ដែលបានបញ្ចប់ដោយការងារការិយាល័យ រួមទាំងសម្រាប់បុគ្គលិក បន្ទាប់ពីចុងបញ្ចប់នៃឆ្នាំប្រតិទិនដែលពួកគេត្រូវបានបើក ត្រូវបានរៀបចំសម្រាប់ផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ ហើយជាកម្មវត្ថុនៃការចុះឈ្មោះ និង ការពិពណ៌នា។

អាស្រ័យលើលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុក ការចុះបញ្ជីករណីពេញលេញ ឬដោយផ្នែកត្រូវបានអនុវត្ត។ ករណីនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងបុគ្គលិកត្រូវមានការចុះឈ្មោះពេញលេញ។

ឯកសាររួមមានៈ

ការចងក្រងឯកសារសំណុំរឿង (ឯកសារដែលមិនមានទ្រង់ទ្រាយត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងថតរឹងបិទជិត ឬក្នុងប្រអប់);

លេខសន្លឹកនៃករណី;

គូរសន្លឹកភស្តុតាងនៃសំណុំរឿង (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ ៨);

រៀបចំបញ្ជីសារពើភណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃឯកសារសំណុំរឿង (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ ២៧);

ការរចនាគម្របករណី (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ ២៨)។

ការរៀបចំឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ការផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការផ្តល់សម្រាប់ការចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកឯកសារ (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ 17, 18) ។

អ្វីដែលរួមបញ្ចូលការចុះបញ្ជីករណីមួយផ្នែក និងរបៀបដែលវាអាស្រ័យលើលក្ខខណ្ឌនៃការរក្សាទុកឯកសារមិនត្រូវបានរាយការណ៍ទេ។

ប្រសិនបើមុន។ សារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងត្រូវបានធ្វើឡើងតែនៅក្នុង ករណីចាំបាច់”(ច្បាប់មូលដ្ឋាន ប្រការ ៣.៦.៣។) បន្ទាប់មកឃ្លានេះត្រូវបានដកចេញពីច្បាប់-2015។ ចំណងជើងនៃទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌដែលបង្ហាញក្នុងឧបសម្ព័ន្ធទី 27 មិនផ្តល់សេចក្តីយោងណាមួយចំពោះរយៈពេលនៃការផ្ទុកនោះទេ។

មិនមែនករណីអេឡិចត្រូនិចទាំងអស់គួរតែត្រូវបានពិពណ៌នានោះទេ ប៉ុន្តែមានតែករណីដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងរយៈពេលផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ (ទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌមាននៅក្នុងឧបសម្ព័ន្ធ 17 និង 18 រៀងគ្នា)។

ការអនុវត្តសំណើ

នៅក្នុងវាលនៃការអនុវត្តសំណើរបស់អង្គការ និងប្រជាពលរដ្ឋដែលបានដាក់ជូនបណ្ណសារ មានការច្នៃប្រឌិតមួយ៖ វិញ្ញាបនបត្របណ្ណសារ ការដកស្រង់ និងច្បាប់ចម្លងយោងទៅតាមច្បាប់ថ្មីអាចត្រូវបាន "ចេញជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិកនៅលើឧបករណ៍អេឡិចត្រូនិក ឬផ្ញើតាមរយៈព័ត៌មាន និង បណ្តាញទំនាក់ទំនង”។ វិញ្ញាបនបត្រ ច្បាប់ចម្លង និងការដកស្រង់ទាំងនេះត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយ "ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិករបស់ប្រធានអង្គការ ឬមន្ត្រីដែលមានការអនុញ្ញាតផ្សេងទៀត"។

កម្មវិធី៖ ទម្រង់ឯកសារ

ជាប្រពៃណី ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 បញ្ចប់ដោយសំណុំនៃកម្មវិធី - ទម្រង់ឯកសារដែលភ្ជាប់ជាមួយដំណើរការផ្ទុកឯកសារមួយចំនួន។

ជាទូទៅ វាគួរតែត្រូវបាននិយាយថា ទីមួយមានទម្រង់តិចជាងនៅក្នុងច្បាប់ 2015 ជាងនៅក្នុងច្បាប់មូលដ្ឋាន ទីពីរ ក្នុងចំណោមពួកវាមានកម្មវិធីពីរដែលមានឈ្មោះដូចគ្នា ដែលមានភាពរអាក់រអួលខ្លាំង ហើយទីបី ពួកវាមានទីតាំងនៅ តាម​លំដាប់​នៃ​ការ​លើក​ឡើង​នៅ​ក្នុង​អត្ថបទ (និង​មិន​ស្ថិត​នៅ​ក្នុង​លំដាប់​នៃ​សារៈសំខាន់​ឬ​លំដាប់​តក្ក​ដូច​នៅ​ក្នុង​ច្បាប់​មូលដ្ឋាន​) ។ កម្មវិធីមួយចំនួនបានផ្លាស់ប្តូរឈ្មោះ ខ្លះបានផ្លាស់ប្តូរទម្រង់បែបបទបន្តិច។ អនុសាសន៍ទូទៅនឹងមានដូចខាងក្រោម៖ ប្រសិនបើវាចាំបាច់ដើម្បីគូរឯកសារណាមួយនៅលើការរក្សាទុក បណ្ណសារគួរតែស្វែងរកទម្រង់របស់វានៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ជាដំបូង ហើយលុះត្រាតែរកមិនឃើញទម្រង់ដែលត្រូវការនៅក្នុងឯកសារទាំងនោះ សូមមើលច្បាប់មូលដ្ឋាន .

ខាងក្រោម​នេះ​ជា​បញ្ជី​ចំនួន ៣។ ទីមួយ (ជាទម្រង់តារាង) គឺជាឧបសម្ព័ន្ធពីច្បាប់ឆ្នាំ 2015 និងទម្រង់ដែលត្រូវគ្នាពីច្បាប់មូលដ្ឋាន។ ទីពីរគឺភាពថ្មីថ្មោងនៅក្នុងទម្រង់ដែលបានណែនាំក្នុងឆ្នាំ 2015 ។ ទីបីគឺជាទម្រង់ពីច្បាប់មូលដ្ឋានដែលមិនត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ប៉ុន្តែមិនត្រូវបានលុបចោលទេ (ដូចដែលពួកគេនិយាយ ប្រើវាដើម្បីសុខភាពរបស់អ្នក)។

តុ

បង្រួមការបង្ហាញ

បង្ហាញឡើងវិញ និងអនុម័តដោយវិធានឆ្នាំ ២០១៥៖

• សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក ឯកសារបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) រយៈពេលនៃការផ្ទុក;
• ឧបសម្ព័ន្ធនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ។
• ទង្វើនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរឯកសារបណ្ណសារសម្រាប់ការរក្សាទុក (ពីស្ថាប័នមួយទៅស្ថាប័នមួយ។ - ចំណាំ។ ed ។)
• ការពិពណ៌នាអំពីករណី;
• សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក ឯកសារដែលមានឯកសារភ្ជាប់ជាមួយសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកឯកសារ។

ទម្រង់ពីរចុងក្រោយត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីជំនួសបញ្ជីចែកចាយ ហើយពិតជាតំណាងឱ្យសកម្មភាពនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍បណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) និងបុគ្គលិកនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធរបស់អង្គការ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 12 នៃច្បាប់មូលដ្ឋាន);
• កំណត់ត្រាចុងក្រោយ និងសិលាចារឹកបញ្ជាក់ (ឧបសម្ព័ន្ធ ១៣);
• ទំព័រចំណងជើងនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 14);
• ការបញ្ជាទិញ (តម្រូវការ) សម្រាប់ការចេញឯកសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ 17);
• សៀវភៅការចេញឯកសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ ១៩);
• សារពើភ័ណ្ឌនៃករណីដ៏មានតម្លៃជាពិសេស (ឧបសម្ព័ន្ធទី 23);
• សៀវភៅគណនេយ្យសម្រាប់ការទទួល និងការបោះចោលមូលនិធិធានារ៉ាប់រង និងមូលនិធិប្រើប្រាស់ (ឧបសម្ព័ន្ធ 27);
• សារពើភ័ណ្ឌនៃមូលនិធិធានារ៉ាប់រង (ឧបសម្ព័ន្ធទី 28);
• លិខិតឆ្លងដែននៃប័ណ្ណសាររបស់អង្គការរក្សាទុក ឯកសារគ្រប់គ្រង(ឧបសម្ព័ន្ធ ២៩);
• លិខិតឆ្លងដែនរបស់អង្គការរក្សាទុកឯកសារនៃមូលនិធិតាមវិស័យ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 30);
• ប័ណ្ណចុះឈ្មោះនៃអង្គភាពគណនេយ្យសម្រាប់ឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ED) (ឧបសម្ព័ន្ធទី 31);
• ច្បាប់ស្តីពីការធ្វើចំណាកស្រុក និងការសរសេរឡើងវិញនូវឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ឧបសម្ព័ន្ធ ៣២);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការទទួលនិងការចោលឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ឧបសម្ព័ន្ធទី 33);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការចុះឈ្មោះការធ្វើចំណាកស្រុកនិងការសរសេរឡើងវិញនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក (ឧបសម្ព័ន្ធទី 34);
• ច្បាប់ពិពណ៌នាអំពីឯកសារនៃប្រភពដើមផ្ទាល់ខ្លួន (ឧបសម្ព័ន្ធទី 38);
• ធ្វើសកម្មភាពលើការបង្កើតមូលនិធិប័ណ្ណសាររួម (ឧបសម្ព័ន្ធ ៣៩);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការចុះឈ្មោះនៃច្បាប់ចម្លងដែលបានចេញ ការដកស្រង់ ឯកសារយោង សម្ភារៈប្រធានបទ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 44);
• ទិនានុប្បវត្តិនៃការចុះឈ្មោះនៃការចូលមើលដោយអ្នកប្រើប្រាស់បន្ទប់អាន (ឧបសម្ព័ន្ធទី 45);
• ផែនការការងារប្រចាំឆ្នាំនៃប័ណ្ណសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ ៤៦);
• កាតគណនីសម្រាប់ធ្វើការជាមួយអង្គការ (ឧបសម្ព័ន្ធទី 47);
• ទង្វើនៃការទទួលយក និងផ្ទេរនៅពេលផ្លាស់ប្តូរប្រធានបណ្ណសារ (ឧបសម្ព័ន្ធ ៤៨)។

វាច្បាស់ណាស់ថាច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ត្រូវបានរចនាឡើងសម្រាប់អ្នកអានដែលបានរៀបចំ។ ប៉ុន្តែក្នុងករណីជាច្រើន ជាអកុសល ទាំងលេខាធិការ ឬ (បើចាំបាច់) បុគ្គលិកភាគច្រើន នាយកដ្ឋានផ្សេងគ្នា៖ គណនេយ្យករ មន្ត្រីបុគ្គលិក ការការពារការងារ មេធាវី។ល។ វានឹងមានការលំបាកខ្លាំងណាស់សម្រាប់មនុស្សស្លូតត្រង់ទាំងនេះដើម្បីយល់ពីអ្វីដែលតម្រូវឱ្យពួកគេនៅក្នុងវិស័យផ្ទុកឯកសារ។

ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ផ្តល់នូវវិធានការអប្បបរមាដាច់ខាតដើម្បីធានាការផ្ទុកឯកសារនៅក្នុងអង្គការ។ អ្នកអានច្បាប់នឹងត្រូវរកមើលព័ត៌មានអំពីរបៀបអនុវត្តអប្បបរមានេះក្នុងការអនុវត្តនៅក្នុងប្រភពវិធីសាស្រ្តដោយខ្លួនឯង។ ដូច្នេះ ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការ ទោះបីស្ថិតក្នុងស្ថានភាពជាជម្រើសក៏ដោយ ជាមួយនឹងការមកដល់នៃច្បាប់-2015 នឹងមានតម្រូវការនៅក្នុងការិយាល័យ។ អង្គការរុស្ស៊ីកាន់តែខ្លាំងជាងមុន។