ការដាក់ជាក្រុមនៃប្រភេទឯកសារផ្សេងៗគ្នាទៅក្នុងសំណុំរឿងឯកសារ។ មើលទំព័រដែលពាក្យថាក្រុមឯកសារត្រូវបានលើកឡើង

នៅក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ ក្រុមហ៊ុនទទួល និងបង្កើត មួយ​ចំនួន​ធំ​នៃឯកសារ។ ការស្វែងរករហ័ស និងការប្រើប្រាស់ឯកសារគឺអាចធ្វើទៅបានលុះត្រាតែមានការចាត់ថ្នាក់ច្បាស់លាស់របស់ពួកគេ ដូច្នេះហើយបញ្ហាចម្បងមួយក្នុងការរៀបចំការងារជាមួយឯកសារគឺការវិវឌ្ឍន៍នៃឈ្មោះករណី។

ឈ្មោះនៃករណីត្រូវបានចងក្រងយោងទៅតាម ទម្រង់បង្រួបបង្រួមដែលក្នុងនោះជួរឈរនីមួយៗមានគោលបំណងផ្ទាល់ខ្លួន និងទាមទារការបំពេញត្រឹមត្រូវ។

ឈ្មោះនៃករណីគឺជាឯកសារពហុគោលបំណង។

គោលបំណងសំខាន់នៃការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿងគឺការរៀបចំប្រព័ន្ធនៃឯកសារ ដែលអនុញ្ញាតឱ្យចែកចាយឯកសារបន្ទាប់ពីការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេទៅជាសំណុំរឿង និងកំណត់ប្រព័ន្ធសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងស្ថាប័នមួយ។

ករណីនីមួយៗរួមមានឯកសារនៃរយៈពេលរក្សាទុកមួយ ដូច្នេះការចាត់ថ្នាក់នៃករណីអនុញ្ញាតឱ្យមានការពិនិត្យដំបូងនៃតម្លៃនៃឯកសារ។

ការធ្វើលិបិក្រមនៃករណី ដែលត្រូវបានជួសជុលដោយនាមត្រកូលនៃករណី ត្រូវបានប្រើនៅពេលចុះឈ្មោះឯកសារ។

នាមត្រកូលនៃករណីអាចត្រូវបានប្រើជាគ្រោងការណ៍សម្រាប់ការសាងសង់ឯកសារយោងសម្រាប់ឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិ។

នាមត្រកូលនៃករណីត្រូវបានប្រើជំនួសឱ្យសារពើភ័ណ្ឌនៅពេលប្រគល់ករណីដែលមានអាយុកាលធ្នើរហូតដល់ 10 ឆ្នាំ។

នៅពេលចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌសម្រាប់ករណីនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ និងរយៈពេលវែង ពួកគេក៏ប្រើនាមត្រកូលនៃករណីផងដែរ។

នៅពេលសិក្សារចនាសម្ព័ន្ធរបស់អង្គការ នាមនាមនៃកិច្ចការត្រូវបានប្រើជាឯកសារយោង។

សម្រាប់ការចងក្រង និងការប្រតិបត្តិនៃនាមត្រកូលនៃករណី ពួកគេប្រើប្រាស់ឯកសារបទប្បញ្ញត្តិ និងវិធីសាស្រ្ត។ ស្ថាប័នបណ្ណសារបានបង្កើតសៀវភៅណែនាំវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ការចងក្រងនាមត្រកូលនៃឯកសាររបស់ស្ថាប័ន។

ការចាត់ថ្នាក់ឯកសារសាមញ្ញបំផុតគឺដាក់ជាក្រុមទៅជាឯកសារ។

ការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារទៅជាករណីត្រូវបានអនុវត្តតាមលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដូចខាងក្រោមៈ

នាមករណ៍;

អ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មាន;

កាលប្បវត្តិ។

សញ្ញាបន្ទាប់បន្សំគឺជាការចងក្រងឯកសារដែលមានប្រភេទដូចគ្នាទៅជាឯកសារតែមួយ - ការបញ្ជាទិញ ពិធីការ ។ល។

គុណលក្ខណៈប្រធានបទសំណួរគឺជាការបញ្ចូលគ្នានៃឯកសារលើបញ្ហាមួយទៅក្នុងថតឯកសារមួយ ឧទាហរណ៍៖ សំណុំរឿងរបស់តុលាការ ឬឯកសារស្តីពីការសាងសង់អគារសិក្សាថ្មី។

សញ្ញាអ្នកឆ្លើយឆ្លង - ការឆ្លើយឆ្លងជាមួយអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានជាក់លាក់មួយឧទាហរណ៍៖ ការឆ្លើយឆ្លងជាមួយរោងចក្រ New Dawn ។

សញ្ញាកាលប្បវត្តិ (ឯកសារគណនេយ្យ) - ត្រូវបានប្រើនៅពេលដែលប៉ារ៉ាម៉ែត្រពេលវេលានៃឯកសារមកដល់ដំបូងឧទាហរណ៍: របាយការណ៍ស្តីពីការដឹកជញ្ជូនទំនិញសម្រាប់ខែមករា។

បញ្ជីឈ្មោះនៃករណីគួរតែស្ថិតនៅក្នុងស្ថាប័ននីមួយៗ រឹងមាំ និងគ្របដណ្តប់រាល់ឯកសារដែលបានបង្កើតឡើងក្នុងដំណើរការនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ។ មានបីប្រភេទនៃនាមត្រកូល៖ បុគ្គល (សម្រាប់ក្រុមហ៊ុនជាក់លាក់មួយ អង្គភាពមុខងារ) គំរូ និងតួយ៉ាង។

ឈ្មោះធម្មតា និងគំរូនៃករណីត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់អង្គការដែលមានលក្ខណៈដូចគ្នានៅក្នុងធម្មជាតិនៃសកម្មភាព។

ឈ្មោះគំរូនៃករណីគឺចាំបាច់។

នាមត្រកូលនៃករណីត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់ផ្នែកមុខងារនីមួយៗរបស់ក្រុមហ៊ុនដោយអ្នកទទួលខុសត្រូវក្នុងការរក្សាកំណត់ត្រាដោយមានការចូលរួមពីអ្នកឯកទេសឈានមុខគេនៃផ្នែក។ យល់ព្រមជាមួយបណ្ណសារ និងចុះហត្ថលេខាដោយអ្នកទទួលខុសត្រូវក្នុងការរក្សាកំណត់ត្រានៅក្នុងអង្គភាពនេះ។

នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនតូចៗ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីត្រូវបានអនុម័តដោយប្រធាន នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនធំៗ - ដោយប្រធាននាយកដ្ឋាន។

នាមត្រកូលនៃករណីត្រូវបានគូរឡើងជាបួនច្បាប់ចម្លង៖

ទីមួយ - ត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងសេវាកម្មស្មៀននៃស្ថាប័ន, ក្រុមហ៊ុន;

ទីពីរ - នៅក្នុងប័ណ្ណសាររដ្ឋ;

ទីបី - នៅក្នុង បណ្ណសារនាយកដ្ឋាន;

ទីបួនគឺជាច្បាប់ចម្លងការងារ។

ការចាត់ថ្នាក់រួមនៃករណីត្រូវបានចងក្រងសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនធំៗ និងជាសេចក្តីសង្ខេបនៃនាមត្រកូលទាំងអស់នៃករណីនៃការបែងចែក។

នាមត្រកូលត្រូវបានដាក់ឱ្យចូលជាធរមានចាប់ពីថ្ងៃទី 1 ខែមករានៃឆ្នាំប្រតិទិនបន្ទាប់។ ប្រសិនបើមុខងារ និងភារកិច្ចរបស់ស្ថាប័នមិនផ្លាស់ប្តូរទេ បញ្ជីឈ្មោះដែលបានព្រមព្រៀងពីមុនត្រូវបានបោះពុម្ពឡើងវិញសម្រាប់ឆ្នាំបន្ទាប់ជាមួយនឹងវិសោធនកម្មសមស្រប និងអនុម័តដោយប្រធានស្ថាប័ន។

យ៉ាងហោចណាស់ម្តងរៀងរាល់ 5 ឆ្នាំម្តង បញ្ជីឈ្មោះគឺត្រូវចងក្រងឡើងវិញ និងអនុម័តឡើងវិញ។ ក្នុងកំឡុងឆ្នាំ ការចាត់ថ្នាក់នៃករណីដែលត្រូវបានអនុម័តអាចត្រូវបានបំពេញបន្ថែមដោយករណីថ្មីដែលមិនត្រូវបានផ្តល់ឱ្យ រយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ករណីនីមួយៗអាចត្រូវបានបញ្ជាក់។

ឯកសារដែលបានប្រតិបត្តិត្រូវបានដាក់ក្នុងថតឯកសារ (ថតឯកសារ អត្រានុកូលដ្ឋាន) i.e. ត្រូវបានបង្កើតឡើងជាទង្វើ។ ការបង្កើតសំណុំរឿង គឺការចាត់ក្រុមនៃឯកសារប្រតិបត្តិទៅជាសំណុំរឿងមួយ ស្របតាមការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿង និងការរៀបចំជាប្រព័ន្ធនៃឯកសារក្នុងសំណុំរឿង ១។

ករណី - សំណុំនៃឯកសារ (ឬឯកសារ) ទាក់ទងនឹងបញ្ហាមួយឬតំបន់នៃសកម្មភាព, បានដាក់នៅក្នុងគម្របដាច់ដោយឡែកមួយ។

ក្នុងការរៀបចំការងារជាមួយឯកសារ ការបង្កើតសំណុំរឿងគួរតែត្រូវបានផ្តល់ការយកចិត្តទុកដាក់បំផុតដោយសេវាកម្ម DOE (ទទួលខុសត្រូវ ផ្លូវការសម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសារ) និងអ្នកគ្រប់គ្រង ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ. មិនត្រឹមតែការស្វែងរកឯកសារដែលចាំបាច់សម្រាប់ការងារប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេក៏អាស្រ័យលើរបៀបដែលច្បាប់សម្រាប់ការចែកចាយឯកសារដែលការងារត្រូវបានបញ្ចប់ទៅជាករណីត្រូវបានអង្កេត។

នៅដើមឆ្នាំប្រតិទិន សម្រាប់ករណីនីមួយៗដែលរួមបញ្ចូលក្នុងបញ្ជីឈ្មោះករណី ថតដាច់ដោយឡែកមួយ (ថតឯកសារ ឬថតឯកសារអត្រានុកូលដ្ឋាន) ត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅលើឆ្អឹងខ្នងដែលសន្ទស្សន៍នៃករណីនេះបើយោងតាមនាមវលីត្រូវបានដាក់។ ថតឯកសារត្រូវបានតំឡើងនៅលើរ៉ាកែត (ឬនៅក្នុងទូ) ស្របតាមលំដាប់នៃការរៀបចំជាប្រព័ន្ធនៃករណីនៅក្នុងនាមត្រកូល។ ការងារលើការបង្កើតករណីត្រូវបានអនុវត្តពេញមួយឆ្នាំប្រតិទិនព្រោះការងារជាមួយឯកសារជាក់លាក់មួយត្រូវបានបញ្ចប់វាត្រូវបានដាក់ក្នុងថតដែលសមស្រប។ ករណីនេះត្រូវបានចាត់ទុកថាបានបើកចាប់ពីពេលដែលឯកសារប្រតិបត្តិដំបូងលេចឡើងក្នុងថតឯកសារ។

ការបង្កើតឯកសារជាធម្មតាត្រូវបានប្រគល់ឱ្យបុគ្គលិកដូចគ្នាដែលទទួលខុសត្រូវក្នុងការរក្សាទុកឯកសារ។ ជាមួយនឹងការរក្សាកំណត់ត្រាកណ្តាល ករណីត្រូវបានបង្កើតឡើង និងរក្សាទុកនៅក្នុងសេវាកម្ម ការគាំទ្រឯកសារការគ្រប់គ្រង។ នេះ​ជា​តួយ៉ាង​សម្រាប់​អង្គការ​តូចៗ ដែល​ជា​ក្បួន​បុគ្គលិក​ម្នាក់​ត្រូវ​ទទួល​ខុស​ត្រូវ​លើ​ការងារ​ការិយាល័យ ឧទាហរណ៍​លេខាធិការ​ប្រធាន។ អេ អង្គការធំៗ(ជាមួយនឹងការរក្សាកំណត់ត្រាវិមជ្ឈការ) ករណីត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុង សេវាកម្មរបស់គ្រឹះស្ថានអប់រំមត្តេយ្យសិក្សានិងនៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធនៅកន្លែងនៃការបង្កើត ឬការអនុវត្តឯកសារ។ សំខាន់ ឯកសារផ្ទៃក្នុង(ធម្មនុញ្ញ, បទប្បញ្ញត្តិ។

ករណីត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយអនុលោមតាមនាមនាមនៃករណី ក៏ដូចជាការអនុលោមតាមគោលការណ៍នៃការរៀបចំប្រព័ន្ធនៃឯកសារ និងការចែកចាយរបស់ពួកគេ (ជាក្រុម) សម្រាប់ករណីរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ បណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) រួមទាំងករណីសម្រាប់បុគ្គលិក និងសម្រាប់ករណី។ ការផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំ) 2.

នៅពេលបង្កើតសំណុំរឿង ដែលរួមមាន ឯកសារផ្សេងៗច្បាប់ខាងក្រោមត្រូវតែអនុវត្តតាម៖

• ឯកសារត្រូវបានដាក់នៅក្នុងករណីដែលនៅក្នុងមាតិការបស់ពួកគេត្រូវគ្នាទៅនឹងចំណងជើងនៃករណីនេះ;
• ឯកសារនៃការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្នត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅជាករណីដាច់ដោយឡែក។
• ច្បាប់ចម្លងមួយនៃឯកសារនីមួយៗត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសំណុំរឿង។ ក្នុងពេលជាមួយគ្នានេះ វាត្រូវបានហាមឃាត់មិនឱ្យដាក់ជាក្រុមនៃសេចក្តីព្រាង និងចម្លងឯកសារចម្លង (លើកលែងតែវត្ថុមានតម្លៃពិសេស) ក៏ដូចជាឯកសារដែលត្រូវប្រគល់ជូនវិញក្នុងករណី។
• ឧបសម្ព័ន្ធ និងសម្ភារៈបន្ថែម ដោយមិនគិតពីកាលបរិច្ឆេទនៃការយល់ព្រម ឬការចងក្រងរបស់ពួកគេ ត្រូវបានភ្ជាប់ជាមួយឯកសារដែលពាក់ព័ន្ធ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ កម្មវិធីដែលមានបរិមាណច្រើនត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅជាឯកសារឯករាជ្យ ដែលត្រូវបានកត់សម្គាល់នៅក្នុងឯកសារ។
• ឯកសារនៃឆ្នាំប្រតិទិនមួយត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅក្នុងសំណុំរឿង។ ករណីលើកលែងគឺ៖
• - ករណីរំកិល (មានឯកសារស្តីពីបញ្ហាការសម្រេចចិត្តដែលត្រូវបានពន្យារពេលទៅឆ្នាំប្រតិទិនបន្ទាប់);
• - ឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន (បង្កើតឡើងក្នុងអំឡុងពេលទាំងមូលនៃការងាររបស់និយោជិតនៅក្នុងអង្គការ);
• - ករណីដែលមានឯកសារនៃស្ថាប័នជាប់ឆ្នោត និងគណៈកម្មការអចិន្ត្រៃយ៍របស់ពួកគេ (ត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងអំឡុងពេលនៃការប្រមូលផ្តុំរបស់ពួកគេ);
• - ដោះស្រាយឯកសារ ស្ថាប័នអប់រំ(បង្កើតឡើងសម្រាប់ឆ្នាំសិក្សា);
• - ករណីដែលមានឯកសារល្ខោនបង្ហាញពីសកម្មភាពដំណាក់កាល (បង្កើតឡើងក្នុងរដូវល្ខោន) ។ល។

មានតែឯកសារដែលបានបញ្ចប់គួរតែត្រូវបានដាក់នៅក្នុងករណីដែលមិនបានប្រតិបត្តិមិនត្រូវដាក់ក្នុងថតឯកសារទេ។ ការត្រួតពិនិត្យលើការប្រតិបត្តិឯកសារទាន់ពេលវេលា ជាធម្មតាត្រូវបានអនុវត្តដោយប្រធានផ្នែករចនាសម្ព័ន្ធ។ ពួកគេ​ទទួល​យក​ឯកសារ​ពី​អ្នក​សម្តែង ដាក់​សញ្ញា​សម្គាល់ ហើយ​បញ្ជូន​ទៅ​លេខាធិការ​អង្គភាព​ដើម្បី​ដាក់​ឯកសារ។ នៅក្នុងអង្គការមួយចំនួន ការណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យ ផ្តល់សិទ្ធិក្នុងការសរសេរឯកសារទៅសំណុំរឿងសម្រាប់អ្នកសំដែងខ្លួនឯង។

ករណី​ដែល​ឯកសារ​ត្រូវ​បាន​ចែកចាយ​ត្រូវ​តែ​ត្រូវ​គ្នា​យ៉ាង​ពិត​ប្រាកដ​ទៅ​នឹង​នាមត្រកូល​នៃ​ករណី។ ប្រសិនបើឯកសារថ្មីលេចឡើងក្នុងកំឡុងឆ្នាំដែលមិនត្រូវបានផ្តល់ឱ្យដោយនាមត្រកូលនៃករណីនោះ ករណីឯករាជ្យមួយត្រូវបានបង្កើតឡើងពីពួកគេ។ ចំណងជើងនៃករណីថ្មីត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងនាមត្រកូលក្រោមលេខបម្រុង។

ល្បឿននៃការស្វែងរកព័ត៌មានឯកសារចាំបាច់ក៏អាស្រ័យលើការរៀបចំប្រព័ន្ធត្រឹមត្រូវនៃឯកសារផងដែរ។

ឯកសារក្នុងសំណុំរឿងគួរតែស្ថិតនៅ លំដាប់ជាក់លាក់ដូច្នេះនៅក្នុងខ្លឹមសាររបស់ពួកគេ ពួកគេគ្របដណ្តប់បញ្ហាមួយចំនួនជាប់លាប់។

ប្រភេទផ្សេងៗនៃឯកសារមានច្បាប់រៀបចំប្រព័ន្ធផ្ទាល់ខ្លួន។

ឯកសាររដ្ឋបាល (បញ្ជាទិញ។ ដូច្នេះ ធម្មនុញ្ញ បទប្បញ្ញត្តិ សេចក្តីណែនាំដែលត្រូវបានអនុម័តដោយឯកសាររដ្ឋបាល គឺជាឧបសម្ព័ន្ធសម្រាប់ពួកគេ ហើយត្រូវបានដាក់ជាក្រុមរួមគ្នាជាមួយ ឯកសារដែលបានបញ្ជាក់. ប្រសិនបើពួកគេត្រូវបានអនុម័ត ឯកសារឯករាជ្យបន្ទាប់មកពួកគេត្រូវបានដាក់នៅក្នុងករណីដាច់ដោយឡែក។

ក្នុងករណីដាច់ដោយឡែក ការបញ្ជាទិញត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់សកម្មភាពចម្បង និងសម្រាប់បុគ្គលិក។

នៅក្នុងវេន, ការបញ្ជាទិញសម្រាប់បុគ្គលិកត្រូវបានបង្កើតឡើងជាករណីស្របតាមរយៈពេលផ្ទុកដែលបានបង្កើតឡើង។ ជាមួយនឹងបរិមាណដ៏ធំនៃឯកសារ បញ្ជាលើបុគ្គលិកដែលទាក់ទងនឹងភាគីផ្សេងៗ ទំនាក់ទំនងការងារ(ការជួល ការបណ្តេញចេញ និងការផ្លាស់ទីលំនៅ ការធ្វើដំណើរអាជីវកម្ម។ល។) ត្រូវបានដាក់ក្នុងសំណុំរឿងដាច់ដោយឡែក។

ការបញ្ជាទិញរបស់អង្គការជាន់ខ្ពស់ និងឯកសារសម្រាប់ការប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅតាមផ្នែកនៃសកម្មភាពរបស់អង្គការ។

ពិធីសារត្រូវបានដាក់ក្នុងសំណុំរឿងតាមលំដាប់លំដោយ និងតាមលេខ។

ការឆ្លើយឆ្លងត្រូវបានដាក់ជាក្រុម ជាក្បួនសម្រាប់ឆ្នាំប្រតិទិន និងត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធតាមលំដាប់លំដោយ ខណៈពេលដែលឯកសារឆ្លើយតបត្រូវបានដាក់នៅខាងក្រោយឯកសារស្នើសុំ។ ឯកសារផ្តួចផ្តើមត្រូវបានរៀបចំតាមលំដាប់លំដោយ។ ការឆ្លើយឆ្លងក៏អាចត្រូវបានដាក់ជាក្រុមសម្រាប់ឆ្នាំសិក្សា កំឡុងពេលប្រជុំនៃស្ថាប័នជាប់ឆ្នោត។ល។ អាស្រ័យលើភាពជាក់លាក់របស់អង្គការ។

គម្រោងដែលបានអនុម័ត របាយការណ៍ ការប៉ាន់ប្រមាណ ដែនកំណត់ បញ្ជីចំណងជើង និងផ្សេងទៀតត្រូវបានដាក់ជាក្រុមដាច់ដោយឡែកពីគម្រោងរបស់ពួកគេ។ ផែនការប្រចាំឆ្នាំហើយរបាយការណ៍ត្រូវបានបំបែកចេញពីត្រីមាស និងប្រចាំខែ។ ការធ្វើផែនការ និងការរាយការណ៍ឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងឯកសារនៃឆ្នាំដែលវាទាក់ទងនៅក្នុងលក្ខខណ្ឌនៃមាតិការបស់វា ដោយមិនគិតពីពេលវេលានៃការចងក្រង ឬកាលបរិច្ឆេទនៃការទទួល។ ជាឧទាហរណ៍ ផែនការសម្រាប់ឆ្នាំ 2006 ដែលគូរឡើងក្នុងឆ្នាំ 2005 គួរតែត្រូវបានដាក់ក្នុងឯកសារឆ្នាំ 2006 ។

បណ្តឹងឧទ្ធរណ៍របស់ប្រជាពលរដ្ឋត្រូវបានដាក់នៅក្នុងករណីដាច់ដោយឡែកដោយរៀបចំវាតាមលំដាប់អក្ខរក្រម។ សំណើ និងសេចក្តីថ្លែងការណ៍របស់ប្រជាពលរដ្ឋលើការងាររបស់អង្គការ និងឯកសារទាំងអស់សម្រាប់ការពិចារណារបស់ពួកគេត្រូវបានដាក់ជាក្រុមដាច់ដោយឡែកពីសេចក្តីថ្លែងការណ៍របស់ប្រជាពលរដ្ឋអំពីបញ្ហាផ្ទាល់ខ្លួន។

គណនីផ្ទាល់ខ្លួនរបស់កម្មករ និងនិយោជិត ប្រាក់ឈ្នួលដាក់ជាក្រុមទៅជាករណីដាច់ដោយឡែក និងរៀបចំតាមអក្ខរក្រមតាមនាមត្រកូល។

នៅក្នុងឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន ឯកសារត្រូវបានរៀបចំតាមលំដាប់លំដោយ ដូចដែលពួកគេបានទទួល។

ការអនុលោមតាមច្បាប់សម្រាប់ការបង្កើតនិងដំណើរការសំណុំរឿងនៅក្នុងការងារការិយាល័យអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកស្វែងរកឯកសារបានយ៉ាងឆាប់រហ័សជួយសម្រួលដល់ការពិនិត្យតម្លៃរបស់ពួកគេនិងការរៀបចំសម្រាប់ការរក្សាទុកបណ្ណសារជាបន្តបន្ទាប់។

សំណួរសាកល្បង

• 1. កំណត់នាមនាមនៃករណី។ តើការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿងដោះស្រាយភារកិច្ចអ្វីខ្លះនៅក្នុងការងារការិយាល័យរបស់អង្គការ?
• 2. ឈ្មោះ ច្បាប់ទូទៅការចងក្រងនាមត្រកូលនៃករណី។
• 3. តើនីតិវិធីនៃការបំពេញនៅក្នុងជួរឈរនៃនាមត្រកូលនៃករណីគឺជាអ្វី?
• 4. តើអ្វីជាតម្រូវការសម្រាប់ក្បាលករណីដែលមាន ប្រភេទផ្សេងគ្នាឯកសារ?
• 5. តើ​ក្បាល​សំណុំរឿង​នៅ​ក្នុង​នាមត្រកូល​ត្រូវ​បាន​រៀបចំ​តាម​លំដាប់​អ្វី?
• 6. តើអ្វីជាច្បាប់សម្រាប់ការចុះឈ្មោះ និងវិញ្ញាបនបត្រនៃឈ្មោះករណី?
• 7. តើ "ការកែទម្រង់" មានន័យដូចម្តេច?
• 8. តើអ្វីជានីតិវិធីសម្រាប់ការរៀបចំឯកសារជាប្រព័ន្ធក្នុងសំណុំរឿងដែលមាន ឯកសាររដ្ឋបាល? ពិធីការ? ការ​ឆ្លើយឆ្លង?
• 9. តើរយៈពេលរក្សាទុកត្រូវបានកំណត់យ៉ាងដូចម្តេច?
• 10. តើតម្រូវការអ្វីខ្លះដែលត្រូវយកមកពិចារណានៅពេលរក្សាទុកឯកសារ និងប្រើប្រាស់វា?

• សូមមើល: GOST R 51141-98 ។ ការងារការិយាល័យ និងការរក្សាទុកឯកសារ។ លក្ខខណ្ឌ និងនិយមន័យ។ M., 1998. S. ៧.
• សូមមើល៖ ច្បាប់ជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការងារបណ្ណសាររបស់អង្គការ។ បានអនុម័តដោយការសម្រេចចិត្តរបស់សហសេវិកនៃបណ្ណសារសហព័ន្ធថ្ងៃទី 6 ខែកុម្ភៈឆ្នាំ 2002 ។ ទីក្រុងម៉ូស្គូ: Rosarkhiv, 2002; ច្បាប់អាជីវកម្មនៅក្នុង ស្ថាប័នសហព័ន្ធ អំណាចប្រតិបត្តិ. បានអនុម័ត ក្រឹត្យរបស់រដ្ឋាភិបាលនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីថ្ងៃទី 15 ខែមិថុនាឆ្នាំ 2009 លេខ 477 // СЗ RF ។ 2009. លេខ 25. សិល្បៈ។ ៣០៦០.

ប្រើឯកសារច្រើនជួរ។

ការដាក់ឯកសារជាក្រុមតាមលក្ខណៈដូចគ្នា (ដោយ cas-

ដើម្បីបង្រួបបង្រួមក្រុមនៃឯកសារសម្រាប់អង្គការនិងសហគ្រាស ប្រភេទជាក់លាក់មានគំរូ និងឈ្មោះធម្មតានៃករណី។ គំរូ និងឈ្មោះធម្មតានៃករណីគឺ ជំនួយការបង្រៀននិងបម្រើជាមូលដ្ឋានសម្រាប់ការចងក្រងនាមនាមនៃករណីនៃអង្គការ និងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធរបស់ពួកគេ។

ការចាត់ថ្នាក់នៃឯកសារ - ធាតុមួយនៃដំណើរការឯកសារ, i.e. រៀបចំពួកវាសម្រាប់ធាតុនាពេលខាងមុខនៅក្នុងបញ្ជីគណនេយ្យនៃគណនេយ្យសំយោគ និងវិភាគ។

ការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារយោងទៅតាមចំនួនផ្លូវចរាចរនិងបរិមាណបញ្ជូនរបស់ពួកគេ។

ការដាក់ជាក្រុមត្រឹមត្រូវនៃឯកសារទៅជាឯកសារ និងការចាត់តាំងជាប្រព័ន្ធក្នុងសំណុំរឿងជួយសម្រួលយ៉ាងខ្លាំងដល់ការពិនិត្យតម្លៃនៃឯកសារ ការរៀបចំឯកសារសម្រាប់រក្សាទុក និងប្រើប្រាស់ជាបន្តបន្ទាប់។

ប្រសិនបើចាំបាច់ត្រូវដាក់ឯកសារជាក្រុមដោយឡែកពីគ្នា ចូល និងចេញ ទម្រង់នេះអាចបែងចែកជាពីរដាច់ដោយឡែកពីគ្នា។ យើងរំលឹកអ្នកថាការអនុវត្តមុខងារសម្រាប់ការអភិវឌ្ឍន៍ ការផ្ទេរ និងដំណើរការឯកសារគឺជាផ្នែកសំខាន់នៃខ្លឹមសារនៃការងាររបស់និយោជិតនៃអង្គភាពមុខងារ។ សម្រាប់បុគ្គលិកជាច្រើននៃនាយកដ្ឋានបែបនេះ ការធ្វើការជាមួយឯកសារត្រូវចំណាយពេលរហូតដល់ 80% នៃពេលវេលាធ្វើការរបស់ពួកគេ ហើយជាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យសម្រាប់ការវាយតម្លៃលទ្ធផលចុងក្រោយនៃសកម្មភាពរបស់ពួកគេ។

លក្ខណៈពិសេសដែលការចាត់ថ្នាក់នៃឯកសារត្រូវបានបែងចែកអាចត្រូវបានរាយបញ្ជីបន្ថែមទៀត។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ វាច្បាស់ណាស់ថាឯកសារត្រូវបានចាត់ថ្នាក់អាស្រ័យលើតម្រូវការរបស់យើង លើវិធីសាស្រ្តសម្រាប់ពួកគេ។

យើង​បាន​និយាយ​អំពី​លក្ខខណ្ឌ​នៃ​ការ​ដាក់​ឯកសារ​ជា​ក្រុម​ទៅ​ក្នុង​ប្រព័ន្ធ​ដែល​មាន​ការ​បង្រួបបង្រួម​ខាងលើ។ នៅក្នុងអង្គការដែលការបង្រួបបង្រួមនៃប្រព័ន្ធឯកសារកំពុងត្រូវបានអនុវត្ត ឯកសារដែលទាក់ទងនឹងប្រព័ន្ធផ្សេងទៀតត្រូវបានប្រើប្រាស់ ដែលជារឿយៗមានបរិមាណច្រើន។ ដូច្នេះនៅក្នុងធនាគាររដ្ឋនៃសហភាពសូវៀតនៅពេលកំពុងអភិវឌ្ឍ ប្រព័ន្ធបង្រួបបង្រួមប្រភេទ និងប្រភេទនៃឯកសារដែលមានស្រាប់ចំនួន 750 ត្រូវបានគេកំណត់អត្តសញ្ញាណនៅក្នុងការទូទាត់ និងឯកសាររូបិយវត្ថុ ដែលក្នុងនោះ 300 មិនមែនជាកម្មសិទ្ធិរបស់ឯកសារទូទាត់ និងរូបិយវត្ថុ ប៉ុន្តែចំពោះប្រព័ន្ធឯកសារផ្សេងទៀត។

មធ្យោបាយនៃបច្ចេកវិទ្យាឯកសាររួមមានមធ្យោបាយផលិតឯកសារ មធ្យោបាយចម្លង និងផលិតឡើងវិញ និងមធ្យោបាយរក្សាទុក និងចងក្រងឯកសារ។

មធ្យោបាយនៃបច្ចេកវិទ្យាឯកសាររួមមានមធ្យោបាយផលិតឯកសារ ការចម្លង ការផលិតឡើងវិញ និងការរក្សាទុក ក៏ដូចជាការចងក្រងឯកសារជាក្រុម។

ការចុះឈ្មោះជាក្រុមនៅលើកាត។ ជាមួយនឹងវិធីសាស្រ្តក្រុម ឯកសារដែលត្រូវកត់ត្រាត្រូវបានចុះឈ្មោះនៅលើកាតដាច់ដោយឡែកជាក្រុម។ ប្រព័ន្ធសម្រាប់ដាក់ឯកសារជាក្រុមសម្រាប់ការចុះឈ្មោះត្រូវបានបង្កើតឡើងជាមុន។ ប្រព័ន្ធនេះជាធម្មតាត្រូវបានសំរបសំរួលជាមួយអង្គការជាបន្តបន្ទាប់នៃឯកសារនៅក្នុងការងារការិយាល័យ និងអ្នកចាត់ថ្នាក់ និងនាមនាមនៃករណីដែលប្រើសម្រាប់គោលបំណងនេះ។

តម្លៃនៃការចាត់ថ្នាក់ ឬក្រុមវិទ្យាសាស្ត្រនៃឯកសារសម្រាប់គោលបំណងនៃការស្វែងរក និងការប្រើប្រាស់របស់ពួកគេគឺអស្ចារ្យណាស់។ សំណួរនៃការចាត់ថ្នាក់ឯកសារគឺជាមូលដ្ឋានគ្រឹះនៅក្នុងទ្រឹស្តី និងការអនុវត្តនៃការងារការិយាល័យរដ្ឋបាល។

នៅពេលពិចារណាសំណួរនៃការចាត់ថ្នាក់ ដំណាក់កាលពីរគួរតែត្រូវបានសម្គាល់។ នេះជាការចាត់ថ្នាក់បឋមនៃឯកសារដែលជាដំណាក់កាលដំបូងនៃចំណាត់ថ្នាក់របស់ពួកគេនៅលើមូលដ្ឋាននៃអ្វីដែលគេហៅថានាមនាមនៃករណី .. នាពេលអនាគត ភាពស្មុគស្មាញបឋម (ករណី) នៃឯកសារត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ដោយបែងចែកវាទៅជា ថ្នាក់, នាយកដ្ឋាននៃថ្នាក់, ផ្នែករងនៃនាយកដ្ឋាននៃថ្នាក់, ល. សម្រាប់គោលបំណងនេះ, ជាធម្មតាលើសពីនេះទៅទៀត nomenclatures នៃករណីបង្កើតគ្រោងការណ៍ចំណាត់ថ្នាក់ពិសេស - classifiers ។

ចូរយើងពិចារណាជាមុនអំពីបញ្ហានៃការរៀបចំក្រុមបឋមនៃឯកសារ។

សំណួរនៃសញ្ញានៃការដាក់ឯកសារជាក្រុមចូលទៅក្នុងស្មុគស្មាញបឋម (ឯកសារ) គឺមានសារៈសំខាន់យ៉ាងខ្លាំងនៅក្នុងទ្រឹស្តីនិងការអនុវត្តនៃការងារការិយាល័យសូវៀត។ ជាមួយនឹងការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារនៅលើមូលដ្ឋាននៃការបង្កើតសំណុំរឿង ដំណោះស្រាយនៃបញ្ហាបែបនេះគឺទាក់ទងទៅនឹងការបង្ហាញសមាសភាព និងខ្លឹមសារនៃឯកសារដែលបានដាក់ជាក្រុមក្នុងសំណុំរឿង ការចងក្រងក្បាលសំណុំរឿង ការចាត់ថ្នាក់បន្ថែមនៃ ឯកសារនៅក្នុងការងារការិយាល័យ និងបណ្ណសារ ការកំណត់ពេលវេលាផ្ទុកសំណុំរឿង ការស្វែងរកករណី និងឯកសារចាំបាច់។

តើអ្វីជាសញ្ញានៃការបង្កើតសំណុំរឿង តើអ្វីជាប្រភពដើម សញ្ញាអ្វីខ្លះដែលត្រូវបានប្រើជាចម្បងនៅពេលដាក់ឯកសារជាក្រុមក្នុងការងារការិយាល័យ

ឯកសារដាច់ដោយឡែកចែករំលែកមុខងារជាច្រើនក្នុងពេលតែមួយ។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ នៅពេលដាក់ឯកសារជាក្រុមទៅជាស្មុគស្មាញបឋម និងដើម្បីស្វែងរកពួកវា ពួកវាប្រើលក្ខណៈសំខាន់ៗបំផុតដែលត្រូវបានរួមបញ្ចូលក្នុងទម្រង់ឯកសារ។

ជាក់ស្តែង ក្នុងរយៈពេលជាច្រើនសតវត្សមកហើយ លក្ខណៈពិសេសនៃប្រភេទឯកសារ អ្នកនិពន្ធ ខ្លឹមសារ (អត្ថបទ) កាលបរិច្ឆេទត្រូវបានកំណត់ថាងាយស្រួលបំផុតសម្រាប់ការដាក់ជាក្រុមបឋម។ សម្រាប់ការរៀបចំការឆ្លើយឆ្លងជាក្រុម វាបានប្រែក្លាយមានភាពងាយស្រួលក្នុងការចុះហត្ថលេខាលើអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មាន ក៏ដូចជាទឹកដីដែលការឆ្លើយឆ្លង ឬខ្លឹមសារនៃឯកសារជាកម្មសិទ្ធិ។ ពេលខ្លះ សម្រាប់ការដាក់ជាក្រុមបឋមនៃឯកសារ សញ្ញាដូចជាច្បាប់ដើម ច្បាប់ចម្លងត្រូវបានប្រើ។

សញ្ញាដែលប្រើក្នុងក្រុមបឋមនៃឯកសារ ឬសញ្ញានៃការបង្កើតសំណុំរឿង គឺគ្មានអ្វីក្រៅពីធាតុសំខាន់នៃទម្រង់ឯកសារនោះទេ។ ដូច្នេះចំណេះដឹងអំពីធាតុផ្សំនៃទម្រង់ឯកសារគឺចាំបាច់មិនត្រឹមតែសម្រាប់ការចងក្រងត្រឹមត្រូវប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែក៏សម្រាប់ដាក់ជាក្រុមទៅជាករណីផងដែរ។

ជាអកុសល វាមិនតែងតែអាចប្រើគុណលក្ខណៈប្រធានបទសំណួរនៅក្នុងការដាក់ជាក្រុមបឋមនៃឯកសារនោះទេ។ ការពិតគឺថាប្រភេទឯកសារមួយចំនួន (ឧទាហរណ៍ ពិធីការ ជួនកាលការបញ្ជាទិញ។ ដូច្នេះឯកសារស្មុគ្រស្មាញនៅក្នុងករណីនានាត្រូវបានបង្កើតឡើងតាមសញ្ញានាមករណ៍ សិទ្ធិអំណាច និងកាលប្បវត្តិ (ការបញ្ជាទិញរបស់នាយករោងចក្រកាត់ដេរលេខ 3 នៃក្រុមប្រឹក្សាសេដ្ឋកិច្ចទីក្រុងម៉ូស្គូសម្រាប់ឆ្នាំ 1959) ។

ការរួមបញ្ចូលគ្នានៃលក្ខណៈពិសេសកាន់តែទូលំទូលាយនៅពេលដាក់ឯកសារជាក្រុមទៅជាករណី ការងារជាបន្តបន្ទាប់ទាំងអស់កាន់តែងាយស្រួល និងមានប្រសិទ្ធភាពជាងមុនជាមួយឯកសារទាំងនៅក្នុងការងារការិយាល័យ និងក្នុងបណ្ណសារ។

ការអនុវត្តជាកាតព្វកិច្ចនៃសញ្ញានៃការបង្កើតករណី។ ដើម្បីបញ្ចប់បទបង្ហាញនៃសំណួរនៃសញ្ញានៃស្ថាប័ននៃករណីនេះ អនុញ្ញាតឱ្យយើងរស់នៅដោយសង្ខេបអំពីកំហុសសំខាន់បំផុតដែលបានជួបប្រទះនៅក្នុងក្រុមបឋមនៃឯកសារ។

ប៉ុន្តែ​អត្ថន័យ​នៃ​សិលាចារឹក​ទាំងនេះ ពិតណាស់​គឺ​ដូចគ្នា​។ ម្ចាស់ថតឯកសារបែបនេះជាលទ្ធផលនៃភាពល្ងង់ខ្លៅ ហើយជួនកាលក្នុងការស្វែងរកជីវិតដ៏ងាយស្រួលមួយ បានបោះបង់ចោលការបង្កើតឯកសារត្រឹមត្រូវ។ ហើយការចងក្រងឯកសារបឋមត្រឹមត្រូវ ដូចជាការងារផ្សេងទៀត ទាមទារការងារ មនសិការ និងចំណេះដឹងខ្លះ។

ចំណងជើងនៃករណីគួរតែឆ្លុះបញ្ចាំងពីសញ្ញាទាំងអស់ដែលអាចប្រើនៅពេលដាក់ឯកសារជាក្រុម។ ឈ្មោះនៃករណីដែលបានបង្ហាញនៅក្នុងនាមវលីគួរតែជួយសម្រួលមិនត្រឹមតែការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារទៅជាសំណុំរឿងប៉ុណ្ណោះទេ ប៉ុន្តែថែមទាំងស្វែងរក និងប្រើប្រាស់ឯកសារទាំងនៅក្នុងការងារការិយាល័យ និងក្នុងបណ្ណសារ។

នៅពេលបង្កើតឈ្មោះករណីក្នុងនាមវចនានុក្រម គេមិនគួរភ្លេចអំពីសញ្ញាអ្នកជំនាញ ការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារដោយយោងទៅតាមអាយុកាលធ្នើ។

គុណវិបត្តិមួយទៀតគឺអសមត្ថភាពក្នុងការបង្កើត និងកែសម្រួលចំណងជើងសំណុំរឿងបានត្រឹមត្រូវ។ ជារឿយៗសញ្ញានៃការបង្កើតករណីនៅក្នុងឈ្មោះរបស់ពួកគេត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំងមិនត្រឹមត្រូវនិងមិនជាប់លាប់ (ឧទាហរណ៍ត្រូវបានផ្តល់ឱ្យខាងលើ) ។ ឈ្មោះករណីនៃប្រភេទការឆ្លើយឆ្លងផ្សេងគ្នានៅក្នុងនាមនាមមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតទេ។ កុំតែងតែយកទៅក្នុងគណនីឈ្មោះករណីនិងការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារយោងទៅតាមលក្ខខណ្ឌនៃការផ្ទុក (សញ្ញាអ្នកជំនាញ) ។

ការរៀបចំក្រុមបឋមនៃឯកសារ។ ការអភិវឌ្ឈន៍ នននាមិ ន ិ ិ ី

ទម្រង់ករណី - ការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារទៅក្នុងសំណុំរឿងមួយដោយអនុលោមតាមនាមត្រកូល។

ឯកសារដែលបានពិនិត្យគឺអាស្រ័យលើការដាក់ជាក្រុម និងតម្លៃ។ ការរៀបចំឯកសារជាក្រុមមានន័យថាតម្រៀបពួកវាទៅតាមលក្ខណៈជាក់លាក់។

ការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តនៅក្នុងសេចក្តីថ្លែងការណ៍ជាក្រុមរួម (បង្គរ) ក្នុងវិធីមួយដើម្បីទទួលបានទិន្នន័យចាំបាច់សម្រាប់ការចងក្រង ធាតុគណនេយ្យ. ការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារនៅក្នុងការដាក់ជាក្រុមផ្សេងៗ (សមូហភាព) និងរបាយការណ៍សង្ខេបជួយសម្រួលដល់ដំណើរការគណនេយ្យបន្ថែមទៀតនៃទិន្នន័យដែលទទួលបាន ឧទាហរណ៍ ការបង្ហោះវាទៅក្នុងបញ្ជីគណនេយ្យសមស្រប។

ឯកសារនីមួយៗដែលដាក់ក្នុងឯកសារត្រូវតែត្រូវបានគូរឡើងស្របតាមតម្រូវការរបស់រដ្ឋ ស្តង់ដារឧស្សាហកម្មនៃ GSDOU និងឯកសារបទប្បញ្ញត្តិផ្សេងទៀត។ ការដាក់ជាក្រុមនៃឯកសារនៅក្នុងនាយកដ្ឋានត្រូវបានអនុវត្តតាមសញ្ញាសម្គាល់របស់ប្រតិបត្តិករលើឯកសារក្នុងសំណុំរឿងលេខ ... កាលបរិច្ឆេទ និងហត្ថលេខារបស់ប្រតិបត្តិករ - ស្របតាមការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿង។ ឯកសារមិនពេញលេញ ឬមិនត្រឹមត្រូវ ត្រូវប្រគល់ជូនអ្នកសំដែងវិញ ដើម្បីធ្វើការកែសម្រួល

ជាសញ្ញាដែលឯកសារត្រូវបានដាក់ជាក្រុមនៅលើកាត សញ្ញានៃការដាក់ក្រុមបឋមនៃឯកសារទៅក្នុងសំណុំរឿង (សញ្ញានៃការធ្វើអាជីវកម្ម) ត្រូវបានប្រើ។ ការឆ្លើយឆ្លងជាមួយអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានជាក់លាក់មួយអាចត្រូវបានចុះឈ្មោះនៅលើកាតមួយ (សញ្ញានេះត្រូវបានប្រើជាញឹកញាប់) ឯកសារដែលមានខ្លឹមសារដូចគ្នា មួយប្រភេទ សម្រាប់រយៈពេលជាក់លាក់មួយដោយអ្នកនិពន្ធម្នាក់ ឬសញ្ញាជាច្រើនដែលបានចង្អុលបង្ហាញ។ ន

ការចាត់ថ្នាក់បឋមនៃឯកសារទៅជាសំណុំរឿង គឺជាសញ្ញានៃការបង្កើតសំណុំរឿង។ ប្រវត្តិសាស្រ្តនៃឯកសារបង្ហាញថានៅក្នុងអតីតកាលឆ្ងាយនៅក្នុង XVI-XVIIbb ។ , នៅក្នុងស្ថាប័ននៃរដ្ឋម៉ូស្គូ, ឯកសារត្រូវបានទទួលរងនូវការដាក់ជាក្រុមបឋម។ សំណុំឯកសារសំខាន់ៗគឺជាអ្វីដែលគេហៅថាករណី។ ស្មុគ្រស្មាញស្រដៀងគ្នានេះត្រូវបានរកឃើញនៅក្នុងសម័យរបស់យើង (តុលាការ បុគ្គល និងករណីផ្សេងទៀត)។

សញ្ញាដ៏សំខាន់បំផុតនៃការរៀបចំក្រុមបឋមនៃឯកសារបានប្រែទៅជាអំឡុងពេលនៃការផ្ទុករបស់ពួកគេ - អចិន្រ្តៃយ៍ឬបណ្តោះអាសន្ន។ សញ្ញានេះត្រូវបានគេហៅថាអ្នកជំនាញ,

ការអនុវត្តការងារការិយាល័យបានជំរុញឱ្យមានដំណោះស្រាយចំពោះបញ្ហានេះដោយប្រើអ្វីដែលគេហៅថា អត្រានុកូលដ្ឋានសម្រាប់ឯកសារជាក្រុម (ពួកគេត្រូវបានចេញថ្មីៗនេះនៅក្នុង Riga) ។ ពួកវាជាថតដែលធ្វើពីក្រដាសរឹង។ ថតឯកសារត្រូវបានបំពាក់ដោយឧបករណ៍ពិសេស (ចាក់សោ) សម្រាប់បោះឯកសារ ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកដាក់ឯកសារចូល និងចេញពីការិយាល័យចុះឈ្មោះបានយ៉ាងងាយស្រួល។ នៅខាងក្នុងការិយាល័យអត្រានុកូលដ្ឋានមាន gaskets ដែលរៀបចំការឆ្លើយឆ្លងតាមប្រធានបទ។

ឯកសារសំខាន់ដែលកំណត់ការកកើតនៃសំណុំរឿង គឺហៅថា នាមនាមនៃសំណុំរឿង១។ វាបង្ហាញពីបញ្ជីឈ្មោះករណីជាប្រព័ន្ធ ដែលរំពឹងថានឹងត្រូវដាក់ជូនក្នុងឆ្នាំខាងមុខនេះ។ ដោយសារការចាត់ថ្នាក់នៃសំណុំរឿងត្រូវបានគូរឡើងសម្រាប់សំណុំរឿងដែលមិនទាន់ត្រូវបានបើក វាអាចត្រូវបានចាត់ទុកថាជាប្រភេទនៃផែនការសម្រាប់ដាក់ឯកសារជាក្រុមទៅជាករណី។

ឯកសារបន្ទាប់ពីការប្រតិបត្តិត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅជាករណី។ លំដាប់នៃការដាក់ក្រុមរបស់ពួកគេត្រូវបានផ្តល់ដោយនាមនាមនៃករណីនៃការងារការិយាល័យដែលមិនបានចាត់ថ្នាក់។ នៅក្នុងនាមត្រកូលនៃករណីនៅក្នុង ដោយមិនបរាជ័យ IPS ទាំងអស់សម្រាប់ឯកសារ និងការបោះពុម្ពផ្សាយត្រូវបានរួមបញ្ចូល។ ឯកសារអាស្រ័យលើតម្រូវការផលិតកម្ម និងកម្រិតនៃការរឹតបន្តឹងការចូលប្រើ អាចត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅជាករណីដាច់ដោយឡែក ឬរួមគ្នាជាមួយឯកសារផ្សេងទៀតដែលមានបញ្ហាដូចគ្នា។

ក្នុងករណីដែលស្ថាប័នមួយបង្កើតឯកសារ និងឯកសារជាច្រើនប្រភេទដូចគ្នា (ការបញ្ជាទិញ សេចក្តីណែនាំ សេចក្តីសង្ខេប។ ទន្ទឹមនឹងនេះនៅក្នុងជួរឈរនៃនាមត្រកូល "សន្ទស្សន៍ករណី" សញ្ញាសម្គាល់ដែលបានបញ្ជាក់នៅលើការរឹតបន្តឹងការចូលប្រើត្រូវបានបន្ថែមទៅលេខករណីជាមួយឯកសារ។ ឧទាហរណ៍ (រូបភាព 10.1) ។

នៅពេលដែលឯកសារនៃការចូលប្រើមានកំណត់ត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងករណីជាមួយឯកសារដែលមិនបានចាត់ថ្នាក់ដែលមិនមានត្រាស្រដៀងគ្នា ករណីនេះទទួលបានសញ្ញាសម្គាល់នៃការចូលប្រើដែលបានដាក់កម្រិត ហើយការបញ្ជាក់ដែលត្រូវគ្នាត្រូវបានធ្វើឡើងចំពោះបញ្ជីករណីរបស់អង្គការ (ស្ថាប័ន)។ .

នៅក្នុងអង្គការដែលសកម្មភាពមួយចំនួនតូចនៃឯកសារនៃការចូលប្រើមានកំណត់ត្រូវបានបង្កើតឡើង ឈ្មោះនៃករណីអាចផ្តល់សម្រាប់ស្ថាប័ននៃករណីមួយ។ ឧទាហរណ៍៖ “ឯកសារ “សម្រាប់ការប្រើប្រាស់ជាផ្លូវការ”។

រូបភាព 10.1 ។ ប្រភេទនៃនាមត្រកូលនៃករណី

រយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ករណីបែបនេះមិនត្រូវបានបង្កើតឡើងទេ។ ហើយនៅក្នុងជួរឈរដែលត្រូវគ្នានៃនាមត្រកូលនៃករណី សញ្ញា "EC" (គណៈកម្មាការអ្នកជំនាញ) ត្រូវបានភ្ជាប់។ នៅចុងបញ្ចប់នៃឆ្នាំរក្សាកំណត់ត្រា ករណីនៃការចូលប្រើដែលបានដាក់កម្រិតត្រូវបានពិនិត្យឡើងវិញ គណៈកម្មការជំនាញអង្គការ (ស្ថាប័ន) សន្លឹកមួយសន្លឹក ហើយបើចាំបាច់ ការសម្រេចចិត្តត្រូវបានធ្វើឡើងដើម្បីរៀបចំឯកសារឡើងវិញ។ ឯកសារនៃការរក្សាទុករយៈពេលវែង និងជាអចិន្ត្រៃយ៍ដែលមានក្នុងសំណុំរឿងត្រូវបានដាក់ជាក្រុមទៅជាករណីដាច់ដោយឡែក ដែលទទួលបានចំណងជើងឯករាជ្យ និងត្រូវបានរួមបញ្ចូលបន្ថែមក្នុងការចាត់ថ្នាក់ករណី។ ប្រសិនបើឯកសាររួមបញ្ចូលឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នប៉ុណ្ណោះ វាប្រហែលជាមិនត្រូវបានបង្កើតឡើងវិញទេ។ រយៈពេលរក្សាទុកសម្រាប់ឯកសារបែបនេះត្រូវបានកំណត់ដោយ រយៈពេលអតិបរមាឯកសារដែលវាមាន។

ក្នុងករណីដែលមានឯកសារនៃការរក្សាកំណត់ត្រាបើកចំហ។ ដែលក្នុងនោះ សម្ភារៈត្រូវបានប្រមូលផ្តុំ ព័ត៌មាននៃការចែកចាយមានកម្រិតត្រូវបានប្រមូលផ្តុំ គួរតែត្រូវបានចាត់តាំងទៅប្រភេទស្រដៀងគ្នា។ គម្របនៃករណីទាំងនេះក៏ត្រូវបានបោះត្រាជាមួយនឹងការរឹតបន្តឹងការចូលប្រើផងដែរ។ ការ​បញ្ជាក់​ដ៏​សមរម្យ​ត្រូវ​បាន​ធ្វើ​ឡើង​ចំពោះ​ការ​ដាក់​ឈ្មោះ​ករណី។

នៅសហគ្រាសផ្សេងៗ សមាសភាព និងបរិមាណ ឯកសារដែលបានបង្កើតមិនដូចគ្នាទេ។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ឯកសាររបស់សហគ្រាសណាមួយអាចត្រូវបានរៀបចំជាប្រព័ន្ធតាមលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យមួយ ឬច្រើន។

ការអនុវត្តការងារការិយាល័យបានបង្កើតសញ្ញាដូចខាងក្រោមនៃឯកសារជាក្រុមទៅជាករណី៖

តាមឈ្មោះនៃប្រភេទនៃឯកសារឧទាហរណ៍៖ "កិច្ចការ", "បញ្ជា", "កិច្ចសន្យា" ជាដើម។

ដោយវត្ថុ, ក្រុមហ៊ុនសមភាគីដែលឯកសារពាក់ព័ន្ធ;

ដោយអ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានដែលការឆ្លើយឆ្លងកំពុងត្រូវបានធ្វើឡើង;

ក្រោមចំណងជើងនៃការរឹតបន្តឹងការចូលប្រើឯកសារ ("CT", "សម្ងាត់") ដែលមានអាថ៌កំបាំងពាណិជ្ជកម្ម។

សញ្ញាដែលបានផ្តល់ឱ្យនៃការចាត់ថ្នាក់មិនរាប់បញ្ចូលការប្រើប្រាស់ផ្សេងទៀតដែលមិនសូវសាមញ្ញ ដូចជាភូមិសាស្រ្ត នៅពេលដែលការឆ្លើយឆ្លងរបស់អ្នកឆ្លើយឆ្លងព័ត៌មានជាច្រើននៃតំបន់ដូចគ្នាត្រូវបានជ្រើសរើសនៅក្នុងករណីនោះ។

នៅក្នុងការងារបច្ចុប្បន្ន ការចាត់ថ្នាក់នៃឯកសារត្រូវបានអនុវត្តនៅដំណាក់កាលនៃការរៀបចំក្រុមទៅជាករណី ឬកំឡុងពេលចងក្រងបញ្ជីឈ្មោះករណី។

ការ​បង្កើត​សំណុំរឿង​គឺ​ការ​ចងក្រង​ឯកសារ​ដែល​បាន​ប្រតិបត្តិ​ជា​ក្រុម។

ការបង្កើតករណីត្រឹមត្រូវរួមចំណែកដល់ការស្វែងរកប្រតិបត្តិការ ឯកសារដែលត្រូវការនៅក្នុងអារេឯកសារដែលរីកចម្រើនឥតឈប់ឈរនៃសហគ្រាសធានាសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេបង្កើតសណ្តាប់ធ្នាប់ក្នុងការរៀបចំការងារការិយាល័យ។

ការបង្កើតកិច្ចការរបស់សហគ្រាសត្រូវបានអនុវត្តជាក្បួនដោយជំនួយការលេខាធិការ ឬនិយោជិតដែលត្រូវបានតែងតាំងពិសេសម្នាក់ទៀត ក្រោមការគ្រប់គ្រងផ្ទាល់របស់ប្រធានសហគ្រាស។

ការបង្កើតសំណុំរឿងត្រូវបានអនុវត្តដោយអនុលោមតាមចំណងជើងនៃករណីយោងទៅតាមនាមត្រកូលដែលបានចងក្រងជាមុនរបស់សហគ្រាសឬយោងទៅតាមលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យចំណាត់ថ្នាក់។

នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនភាគច្រើន ការបង្កើតសំណុំរឿងត្រូវបានអនុវត្តទៅតាមឈ្មោះនៃប្រភេទនៃឯកសារ ឧទាហរណ៍ សកម្មភាព ការបញ្ជាទិញ កិច្ចសន្យា (រូបភាពទី 1)។ ជាមួយនឹងបរិមាណដ៏ធំនៃឯកសារវាចាំបាច់ត្រូវបញ្ចូលសញ្ញាផ្សេងទៀតនៃការចាត់ថ្នាក់សម្រាប់ការស្វែងរករហ័សឧទាហរណ៍កិច្ចសន្យាគួរតែត្រូវបានបែងចែកទៅជាករណីដែលមានកិច្ចសន្យាសម្រាប់ការផ្គត់ផ្គង់កញ្ចក់កិច្ចសន្យាសម្រាប់ការផ្គត់ផ្គង់ឈើជាដើម។

អង្ករ។ មួយ។

នៅពេលបង្កើតករណី តម្រូវការខាងក្រោមត្រូវតែត្រូវបានសង្កេតឃើញ៖

ឯកសារត្រូវបានដាក់នៅក្នុងឯកសារ, ការងារដែលត្រូវបានអនុវត្ត;

ឯកសារដែលដាក់ក្នុងឯកសារគឺជាច្បាប់ដើម ឬច្បាប់ចម្លងដែលមានការបញ្ជាក់។

ឯកសារ លក្ខខណ្ឌផ្សេងគ្នាការផ្ទុកត្រូវបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងករណីផ្សេងគ្នា;

ឯកសារដែលទាក់ទងនឹងបញ្ហាមួយត្រូវបានដាក់ក្នុងឯកសារមួយ;

ច្បាប់ចម្លងមួយនៃឯកសារត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងករណី;

ឯកសារនីមួយៗដែលដាក់ក្នុងឯកសារត្រូវតែត្រូវបានប្រតិបត្តិយ៉ាងត្រឹមត្រូវ (មានកាលបរិច្ឆេទ ហត្ថលេខា សញ្ញាប្រតិបត្តិ។ល។);

នៅក្នុងករណី, ជាក្បួន, ឯកសារនៃមួយឆ្នាំត្រូវបានបង្កើតឡើង;

ឯកសារដែលត្រូវប្រគល់មកវិញ ក៏ដូចជាឯកសារព្រាង មិនគួរដាក់ក្នុងឯកសារឡើយ។

ឯកសារក្នុងសំណុំរឿងត្រូវបានរៀបចំតាមលំដាប់លំដោយ ឬតាមលំដាប់លេខ។

ធម្មនុញ្ញសហគ្រាស និងផ្សេងៗទៀត ឯកសាររកឃើញបង្កើតជាអាជីវកម្មឯករាជ្យ។

ពិធីការ កិច្ចប្រជុំទូទៅម្ចាស់ភាគហ៊ុនត្រូវបានបង្កើតឡើងដាច់ដោយឡែកពីកំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំរបស់ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល។ កម្មវិធី និងកម្មវិធីផ្សេងៗ ឯកសារបន្ថែមភ្ជាប់ជាមួយពិធីការដែលពួកគេយោង។

កិច្ចសន្យាសហគ្រាសត្រូវបានបែងចែកជាពីរក្រុមដែលរក្សាទុកក្នុងឯកសារដាច់ដោយឡែក។ ក្រុមទីមួយមានកិច្ចសន្យាពាណិជ្ជកម្មរវាងសហគ្រាស, ទីពីរ - កិច្ចសន្យាការងារ (កិច្ចសន្យា) ជាមួយនិយោជិត។

ការបញ្ជាទិញសម្រាប់សកម្មភាពចម្បង (ផលិតកម្ម) ត្រូវបានបង្កើតឡើងដាច់ដោយឡែកពីការបញ្ជាទិញសម្រាប់បុគ្គលិក។

ឯកសារស្តីពីបុគ្គលិកនៃសហគ្រាស (ឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន កាតផ្ទាល់ខ្លួន) ត្រូវបានបង្កើតឡើងតាមអក្ខរក្រមដោយឈ្មោះរបស់និយោជិត។

ឯកសារនៃការចូលប្រើមានកំណត់ដែលមានសញ្ញា "CT" ឬ "សម្ងាត់" ត្រូវបានបង្កើតឡើងដាច់ដោយឡែកពីឯកសារផ្សេងទៀតរបស់សហគ្រាស។

នៅពេលបង្កើតករណីជាមួយនឹងការឆ្លើយឆ្លង កត្តាសម្រេចចិត្តមួយគឺបរិមាណរបស់វា។

ជាមួយនឹងចំនួនតិចតួចនៃការឆ្លើយឆ្លង ឯកសារមួយត្រូវបានចាប់ផ្តើម ដែលមានសំបុត្រចូល និងចេញ សំបុត្រ និងទូរសារ។

ការព្យាករណ៍កំណើននៃការឆ្លើយឆ្លងជាមួយដៃគូអាជីវកម្ម គួរតែបង្កើតករណីដាច់ដោយឡែកសម្រាប់ឯកសារចូល និងចេញ។

ជាមួយនឹងការកើនឡើងនៃបរិមាណបន្ថែមទៀត ការឆ្លើយឆ្លងចូល និងចេញអាចត្រូវបានបែងចែកតាមប្រភេទនៃឯកសារ ទៅជាសំបុត្រ និងទូរសារ។

នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមួយចំនួន នៅពេលបង្កើតសំណុំរឿងជាមួយការឆ្លើយឆ្លង ការដាក់ "លិខិតឆ្លើយតប" ត្រូវបានប្រើនៅជាប់នឹង "លិខិតសាកសួរ" ។

ប្រសិនបើចំនួនសហគ្រាសភាគីមានស្ថេរភាពគ្រប់គ្រាន់នោះ ក្នុងករណីនេះវាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីអនុវត្តសញ្ញាវត្ថុនៃការបង្កើតឯកសារពោលគឺឧ។ ក្នុង​ករណី​មួយ វា​នឹង​មាន​ឯកសារ​ប្រភេទ​ផ្សេង​គ្នា (កិច្ចសន្យា ទូរសារ សារ​ទូរស័ព្ទ ។ល។) ដែល​ទាក់ទង​នឹង​អង្គការ​មួយ។

ផែនការ និងរបាយការណ៍ត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងឯកសារនៃឆ្នាំដែលពួកគេទាក់ទងនឹងខ្លឹមសារ ដោយមិនគិតពីពេលវេលាដែលពួកគេត្រូវបានចងក្រង ឬអនុម័ត។ ផែនការអាជីវកម្មសម្រាប់រយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំត្រូវបានដាក់ក្នុងឆ្នាំដំបូង។

ក្នុងការបង្កើតករណី ក្រដាសបិទភ្ជាប់ក្នុងស្រុកត្រូវបានប្រើប្រាស់ ដែលរចនាឡើងជាមធ្យម ២០០សន្លឹក និងនាំចូលដែលអនុញ្ញាតឱ្យដាក់ឯកសារ ២-៣ ដងបន្ថែមទៀត។ អាស្រ័យលើភាពជាក់លាក់នៃសហគ្រាសបរិមាណនៃឯកសារវាត្រូវបានណែនាំឱ្យប្រើទាំងពីរបញ្ចូលគ្នា។

ថតដែលបាននាំចូលអាចរក្សាទុកបានច្រើនឆ្នាំ។ ដូច្នេះ ដើម្បីស្វែងរកឯកសារក្នុងសំណុំរឿងឱ្យបានរហ័ស ចាំបាច់ត្រូវប្រើសញ្ញាបំបែកដែលបង្ហាញពីឆ្នាំ។