Организация делопроизводства в дошкольном учреждении. Методическая разработка «Делопроизводство в доу Организация делопроизводства в дошкольном учреждении

Методическая разработка «Делопроизводство в ДОУ»

Делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним. Это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Действия администрации фиксируются в документах. Документы являются средством осуществления распорядительных действий руководящих органов и отдельных должностных лиц, т.е. административной деятельности, ее документирование во многих случаях предписывается законом и является обязательным.

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, финансовой, хозяйственной и иной деятельности в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении. Принятые руководителем решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Результаты работы зафиксированной в определенном порядке, отражают действительное состояние дел в дошкольном учреждении.

Вся накапливаемая в ДОУ информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне.

Внутренняя информация включает организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно.

Можно с достаточной уверенностью отметить, что от того, как поставлено в учреждении делопроизводство, в значительной степени зависят темп работы и культура управленческой деятельности.

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ДОУ

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы формирования и ведения дел.

Порядок расположения документов при заведении личного дела:

внутренняя опись документов дела;

заявление о приеме на работу;

выписка из приказа о приеме на работу;

листок по учету кадров;

копии документов об образовании;

выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим ДОУ.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия) должен храниться в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию.

Аттестация педагогических кадров производится на основании Положения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений (далее - Положение), утвержденного приказом Минобразования РФ от 26.06.2000г. № 1908.

Согласно Положению (п. 3.1), образовательное учреждение имеет право проводить аттестацию работников только на вторую квалификационную категорию. Для этого создается аттестационная комиссия, как правило, из числа наиболее авторитетных работников ДОУ. Председателем комиссии является заведующий ДОУ. Обязательными документами для аттестации работников являются: приказ по ДОУ о проведении аттестации и назначении аттестационной комиссии; протоколы заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист установленного образца.

После успешного прохождения аттестации заведующий ДОУ обязан издать приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.

Аттестация педагогических кадров проводится по их личному заявлению и в сроки, установленные Положением.

Заведующий ДОУ несет ответственность перед учредителем и финансовыми органами за правильность документирования аттестации и своевременное оформление соответствующих документов.

Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.

Трудовая книжка, согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий ДОУ дол жен руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

И СПЕЦИФИКА ЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ДОУ

Общие требования к текстам служебных документов:

краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-документоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы русского языка.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Документы организационно-распорядительного характера составляют значительную часть всей документации, с которой заведующему ДОУ приходится постоянно работать.

Важнейшие понятия различной документации:

Информационно-справочная документация содержит ин формацию о фактическом положении дел в учреждениях и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению.

Организационная документация - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.

Распорядительная документация - документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению.

Организационно-распорядительная документация применяется при оформлении распорядительной и исполни тельной деятельности учреждения.

Организационно-правовое обеспечение деятельности ДОУ включает комплекс взаимосвязанных документов.

В состав организационных документов общеобразовательного учреждения входят:

Устав общеобразовательного учреждения;

договор с учредителем;

положения о подразделениях;

должностные инструкции сотрудников;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка.

Рассмотрим виды документов и часто встречающиеся проблемы, связанные с ними.

Устав дошкольного образовательного учреждения

Устав является основным организационным документом ДОУ.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закрепляются структура, функции, права и обязанности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные ДОУ учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности ДОУ.

Устав разрабатывается ДОУ самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 Закона РФ «Об образовании»). Для каждого ДОУ Устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени. К написанию Устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 13 Закона РФ «Об образовании». Подготовка Устава - очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДОУ, права и обязанности участников образовательного процесса. Поэтому составление Устава рекомендуется проводить с участием юриста.

общие положения;

цели и предмет деятельности;

организация образовательного процесса;

участники образовательного процесса;

управление учреждением;

финансовая и хозяйственная деятельность;

регламентация деятельности;

реорганизация и ликвидация.

Завершающим этапом в работе над Уставом является его регистрация. После регистрации Устава образовательного учреждения в межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы выдается свидетельство о государственной регистрации общеобразовательного учреждения. Таким образом, уставы всех ДОУ должны быть внесены в Единый реестр юридических лиц.

Все дальнейшие изменения, касающиеся жизнедеятельности ДОУ, должны быть отражены в Уставе в виде внесения поправок и дополнений и зарегистрированы в территориальных налоговых органах. У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции. Также следует особенно тщательно проверить, насколько Устав образовательного учреждения соответствует Письму Минобразования РФ от 17.02.97 № 150/14-12 «О наименованиях государственных и муниципальных образовательных учреждений».

Наличие свидетельства о регистрации позволяет образовательному учреждению открывать счета в банковских учреждениях, в том числе и валютные, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица (ст. 12 Закона РФ «Об Образовании»).

Договор с учредителем

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образовании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Договор между ДОУ и родителями ребенка (лицами, их заменяющими)

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008г. № 666 утверждено Типовое положение о до школьном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между до школьным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

Структура и штатная численность

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на пред приятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 21.04.1993 №88, нормативы численности установлены для определения и обоснования необходимой списочной численности работников дошкольных учреждений, рациональной организации их труда. Нормативы численности работников, занятых в ДОУ, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Штатное расписание

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующей учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. В соответствии с пунктом 46 Типового положения о дошкольном образовательном учреждении определено, что в каждом ДОУ устанавливаются штатное расписание и должностные обязанности. Руководитель ДОУ самостоятелен в подборе и расстановке кадров (ст. 32 Закона РФ «Об образовании»).

Штатное расписание составляется плановым отделом централизованной бухгалтерии, согласовывается с заведующим детским садом и утверждается начальником районного управления образованием. Штатное расписание утверждается также заведующим детским садом, заверяется печатью и согласовывается с учредителем.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который должен сочетаться с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление от пусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

общие положения;

порядок приема, перевода и увольнения работников;

основные обязанности работников;

рабочее время и его использование;

поощрения за успехи в работе;

взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

внутриобъектный режим;

организация работы.

Статья 189 Трудового кодекса РФ, принятого в 2002 г., говорит, что «правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работни ков, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».

Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

Инструкции

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается руководителем организации. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», « следует », « необходимо », «запрещается», «не допускается». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос: «Кому?» Например: «Должностная инструкция главному специалисту».

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция начинается, как правило, с раздела «Общие положения», в котором указываются цель ее издания, область распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Она является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой - у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

Текст инструкций должен соответствовать предъявляемым требованиям.

Работодатель обязан обеспечить каждого работника инструкций по охране труда (ст. 212). Особенно это касается оформления инструктажа «неэлектрического» персонала. В связи с этим одной из первоочередных задач для заведующего после вступления в должность является подготовка указанных инструкций. Их разрабатывают для каждого сотрудника в соответствии с требованиями изложенными по охране труда

Должностная инструкция

Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала ДОУ регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

При приеме работника заведующий ДОУ должен познакомить его с должностной инструкцией, ответить на возникшие вопросы. Каждая инструкция должна быть заверена подписью руководителя и подписью сотрудника.

Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

общие положения;

функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

взаимоотношения, связи по должности.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности данного работника, порядок его назначения и увольнения, замещение по должности. Здесь также перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться в своей деятельности специалист.

В разделе «Функции» определяются направления деятельности работника.

В разделе «Должностные обязанности» указывается форма его участия в деятельности ДОУ.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику ДОУ для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за неисполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» устанавливается круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом по ДОУ.

Организация деятельности ДОУ в обязательном порядке предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего ДОУ в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

ОСОБЕННОСТИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДОУ

Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего ДОУ.

Приказ - это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

достоверность и объективность описываемой ситуации;

полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

краткость и лаконичность;

соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

следование нормам официально-делового стиля речи. Любой приказ, независимо от его содержания, включает

следующие обязательные реквизиты:

наименование юридического лица;

наименование вида документа (приказ);

дата издания;

регистрационный номер;

заголовок;

текст;

основание для издания приказа;

отметка об ознакомлении с содержанием приказа;

подпись должностного лица.

Книга приказов по дошкольным образовательным учреждениям - один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

В дошкольном учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреп лены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», - которая подписывается заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны точно соответствовать статьям и пунктам ТК РФ, на которые необходимо ссылаться заведующему ДОУ. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов. При издании любого приказа следует руководствоваться Правилами работы с документами в общеобразовательном учебном заведении, изданными в качестве методических рекомендаций Минобразования РФ (М., 1992).

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание раз личного рода комиссий и т. д.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

действующее законодательство;

подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

акты проверок.

Приказы завершаются словами: «В связи с вышеизложенным приказываю: ...» или словом «Приказываю: ...».

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Указания руководителя, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

Перечень приказов по основной деятельности ДОУ включает в себя приказы:

«Об охране труда и соблюдении правил техники безопасности».

«О введении правил внутреннего трудового распорядка».

«О регламенте работы ДОУ».

«О распределении обязанностей между членами администрации».

«О создании комиссий по предупреждению травматизма; по инвентаризации; по списанию имущества, пришедшего в негодность; по материальному поощрению».

Приказы о зачислении и выбытии детей из детского сада (рекомендовано выделять данные приказы в отдельную книгу приказов № 3 на усмотрение руководителя).

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия.

Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

В формулировках приказов об увольнении работника не обходимо обращать внимание на дату увольнения. Не допускается при указании даты увольнения применять предлог «с». Например: «Уволить с 1 декабря» - неправильно, надо писать «Уволить 1 декабря». При этом 1 декабря будет являться последним рабочим днем.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться основанием его издания с обязательным ознакомлением работника под роспись. Основанием приказа мо гут служить: заявление; больничные листы; согласие профкома, номер и дата протокола; акт КРУ и др.

Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями. Заведующий ДОУ должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему ДОУ необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников ДОУ с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПРИМЕРНОЙ

И ИНДИВИДУАЛЬНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДОУ

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения. Номенклатура - основа составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Знание и применение законодательно-правовых и нормативно-методических актов общегосударственного и регионального масштаба, в которых отражены требования к документированию и работе с документами является одним из важнейших условий работы документационного обеспечения управления в МБДОУ ДСКВ «Солнышко».

В соответствии со ст. 13 Закона РФ «Об образовании» и ст. 8 Трудового кодекса РФ в дошкольном учреждении создаются локальные нормативно-методические документы по организации работы с документами, кадрами, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления дошкольного учреждения «Солнышко».

ГЛАВА 3. ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МБДОУ ДСКВ «СОЛНЫШКО» Г. ПОКАЧИ

кадры документация деловой работник

Ответственным за ведение делопроизводства в МБДОУ «Солнышко» является делопроизводитель, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется заведующему МБДОУ.

В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

Уставом МБДОУ ДСКВ «Солнышко» Устав МБДОУ ДСКВ «Солнышко», утвержден постановлением администрации города Покачи от24.08.2009 № 597.;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями заведующего МБДОУ ДСКВ «Солнышко».

Делопроизводитель дошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы; осуществлять документационного обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения; организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» Федеральный Закон Российской Федерации «Об образовании» от 10 июля 1992 года № 3266-1. (с последн. изм. от 17.07.2009 № 148-ФЗ). получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

В управленческой деятельности МБДОУ «Солнышко» можно выделить следующие виды документов:

организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

документы по личному составу;

предложения, заявления, жалобы граждан;

финансово-бухгалтерские документы;

технико-технологические документы;

контрольно-ревизионные документы.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

внутренняя опись документов дела;

заявление о приеме на работу;

выписка из приказа о приеме на работу;

листок по учету кадров;

копии документов об образовании;

выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» -- в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию -- документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий МБДОУ «Солнышко» издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждении и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению.

Его непосредственным руководителем. В результате проведенного анализа обозначенной группы документов выявлены значительные нарушения в их оформлении со стороны сотрудников отдела кадров. Например, в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу в графе «Основание» указано личное заявление работника, что противоречит Трудовому Кодексу РФ, где сказано, что основанием для издания данного вида документа может быть только заключенный между этим работником и работодателем трудовой договор.

Исследовав порядок оформления личных дел сотрудников Детского сада выявлено, что сотрудники отдела кадров формируют в личные дела не копии приказов о приеме на работу, переводе или увольнении, а их оригиналы. В соответствии с правилами ведения кадрового делопроизводства все оригиналы приказов по личному составу должны подшиваться в соответствующее дело.

Наличие таких нарушений недопустимо, т.к. большинство трудовых конфликтов возникает из-за неграмотного составления кадровых документов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в споре с работником даже при хорошем знании трудового законодательства и правильном его применении. Но руководство МБДОУ не придает особого значения существенным нарушениям в оформлении кадровой документации, результатом этого является отсутствие полноценной нормативно-методической основы, регламентирующей работу с кадровыми документами.

С целью повышения качества составления кадровых документов в МБДОУ «Солнышко» и организации деятельности отдела кадров в целом, предлагается разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, к которой должны прилагаться: Табель форм документов отдела кадров, Альбом форм документов, График документооборота отдела кадров.

Разработка Инструкции по кадровому делопроизводству в МБДОУ «Солнышко» необходима для решения комплекса практических задач. Во-первых, в инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри учреждения. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать ошибок в оформлении документации по личному составу. Во-вторых, при разработке Инструкции учитывается специфика организации, которая определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями ведения кадрового делопроизводства.

Табель форм документов отдела кадров и Альбом форм документов должны содержать образцы оформления обязательных кадровых документов, предусмотренных действующим трудовым законодательством. Наличие Табеля и Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами.

Составление Графика документооборота отдела кадров позволит определить круг должностных лиц, в обязанности которых входит согласование, подписание и утверждение кадровой документации, а также выявить периодичность создания кадровых документов, порядок их обработки (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников).

Таким образом, разработка и использование этих документов в деятельности отдела кадров Детского сада «Солнышко» позволит регламентировать правила, приемы и процессы создания кадровых документов, определить порядок работы с ними, что в конечном итоге приведет к исключению ошибок в оформлении кадровой документации и повысит культуру управления в целом.

Для того чтобы повысить качество оформления кадровых документов в отделе кадров также необходимо регулярно проводить мероприятия, направленные на повышение квалификации сотрудников отдела кадров (семинары, курсы повышения квалификации, тренинги, курсы дополнительного образования). Эксперты в области кадрового делопроизводства помогут проанализировать сложные случаи заполнения унифицированных и неунифицированных форм кадровых документов с учетом последних изменений в трудовом законодательстве.

Таким образом, применение разработанных документов и выполнение всех обозначенных рекомендаций позволит совершенствовать всю систему кадрового делопроизводства, что в свою очередь повысит качество составления и оформления кадровых документов, сократит трудовые затраты на работу с ними и систематизирует кадровый документооборот. От грамотной и четкой работы отдела кадров, соответствия его действий федеральной и локальной нормативно-правовой основе зависит авторитет в целом.

Обосновывается вывод о том, что постоянное увеличение объема и разнообразие состава информации, циркулирующей и используемой в сфере дошкольного образования, свидетельствует о взаимосвязи и взаимовлиянии документационного и информационного обеспечения управления образованием. Информационная составляющая является неотъемлемой частью эффективного документационного обеспечения управления образованием.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деятельность любой кадровой службы, в том числе и отдела кадров, связана с созданием большого массива кадровых документов, к оформлению которых предъявляются особые требования. Кадровая документация играет социально значимую роль в жизни каждого человека, поэтому их составление, оформление и ведение требуют особой тщательности и аккуратности. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов. Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое). О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В деятельности отдела кадров Детского сада «Солнышко» создается большое количество кадровых документов, регулирующие трудовые отношения между работниками и его непосредственным руководителем. В результате проведенного анализа обозначенной группы документов выявлены значительные нарушения в их оформлении со стороны сотрудников отдела кадров. Например, в приказе о приеме работника на работу в графе «Основание» указано личное заявление работника, что противоречит Трудовому Кодексу РФ, где сказано, что основанием для издания данного вида документа может быть только заключенный между этим работником и работодателем трудовой договор. Сотрудники отдела кадров Детского сада формируют в личные дела не копии приказов о приеме на работу, переводе или увольнении, а их оригиналы. В соответствии с правилами ведения кадрового делопроизводства все оригиналы приказов по личному составу должны подшиваться в соответствующее дело. Наличие таких нарушений недопустимо, т.к. большинство трудовых конфликтов возникает из-за неграмотного составления кадровых документов. С целью повышения качества составления кадровых документов в МБДОУ «Солнышко» и организации деятельности отдела кадров в целом, предлагается разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, к которой должны прилагаться: Табель форм документов отдела кадров, Альбом форм документов, График документооборота отдела кадров.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные правовые акты

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ)// Российская газета, № 7, 21.01.2009.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.12.2007) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1. Ч. 1. Ст. 3.

3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (с последующими изменениями и доп.)// Российская газета. - 2001. - №30. - ст.1231.

4. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»// Собрание законодательства РФ. 2006. - №500.

5. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // Собрание законодательства РФ. - 2006. - №31 (1ч).

6. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» (ред. от 13.05.2008)// Собрание законодательства. 2008. №112.

7. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»// Собрание законодательства. 2004. - № 105.

8. Федеральный закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (ред. от 01.12.2007г.) // Собрание законодательства. 2004. - № 105.

9. Федеральный Закон РФ от 10.01.2002 г.№1-ФЗ «Об электронной цифровой печати» (ред. 08.11.2007г) // Собрание законодательства РФ. 2007. - №350.

10. Федеральный Закон Российской Федерации «Об образовании» от 10 июля 1992 года № 3266-1. (с последн. изм. от 17.07.2009 № 148-ФЗ).

11. Постановление. О трудовых книжках (ред. от 06.02.2004) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей от 16.04.2003 N 225// Собрании законодательства РФ - 23.02.2004. - №30.

12. Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и письмо Минюста России» от 27.04.01 № 07/4328-ЮД.

13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2002.

1. Должностная инструкция инспектора по кадрам, утвержденная заведующим МБДОУ ДСКВ «Солнышко» от 01.03.2007. № 46.

2. Должностная инструкция секретаря-машинистки, утвержденная приказом заведующего МБДОУ ДСКВ «Солнышко», от 01 марта 2007 г. № 58.

3. Устав МБДОУ ДСКВ «Солнышко», утвержден постановлением администрации города Покачи от 24.08.2009 № 597.

Учебная и специальная литература

1. Алексеева, Е.В., Афанасьева, П.П., Бурова, Е.М., Осичкина, Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело. 2000. № 4. С. 81-85; Их же. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 90-101.

2. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации / Алексеева, Е.В., Афанасьева, П.П., Бурова, Е.М., Осичкина, Г.А. // Секретарское дело. 2002. № 1. С. 86-93.

3. Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

4. Артамонова, И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации /И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 1997. - № 3. - С. 23-26.

5. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Справочник кадровика/ В.И. Андреева. 2003. - №5.

6. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. - 1999. - №1. С. 34-39.

7. Базовые локальные акты дошкольного образовательного учреждения: Сборник документов и материалов / Авт.-сост.: Т.А.Данилина, В.Я. Зедгенидзе, М.Б. Зуйков, Т.С. Ладога. - М.:АРКТИ, 2005. - 240с.

8. Бардаев, Э.А. Документоведение: учебник для студ. высш. учеб. заведений / Э.А.Бардаев, В.Б. Кравченко. - М., 2008. - 230 с.

9. Басакина, Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. 2000. № 3. С. 87-90.

10. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие/ А.Н.Белов, А.А. Белов. - М.,2005. - 624с.

11. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л М. Лысенко. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2005. - 272 с.

12. Белоусова, Л.Г. Делопроизводство в образовательных учреждениях: Практическое пособие / Л.Г. Белоусова - Х. - М., 2006. - 118с.

13. Бобылева, М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 36-41.

15. Волобуева, Л.М. Структура управления дошкольным образовательным учреждением // Управление Дошкольным Образовательным Учреждением. Научно-практический журнал. - 2004. -№ 1. - С. 8-15.

16. Вялова, Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск/ Л.М. Вялова. - Справочник кадровика. 2005. - №6.

17. Данилина, Т.А. «Базовые локальные акты ДОУ: сборник документов и

материалов» / Т.А. Данилина, В.Я. Зедгенидзе, М.В. Зуйков. - М.:АРКТИ, 2004. - 239 с.

18. Данилина, Т.А. Делопроизводство в детском саду// Справочник руководителя дошкольного учреждения. - 2005. - № 8. - С.4-13; Кошелева, Г.В., Расходчикова, И.А. Документоведение деятельности заведующего дошкольного учреждения// Делопроизводство. - 2004. - № 4. С. 45-57.

19. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- 3-еизд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.,2008 - 267с.

20. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода, П.А.Семченко. - М.,2008 - 480с.

21. Делопроизводство в образовательном учреждении. Кн.1: Справочник. - 4-е изд., доп. - М. : ИФ Образование в документах, 2003 . - 200 с.

22. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

23. Дошкольное образование России в документах и материалах: Сборник действующих нормативно-правовых документов и программно-методических материалов / Редактор-составитель Т.И. Оверчук - М.: Гном и Д, 2001. - 472с.

24. Демин, Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2003.

25. Еремченко, В.А. О проблеме электронных документов / В.А. Еремченко // Секретарское дело. - 2001. - № 3. - С. 23-26.

26. Ефимова, О.А. Современные технологии работы с документами:

автоматизация делопроизводства / О.А. Ефимова // Секретарское дело. - 1998. - № 3. - С. 24-29.

28. Казуто, А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 1998. № 1. С. 35-39.

29. Кузнецов, С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. - 1997. - № 1. -С.31-37. Кузнецова, Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С.3-5.

30. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова - М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»», 2002. - 270с.

31. Комышев, А.Л. Основы документационного обеспечения: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / А.Л. Комышев - М., 2000. - 350с.

32. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные

технологии в делопроизводстве /С.Л. Кузнецов. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2000 - 232 с.

33. Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами /С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. -1996. - №3. - С. 23-29.

34. Кузнецов, С.Л. Новые программы для современного офиса / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. -1999. - №3. - С. 27-31.

35. Кузнецов, С.Л. Правовая основа внедрения и использования электронно-цифровой подписи в делопроизводстве / С. Л. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. № 5. С. 34-41.

36. Кузнецова, Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 2000. № 1. С. 5-6.

37. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова - М.: ИНФРА-М, 2008. - 258с.

38. Кукарина, Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 1. С. 43-52.

39. Килякова, Д.А. Как организовать работу службы персонала?/ Д.А. Килякова. - Справочник кадровика. 2004. - №8.

40. Кошелева, Е.А. Организация хранения архивных документов. / Е.А. Кошелева. - Справочник кадровика. 2005. - №2.

41. Курапова, Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб / Е.Р. Курапова. - Справочник кадровика. 2006. - №11.

42. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие/Н.С. Ларьков. - М.,2006. - 427с.

43. Максимович, Г.Ю. Как создать информационную документальную систему / Г.Ю. Максимович, В.П. Берестова // Секретарское дело. -2000. - №1. - С. 42-47.

44. Максимович, Г.Ю. Компьютерные сети передачи данных - современное средство коммуникации / Г.Ю. Максимович, В.П. Берестова // Секретарское дело. -1997. - №2. - С. 31-35.

45. Маневцева, Л.М., Бабак, С.А. Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учебное пособие / Л.М. Маневцева, С.А. Бабак - М.,2002. -240с.

46. Маскин, В.В. «Нормативно-правовое обеспечение образовательных учреждений в условиях модернизации: Сборник документов и материалов / В.В. Маскин - М., 2004. - 108с.

47. Митченко, О.Ю. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности / О.Ю. Митченко, О.И. Рысков // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 28-32.

48. Мосягина, О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел / О.М. Мосягина, Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 1996. - №4. - С. 32-36.

49. Митрофанова, В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению / В.В. Митрофанова. - Справочник кадровика. - 2004. - №3.

50. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №2.

51. Семеникин, В.В. Кадровый документооборот/ В.В. Семеникин, - М.: Эксмо. 2010. - 384 с.

52. Честнова, Н.Ю. Настольная книга заведующего детского сада / Н.Ю. Честнова - Р-н-Д., 2003. - 640с.

Периодическая литература

1. Кадровик/ Журнал. - Кадровое делопроизводство, 2009, - № 7.

2. Педченко, Л. Предисловие / Л. Педченко. - Справочник кадровика. 2005. - №1.

3. Щур-Труханович, Л. В. Составление графика отпусков на 2009 и последующие годы/ Л.В. Щур-Труханович. - Специальный выпуск журнала «Кадры предприятия». - Изд-во: Финпресс, 2009.

4. Яновская, Ю.М. Перспективы развития службы персонала / Ю.М. Яновская. - Справочник по управлению персоналом. 2004. - №8.

Приложение 1

Графическая схема структуры аппарата управления МБДОУ ДСКВ «Солнышко»

Размещено на http://www.allbest.ru/

Приложение 2

Схема службы МБДОУ ДСКВ «Солнышко»

	Участники
Первый уровень	Заведующий МБДОУ ДСКВ «Солнышко»	Осуществляет руководство и контроль за деятельностью всех структур
Второй уровень	Заместитель заведующего по УВР, Заместитель заведующего по АХР, Старшая медсестра	Осуществляет руководство учебно - воспитательным процессом учреждения Отвечает за сохранность здания дошкольного учреждения и имущества, организует материально - техническое снабжение педагогического процесса, обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на участке, противопожарную безопасность и организацию труда обслуживающего персонала. Контролирует санитарное состояние помещений и участка дошкольного учреждения, выполнение требований СанПиНа, качество доставляемых продуктов, организацию питания и качество приготовления пищи, обеспечивает медицинское обслуживание детей, проводит санитарно - просветительскую работу среди работников учреждения и родителей, принимает участие в организации физкультурно - оздоровительной работы с детьми.
Третий уровень	Воспитатели, Педагоги дополнительного образования, Обслуживающий персонал	Осуществление учебно-воспитательного процесса в соответствии с общеобразовательной программой ДОУ.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Раскрытие сущности системы управления персоналом, определение направлений работы с персоналом организации. Методы оценки эффективности управления работниками организации. Исследование системы управления персоналом в дошкольном образовательном учреждении.

дипломная работа , добавлен 21.02.2014


Специфика педагогической деятельности в дошкольном образовательном учреждении. Нормативно-правовые документы, определяющие процедуру аттестации педагогических и руководящих работников дошкольного учреждения. Механизмы и методы проведения аттестации.

дипломная работа , добавлен 23.01.2016


Определение понятия и сущности кадровой работы, её цели в органах муниципального управления. Изучение системы законодательного регулирования кадровой политики в муниципальной службе. Разработка комплекса мероприятий по совершенствованию кадровой работы.

дипломная работа , добавлен 25.03.2018


Характеристика ОАО "Санаторий-профилакторий "Энергетик"". Нормативные акты, внутренняя структура, организация деятельности структурных подразделений общества. Законодательство, регулирующее деятельность отдела кадров. Ведение кадровой документации.

отчет по практике , добавлен 11.10.2008


Подходы к определению и классификация конфликтов. Основные характеристики управленческой деятельности в образовательном учреждении. Анализ конфликтных ситуаций в условиях работы "МКОУ Нижнечирской СОШ" и разработка рекомендации по их предотвращению.

курсовая работа , добавлен 01.03.2016


Задачи кадрового учета, система документации; внедрение информационных технологий в делопроизводство. Процесс автоматизации работы кадровой службы, выбор программного обеспечения для работы с документами по личному составу; ведение кадровых баз данных.

курсовая работа , добавлен 01.03.2012


Понятие и основные направления деятельности кадровой службы, ее функции и полномочия. Организация работы современной кадровой службы в ООО ПКФ "Антек". Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия. Работа с документацией отдела.

курсовая работа , добавлен 04.01.2011


Организационная структура и система управления ООО "Модерн" и место в ней отдела кадров. Классификация и информационная характеристика кадровой документации. Разработка должностной инструкции. Организационное проектирование кадровой деятельности.

дипломная работа , добавлен 11.03.2009


Организация контроля за деятельностью подчиненных. Особенности управления персоналом. Характеристика детского сада "Буратино". Недостатки и особенности организации контроля в дошкольном образовательном учреждении. Значение "человеческого фактора".

курсовая работа , добавлен 21.10.2014


Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

1. Основные понятия о документе и терминология ДОУ.

Документ в переводе с лат. Означает «свидетельство», «способ доказательства.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра! и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появился термин «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивает значения документа в управлении

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.

Федеральный закон «Об информации и защите информации» от 20.02 1995 г. дает понятие документная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать.

Информация – ознакомление, разъяснение – сообщение о положении дел, сведения о чем либо, передаваемая людьми.

Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле, радио)

ГОСТ Р 51141-98 дает понятие официальный документ – это документ, имеющий право на использование в организации, созданным юрид. и физ. лицом, оформленным и удостоверенным в установленным порядке. Реквизит – обязательный элемент официального документа (дата, подпись, печать, текст документа и др.) Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени месте создания которого содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Официальный документ – документ, созданный Рид. Или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ДОУ- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Понятие ДОУ в организации:

Процесс ДОУ состоит из следующих этапов: создание документов и их оформление; прием-передача документов; организация движения документов внутри организации; регистрация и контроль исполнения;информационно-справочная работа;хранение документов.

Понятие унифицированной система документации – УСД: система документации, создания по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа – неизменная часть реквизита документа, содержащая в бланке документа, наносима при его изготовлении.

стандартизация документов – это форма юридического закрепления, проведенной унификации и уровня ее обязательности (гос. стандарт –ГОСТ, отраслевой стандарт –ОСТ). Применения стандартов повышает качество документов.

Понятие неопубликованный док-т (НД) выступает как противоположное понятию опубликованный док-т, публикация. НД не рассчитан на широкое распространение. Создан в ходе работы учреждений, отдельных лиц, отражает результат их деятельности. НД остаются в рукописном виде либо тиражируются в небольшом уол-ве экз. К ним относятся отчеты о НИР, диссертации, рукописи переводов, проекты, сметы. НД возникли исторически раньше, чем опубликованные. Сейчас издается всего лишь 20% сведений, полученных в процессе исследований, поэтому НД в 4 раза больше, чем опублик-х. Отчеты о НИР и опытно-конструкторских разработках (ОКР) – это док-ы (рукописные, напечатанные) содержащее детальное описание хода и результатов исследования. Отчеты подлежат обязательной регистрации во Всероссийском научно-техническом информ.центре. Депонированная рукопись -вид НД, законченная научная работа, представляющая интерес для узкого круга специалистов. В качествк ДР могут выступать статьи, тезисы научных докладов. Диссертация – квалифицированная науч.работа в опредленной области науки, прошедшая экспертизу и представлена к защите на соискание ученой степени. Сущест.два вида диссертаций: докторская и кандидатская. Автореферат диссертации – излагаются основные идеи и выводы диссертации. Личный вклад автора в разработку проблемы, степень новизны. Препринт – док-т предварительного характера. Рассылается ограниченному кругу лиц для предварительной оценки. Занимает промежуточное место между опублик-ми и неопублик-ми док-ми. Достоинство препринта в том, что он опережает официальную публикацию на несколько месяцев и более полно освещает исследуемые вопросы. Научный перевод – важнейшее средство обмена научной и технич.информацией. Обзорно-аналитические док-ты служат для неприрывного информационного мониторинга за развитием соответствующей области науки и техники. Виды: обзор состояния вопроса, информ.обзор, ежегодный доклад, ежегодный обзор.

58. Основные разновидности официальных деловых писем.

Письмо –напоминание - высылают. Если не последовало ответа на письмо –уведомление и не удалось получить ответ с помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца – первое предложение – ссылка на ранее высланное уведомление, - второе предложение – изложение сути дела, - третье предложение – информация о возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба – согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы – добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1) сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство – тоже, что и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо – сообщение о каких –либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо –приглашение – цель – приглашение на деловое мероприятие (заседание, совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким, четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма – 1-й абзац – ключевая формулировка; 2-й абзац – информация о событии; 3-4 –й абзац –формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма - пишутся с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: «Сердечно благодарим..» Посылать письма уместно в следующих случаях –новому партнеру, - партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо – состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии. Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо – информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем – унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают фразой: « Направляем на согласование…»

2. История развития документирования информации.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружающие первобытно человека, символизировали понятия и явления. Например, стрела – символ войны. Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная системы – финикийская, восходящая и арамейская.

Финикийцы создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначал определенный звук. Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении 16-19 вв. Таким образом все системы письменности делятся на три типа: Рисуночная, или пиктографическая система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображавшие о чем идет речь.

Символическая, или идеографическая система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово. Звуковая, или буквенная система (например финикийское или греческое письмо).

МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ: Каменные плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э. был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых животных

. Документы на новейших носителях информации

Перфорированный док-т – информация записанная путем перфорирования (пробивки) отверстий. Каждая перфорация содержит в себе информационную единицу, а сумма пробивок - полную информацию. Для нанесения информ. в перфорированных док-х пробивают в разных комбинациях определенное кол-во отверстий в заданной последовательности. ПД получили свое наз. Благодаря пробитым или вырезанным отверстиям, которые наз. Перфорацией. Ручные перфокарты дают возможность в 10 раз быстрее производить трудоемкие операции, как сортировка и подбор информации. Перфокарты машинной сортировки – имеют междунородный стандарт (187,4х82,5мм).Перфолент а-носитель информации в виде ленты (бумажной, лавсановой) на которою данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения. Микрографический док-т – док-т выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс док-в составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты. Микрографические док-ты производятся в компактной форме на фото-, кино или оптическом диске. Отличительные особенности – малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость. Магнитный док-т – информация записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя. Магнитный диск -носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи. Делится на жесткий (винчестер в внутри компа) и гибкий (дискета). Оптический диск – материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча. Аудио-компакт диск – оптический диск с звуковой информацией (музыка, речь). Видеодиск – диск на котором в цифровой форме записывается текстовая, изобразительная и звуковая информация. Голограмма – док-т содержащий изображение, запись и воспроизведение которого производится оптическим способом с помощью лазерного луча без использования линз.

Коммерческая переписка.

Официально-деловая переписка делится на деловую и коммерческую переписку. Переписка с помощью которой оформляют экономические, правовые формы деятельности называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении сделок, по вопросам сбыта и снабжения, относятся к коммерческой корреспонденции. Рекламное письмо : посылают конкретным адресатам, оно содержит конкретное содержание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит четкую конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок. Письмо-запрос – согласуется с употреблением формулировки «Представляю запрос», «Направляю запрос». Письмо-предложение – это заявление поставщика о намерении продать продукцию заказчику. Письмо имеет четкое членение на абзацы. Предложение принято делать в 1-ом абзаце, во 2-м уточнять подробности предложения. Письмо помимо сведений обязательного характера должно включать : - вступительное выражение благодарности за запрос; - информацию о том, что входит в объявленную цену; - сопутствующую информацию о других товарах и услугах; - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком.

Письмо-претензия (рекламация) . Отправляют в адрес нерадивой организации- поставщика. Важно послать письмо оперативно, писать по существу. Письмо подписывает руководитель, ссылаясь на документы. Лучше прилагать их в виде копий, указать каким временем располагает адресат для исправления ситуации. Сообщая о санкциях, приводите в качестве основания нормативные правовые акты.

3. Приказное делопроизводство 16-18 вв.

Становление приказов произошло в конце 15 в.- начале 16в. становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 гг, Собором уложении 1649 г.

Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения -приказа как постоянного поручения - приказа – «избы» (канцелярии) - приказа как гос. органа с самостоятельными структурными подразделениями.

На раннем этап развития Древнерусского государства и первой феодальной раздробленности (до конца 15 в.) гос. учреждения еще не существовало. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень огромным штатом чиновников. Устанавливались приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы проходят в стадии написания – чернописи, редакции, печати, моста (подписи на склейках).

Офисы того времени, назывались «приказными избами» или «приказами». Период становления и развития гос. Делопроизводства принято называть «приказным периодом» - по названию первых гос. учреждений – приказов. Этот период охватывает с 15 по 18 вв. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включает следующие этапы: Поступление документа на рассмотрение; Подготовка дела к докладу; Рассмотрение и решение дела; Оформление документа, содержащего решение. Видовой состав документов в приказном делопроизводстве не был особо разнообразным, все существование в тот период группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в 16-17 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составлении, хранении и учета.

Документы, создаваемые на нетрадиционных носителях.

Кинофильмы, Диафильмы, грампластинки все это наз. Кинофотофонодокументами (КФФД). Содержит изобразительную, звуковую информацию, которая воспроизводится с помощью спец.технических средств (диапроектор, магнитофон, проигрыватель). Исключение составляет фотография, информация на которой воспринимается непосредственно, без помощи тех.средств. Главным преимуществом КФФД является комплексное воздействие на различные анализаторы человека. По каналу восприятия информ-я зафиксированная в КФФД делят на три вида: визуальные (смотреть)диафильмы, слайды, немые кинофильмы; аудиальные (воспринимаемые на слух)грампластинки; аудиовизуальные (зрительно-слуховые) звуковые кинофильмы, видеофильмы. По способу документирования КФФД делят на три вида: кинодок-ты; фотодокум-ты; фонодокументы. Большинство КФФД это матричные док-ты. Фото и кинопленка, диск представляют собой матрицу, на которой воспроизводится изображение или диск. Кинодокумент – это изобразительный или аудиовизуальный док-т, созданный кинематографическим способом. При быстрой смене отдельных снимков (24 кадра в секунду) кинодок-т позволяет получить впечатление движения заснятых движущихся объектов. По целевому назначению подразделяются на: художественные. Документальные, научно-популярные и учебные. Фотодок-т представляет собой результат документирования с помощью фотохимической записи явлений объективной действительности в виде изображений. Различают на художественные, хроникально-документальные, научно-популярные.Фонодок-т – музыкально-звучащий док-т (запись голосов животных, птиц, людей, муз.инструментов). Делятся на ленточные (кинопленка и магнитная лента) и дисковые (в форме диска). Основными видами фотодок-в яв. грампластинки, фонограммы, компакт-диски.

Оформление писем, направляемых за рубеж.

5 основных правил, используемые в зарубежном опыте при написании деловых писем.1) пишите коротко и просто2) пишите простыми словами, не придумывайте новых слов.3) обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.4) для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом:«Внимание- Интерес- Просьба –Действия».5) используйте в письмах разговорную речь.

За рубежом деловое письмо может быть построено по схеме: дата, кому, от кого Тема.

1) знакомство 2)изложение просьбы3)обоснование просьбы4)причины 5)последствия6)благодарность за последствие

Особенности оформления делового письма на французском языке. Для деловых писем широко используется нормальный формат-210х297см, фА4 , конверт А 4. Часто используются конверты с прозрачным окошком на месте адресата, очень удобно. Конверт должен иметь фирменный знак. Текст печатают на ПК, либо пишут ручкой. Формулу вежливости желательно писать от руки. Нумерация страниц осуществляется сверху лица арабскими цифрами по порядку. Левое поле листа должно быть достаточно широким, это свидетельствует об уважению к корреспонденту. Заголовочная часть – включает юридические реквизиты, необходимые для отправки писем: 1) логотип (фирменный знак) 2) наименование предприятия и его правовая форма 3) регистрационный номер в регистрах департамента 4) почтовый индекс 5) номера телефонов 6) расчетный счет 7) номер документа, посланного по факсу (если составляется на него ответный документ). При оформлении письма наименование организации и его адрес указывают в левом верхнем углу. Дата во французском делопроизводстве указывается в правом верхнем углу документа. Дата включает Место составления письма, затем саму дату; число цифрами, месяц буквами, четыре цифры, обозначающие год. Документ без даты не рассматривается и не имеет юр. силы. Если письмо адресовано конкретному лицу, то к обращению к нему не сокращаются слова «Господин», текст располагается под реквизитами. К нему предъявляется ряд требований; ясность, точность, краткость, вежливость, важна при приверженность к правде, ложь может привести к потере доверия клиента. При ссылке на документ, следует точно указать его. Общепринятые правила обращения. 1) мужчина пишущий др. мужчине обратиться может: «Уважаемый господин». 2) к женщине – «Госпожа». 3) высокую должность получателя необходимо подчеркнуть «Господин Министр». 4) к натариусам – «Мэтр» 5) при обращении слова «Госпожа» и «Господин» не сокращают. Подпись находится в правом нижнем углу. Сначала указывают должность, затем подпись и расшифровка подписи. PS располагают ниже подписи и указывают двумя инициалами P.S. Приложения включают документы, сопровождающие письмо, оно указывается слева внизу первой страницы основного документа.

4 . Унификация док-в и стандартизация управленческих док-в

Суть унификации сводится у сокращению неоправданного многообразия док-в, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применению в делопроизводстве. Результату работы при этом оформляются в виде национальных стандартов. Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды док-в (например ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) так и на унифицированные системы документации. ГОСТ Р 6.30-2003 важнейший нормативный док-т, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной док-ции (УСОРД). Кроме того, действуют: унифицированная система банковской док-ции; УС финансовый, учетной и отчетной бухгал-й док-ции бюджетных учрежденийи организаций; УС отчетно-статистической док-ции; УС док-ции Пенсионного фонда РФ; УС внешнеторговой док-ции. Полный перечень унифицированных систем документации и составляющих форм документов привожится в Общероссийском классификаторе управленческой док-ции ОК 011-931. Международная организация по стандартизации (ISO ) (основана в 1946г.) Охватывает практически все сферы человеческой деятельности: научно-технич.прогресс, рациональное использование сырья и материалов, безопасность эксплуатации изделий и охрану окружающей природной среды. Ею утверждено свыше 9 тыс. международных стандартов, которые не имеют юр.силы., каждая страна имеет право использовать их полностью, отдельными разделами или вообще не принимать. Государственная система стандартизации – основной нормативный док-т по стандартизации в стране, подлежищий безусловному выполнению органами исполнительной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятельность которых распространяется деятельность стандарта. Одной из важнейших подсистем управленческой док-ции яв.система организационно-распорядительных док-в. Наиболее распространенные в управленческой деятельности, являются, организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).

5 . Коллежное делопроизводство (19 в).

В начале 18 в. в России в период царствования Петра 1, происходит реформа приказного делопроизводства. В замен устаревшей системы приказов 1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определнной отраслью или сферой управления и подчинялась сенату. В 1720 г был подготовлен и подписан Петром 1 «генеральный регламент» который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий. В этом документе имелась глава о структуре и функции канцелярии В «генеральном регламенте» давались общие правила составления документов, устанавливались требования к подписанию отдельных реквизитов. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр – правила расположения реквизитов на листе бумаге. Появилось понятие гербовая бумага, на которой изготавливались документы для высших органов управления. В генеральном регламенте был подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, например, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также был установлен порядок пользования печатями. Появились порядочные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах. В период колежного делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название АРХИВ. В коллежном делопроизводстве появились совершенно новые названия документы: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и т.д. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

32. Комплекс организационно-правовых документов. Основные разновидности и требования к док-м.

Назначение организационно-правовой документации (ОПД) – это организация системы и процессов управления, которая включает в себя: создание организации; установление ее структуры; определение штатной численности. К ОПД относятся устав, уч.договор, положение, шт.расписание, правила внутр.распорядка, долж.инструкции. ОПД относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новыми.

Фиксируется созд.орган-ции.Устанавливаем ее структуру. Под нашу структуру определяем штаты (Штатное расписание и устанавливаем оклады каждому согласно ЕТС(Единая тарифная сетка в государственных учреждениях). Далее регламентируем деятельность всех сотрудников (Положения о персонале, Положение об отделе, Должностные инструкции). Формируем совещательные органы (по Федеральному закону (ФЗ) 2 раза в год Собрание акционеров). Выбираем Совет Директоров. Регламентируем деятельность Аппарата Управления (Директора, Гл. бухгалтера, Юристов). Производим Лицензирование. Режим работы - Организовываем труд работников «Правила внутреннего трудового распорядка». Систему охраны. Реорганизация (раз в 3-5 лет) - сокращение, расширение, открытие филиала в каком-то регионе, все это требует изменения в документацию надо вносить). Ликвидация предприятия в результате банкротства или по другим причинам. Оформление на станд.листе А4 1назван. учрежд. 2.наимен.структ.подразд 3. наимен.вида док-та 4.дата 5.номер 6.заголовок к тексту 7.подпись автора 8.согласование 9.гриф утверждения 10.печать. Гриф утверждения при внешнем согласовании. Виза под подписью либо на оборотной стороне. Для грифа согласования – отдельный лист. Дата док-та-дата утверждения. Дата утверждения и дата подписания разные вещи.

61. Нормативная основа организации архивного дела в РФ.

Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. + Постановление Верховного Совета СССР «О порядке введения в действие Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. Положением о Государственном архивном фонде, утвержденном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитивного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями архивных документов, с Государственной архивной службой России.
Постановление Правительства РФ от 22 декабря 1992 г. № 1006 «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе России».

ГАС России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федеральным органом исполнительно власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела». В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный Фонд Российской Федерации. Специальные термины и определения, употребляемые в архивном деле, имеют несколько источников. Основной из них – ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы разновидности и технические требования.»Основные правила работы государственных архивов СССР.Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и профиля архива.

1. Министерское делопроизводство (19 в. нач. 20 в.).

Министерства от лат. Сл. Ministro – служу, управляю/ в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1812 г. Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы восемь министерств, в замен Петровских коллегий: военно-сухопутных сил; 2 – военно-морских сил; 3- иностранных дел; 4- внутренних дел; 5- внешних дел; 6- коммерции; 7- финансов; 8 – народного просвещения;

коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. Общее учреждение министров от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определявшим организацию и порядок работы центральных учреждений. Министерство возглавлял министр, в его отсутствие – единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, они делились на отделении – на столы. Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения всё «письмоводство» т.е. делопроизводство. Общим учреждением министерств устанавливался единообразный порядок производства дел во всех учреждениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы: Порядок вступления дел.Движение их, или собственно так называемое производство.Отправление дел.Ревизия. Отчеты. Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами. Организация приема документов Направление на исполнение и исполнение Регистрация документов и контроль за их исполнением Отправка документов

Законами устанавливались определенные правила составлении всех разновидностей документов. В документе выделялись заглавие, содержание, особые пометки, подпись, бланковые и конвертные надписи. В 19 в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком называли ЛИСТ, в левом верхнем углу которого делались банковские надписи, наименования ведомства, учреждении и т.д. от которого исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. В министерском делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов и также устанавливается более четкая организация хранения документов. В 20 в. в 1911 г. было создано «Положение о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят. Изменения в проекте были не значительными: для улучшения оформлении документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «о форме бланков гос. Учреждений» в нем перечислялись обяз. Реквизиты бланков документов. Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многих похожих и в н.в.: Организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения. Регистрация документов должна быть однократно и в сокращенной форме.Число инстанция чрез которых проходит документ, сокращается по минимум.Наблюдение, руководство за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. (всё разработано было Гос. Институтом техники управления в 1926 г.)

Комплекс распорядительной документации

Руководство любой орг-ии наделяется правом издания распорядительной док-ии (РД).

Основное назначение РД - регулирование деятельности позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. РД содержат решения идущие сверху вниз по системе управления (Руководитель – структур.подразд. – работник).

Каждый РД является юридическим фактом, который вызывает конкретные административно-правовые отношения на уровне предприятия. Сферы действия распределяются на следующие подгруппы: ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ УРОВНЕ (Издаются Президентом, Правительством и Органами Федеральной Исполнительной власти). ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА УРОВНЕ СУБЪЕКТА РФ (Федеральный уровень - край, область, автономный округ, города Федерального значения Москва и Санкт-Петербург).ОТРАСЛЕВЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ действуют в пределах конкретной отрасли.

ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА УРОВНЕ КОНКРЕТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ.ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ УРОВНЕ подразделяются на акты регулирующие права граждан, акты межведомственного характера, между федеральной исполнит-ой власти и подведомственными учреждениями. Для принятия решений все РД делятся на две гр.: 1)док-ы издаваемы е в условиях Коллегиальности (Постановления, Решения); 2)док-ы Единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).Издание РД: 1. Инициирование решения (обоснование издания РД) 2. Сбор и анализ инф-ции; 3. Текст проекта РД; 4. Согласование; 5. Рассмотрение руководством; 6. Подписание; 7. Доведение до исполнителя.

Понятие «Архивный документ» и «Архив».

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела. В своем развитии документ проходит эволюцию от записи информации на различных носителях до его архивного хранения. Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Архивный документ - документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника. Государственные архивы - учреждение входит в единую систему Росархива. Осуществляет правомочия по владению, пользованию частью документов Архивного Фонда РФ, осуществляет хранение. Задачи госархива: комплектование, учет, обеспечение сохранности, систематизации, обеспечение использования документов в научных и практических целях; контроль и руководство ведомственными архивами. Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории. Архивы делятся на комплектующие и некомплектующие(исторические). Временное хранение документов государственной части Архивного Фонда РФ осуществляют органы гос. Власти до передачи их на постоянное хранение в гос. Архивы. Ведомственный архив - архив, находящийся в подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив документы. Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечения срока хранения в гос. Архивы. Задачи ведомственного архива: комплектование документами (законченные), учет и обеспечение сохранности, использование хранящихся в архиве документов, подготовка и передача документов в госархив. Архивный Фонд РФ - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое значение. Архивный Фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственная часть - составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся гос. собственностью, муниципальной собственностью. В гос. часть Архивного Фонда РФ входят архивные фонды и архивные документы : гос.учреждений, организаций, предприятий, органов гос. власти, местного самоуправления, прокуратуры, действующих на территории РФ, др. общественных организаций. Негосударственная часть Арх.Фонда РФ составляют документы, находящиеся в частной собственности. Негосударственная часть Арх.Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы общественных объединений и организаций, негосударственных объединений, физ.лиц. отнесение документов к составу Арх. фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного Фонда РФ является архивный фонд – совокупность архив. документов, исторически или логически связанных между собой.

1. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях.

В результате октябрьских событий 1917 г. наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано прежнее делопроизводство. Был произведен управленческий аппарат. Высшим органом управленческой власти стал Всероссийский съезд советов, в период между его съездами избирался всероссийский центральный исполнительный комитет – орган выполняющий функции законодательной и исполнительной власти. Для управления старой было сформировано правительство – Совет Народных Комисаров. 30 октября 1917 г. правительство издает декрет «О порядке утверждения т опубликования законов». Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 2 марта 1918 г. «О форме бланков гос. учреждений». В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. В 1928 г. государственным институтом техники и управления совместно с архивной службой были созданы правила подготовки архивной части делопроизводства в го., профессиональных учреждениях, в которых давались рекомендации по составлению перечней документов в дел, циркулирующих в учреждения, правила их уничтожения. В 1931 г. издан проект «общих правил документации и документооборота». В ведении указывалось: общие правила; организация документации и документооборота; прием, проверка, вскрытие и отметки о получении корреспонденции; разноска корреспонденции в учреждениях; организация отправки корреспонденции; - этому проекту не суждено было реализоваться, уже к моменту его издания. В 1932 г. гос. институт техники и управления был ликвидирован. В 1966 г. в рамках архивной службы был утвержден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой гос. системы делопроизводства. В проекте ЕГСД приняли участия: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, ВНИИ стандартизации. Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Первыми были разработаны в 1972 г. ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». В 1990 г. вышел ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документов. Требования к оформлению документов». В 80-х г. вышел документ «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Необходимо отметить, что многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период действуют и в н.в.

34. Комплекс справочно-информационных документов

Информ.о фактич. состоянии дел в системе управ. содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимает справ-информ и справ-аналитич док-ты. Это док-ты идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руковод.подразделения. Эти док-ты не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, эти док-ты сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Условно всю совокупность этих док-в можно разделить на справочно-информационные (протокол, докл.записка, сл.записка, факс, эл.сообщение) и справочно-аналитические док-ты (акт, справка, отзыв, заключение) Оформление докл.зап.: наим.струк.подразд.; наименование вида док-та; дата; регистр.номен; адресат; заголовок к тексту; текст; приложение; подпись. Акт – составляются комиссией, оформляется на общем бланке если является внутр.док-м, если внешн., то должен содержать юр.адрес организации. Реквизиты акта: наимен.организ.; наименование вида док-а; дата; регистрационный номер; место составления или издания док-а; заголовок к тексту; текст; подписи, если необходимо гриф утверждения и приложения.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранение на основе принятых критериев . В ходе ее определяется ценность документов, обусливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших их свое значение документов к уничтожению. Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве, а заканчивается в государственном архиве: Первым этапом – определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке док-ов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива учреждения в Государственный Архив. Экспертиза ценности учреждениях проводится под руководством экспертной комиссией (ЭК). Отнесение документов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждения, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. В задачи экспертизы ценности документов входит: определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значении документов с целью отбора документов на гос. хранение или установления срок их хранения на основе принятых критериев. Значительная часть док-ов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие содержат инф-ию, которая может потребоваться в течение многих лет. (Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека.) И, наконец, определенная группа док-ов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие док-ты должны хранится постоянно.

При экспертизе ценности документов личного происхождения необходимо учитывать: Значимость фондообразователя и его документов; Объективность и субъективность документов; Взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами; Физическую сохранность документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и т.д

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

1. Документоведение в кругу смежных дисциплин.

Документоведение – это запись информации на различных носителях по установленным причинам.

Носитель документирования информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущиеся машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

Существуют различные способы документирования, и их различие:Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений, предприятий и отдельных лиц. техническое документирование. Является способом запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики).Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов возникаю в момент событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов.Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.Документы на магнитных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятно только машине.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку его информации электронно-вычислительной машиной.

. Формы организации работы с док-ми.

Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по разному для министерства – управление делами, для организаций, уч.заведений – канцилярией. На малых предприятиях функции канцелярии выполняет секретарь.

централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форме вся обработка док-в производится в едином центре (в канцелярии или у секр-реф). Децентрализованная форма предполагает распределение док-в между структурными подразделениями организации. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль), а часть децентрализовано (хранение док-в, формирование дел).Самая распространенная форма делопроизводственной службы является канцелярия. Структура канцелярии может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив. Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.

На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы.

Цели и организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность док-ов, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов, идет формирование Архивного Фонда РФ и уничтожение малоценных документов. Отнесение док-ов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. К критериям происхождения относятся: Роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;Значимость выполняемых ею функций;Время и место образования документа;Значимость отраженных в документе событий;

Значение физического лица в жизни общества. К критериям содержания относятся: Уникальность и типичность информации документа; Ее повторяемость в других документах; Вида документа Подлинность документа К критериям внешних особенностей относятся: Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; Юридическая достоверность документа; Физическое состояние документа. Экспертиза ценности документов проводится на основе: Действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечения управления; Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной Архивной службы России, нормативно-методическими документами.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного Фонда РФ создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных в кол-ве не менее 3-х человек.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения: Постоянного хранения в гос. архивах; Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет) Временного хранения (до 10 лет) Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранении уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющие грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии с специальными инструкциями.

9 . Законодательное регулирование делопроизводства

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления. Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее - ГК РФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности. Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик". В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере - стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации: · национальные стандарты; · правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; · общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; · стандарты организаций. В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Делопроизводственные службы: структура и организация работы .

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Документирование – запись информ. На различных носителях (бум, эл.) Организация раб.с док-ми – это организация документооборота, хранение и использование док-в в текущей деятельности предприятия. Задачи службы ДОУ :1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ можно разделить на технологические 1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка входящих док-в;2.регистрация входящих, исходящих и внутренних док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а (с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд. дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические 1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в; Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положение, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы. В каждой орган-ции существует подразделения или отделы, например, канцелярия может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив). О каждом подразделен должно быть положение, в каждом подразделении существуют нач.отдела, специалист, сотрудник. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность, квалификация, опыт работы. Общее положение, назначение положения, задачи, структура, функции. Взаимодействие с др. подразделениями и службами предприятия, ответственность. Подписано нач.подразд., утвержд. Ген.дир. данной организации. От того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационнным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. путеводители подразделяются:На путеводитель по фондам архива;Краткий справочник по фондам архива;Тематический путеводитель по фондам архива; Путеводитель по архивам Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными. Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда крайние даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообраззователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Путеводитель состоит из основной части, в которой дается хар-ка фондов и док-ов и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения). Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных док-ов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор док-ов включает систематизированные сведения о составе и содержании док-ов одного или нескольких арх.фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ. Основной частью обзора являются аннотации архивных док-ов, сопровождаемые их поисковыми данными. В полном виде обзор состоит из хар-к учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Основным отличием обзора арх. Документов от других видов научно-справочных док-ов является ведение источниковедческого анализа. Справочный аппарат обзора состоит: из титульного листа, оглавления, предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.).

10. Нормативно –методическое обеспечение делопроизводства

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

2. организовать документооборот;

3. обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

37. Нормирование труда работников службы ДОУ

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Задачи службы ДОУ :1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические 1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка вход. док-в;2.регистрация вход., исход. и внутр. док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а (с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд. дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические 1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в;

66 Менеджмент в архивах

Менеджмент – современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина «управление», его синонимом. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве: в положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения, состав док-ов архива, задачи и функции архива, права архива, орг-я работы архива. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Планирование : В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевым укрупненными нормативами времени на работы по ДОУ.

В организацию труда персонала архива входит : подбор и рациональная расстановка кадров; эффективное использование материально-технических ресурсов; создание для работников благоприятных условий труда. Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем. Один раз в 4 года проводится х аттестация. Для повышения квалификации работников на базе архивов периодически проводятся курсы, совещания, семинары. Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме док-ов и доступа пользователей к ним.

Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Маркетинг арх. информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации, прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг, расширение рекламной компании с целью привлечения более широкого круга потребителей. Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Выполнение платных услуг. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. При выполнении платных работ и услуг отношения архива со сторонними организациями и потребителями должны закрепляться договором. (Пр. арх. маркетинга – копирование документов до выхода в Интернет, продажа микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников)

11. Структура, содержание и область применения ГОСТ 6.30-2003.

Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) федеральной архивной службой России.

Внесен научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документа; требования к оформлению реквизитов документа; требования к бланкам документа, включая бланки документов с воспроизведением гос. Герба в РФ 1.гос. Герб РФ, 2- герб субъект РФ, 3-эмблема/товарный знак орг-ции, 4-код орг-ции, 5- регистрационный № юр. лица, 6- ИНН/КПП, 7- код формы док. (ОКУД), 8- наимен. Орг., 9-справочные данные, 10- наименование имя док., 11- дата, 12-регист. №, 13-ссылка на регист. №, 14-место составление, 15-адресат, 16- гриф утверждения, 19- отметка о контроле, 20- текст, 21- отметка о наличии приложения, 22-подпись, 23-гриф согласования, 24-визы согласования, 25-оттиск печати, 26-отметка о заверении копии, 27-отметка об исполнении, 28 -отметка об исполнении и направлении док. в дело, 29-отметка о поступлении док. в орг., 30 –идентификатор электр. копии док.(отметка колонтитул/левый нижний угол). Требования к бланкам документа. 1. документ изготавливают на бланках, формат А4 и А5. должен иметь поля 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм- верхнее, 20 мм – нижнее. Бланки изготавливаются на белой бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются 2 варианта бланков – угловой и продольный. Для организации и структ. Поддраз. Должностного лица устанавливаются след. Виды бланков документа: общий бланк; бланк письма, бланк конкретного вида документа. Номер страницы проставляют в посередине верхнего поля листа.

Общие правила организации документооборота в организации

Документооборот – это движение док-в на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основная задача – оперативность и единообразие обработки док-в. Докумен-тообор. осуществл. в виде различ. потоков док-в. Объем документообор. зависит от 1.значимости орг-ции;2.от ее функц-й и уровня решаемых задач;3.от связей с внеш. организ-ми. В документацион.обеспечении сущест. 3 гр.док-в. Вход., исход., внутр.

Входящие наначальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. Общими для всех групп явл .1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Учет объема докум-оборота осущ-ся с целью получ. данных для расчета штат. числ-ти персон. делопроизв-ой службы. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб. 1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та илиприлож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка надок-те,в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма -Лично, Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Внутренние

Организация комплектования Архивного фонда РФ.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах. Работа по комплектованию архива документами складывается: из установленного профиля архива: определение источников комплектования; определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования. Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Критериями источников комплектования являются: функционально-целевое назначение учреждения; масштаб его деятельности; вид организации; полнота отражения в ее документах ценной информации. Источников комплектования гос. архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Выделяются следующие группы источников комплектования: учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными; учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочной прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность; учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочной прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций. В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования: В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме. Второй список составляют учреждения и организации не сдающие свои документы в госархив, не находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования. Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки – источников комплектования, а также при приеме этих док-ов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кино-фото-фоно-видео-документов и электронных документов. При приеме док-ов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении док-ов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации. Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи. Передача в ведомственный архив: передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава; передача производится через год после завершения дел делопроизводством; прием дел в архив производится зав.архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив; при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр; при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие; передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указывается их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив; по окончании приема дел зав. Архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение: передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3-5 лет, документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в 2-х экз., документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы; при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и тех. Состояния; прием производится поединично, а особо ценные полистно, при первом приеме док-ов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации, док-ты негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором; документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

12. Сущность понятия «документ»

Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. В русский язык слово документ пришло Вов времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины: деловая бумага, служебный документ, акт, выделяются счетные и исторические документы. Понятие документ используется Вов всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знание дает свое толкование этого термина. В зависимости какая отрасль знания дает это определение, само понятие документ определяют различным образом: документ – материальный объект, документ –носитель информации, документ – документационная информация. Официальное толкование данного темна дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения. - Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформлении. Функции документа. Любой документ обладает определенными функциями, выяснения которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре или экономической системе. Документ функционален или многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции.
Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная (относящуюся к прошлому, оперативная – текущая, перспективная – относящ. к будущему), социальная (создаются для удовлетворения различных потребностей), коммуникативная (документы – законы, указы, распоряжения. приказы, жалобы, переписка, договорные док.) культурная (способность сохранять и передавать традиции, ритуалы принятые в обществе – кинофильм, фото). Специальные – управленческая (установление, закрепление правовых норм, док. влекующие за собой юр. силу), правовая (изменения правовых норм и правонарушений – законы, указы), ф-ция исторического источника, ф-ция учета (статистический, бухгалтерский, оперативный). Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство – свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик.Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Обработка основных документопотоков

Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форма - все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Входящие наначальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл .1.рассмотрен. док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие Первич.обраб. Не вскрыв.письма -Лично, Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы : 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело.

Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. Резолюция на док-те (17 реквизит): наносится на док. рукописным способом руковод. или долж.лицом. Пишется на первом листе док-та в любом свободном месте, кроме полей. Включает в себя: кому; что делать; когда; личную подпись долж.лица; дату резолюции.

Организация документов и дел в пределах Архивного фонда РФ в целом .

Организацию документов Архивного Фонда РФ включает их классификация и систематизация.Классификация – выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация – физическая организация и упорядочении документов на основе схемы их классификации. Организация документов осуществляется: В пределах Архивного Фонда РФ;В пределах конкретного архива;В пределах конкретного архивного фонда. Организация документов – совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности, к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и др. особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации док-ов находится архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. До недавнего времени основными критериями организации хранения док-ов были:Принадлежность до-ов к историческим эпохам;Принадлежность док-ов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения; Принадлежность документов к административно-территориальным единицам; Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. В настоящее время критериями организации хранения док-ов являются: Формы собственности – государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ; Виды носителей, способы и техника закрепления информации – письменные и графические документы на бумажных носителя, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы; Сроки хранения – постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения, временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве, временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах, временное и депозитарное хранение док-ов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах. Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация док-ов в пределах Архивного фонда РФ. Архивный фонд РФ – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (федеральные архивы), государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, г. Москвы и Петербурга (республиканские, краевые, областные, окружные архивы), муниципальной собственностью (гор-(рай) архивы) В государственную часть Архивного фонда входят арх. Фонды и арх. Док-ты: Гос. учреждений, организаций, предприятий, действовавших на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от гос-ва; Органов гос. власти, местного самоуправления, прокуратуры, госучерждений, предприятий, организаций, воинских частей, действующих на территории РФ; Отечественных госучреждений, воинских частей, находившихся или находящихся за границей; Предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; Органов учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ Других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, принятые в учреждении Федеральной архивной службы России; Копии арх. Док-ов на правах подлинников, а также копии арх. Док-ов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют док-ты, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение. Негосударственную часть Архивного Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: Общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений; Религиозных объединений и организаций (после отделения церкви от государства); Негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хоз-ва, других отраслей экономики, науки культуры, социальной сферы, средств массовой информации; Физических лиц (док-ты личного происхождения, фамильные, родовые архивы, коллекции док-ов) Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного фонда РФ является архивный фонд – совокупность арх.док-ов, исторически или логически связанных между собой.

1. Понятие «информация» и «документ».

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией – ее получение, обработка, понятие каких-либо решений и их исполнения. Информация- это сведения о лицах, фактах, событиях и явлений, вне зависимости от формы ее представления. Информация имеет большое значение, т.к. на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления. Носитель информации – объект, материальное тело, на котором фиксируется информация (тетрадь, лист бум., диск, дискета, компьютер, доска) Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле, радио, Интернет).Документ – от лат. Слова «Документум» - свидетельство - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию. Документирование – процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

Технология регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма - все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы : 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие наначальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл .1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб. 1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма -Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регист (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров ). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к). Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта : «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией » (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «» в редакции от 27 декабря 2019 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций » с изменениями от 27 августа 2015 г;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

• Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело »;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в дошкольном общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель ДОУ должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение нижеперечисленных обязанностей:

2.1. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.2. Вместе с администрацией детского сада подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.4. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.9. Ведет книгу движения воспитанников.

2.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.12. Ведет книги приказов.

2.13. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.14. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством.

2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства ДОУ.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации ». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.2. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.3. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.