Как пишется служебная записка по утрате документов. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации , благодаря которому начальству удается максимально быстро и эффективно решать рабочие ситуации. Ее главной целью является донесение до ведома руководящего состава информации, касающейся возникшей на производстве или внутри коллектива проблеме либо конфликтной ситуации.

Также в этом документе могут отражаться предложения сотрудников относительно увеличения эффективности труда, повышения производительности и прочих рабочих моментов.

Федеральным законодательством, действующим на территории России, не определяется служебная записка в качестве обязательного документа, поэтому не существует ее унифицированной формы . Но, несмотря на это, многими субъектами предпринимательской деятельности она закрепляется в локальных нормативно-правовых актах, например, в учетной политике.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно разрабатывают форму документа, учитывая при этом основные рекомендации специалистов.

Служебные записки носят справочно-информационный характер . Их задействуют при проведении деловой переписки внутри организации в качестве дополнительного документа.

Целью служебных записок является освещение вопросов, связанных с производственной деятельностью какого-либо отдела, цеха или подразделения, или с определенным сотрудником.

Такой документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется произвольно. Несмотря на отсутствие жестких требований со стороны Федерального законодательства относительно оформления, служебная записка должна содержать все обязательные реквизиты и сведения :

1. В верхнем правом углу необходимо написать ФИО и должность руководителя, которому адресовано обращение.
2. По центру, немного ниже, пишется наименование документа: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»
3. Проставляется его регистрационный номер и дата составления.
4. В заголовке должна отражаться информация, касающаяся предмета записки (в предложном падеже).
5. В тексте должна содержаться информация, которая отражает цель составления документа: изначально описывается какая-либо ситуация, а после этого излагается просьба, замечание или предложение.
6. В нижней части записки следует указать ФИО составителя, его должность и подпись.

Стоит отметить, что служебная записка может быть не только объяснительной, но и докладной. Например, в первом случае документом обеспечивается между сотрудниками организации связь на горизонтальном уровне – начальник структурного подразделения готовит на имя другого начальника структурного подразделения служебную записку.

Во втором случае документ адресуется на имя вышестоящего руководства. В нем рассматривается какой-либо рабочий вопрос, по которому вносятся определенные предложения и конкретные выводы. На докладной записке руководитель проставляет свою резолюцию и обязательно заверяет ее подписью и датой.

Если рассматривать такой вопрос как цель составления служебной записки , то здесь нельзя не упомянуть о ее прямом отношении к бухгалтерскому учету. На основании этого документа бухгалтера имеют законное право списывать на издержки отчетного периода некоторые расходы. Например, сотрудник организации оплатил транспортные расходы, рекламу, приобрел оборудование и прочие товарно-материальные ценности, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности.

В данном случае служебные записки будут рассматриваться в качестве документов первичного учета и им должно быть обеспечено такое же хранение.

В чем разница между докладными и служебными записками, можно узнать из видео.

Кто может писать

Служебные записки могут писать все, без исключения, работники организации, официально состоящие в ее штате. Как правило, необходимость в составлении этого документа возникает тогда, когда сотрудник сталкивается с какой-либо проблемой.

Но, при этом должно быть соблюдено одно условие – в записке излагается информация о вопросе, который входит в компетенцию оформляющего ее работника.

Посредством таких документов налаживается коммуникация между сотрудниками одного уровня . Очень часто записки отправляют руководители подразделений, отделов, цехов своему прямому руководству, в которых они хлопочут за своих подчиненных.

В том случае, когда рядовые работники направляют записки начальству, то они рассматриваются в качестве докладных. Отправитель должен понимать, что только правильно составленный документ позволит ему добиться выполнения озвученной в нем просьбы. Именно поэтому вся информация должна излагаться очень кратко, но емко.

В связи с тем, что служебная записка является внутренним документом организации, ее форма должна утверждаться руководством и фиксироваться в учетной политике либо локальных нормативно-правовых актах. Ее можно составлять как на бумажном носителе информации, так и в электронной форме.

Но в любом случае в нижней части документа должна будет стоять «живая» подпись автора . В большинстве случаев такие записки оформляются в одном экземпляре. Но, если сотрудник работает на крупном предприятии, от него могут потребовать составления документа в двух, а то и в трех экземплярах.

В этом документе необходимо указывать точные количественные показатели :

• размеры премиальных, заработных плат, отпускных и прочих денежных выплат;
• даты, например, точный день отбытия работника в командировку;
• товарно-материальные ценности (указывается полный список всех объектов, о которых упоминается в обращении) и т. д.

Также придется перечислить все основания для мер, предпринимаемых при решении возникшей ситуации. Указываются данные о каждом фигуранте служебной записки.

Начинать составлять документ необходимо с шапки. Здесь следует указать полное название субъекта предпринимательской деятельности. В обязательном порядке проставляется дата и город, в котором оформляется документ.

Если документ составляется рядовым работником, то его необходимо будет заверить у начальника отдела , в котором он работает. Только после этого записка передается по месту назначения. В обязательном порядке сотрудник должен убедиться в том, что его официальное обращение было зарегистрировано в соответствующем учетном регистре.

Как правило, каждый субъект предпринимательской деятельности должен иметь журнал учета внутренней документации. В противном случае старательно составленная записка может легко затеряться среди плотного потока документов.

Чтобы не допустить никаких ошибок при оформлении документа, физические лица должны воспользоваться инструкцией:

1. Берется листок бумаги, формата А4.
2. В верхнем углу, с правой стороны, создается шапка. В первой строчке указывается полное наименование субъекта предпринимательской деятельности. В следующей строчке пишется Фамилия, Имя и Отчество того сотрудника, кому адресовано обращение. В третьей строчке пишется ФИО и должность работника, который составляет служебную записку.
3. Пропускается несколько строк и по центру пишется название документа. В нижней строчке указывается дата составления и регистрационный номер, который должен соответствовать записи из учетного регистра. В обязательном порядке пишется город, в котором официально зарегистрирован субъект предпринимательской деятельности, у которого трудится составитель записки.
4. Через строчку пишется короткое заглавие документа, составитель тезисно должен обозначить проблему, о которой будет вестись речь.
5. Во второй части записки необходимо описать суть возникшей проблемы. Крайне важно отметить имеющих к ней отношение ответственных лиц, с указанием ФИО и занимаемых должностей.
6. Предлагаются варианты решения вопроса.
7. В нижней части документа проставляется подпись составителя с указанием его ФИО и должности.

При составлении служебной записки в электронном виде следует действовать по инструкции . Готовый вариант документа перенаправляется по электронной почте адресату. Его следует сохранить в исходящей корреспонденции, а также на флешке, также необходимо обеспечить сохранность уведомлению о прочтении письма.

Состав, форма, типы

Служебные записки классифицируются в зависимости от смысла изложенной в них информации:

• аналитические;
• пояснительные;
• докладные;
• объяснительные.

Они могут предназначаться как для внутреннего, так и для внешнего использования . Во втором случае таким способом ведется переписка с компаниями-партнерами при возникновении каких-либо сложных рабочих моментов. Что касается внутреннего документа, то на его основании руководством принимаются ответственные решения, издаются приказы и распоряжения.

В большинстве случаев такая документация используется для коммуникации отделов. В ней отражаются просьбы и предложения, а также важная информация относительно хозяйственного или материально-технического обеспечения организации.

С их помощью обеспечивается связь на горизонтальном уровне . В том случае, когда статусы фигурантов будут разными, тогда документ будет считаться докладным.

Например, один работник направляется в командировку. Начальник его отдела пишет служебную записку на имя руководителя организации . На основании этого документа издается приказ, оформляется командировочное удостоверение, выдаются денежные средства на расходы.

Также можно рассмотреть еще один пример. В компании создана аттестационная комиссия. Начальник отдела подает ее членам служебную записку, в которой указывается, что конкретный сотрудник не соответствует занимаемой должности, например, на него постоянно поступают жалобы, он изготавливает много бракованных изделий и т. д. В этом случае члены комиссии на основании полученного документа могут принять решение о переаттестации работника.

Начальник отдела может написать служебную записку на имя руководителя организации о сокращении испытательного срока для новичка , так как он отлично справляется со своими обязанностями и имеет достаточный уровень квалификации для постоянного замещения вакантной должности. Такой документ может выступать в качестве основания для премирования какого-либо работника на основании производственных показателей. Он принимается к рассмотрению представителями закона в качестве доказательной базы, когда спорные ситуации разрешаются в рамках правового поля.

Многие физические лица не понимают, в чем заключается отличие служебной записки от докладной. Это объясняется тем, что оба документа предназначаются для уведомления руководства о каких-либо рабочих моментах, происходящих в организации.

Им следует понимать, что докладная предназначена для сообщения начальству о возникших проблемах, а служебная, помимо такой информации, содержит еще предложения относительно решения возникших вопросов .

При составлении обращения, адресованного руководству, необходимо учитывать такие нюансы :

1. Документ оформляется в свободной форме.
2. Должна быть четко описана суть проблемы.
3. Следует указать все пути решения.
4. Документ необходимо зарегистрировать в соответствующем учетном регистре.
5. Чтобы предотвратить возможность утери записки, можно ее составить в двух экземплярах. Один передастся руководству через секретаря, а второй останется у сотрудника (на бланке будет стоять подпить, дата принятия, регистрационный номер).

Если планируется обмениваться служебными записками между обособленными подразделениями организации, то необходимо учитывать такие моменты :

В том случае, когда служебная записка будет направлена другому субъекту предпринимательской деятельности, то составитель должен учесть такие нюансы :

1. Служебная записка может иногда выполнять функции внешнего документа. Таким способом сотрудничающие между собой субъекты предпринимательской деятельности обмениваются информацией.
2. В данном случае служебная записка рассматривается в качестве документального подтверждения просьбы или претензии со стороны одного делового партнера к другому.
3. Документ оформляется на фирменном бланке организации в свободной форме.
4. К записке может прилагаться сопроводительная документация, подтверждающая изложенную информацию.
5. Составлять необходимо два экземпляра, один передается компании-партнеру, а второй остается у другой организации. На втором экземпляре адресат должен поставить мокрую печать, дату и подпись, а также указать регистрационный номер.
6. Храниться такой документ должен до тех пор, пока возникшая ситуация полностью не разрешится.
7. Если компания-партнер дала письменный ответ на полученное обращение, то его следует зарегистрировать и хранить вместе со служебной запиской.

Бывает ли электронный вариант

Федеральное законодательство, действующее на территории России, позволяет субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно решать, каким способом они будут вести документооборот. Сегодня многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели используют электронные формы документов.

Составленные справки и служебные записки передаются по отделам посредством интернета. Но, если планируется информировать вышестоящее руководство о крайне важной ситуации, которая попадает под действие «коммерческой тайны», то сотруднику необходимо задействовать для заверения личную электронно-цифровую подпись .

В том случае, когда работник изложил свои мысли на бумажном носителе информации, он может отсканировать бланк и отправить его на электронную почту своей организации. Если он будет использовать при отправке личный почтовый ящик, зарегистрированный на его имя, то необходимость в подписи служебки отпадет.

Что касается формата электронного документа, то он ничем не отличается от своего бумажного аналога. Отправитель, во избежание досадных недоразумений, должен учитывать следующие нюансы :

1. При отправке электронного письма нужно запрашивать уведомление о том, что адресат прочел послание. Такое уведомление будет выступать в качестве доказательства того, что при возникновении какой-либо сложной ситуации ответственное лицо своевременно отправило записку.
2. Документ оформляется шрифтом «Times New Roman», размер которого должен быть в диапазоне 12-14.
3. Дата должна проставляться в формате: 01.01.2018 или 01 января 2018 года.
4. Название документа должно размещаться по центру листа.

Ниже представлен мастер-класс по переводу служебных записок в электронный вид.

Значимость документа

Польза от составления такого рода документа заключается в том, что он выступает в качестве доказательства работы конкретного специалиста, решающего находящиеся в его ведении проблемы. Например, если такой сотрудник не может самостоятельно справиться с конкретной ситуацией, то он может посредством служебной записки привлечь к ее разрешению других специалистов.

Таким образом, он автоматически снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение вопроса.

Дополнительная польза от такого рода документа состоит в том, что он является прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

При возникновении спорной ситуации, в которой руководство или контролирующие органы будут пытаться найти виновных, записка поможет понять, кто виноват.

Из-за того, что служебные записки не относятся к категории обязательных документов, используемых для внутренней коммуникации организации, многие кадровики очень несерьезно и безответственно подходят к вопросу их хранения.

Их следует располагать в сухих и проветриваемых помещениях, чтобы на бумажные носители информации не оказывалось негативного воздействия влагой и прочими агрессивными средами.

После передачи служебных записок по прямому назначению за их сохранность должны отвечать кадровики . Документы, оформленные на бумажных носителях, помещаются в сейфы, так как в них может присутствовать конфиденциальная информация.

Доступ к ним будет получать только ответственный сотрудник, утвержденный соответствующим приказом . Все бумаги подшиваются в отдельную папку, но если они подавались в электронной форме, то для их хранения задействуется флешка.

Что касается сроков хранения, то субъектам предпринимательской деятельности нужно учитывать такие нюансы :

1. Если в таких обращениях сотрудники делают важные доклады, вносят рационализаторские предложения и отражают другую важную информацию, то их срок хранения не должен быть менее 5 лет.
2. В том случае, когда служебные записки не содержат никакой важной для работы субъекта предпринимательской деятельности информации, то их хранить можно не более года.
3. Если служебные записки отражают информацию о сотрудничестве компании с ее иностранным партнером, то их минимальный срок хранения не должен быть меньше 15 лет.

Стоит отметить, что руководитель организации может по своему усмотрению продлевать срок хранения такой документации, издавая соответствующий приказ.

Какие бывают служебные записки? Ответ на вопрос — на видео.

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

ВАЖНО: Заголовок должен отражать основную суть текста СЗ, говорить, о чем бумага.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

• он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
• Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
• Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
• Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
• Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

СПРАВКА: так как СЗ направляется внутри одной компании, то нет необходимости проставлять на ней печать.

Пример документа на фото ниже:

Когда служебная записка не соответствует правилам?

Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
3. Не поддающиеся прочтению;
4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
6. И другие.

Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» .Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как написать служебную записку

Образец служебной записки на приобретение компьютера

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Образец служебной записки о выдаче продукции

Березе Юлии Семеновне

2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

О выдаче продукции

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J9raquo;.

Увеличение продаж соков ТМ «J9raquo; в рознице;

Увеличение нумерической и качественной дистрибуции.

Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J9raquo; предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J9raquo;.

Распределение призового фонда:

Санкт-Петербург - 400 упаковок (по 1л)

Воронеж - 60 упаковок (по 1л)

Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.

Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.

Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Скачать пример служебной записки

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

Служебная записка является внутренним инструментом любой организации

Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

• в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
• затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
• далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
• заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
• в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
• в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

Оформление служебной записки:

• служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
• для текста используется шрифт «Times New Roman»;
• размер шрифта — 14;
• межстрочный интервал – 1,5;
• дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
• наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.

В служебной записке «На ремонт помещения» излагается просьба о проведении ремонтных работ, дополнительно указывается помещение.
Образец служебной записки на ремонт помещения

В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Указывается перечень сотрудников (должность, Ф.И.О.). Прилагается заявка на приобретение необходимой спецодежды (наименование, количество). Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда.
Служебная записка на приобретение спецодежды

Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

Руководство как пишется докладная записка

Инструкция как заполняется анкета при приеме на работу

Образец резюме менеджера и что входит в обязанности

Образец составления формы М 11

Инструкция как оформить доверенность на право подписи документов

Что такое штатное расписание и как заполнить приказ

Подскажите пожалуйста как написать служебное письмо.Наш ген. директор курит в офисе и уже не выносима

скорее придется написать заявление по собственному желанию

Как написать служебную записку на ошибочно лишнее списание бензина

как написать служебную записку на распределения заработного фонда между работниками

Добрый день! В штатном расписании не предусмотрены руководители структурных подразделений! Вопрос: кто должен писать служебные записки о премировании работников на имя директора предприятия?

Добрый день,как написать пояснительную записку на списание автотранспорта пришедшего в негодность.

Помогите правильно написать служебный записки на получения 1 категории

Подскажите. пожалуйста, как правильно написать служебную записку на заключение доп.соглашения об оплате съемного жилья.

Лучше целую петицию напишите за подписью Ваших коллег, не Вас же одну он окуривает!

добрый день, пожалуйста подскажите как правильно написать начальнику докладную о том, что уже давно не работают игровые детские автоматы,что необходимо тех. обслуживание для работающих автоматов

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа	Регистрационный номер	Вид документа, краткое содержание	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка о направлении документа в дело
07.04.2014	03-10/14	Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров	Отдел кадров	Смирнова В.А. 07.04.2014	В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

Место регистрации;

Время и порядок регистрации;

Правило образования регистрационного номера;

Форма, в которой производится регистрация;

Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

Правила учета движения документов после регистрации;

Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

.

Служебная записка - это внутренний документ учреждения, цель которого - донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!