Проживание в гостинице в авансовом отчете. Отчетные документы для командировочных

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. К омпания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Если командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС возникают претензии. В этом случае компания отстаивает расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Другие гостиничные сервисы

По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг требуется доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ).

Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению его работодателя, связанная с решением каких-либо производственных вопросов в другой местности. В процессе командировки сотрудник несет определенные расходы, которые работодатель оплачивает при наличии необходимых подтверждающих документов. Наша статья расскажет, какие отчетные документы за проживание в командировке предоставляются работником для подтверждения и возмещения его расходов.

Отчетные документы по командировке

Организация самостоятельно определяет порядок возмещения командировочных расходов своим сотрудникам, прописывая его в локальном акте, но на основании действующего законодательства РФ (ст. 168 ТК РФ). Это относится и к требованиям по документальному подтверждению затрат на проживание командированных сотрудников.

Перед командировкой сотрудник получает авансом в кассе предприятия необходимую для поездки сумму денежных средств - командировочные расходы. Они включают: оплату проезда к месту командировки и обратно, стоимость жилья для командированного сотрудника, суточные, а также это могут быть любые другие расходы, дополнительно согласованные с работодателем.

Выполнив задание и вернувшись обратно, сотрудник в течение 3-х рабочих дней должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему все необходимые отчетные документы для командировочных, подтверждающие проживание в месте командировки, проезд и прочие расходы, понесенные в связи с производственной поездкой (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В авансовом отчете, в том числе, указывается: Ф.И.О. сотрудника, дата выдачи и сумма полученного им аванса на командировку, сумма средств, фактически потраченных сотрудником, перечень всех документов, подтверждающих произведенные в период командировки расходы.

С 2015 года не требуется оформление командировочных удостоверений . Теперь срок фактического нахождения сотрудника в командировке, как правило, определяется на основе проездных документов (в том числе электронных) на поезд, самолет, автобус и прочие виды транспорта. Если билеты по какой-либо причине отсутствуют (например, утеряны), то период нахождения сотрудника в командировке рассчитывается на основе документов, подтверждающих наем жилья в месте ее проведения (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отчетные документы за проживание в гостинице

Когда командированный сотрудник снимает гостиничный номер, оплата гостиницы в командировке должна подтверждаться кассовым чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Кроме этого, в качестве отчетного документа за проживание в гостинице, необходимо приложить договор об оказании гостиничных услуг, заключенный сотрудником. В договоре обязательно должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации (или ИП), оказывающей гостиничные услуги, сведения о госрегистрации,
• данные получателя услуг гостиницы – Ф.И.О. командированного сотрудника,
• сведения о гостиничном номере и его стоимость,
• период проживания сотрудника в гостинице,
• подписи сторон.

Отчетные документы за проживание в квартире

С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?

В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру. Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.

В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Что касается порядка подтверждения расходов на проживание в командировке «бюджетников», то в целом он аналогичен вышеуказанному. Такие организации ведут деятельность, как правило, некоммерческого характера, получая финансирование из бюджетов разных уровней, поэтому нюансом в данном случае будет лишь указание источника финансирования в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Другие гостиничные сервисы

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Правила оплаты проживания в командировке в 2018 году

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2018 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

• В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:

1. Наименование платежной бумаги.
2. Серию и номер.
3. Название организации, предоставляющей услуги.
4. Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

• Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Командировочные расходы в 2018 году: изменения и свежие новости

Посмотрите инструкцию, как оформить и оплатить командировочные расходы, какие изменения и свежие новости в 2018 году. Мы рассказали, как оформить командировочные документы. Вы сможете скачать все необходимые бланки, увидите шпаргалку и пошаговую инструкцию по оплате расходов работника.

Если работодатель отправляет работника в командировку, он должен компенсировать командировочные расходы. Компания делает следующие выплаты работнику:

• Зарплата,
• Командировочные – расходы на проезд к месту командировки, найм жилья,
• Суточные – выплаты, компенсирующие работнику расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства.

Зарплату рассчитывайте, исходя из среднего заработка за предшествующий командировке календарный год.

Порядок определения и лимиты необлагаемых взносами суточных в 2018 году не изменились:

• 700 руб. в сутки – в командировках по России,
• 2500 руб. в сутки – в зарубежных командировках.

Подробнее о размерах, порядке выплаты и налогообложении суточных

В этой статье разберемся, как выплатить командировочные расходы работнику в 2018 году.

Что изменилось в учете командировочных расходов в 2018 году

С 1 мая в ряде регионов в качестве эксперимента ввели курортный сбор (Федеральный закон от 29.07.2017 № 214-ФЗ). Платить его будут и сотрудники, которых вы направите в командировку.

В эксперименте участвуют Республика Крым, Алтайский, Краснодарский и Ставропольский края. Здесь приняты законы, в которых установлены ставки и перечислены курорты, где будет сбор.

В Краснодарском крае сбор начнут взимать только с 16 июля. В последний момент из-за чемпионата мира по футболу его перенесли. В Крыму планировали отказаться от курортного сбора на год, то есть до 1 мая 2019 года. Но на момент подписания номера такой закон региональные власти еще не приняли.

Внимание! Чиновники разных ведомств ввели новые требования для служебных поездок сотрудников. Так, в Минтруде настаивают на том, что платить работникам за время командировки нужно не только средний заработок. А Минфин с ФНС впервые озвучили, как отчитаться по доходам командированного. Подробнее>>>

Командировочные расходы в 2018 году: что к ним относится

К командировочным относятся расходы, которые сотрудник был вынужден оплатить для поездки по делам компании:

• Проезд к месту командировки и обратно,
• Топливо, если сотрудник ездил по делам фирмы на личном автомобиле,
• ГСМ, если работник ездил на служебном автомобиле и заправлял его за свой счет,
• Проживание не дома,
• Оформление заграничного паспорта и иных документов, необходимых для выезда в зарубежную командировку,
• Транспортные расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд на городском транспорте или такси,
• Другие расходы, связанные с выполнением задания компании, например, найм помещения для проведения презентации продукции или проведения переговоров.

Перечень командировочных расходов законодательством не ограничен, он зависит от специфики служебного задания, места командировки и других условий.

Затраты, понесенные работником, должны быть обоснованными и необходимыми. Не подлежат компенсации дополнительные затраты, не связанные с выполнением служебного задания.

Менеджер ООО «Омега» Николаев А.И., по возвращении из командировки предоставил квитанции об оплате проживания в гостинице. В квитанцию включены суммы:

• Оплата проживания в гостинице в течение 4 суток – 10 000 руб.,
• Посещение спортивного зала гостиницы (1 час) – 1 200 руб.,
• Услуга глажки белья (1шт.) – 700 руб.

Так как посещение спорт.зала и глажка белья не являются необходимыми расходами и не связаны с выполнением служебного задания, то бухгалтерия выплатит Николаеву А.И. только 10 000 руб. – оплату за проживание.

Если в квитанцию гостиницы включена оплата за питание, например, завтраки, то ее нужно вычесть из итоговой суммы. Расходы на питание не входят в состав командировочных, их предприятие выплачивает работнику отдельно, в виде суточных.

Оформление командировочных документов в 2018 году

В 2018 году для командировок оформляются обязательные и дополнительные документы. Обязательные:

1. Письменное распоряжение руководителя предприятия. Оно может оформляться на унифицированном бланке Т-9 или в произвольном виде на простом листе:

1. Авансовый отчет – в нем работник перечисляет все понесенные расходы с указанием реквизитов подтверждающих документов:

1. К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих суммы затрат:

Командировка 2018: новые правила оформления, налоговый и бухгалтерский учёт

Командировки сотрудников - рутинная составляющая деятельности многих предприятий и организаций различных форм собственности. К 2018 году правила оформления таких служебных поездок ощутимо упростились по сравнению ещё с относительно недавними временами. И в этих условиях допустить небрежность в этом процессе, чреватую для работодателя финансовыми потерями, было бы вдвойне обидно. И, значит, во избежание таких неприятностей не будет лишним свободно ориентироваться в действующем порядке.

Что такое командировка

Командировкой принято называть служебную поездку, при которой работник выполняет задание работодателя вне населённого пункта, где располагается его рабочее место.

Необходимость поездки в другой населённый пункт - один из ключевых признаков командировки

По этим признакам как командировки классифицируются, например:

• поездки сотрудников головного офиса в удалённые филиалы и обособленные подразделения компании;
• путешествия сотрудников удалённых подразделений в головной офис;
• поездки в офис удалённых (дистанционных работников), проживающих вне населённого пункта, где базируется их работодатель.

Это объясняется тем, что с развитием дистанционных коммуникаций постоянное присутствие работника в офисе или ином производственном помещении для многих профессий перестало быть обязательным условием эффективного исполнения трудовых обязанностей.

С позиций же налоговой отчётности командировка служит основанием для исключения связанных с ней расходов из налогооблагаемой базы организации. Но для этого она должна отвечать всем признакам этой составляющей коммерческой деятельности и должна быть проведена по документам в соответствии со всеми правилами.

К командировкам не относятся поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, и на вахту. Расходы, связанные с такими поездками, компенсируются на основании отдельных положений законодательства.

Как изменилось оформление командировок к 2018 году

Действующие в 2018 году правила оформления командировок не так давно претерпели значительные изменения, основным смыслом которых стало упрощение ранее принятого порядка ведения отчётности в части сокращения числа обязательных командировочных документов.

В результате в 2018 году не относятся к числу обязательных такие формы:

• командировочное удостоверение - теперь для подтверждения срока командировки достаточно отправления и прибытия, указываемых в билетах и заменяющих их документах (путевой или маршрутный лист, если работник воспользовался для поездки служебным или личным транспортом);
• служебные задания;
• отчёты о выполнении служебных заданий - в стандартной форме служебное задание и краткий отчёт о его выполнении содержатся в одном бланке, но допускается и использование альтернативных вариантов по усмотрению компании;
• журналы регистрации командировок.

Теперь организации вправе как отказаться от перечисленной документации полностью или частично, так и продолжать её использовать. Требуется только официально закрепить их в локальном нормативном акте, регламентирующем служебные поездки. Часто он называется Положением о командировках. Его нередко путают с Постановлением Правительства РФ, регламентирующем служебные командировки, но это документы разного масштаба: правительственное постановление - федеральный нормативно-правовой акт, а положение о командировках в организации - локальный документ, определяющий жизнь только одной фирмы. Впрочем, для нормативного закрепления порядка применения командировочных документов достаточно и приказа - одного на все формы отчётности или отдельного по каждой.

Нередко работодатели продолжают оформлять служебные задания на командировку и отчёты об их выполнении, потому что когда есть эти документы, проще обосновать экономическую целесообразность командировочных расходов. А это нужно для уменьшения на сумму этих трат базы по налогу на прибыль.

Обязательными же для всех командировочными документами остаются два:

• приказ о командировке;
• авансовый отчёт, подлежащий заполнению и сдаче по возвращении.

Основной документ для оформления командировки в 2018 году

Основным распорядительным документом, на основании которого сотруднику, направляемому в командировку, выдаётся аванс перед отъездом, а затем учитываются для целей налогообложения все командировочные расходы, подлежащие возмещению, в 2018 году остаётся приказ или распоряжение первого лица организации или того, кто это первое лицо замещает во время отсутствия.

Приказ или распоряжение о направлении в командировку работника должны содержать такие сведения:

• Название и код ОКПО работодателя.
• Номер, дата и наименование (приказ или распоряжение) распорядительного документа.
• Ф. И. О. и табельный номер командируемого, структурное подразделение, где он трудится, и занимаемая должность.
• Пункт назначения, если их несколько, указываются все в формате: регион, район (если необходимо), название населённого пункта (когда пунктом назначения является областной центр или город федерального значения (в России таких в 2018 году три: Москва, Санкт-Петербург и Севастополь), достаточно названия города. При поездке за границу указывается страна. Если работник направляется в конкретную организацию, которая называется принимающей стороной, указывается и её наименование. Принимающей стороной могут выступать, например, клиент, деловой партнёр, поставщик, обособленное подразделение или филиал компании-работодателя и др.
• Точные или, если точно установить невозможно, приблизительные даты начала и окончания и общий срок командировки в днях.
• Цель командировки (этот пункт важен для последующего отражения и признания обоснованными командировочных затрат в бухгалтерской и налоговой отчётности).
• Источник финансирования командировочных расходов: в этом качестве могут выступать как направляющая (сам работодатель), так и принимающая сторона.
• Основание для командировки. Этот пункт может не заполняться, если инициатором поездки выступает сам работодатель. Допускается указать в этом качестве заявление самого командируемого, служебную записку его непосредственного начальника или служебное задание, если в компании практикуется оформление этого документа.
• Ф. И. О., должность и личная подпись руководителя организации или замещающего лица.
• Отметка об ознакомлении командируемого с приказом и его личная подпись в подтверждение этого факта.

Составить приказ на командировку по стандартной форме Т9 (скачать бланк) поможет образец его заполнения (скачать).

Если в командировку едут одновременно несколько сотрудников, предпочтительно составить один на всех приказ по форме т9а (скачать бланк и образец заполнения). Порядок его заполнения не отличается от приказа для одного сотрудника, только необходимые сведения приводятся на каждого из них.

Образцы заполнения приказов на командировку по форме Т9 и Т9а

Как командировка отражается в табеле рабочего времени

Сам по себе табель учёта рабочего времени считается обязательным для компании, но не командировочным документом. Однако время, проведённое работником в командировке, подлежит обязательному отражению в нём.

За ведение табеля учёта рабочего времени обычно отвечает специалист службы персонала или бухгалтер

С отражением командировок в табеле связаны такие нюансы:

• За дни, когда сотрудник находился в командировке, проставляются не фактически отработанные им часы, а буква «К». Ведь за время, проведённое в командировке, работнику выплачивается средний заработок, и фактически отработанные за эти дни часы роли не играют. Так что, даже если в командировке сотрудник трудился в авральном режиме, скажем, по 15 часов в сутки, на оплате его труда этот факт, увы, не отразится. Однако возможен вариант отражения в табеле факта сверхурочной работы в командировке. Для этого за день, когда такая работа имела место, делается отметка «К/С» и проставляются отработанные часы, подлежащие оплате как сверхурочная работа.

Если работник в командировке трудился сверхурочно, в табеле учёта рабочего времени за такие дни делается отметка «К/С» и проставляется количество сверхурочных часов

Как заполнять журнал учёта командировок

Журнал учёта командировок в 2018 году не входит в число обязательных документов. Так что вести ли его, остаётся целиком на усмотрение организации.

Если же работодатель предпочитает использовать этот документ, должен придерживаться стандартов его заполнения.

Журнал учёта командировок должен содержать такие сведения по каждой служебной поездке:

• Ф. И. О. и должность командированного.
• Пункт назначения командировки. Если пунктов несколько, указываются все. Пункт назначения указывается в том же формате, что и в приказе о направлении в командировку.
• Номер и дата выдачи командировочного удостоверения. Ф. И. О. и должность подписавшего его должностного лица. Подлежит заполнению, только если в компании практикуется выписка командировочных удостоверений. Если она отказалась от этой формы отчётности, соответствующие графы можно оставить пустыми, а ещё лучше - отказаться от них совсем.
• Дата убытия сотрудника в командировку.
• Дата прибытия обратно.
• Подпись командированного.
• Может включаться также подпись должностного лица, ответственного за заполнение журнала. Это может быть специалист службы персонала, бухгалтер, секретарь. В малом бизнесе возможен и вариант, когда всей бюрократией, включая этот момент, занимается сам директор, особенно является он является единственным сотрудником.

На титульный лист журнала нужно нанести такую информацию:

• Полное название работодателя.
• Дату начала ведения журнала.
• Дату окончания его ведения (заполняется, когда в журнале не останется пустых страниц).

Образец журнала учёта командировок

Сформировать и вести журнал учёта командировок помогут бланк и образец заполнения (скачать).

Вести журнал учёта командировок имеет смысл в компаниях с большим количеством сотрудников и частыми командировками. В этом случае журнал поможет избежать путаницы в учёте таких поездок. В остальных это только лишняя работа сотрудникам, на которых будет возложена обязанность по его ведению.

Как составляется авансовый отчёт

Авансовый отчёт (скачать бланк), как уже было сказано, является вторым обязательным командировочным документом после приказа о направлении в командировку, имеющим ключевое значение для бухгалтерского и налогового учёта.

Поскольку командировки предполагают возмещение работодателю связанных с ними расчётов сотрудника, финансовая сторона вопроса решается по такой схеме:

1. После издания приказа о направлении в командировку сотрудник получает аванс.
2. По возвращении заполняется авансовый отчёт.
3. Авансовый отчёт проверяется бухгалтером и утверждается главным бухгалтером и генеральным директором компании.
4. Производится окончательный расчёт в зависимости от ситуации: если сотрудник использовал не весь аванс, он возвращает неиспользованный остаток, когда потратил больше, чем получил, и все расходы признаны, разница выплачивается ему.

Вместе с авансовым отчётом сдаются документы, подтверждающие расходы

В авансовый отчёт включается такая информация:

• Ф. И. О., табельный номер и должность сотрудника.
• Реквизиты документа, подтверждающего выдачу аванса: расходный кассовый ордер или банковская платёжка, обычно заполняется бухгалтером.
• Сведения об остатке предыдущего аванса.
• Даты расходов.
• Номера документов по порядку.
• Сумма расходов в рублях или в валюте в соответствующих графах.
• Наименования и реквизиты подтверждающих документов.

Авансовый отчёт должен быть заполнен, сдан в бухгалтерию и утверждён в течение трёх рабочих дней по возвращении сотрудника из командировки.

Авансовый отчёт и нюансы его заполнения (видео)

Учёт командировочных расходов

Аванс командируемому работнику выдаётся до его отъезда на основании приказа о направлении в командировку. Для определения его размера рассчитывается примерная сумма затрат. В основу этих расчётов ложатся такие параметры:

• Стоимость проезда туда и обратно, если применимо - и между пунктами назначения.
• Примерная стоимость проживания.
• Суточные на основе общей длительности командировки в днях.
• При загранкомандировке, если необходимо - стоимость оформления загранпаспорта и визы.
• Прочие расходы в примерном размере, согласованных с работодателем, например, на закупку образцов, материалов, инструментов, на представительские цели и т. п.

Во время командировки работник должен сохранять все документы, подтверждающие его траты, на возмещение которых он намерен претендовать по возвращении.

При составлении авансового отчёта подтверждающие документы вписываются в его соответствующие графы, а затем наклеиваются на лист бумаги формата А4, который прикрепляется к заполненному бланку отчёта. На практике от командированного может требоваться только передать подтверждающие документы в бухгалтерию.

Подтверждающими документами признаются:

• Билеты, включая маршрут-квитанции электронных билетов на поезд или самолёт, к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочные талоны.
• Путевые и маршрутные листы с предварительным расчётом затрат на ГСМ, если поездка осуществлялась на автомобиле.
• Товарные чеки.
• Кассовые чеки.
• Бланки строгой отчётности (квитанции, счета и т. п.).

Если в организации практикуется оформление командировочных удостоверений, служебных заданий и отчётов об их выполнении, вся эта документация с соответствующими отметками (о прибытии и убытии по всем пунктам назначения в командировочном удостоверении и об утверждении отчёта о выполнении служебного задания) подшивается к авансовому отчёту.

Суточные подтверждать отдельными документами не надо. Они рассчитываются на основании дней отправления и прибытия в билетах или путевых (маршрутных листах), а если в организации выписываются командировочные удостоверения - отметок в этом документе.

Налоговый учёт командировочных расходов

Организация вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов при соблюдении трёх условий:

• Эти расходы документально подтверждены.
• Обоснованы их экономическая целесообразность и производственный характер поездки.
• Обоснована связь командировки с основной деятельностью компании.

Для подтверждения целесообразности расходов могут быть использованы такие документы:

• Служебное задание и отчёт о его выполнении. Хотя они в 2018 году и необязательны, но в данном случае могут пригодиться.
• Заключённый по итогам командировки договор.
• Деловая переписка с партнёрами.

Возможны и особые варианты подтверждения целесообразности командировки, вытекающие из специфики деятельности организации. Например, если редакция СМИ направляет в командировку журналиста, в качестве подтверждения целесообразности такой поездки и связи её с деятельностью компании могут использоваться публикации по итогам такой командировки.

Впрочем, если сотрудник направлялся в командировку для заключения договора, но тот в итоге заключён не был, для налоговых органов это не основание признавать понесённые в связи с такой поездкой расходы нецелесообразными. Об этом, в частности, говорится в одном из писем УФНС России по г. Москве.

Наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрено законодательством РФ.

Следовательно, отсутствие результата в виде заключённых договоров или иных подписанных документов (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания для направления в командировку и отчёта о его выполнении, авансового отчёта с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.

Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16–15/082607.2

Остаётся только добавить, что в 2018 году для обоснования экономической целесообразности безрезультатной командировки достаточно и минимального набора документов, предусмотренного законом и состоящего, как уже говорилось, из приказа о направлении в командировку и авансового отчёта. Как дополнительное подтверждение, однако, могут быть использованы различные служебные записки. Например, когда такую записку на имя руководителя организации подаёт руководитель структурного подразделения, где работает командированный. А первое лицо организации соглашается с его доводами и подтверждает это соответствующей резолюцией.

Датой, в которую работодатель понёс все командировочные расходы, считается день, когда он утвердил авансовый отчёт работника. А все командировочные расходы засчитываются за период, в котором был утверждён отчёт. Дата, когда они были понесены фактически или был выдан аванс, значения не имеет.

Например, сотрудник съездил в командировку в конце января и отчитался за неё в начале февраля. Расходы по ней будут приняты к вычету из базы по налогу на прибыль за февраль.

Налоговый учёт затрат на проезд в командировке

Главным условием затрат на проезд при уменьшении на их сумму базы по налогу на прибыль является их документальное подтверждение.

При этом в зачёт принимается полная стоимость билета, включая стоимость дополнительного сервиса в пути следования, в том числе и питания. Таким образом, поездка в купе повышенной комфортности допускается и не вызовет проблем с налоговым учётом. Учитываются при этом и другие сервисные сборы: стоимость постельного белья, страхование жизни пассажира и т. п.

Если сотрудник воспользовался электронным билетом, к маршрут-квитанции должны прилагаться и финансовые документы, каковыми могут быть:

• контрольно-кассовый чек;
• слип или чек терминала, через который был сделан платёж по банковской карте, и подтверждение этой транзакции из банка, выдавшего карту;
• иной документ на бланке строгой отчётности.

К электронному билету на самолёт прилагаются посадочные талоны. Они подтверждают, что полёт состоялся.

К маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочный талон и финансовый документ об оплате

Если работодатель компенсирует работнику проезд на такси, в том числе и в пункт назначения и/или обратно, для вычета этих трат из базы по налогу на прибыль он должен иметь документальное подтверждение таких расходов, например, на бланке строгой отчётности. А саму возможность оплаты проезда на такси при этом надо закрепить в локальном Положении о командировках или ином нормативном акте организации.

Если работник потерял билет, для подтверждения расходов на поездку могут быть использованы такие альтернативные варианты:

• дубликат билета;
• копия билета, оставшаяся в распоряжении перевозчика;
• справка от перевозчика с такой информацией:
  • Ф. И. О. пассажира;
  • дата поездки;
  • маршрут поездки;
  • стоимость билета.

Если командировка не состоялась и билет пришлось сдать, удержанную при этом перевозчиком комиссию организация вправе провести по бухгалтерии как санкции за нарушение договорных обязательств. Такие расходы относятся к внереализационным и подлежат вычету из базы по налогу на прибыль.

…экономически обоснованные и документально подтверждённые удержанные контрагентом штрафные санкции, предусмотренные сторонами за невыполнение условий возмездного договора, связанного с оказанием услуг по приобретению контрагентом билетов для сотрудников организации, направляемых в командировку, при отказе от командировки и возврате билетов подлежат включению в состав внереализационных расходов на дату признания.

Письмо Минфина России от 25.09.2009 N 03–03–06/1/616

Налоговый учёт командировочных расходов на проживание

Для документального подтверждения расходов на жильё в командировке используются бланки строгой отчётности из гостиниц и иных организаций, специализирующихся на оказании услуг по временному размещению:

• счёт;
• квитанция;
• чек об оплате услуг по размещению банковской картой.

Налоговый учёт суточных

Для подтверждения суточных в целях налогового учёта никакие дополнительные документы строгой отчётности не нужны. Но желательно обосновать их размер бухгалтерской справкой (скачать образец).

Количество дней, за которые выплачиваются суточные, считается на основании приказа о направлении в командировку и проездных документов.

В отношении суточных налогоплательщик должен подтвердить в своих расчётах, например, в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для такого расчёта можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту.

В отношении суточных действует правило, что при размере до 700 рублей в сутки в поездках по России и до 2,5 тыс. рублей в день в загранкомандировках с них не удерживается НДФЛ и не взимаются страховые взносы. Если суточные превышают эти пределы, с сумм сверх них НДФЛ и страховые взносы платятся. Например, если суточные в командировке по России составляют 1 тысячу рублей в день, с 300 рублей за каждый день командировки придётся заплатить НДФЛ и сделать социальные отчисления.

Особенности налогового учёта расходов в заграничной командировке

При загранкомандировке возмещению подлежат расходы сотрудника на оформление загранпаспорта, если ему пришлось изготовить его в связи с предстоящей поездкой и визовые сборы.

Эти траты принимаются в зачёт к уменьшению базы по налогу на прибыль при условии, что поездка состоялась.

Расходы, понесённые в валюте, переводятся в рубли по курсу Центробанка РФ на дату утверждения авансового отчёта. Но возможен и вариант, когда сотрудник получил аванс в рублях, поменял их на валюты и приложил к авансовому отчёту справку об обмене. При таком раскладе пересчёт идёт по курсу, указанному в справке.

Подтверждающие документы на иностранных языках должны сопровождаться построчным переводом на русский.

Дни, за которые суточные начисляются по норме для загранпоездок или для командировок по России, определяются по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

Если у организации отсутствуют отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ каждого иностранного государства, то подтверждающими документами для выплаты суточных работнику являются приказ руководителя организации о командировании работника, распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочные талоны и счета за проживание в гостинице.

Письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28–11/074505

Как принять к вычету НДС в командировочных расходах

Особых проблем с предъявлением к вычету НДС, уплаченного, в частности, при покупке билетов и оплате услуг по размещению, в командировке по России нет.

В подтверждающих документах он прописывается отдельной строкой. Так что сложностей с отражением его в декларации и подтверждением факта уплаты нет. При проведении командировочных расходов по бухгалтерии стоимость билета или размещения в гостинице без учёта НДС включается в отдельную проводку. На сумму НДС и его предъявление к вычету делаются также отдельные проводки.

Выделение НДС и его предъявление к вычету отражается в бухгалтерских проводках отдельными строками

При заграничной командировке НДС при покупке билетов за границу и обратно на территории России равен нулю. А вот НДС, уплаченный за границей и отражённый в документах отдельной строкой, предъявить к вычету нельзя.

Бухгалтерский учёт командировочных расходов

При проведении командировочных расходов по бухгалтерии организации в зависимости от ситуации используются такие основные проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 - Кредит 50, если аванс выдавался наличными.
  • Дебет 71 - Кредит 51, если аванс перечислен на расчётный счёт командированного.
• Для закрытия сумм выданных денежных средств:
  • Дебет 44 - Кредит 71 - торговая и производственная деятельность компании.
• Для возврата в кассу остатка аванса:
  • Дебет 50 - Кредит 71 - при возврате остатка аванса наличными в кассу.
  • Дебет 51 - Кредит 71 - при перечислении остатка аванса с расчётного счёта сотрудника на счёт компании.
• Для выплаты перерасхода:
  • Дебет 71 - Кредит 50 при выплате наличными.
  • Дебет 71 - Кредит 51 при перечислении на расчётный счёт работника.
• Когда сотрудник потерял подтверждающий документ или расход не утверждён руководством компании:
  • Дебет 94 - Кредит 71 - сумма расходов списывается с недостачи предприятия.
  • Дебет 70 - Кредит 94 - сумма неподтверждённых или неутверждённых расходов вычитается из зарплаты работника.

Правильное и своевременное оформление командировочной документации служит одним из залогов спокойного сна для руководителя организации и её бухгалтера. Ведь в этом случае ненужных вопросов к компании не должно возникнуть ни у налоговиков, ни у инспекции по труду.

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки, в том числе предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или ином жилом помещении. Отсутствие отчетных документов либо их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов (в полном объеме или в части), а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем. О том, как должны быть оформлены данные документы, вы узнаете из настоящей статьи.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

Оплата гостиницы в командировке

Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице или ином жилом помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в виде аванса при убытии работника в командировку (п. 10 Положения). При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если работник проживал не в гостинице, а в ином жилом помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Наиболее часто встречающимся вопросом, связанным с оплатой проживания работника бюджетного учреждения в командировке, является вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться произведенные работником расходы на проживание. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, оплата проживания в гостинице в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».

• Страница не найдена Извините, запрашиваемый Вами ресурс не найден. Вы можете вернуться обратно, или перейти на главную страницу и воспользоваться поиском. Состояние базы Всего документов: 233329 На казахском языке: 116993 На русском языке: 115930 На английском языке: 406 Дата обновления: 08.06.2018 […]
• Как можно написать и грамотно оформить жалобу на управляющую компанию в жилищную инспекцию? Жилищная инспекция – это первая инстанция, в которую обращается недовольный жилец после того, как управляющая компания не исполнила его требования, изложенные в претензии. Некоторые потребители коммунальных услуг и вовсе […]
• Консультация юриста онлайн Быстрый ответ - на срочный вопрос, ответ в течение часа 100% гарантия консультации юриста Круглосуточная онлайн консультация 24/7 Понятные ответы на вопросы любой сложности Всегда на связи адвокаты юристы онлайн прямо сейчас Реальная консультация от живых юристов Ответ сразу […]
• Где купить страховку ОСАГО в Саратове Наличие полиса обязательного страхования автогражданской ответственности (ОСАГО) является законодательно закрепленной нормой для всех автовладельцев на территории РФ. Наличие полиса ОСАГО позволяет компенсировать ответственность виновники ДТП пострадавшей стороне в объеме […]
• Что делать если есть страховка но нет техосмотра "Особенности языка закона: Речевые особенности официально-делового стиля вообще в полной мере свойственны и языку законов как его подстилю. Более того, в языке законов эти особенности встречаются в концентрированном виде и используются с повышенной строгостью. В […]
• Поворот налево: основы правил движения по дорогам без штрафов Именно в ходе маневрирования допускается наибольшее количество ошибок и нарушений правил водителями, как начинающими, так достаточно опытными. Много сложностей вызывают моменты поворотов и разворотов. Именно на изучение этих моментов правил движения […]
• Как узнать и оплатить транспортный налог через госуслуги В интернете можно найти множество инструкций по оплате транспортного налога, но всегда встает вопрос доверия к таким сайтам и сервисам оплаты. Совсем другое дело, когда дело касается портала госуслуг. Люди уже привыкли пользоваться онлайн услугами и полностью […]
• психотерапевт Киев, семейный психолог Киев, сексопатолог Киев ПСИХОТЕРАПЕВТ СЕМЕЙНЫЙ ПСИХОЛОГ СЕКСОПАТОЛОГ Психотерапия развода Предразводный период. Основной целью психотерапевтических мероприятий в данный период является достижение продуманного, ответственного решения независимо от того, стремятся ли супруги […]

Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.

Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя. Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).

Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.

Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:

• на оплату проезда в транспортных средствах;
• съем жилья;
• любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
• все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.

Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.

Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.

К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

• служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
• удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

• все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
• документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
• распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.

Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией. Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.

Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.

Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

Видео «Командировочные документы»

Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.