Презентация на тему документ и его функции. Распорядительная документация

1 слайд

2 слайд

3 слайд

Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ) задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ

4 слайд

качественные и количественные показатели оценки и анализа документооборота Качественные показатели: используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная); организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота); особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока). Количественные показатели: объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день); удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте; плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени; физический объем конкретного документа - размер его текста; продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа

5 слайд

6 слайд

7 слайд

8 слайд

9 слайд

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах: единая регистрационно-контрольная карточка журнальная форма регистрации документов

10 слайд

11 слайд

12 слайд

13 слайд

14 слайд

15 слайд

Внутренние документы документы, которые создаются организацией и остаются в ней. на стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения - входящих. распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам: к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»; порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.

16 слайд

17 слайд

Унификация документов - выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов

18 слайд

19 слайд

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности

20 слайд

Состав УСОРД: Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению; Альбом унифицированных форм ОРД.

21 слайд

Альбом унифицированных форм документов это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Унифицированная форма документа это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом. Табель унифицированных форм документов перечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждает руководитель организации.

22 слайд

Альбом унифицированных форм документов Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам: документация по созданию организации; документация по реорганизации организации; документация по ликвидации организации; документация по приватизации государственных организаций; документация по распорядительной деятельности организации; документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации; документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации; документация по приему на работу документация по оформлению изменений трудовых отношений; документация по увольнению с работы; документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска; документация по оформлению поощрений; документация по оформлению дисциплинарных взысканий; документация по оформлению командировок.

23 слайд

Номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями

Документ материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы, В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе..

Документы различают: По назначению: организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

Учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет- фактура, Накладная, Акт и т.п.); нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

По времени создания первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.); По способу изготовления черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал); По типу содержания текстовые,иконические (графические), идеографические;(схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные; По способу представления электронный, на бумажных носителях;

По месту издания внутренние, внешние; По направлению отправки входящие, исходящие; По распространению опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные; По необходимости технических средств человекочитаемые, машиночитаемые; По уровню секретности несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.д.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока: Информационная функция каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации; Функции, обеспечивающие процесс управления; Функции, носящие культурно- исторический характер.

Общие функции документа: Информационная определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная документы являются средством обмена информацией; Социальная состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа: Управленческая в ней документ выступает как средство управления деятельностью; Организационная документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений; Правовая документ может являться письменным доказательством и быть источником права; Общекультурная способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; Историческая документ является историческим источником.

Соответствие. Термины Определения 1 Документ 1 документы являются средством обмена информацией 2Юридический документ 2 документ выступает как средство управления деятельностью 3Комуникативная функция 3 определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации 4 Документирование 4 материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста 5Управленческая функция 5 совокупность методов и создания документов 6 Информационная функция 6 материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

краткое содержание презентаций

Документы

Слайдов: 33 Слов: 1038 Звуков: 0 Эффектов: 0

Документоведение - наука о делопроизводстве. Основные участники делопроизводства. Понятие делопроизводства. Документирование. Организация работы с документами. Архив. Документированная информация. Текст. Документ может быть. Документ. Основные функции документов. Закон. Основа делопроизводства. Классификация документов. Ведомость. Деление документов на классы. Фонодокументы. Подлинники. Виды классификаций документов. По способу документирования. По происхождению. По характеру отображаемой информации. По наименованию. По содержанию. По юридической значимости. Виды оригиналов. Виды копий. - Документы.ppt

Хранение документов

Слайдов: 30 Слов: 1343 Звуков: 0 Эффектов: 0

Работа с персоналом по обучению основам сохранения библиотечных документов. Работа с библиотечным фондом. Хранение фонда. Действия по спасению фондов при аварии. Условия хранения и размещения. Режимы хранения документов. Температурно-влажностный режим. Рекомендации по проветриванию. Общие рекомендации для поддержания температурно-влажностного режима. Световой режим. Освещенность. Освещенность по сторонам света. Санитарно-гигиенический режим. Обеспыливание. Частота обеспыливания. Обеспыливание непереплетенных материалов. Использование фонда. Подбор, расстановка, книговыдача, правила обращения с документами. - Хранение документов.ppt

Коллекции документов

Слайдов: 42 Слов: 2521 Звуков: 0 Эффектов: 8

Объектная модель документов в электронных коллекциях. Документы. Специфика применения объектно-ориентированного подхода. Специфика RDF. Основные схемы данных. Метамодель. Информация. Целостный информационный объект. Атрибуты и методы. Набор функций документа. Документ-представление. Статус документа. Права собственности. Документ характеризуется наличием оригинала и копий. Статичность документа. Жизненный цикл документа. Коллективный характер работы с документами. Права доступа к документу. Объектная модель документа. Частично-упорядоченный набор абстрактных объектов. Стандартные схемы. - Коллекции документов.ppt

Язык и стиль документов

Слайдов: 42 Слов: 3366 Звуков: 0 Эффектов: 4

Лексические особенности текстов служебных документов. Содержание. Ключевые понятия. Лексические признаки официально-делового стиля. Взаимодействие общелитературной нормы и специфических черт деловой речи. Специфическая официально-деловая лексика и фразеология. Глаголы. Действие соглашения. Синтаксические и лексические особенности. Сложные слова. Нотариус. Типичные черты делового стиля. Использование отглагольных существительных. Лексические особенности. Лексическая сочетаемость. Правила лексической сочетаемости. Типичные для деловой речи сочетания слов. Использование терминов. - Язык и стиль документов.ppt

Организационные документы

Слайдов: 13 Слов: 543 Звуков: 0 Эффектов: 3

Организационные документы. Виды организационных документов. Текст устава. Правовой акт. Положения бывают двух видов. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия. Инструкция. Текст инструкции. Должностная инструкция. Штатное расписание. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя. Структура и штатная численность. Правила внутреннего трудового распорядка. - Организационные документы.ppt

Организационно-распорядительные документы

Слайдов: 18 Слов: 684 Звуков: 0 Эффектов: 16

Основные виды организационно-распорядительных документов. Организационные документы. В Штатном расписании закрепляется должностной и численный состав. Организационно-распорядительные документы. Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников. Организационно-распорядительные документы. Правовое положение работников организации. Функции - определяются направления деятельности специалиста. Взаимоотношения. Организационно-распорядительные документы. Распорядительные документы. Текст приказа состоит из двух частей. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии. -