На карту банковские организации постоянно. Как проводятся расчеты по корпоративной карте

Сбербанк России является крупнейшей национальной банковской структурой, которая предоставляет многочисленным клиентам только самые качественные и продукты, способствующие повышению уровня частной и профессиональной жизни. Уникальным предложением для юридических лиц и предпринимателей является Сбербанк бизнес корпоративная карта ― оптимальный альтернативный вариант привычной чековой книжки, сочетающий в себе функциональность и удобство использования.

Что представляет собой Корпоративная карта Сбербанка. Ее назначение, возможности и условия использования

В прежние времена большинство предприятий и организаций использовали специальные чековые книжки, благодаря которым ведение хозяйственной деятельности было более удобным. Теперь разрабатываются новые финансовые продукты, гораздо более выигрышные в плане удобства и безопасности. Одним из таких вариантов является корпоративная карта для ип и юридических лиц, получить которую можно в любом отделении Сбербанка. Оформляется карта данного вида на конкретного гражданина, который использует денежные средства компании, поступающие на баланс, с последующим отчетом за их использование.

Для чего она необходима?

Сбербанк бизнес карта является необходимой для выполнения целого ряда действий в интересах предприятия, которые включают в себя:

• оплату услуг и приобретения товаров для компании;
• осуществление безналичных расчетов;
• оплату командировочных, а также расходов на представительство;
• безналичную оплату любых хозяйственных нужд предприятия;
• снятие наличных средств с целью оплаты товаров и услуг, необходимых для деятельности компании.

Виды карт

Корпоративная карта может быть дебетовой или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать в пределах средств находящихся на карте. Соответственно по кредитной корпоративной карте расчеты держателем могут совершаться в пределах установленного Сбербанком кредитного лимита.

Основные преимущества корпоративной карты для владельцев и сотрудников компании

Оформление корпоративной карты открывает перед владельцами любых видов бизнеса множество удобных возможностей. Благодаря данному банковскому продукту они могут:

• значительно экономить время на выполнение всех важных бухгалтерских операций;
• осуществлять контроль над финансовой дисциплиной сотрудников компании;
• вести бухгалтерскую отчетность с максимальным удобством;
• существенно экономить корпоративные денежные средства путем ведения контроля и грамотной организации.

Необходима такая карта и сотрудникам компании с целью улучшения и упрощения многих важных аспектов их профессиональной деятельности. Владение корпоративной картой обеспечивает следующие возможности:

• свободный доступ к финансам в любое время;
• отсутствие рисков транспортировки крупных денежных средств;
• снятие наличных средств в любой валюте мира во время зарубежных командировок;
• удобное бронирование, а также оплата проездных документов и гостиниц;
• отсутствие необходимости в привлечении собственных денежных средств;
• быстрая и простая блокировка банковской карты в случае ее потери или хищения;
• легкое ведение отчетности по всем расходам и командировкам перед бухгалтерией.

Условия использования

В Сбербанке России предусмотрено несколько важных условий для открытия корпоративной карты и ее дальнейшей эксплуатации. Во-первых, предприятие должно иметь открытый бизнес-счет. Во-вторых, необходимо составить полный реестр сотрудников, которые будут использовать данный банковский продукт. В-третьих, следует обязательно установить лимиты на использование денежных средств и пополнить счет.

Благодаря многочисленным преимуществам, корпоративная карта Сбербанка получает позитивные отзывы от клиентов. Наличие данного банковского продукта значительно упрощает проводить полный спектр финансовых операций компании.

Следует также учесть, что данный вид карты не предусмотрен для выдачи заработной платы и осуществления различных социальных выплат

Действующие тарифы на использование корпоративной карты

Перед тем, как активировать корпоративную карту Сбербанка, следует ознакомиться с действующими тарифами. Выпуск данного банковского продукта осуществляется на бесплатной основе, а дальнейшее ежегодное обслуживание ― в соответствии с выбранным тарифным планом и типом карты.

Стоимость ежегодного обслуживания наиболее престижных карт MasterCard Business и Visa Business, открытых в российских рублях, составляет 1200 рублей, а в иностранной ― 50 евро или долларов, соответственно. При открытии таких карт необходимо внести обязательный первоначальный взнос, размер которого превышает ежегодный платеж в два раза. Ежегодный платеж за «Корпоративный» вариант для каждого держателя карты составляет 250 рублей. А карта Visa Business «бюджетная» подразумевает как открытие, так и дальнейшее обслуживание на абсолютно бесплатной основе.

Правила оформления Корпоративной карты Сбербанка

Корпоративная карта от Сбербанка представляет собой очень удобный финансовый инструмент для бизнеса. С ее помощью можно полностью контролировать оборот наличных средств и с максимальной эффективностью управлять расходами. Денежные средства, внесенные через банкомат или терминал, моментально попадают на корпоративный карточный счет. Для удобного управления картой используется интернет-банкинг Сбербанк Бизнес-Онлайн , в котором можно легко подавать заявки на выпуск и перевыпуск, устанавливать оптимальные лимиты, а также, при необходимости, менять информацию о держателе.

В первую очередь, необходимо разобраться, как создать заявку на выпуск корпоративных карт в Сбербанке. Для этого можно воспользоваться интернет-банкингом, либо лично посетить банковский офис, в котором обслуживается счет компании для заполнения анкеты по утвержденному образцу. В заявке необходимо указать точное количество требуемых карт. Следующим важным шагом является установление удобных лимитов для корпоративных расходов. Спустя несколько дней готовую карту можно будет получить в офисе банка. Оплата комиссии за ее годовое обслуживание производится в момент получения.

Особенности использования Корпоративной карты

Перед началом использования Корпоративной карты от Сбербанка важно учесть, что все денежные средства, находящиеся на ней, принадлежат предприятию, а не определенному работнику, поэтому каждая проведенная финансовая операция требует строгой отчетности в бухгалтерии. Для того чтобы получить возможность совершения финансовых операций, необходимо пополнить счет на требуемую сумму в рамках лимита. Перевод на бизнес карту Сбербанка осуществляется в кратчайшие сроки, благодаря чему ее удобно использовать для оплаты командировочных сотрудникам, для приобретения корпоративных товаров, а также для перечислений денежных средств бизнес-партнерам. Ограничением для использования такой карты является начисление заработной платы и выплата социальных пособий.

Снятие наличных можно осуществлять в любом банкомате, как на территории России, так и за рубежом. Данная операция подтверждается соответствующим чеком, который обязательно необходимо предоставить в бухгалтерию предприятия для отчета.

Корпоративная карта Сбербанка является максимально удобным платежным инструментом, который заменяет собой традиционную чековую книжку и открывает новые возможности для бизнеса.

Кстати, все основные изменения по корпоративной карте возможно осуществлять в Сбербанк Бизнес Онлайне.

Рекомендуем также приобрести услугу комплексного страхования корпоративной карты. Сумму страховой защиты предприниматель может выбрать сам. Она варьируется от 20 000 р. до 1 000 000 р. Страховые услуги в рамках Программы ««Страхование корпоративной карты» оказывает ООО СК «Сбербанк страхование» (лицензия СИ № 4331 выдана Банком России 05.08.2015 бессрочно).

Минимальная плата за страховку – 700 руб. (при страховой сумме 20 000 руб.), максимальная – 8000 руб. (при страховой сумме 1 000 000 руб.) в год.

Корпоративную карту. Расскажем о нюансах таких расчетов.

Какими бывают корпоративные карты

Корпоративная карта - это карта, держателем которой является сотрудник компании, на выпуск такой карты. Банки могут выпускать дебетовые и корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах банком суммы Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника туристической компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц.

Как показывает практика, турфирмы в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как оформить корпоративную карту

Чтобы оформить корпоративную карту, турфирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

• список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
• копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
• договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному туристической компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или компании, действующему на основании доверенности.

Как регламентировать использование корпоративной карты

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, турфирме необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

• перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
• лимиты расчетов по корпоративным картам;
• срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
• порядок держателями карт по израсходованным суммам;
• срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
• перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно оплачивать по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

• получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
• производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
• получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплачивать командировочные и представительские расходы в за пределами РФ.

У бухгалтера турфирмы часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты туристских услуг от имени самой организации? А если может, каким образом банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами. Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты туристских услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138-И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой туристские услуги за рубежом в иностранной валюте.

Как отчитаться о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому турфирма может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов при использовании карты

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица турфирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для туристической компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Как вести бухгалтерский учет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1
Турфирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2
Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 45 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 50 руб/USD (условно).

Расходы составили:
- 30 000 руб. (600 USD х 50 руб/USD) - затраты на проживание;
- 15 000 руб. ((50 USD х 50 руб/USD х 6 дн.) - суточные за время за границей (российские суточные в примере опустим).

В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях» КРЕДИТ 51
- 45 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте» КРЕДИТ 57
- 45 000 руб. ((900 USD + 50 USD) - зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 57
- 900 руб. (45 900 - 45 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

- 15 000 руб. - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 30 000 руб. - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 45 000 руб. - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Корпоративные карты — самое удобное средство расчетов с подотчетными лицами. Как их оформить и получить в банке, расскажем в статье.

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.

Что такое корпоративная банковская карта

Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Преимущества работы с корпоративными картами

Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.

Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.

Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Какие виды карт бывают

Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.

Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее — Положение N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте — собственные деньги компании, на кредитной — заемные средства.

Примечание. Овердрафт к дебетовой карте

В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт — кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П).

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.

Неименные — выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Примечание. Эмбоссирование — нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.

Лимит карты

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Примечание. Срок действия корпоративных карт — три года.

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

К какому счету привязать корпоративные карты

Эмиссию карт осуществляет кредитная организация — банк (п. 1.5 Положения N 266-П).

Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт — перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.

Примечание. Выпущенные банком карты принадлежат ему на праве собственности.

Опасности привязки корпоративных карт к расчетному счету

Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.

Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

Преимущества специального карточного счета

При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.

Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.

Об открытии нового счета в течение семи рабочих дней нужно уведомить налоговую инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ), а также ПФР и ФСС РФ (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если же компания оформляет карты к уже открытому карточному счету, то уведомлять никого не нужно. Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого компания распоряжается деньгами на счете (п. 1.12 Положения ЦБ РФ N 266-П).

Примечание. Специальный карточный счет — в рублях или валюте?

Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.

Какие документы нужны для оформления корпоративных карт

Заметим, что список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк. На с. 61 приведены для сравнения два варианта.

Список документов для оформления корпоративных карт с применением специального карточного счета

N	Для банка, где открыт расчетный счет в банке	N	Для банка, где нет расчетного счета компании
1	2	3	4
	Х	1	Учредительные документы юридического лица (устав)
	Х	2	Решение о создании (реорганизации) юридического лица
	Х	3	Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН)
	Х	4	Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе на территории РФ (ИНН); уведомление Федеральной службы государственной статистики, подтверждающее регистрацию в органах статистики
	Х	5	Протоколы, решения, приказы (или выписки из них) об избрании (назначении) должностных лиц, имеющих право первой и второй подписи, а также при необходимости доверенности или распорядительные акты на указанных лиц
	Х	6	Документы, удостоверяющие личности лиц, имеющих право первой и второй подписи (паспорт (страницы первая и с пропиской))
	Х	7	Лицензии в случае осуществления лицензируемого вида деятельности
1		8	Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (срок действия — один месяц)
2		9	Заявление на открытие специального карточного счета
3		10	Доверенность на предполагаемого держателя карты с правом распоряжения денежными средствами на специальном карточном счете предприятия с использованием банковской карты и получения корпоративной банковской карты, ПИН-конверта (доверенность от имени юридического лица в простой письменной форме, доверенность от имени индивидуального предпринимателя в нотариальной форме)
4		11	Заявление на предоставление расчетной карты предполагаемому держателю карты
5		12	Документ, удостоверяющий личность предполагаемого держателя карты (паспорт (страницы первая и с пропиской))
6	Карточка с образцами подписей и оттиском печати (если набор прав лиц, указанных в аналогичной карточке к расчетному счету, отличен от необходимого для СКС)	13	Карточка с образцами подписей и оттиском печати

Обратите внимание: перечень документов, которые запросит выбранный вами банк, может отличаться от представленного на с. 61.

Оформление корпоративных карт

Как видно из таблицы на с. 61, для заключения договора на открытие специального счета и выпуск корпоративных банковских карт нужны разные документы. Рассмотрим, как составить некоторые из них.

Список сотрудников

Компании необходимо определить круг работников, имеющих право использовать неименные корпоративные карты. Список сотрудников необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя компании (образец на с. 62).

Образец 1. Приказ об утверждении списка сотрудников, которым разрешено использование неименных корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»

(ЗАО «Сладости Востока»)

Приказ N 62

об утверждении списка сотрудников, имеющих право

использовать корпоративные банковские карты

Г. Москва

9 января 2014 года

В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами

Приказываю:

Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами на них:

В случае увольнения одного из перечисленных сотрудников, поступления на работу нового подотчетного лица, расширения списка документ, представленный в банк, придется обновить.

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты (по форме банка) составляется от имени работника компании, уполномоченного получить ее в банке. Он получает статус держателя карты.

Примечание. Отдельное заявление составляется для открытия специального карточного счета.

Единой формы заявления нет, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно.

Сообщаем об открытии счета контролирующим органам

В налоговую инспекцию нужно направить сообщение по форме N С-09-1.

За непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Территориальное отделение ФСС РФ необходимо уведомить об открытии специального карточного счета, направив сообщение. Примерная форма такого сообщения приведена в письме ФСС РФ от 28.12.2009 N 02-10/05-13656.

Аналогичное сообщение необходимо послать в Пенсионный фонд. Его рекомендованная форма приведена на сайте ПФР.

На главной странице сайта нужно найти раздел «Работодателям» и далее поочередно открыть вкладки: «Уплата страховых взносов и представление отчетности» / «Отчетность и порядок ее представления» / «Рекомендуемые образцы документов» / «Сообщение об открытии (закрытии) счета плательщика страховых взносов для представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации».

1. Перечень расходов и опера­ций, которые могут быть совер­шены работником организации по корпоративной карте, принад­лежащей организации

Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйствен­ной деятельности любой организа­ции очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организа­ций, применяющих их в своей дея­тельности.

Для того чтобы использовать кор­поративную банковскую карту в ор­ганизации, целесообразно издать по­ложение об использовании такого банковского продукта, которое уста­новит перечень должностей сотруд­ников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень рас­ходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использовани­ем данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.

Для исключения возможных спо­ров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотруд­ников, имеющих право использовать эту карту.

Для учета движения корпоратив­ных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании кото­рых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоратив­ных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).

В учетной политике целесообразно прописать способ уче­та подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье

Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогово­го кодекса Российской Федера­ции (НК РФ).

Для бухгалтерского уче­та операций с корпоративны­ми банковскими картами при­меняются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отра­жаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.

Перечень операций, которые могут быть совершены физи­ческим лицом по банковской карте установлены в Положе­нии об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).

Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следу­ющие операции:

• получение наличных денежных средств в валюте Россий­ской Федерации или иностранной валюте на территории Рос­сийской Федерации;
• получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
• оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуаль­ной деятельности) в валюте Российской Федерации на терри­тории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;
• иные операции в валюте Российской Федерации, в отно­шении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
• иные операции в иностранной валюте с соблюдением тре­бований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - физическое лицо может осуществлять с использо­ванием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указан­ные в настоящем пункте операции по банковским счетам, от­крытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, мо­жет осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте опера­ции за счет предоставляемо­го кредита в валюте Россий­ской Федерации без использования банковского счета.

Использование предо­плаченной карты клиентом — физическим лицом осу­ществляется в соответствии с требованиями Федераль­ного закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной систе­ме» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денеж­ных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся нерези­дентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет пре­доставляемого кредита в ва­люте Российской Федерации, иностранной валюте без ис­пользования банковского счета.

Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета, валюты предостав­ленного кредита, в порядке и на условиях, установлен­ных в договоре банковско­го счета, кредитном догово­ре. Клиенты - физические лица с использованием пре­доплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств. При соверше­нии указанных в настоящем пункте операций валюта, по­лученная кредитной органи­зацией — эмитентом в резуль­тате конверсионной опера­ции, перечисляется по назна­чению без зачисления на счет клиента - физического лица.

Согласно п. 2.5 Положе­ния N 266-П клиент - юри­дическое лицо, индивидуальный предприниматель осу­ществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

• получение наличных денежных средств в валю­те Российской Федерации для осуществления на террито­рии Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком Рос­сии, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального пред­принимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
• оплата расходов в ва­люте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индиви­дуального предпринимателя, в том числе оплатой коман­дировочных и представитель­ских расходов, на территории Российской Федерации;
• иные операции в валю­те Российской Федерации на территории Российской Феде­рации, в отношении которых законодательством Россий­ской Федерации, в том чис­ле нормативными актами Бан­ка России, не установлен за­прет (ограничение) на их со­вершение;
• получение наличных де­нежных средств в иностран­ной валюте за пределами тер­ритории Российской Федера­ции для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплата командировоч­ных и представительских рас­ходов в иностранной валюте за пределами территории Рос­сийской Федерации;
• иные операции в ино­странной валюте с соблюде­нием требований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель может осущест­влять с использованием рас­четных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, откры­тым в валюте Российской Фе­дерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму налич­ных денежных средств в ва­люте Российской Федерации, которая может выдавать­ся клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одно­го операционного дня для це­лей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организа­ции - эмитенту рекоменду­ется установить для клиен­та - юридического лица, ин­дивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федера­ции для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 ру­блей в течение одного опера­ционного дня.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель осуществляет с использованием предопла­ченных карт перевод элек­тронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответ­ствии с требованиями Феде­рального закона N 161-ФЗ.

Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юриди­ческие лица, индивидуальные предприниматели с использо­ванием расчетных (дебето­вых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предприни­мателя, в порядке и на усло­виях, установленных в дого­воре банковского счета. При совершении указанных в на­стоящем пункте операций ва­люта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридиче­ского лица, индивидуально­го предпринимателя. Клиен­ты - юридические лица, индивидуальные предпринима­тели с использованием пре­доплаченных карт могут осу­ществлять переводы элек­тронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств.

Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денеж­ных средств на банковском счете при совершении клиен­том операций с использова­нием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах ли­мита, предусмотренного в до­говоре банковского счета, мо­жет быть предоставлен овер­драфт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствую­щего условия в договоре бан­ковского счета.

Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организа­ции при осуществлении эмис­сии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осущест­влении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:

• остаток денежных средств на банковском сче­те клиента в случае не вклю­чения в договор банковского счета условия предоставле­ния овердрафта;
• лимит предоставления овердрафта;
• лимит предоставляемо­го кредита, определенный в кредитном договоре.

Расчеты по указанным опе­рациям могут осуществляться путем предоставления кли­енту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского сче­та или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.

При отсутствии в договоре банковского счета, а в кре­дитном договоре - условия предоставления клиенту кре­дита по указанным операци­ям погашение клиентом воз­никшей задолженности осу­ществляется в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) ва­люта РФ - средства на бан­ковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящие­ся в обращении и являющи­еся законным средством на­личного платежа на терри­тории соответствующего ино­странного государства (груп­пы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Зако­на РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.

Иностранная валюта яв­ляется разновидностью ва­лютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валют­ных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а так­же использование валютных ценностей, валюты РФ в ка­честве средства платежа яв­ляется валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Исходя из этого, оплата корпоративной картой в ино­странной валюте является ва­лютной операцией, следова­тельно, для отражения в бух­галтерском учете данной опе­рации необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).

ПБУ 3/2006 устанавлива­ет особенности формирова­ния в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности ин­формации об активах и обя­зательствах, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежа­щих оплате в рублях, органи­зациями, являющимися юри­дическими лицами по законодательству РФ (за исключе­нием кредитных организаций и государственных (муници­пальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.

Перечень возможных опе­раций по карте предлагаем в таблице N 1.

Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.

2. Оплата командировоч­ных расходов работни­ками организации в ино­странной валюте на терри­тории России и за ее пре­делами по рублевым кор­поративным картам. Осо­бенности учета

Как говорилось выше, до­пускается оплата команди­ровочных и представительских расходов в иностран­ной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эми­тированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).

Исходя из норм п. 5.2 Ин­струкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке пред­ставления резидентами и не­резидентами уполномоченным банкам документов и инфор­мации, связанных с проведе­нием валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке уче­та уполномоченными банками валютных операций и контро­ля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному дого­вору), сумма обязательств по которому не превышает в эк­виваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного сче­та резидента в валюте РФ, па­спорт сделки не составляется.

Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что ре­зидент при осуществлении валютной операции, связан­ной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в упол­номоченном банке, представ­ляет в уполномоченный банк одновременно следующие до­кументы: распоряжение о пе­реводе денежных средств, предусмотренное норматив­ным актом Банка России, ре­гулирующим правила осу­ществления перевода денеж­ных средств (далее - рас­четный документ по валют­ной операции); документы, связанные с проведением ва­лютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.

В то же время п. 3.3 Ин­струкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с исполь­зованием банковских карт.

Исходя из вышеизложен­ного, резидент при осущест­влении валютных операций в валюте РФ с использовани­ем банковских карт представ­ляет в уполномоченный банк документы, связанные с про­ведением валютной операции без составления и пред­ставления расчетного доку­мента по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных опе­раций с использованием бан­ковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмо­трен. По нашему мнению, та­кой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления ва­лютных операций. Также ре­комендуем согласовать пере­чень представляемых в банк документов (например, сче­тов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).

В случае если оплата с ру­блевой корпоративной кар­ты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.

Для правильного же отра­жения в налоговом и бухгал­терском учете операций по оплате с рублевой корпора­тивной карты за территори­ей РФ любых расходов необ­ходимо ответить на несколь­ко вопросов.

1. Необходимо ли отражать в учете конвертацию рублей в иную валюту?
2. Когда право собственно­сти на валютные ценности пе­реходит к организации: в мо­мент получения валюты со­трудником из банкомата или в момент осуществления им валютного платежа с карты?
3. Возникают ли в учете курсовые разницы по расче­там с подотчетным лицом?

По нашему мнению, пра­во собственности на валют­ные ценности переходит на организацию в момент полу­чения валюты его сотрудни­ком из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им ва­лютного платежа с рублевой корпоративной карты).

Сначала право собственно­сти на валюту переходит на организацию, а потом органи­зация выдает валюту в подот­чет своему сотруднику.

Это вывод обоснован сле­дующим.

Согласно ст. 30 Федераль­ного закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банков­ской деятельности» отноше­ния между кредитными ор­ганизациями и их клиента­ми осуществляются на основе договоров.

Согласно п. 1 ст. 845 Граж­данского кодекса Российской Федерации по договору бан­ковского счета банк обязует­ся принимать и зачислять по­ступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выпол­нять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соот­ветствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.

Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по по­воду договора (снятие денег со счета, конвертация денеж­ных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Кор­поративная карта привязана к счету и фактически являет­ся только средством платежа.

Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обяза­тельным к приему по нари­цательной стоимости на всей территории Российской Феде­рации.

При этом валютные цен­ности - иностранная валю­та и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на тер­ритории России за некоторым исключением) согласно поло­жениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулирова­нии и валютном контроле».

Таким образом, рубли и валюта - это разные объек­ты гражданских прав, в том числе имеющие разную стои­мостную оценку в разные пе­риоды времени. При этом ука­занная разница также должна быть отражена в бухгалтер­ском и налоговом учете.

В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета юридического лица в порядке и на условиях, уста­новленных в договоре банковского счета. При совер­шении указанных операций валюта, полученная кредит­ной организацией - эмитен­том в результате конверсион­ной операции, перечисляется по назначению без зачисле­ния на счет клиента - юри­дического лица.

Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осу­ществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федераль­ного закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хо­зяйственной жизни подле­жит оформлению первичным учетным документом. И дол­жен быть отражен в бухгал­терском учете.

Следует отметить, что при использовании рублевых кор­поративных карт организа­ции необходимо учитывать, что коммерческий курс об­служивающего банка, приме­няемый при конвертации ва­люты, как правило, значи­тельно отличается от офици­ального курса ЦБ РФ, что бу­дет являться дополнительным расходом организации. Орга­низация вправе учесть такие затраты как внереализацион­ные расходы при исчислении налога на прибыль на основа­нии пп. 6 п. 1 ст. 265 Налого­вого кодекса РФ.

Также за выполнение кон­версионных операций по по­ручению клиента банк может удержать вознагражде­ние, если такое условие ого­ворено в договоре банковско­го счета, которым предусмо­трены расчеты с использова­нием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также ва­жен при определении того, в счет организации или третье­го лица (работника) осущест­вляться конвертация.

Бухгалтерский учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Бухгалтерский учет опера­ций с корпоративными бан­ковскими картами зависит от счета, к которому такая кар­та «привязана». Если кар­та «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отража­ются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов от­крыт отдельный счет, то та­кой счет в бухгалтерском уче­те является счетом 55 «Прочие счета в банке».

Все списания денежных средств с корпоративной бан­ковской карты, произведен­ные уполномоченными лица­ми компании (получение на­личных и безналичные рас­четы), отражаются провод­кой по дебету счета 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчет­ный счет» (55 «Прочие сче­та в банках»), в случае, если происходит списание рублей.

В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышеска­занного относительно одно­моментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организа­ции, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в рос­сийских стандартах бухгал­терского учета (РСБУ) мето­дологии учета данной опера­ции, применяемый метод не­обходимо в учетной политике закрепить. По нашему мне­нию, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной иден­тификацией (Д57 К55) и от­ражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расхо­дах разницы в курсах покуп­ки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть доку­мент из банка, подтверждаю­щий проведение данной операции.

Далее со счета 71 «Расче­ты с подотчетными лицами» средства списываются на сче­та учета расчетов (60 «Расче­ты с поставщиками и подряд­чиками», 76 «Расчеты с раз­ными дебиторами и кредито­рами»), или счета учета рас­ходов (20 «Основное произ­водство», 23 «Вспомогатель­ные производства и хозяй­ства», 25 «Общепроизвод­ственные расходы», 26 «Об­щехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа со­бытия хозяйственной жизни и первичных документов.

Учитывая, что первичные документы могут быть состав­лены на иностранном языке, то необходимо сделать по­строчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ве­дению бухгалтерского уче­та и бухгалтерской отчетно­сти в Российской Федерации, утвержденного Приказом Мин­фина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении По­ложения по ведению бухгал­терского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конститу­ции РФ), который может быть осуществлен как профессио­нальным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным язы­ком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)

Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валют­ной, соответственно органи­зации необходимо применять ПБУ 3/2006.

В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в ва­люте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по офи­циальному курсу ЦБ РФ, уста­новленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пере­счет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверж­дения авансового отчета не производится. То есть рас­ходы подотчетного лица от­ражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

Однако есть исключения. В случае если выявлен пере­расход аванса или аванс из­расходован не полностью, то к данным суммам будет при­меняться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета.

Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кас­су организации в течение трех рабочих дней после возвра­щения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особен­ностях направления работников в служебные командиров­ки»). Неизрасходованную ва­люту следует оприходовать в кассу с пересчетом в руб­ли по курсу на день возвра­та работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положе­ния по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержден­ного Приказом Минфина Рос­сии от 29.07.1998 N 34н).

Налоговый учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при доо­ценке имущества в виде ва­лютных ценностей и требова­ний, стоимость которых выра­жена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).

Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при уцен­ке имущества в виде валют­ных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При этом указанными нор­мами НК РФ из состава внере­ализационных доходов и рас­ходов исключены курсовые разницы, возникающие от пе­реоценки выданных авансов.

Датой осуществления ко­мандировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансово­го отчета.

До момента, определенно­го пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании доку­ментов из банка, подтверж­дающих проведение конвер­тации, разница между кур­сом ЦБ и курсом конверта­ции валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражает­ся в расходах в НУ.

1. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае пе­речисления аванса, расходы (утвержденный авансовый отчет), выраженные в ино­странной валюте, пересчи­тываются в рубли по офици­альному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечис­ления аванса (даты списания средств с корпоративной кар­ты (в части, приходящейся на аванс). То есть, в пределах списанных с карты средств курс будет равен курсу ЦБ РФ на даты списания средств с карты.
2. В случае если будет пе­рерасход (экономически обо­снованный) подотчетных сумм, то сумма перерасхо­да в расходах будет отраже­на по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Для примера бухгалтерско­го и налогового учета корпо­ративной карты приводим та­блицу с уловными цифрами.

Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах

Учимся работать с корпоративными картами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2018-02-06T11:33:48+00:00

В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.

Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.

Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.

На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт .

Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов .

Плюсы корпоративных карт очевидны:

• сокращаются расходы и время на выдачу денежных средств под отчёт
• снижается риск потери наличных денежных средств
• появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
• появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
• появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
• появляется возможность совершать покупки в интернете

Требования при работе с корпоративными картами:

• средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
• с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами

При этом, как поправила меня одна из читательниц, возможно снятие наличных по корпоративной карте с их внесением в кассу для выдачи заработной платы.

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 "Специальные счета в банках".

Посмотрим теперь эти же операции в "тройке" (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).

Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников

Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.

Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Банковские выписки":

Создаём документ "Списание с расчетного счета":

Указываем вид операции "Перевод на другой счет организации", наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.

Проводим документ:

Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации

Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.

Указываем вид операции "Перечисление подотчетному лицу"; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:

Проводим документ:

Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте

В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:

Проводим документ:

Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте

И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться - приложить оправдательные документы.

В бухгалтерии эта операция отражается документом "Авансовый отчет".

Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Авансовые отчеты":

Создаём новый документ:

Проводим его:

Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

Дополнения от читателей

Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье - я с удовольствием публикую их для всех читателей.

В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и "Списания с расчетного счета". Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.

Цитата из статьи: "... Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников... Создаём документ "Списание с расчетного счета" ...".