Какие документы оформить, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле. Служебная командировка на автомобиле

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости парковки личного автомобиля в командировке?

Ответ: да, нужно, если такая выплата оформлена как возмещение командировочных расходов.

От НДФЛ освобождаются суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). В состав таких расходов включаются суточные, расходы на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного загранпаспорта, получение виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты. Такой перечень установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Компенсация стоимости парковки личного автомобиля сотрудника здесь не названа. Следовательно, она не включается в состав командировочных расходов. Значит, с такой компенсации нужно удержать НДФЛ.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 апреля 2013 г. № 03-04-06/14428.

Совет : есть способ не удерживать НДФЛ с компенсации стоимости парковки личного автомобиля командированного сотрудника. Он заключается в следующем.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:

выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);

возместить расходы, связанные с таким использованием.

Это установлено статьей 188 Трудового кодекса.

Стоимость парковки можно считать расходом, связанным с использованием личного автомобиля сотрудника в служебных целях. Следовательно, компенсация затрат на парковку признается выплатой, установленной законодательством и связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И, соответственно, не облагается НДФЛ.

Таким образом, НДФЛ с компенсации стоимости парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать. Но чтобы избежать претензий со стороны контролирующих ведомств, оформите такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника.

Такой подход подтверждает и Минфин России в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-328.

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Совет : на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая - это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая - возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.

Проезд на служебном автомобиле

При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:

на приобретение ГСМ;

связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).

Порядок проезда в командировку на служебном транспорте действующим законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель может прописать специальные правила для такой ситуации в локальном нормативном акте, изданном в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ (например, в Положении о командировках). Правильность данного подхода подтверждает Роструд в письме от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1.

Подтверждающие документы

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:

кассовые и (или) товарные чеки;

талоны на бензин;

слипы (если бензин оплачивался топливной картой);

квитанции, выданные на автостоянках;

счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:

Либо по унифицированным формам;

Либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

№ 3 для легкового автомобиля;

№ 3 спец для спецтранспорта;

№ 4 для легкового такси;

№ 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;

№ 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Бухучет

В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:

Дебет 10-3 Кредит 71

- оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 10-3

- списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Остальные расходы спишите проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 71

- списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле

Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки - переговоры с деловыми партнерами. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.

Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

чеки АЗС на приобретение бензина - на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
чеки платной автостоянки - на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи:

Дебет 10-3 Кредит 71
- 1000 руб. - оприходован бензин, приобретенный в командировке;

Дебет 26 Кредит 10-3
- 860 руб. - списана стоимость бензина, израсходованного в командировке;

Дебет 26 Кредит 71
- 150 руб. - отражена оплата услуг автостоянки.

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО) ;

;

Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам .

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.

По данным путевого листа:

остаток топлива в баке при выезде в командировку - 5 литров;
остаток топлива в баке при возвращении из командировки - 5 литров;
за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Таким образом, на затраты может быть списано 60 литров (5 л + 60 л - 5 л). Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения.

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

Дебет 71 Кредит 50
- 3000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы.

Дебет 10-3 Кредит 71
- 2064 руб. - оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 26 Кредит 10-3
- 2064 руб. - списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

В налоговом учете на расходы бухгалтер также списывает 2064 руб.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (спецрежим) ;

Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам нужно распределить .
Компенсацию командировочных расходов сотрудников, занятых только в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Сумму входного НДС распределите по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Пример распределения расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Генеральный директор организации А.В. Львов с 25 по 28 мая находился в служебной командировке в г. Рязани. Цель командировки - заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.
Авансовый отчет утвержден 29 мая. Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит квитанция на оплату услуг автостоянки на сумму 150 руб. и два кассовых чека на покупку ГСМ на общую сумму 1416 руб., в том числе НДС - 216 руб. В чеках суммы НДС указаны отдельной строкой.
Во время командировки был израсходован весь приобретенный бензин. Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Рассчитанная средняя себестоимость ГСМ соответствует цене приобретения бензина Львовым.
Чтобы распределить расходы на проезд в командировку между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.
Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составили:
- по оптовой торговле (без учета НДС) - 26 000 000 руб.;
- по розничной торговле - 12 000 000 руб.
Других доходов у организации не было.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,6842.
К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на проезд в сумме:
(150 руб. + (1416 руб. - 216 руб.)) × 0,6842 = 923,67 руб.
При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» учел расходы на проезд в сумме 923,67 руб. Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь-май.
К деятельности организации, облагаемой ЕНВД, относятся расходы на проезд в сумме:
150 руб. + 1200 руб. - 923,67 руб. = 426,33 руб.
Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.
Вся сумма компенсации расходов на проезд освобождается от НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения. В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль. При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта. Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя. В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного. Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в , и , и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует . Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные. Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

Название предприятия;
Дата, место оформления и порядковый номер акта;
Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
Сведения о месте назначения служебной поездки;
Дата начала и окончания командировки;
Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

Наименование документа и его порядковый номер;
Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании .

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению. Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей. Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины. Подобные случаи зачастую относят к спорным, поскольку директор не может быть точно уверен в том, что повреждение наступило не в результате давнишней поломки. В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины.

Командировка на личном автомобиле в 2019 - 2020 годах часто вызывает вопросы трудовиков, а в ряде случаев и налоговиков, при выездной проверке. Как правильно оформить документы, чтобы избежать претензий проверяющих? Какую сумму нужно возместить сотруднику? На какие нюансы обратить особо пристальное внимание при составлении договора аренды техники? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

гарантии работнику при направлении его в командировку;
порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос "Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля" есть 2 ответа:

Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:

1 200 руб. в месяц - если объем двигателя менее 2000 см 3;
1 500 руб. в месяц - в случае превышения 2 000 см 3.

ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

название и номер путевого листа;
данные о сроке действия документа;
данные о владельце автомобиля;
информация о транспортном средстве;
информация о водителе.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. .

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

Не знаете свои права?

командировочное удостоверение;
отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона "О бухучете" от 06.12.2011 №402-ФЗ) :

наименование организации;
дату составления и номер распорядительного документа;
данные сотрудника, наименование его должности;
данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
цель командировки;
подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

на проезд в обе стороны;
на съем жилья;
суточные;
прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
чеки на ГСМ;
путевой лист;
служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111-11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

«Российский налоговый курьер», 2004 год, №12

Нередко организации направляют сотрудников в командировки на служебном транспорте. Как правильно учесть расходы на топливо, приобретенное во время командировки по России и за рубежом? Этому вопросу посвящена данная статья.

Согласно ст.166 ТК РФ «служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются». Поэтому не являются служебными командировками поездки, к примеру, водителей транспортных организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Когда сотрудник едет в командировку, ему возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Об этом сказано в ст.168 ТК РФ.

Порядок возмещения работнику расходов, связанных с командировкой, регламентирован Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Следует отметить, что оплата стоимости приобретенного во время командировки топлива этим документом не предусмотрена. Тем не менее стоимость топлива, необходимого для проезда до места командировки и обратно, можно включить в состав командировочных расходов как расходы на проезд.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России. Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации — покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже). А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях.

И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ

Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Об этом гласит п.1 ст.252 НК РФ.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода. Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Это унифицированные формы первичных документов по командировкам: N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение» и N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Подтверждением тому, что топливо, приобретенное во время командировки, израсходовано в производственных целях, служит путевой лист. Формы путевых листов для грузовых и легковых автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного во время командировки топлива.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом первичные документы на приобретение топлива. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Такими документами являются кассовые чеки и отчеты АЗС по заправленному в бак топливу. В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов. Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов.

На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива. Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи. Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива. Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг. Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы.

А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию. Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией. Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование. Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса. Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом. Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно. В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ. Что касается «входного» НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету.

А если перерасход является следствием поломки автомобиля? В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Особенности признания расходов при зарубежных командировках

Перед зарубежными командировками сотрудники получают под отчет наличную валюту либо корпоративную валютную банковскую карту. Следовательно, у организации возникают расходы в иностранной валюте.

Согласно п.5 ст.252 Кодекса расходы налогоплательщика в иностранной валюте учитываются в совокупности с рублевыми расходами. Их пересчет организация производит в зависимости от выбранного метода признания доходов и расходов для целей налогообложения.

Если организация применяет метод начисления, то расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Об этом сказано в п.10 ст.272 НК РФ. Обратите внимание: в случае загранкомандировки суммы иностранной валюты, указанные в первичных документах, представленных сотрудниками, должны быть переведены в рубли по курсу Банка России не на день приобретения топлива, указанный в чеке АЗС, а на день утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Организации, применяющие кассовый метод, пересчитывают расходы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, если командированный сотрудник отчитался по суммам, выданным ему перед командировкой. В случае возникновения задолженности организации перед сотрудником она сможет признать стоимость топлива в составе расходов только на дату погашения этой задолженности. Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу (п.3 ст.273 НК РФ).

В связи с пересчетом расходов, выраженных в иностранной валюте, может возникнуть курсовая разница. Налоговым кодексом установлено, что положительная курсовая разница включается в состав внереализационных доходов (п.11 ст.250), а отрицательная — в состав внереализационных расходов организации (п.5 ст.265).

Особенности налогового учета ГСМ при командировках

На первый взгляд, порядок налогового учета расходов на топливо, израсходованное во время командировок, не вызывает особых проблем. На самом деле это не так. Порядок учета ГСМ зависит от вида деятельности организации, от цели поездки, от содержания хозяйственной операции. Покажем это на конкретных примерах.

Начнем с транспортных организаций, основным видом деятельности которых являются грузовые и (или) пассажирские перевозки. Бухгалтерам этих предприятий следует быть очень внимательными. Дело в том, что в транспортных организациях ГСМ являются основным производственным ресурсом, без которого услуги по перевозке осуществить невозможно. Поэтому ГСМ, потребленные в процессе основной деятельности, учитываются в транспортной организации в составе материальных расходов как затраты на приобретение сырья и материалов (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Как известно, эти затраты относятся к прямым расходам.

Если поездка сотрудника транспортной организации (водителя, экспедитора и т.п.) связана с осуществлением основной деятельности организации — оказанием услуг по грузовым и (или) пассажирским перевозкам в интересах заказчиков, то служебной командировкой она не является. В этом случае затраты на ГСМ учитываются как прямые материальные расходы (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Иная картина складывается, если руководитель транспортной организации едет в командировку, например, с целью заключения договора на служебном автомобиле. Эта поездка отвечает всем признакам служебной командировки. Затраты на топливо, израсходованное во время командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как командировочные расходы (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

В торговых организациях существует своя специфика. Стоимость потребленного топлива относится к транспортным расходам. А в торговых организациях транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика — покупателя товаров признаются прямыми (ст.320 НК РФ). Это означает, что транспортные расходы (в состав которых включена и стоимость ГСМ) распределяются на остатки товаров на складе и на стоимость реализованных товаров. Если, к примеру, менеджер торговой организации едет в командировку с целью приобретения и доставки товаров, то стоимость израсходованного во время командировки топлива нельзя списывать как командировочные расходы. Ее надо учитывать как прямые затраты по статье транспортных расходов. В случае служебной командировки, не связанной с приобретением товаров и иных материальных ценностей, затраты на топливо списываются в обычном порядке.

А что такое «обычный порядок»? Существует ли какое-то общее правило списания ГСМ? Да, ответят многие бухгалтеры. Обычно стоимость ГСМ списывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп.11 п.1 ст.264 НК РФ. Если же топливо израсходовано во время командировки, такие затраты на ГСМ включаются в состав командировочных расходов и списываются в соответствии с пп.12 п.1 этой же статьи Кодекса. В данном случае расходы на топливо являются косвенными и в полной сумме включаются в затраты текущего периода.

В этом ответе все верно, кроме одного: такой порядок учета нельзя назвать единственным. Бухгалтеры должны квалифицировать затраты на топливо в зависимости от цели командировки. Специфику учета топлива во время командировки, предпринятой с целью покупки товаров, мы уже показали. Следует также отметить особенности учета ГСМ при командировке, связанной с приобретением основных средств или материалов. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете действует правило: в первоначальную стоимость приобретенных объектов основных средств и материалов включаются затраты по приобретению этих материальных ценностей, в том числе и расходы на их доставку (п.2 ст.254, п.1 ст.257 НК РФ). Если командировка была предпринята с целью приобретения основных средств или материалов, то командировочные расходы (в том числе и расходы на израсходованное во время командировки топливо) нельзя списать на затраты текущего периода по нормам пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Их нужно включить в первоначальную стоимость приобретенных материальных ценностей.

Как видим, существует много вариантов учета топлива, затраченного во время командировки. Поэтому бухгалтеру следует быть очень внимательным и прежде всего правильно квалифицировать поездку (является ли она служебной командировкой), а также определить, с какой целью она предпринимается.

НДС по приобретенному топливу

Теперь поговорим про НДС. Командированные сотрудники приобретают ГСМ за наличные деньги или по банковской корпоративной или специализированной топливной карте. В каких случаях организация сможет принять к вычету НДС?

Если сотруднику выданы под отчет наличные деньги или банковская карта, по возвращении из командировки он представит в бухгалтерию кассовые чеки АЗС. При этом счетов-фактур, как правило, нет. АЗС как организации, оказывающие платные услуги населению, счета-фактуры не выставляют (п.7 ст.169 НК РФ). Из-за отсутствия счета-фактуры при наличной оплате или оплате банковской картой НДС принять к вычету нельзя (п.1 ст.172 НК РФ).

Существует еще один нюанс. Если в кассовом чеке АЗС налог отдельной строкой не выделен, топливо учитывается в полной стоимости расходов. Хуже, если НДС в чеке выделен отдельной суммой или просто указана процентная ставка. Этот налог организация не сможет ни принять к вычету, ни уменьшить на эту сумму облагаемую базу по налогу на прибыль.

Обратите внимание: несмотря на то что расходы на приобретение топлива во время командировки относятся к расходам на проезд, на них не распространяется положение п.1 ст.172 НК РФ о возможности применения налоговых вычетов на основании «иных документов». Для принятия к вычету НДС по приобретенному топливу счет-фактура необходим, поскольку кассовый чек АЗС не является бланком строгой отчетности.

Топливные карты приобретаются, как правило, в безналичном порядке. Причем покупает их не сотрудник, а организация. Поэтому проблем с вычетом НДС при приобретении ГСМ по топливным картам обычно не возникает. Вычет производится на основании счетов-фактур топливной компании.

Андрей Викторович Комаров
Директор АКФ «ЦФО»

Н. В.Иволгина
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Главная — Новости

Новый порядок оформления командировки

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

на служебной машине;
личном автотранспорте;
автомобиле, управляемом по доверенности;
попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п.

Как отправить сотрудника в командировку на личном транспорте

7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.