В какой срок должен быть составлен протокол об административном правонарушении. Общие правила составления и оформления протокола Порядок составления протокола

Если правонарушение является административным, заключается протокол, причем в двух экземплярах, поскольку правонарушитель также должен получить копию документа. Как же составляется протокол и как его можно обжаловать, рассмотрим далее.

Когда составляется?

Такая потребность возникает, если установлен факт противоправного действия (бездействия). Таковыми поступками считаются:

• посягательство на здоровье и собственность других членов общества (также во время управления автомобилем);
• угроза личности, правам и свободам других граждан;
• намеренное ухудшение санитарно-эпидемиологической обстановки;
• нарушение общественного порядка;
• пренебрежение нормами общественной нравственности;
• помеха действиям представителей государственной власти;
• умышленное ухудшение экологической обстановки;
• посягательство на законные экономические интересы других членов общества, в том числе не только физических, но и юридических лиц.

Например, протокол заключается в результате создания угрозы ДТП, нарушения авторских прав, продажи испорченных продуктов питания, громкой музыки по ночам, уличных собраний и демонстраций без разрешения, незаконной политической агитации, оскорбления сотрудника полиции при исполнении служебных обязанностей, выброса мусора в непредназначенных местах, нарушения трудового законодательства.

Такие правонарушения не наносят большого урона обществу и другим гражданам, поэтому не попадают в разряд преступлений. Следовательно, основным нормативным документом является Кодекс РФ об Административных правонарушениях. Так, требования к протоколу зафиксированы в статье 28.2 КоАП РФ.

Можно ли обойтись без протокола? Да, если правонарушителю просто вынесут предупреждение или потребуют оплатить штраф, а он будет согласен с выдвинутыми в его сторону обвинениями. Если это так, просто выносится постановление по делу об АП, копия которого передается под расписку нарушителю.

Кто составляет протокол?

Такие полномочия имеют представители:

• органов внутренних дел (полиции), в том числе сотрудники ГИБДД (наиболее частый вариант, особенно для водителей);
• фискальных (налоговых) служб;
• органов, специализирующихся на решении задач в сфере гражданской обороны;
• федеральных органов исполнительной власти, если им были переданы соответствующие полномочия.

Итак, документ может составлять только лицо, имеющее соответствующие полномочия и компетенцию именно на данной территории. Иными словами, сотрудник ГИБДД не имеет подобных полномочий, если вы нарушили некую статью Лесного кодекса и находитесь посреди леса, а не на дороге.

В каком порядке и как заключается протокол?

При составлении протокола должны присутствовать двое понятых. Это важный момент, о котором многие забывают. Если пригласить понятых невозможно, то обязательно производится видеофиксация происходящего. Если это правило не соблюдено, документ составлен неправильно, а если же соблюдено, можно приступить к заполнению протокола.

Вне зависимости от того, по какой причине заключается протокол, как правило, он именуется следующим образом – «Протокол об административном правонарушении». Но важно отметить, что если нарушение закона произошло на дороге, он называется так: «Протокол осмотра места совершения административного правонарушения»

Итак, в документе должно быть зафиксировано:

• Ф.И.О. и должность персоны, которая заполняет бланк;
• Ф.И.О. и полные сведения о персоне, являющейся нарушителем, то есть о том, кто сидел за рулем автотранспорта;
• гос. регистрационный знак, тип, марка и модель автотранспорта;
• статья КоАП, которая предусматривает наказание за совершенное деяние;
• Ф.И.О. и места жительства потерпевших, далее – понятых и очевидцев (если они присутствовали);
• иные данные, нужные для произведения процессуальных процедур.

В бланк нужно вписать детальную информацию, касающуюся правонарушения. К примеру, если оно было совершено на автотранспорте, указываются:

• меры, предпринятые должностным лицом, в хронологической последовательности;
• материал и качество дороги, наличие разметки на ней, освещенность участка;
• если АП произошло на перекрестке, должно быть указано, регулируемый ли перекресток, работал ли светофор, присутствуют ли знаки, регулирующие приоритет и другие параметры движения автотранспорта;
• объяснение своих действий физлицом (или представителем юридического лица), в отношении которого открывается дело;
• иные, существенные для точного расследования дела, обстоятельства.

После внесения указанных выше данных действия таковы:

• При производстве фото-, видео- и других средств фиксации места, где произошло дорожное происшествие, в бланке делается соответствующая запись и к нему прилагаются результаты фиксации.
• Прилагаются заявления лиц, которые присутствовали при осмотре места. Должностное лицо должно предварительно разъяснить очевидцам их права и обязанности, о чем также делается запись.
• Обвиняемому предоставляется возможность изучить содержание документа. При необходимости в графе «Объяснения» он может внести свои правки.

После окончания составления протокола его подписывает должностное лицо и персоны, присутствующие при осмотре, а также обвиняемый. Последний может отказаться ставить подпись, но запись об этом должна обязательно быть отображена в документе.

Копия протокола со всеми подписями обязательно вручается (под расписку) обвиняемому.

Что учесть при заполнении протокола?

При составлении документа не теряйтесь и постарайтесь сделать следующее:

• Прочитайте внимательно каждую фразу. Если инспектор неверно интерпретировал ваши действия, схема ДТП изображена неправильно и так далее – пишите свои протесты в специально отведенную графу («Объяснения»).
• Сделайте собственную фото или видеосъемку всего, что может свидетельствовать в вашу пользу и будет вашей доказательной базой в случае судебных разбирательств.
• Проверьте, чтобы ваши свидетели (например, попутчики) были внесены в протокол. Если инспектор не сделал этого, внесите их сами в той же графе объяснений.
• Проставьте прочерки в каждой строчке протокола, чтобы позже в них не появились «дополнительные сведения».
• Если вы не ставили свою подпись, проверьте, чтобы фраза об этом была в тексте и там же расписались двое понятых. В ином случае в протоколе может внезапно появиться якобы «ваша» подпись.

Самое главное, не забудьте получить свою копию протокола, подписанную уполномоченным лицом, например, инспектором ГИБДД, иначе позже у него может оказаться некая «альтернативная» версия документа.

Сроки заключения

Протокол должен составляться немедленно после того, как должностному лицу становится известно о правонарушении. Однако если нужно уточнить те или иные сведения о нарушителе, дополнительно выделяются двое суток.

В некоторых случаях, связанных с нарушением авторских прав, антимонопольного законодательства и т. п., назначается административное расследование. Оно может продолжаться значительное время, так как будут проводиться экспертизы, анализы и прочие процессуальные действия. В таком случае в течение суток обвиняемому вручается копия «Определения...».

В нем заполняются такие пункты:

• когда и где заполняется бланк;
• Ф.И.О. и должность лица, инициировавшего расследование;
• повод, на основании которого было открыто административное дело;
• какая статья КоАП была нарушена.

Обвиняемому должны быть разъяснены его права и обязанности, после чего в «Определение...» вносится запись об этом.

Уведомление о составлении протокола

Когда на вас поступила жалоба или в других ситуациях, когда по каким-то причинам протокол об АП был составлен в ваше отсутствие, вам должны отправить уведомление об этом. Оно имеет такой вид:

Порядок и срок обжалования протокола

Если постановление все-таки выписано, его можно спокойно обжаловать. Есть два пути: попытаться указать на неправильные действия инспектора его руководству или напрямую обратиться в суд. Об этом указывается в ч. 1 и 3 статьи 30.2 КоАП.

Как показывает практика, эффективнее переходить ко второму варианту. Так, напишите от руки заявление в суд по месту совершения АП. Текст должен быть кратким и логичным, а события – изложены в хронологическом порядке. Очень кстати будут ссылки на статьи КоАП РФ, законы РФ и так далее.

Как указано в первой части статьи 30.3 КоАП, на подачу жалобы отводится десять суток с момента, когда нарушитель получил копию постановления. Однако во многих вопросах, касающихся нарушений избирательных прав, этот срок сокращен до 5 суток.

Видео: Обжалование протокола ГИБДД

Типичный случай обжалования с наглядным примером разобран в видеоролике ниже:

Итак, после изучения нашей статьи вы гораздо больше знаете об административных правонарушениях, а значит, сможете намного лучше отстаивать свои интересы в спорных ситуациях!

Медицинские и фармацевтические организации, медицинские работники, а также индивидуальные предприниматели, осуществляющие медицинскую и фармацевтическую деятельность, довольно часто являются субъектами некоторых , посягающих на здоровье, санитарно-эпидемиологическое благополучие населения. Административное правонарушение выявляется, как правило, в результате , которая является одной из форм осуществления . По результатам проверки должностными лицами органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, проводящими проверку, составляется акт по установленной форме.

Если в ходе проверки выявляются нарушения обязательных требований, законодательства Российской Федерации, должностное лицо, проводившее проверку, выдает юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, в отношении которого проводилась проверка с указанием сроков их устранения, а также принимает меры по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности.

Ответственность может быть административная и .

В настоящей статье рассматривается порядок составления протокола об административном правонарушении, как процессуального документа, оформляемого на этапе . Всего может быть .

Для привлечения организации, должностного лица, индивидуального предпринимателя или гражданина к административной ответственности, должен быть составлен протокол об административном правонарушении.

это процессуальный документ , в котором фиксируется административное правонарушение. Поэтому протокол является доказательством по делу об административном правонарушении и должен соответствовать требованиям, предъявляемым к доказательствам.

Прежде всего, не допускается использование доказательств по делу об административном правонарушении, полученных с нарушением закона.

Составление и процедура оформления протокола об административном правонарушении должны соответствовать требованиям, установленным гл.28 Кодекса об административном правонарушении Российской Федерации (далее — КоАП РФ).

О совершении административного правонарушения составляется протокол (ч.1 ст.28.2 КоАП РФ). Но бывают .

По общему правилу протокол об административном правонарушении должен быть составлен немедленно после выявления совершения административного правонарушения (ч.1 ст.28.5 КоАП РФ).

В случае если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела либо данных о физическом лице или сведений о юридическом лице, в отношении которых возбуждается дело об административном правонарушении, протокол об административном правонарушении составляется в течение двух суток с момента выявления административного правонарушения (ч.2 ст. 28.5 КоАП РФ).

Подпишитесь на нас

Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями обработки и использования персональных данных.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица , в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, неявки этих лиц для составления протокола, в нем делается соответствующая запись (ч.5 ст.28.2 КоАП РФ).

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении (ч.6 ст. 28.2 КоАП РФ).

Необходимо обратить внимание, что подписание протокола об административном правонарушении, также, как и его вручение (направление по почте), осуществляется исключительно лицу, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении или его законному представителю. Подписание, вручение протокола об административном правонарушении защитнику, оказывающему юридическую помощь лицу, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении и действующему на основании ордера (если защитник — адвокат), представителю юридического лица, действующему на основании доверенности, в том числе руководителю его филиала или подразделения, расценивается, как невыполнение требований, установленных ч.ч.5 и 6 ст.28.2 КоАП РФ. Поскольку перечисленные лица не являются законными представителями .

На практике очень часто возникает вопрос о возможности обжалования протокола об административном правонарушении. Протокол об административном правонарушении обжаловать нельзя, поскольку протокол всего лишь фиксирует административное правонарушение. Если лицо, в отношении которого составляется протокол об административном правонарушении не согласен с обстоятельствами, которые излагаются в протоколе, то он может в протоколе выразить свою позицию в части предоставления объяснений и замечаний на протокол. Затем, при , лицо, в отношении которого ведется дело, имеет возможность опровергнуть те обстоятельства, которые зафиксированы в протоколе, предоставить доказательства, дать пояснения по делу.

В течение трех суток после составления протокола об административном правонарушении он направляется судье, в орган, должностному лицу, уполномоченным рассматривать дело об административном правонарушении (ч.1 ст.28.8 КоАП РФ).

Протокол об административном правонарушении передается на рассмотрение судье немедленно после его составления (вынесения) :

• В случае если по административному делу предусматривает административный арест либо административное выдворение (ч.2 ст.28.8 КоАП РФ);
• Если применена мера обеспечения производства по делу об административном правонарушении в виде (ч.4 ст. 28.8 КоАП РФ).

Административные органы, уполномоченные составлять протокол об административном правонарушении установлены ст. 28.3КоАП РФ. Административные органы, уполномоченные рассматривать дела об административном правонарушении установлены гл. 23 КоАП РФ.

Так, например, при нарушении законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения (ст.6.3 КоАП РФ) протоколы об административном правонарушении составляют органы, осуществляющие функции по контролю и (ст.23.13 КоАП РФ). Этот административный орган может сам рассмотреть дело .

Но согласно ст.23.1 КоАП РФ орган, уполномоченный составлять протокол об административном правонарушении передает дело на рассмотрение судье, в случае, если по делу проводилось административное расследование или если по делу предусмотрено наказание в виде . Т.к. санкция ст. 6.3 КоАП РФ в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц предусматривает приостановление деятельности, то протокол об административном правонарушении по этой статье в отношении указанных лиц должен быть передан на рассмотрение судье, а в отношении граждан и должностных лиц рассмотрен органом, составившим протокол.

По ст.6.2 КоАП РФ протоколы об административном правонарушении составляют должностные лица (ч. 18 ст.28.3 КоАП РФ), но дела об административных правонарушениях по этой статье рассматривает суд (ч.1 ст.23.1 КоАП РФ).

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, правила составления протокола об административном правонарушении. Допускаются ли при заполнении протокола записи инспектора ДПС на полях?

Иванова Марина Юрьевна

Ответ: Правила составления протокола об административном правонарушении установлены статьей 28.2 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Согласно части 1 названной статьи о совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4, частями 1 и 3 статьи 28.6 КоАП РФ.

При этом в протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья КоАП РФ или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.

В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие. Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола в нем делается соответствующая запись.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.

С уважением, Малкин Олег,
юрист Независимого аналитического агентства "

Ответ на вопрос о сроках составления протокола об админнарушениях, находится в законодательстве РФ. Точнее, в статье 28.5 административного кодекса, где четко указано, что протокол о правонарушении должен быть составлен сразу же после выявления нарушений должностным лицом, которое имеет право составлять данный документ.

Но, как говорит известный юморист, жизнь всегда сложнее, чем любые правила. Иногда для того чтобы составить акт, нужно сначала найти человека (либо установить его точные данные), который совершил проступок либо определить круг лиц, причастных к совершению преступных действий и степень их вины. Это необходимо, чтобы была возможность составить протокол.

Также в некоторых случаях нужно провести экспертное исследование , чтобы определить точный круг лиц и степень вины каждого, поэтому законодатели решили, что сроки составления акта можно сдвинуть.

Но об этом поговорим позднее, а для начала давайте определимся, кто имеет право для составления протокола об административном нарушении и какие должны быть причины, чтобы было составлено постановление.

Причины и лица

Лица

Лицами, имеющими право на составление протокола об административных правонарушениях, являются сотрудники следующих служб:

Полный перечень лиц имеющих право на составление протокола указан в ст 28.3 КоАП РФ.

Причины для составления протокола

Поводом для составления протокола об административном правонарушении могут быть:

• Обнаружение должностным лицом факта совершения административного правонарушения (к примеру, сотрудник ГИБДД остановил автомобиль, у которого отсутствует гос. номер);
• Если ревизия либо проверка обнаруживает факт совершения административного правонарушения, то в связи с этим составляется акт;
• Также поводом для составления протокола об административном правонарушении может стать информация от граждан (это могут быть письма телефонные звонки, но обязательно с информацией о заявителе), но тут нужно учитывать, что анонимные заявления не могут являться причиной составления акта о нарушениях, но могут являться поводом для начала расследования.

Причины, по которым составление протокола может быть перенесено

Как говорилось ранее, ситуации могут быть разными, поэтому иногда составление протокола переносится на более поздний срок . Причинами, которые могут побудить должностное лицо перенести сроки составления протокола об административном правонарушении, являются:

Установление лиц причастных к преступлению

Иногда нужно выяснить лиц кто причастен к совершению правонарушения либо выяснить их точное местонахождение. И должностное лицо не может составить протокол на месте совершения правонарушения,. В этом случаев соответсвии с законом можно продлить сроки составления протокола об административном правонарушении.

Поэтому, если должностное лицо не может сразу составить протокол об административном правонарушении, ему даётся двое суток для решения данного вопроса (ст 28.5), в течение которых протокол об административном правонарушении должен быть составлен.

Административное расследование

В соответствии с буквой закона (ст 28.5), если для уточнения обстоятельств дела , а также лиц причастных к совершению административного правонарушения либо проведение экспертиз по делу должностному лицу требуется больше 2 суток, то принимается решение о начале исследования.

Расследование не должно превышать срок 1 месяц . А в случаях, когда должностные лица не могут уложиться в этот срок, человек, занимающийся расследованием, должен обратиться с прошением о продлении срока к вышестоящему начальству и только с его одобрения может продолжить расследование. Но срок, на который увеличивается расследование, не должен превышать 1 месяц.

После окончания расследования должен быть составлен протокол об административном правонарушении.

Если нет возможности оформить протокол на месте

Если у должностного лица нет возможности оформить постановление на месте совершения административного правонарушения , то лица, совершившие данное действие, доставляются в соответствии с законом (ст 27.2) в отделение полиции где и составляется протокол об административном правонарушении.

В некоторых случаях нужно найти лицо, которое нарушило закон, и доставить для оформления документов.

Также если человек, совершивший административное правонарушение , не явился для составления акта (а его известили о месте и времени составления протокола в установленой законом форме, т.е. отправили уведомление с информацией о доставке адресату) и не сказал о причинах неявки либо его причины посчитались должностными лицами неуважительными, то в соответствии с законом составление протокола может быть совершено без участия лица совершившего данный проступок.

Сроки давности по данным правонарушениям

1. Протокол об административном преступлении не может быть выписан по истечении двух месяцев, если дело не дошло до суда, либо трёх месяцев, если данное дело рассматривает суд;
2. Если нарушение закона было совершено в сфере безопасности дорожного движения и если за год протокол не был выписан, то по истечении 1 года он не может быть составлен.

Если должностным лицом (которым в соответствии с законом разрешено принятие таких решений) принято решение о том что дело будет рассмотрено по месту проживания лица, совершившего преступление, то срок давности переносится до момента поступления дела в суд по месту проживания лица (причём моментом поступления дела является сам факт передачи материалов в судебное делопроизводство).

Сроки рассмотрения

Если для более точного выяснения обстоятельств дела либо для проведения дополнительных экспертиз нужно ещё время, то лицом принимается решение о продлении сроков рассмотрения дела, но не более чем на 1 месяц. После истечения данного срока должно быть принято решение.

Сроки для обжалования постановлений

Срок для обжалования постановлений по административным правонарушениям составляет 10 суток с момента получения решения суда (либо иного органа вынесшего решение) при этом, если окончание срока выпадает на выходные, то окончанием срока принято считать следующий за выходными рабочий день.

Срок рассмотрения данной жалобы - не более 2 месяцев, после чего должно быть вынесено решение суда либо другим органом исполнительной власти. После вступления постановления в законную силу жалобы и протесты законом, к сожалению, не предусмотрены.

Сроки для составления постановления об административном правонарушении небольшие (порядка двух месяцев). Но повозможности лучше уважать законы и не откладывать составление протокола на будущее, чтобы нарушители не смогли избежать ответсвенности из-за халатности правоохранительных органов. И, кончно, лучше вообще не нарушать законы, тогда и протоколы об админнарушениях, и наказания будут ни к чкему.

Но если так получилось, что человек всё же совершил административное правонарушение , то надо помнить, что по истечении сроков давности, о которых говорилось ранее его не могут привлечь за совершение административного правонарушения.

Если же всё-таки так получилось, что человеку, совершившему проступок, выписано постановление о наказании, то данное постановление можно обжаловать , подав апелляцию не позднее десяти суток, после чего подать жалобу на постановление будет гораздо сложнее. Поэтому лучше с этим не затягивать.

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Свернуть Показать

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Свернуть Показать

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
   Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
   Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

1. кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола "

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Свернуть Показать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

Свернуть Показать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола "Протокол общего собрания акционеров и участников " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола "Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62