Справочно-аналитические документы. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации Задания по оформлению справочно аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения , позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления : от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка – обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями .

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации , которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования :

· письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

· независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

1. Составление и оформление справочно-информационных документов

протокол объяснительная телефонограмма деловой

1.1 Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "Протокол" или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

1.2 Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

1.3 Объяснительная записка

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

1.4 Заявление

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса ("Прошу перевести"... "Прошу предоставить"... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

1.5 Представление

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника. Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

2. Деловая переписка

2.1 Служебное (деловое) письмо

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или A5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы; построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должна иметь заголовок к тексту, построенный по схеме "О чем?", например:

"О нарушении договорных обязательств"

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости -- руководителями заинтересованных структурных подразделений" а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образец письма:

Гарантийные письма удостоверяются печатью организации.

2.2 Некоторые виды служебных писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит.,.", "Администрация просит...", и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с coбирательным значением.

Вариант текста письма-просьбы могут быть следующими:

Общество с ограниченной ответственностью... просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса. Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки. Благодарим за башу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2.) обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

3) констатация отказа.

Вариант текста письма-отказа:

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: "Ваше предложение отклонено по следующим причинам..." "Считаем нужным сообщить вам, что…"

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы, включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...

Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола "напоминать".

Пометка "вторично", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Письмо-запрос. Цель такого письма заключается в получении от другого предприятия необходимой информации. Вариант текста письма-запроса:

Организация просит сообщить о номенклатуре выпускаемых Вами изделий с целью заключения в дальнейшем договора поставки.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Гарантийное письмо. Существует отдельный вид писем, в которых содержится гарантия оплаты какой либо продукции, либо гарантия её поставки в установленные сроки. Гарантийные письма подписывает как директор, так и главный бухгалтер предприятия. Их подписи заверяются печатью.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы; перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Например:

2.3 Факсограмма

Факсограмма (телефакс, факс) -- получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью,

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

2.4 Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм используются специальные бланки:

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

2.5 Электронное сообщение

Электронное сообщение - документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@". Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (например, ru - Россия, by - Беларусь, ua - Украина).

3. Составление и оформление справочно-аналитических документов

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс", Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за вершившиеся составлением акта.

3.2 Справка

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме "0 чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

"Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2007 г."

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата A3, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Образец оформления справки:

3.3 Сводка

Сводка - документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, а при её направлении в другую организацию - руководителем.

3.4 Заключение

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение составляется на проекты предложений, постановлений, инструкций, на научные работы (статьи, отчёты, диссертации, дипломные проекты), на проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом...согласны" или "По проекту …замечаний нет"

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и составления заключения.

3.6 Перечень

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определённых норм и требований.

Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

3.7 Список

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определённом порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.

контрольная работа , добавлен 26.10.2010


Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа , добавлен 18.02.2011


Понятие и сущность специализированных справочных систем. Современные сервисные возможности программного комплекса "Кодекс". Общая характеристика коммерческих и государственных справочно-правовых систем. Обзор информационно-правовой системы "Закон".

реферат , добавлен 19.05.2010


Деятельность библиотеки и ее подразделений. Особенности информационного и справочно-библиографического обслуживания по художественной литературе и общественно-политическому комплексу. Классификация справок, выполнение их в автоматизированном режиме.

курсовая работа , добавлен 12.05.2014


Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.

контрольная работа , добавлен 09.05.2013


Акт как справочно-информационный документ. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Справка как документ, подтверждающий факты.

реферат , добавлен 26.02.2009


Состав и признаки деловых документов, их содержание, реквизиты и правила оформления. Основания классификации деловых документов. Особенности составления документов коллегиального органа, информационных, распорядительных и организационных документов.

реферат , добавлен 18.05.2011


Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

контрольная работа , добавлен 17.12.2009


Классификация информационно-справочных документов (письма, докладные и объяснительные записки) и правила их заполнения. Практическое применение знаний делопроизводства на примере составления доверенности, заявления на отпуск, подтверждающей справки.

контрольная работа , добавлен 10.07.2010


Особенности оформления деловой корреспонденции. Особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера. Оформление заявления о приеме на работу, приказа по личному составу и журнала регистрации внутренней документации.

Носит вспомогательный характер и является основанием для создания распорядительных и организационно-правовых документов.

С помощью этой документации осуществляется вертикальные горизонтальные коммуникации.

Условно выделяют справочно-информационную документацию (протоколы, докладные и служебные записки, объяснительные записки, предложения, заявления, представления, переписка (письма, телефонограммы, факсограммы, телеграммы, электронные сообщения)).

К справочно-аналитической документации относят акты, справки, сводки, отзывы, списки, перечни.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на заседаниях, как постоянно действующих, так и временных коллегиальных органах.

Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а также на основе стенограммы, звукозаписи и т.д.

В зависимости от вида заседания выделяют протоколы:

· краткие (оформленные по сокращенной схеме и в них фиксируются рассмотренные вопросы и принятые решения)

Оформляются не позднее 5 дней со дня заседания. Ответственность возлагается на секретаря коллегиального органа.

Протокол печатается на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка. Дата и номер соответствуют дате и номеру совещания.

В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности. Заголовок должен соответствовать виду документа (грамматически согласовываться).

Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной фиксируется указание на председателя, секретаря, присутствующих (если менее 15 человек – указывается фамилия, инициалы; более 15 человек – составляется список приглашенных (указываются фамилия, инициалы, должность, место работы)). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня оформляется прописными буквами, вопросы о повестке дня располагаются по степени сложности и порядку обсуждения.

К каждому вопросу указываются фамилия и должность заказчика.

Основная часть оформляется по каждому вопросу повестки дня, строится по схеме: слушали – выступили - постановили.

В разделе СЛУШАЛИ фиксируется текст доклада по вопросу, если доклад прилагается к протоколу, то он должен быть оформлен в установленном порядке.

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии выступивших и краткий текст выступления. Он излагается в виде диалога.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение, которое должно формулироваться кратко, срочно.

Каждый пункт должен содержать принятое решение, срок исполнения, ответственный исполнитель.

По каждому вопросу повестке дня записывать результаты голосования.

Участник собрания или заседания, высказывавшийся против принятого решения может представить особое мнение в письменной форме, председателю заседания.

Протоколы подписываются председателем и секретарем при наличии президиума, подписывается всеми членами президиума.

Протокол вместе со всеми материалами по подготовке заседания или собрания подшивается в дело.

К протоколу прикрепляется:

1. план работы по подготовке

2. повестка дня

3. извещение

4. список присутствующих и приглашенных

5. тексты докладов, выступлений и проекты решений по каждому вопросу

6. протокол редакционной и счетной комиссии

7. особое мнение участников заседания

Протоколы заседания формируются отдельно от протоколов собрания.

Докладная записка (служебная)

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она информирует руководство о фактах, событиях, явлениях, требующих принятие решения.

Цель докладной: побудить к действию руководство.

Виды докладной:

1) Внутренняя записка (представляется руководителю организации, либо подразделения, создается по инициативе работника с целью повышения эффективности деятельности организации; Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка; Текст докладной должен содержать вводную часть, причину содержания документа и основную, в которой указываются факты, события, явления и предложения. Подписывается составителем).

2) Внешняя записка (представляется руководителю вышестоящей организации; Составляется на общем бланке организации, текст строится по схеме: первая часть – факты, события, цели создания; вторая часть – излагает анализ сложившейся организации; третья часть – излагает возможные последствия и результаты. Подписывается руководителем организации).

Предложение

Предложение – документ, представляющий разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам.

Составляется по заданию руководителя. Текст не содержит аналитической части, только вводную, в которой излагается обоснование и заключительную, в которой излагаются сами предложения. Подписывается составителем.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составленный работником организации и представленный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем. (Может быть написана от руки).

Заявление

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Чаще всего составляется по кадровым вопросам. Адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (вид документа, дата, адресат, автор, текст). Текст начинается с изложения вопроса, затем излагаются детали этого вопроса. К заявлению прилагается приложение. Подписывается заявителем.

Представление

Представление –документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов (наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст). Текст должен содержать информацию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной должности, мотивы назначения, должность и подразделение, куда предлагают назначить ил перевести работника.

Подписывается руководителем подразделения, адресуется руководителю организации.

Письма

Служебные или деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по почте.

Виды писем:

1. инструктивные

2. гарантийные (подписываются руководителем и главным бухгалтером по финансовым вопросам)

7. письма-приглашения

8. поздравления

9. сопроводительные

Письма подготавливаются в определенной последовательности:

1. изучение вопроса, излагаемого в письме

2. сбор сведений информации

3. подготовка проекта письма

4. согласование и визирование

5. внесение дополнений, изменений в проект и окончательное оформление

6. подписание

7. регистрация

8. отправка (либо как простое письмо, либо заказное, либо ценное)

Оформляется на бланке письма. Текст должен быть лаконичным, корректным, не должен превышать 1-2стр. (в исключительных случаях до 5стр). Текст состоит из 2-3 частей. Первая часть – вводная, где указываются причины составления письма, вторая часть - основная, где излагается существо вопросов, третья часть – заключительная, в которой формулируется основная цель письма. Обязательные реквизиты: адресат, текст, дата, номер, подпись. Визируется заинтересованными лицами на втором экземпляре письма, остающимся в деле

Претензионные письма

Претензия – документ о нарушении конкретных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Предъявляется в отношении качества товара, услуг, объемов, сроков, поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта, содержит основу для предъявления претензий и доказательств.

Кроме основных реквизитов письма, в претензии указываются:

1) основания для предъявления претензии со ссылкой на нормативные акты.

2) требование заявителя, сумма претензии и ее расчет

3) банковские реквизиты заявителя

4) перечень прилагаемых документов к претензии

Претензии предъявляются в определенные сроки (2 месяца); подписываются руководителем организации; заверяется печатью.

Ответ на претензию

Ответ на претензию должен содержать следующие вопросы:

1. о принятии претензий к рассмотрению

2. об удовлетворении претензии полностью или частично (дата, номер платедного получения при оплате)

3. о неудовлетворении претензии

Ответ подписывается руководителем, заверяется печатью, оформляется в соответствии с АПК (арбитражный процессуальный кодекс)

Объем не должен превышать двух страниц. Оформляется заказным корреспондентом с уведомлением.

Оформление считается досудебным или претензионным порядком урегулирования разногласий между сторонами

Исковое заявление

Исковое заявление - письменное требование к суду вынести решение о признании субъективного права заявителя (истца) и о присуждении ответчика к совершению определенных действий.

Форма заявления определяется АПКРФ. В заявлении указываются:

· наименование арбитражного суда,

· вид документа,

· заголовок к тексту

· наименование лиц, участвовавших в деле

· текст с указанием обстоятельств, на которых основано исковое заявление

· доказательства

· цена иска и ее расчет

· требование истца

· сведения о соблюдении досудебного урегулирования споров

· приложения

Кассационная жалоба

Кассационная жалоба – письменное требование к суду об изменении решения, противоречащего признанию субъективного права заявителю.

Оформляется в соответствии с АПКРФ. Реквизиты:

· наименование адресата

· наименование адресанта

· вид документа

· заголовок

· текст (указывается требование лица, подавшего жалобу, формулируется указание на то, в чем заключается нарушение норм материального права, номер дела, дата принятия решения, предмет спора в суде)

· отметка о приложении

Подписывается доверенным лицом.

Телеграмма

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста.

Составляется при необходимости срочного решения вопроса, подразделяется на виды и категории.

По сроку прохождения к простым относят обычные телеграммы, доставляемые адресату в течение 6 часов. К срочным относят телеграммы, доставляемые в течение 3 часов.

Оформляется на бланке телеграммы, лиюо на стандартном листе бумаги, форматом А5 по установленной форме.

Обязательные реквизиты:

2) вид документа

3) телеграфный адрес получателя

4) текст (оформляется кратко, лаконично, без союзов и предлогов, если они не искажают содержание предмета, знаки пишутся сокращенно, цифры словами, после текста ставится точка (тчк)

5) дата, номер телеграммы

6) подпись (отдельной строкой, в расшифровке не указывать инициалы)

7) после подписи проводится черта, под ней пишется адрес отправителя, дата составления (прописными буквами, четко, без помарок на одной стороне листа).

Факсограмма

Факсограмма – обобщенное название различных документов, передаваемые по каналам факсимильной связи и получаемое на бумажном носителе копия документа.

Оформляется в соответствии с требованиями конкретных видов документов. При передаче не допускается волнистость, деформация, пятна, изгибы и т.д.

При соблюдении определенных процедур Факсограмма обладает юридической силой.

Телефонограмма

Телефонограмма используется для оперативной передачи информации информативного характера.

Оформляется на стандартном листе бумаги, либо записывается в журнале. Обязательные реквизиты:

2. затем указывается наименование документа, дата и номер документа

3. текст (краткий, четкий, без труднопроизносимых слов), не более 50 слов. Подписывается руководителем.

4. при передаче текста записываются сведения о получателе телефонограммы (наименование, должность)

5. кто принял

6. дата приема и время окончания приема

Электронное сообщение

Электронное сообщение – документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученной в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копией, отпечатанной на принтере.

Оформление справочно-аналитической документации

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий, явлений.

Виды актов:

1. ревизии

2. приема и передачи

3. обследования

4. инвентаризации

5. расследований аварий и несчастных случаев

6. ликвидации помещения

7. приема сдачи

8. о выделении к уничтожению документов и дел

9. коммерческие

Все акты составляются коллегиально. Утверждаются распорядительными документами, реже руководителем. Оформляется на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, количественные показатели и т.д., выявленные проверяющими.

После тщательного изучения акт оформляется не позднее 5 дней после проверки на общем бланке организации. Вил документа пишется прописными буквами, далее дата и номер акта. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Текст состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указывается основание для составления акта и кем составлен. В основной части излагаются фактические данные, выявленные комиссией, методы и сроки проделанной работы. При необходимости фиксируется вывод и заключение. Содержание основной части можно разделить на пункты или представить в виде таблицы. При необходимости в заключительной части акта предлагаются решения, выводы, заключение проверяющих.

В конце текста указывают количество составленных экземпляров текста и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о наличии.

Подписывается председателем и всеми членами комиссии.

Справка (по основной деятельности)

Справка – документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки по основной деятельности могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления людей в организации. Оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем.

Внутренние оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование акта структурного подразделения, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, место издания.

Текст состоит из 2 частей: в первой указывается причина составления документа. Во второй излагаются конкретные сведения (вторая часть оформляется в виде таблицы, или связанного текста). Внутренние справки подписываются составителем.

Адресат справки оформляется по основной форме.

Справка составлена для подтверждения сведений. Оформляется на бланке формата А5. Указывается автор, справочные данные об организации, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, заголовок, адресат, текст.

Подписывается руководителем и главным бухгалтером, либо начальником службы персонала. Заверяется печатью.

Сводка

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В ней излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам и связанные одной темой, в сводке можно приводить сведения об источнике информации.

Оформляется как справка, текст может быть в табличной форме.

Внутренняя сводка подписывается составителем, внешняя – руководителем.

Заключение

Заключение – документ, содержащий выводы, мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу.

Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д.В заголовке указываются названия документа и вопрос, на который заключение подготовлено. Текст состоит из 2 частей. В первой излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса. Во второй даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения.

При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо.

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Оформляется аналогично заключению.

Перечень

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный с целью распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации, текст в виде таблицы. Подписывается составителем. Утверждается руководителем или вышестоящим органом.

Порядок составления и формы перечня регламентируются инструкциями и методическими документами.

Список

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

Отчетная документация

Отчетная документация – документация, содержащая сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Она выполняет обратную функцию, позволяющую руководству сопоставить полученные результаты с плановыми.

Анализ отчетной документации дает возможность корректировать деятельность организации, совершенствовать ее структуру, кадровый состав, обеспеченность ресурсами и т.д.

1. государственная статистическая отчетность

2. ведомственная отчетность

3. внутри учрежденческая отчетность

Отчет

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, а также сведений о выполнении мероприятий, сведений, заданий.

Представляется руководителем структурного подразделения. Государственная и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм.

Внутриучрежденческая отчетность составляется по свободной форме и оформляется как другие управленческие документы.

Составляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, в заголовке указывается наименование органа или должностного лица, о котором сообщается в документе. В отчете дается описание и заключение работы.

Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Утверждается руководителем или вышестоящей организации.

К отчету прилагается пояснительная записка и другие справочные материалы. Срок хранения 5 лет или постоянное хранение.

Ответ: Назначение, состав и особенности справочно-информационной документации. Протокол: назначение, структура и порядок составления; характеристика полной и краткой формы протокола. Докладная записка: назначение и структура, внешние и внутренние докладные записки, механизм подготовки. Общая характеристика телеграмм, телексов, факсограмм и телефонограмм. Акт: разновидности актов, процедура подготовки акта, структура акта, порядок его вступления в законную силу, основные правила оформления. Справка: внешние и внутренние справки, структура текста справки, правила оформления.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выработать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу – вверх по системе управления (от работника к руководителю).

Протокол – док., содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятии решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляется на основе черновых записей, стенограммы заседания или звукозаписи, а так же материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, повестки дня). Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на спец. бланке протокола. Обязат. рекв-ты: наименование вида организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке указывается название коллег-го органа или заседания (н-р, протокол общего собрания акционеров, протокол заседания правления).Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной. Вводная ч.: фамилии председателя и секретаря, фамилии и общее число участников заседания и приглашенных лиц (в алфавит. порядке с указанием места работы и должности; если участников больше 15, их фамилии не указ., а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.вводная часть заканчиваетсяповесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени важности, формулируются в именительном падеже без предлогов «О», «Об».Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Текст по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:слушали, выступили, постановили (решили). «Слушали» - кратких протоколах дается фамилия выступавшего и тема его выступления; в полном – фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст представлен докладчиком в письменном виде, допускается после темы доклада делать отметку «текст доклада прилагается». «Выступили» - в кратких протоколах указ-я фамилии выступивших в обсуждении, вполных – фиксируются также их выступления и вопросы к докладчику. «Постановили» («Решили») – записывается принятое решение. С решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся, список лиц не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделятся на пункты. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются в левом поле документа, на уровне записи выступления). Существует два вида протокола полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий – только фамилии и краткую запись о теме выступления. Решение о том какую форму протокола вести принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Акт – док-т, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Разновидности: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (дел, денежных средств); ревизии, инвентаризации, списания и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и описание его в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязат. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистр.номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом акт (н-р., акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события. Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной – сущность, характер, методы, и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, заключения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты и оформлена таблицей. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о кол-ве экз-ров следует отметка о наличии приложений к акту. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформл. на отдельном листе и прилагается к акту. В необходимых случаях акт утверждается руководителем данной или вышестоящей организацией.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Могут быть инициативными, отчетными (составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя). Обязат. реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись. Текст состоит из трех частей: в 1-ой излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания; во 2-ой – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в 3-ей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Подписывается составителем, если представляется руководителю подразделения и руководителем подразделения, она представляется руководителю организации. Бывают внутренние (оформл-я на стандартном листе бумаги, вместо наименования организации пишется наименование структурного подразделения, вид док-та, дата, №, адресат, подписывается составителем) и внешние (оформляется на бланке письма).

Предложение – док-т, как разновидность докладной записки, содержащий конкретные предложения по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по указанию руководства. На основании предложений готовятся программы, планы, распорядительные документы.

Служебная записка – док-т, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Обязательные рекв-ты: наименование структурного подразделения, наименование вида док-та, дата, регистр. №, заголовок к тексту, адресат, текст (1-я часть – обоснование причины составления записки, 2-я – предложения, просьбы), подпись. Подписывается составителем или руковод-лем подразделения.

Объяснит.записка – док-т, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу. Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, рег.№, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст: 2-е части:1-я – факты, послужившие поводом к ее описанию, 2-я – причины и обстоятельства, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем.

Справка – док-т, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Отражают основную деятельность организации и подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Бывают внутренние и внешние.Внешние – составляются в другую вышестоящую организацию. Оформляются на общем бланке организации. Подписываются руководителем орг-ции или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера подписывается рук-леморг-ции и глав. бухгалтером и заверяется печатью.Внутренние – составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Составляются на листе формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются руковод-лем структурного подразделения или составителем. Текст справки состоит из двух частей:1-я – излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, 2-я – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из 1-ой (2-ой части). Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст можно составлять из разделов. Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланка А5. Подписываются двумя лицами – руководителем и гл. бухгалтером, или руководителем и завед. отделом кадров, заверяется печатью. Для таких справок используются унифицир. бланки с трафаретным текстом.Сводка – док-т, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований). Текст оформляется в табличной форме. Подписывается руководителем подразделения или составителем, при направлении в другуюорг-ю – руковод-леморг-ции. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии по какому-либо документу или вопросу. Составляются на проекты положений, постановлений, научные работы, дипломные проекты. Текст состоит из двух частей:1-я – краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, их общая оценка. 2-я – краткие замечания, выводы, предложения.

Телеграммы – краткое текстовое сообщение, предаваемое средствами телеграфной связи. Осуществляется в соответ. с Правилами предоставления услуг телеграфной связи: «внутренняя» и «международная».Реквизиты : отметка о категории (при передаче телеграммы по категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается), отметка о виде телеграммы, адрес и наименование адресата, текст телеграммы, подпись отправителя. В нижней части бланка отправитель должен указать свою фамилию и адрес. Текст телеграммынедолжен содержатьболее 300 слов . Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Телекс – телеграмма, предаваемая по сетям внутригосуд. и международного абонентского телеграфа. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи сети Телекс могут испльзовать: телеграфный аппарат, рабочее место в составе вычислительной системы, оснащенной соответствующими коммуникационным оборудованием (модемы) и ПО. Вызовы от пользователей (абонентов) делятся на: местные, национальные, международные.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.Текст не более 50слов . Реквизиты: наименование организации, наименование вида док-та – ТЕЛЕФОНОГРАММА, дата док-та, время передачи-приема телефонограммы, рег. №, ссылка на рег. № и дату до-та, место составления или издания док-та, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Датой является дата ее передачи. Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера тел. передавшего и принявшего. Входящая телефонограмма должно иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи (на входящей телефонограмме отсутствует). После рассмотрения и проставления резолюции, телефонограмма предается на исполнение.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, преданного по каналам факсимильной связи. Преимущество – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа. Передача по факсу не обеспечивает юр. силы документа (является копией) В тех случаях, когда нужно обеспечить оперативность передачи сообщения и юр. силу док-та, исп-ся телеграммы (телексы).

Документы личного происхождения: резюме для участия в конкурсе на замещение вакантной должности, автобиография, заявления – о приеме на работу, об отпуске, об увольнении; личная доверенность, расписка

Ответ: Право на участие в конкурсе на замещение вакантной государственной должности имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие русским языком, отвечающие
установленным федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, необходимым для замещения вакантной государственной должности.

Решение о дате, времени и месте проведения второго этапа конкурса принимается руководителем государственного органа после проверки достоверности сведений, представленных гражданами, изъявившими желание участвовать в конкурсе, а также после оформления в случае необходимости допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну.

В случае установления в ходе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению кандидата на государственную службу, он информируется в письменной форме руководителем государственного органа о причинах отказа в участии в конкурсе.

Информация о дате, времени и месте проведения конкурса сообщается гражданам, допущенным к участию в конкурсе (далее - кандидаты), руководителем государственного органа не позднее чем за неделю до его начала.

Кандидат, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган:

· личное заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции, листок по учету кадров, фотографию;

· документ, удостоверяющий личность (по прибытии на конкурс);

· документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию (выписку из трудовой книжки,копии документов об образовании, о повышении квалификации, о присвоении ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы);

· справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений о его имущественном положении;

· медицинское заключение о состоянии здоровья по форме, утвержденной Комитетом здравоохранения;

· другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Представленные кандидатом на имя руководителя государственного органа сведения подлежат проверке в соответствии с федеральным законом.

С согласия гражданина (государственного служащего) проводитсяпроцедура оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности связано с использованием
таких сведений.

Государственный служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе, направляет заявление на имя руководителя государственного органа. Государственный орган обеспечивает ему
получение документов, необходимых для участия в конкурсе.

Проверка достоверности сведений, представляемых государственным служащим, изъявившим желание участвовать в конкурсе, осуществляется только в случае его участия в конкурсе на замещение высшей
государственной должности.

Гражданин не допускается к участию в конкурсе в случае:

· признания его недееспособным или ограниченно дееспособным решением суда, вступившим в законную силу;

· лишения его права занимать государственные должности государственной службы в течение определенного срока решением суда, вступившим в законную силу;

· наличия подтвержденного заключением медицинского учреждения заболевания, препятствующего исполнению им должностных обязанностей;

· отказа от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности, на которую претендует гражданин, связано с использованием таких сведений;

· близкого родства или свойства (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов) гражданина с государственным служащим, если его предстоящая федеральная государственная служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного другому;

· утраты гражданства Российской Федерации, наличия гражданства иностранного государства, за исключением случаев, когда доступ к государственной службе урегулирован на взаимной основе межгосударственными соглашениями;

· отказа от представления сведений о полученных им доходах и имуществе, принадлежащем ему на правах собственности, являющихся объектами налогообложения

Аналитическая справка- это документ, который должен содержать данные различных исследований, которые проводятся в определенной сфере. Написанием данной справки занимаются для формулировки возникших проблем. В нее обязательно вносят ряд вариантов для выхода из возникшей ситуации.

Аналитическая справка. Образец: №1.

Что представляет из себя аналитическая справка

В этой статье мы поговорим о том, как написать аналитическую справку. Также здесь мы предложим своим читателям её образец. Итак, в качестве основы, как правило, берется понятная и доступная всем информация. Структура. Форма справки, и также ее объем строго не регламентируется. Главной основной в справке выступает:

• Аннотация.
• часть.
• Введение.
• Заключение.
• Приложение.
• Подписи.

Во втором пункте под названием аннотация должна излагаться главная суть этого документа. Это могут быть обстоятельства или причины, и также задачи и цели какого-либо объекта. Наиболее важным фактором в данном случае также выступают результаты и способы работы.

Как написать аналитическую справку: Образец №2.

документа. В пункте «содержание»» должны излагаться все структурные дополнения, и рекомендации. Обязательно в этом пункте документа является введение. В определенных случаях его выделяют в качестве отдельного заголовка.

Вся информация вносится в этот документ с обязательным соблюдением логической последовательности и четкой подаче данных.

Занимаясь составлением этой справки докладчики, как правило, берут за основу дополнительную литературу, или личные источники информации.

Анализ и сообщение информации должно проводится в несколько этапов. Все высказанные в этом документе гипотезы должны быть обоснованными. Аналитическая справка обязательно должна содержать выводы и прогнозы.

В ней также должны быть изложены определенные советы. За основу в данном случае берется изложенная информация.

В пункте «приложение» составляются специальные таблицы с графиками и схемами и дополнительными сведениями.

Как написать аналитическую справку. Образец №3.

Цели документа

Одной из самых главных задач аналитической справки выступает проведение исследования в той или иной области. Допустим, анализ деятельности организации за один год. Для получения объективных данных обязательно запрашиваются сведения из различных учреждений.

В большинстве своем, многие научные термины могут понять лишь специалисты. Их необходимо заменять такими выражениями, которые будут более понятны для большинства людей. Каждый раздел аналитической справки необходимо делать с новой страницы.

Данная документация широко используется в педагогической практике для визуализации опыта, на различных предприятиях и в сфере бизнеса.

Требования

Среди главных требований к этому виду документа необходимо выделять следующие особенности:

• Присутствие в документе аргументов.
• Четкое построение.
• Четкая оценка.
• Соблюдение последовательности при изложении материала.

Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:

1. Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
2. Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
3. В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
4. Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
5. Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
6. Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
7. Более подробное раскрытие излагаемой темы.
8. Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.

Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство. В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен. В него могут быть внесены некоторые изменения.

Прочтите статью сайта: Составляем объяснительную записку. Образцы объяснительных

Сфера применения

Такие виды документов очень широко используются в качестве подтверждения изученных сведений и литературы. Как правило, их применяют студенты и учителя в высших учебных заведениях.

Беря за основу данные, какого-либо производства, допустим, объем произведенной и проданной продукции, можно проанализировать эффективность деятельности определенного предприятия. Прогноз на будущее производится при помощи тех сведений, которые были собраны на несколько лет.

В результате, делается заключение, которое касается экономической деятельности данного предприятия. В том случае, если организация только что вышла на рынок и ее необходима оценка перспектив дальнейшего развития в выбранной отрасли, для нее будет составлена аналитическая справка.

Эта, так называемая, информационная работа для проведения соответствующего анализа проблемы. С помощью данного документа можно определить основную суть того или иного вопроса. Объектом исследования могут выступать различные конкурирующие организации и потенциальные партнеры.

Для ведения предпринимательской деятельности обязательно необходимо проявлять осторожность, пытаться выяснить остановку, изучить способы работы. Именно для этого и производится составление аналитической справки с прогнозом на будущее.

Посмотрите видео по теме: Аналитическая справка.

Как писать аналитическую справку по делопроизводству

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера. Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.

Такие документы широко применяются в качестве подтверждения изученной литературы или информации. Их используют учителя и студенты высших учебных заведений.

Основываясь на данных производства, например, объемах выпущенной или реализованной продукции, можно сделать анализ эффективности деятельности отдельного предприятия.

Прогнозирование на будущее проводится с помощью данных, собранных за несколько лет.

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия: … В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж.

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления. Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

5.3.1 СПРАВКИ

Справки- документы, содержащие текстовую и таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст.

Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Справки информационного характера отражают индивидуальные си­туации.

Они составляются по запросу и представляются в установлен­ные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформля­ются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное под­разделение.

Пример оформления справки:

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, .

Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, .

Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления. Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН.

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, . Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской.

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций - планирование, делопроизводство , сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства.

делопроизводство , которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, .

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО , БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без.

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в. Ведет делопроизводство , выполняет различные операции с применением компьютерной.

Аналитическая справка.

Что это такое и как ее составить

Аналитическая справка: Образец.

Зачем нужна аналитическая справка

Аналитическая справка или записка должна писаться тем человеком, который занимается проведением комплексного исследования определенной проблемы, либо какой-то сферы деятельности.

Аналитическая справка: правила составления и образец

Аналитическая справка представляет собой документ, в котором указываются данные исследований, проведенных в той или иной области. Ее создают для формулирования возникших проблем. Сюда вносятся несколько вариантов для выхода из сложившейся ситуации. За основу берется доступная всем информация.

Структура

Объем справки, а также ее форма жестко не регламентируется. В качестве основы служат следующие элементы:

• аннотация;
• содержание;
• введение;
• основанная часть;
• заключение;
• подписи;
• приложение.

В аннотации кратко излагается суть основного документа. Это в первую очередь причины и обстоятельства, а также цели и задачи определенного объекта. Не менее важным фактором в данном случае являются методы и результаты работы.

документа

Все данные вносятся с соблюдением логической последовательности и точной подачей информации. Докладчики опираются на дополнительную литературу, а также собственные источники. Сообщение и анализ данных проводится в несколько этапов. Все гипотезы обязательно должны иметь обоснование.

Аналитическая справка содержит прогнозы и выводы, в ней излагаются определенные рекомендации.

В качестве основы при этом берется изложенная информация. В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией.