Группировка различных категорий документов в дела doc. Группировка исполненных документов в дела

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Главным ее назначением является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Так же она может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру могут применять вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долгого срока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для ее составления и оформления используется нормативно-методическая документация. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка в дела происходит по следующим признакам:

• · Номинальному;
• · Предметно-вопросному;
• · Авторскому;
• · Корреспондентскому;
• · Хронологическому

Номинальный признак - группировка в одно дело документов одного вида (приказы, протоколы и тд)

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу (например, судебное дело или документы о строительстве нового учебного корпуса).

Корреспондентский признак - переписка с определенным корреспондентом (например, переписка с фабрикой «Новая заря»).

Хронологический признак (бухгалтерская документация) - применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов (отчеты об отгрузке товара за январь).

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные(для определенной фирмы, подразделения фирмы), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Она составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводство в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах - руководителем подразделения.

Составляется в четырех экземплярах:

• · Первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
• · Второй в государственном архиве;
• · Третий в ведомственном архиве;
• · Четвертый является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел составляется для крупных и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделения.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит изменению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

Формирование исполненных док-ов в дела организаций осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренные в основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГСОТ 17914-72 « Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, срок хранения и статья по перечню. Сведения, внесенные на обложку дела в начале года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела может быть поставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

Только в конце года можно проставить количество лисов и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование гос.архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архиве организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительной падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например: Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы). При изменении наименования организации либо структурного подразделения в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (подразделения) на обложке дописывается новое наименование организации или организации -приемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки. Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнительный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел:

• · Получение исполнительных документов;
• · Проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
• · Распределение исполнительных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основные требования, которое всегда должно соблюдаться - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 20 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

• · Распорядительные документы формируются в дела по с относящимися к ним приложениям;
• · Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
• · Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается пометка на документе;
• · Утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
• · При формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
• · Дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшиваются к данной группе документов.
• · Внутри документы располагаются в хронологическом порядке;

Формирование документов дела начинается с начала производственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona». В организациях дела, как правило. Формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив. Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

Дела в организациях формируются службой ДОУ и структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство) при методической помощи архива.

При формировании дел должны соблюдаться следующие основные требования:

Помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;

Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Формирование начинается с начала календарного года.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

Расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

Оформление обложек дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Чаще всего это: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный (они могут комбинироваться и варьироваться).

Чаще всего используется вопросный принцип, согласно которому документы располагаются в делах в логической последовательности. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии авторов, названия учреждений и т. п.

В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции т. п.)

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. д.) формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируются отдельно;

Протоколы группируют в хронологическом порядке и по номерам;

Переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности (документ ответ помещают за документом – запросом);

Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчет и т. д. группируются по номерам.

Документы в личных делах размещаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, заявление о приеме на работы, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируются в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов.

В дела подшиваются только исполненные документы;

Каждый документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов;

В дело включаются документы в одном экземпляре;

Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

В дела группируются документы одного календарного года. (учеб. зав. – по учебным годам);

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами.

Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм, что составляет примерно 250 листов.

Хранение дел

С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, или сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Располагаются на полках вертикально в соответствии с номенклатурой.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней опись.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается.

Обеспечение доступа к делам находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находится дело. При этом на место выданного дела помещается карта – заместитель дела (приложение 15).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем из визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в их утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 13. 20).

Вопросы для самопроверки:

1. Кем проводится экспертиза ценности документов организации?

2. Включаются ли в номенклатуру дел печатные издания?

3. Каким образом устанавливается срок хранения документов при разработке номенклатуры дел?

4. Кто определяет срок хранения документов, если он (срок хранения) не может быть установлен по Перечню типовых управленческих документов ввиду отсутствия в перечне данной категории документов?

5. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?

6. Включаются ли в номенклатуру дел электронные документы?

7. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

Задания для самостоятельной работы:

Письменная контрольная работа объемом 7-10 страниц.

Применяют многострочные документы.  

Группировка документов по однородным признакам (по кас-  

В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и служат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.  

ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ - один из элементов обработки документов , т.е. подготовки их к предстоящим записям в учетные регистры синтетического и аналитического учета.  

Группировка документов по числу маршрутов движения и передаваемого их количества  

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов , подготовку документов к последующему хранению и использованию.  

В случае необходимости группировки документов отдельно на входящие и исходящие эту форму можно разбить на две отдельные. Напоминаем, что выполнение функций по разработке, передаче и обработке документов представляет собой значительную часть содержания труда работников функциональных подразделений. У многих сотрудников таких отделов работа с документами занимает до 80% рабочего времени и является критерием оценки конечных результатов деятельности.  

Признаки, по которым проводится деление классификационной группировки документов, можно было бы перечислить и дальше. Однако совершенно очевидно, что документы классифицируются в зависимости от нашей потребности, от подхода к ним.  

Об условности группировки документов в системы, подвергаемые унификации, мы говорили выше. В организациях, для которых проводится унификация системы документации , используются документы, относящиеся и к другим системам, часто в значительном количестве. Так, в Госбанке СССР при разработке унифицированной системы расчетно-денежной документации было выявлено 750 видов и разновидностей действующих форм документов, из которых 300 относилось не к расчетно-денежной, а к другим системам документации 1. Подобным же образом в Госплане СССР используется отчетная документация, в ЦСУ СССР - бухгалтерская и т. д.  

К средствам документальной техники относятся средства изготовления документов, средства копирования и размножения и средства хранения и группировки документов.  

К средствам документационной техники относятся средства изготовления документов, копирования, размножения и хранения, а также группировки документов.  

Групповая регистрация на карточках. При групповом способе подлежащие учету документы регистрируют на отдельных карточках группами. Система группировки документов для регистрации разрабатывается заранее. Эту систему обычно согласовывают с последующей организацией документов в делопроизводстве и применяемыми для этой цели классификаторами и номенклатурами дел.  

Значение классификации или научной группировки документов в целях их разыскания и использования исключительно велико. Вопросы классификации документов - коренные в теории и практике административного делопроизводства.  

При рассмотрении вопросов классификации следует-различать два ее этапа. Это прежде всего первичная группировка документов, первая ступень их классификации на основе так называемых номенклатур дел.. В дальнейшем первичные комплексы (дела) документов классифицируют путем их распределения по классам, отделам классов, подотделам отделов классов и т. д. Для этой цели обычно дополнительно к номенклатурам дел создают особые классификационные схемы - классификаторы.  

Рассмотрим сначала вопросы первичной группировки документов.  

Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы (дела) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов составление заголовка дела дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве определение сроков хранения дела разыскание нужных дел и документов.  

Что же представляют собою признаки заведения дел, каково их происхождение, какие признаки в первую очередь используются при группировке документов в делопроизводстве  

Отдельные документы одновременно характеризуются многими признаками. Однако при группировке документов в первичные комплексы и для их разыскания пользуются наиболее существенными признаками, входящими в формуляр документов.  

Практическим путем в течение столетий в качестве наиболее удобных для первичной группировки были выделены признаки разновидность документа, его автор, содержание (текст), даты. Для группировки переписки оказался удобным признак корреспондента, а также территории, к которой относится корреспонденция или содержание документов. Иногда для первичной группировки документов применяют такие признаки, как оригинал, копия.  

Признаки, используемые при первичной группировке документов, или признаки заведения дел представляют собою ни что иное, как основные элементы формуляров документов . Знание элементов формуляра документов , таким образом, обязательно не только для правильного составления, но и для группировки их в дела.  

К сожалению, предметно-вопросный признак при первичной группировке документов удается использовать не всегда. Дело в том, что отдельные разновидности документов (например, протоколы, иногда приказы и др.) представляют чаще всего сложные документы, отражают не один, а несколько вопросов. Поэтому сложные документы в дела формируют по номинальному, авторскому и хронологическому признакам (Приказы директора швейной фабрики № 3 Московского городского совнархоза на 1959 г.).  

Чем шире сочетание признаков при группировке документов в дела, тем легче, результативнее вся последующая работа с документами и в делопроизводстве, и в архиве.  

Обязательность применения признаков заведения дел. Чтобы закончить изложение вопроса о признаках заведения дел, остановимся кратко на наиболее важных ошибках, встречающихся при первичной группировке документов.  

Но смысл этих надписей, конечно, один и тот же. Владельцы подобных папок в результате незнания, а иногда в поисках легкой жизни отказались от правильного формирования дел. А правильная первичная группировка документов, как и другая работа, требует труда, добросовестности и некоторых знаний.  

В названиях дел следует отражать все признаки, которые можно применить при группировке документов. Названия дел, указанные в номенклатуре, должны облегчать не только группировку документов в дела, но и разыскание и использование документов и в делопроизводстве, и в архиве.  

Формулируя названия дел в номенклатуре, не следует забывать об экспертном признаке, о группировке документов по срокам хранения.  

Другой недостаток-неумение правильно формулировать и редактировать названия дел. Часто признаки заведения дел в их названиях отражают неправильно и непоследовательно (примеры приведены выше). Названия дел типа разная переписка в номенклатурах недопустимы. Не всегда учитывают в названиях дел и группировку документов по срокам хранения (экспертный признак).  

ПЕРВИЧНАЯ ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой.  

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.  

Группировка документов производится в сводных группиро-вочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.  

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов . Группировка документов вдела проводится согласно отметкам исполнителей на документах в дело №..., дата и подпись исполнителя - в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.  

В качестве признаков, по которым документы группируют на карточках, применяются признаки первичной группировки документов в дела (признаки ведения дел). На одной карточке может быть зарегистрирована переписка с одним определенным корреспондентом (этот признак применяют особенно часто), документы одного содержания, одной разновидности, за опредлен-ный период времени одного автора или по нескольким из указанных признаков. N  

Первичная группировка документов в дела признаки заведения дел. История делопроизводства показывает, что уже в далеком прошлом, в XVI-XVIIbb., в учреждениях Московского государства документы подвергались первичной группировке. Основными комплексами документов были так называемые дела. Подобные-первичные комплексы встречаются и в наши дни (судебные, личные и другие дела).  

Весьма важным признаком первичной группировки документов оказался срок их хранения - пбстоянный или временный. Этот признак называют экспертным,  

Практика делопроизводства подсказала решение и этой задачи путем использования для группировки документов так называемых регистраторов (в последнее время их выпускают в Риге). Они представляют собою папку из твердого картона. Папка снабжена специальным устройством (замком) для брошировки докуметнов, позволяющим без затруднений помещать в регистратор и изымать из него документы. Внутри регистратора имеются прокладки, которыми и группируют корреспонденцию по предметно-вопросному признаку.  

Основным документом, определяющим формированием дел, служит так называемая номенклатура дел1. Она представляет систематический перечень названий дел, которые предполагается завести в предстоящем году. Поскольку номенклатура дел составляется на дела, которые еще предстоит завести, ее можно рассматривать как своеобразный план группировки документов в дела.  

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу . Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

● дежурствах;

● краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила , утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме на работу;

● трудовой договор;

● договор о материальной ответственности (при его наличии);

● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

● дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

● аттестационные листы;

● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по месту жительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Е.А. Кошелева,
архивист

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизвод-ства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непо-средственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требова-ния:

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома). Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы распо-лагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том , о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

· уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

· приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

· приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

· поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

· утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

· документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

· лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

· предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

· переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия.

Оформление дел