Состав организационно распорядительной документации. Руководство по оформлению организационных документов
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Можно выделить следующие основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
5) коммерческие документы (контракты, договоры);
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
6) принятие решения (подписание документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.
Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением , в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.
Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.
Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:
Наименование учреждения;
Наименование структурного подразделения;
Название вида документа (инструкция);
Гриф утверждения;
Место издания;
Заголовок;
Подпись.
Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).
По основной деятельности приказы издаются при:
Создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;
Утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
Введение новых стандартов;
Изменении графика работы предприятия и т. д.;
По личному составу – при:
Назначении работников на должность;
При освобождении от должности;
При перемещении по службе;
Поощрениях или взысканиях;
Уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.
Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:
Название вида документа (ПРИКАЗ);
Дату (датой приказа является дата его подписания);
Порядковый номер приказа;
Место издания приказа;
Индекс документа;
Заголовок к тексту;
Подпись руководителя;
Отметку о согласовании;
Фамилию и номер телефона исполнителя;
Распоряжения заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ , может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.
Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.
Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.
Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.
Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.
Аналогично оформляются решения и распоряжения.
Образец оформления приказа по основной деятельности:
Образец оформления приказа по личному составу :
Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.
Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);
2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
3) наименование организации;
4) название вида документа;
5) дату и номер документа;
6) место издания;
7) заголовок к тексту;
8) подпись;
Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.
Введение……………………………………………………………………………….…3
1 Организационно-распорядительная документация………………………….…… 4
1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы…………….…….. 4
1.2 Состав реквизитов документов………………………………………………….…5
2. Основные документы управления (ОРД) и их составление……………………….6
2.1 Организационные документы…………………………………………………..….6
2.2 Распорядительные документы………………………………………………..……8
2.2.1 Стадии подготовки распорядительного документа……………………………10
Заключение……………………………………………………………………………..13
Список использованных источников…………………………………………………14
Приложения…………………………………………………………………………….15
ВВЕДЕНИЕ
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени.
Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
В данной работе рассмотрены документы, связанные с управленческой деятельностью, а именно организационно – распорядительные документы (ОРД), их составление и оформление.
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы. Права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.К ним относятся: уставы, положения, договор учредителей, инструкции, правила, штатные расписания. Распорядительные документы носят административный характер и должны строго соответствовать закону. К распорядительным документам: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы
Существуют единые требования к оформлению документов управления, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 и применяемые независимо от того:
Государственное предприятие или негосударственное;
Как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии);
Каким видом деятельности занимается предприятие.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
Качественное и своевременное составление и исполнение документов;
Юридическую силу документов;
Организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.
1.2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Российской Федерации;
2 - герб субъекта Российской Федерации;
3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 - код организации;
5 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7 - код формы документа;
8 - наименование организации;
9 - справочные данные об организации;
10- наименование вида документа;
11- дата документа;
12- регистрационный номер документа;
14- место составления или издания документа;
15- адресат;
16- гриф утверждения документа;
17-резолюция;
18- заголовок к тексту;
19- отметка о контроле;
20- текст документа;
21- отметка о наличии приложения;
22- подпись;
23- гриф согласования документа;
24- визы согласования документа;
25- оттиск печати;
26- отметка о заверении копии;
27- отметка об исполнителе;
28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29- отметка о поступлении документа в организацию;
30- идентификатор электронной копии документа.
2. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ (ОРД) И ИХ СОСТОВЛЕНИЕ
2.1 Организационные документы
Устав ООО - учредительный документ, который необходим при регистрации ООО и его открытии. От устава ООО во многом зависит правовая регламентация взаимоотношений Общества с участниками, а также отношений участников между собой.
Устав ООО должен быть оформлен в соответствии с п.2 ст.12 закона РФ «Об ООО». Т.е. должен содержать:
Полное и сокращенное фирменное наименование общества;
Сведения о месте нахождения общества;
Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
Сведения о размере уставного капитала общества;
Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
Права и обязанности участников общества;
Сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
Сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
Сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
Устав общества может также содержать иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.
Этот документ является обязательным для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).
Существует много способов написания устава ООО. Наиболее распространенным является способ, когда из соответствующего Закона автор убирает всё на его взгляд лишнее. Т.о. устав ООО будет повторять структуру Закона. Устав ООО для предприятия из одного участника будет несколько отличаться от устава ООО с двумя или более Участниками.
Положение - 1)правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.
В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.
Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка).
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.
С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.
Различаются несколько видов распорядительных документов, а именно:
Постановление
Решение
Распоряжение
Указание
Наиболее часто используемыми в управленческой практике являются два вида документа: приказ и распоряжение. Эти документы создаются в организациях, действующих на основе единоначалия, т.е. в них вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу. Различия между приказом и распоряжением нередко оказываются стертыми, в организациях в одних и тех же случаях могут издаваться и приказы, и распоряжения.
Приказ - это правовой акт , издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке - бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.
Приказы по организационным вопросам;
Приказы по основной деятельности;
Административно-хозяйственным вопросам;
Личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении организационной структуры и штатного расписания организации, в целях утверждения и введения в действие различных организационно-методических, плановых и отчетных документов.
Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления, а также в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.
Основные группы приказов по основной деятельности предприятия:
Установление режима работы и внесение изменений в него;
Финансирование деятельности;
Материально-техническое обеспечение;
Информационное и документационное обеспечение;
Другие приказы в зависимости от специфики деятельности организации.
Основные группы приказов по административно-хозяйственным вопросам:
Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатация зданий, помещений;
Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
Приказы о кадровых перемещениях в организации являются приказами по личному составу. Основные группы приказов по личному составу:
Оформление приема на работу работника;
Перевода на другую работу работника;
Увольнение работника;
Оформление поощрений работников;
Наложение взысканий на работников;
Установление надбавок к окладам;
Предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
Предоставление отпусков по уходу за ребенком;
Изменение фамилии, имени, отчества;
Проведение аттестации персонала;
Повышение классности (разряда) работника;
Расследование несчастных случаев с работниками;
Направление в загранкомандировки;
Направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
Прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).
Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника. Приказ по личному составу доводится до сведения сотрудника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.
Процедура издания приказов включает:
Инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения);
Сбор и анализ информации по вопросу;
Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование проекта документа;
Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение;
Подписание документа;
Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Вначале создается проект документа. Он готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов (в последних двух случаях вопрос об издании приказа предварительно обсуждается с руководителем организации). Созданию проекта приказа предшествует большая подготовительная работа, заключающаяся в тщательном и всестороннем изучении вопросов, требующих разрешения.
Прежде всего необходимо изучить законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному вопросу, чтобы содержащиеся в приказах поручения соответствовали действующему законодательству. Также предполагаемые действия по осуществлению решений приказа должны обеспечиваться достаточными материально-техническими и финансовыми средствами.
Если проект приказа должен быть согласован с ведущими специалистами, он оформляется на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова «Проект». Текст проекта документа должен составляется как окончательный документ и содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата», «регистрационный номер документа», «место издания», «заголовок к тексту», «текст», «подпись», «визы согласования».
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (о назначении…, об утверждении…, об итогах…, о мерах…; например: о создании аттестационной комиссии).
Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть вводит в существо рассматриваемого вопроса, в ней объясняется необходимость создания приказа. Разновидности констатирующей части выделяются в зависимости от того, что служит обоснованием распорядительной части документа.
В качестве обоснования могут выступать:
Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа, их оценка.
Наиболее употребительные слова и словосочетания в этой части документа: в соответствии с постановлением, решением и т.д.; во исполнение постановления, решения, приказа, распоряжения и т.д.; в связи с возможностью, необходимостью, началом, отказом и т.д.; в целях улучшения, экономии, ограничения, увеличения и т.д.
В случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными, констатирующая часть в приказ не включается.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца, в конце слова ставится двоеточие. Если в распорядительной части указываются различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый из них начинается с красной строки.
Пункты распорядительной части могут содержать конкретные поручения или положения организационного характера, включая следующую информацию:
Наименование должностей, фамилию, инициалы исполнителя(ей) в дательном падеже. Исполнителя можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.
Поручение, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.).
Срок выполнения поручения, приводящийся либо в каждом пункте, либо отдельным пунктом для всех предписываемых действий.
Таким образом, общая структурная схема пунктов распорядительно части выглядит следующим образом: кому? что сделать? к какому сроку? (например: Руководителю первого отдела А.А. Иванову разработать должностные инструкции к 25.05.2015).
При наличии промежуточных сроков выполнения поручения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения, например :
Срок исполнения не указывают, если поручения носят постоянных характер. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.
Если предписываемые действия носят организованный характер, они формулируются следующим образом:
Если проект приказа отменяет в какой-либо части ранее изданные документы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте документа они перечисляются, например:
В последнем пункте приказа - о контроле - указываются должностные лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:
При большом объеме информации в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, дополнительная же информация (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) оформляется в приложениях. В этом случае в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:
На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или отдельному пункту документа относится приложение:
Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.
После подготовки проекта документа он должен быть согласован. Согласование может быть внутренним или внешним (внешнее согласование оформляется на отдельном листе - листе согласования).
Внутреннее согласование (или визирование) производится с ответственными лицами или заинтересованными работниками (так, соответствие приказа действующему законодательству согласовывается с юристом, финансовые вопросы - с бухгалтерией). Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом или распоряжением, соответствие проекта документа законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Визы согласования включают наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если замечания и дополнения незначительны, они вносятся непосредственно в проект приказа и помещаются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра документа (кроме виз на обороте последнего листа документа могут указываться сведения о его исполнителе, а также отметка о рассылке). Если замечания и дополнения носят серьезный и принципиальный характер, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом при визировании делается отметка: замечания прилагаются.
Разработчики документа могут согласится с замечаниями и доработать проект, но имеет право и отказаться от них. В последнем случае разработчики проекта при представлении окончательного варианта документа на рассмотрение руководителю обязаны приложить к нему все замечания, полученные в ходе согласования документа. В случае согласия руководителя с высказанными замечаниями составить документа обязан изменить текст с учетом мнения руководителя. Руководитель организации при принятии окончательного решения имеет право выразить также и свою собственную точку зрения.
После выполнения процедуры согласования осуществляются окончательное оформление документа на бланке учреждения и подписание его руководством. Приказы подписываются руководителем организации или, в случае длительного отсутствия руководителя, лицом, исполняющим его обязанности. Соответственно подпись может быть оформлена одним из следующих способов:
После подписания приказы регистрируются работником службы делопроизводства отдельно от других документов (регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года), при регистрации проставляется дата (таким образом, датой приказа считается дата его подписания). С этого момента приказ вступает в силу (рис. 5.1.).
Рис. 5.1. Образец оформления приказа.
После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводится в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отсчитывается от даты подписания документа.
Выписка из приказа составляется в том случае, если ответственному за исполнение одного из пунктов распорядительной части необходим соответствующий текст. Выписка оформляется на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ. Распорядительная часть основного текста приказа содержит лишь тот пункт, который необходим исполнителю для работы с документом (рис. 5.2.).
Рис. 5.2. Образец оформления выписки из приказа.
Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов.
Решение важнейших вопросов организации отражается в постановлениях.
Постановление - это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Образец оформления постановления.
Решение - распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа (рис. 5.4.).
Рис. 5.4. Образец оформления решения.
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.
Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения - по более частным.
Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия - «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.
Распоряжение оформляется на бланке предприятия и подписывается директором или его заместителем (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Образец оформления распоряжения.
Указание - это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.
В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений (рис. 5.6.).
Рис. 5.6. Образец оформления указания.
Главный реквизит документа - это текст. В тексте содержится основная информация документа, и для более удобного его восприятия в делопроизводстве сложились общие универсальные принципы составления организационно-распорядительных документов:
достоверность и объективность излагаемой информации, в противном случае документ теряет собственное назначение;
максимальная краткость изложения - навык составления удобных для зрительного восприятия документов приходит не сразу; следует помнить, что лаконичность - это форма выражения управленческой культуры;
ясность и исключение двоякого понимания - однозначное понимание текста обеспечивает быстрое и точное выполнение требований управленческого документа;
грамотность и культура оформления - это правило имеет не только общепринятый смысл (грамматика, синтаксис, орфография), «культура документа» заключается так же в том, что он демонстрирует профессионализм автора и уважение к труду исполнителей документа.
Большинство управленческих документов возникают в результате кропотливого труда достаточно большого числа людей. Для разработки отдельных документов привлекаются группы специалистов, которые работают над отдельными частями документа, постоянно согласовывая свои выводы и предложения. Таким образом, до момента приобретения юридической силы в течение определенного отрезка времени документ имеет форму проекта. Документ возникает, как правило, в результате прохождения ряда стадий создания проекта. Выделяют наиболее общие стадии создания проекта документа:
Уяснения цели создания документа. Любая проблемная ситуация в деятельности ОВД требует разрешения и в большинстве случаев - проявления властно-распорядительных полномочий руководителя. При возникновении проблемной ситуации от руководителя требуется установить ее причины и выбрать способы решения. Обычно можно выбрать несколько путей решения проблемы, один из них - административно-командный, - посредством издания распорядительных документов.
Следует иметь в виду, что деятельность любого подразделения ОВД регулируется системой организационно-распорядительных документов, которые устанавливают действующую систему правил и норм. Если эта система дала сбой, то новый документ должен его устранить, точней ликвидировать причины сбоя. Причины нарушения могут быть различными. Поэтому выбор цели создания нового управленческого документа - это выбор оптимального способа решения проблемы, а соответственно и выбор вида издаваемого документа. В отдельных случаях уяснение причин проблемы снимает необходимость издания новых документов - это лучший способ сокращения документооборота.
По отношению к процессу оформления документа на стадии уяснения цели происходит выбор вида документа (реквизит «наименование») и выбор его наиболее общего содержания (реквизит «название документа»).
2. Сбор информации по существу проблемы. Для разработки проекта документа руководитель выбирает специалиста - исполнителя документа. Для него заполняется реквизит «резолюция», где руководитель в краткой форме дает свои предложения, указания. Другой реквизит «отметка о контроле» устанавливает срок подготовки проекта документа. Задача исполнителя собрать необходимую информацию для разработки проекта документа. В качестве информации могут использоваться ранее принятые распорядительные акты по аналогичному вопросу, подбираются дополнительные информационно-справочные материалы, направляются запросы в другие учреждения, организации.
То есть, на этой стадии разработки проекта собираются и оформляются необходимые информационно-справочные документы, которые раскрывают фактическое состояние дел по проблемному вопросу.
3. Составление текста документа. Это наиболее ответственный этап разработки проекта, т.к. точность и однозначность текста определяют правильность и своевременность исполнения утвержденного документа. Содержание текста зависит от выбора вида разрабатываемого документа. Распорядительные документы требуют ясного и краткого изложения констатирующей части и обоснованного, последовательного раскрытия распорядительной части.
От разработчика проекта текста требуется четкое соблюдение норм официального, делового стиля документа. Навык соблюдения официального стиля приходит не сразу. У начинающих сотрудников ОВД, как правило, возникает потребность обращения к аналогичным текстам, такие образцы документов могут служить хорошим примером (если их составитель строго следовал нормам и правилам).
Таким образом, на этой стадии разработки проекта полностью должен быть оформлен реквизит «текст документа». Учитывая объем и сложность отдельных текстов целесообразно на этой стадии привлекать специалиста-редактора для проверки и исправления текста.
- 4. Согласование проекта документа. На этой стадии документ должен приобрести законченный вид, т.е. соответствовать формуляру, за исключением реквизитов, придающих ему юридическую силу. Согласование необходимо для уточнения положений, содержащихся в распорядительной части документа. Исполнитель документа согласует предлагаемые меры с должностными лицами, от которых зависит их выполнение. Этот этап разработки проекта отражается в реквизитах «гриф согласования», либо «виза согласования». Замечания и предложения, возникшие в процессе согласования, могут оформляться приложением к проекту документа. Прохождение согласования документа значительно упрощает процедуру утверждения.
- 5. Подписание, утверждение документа. На этом этапе заполняются все реквизиты, придающие документу его юридическую силу и позволяющие его идентифицировать. Утвержденный документ свидетельствует о сроке и качестве исполнения документа, инициировавшего разработку проекта. На инициативном документе руководитель указывает реквизит «Отметка об исполнении и списании в дело». Инициативный документ подшивается (списывается) в дело вместе с собранными информационно-справочными документами. Вновь изданный документ после регистрации в службе ДОУ рассылается его исполнителям с резолюцией руководителя и контрольным сроком для исполнения.
Перечисленные стадии составления организационно-распорядительных документов - это общая схема, которая дает представление о последовательности оформления реквизитов документа, в том числе основного реквизита - текста. Предложенная схема соответствует Правилам подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарата МВД России, утвержденным приказом МВД России № 642-97г.
Документы, поступающие в текущее делопроизводство от других учреждений и создаваемые в учреждении, являются средством официального общения. Передаваемая в официальном документе информация должна нести в себе основную императивную функцию - побудить адресата к определенным действиям. Правильному восприятию предаваемой информации способствует стандартизация формы информации и унификация отдельных ее элементов.
Таким образом, принципы стандартизации и унификации обеспечивают не только организующее начало делопроизводства, но также - передачу однотипных управляющих воздействий посредством организационно-распорядительной документации. И важную роль в этом имеет понятие культура документа, которая включает в себя:
во-первых, - соблюдение правил лексики, орфографии, морфологии;
во-вторых, - соблюдение правил композиции текста, т.е. принятой унифицированной структуры текста для ряда организационно-распорядительных документов;
в третьих, - аккуратное воспроизведение всех необходимых реквизитов;
в-четвертых, соблюдение соответствия между содержанием и целью документа.
Правила официальной лексики определяют смысловое выражение текста. В документах следует избегать, а в необходимых случаях пояснять профессиональные термины (например, в договорах - форс-мажорные обстоятельства), так же как и иностранных слов (кроме общепринятых). Недопустима тавтология - совпадение содержания рядом стоящих слов (свободная вакансия, май месяц и т.п.). В официальной лексике существуют нормы сочетания слов: приказ издается (не утверждается); выговор объявляется (не выносится); вакансия замещается (не подбирается) и т.п.
Правила орфографии, помимо общепринятых в русском языке, для официальных документов должны точно передавать написание наименований учреждений (в соответствии с учредительным документом), должностей, воинских и специальных званий, географических названий. Графические сокращения применяются в их общепринятой форме: почтовые (р-н; г.; обл. и пр.), единиц измерения (кг; мм; млн и пр.), текстовые (т.д.; др.; с.г. и пр.), для должностей и ученых степеней (проф.; к.т.н. и пр.). В документах допускается применение аббревиатур в том случае, если они являются общепринятыми (например: НИИ, ГОСТ, сельхозпродукт и др.), либо если в учредительном документе организации приводится его название в виде аббревиатуры (например: МВД России, Росархив и др.).
Правила морфологии устанавливают сочетаемость слов принятых к употреблению в официальном стиле. В документах встречается неправильное сочетание причинных предлогов: согласно (чему?) приказу (не правильно - согласно приказа). Предлог «ввиду» всегда указывает на событие ожидаемое в будущем (например, ввиду предстоящей реорганизации) и поэтому неправильно его употреблять по отношению к событиям уже состоявшимся (например, ввиду отсутствия средств…). В управленческих документах встречаются обороты речи, в которых следует правильно употреблять близкие по значению слова: идентичный (чему-либо) - сходный (с чем-либо); основываться (на чем-либо) - обосновывать (чем-либо); обращать внимание (на что-либо) - уделять внимание (чему-либо); уплатить (за что-либо) - оплатить (что-либо) и другие. Вопросы могут возникать при склонении сложных слов: …доставлены плащ-палатки (плащи-палатки); …доклад генерал-лейтенанта (генерала-лейтенанта); …недостача платья-костюмов (платьев-костюмов) и т.п.
Композиция большинства документов в деятельности ОВД является стандартной, повторяющейся в однотипных документах. Здесь мы не рассматриваем композиции (внутреннюю структуру) так называемых процессуальных документов - составляемых по уголовным делам, по фактам административных правонарушений, - для них действуют другие нормы и правила. В общем делопроизводстве рассматриваются организационные, распорядительные и информационно-справочные документы управления. Они имеет, обычно, стандартную композицию, которой следует придерживаться. Например, структура текста Положения содержит, как правило, семь разделов:
общие положения - содержат наименование организации, подчиненность, указание сферы деятельности и некоторые другие сведения;
цели и задачи - раскрывают основную направленность и содержательную сторону деятельности организации;
функции - перечисляют основное предназначение организации;
права и обязанности - раскрываются по отношению ко всем организационным структурам организации;
руководство - раздел отражает порядок назначения руководителя, его отстранения от должности, порядок назначения первых заместителей руководителя, их область компетенции;
взаимоотношения - раздел устанавливает основные служебные связи между структурными подразделениями;
финансирование и материально-техническое обеспечение - указываются источники финансирования, права на внебюджетное финансирование и некоторые другие вопросы.
Для Протокола принята так же стандартная композиция (структура), которая не делится на разделы, но выражается в логической последовательности содержания:
численный состав коллегиального органа и количество присутствующих на очередном заседании;
повестка дня может содержать один и более вопросов принятых для обсуждения на очередном заседании;
основные доклады, содоклады, прения излагаются в их последовательности в развернутой, конспективной, либо тезисной форме;
принятое решение отделяется от выступлений словом «ПОСТАНОВИЛИ» и ниже по пунктам излагается решение коллегиального органа по обсуждаемому вопросу повестки дня.
Самым многофункциональным в деятельности ОВД является рапорт. Посредством этого документа решаются самые разные задачи. Как правило, рапорт сотрудника ОВД так же имеет стандартную структуру:
вводная часть, в которой излагаются причины, основания подачи рапорта;
результирующая часть, где сотрудник ОВД излагает сущность своего обращения по команде.
Общим требованием к рапорту является лаконичность, т.е. максимальная краткость изложения. По этой причине все чаще находит применение обратный порядок изложения содержания: вначале - сущность рапорта; далее - обоснование обращения к начальнику. Такая композиция более удобна для быстрого ознакомления с большими массивами подобных документов и проведения их сортировки в службах ДОУ по проблемно-вопросному признаку рапорта.
Тема: Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Тип: Контрольная работа | Размер: 20.56K | Скачано: 91 | Добавлен 02.03.11 в 17:56 | Рейтинг: +5 | Еще Контрольные работы
Вуз: ВЗФЭИ
Год и город: Челябинск 2009
ВВЕДЕНИЕ 3
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 4
1. Составление и оформление организационных документов 4
2. Составление и оформление распорядительных документов 9
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 17
ПРИЛОЖЕНИЕ 18
ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.
Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы. Каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).
Целью работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о видах организационно-распорядительных документов, применяемых в управленческой деятельности.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1. Составление и оформление организационных документов
Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.
Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.
Текст устава состоит из разделов:
Общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);
Организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
Регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
Финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);
Отчетная и ревизионная деятельность;
Порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти.
Уставы общественных организаций по делам организации.
Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).
Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.
Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.
Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
Инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
Должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).
Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.
Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.
Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.
Разделы инструкции могут иметь и другие названия.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.
Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.
Если инструкция предусматривает введение в практику документа формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.
Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.
Положения бывают:
Индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;
Типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.
Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.
Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.
Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности.
Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия.
Все изменения вносят приказом директора.
2. Составление и оформление распорядительных документов
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.
Схема подготовки распорядительных документов:
Всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа;
Согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);
Обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказ - это основной распорядительный документ (прил.1)
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.
Подготовка проекта приказ включает следующие стадии:
Изучение сущности вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);
Подготовка текста документа;
согласование текста;
Подписание приказа;
Доведение до сведения исполнителей.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.
Распорядительные пункты строго последовательно по схеме:
Исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);
Действие;
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.
Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.
Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителем структурного подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителей руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.
Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.
Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.
Можно делать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.
Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.
Приказы оформляются на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа - ПРИКАЗ.
Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.
Выписка из приказа - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели она есть).
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п.
Распоряжение оформляют на бланках А4.
Проект расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.
Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица.
Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).
В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях», «В соответствии…»
Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме:
Исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения.
В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или на листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.
Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждения плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления рекомендательного характера («ПРЕДЛОЖИТЬ», «РЕКОМЕНДОВАТЬ»).
В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.
Постановление печатают на бланках формата А4.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.
Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего орган, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.
Решение оформляют на бланках формата А4.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.
Носителем информации выступает документ на различных основах.
Рост объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.
В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название - служба управления информационно-документационными ресурсами. В документоведческой литературе России об этом впервые стал писать директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин.
Как известно, в любой организации выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое - "прямое" управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.
Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации.
Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки. Ведь кроме всего прочего, реальные системы документационного обеспечения управления в организациях зависят от статуса, масштабов работы, объема прав и полномочий и личности ее руководителя и всей системы руководства в целом. Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всего возлагаются на руководство офиса, а в крупных - являются самостоятельной функциональной областью, но в обоих случаях одни и те же операции должны документироваться одинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.
Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ, но при этом можно отметить следующую тенденцию - чем крупнее фирма, тем в большей мере виды деятельности, связанные с организацией информационных взаимосвязей и документационным обеспечением аппарата управления, выделены в самостоятельные службы.
Проблема развития видов документов в управленческой деятельности представляется сегодня одной из самых главных.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
- Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.
- Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.
- Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
- Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1988.
- Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.
- Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.
- Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
- Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 - 144с.
Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно , а нам приятно ).
Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.
Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.
Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.
Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.
Загрузка...
