Регистрационная карточка документа сэд евфрат документооборот. Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

Ведение.................................................................................................................................2

1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот»......3

2 Область применения и приемущества............................................................................4

3 Заключение......................................................................................................................11

4 Список используемой литературы................................................................................12

Введение

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Приведенное выше определение охватывает информационные системы всех видов, в частности фактографические системы, которые основаны на технологиях баз данных и оперируют структурированными данными, системы текстового поиска, оперирующие документами на естественных языках, глобальную гипермедийную информационную систему Web и др. По этой причине в определении используется обобщенный термин информационные ресурсы. Частными его случаями являются данные для систем баз данных, документы для систем текстового поиска, HTML-страницы или ХМL-документы для Web и т.д. Информационные системы различных видов, широко применяются в современных офисах. Бухгалтер или делопроизводитель, менеджер или работник кадровой службы - у каждого из них может быть своя информационная система, которая поможет оптимимзировать трудовой процесс в целом и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционирут в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Ефрат».

1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот».

Разработчик: Cognitive Technolodies

Адрес в Интернет: http://www.cognitive.ru/products/euphrates/

Размер: 30-50 Мбайт (версия 2000)

Платформы: Win9x, Win2K/XP

Статус: Commercial

Цена: 200 долл. (SOHO). 200долл. (Office)

«ЕВФРАТ-Документооборот» - первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки

Отлаженность и стабильность работы

Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)

Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге

Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения

Низкая стоимость владения системой

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:

Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования

(«Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);

Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия

Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных

рабочих мест под требования заказчика.

2 Область применения и приемущества.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

проектирование типовых маршрутов движения документов.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

криптографического шифрования;

протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» ;

отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

создание единого пространства управления распределенной структурой;

сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;

«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;

«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших

производственных ресурсов:

организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» как сервиса;

экспорт и импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

администрирование хранилища форм документов.

Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных. «ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики. Одним из приемуществ являются минимальные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот» , необходимые для ее нормального функционирования:

Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;

256 Mb оперативной памяти;

от 180 Mb свободного дискового пространства;

Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;

Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.

Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:

Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;

1 Gb оперативной памяти;

15 Gb свободного дискового пространства;

Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;

Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;

Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

Рабочее место пользователя в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» организовано так, что вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется сотрудникам в главном окне при загрузке системы. Подобный бизнес-ориентированный интерфейс обеспечивает удобную навигацию по документам и поручениям и позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций. В системе реализована структура пользовательских и общих папок. Общие папки - номенклатура дел организации - настраиваются администратором системы или пользователем, имеющим права администратора документооборота. Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте пользователя и позволяют обеспечить сотрудникам удобную работу с необходимой им информацией. Электронный документ в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой совокупность карточки (формы) с описывающими документ реквизитами, прикреплённых файлов, связок с другими документами и контрольной информации. Система позволяет регистрировать новые документы, изменять и удалять существующие. При регистрации документов ведётся контроль заполнения полей регистрационной карточки и автоматический контроль дублирования документов. Регистрировать новые документы можно также на основе существующих, что сокращает время регистрации однотипных документов.
В системе имеется возможность задавать маршрут прохождения документа среди исполнителей и согласующих. Сотрудник может выбрать типовой маршрут из списка заранее созданных или составить новый маршрут, указав для него необходимые условия и его участников. При этом поддерживается параллельна

(имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение задани друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Проектирование типовых маршрутов в системе осуществляется с помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов». В рамках маршрута сотрудники могут давать подпоручения коллегам, подчиненным.

Особое место в любой информационной системе занимает контроль. И так, в «ЕВФРАТе» удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений). При этом реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволяет сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ, когда система не запущена.Сотрудники, получая уведомления и напоминания о сроках выполнения поставленных перед ними задач, могут оптимально спланировать свой рабочий день, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Автоматическая отправка контролеру и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков позволяет рассчитывать время на выполнение того или иного задания. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения". Это упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и как процесс обработки документа проходил до текущего момента.В системе реализована функция автоматизации процесса приема поручения на исполнение. Сотруднику, при поступлении нового задания, в специальном окне программы необходимо принять или отказаться от исполнения, при этом есть возможность оставить комментарий или указать причину отказа. После этого происходит отсылка соответствующего уведомления лицу, выдавшему задание. Таким образом, становится понятно, получил или нет сотрудник задание, началась ли работа по

документу, и если нет, то по какой причине произошел отказ. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность отправки промежуточного и окончательного отчета по поручениям контролеру, который при необходимости может отправить документ на доработку. С помощью специального поиска по контрольным заданиям и документам есть возможность найти задания и поручения, отвечающие определенным условиям, по времени, по определенным сотрудникам, видам документа и т.д. Возможность использовать в системе электронную цифровую подпись (ЭЦП) позволяет согласовывать и утверждать документы на должном уровне безопасности, так как ЭЦП позволяет заменить печать и подпись, гарантируя авторство документа после его подписания. Пользователи системы «ЕВФРАТ-Документооборот» могут вести переписку между собой при помощи встроенной почтовой службы. Сотрудники организации могут рассылать документы другим пользователям системы. Также в системе реализована возможность отправки зарегистрированных документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ. Средствами системы «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществляется мгновенный поиск документов и поручений в больших архивах информации по их содержанию и любой комбинации реквизитов с использованием встроенной технологии морфологического анализа русскоязычного текста. При формировании поискового запроса пользователи задают перечень и интервалы значений реквизитов. Кроме того, возможен поиск по форме документа, для этого необходимо заполнить на ней нужные поля информацией из искомого документа. В расширенном поиске предусмотрена возможность гибкого задания условий для поиска. В частности, пользователь может задавать сложные запросы с использованием логических условий. Часто повторяемые запросы можно сохранять и использовать при следующем поиске.
Встроенный в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» генератор отчётов предоставляет возможность построения различных аналитических отчётов и журналов. Пользователи могут формировать отчёты и журналы как по всей базе документов, так и по отдельной выборке, что позволяет анализировать работу по различным сферам деятельности. При построении отчетов доступны данные о ходе

исполнения каждого поручения и подпоручения. Для отслеживания результатов работы по выданным заданиям в системе предусмотрено построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений.
Возможность использования диаграмм при построении отчётов делает их более наглядными и прозрачными. Отчеты могут быть экспортированы в форматы DOC, RTF, HTML, XLS. Все сформированные отчёты можно распечатать непосредственно из окна просмотра отчётов или уже из экспортированных файлов. Важной характеристикой системы электронного документооборота является обеспечение безопасности работы. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает всеми необходимыми средствами для достижения должного уровня безопасности. Благодаря парольной идентификации каждого пользователя исключен несанкционированный доступ посторонних лиц. Механизм распределения прав доступа на документы и на действия с ними позволяет ограничить доступ к документам в соответствии с должностными компетенциями пользователей и, тем самым, обезопасить документы. Отличительной особенностью системы является наличие встроенного модуля «Монитор безопасности», который позволяет в режиме реального времени следить за действиями пользователей, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации. Кроме того, в системе предусмотрены временные права, на тот случай, если возникнет необходимость привлечь сотрудника к работе по документу, доступа к которому у него нет. При этом сотрудник получает полномочия для работы только с этим документом, и по окончании работы автоматически лишается их.

Заключение

«ЕВФРАТ» способен обрабатывать приактически все существующие форматы документов: тексты (в форматах DOC, XLS, HTML, RTF, PPT, WRI, TXT /ASCII, ANSI, KOI-8/), таблицы, картинки (в форматах TIF, PCX, JPG, BMP, GIF и др.), графики, страницы Интернет, звуковые и видеофайлы и т.п. Плюс к этому: «ЕВФРАТ» не просто создает на вашем коомпьютере «виртуальный архив», но и добросовестно индексирует содержимое всех документов. Таким образом данную информационную систему можно применять и в качестве поисковика, с помощью которого можно за считаные секунды найти любой документ по ключевому слову или словосочетанию.

Наряду с виртуальными папками в «ЕВФРАТе» можно сосздавать и индексировать так называемые «папки-образы». Если на компьютере имеются основные папки, в которых чаще всего сохраняется документация, или любимые страницы Интернет, можно создать ее «образ» в ЕВФРАТе. Программа будет сама следить за обновлением содержимого этих папок, добрососвестно индексируя все изменения в них. И в любой момент можно будет найти нужный файл всего за пару секунд. «ЕВФРАТ» способен сохранять каждый запрос на поиск того или иного документа и результаты этого поиска в виде отдельного файла. И в дальнейшем, если понадобится повторить поиск, будет достаточно одного щелчка мышки по ярлыку сохраненного запроса.

«ЕВФРАТ» выпускается в нескольких модификациях: самый простой вариант, @HOME, способен обрабатывать массив до 50 тыс. документов. Профессиональный же вариант Server позволяет обрабатывать документы во всей локальной сети и включает в себя специальные средства для групповой работы.

Таким образом, информационная система «ЕВФРАТ-Документооборот» является практичной, простой в обращении, с минимальными требованиями и демократичной ценой. Именно благодаря этим качествам она получила широкое распространение.

Список используемой литературы

1Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

2 Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер - Пресс, 2001, №10, с. 58-62.

Предыдущие наши публикации были посвящены преимуществам, которые способна принести такая система как отдельным сотрудникам и всей компании в целом. Также мы рассмотрели ключевые параметры , которые позволят остановиться на наиболее подходящем вашей фирме варианте. В данной статье мы предлагаем вам обзор популярных решений СЭД.

Опираясь на собственный опыт в делопроизводстве, могу уверенно сформулировать следующий вывод о том, что выбор первоначально стоит обратить на основные системы документооборота:

Евфрат-Документооборот. Расширенный список автоматизированных процессов обеспечивает весьма высокую функциональность системы, что позволяет использовать ее не только в малых компаниях, но и в достаточно крупных организациях, с любой формой собственности, в целях обеспечения качественного электронного оборота документации.

Легко справляется с основными задачами традиционного делопроизводства и документооборота. В частности позволяет осуществлять контроль над исполнительной дисциплиной, налоговый и бухгалтерский учет, организует взаимодействие по работе с различными документами, имеется функция «быстрый поиск», для сканирования и распознавания созданы специальные встроенные средства, автоматизирует регистрацию входящей и исходящей документации, формирует журналы и отчеты по работе организации. Кроме того есть функция электронного архива, что значительно упрощает и ускоряет работу офиса. Система позволит наладить работу, как небольшой структуры (канцелярия, отдел), так и в целом всей организации. Разработанная подсистема удаленных серверов и их взаимодействия позволит осуществлять работу не только в локальном офисе, но и в филиалах при их наличии.

С пользовательской точки зрения стоит отметить простую и удобную настройку программного обеспечения с легко воспринимаемым и понятным интерфейсом.

Фирмы, имеющие слабую IT-службу, так же вполне могут воспользоваться системой Евфрат. Она может быть как в виде «коробочного» готового решения, так и спроектирована под отдельного заказчика, что является несомненным плюсом. Те кто не уверен в способностях системы, могут ограничиться пробной демо-версией E1 Евфрат. Эта система предназначена для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для любых типов и видов организаций. Программа "Е1 Евфрат" абсолютно бесплатна и доступна к скачиванию.

DocsVision - система для автоматизации процессов, область применения не зависит от размера и вида компании, а потому, безусловно, заслуживает внимания. Позволяет осуществлять работу в сфере основного делопроизводства, в том числе доступны: регистрация и рассмотрение документации, документооборот договорного характера, ведение архивной работы, управление поручениями. Помимо этого может похвастаться большим количеством различного рода приложений, настройка или доработка которых возможна для каждого случая индивидуально, что позволяет развить требующийся функционал. Возможна репликация данных и процесс интеграции с другими системами аналогичного характера. С более подробными характеристиками и особенностями можно ознакомиться на официальном сайте компании-разработчика http://www.docsvision.com/ .

DIRECTUM - это еще один заслуживающий внимания программный продукт. Обладая достаточно высоким потенциалом, он позволяет управлять документооборотом по полной форме. В список основных функций входит добавление из различных источников необходимых документов (например, из электронной почты или файловой системы), изменение и архивирование документов различного формата в большом объеме. Настроен эффективный поиск нужных документов и механизмы их согласования, обмен электронными документами ЭЦП, а так же разграничение права доступа к системе.

Стоит также отметить, что система DIRECTUM станет отличным выбором для бизнес-компаний, с ее помощью легко построить работу с договорами (регистрация, согласование, анализ и пр.), спланировать график совещаний (время, место, состав участников) и документально оформить результаты их проведения в виде протоколов, с последующим контролем за их осуществлением. Специально разработанные функции позволяют организовать работу по взаимодействию с клиентами - это и переписка, и единая база данных, и ведение продаж и т.д.

ДЕЛО - это еще одна отечественная разработка, легко справляющаяся с ведением документооборота как в полностью электронном виде, так и в комбинации с бумажными носителями.

Качественно разработанная система может эффективно использоваться в компаниях любых размеров (от нескольких сотрудников до огромных холдингов с тысячами служащих). Система обладает гибкостью в плане настроек и способна легко адаптироваться к индивидуальному документообороту компании. Отличительная черта и несомненный плюс - простота установки, настроек и дальнейшего использования.

Компания-разработчик выпускает как «коробочный» продукт, легко решающий задачи по автоматизации делопроизводства и документооборота, так и допускает возможность индивидуальной доработки по просьбе заказчика. Дополнительные сведения о системе ДЕЛО уточняйте на официальном сайте: http://www.eos.ru/ .

Не забывайте о том, что любая система, обеспечивающая электронный документооборот, имеет свои минусы. Поэтому подходить к выбору надо с точки зрения о том, способны ли вы под них подстроиться. Только при подробном изучении темы и применении полученной информации на практике возможно эффективное внедрение СЭД в работу для успешной оптимизации процесса делопроизводства.

Часто задаваемые вопросы

вопрос

Скажите, для каких отраслей подходит система электронного документооборота е1 евфрат?

ответ

Е1 Евфрат - программа, которая обеспечивает электронный документооборот для всех типов и видов предприятий.

вопрос

Подскажите, пожалуйста, программу для реализации системы электронного документооборота евфрат.

Преимущества системы

Внедрение системы «Е1 Евфрат» дает возможность в значительной степени повысить эффективность деятельности как организации в целом, так и отдельных сотрудников, снизить время обработки и согласования документов, повысить исполнительскую дисциплину, упростить процесс поиска документов и устранить проблему их утери, снизить затраты на ведение архива, повысить безопасность работы c информацией, а также вывести бизнес на новый уровень оперативности, гибкости и мобильности.

Технологии

Сетевая схема

Составной элемент Е1 - платформа Cognitive Nexus служит посредником между любой корпоративной системой и СУБД, преобразуя запросы корпоративной системы, сформулированные в терминах структурированных документов (например, XSD, XML, XPath), в команды СУБД (например, на языке SQL).

Ядро распознавания CuneiForm , встроенное в Е1, позволяет производить полнотекстовое распознавание скан-копий документов в один клик, а технология Drag & Recog делает процесс работы со скан-копиями документов простой, как никогда. Система интеллектуального сжатия и обработки изображений Cognitive PDF/A, встроенная в Е1, не только сокращает размер скан-копии документа до 100 раз, но также улучшает внешний вид копии документа, и позволяет создать электронный архив документов, соответствующий ISO 19005-1:2005 стандарту долгосрочного архивного хранения электронных копий документов.

Не стоит забывать также про современный тренд – SaaS решения. E1 Team Cloud – это не просто облачное решение, это персональное облако, среда коллективной работы и новое слово в подходе к реализации архитектуры систем управления предприятием. Технология обмена данными в рамках системы Е1 не требует наличия центрального сервера, и позволяет полноценно работать в локальном режиме. Такой подход дает возможность использования Е1, независимо от местоположения устройства работы с системой, а также позволяет обмениваться данными с каждым устройством в отдельности.

Функционал системы

• Электронное делопроизводство
• Электронный документооборот
• Электронный архив
• Управление договорной деятельностью
• Управление продажами
• Учет и ведение работы с контрагентами
• Работа с финансовыми документами
• Работа с кадрами
• Документооборот для электронных торгов
• Автоматизация бизнес-процессов, workflow
• Выдача и контроль исполнения поручений

Архитектура системы поддерживает полноценную работу с любыми объектами учета (документы, задачи, контрагенты, проекты, структуры данных), при этом обеспечивая полную информационную безопасность.

Безопасность документов

Интегрированная среда обеспечения информационной безопасности Е1 соответствует требованиям и высоким стандартам отрасли, а также совмещает в себе передовые подходы и инструменты для организации безопасной рабочей среды. Гибкие механизмы динамического управления и контроля прав доступа, представленные в Е1, позволяют реализовать многоуровневую, максимально эффективную систему защиты информации.

В СЭД «Е1 Евфрат» реализованы основные принципы защиты информации (защита от утечки за счет мониторинга и протоколирования действий в сети, от несанкционированного доступа, от непреднамеренных/намеренных воздействий на защищаемую среду – система логинов и паролей, гибкое разграничение прав доступа).

СЭД «Е1 Евфрат» позволяет работать как с бесплатным центром сертификации, входящим в состав MS Windows Server 2008, так и с квалифицированными центрами сертификации от КриптоПро. Кроме этого, поддерживается работа с усиленной квалифицированной электронной подписью, реализованной на базе КриптоПро 3.6, с поддержкой цепочки отозванных сертификатов (OCSP) и штампов времени (TSP).

Для территориально распределенной организации важно отметить возможность СЭД «Е1 Евфрат» обеспечить удаленный доступ к централизованной базе данных через Интернет по защищенному каналу с использованием SSL.

Лицензирование

Существенным преимуществом СЭД «Е1 Евфрат» является политика лицензирования системы, позволяющая использовать СЭД на любом количестве рабочих мест и учитывающая только активные подключения к базе в единицу времени – конкурентные лицензии. А тот факт, что все компоненты СЭД «Е1 Евфрат» разработаны компанией Cognitive Technologies, дает ей важное преимущество функциональной и ценовой гибкости при внедрении.

В СЭД «Е1 Евфрат» все эти возможности собраны вместе, входят в базовую комплектацию и не требуют приобретения компонент сторонних разработчиков.

2016

Оптимизация работы с закупочными и фискальными документами

В связи с реализацией правительственной программы по окончательной оцифровке бухгалтерии интернет-компаний (законопроект о переходе предпринимателей на контрольно-кассовую технику (ККТ) с поддержкой передачи информации о расчетах налоговым органам в электронном виде в режиме реального времени), Cognitive Technologies подготовила специальную версию ПО для синхронизации фискальных документов и электронных чеков. Для этого в СЭД создана отдельная рабочая область, в которой бухгалтер или финансовый специалист компании могут вести единый учет всех электронных фискальных документов .

Модуль для электроэнергетических компаний

Компания Cognitive Technologies провела исследование среди руководителей энергетических компаний и с учетом его результатов адаптирует свою СЭД «Е1 Евфрат» под нужды электроэнергетических компаний. Отвечая тенденциям рынка, Cognitive Technologies создает на базе СЭД «Е1 Евфрат» специальный модуль для использования малыми и средними предприятиями электроэнергетической отрасли. Модуль позволит энергетическим компаниям автоматизировать юридически значимые операции по основным направлениям своей деятельности.

«Функционал внедряемой системы СЭД зависит от того, каким из двух направлений деятельности занимается энергетическая компания. Первое направление - это непосредственно производство электроэнергии. Здесь более важны технические вопросы: эксплуатация имеющихся объектов, их содержание и обслуживание, строительство новых - то есть в СЭД у таких компаний ведется работа преимущественно с проектно-сметной и нормативно-правовой документацией. Второе направление - это поставка электроэнергии. В этом случае в центре внимания оказывается непосредственная работа с клиентами - реальными потребителями: через СЭД происходит выставление счетов, обработка платежей, тарификация и автоматизация учета электроэнергии, а также ведется претензионная работа с неплательщиками», - уточнил гендиректор Cognitive Technologies. По его словам, специальный модуль «Е1 Евфрат» учитывает нюансы каждого из данных направлений и предоставляет заказчику готовую рабочую среду, оптимизированную под конкретные нужды энергетической компании - в зависимости от того, занимается ли она производством электроэнергии или ее последующей поставкой и обслуживанием инфраструктуры.

2015

Модернизирован "лёгкий клиент" Е1 Евфрат

«Выход новой версии одного из ключевых продуктов компании на основе независимых от зарубежного ПО и открытых программных средств является очередным примером реализации одного из основных направлений политики Cognitive Technologies - импортозамещения продукции западных разработчиков на российских предприятиях», - поведала Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies .

Новая версия поддерживает все основные функции новой СУБД , помогая хранить документы, файлы, процессы и задачи в базе данных, а также осуществлять полнотекстовый поиск файлов в формате MS Word и PDF без подключения дополнительных модулей к СУБД . Стоит отметить, что СУБД PostgreSQL работает как на Windows , так и на Linux серверах. Кроме того, «Е1 Евфрат» полностью совместим с СУБД PostgreSQL версии 9.3.

Новая усовершенствованная версия СЭД «Е1 Евфрат» значительно облегчает работу с большим количеством информации, позволяя хранить большие объемы документов в СУБД PostgreSQL , а также предоставляет возможность резервного копирования и восстановления документов в случае их уничтожения.

«Мы выпустили новую версию системы с поддержкой СУБД PostgreSQL , так как потребность в ней у рынка давно назрела, и сейчас мы готовы предложить пользователям полностью отечественный продукт, который отвечает всем требуемым критериям. Новая версия не требует дополнительных лицензий на приобретение, а следовательно и дополнительных затрат»,- отметил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies . - СЭД «Е1 Евфрат» стала первой полнофункциональной тиражируемой системой класса ECM на бесплатной СУБД на российском рынке».

Вышла версия «Е1 Евфрат» SP 17.1

По словам руководителя направления электронного документооборота Cognitive Technologies Ивана Тарханова , «Нам было крайне важно понять возможности нашей системы в пограничных ситуациях стресс - тестирования, когда сервер загружен максимально. Такая возможность «Е1 Евфрат» несомненно представляет интерес для крупных предприятий».

За отказ от иностранного ПО - 60% скидка и бесплатный конвертер

28 октября 2014 года компания Cognitive Technologies сообщила результаты опроса, проведенного отделом маркетинга компании в сентябре-октябре 2014 года: в России более 43% организаций–пользователей систем электронного документооборота зарубежного производства готовы заменить их отечественными аналогами.

В исследовании приняли участие 2975 респондентов – представителей крупных и средних предприятий из 27 регионов России.

В этой связи, а также содействуя реализации программы импортозамещения в России, компания Cognitive Technologies объявила о готовности предоставить скидку в размере 60% на приобретение лицензий СЭД «Е1 Евфрат», как и на техническую поддержку - компаниям, желающим заменить системы западных разработчиков.

Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies , отметила: «Стимулируя отечественные организации к приобретению собственных ИТ-решений мы помогаем нашему государству сформировать устойчивый технологический контур, на который западные страны не смогут оказать никакого воздействия. В современной политической ситуации это крайне важный фактор».

Михаил Потапенко , руководитель департамента продаж Cognitive Technologies сообщила о выпуске обновления ПО «Е1 Евфрат».

Отличительная особенность нового релиза - значительное повышение производительности СЭД . Согласно заявлению разработчиков, время исполнения основных операций системы сократилось в 2,5 – 5 раз. Этот результат достигнут посредством усовершенствования модели разграничения прав доступа на документы.

В механизмы поиска и процедуры проверки прав доступа системы внесены значительные изменения. Сохраняя гибкость и надёжность систем безопасности, проверки прав доступа специалисты компании-разработчика сумели существенно снизить время выполнения операций и нагрузку на сервер.

Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборот Cognitive Technologies отметил: "Обновлённый вариант системы «Е1 Евфрат » оснащён модулем поддержки новых форм документов, что позволяет сделать процесс работы в системе более удобным и продуктивным».

Объявлено бета-тестирование новой версии «Е1 Евфрат»

В декабре 2014 года компания Cognitive Technologies объявила о начале бета-тестирования новой версии системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат». Основные изменения коснулись лёгкого клиента «Е1 Евфрат», был усовершенствован его интерфейс. Основной особенностью нового лёгкого клиента является то, что он имеет адаптированный новый дизайн, который одинаково удобно отображается, как на мобильных устройствах, так и в браузере desktop клиента.

В новой версии лёгкого клиента «Е1 Евфрат» пользователи смогут:

• Регистрировать новые документы
• Искать документы и задачи по ним
• Просматривать и редактировать регистрационную и контрольную информацию документа
• Просматривать, согласовывать документы и исполнять задачи по документам
• Создавать задачи по документу и запускать его по типовому маршруту
• Добавлять и просматривать файлы, а так же создавать новые версии файлов
• Просматривать системные папки «на контроле», «исполнении» и т.д.

2013: Е1 SP4

30 октября 2013 года Cognitive Technologies сообщила о выпуске новой версии «Е1 Евфрат », которой присвоен идентификатор Е1 SP4 .

Разработчикам удалось снизить объем трафика между клиентом и сервером более, чем в два раза, одновременно увеличив скорость открытия объемных форм, словарей, адресной книги. Это позволит более чем в 1,5 раза сократить время загрузки системы, ее элементов (регистрационных карточек, маршрутов согласования) и оптимальным образом распределять выделенные системные ресурсы.

Значительные изменения претерпел механизм регистрации документа на основе существующего. В интерфейсе новой версии предусмотрено появление нового окна авторизации и вывод журнала событий, происходящих в системе, за выбранный временной диапазон. Новый механизм регистрации позволит сделать внутренний документооборот более прозрачным: становится возможным - прослеживать действия всех пользователей в системе за произвольный промежуток времени.

Для удобства использования, в клиентском модуле разработчиками добавлена возможность создания подмаршрута на основе типового маршрута, изменены некоторые принципы ввода и отображения информации в системе (отображение связок в предварительном просмотре регистрационной карточки, ввод значений в поля таблиц при поиске по форме и др.), скорректирован лист согласования по документу.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации.

Год выхода: 2010
Версия: 15.1
Язык интерфейса: Русский
Лекарство: Присутствует
Размер: 608.45 Mb

Евфрат-Документооборот 15.1:

Инструментарий, входящий в комплект поставки системы ЕВФРАТ, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система ЕВФРАТ разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:
* автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
* электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Скриншоты:

Делопроизводство и документооборот на предприятии:

«Делопроизводство и документооборот на предприятии» предлагает готовые решения сложных вопросов, которые возникают у руководителей и специалистов служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, управлений делами, секретариатов, архивов), секретарей небольших компаний и личных помощников руководителей – всех тех, кто профессионально работает с документами.

С нашей помощью вы приведете свое делопроизводство и документооборот в соответствие с требованиями стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 154891 и др.) и законодательства (законов «Об архивном деле Российской Федерации», «О персональных данных», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», «Об исполнительном производстве», «Об электронной цифровой подписи», Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» и др.).

Наши рекомендации по оформлению документов не ограничиваются разбором необходимых реквизитов. Мы смотрим на эту задачу шире: показываем образцы различных вариантов составления документа для различных ситуаций, даем юридические комментарии относительно используемых формулировок. Ведь чтобы ваш документ имел юридическую силу, нужно знать и отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП, а также многих других нормативно-правовых актов.

Основное внимание мы уделяем организационно-распорядительным документам: как подготовить приказ, составить протокол, профессионально написать деловое письмо, докладную записку. Кроме того, с нами вы сможете грамотно оформить трудовую книжку, навести порядок в кадровом делопроизводстве, договорной работе, в бухгалтерских документах и др.

Мы показываем современные технологии работы с бумажными и электронными документами. Наш лозунг: сначала оптимизируй, потом автоматизируй! С этих позиций помогаем наладить систему электронного документооборота (СЭД), долговременное хранение электронных документов, которых в последнее время становится все больше.

Но даже в наш век современных технологий мы понимаем, что «делопроизводство – это, прежде всего, работа с людьми, которые работают с документами». Поэтому рубрика «Формула успеха» в каждом номере журнала дает дельные рекомендации – с их помощью вы сможете грамотно выстроить отношения с коллегами, руководством и подчиненными.

Скриншоты:

Скачать "Евфрат-Документооборот 15.1 + Делопроизводство и документооборот на предприятии":

Одним файлом Zalivka.com:
http://zalivka.com/file/339/Evfrat_Document_Circulation_15.1.rar.html

Скачать с Letitbit.net:
http://letitbit.net/download/673312/5882.59ea610936b0cde86c7a588776500c44/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part1.rar.html
http://letitbit.net/download/673312/5479.5dfa43d7ca83dbc3c5fd31e1b97c3780/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part2.rar.html
http://letitbit.net/download/673312/3122.373bb44cf3d6271b67b1045847580519/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part3.rar.html
http://letitbit.net/download/673312/2706.291632098f09211f9d1dc3c4cc363d6e/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part4.rar.html

Скачать с RapidShare.com:
http://rapidshare.com/files/409588483/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part1.rar
http://rapidshare.com/files/409588642/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part2.rar
http://rapidshare.com/files/409588736/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part3.rar
http://rapidshare.com/files/409588758/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part4.rar

Пожалуйста

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.