Каков общий порядок приема-передачи дел от кассира при его увольнении к новому работнику, принимаемому на должность кассира (в коммерческой организации)? Порядок передачи дел при увольнении бухгалтера филиала Какую документацию должен передать бухгалтер п.

Особого документа, по которому проходит процесс передачи денег от одного кассира другому работнику, не существует. Поэтому важно предельно внимательно изучить документы, которые обеспечивают порядок ведения бухгалтерского учета, не игнорируя ни одной детали.

Прием и передача дел кассиром проходят в соответствии с определенным приказом, созданным руководителем организации, оформляется актом проверки кассового аппарата. Так как кассир является материально ответственным лицом, то при передаче кассы другому сотруднику должна произойти . Проверка наличия денежных средств, находящихся в кассе, должна происходить при непосредственном присутствии сотрудника, который ее сдает. Он должен собственными глазами увидеть данный процесс и принять в нем активное участие.

В акте приема-передаче денег между кассирами (с указанием реквизитов организации) следует подробно описать фактическое наличие имущества в кассе. В том случае, если в ходе проверки выявляется недостача или, наоборот, излишки денежных средств, то необходимо получить от сотрудника в письменном виде объяснение их появления. Бывает, что кассир отказывается выполнять данное требование. Тогда нужно составить другой документ, говорящий о том, что работник не согласен говорить о причинах недостачи (или излишков денег).

Образец оформления

В акте приема и передачи денежных средств от одного кассира другому указываются, в первую очередь, данные сотрудников (ФИО, паспортные данные, адрес) и адрес той организации, где проходит эта процедура.

Далее прописывается точная сумма денег, которые остаются в кассе и передаются новому кассиру. Затем говорится о том, что конкретный работник (№1) передал ценности сотруднику №2. В конце акта приема-передачи денег кассы обязательно должны присутствовать подписи двух сторон. Не нужно забывать о наличии конкретной даты прохождения самой процедуры. Это необходимо, для того чтобы впоследствии не возникло недоразумений и спорных вопросов.

Таким образом, процесс приема-передачи денег при смене кассира – это ответственное, серьезное мероприятие, требующее внимания и заинтересованности обеих сторон (того, кто сдает и принимает денежные средства). Важно, чтобы в документе сотрудники отразили точную сумму остатка денег. Материальная ответственность, лежащая на работнике – это серьезный момент, который нельзя игнорировать.

Скачать образец

Акт приема-передачи денежных средств при смене кассира образец – .

Передаточный документ – это обязательный документ, который позволяет при необходимости подтвердить процедуру. Передающая сторона при этом снимает с себя обязанности по контролю наличности предприятия и отдает их принимающей стороне в момент подписания акта.

Размещено на сайте 11.12.2012

В настоящее время не существует законодательно закрепленной процедуры передачи дел при увольнении бухгалтера. Целесообразность наличия соответствующего регламента как внутреннего документа не вызывает сомнений, тем более если страховщик имеет обособленные структурные подразделения. Объем вопросов, затрагиваемых в ходе передачи дел, зависит от полномочий, которыми наделяется филиал, и функций, которые возложены на бухгалтера. Руководитель филиала должен создать условия для проведения мероприятий по передаче дел.

Многие страховые организации имеют обособленные структурные подразделения, где функционирует бухгалтерская служба. Увольнение бухгалтера может вызвать сбой в работе не только филиала, но и головной организации. Чтобы минимизировать возможные негативные последствия, страховщик должен организовать передачу дел, даже если на момент увольнения прежнего бухгалтера ему не найдена замена. Упростить процедуру передачи дел и проконтролировать ее поможет регламентация действий страховщика.
Действующее законодательство не прописывает проведение какихлибо процедур при увольнении главного бухгалтера организации, и тем более бухгалтера филиала. Страховая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает такую процедуру. Она, как правило, включает в себя следующие этапы:
1. Издание приказа о приеме-передаче дел.
2. Проведение инвентаризации активов, обязательств и бланков строгой отчетности.
3. Проверка состояния учета.
4. Непосредственная передача дел.
5. Оформление и подписание акта приема-передачи дел.
Если на момент передачи дел на работу принят новый бухгалтер, то дела принимаются им. Если же замена не найдена, то дела могут передаваться другому сотруднику, на которого временно возлагается обязанность по ведению бухгалтерского учета, или директору филиала с возложением на него соответствующих полномочий. В последующем при приеме на работу нового бухгалтера соответствующие дела должны быть переданы ему указанными сотрудниками. Причем передача дел должна быть осуществлена в день принятия на работу нового бухгалтера.
В том случае, когда передача дел не была организована, в интересах вновь принятого бухгалтера составить опись имеющихся документов и оборотно-сальдовую ведомость, фиксирующую остатки по счетам на момент, когда он приступил к исполнению своих должностных обязанностей.

Приказ о приеме-передаче дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. Если передача дел осуществляется в филиале, то приказ может быть издан головной организацией или филиалом страховщика.
В приказе следует указать:
— причину проведения приема-передачи дел;
— сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел;
— лицо, ответственное за передачу дел (увольняющийся бухгалтер) и за их прием;
— состав комиссии и ее председателя;
— сроки составления акта о приеме-передаче дел.
Окончание срока передачи дел должно быть установлено не позднее даты увольнения бухгалтера, передающего дела. Как правило, если бухгалтер увольняется по собственному желанию, трудовой договор может быть расторгнут по истечении двух недель со дня, следующего за днем подачи заявления об увольнении. В таком случае передача дел может длиться две недели. Однако Трудовой кодекс РФ предусматривает возможность расторгнуть договор до истечения двухнедельного срока, если соответствующее соглашение достигнуто сторонами (ст. 80 ТК РФ).
Важно обратить внимание на то, что руководитель организации (директор филиала) не вправе отказывать в подписании заявления на увольнение, объясняя это отсутствием акта приема-передачи дел. Если увольняющийся бухгалтер отказывается передавать дела, руководитель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание на основании ст. 192 ТК РФ.
Если передаче подлежит большой объем документов, то для передачи дел создается комиссия. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии головного офиса, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и пр.
Если же количество документов небольшое, то передача дел может осуществляться с привлечением одного специалиста из головного офиса (например, сотрудника внутреннего аудита), или из собственного филиала, или из другого филиала (как правило, предпочтение отдается филиалу более высокого уровня или филиалу по территориальной приближенности).

Инвентаризация активов, обязательств и бланков строгой отчетности
Проводить ли инвентаризацию при передаче дел, должно быть решено руководителем организации или установлено документом, регламентирующим такую процедуру. Однако, если бухгалтер является материально ответственным лицом, проведение инвентаризации при его смене является обязательной процедурой. Так, при совмещении должности бухгалтера и кассира обязательно проводится инвентаризация кассы, при ведении бухгалтером кадровой документации — инвентаризация трудовых книжек, при хранении бухгалтером бланков строгой отчетности — инвентаризация кассы; если же бухгалтер является ответственным за хранение имущества, то должна быть проведена инвентаризация основных средств и материалов. Кроме того, при увольнении бухгалтера рекомендуется проводить инвентаризацию расчетов с контрагентами, а также по налогам и страховым взносам.
Акты инвентаризации и инвентаризационные описи составляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Инвентаризация денежных средств и денежных документов оформляется актом по форме № 15-ИНВ. В ходе инвентаризации проверяется наличие кассовых книг, журнала кассира-операциониста, контрольных лент, Z-отчетов, приказов на выдачу авансов, авансовых отчетов, оформленных квитанций по форме № А-7.
Инвентаризация бланков строгой отчетности, включая квитанции по форме № А-7 и чистые бланки трудовых книжек, оформляется актом по форме № 16-ИНВ. Проверяется наличие чистых и испорченных бланков строгой отчетности, накладных, актов приема-передачи, уничтожения и изъятия из оборота квитанций, книги учета движения трудовых книжек.
Инвентаризация чековых книжек оформляется актом в произвольной форме, в котором указываются номера чеков и корешков к ним, а также количество использованных, испорченных, неиспользованных чеков. В ходе инвентаризации в банки могут быть направлены запросы о выданных филиалу чековых книжках. При выявлении недостающих чеков в книжке у бухгалтера запрашиваются объяснения.
Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляется актом по форме № ИНВ-17 и справкой к нему. Особое внимание следует уделить обоснованности возникновения задолженности по суброгационным требованиям, а также наличию безнадежной задолженности. Проверяется наличие договоров, актов выполненных работ, сверок расчетов с контрагентами и налоговыми органами и пр. Для подтверждения отсутствия или наличия задолженности у налоговых органов и внебюджетных фондов может быть запрошена справка о состоянии расчетов по налогам и страховым взносам.
Подотчетными лицами должны быть подтверждены неиспользованные остатки денежных средств по подотчетным суммам путем формирования служебной записки о согласии или несогласии с числящейся за ними суммой. В случае возникновения расхождений бухгалтер, кассир и подотчетное лицо должны дать объяснения. Инвентаризация бланков полисов оформляется в произвольной форме. В ходе инвентаризации фиксируются номера бланков с указанием неиспользованных и испорченных бланков. Проверке подлежат накладные, акты приема-передачи, акты на уничтожение и изъятие из оборота бланков.
Акты инвентаризаций и инвентаризационные описи подписываются принимающей и передающей сторонами, а также материально ответственными лицами и другими лицами, участвующими в передаче дел. Указанные акты и описи прилагаются к акту приема-передачи.
Если инвентаризация в ходе передачи дел не проводится, то желательно к акту приема-передачи дел приложить акты последней проведенной инвентаризации.
В случае выявления недостачи имущества, денежных средств, бланков строгой отчетности решения о дальнейших действиях должен принимать руководитель.
По окончании инвентаризации начинается непосредственно передача дел, в ходе которой, среди прочего, подлежат передаче вновь назначаемому лицу остатки:
— денежных средств и денежных документов (если увольняющийся бухгалтер выполнял функции кассира);
— бланков строгой отчетности (если увольняющийся бухгалтер был материально ответственным лицом).
Указанная передача оформляется отдельными актами, которые прилагаются к общему акту приема-передачи дел.
Следует обратить внимание на то, что на момент передачи денежных средств и бланков строгой отчетности у принимающей стороны должен быть договор о материальной ответственности.

Проверка состояния учета
Может быть проведена выборочная проверка отражения данных на счетах синтетического и аналитического учета. Критерием выборочной проверки может быть сумма, на которую проведена хозяйственная операция. При этом особое внимание должно быть уделено моменту начисления страховой премии и вознаграждения агентов, распределению премий по видам страхования, а также числящейся задолженности и подотчетным суммам.
Если в филиале длительное время не проводились ревизия, аудиторская проверка, налоговая проверка, проверка органом страхового надзора и т.д., то проверка состояния учета должна быть более полной. Первичные учетные документы должны быть проверены не только на предмет правильности их оформления, но и на наличие в них подписей уполномоченных лиц. При отсутствии подписей на расходных документах они должны быть восстановлены. При отказе подписать документ составляется акт.
Также проверке подлежит порядок хранения бухгалтерских документов и записей. В частности, хранению подлежат первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, документы учетной политики, стандарты и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи. Первичная документация за отчетный период подшивается в папки согласно номенклатуре дел, а документы за прошлые периоды — прошиваются и сдаются в архив. Организацией должны быть обеспечены безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защита от изменений.
Как правило, проверка проводится по учетным операциям, совершенным с момента последней передачи дел. Так, если увольняющийся бухгалтер проработал в организации более пяти лет, то период проверки может охватывать пять лет, предшествующих отчетному году, так как именно такой срок устанавливается для хранения большинства первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Если же увольняющийся бухгалтер проработал в организации лишь один год, то период проверки может охватывать именно этот срок. При этом новому бухгалтеру должны быть переданы предыдущие акты приема-передачи дел. Рекомендуется проверить, внесены ли исправительные записи по нарушениям, установленным и зафиксированным в акте приема-передачи дел предыдущего бухгалтера. Если нет, то соответствующие замечания должны быть внесены в акт приема-передачи дел.
На усмотрение руководителя организации может быть установлен иной период проверки состояния учета. При этом во внимание могут приниматься последние проверки, проводимые контролирующими органами, или независимыми аудиторами, или службой внутреннего контроля (аудита, ревизии).
На момент передачи дел должны быть завершены все учетные процессы за истекший период, сформированы записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры, подшиты первичные документы. Однако возможно, что на дату передачи дел еще не поступили все необходимые документы. Например, начисление страховых премий в бухгалтерском учете произведено по оперативной отчетности, но в то же время отсутствуют оригиналы договоров страхования, подписанные акты выполненных работ и т.п. В таком случае соответствующие замечания следует включить в акт приема-передачи дел (в сам текст акта или оформить в виде приложения к нему). Кроме того, в акт должны быть внесены все выявленные в ходе проверки нарушения, неточности и расхождения между учетными записями и первичными документами. Если формирование недостоверных данных связано с прямым указанием руководителя на такой порядок их учета, то к акту следует приложить письменное распоряжение руководителя о принятии (непринятии) данных, содержащихся в первичных учетных документах, или об отражении (неотражении) объектов бухгалтерского учета. В этом случае ответственность за созданную информацию несет руководитель (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Также в акте должно быть указано на отсутствие первичных учетных документов и прочих подтверждающих документов.

Акт приема-передачи дел
Форму акта страховщик разрабатывает самостоятельно. В нее должно быть включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Акт приема-передачи дел должен включать:
— общие реквизиты (дату передачи дел; период, за который осуществлена передача дел; дату и номер приказа, на основании которого осуществляется передача дел; подписи лиц, принимающих и передающих дела, а также членов и председателя комиссии);
— характеристику бухгалтерского учета.
Характеристика бухгалтерского учета может включать следующие разделы:
1. Общая характеристика бухгалтерского учета (состояние регистров синтетического и аналитического учета, наличие расхождений в них, дата, на которую заполнена Главная книга).
2. Состояние кассы и учета денежных средств (наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, открытые банковские счета и соответствие остатков по ним последним банковским выпискам, наличие уведомлений налоговых органов об открытии банковских счетов).
3. Состояние учета расчетов (наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами).
4. Состояние учета основных средств и материалов (результаты инвентаризации).
5. Состояние учета бланков страховых полисов (результаты инвентаризации бланков полисов, наличие документов).
6. Хранение документов (обеспечение надлежащего хранения документов и бланков полисов, наличие описей дел, правильность изъятия и уничтожения документов, наличие украденных бланков и недостающие описи).
7. Остатки по счетам (наличие подписанной увольняющимся бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости).
8. Опись передаваемых документов (количество передаваемых дел с указанием их номенклатуры).
9. Прочее (количество передаваемых ключей от сейфа и электронных ключей от программы «Клиент-Банк», штампов и печатей, доверенностей, трудовых книжек).
К акту прилагаются опись дел, акты инвентаризации и инвентаризационные описи, акты приема-передачи денежных средств, бланков строгой отчетности, чековых книжек, печатей и штампов, ключей, оборотно-сальдовые ведомости (общая и по счетам 50, 51, 52, 71, 73), копии выписок банков, копия «Вкладного листа кассовой книги», копии сверок расчетов с налоговыми органами, объяснительные записки должностных лиц и др.
Объем информации, включаемой в акт, может уточняться, сокращаться или дополняться в зависимости от конкретных условий. Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах: первый — для передающей стороны, второй — для принимающей стороны, третий — для головной организации.
При несогласии сторон с результатами, обобщенными в акте, они могут внести в него мотивированные оговорки. Отказ увольняющегося бухгалтера от подписания акта и от дачи объяснений в ходе передачи дел фиксируется в акте приема-передачи.
При завершении передачи дел оформляются новые банковские карточки во всех банках, где открыты счета. В этом в первую очередь заинтересован увольняющийся бухгалтер, чтобы предотвратить возможность подделки его подписи в финансовых документах. Обратим внимание на то, что оформление новых банковских карточек может произойти и ранее, например после проведения инвентаризации кассы.
Также необходимо изъять доверенности, выданные бухгалтеру, и внести изменения во все документы, где в качестве ответственного лица или члена комиссии поименован увольняющийся бухгалтер.

Выводы
В проведении передачи дел заинтересованы все участвующие в ней стороны — и организация, и увольняющийся бухгалтер, и вновь назначаемый бухгалтер. Оформление акта приема-передачи дел позволит разграничить ответственность принимающей и передающей сторон.
Так как в период передачи дел, как правило, прежний бухгалтер еще не уволился, а новый уже принят, следует четко разделить и документально закрепить их полномочия на переходный период. Процедуру передачи дел определяет организация, но в нее могут быть внесены коррективы участвующими в ней сторонами.

А.А. Кварандзия, главный редактор журнала «Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании»

Прежде всего отметим, что в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от одного кассира (сотрудника, исполняющего его функции) к другому. В связи с этим соответствующие правила, в том числе правила документального оформления передачи дел, организации необходимо разработать самостоятельно, руководствуясь общими требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на территории РФ.

Разработанный порядок целесообразно закрепить внутренним локальным актом, например, это может быть "Инструкция о порядке передаче дел при смене кассира". В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма - произвольная, однако ее целесообразно составить с учетом требований к реквизитам первичного учетного документа и порядку его составления, предусмотренным Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Еще раз повторим, предложенный порядок является примером оформления передачи дел, организация совершенно не обязана ему следовать, более того, даже если передача дел вообще не будет оформлена какими-либо документами, нарушений законодательства не возникнет.

Также следует учесть, что сотрудник, исполняющий трудовую функцию кассира, является материально ответственным лицом, с которым может заключаться договор о полной материальной ответственности ( ТК РФ и Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85). В связи с этим считаем необходимым отметить следующее.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н) устанавливает необходимость проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц.

Поэтому, хотя п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, далее - Методические указания) в связи с порядком проведения инвентаризации кассы ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций, полагаем, что при смене кассира инвентаризацию кассы провести все же необходимо. В связи с этим считаем необходимым руководствоваться разделом 2 "Общие правила проведения инвентаризации" Методических указаний.

Напомним, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.2 и п. 2.3 Методических указаний). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, составленным по форме N ИНВ-22 (утверждена Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88), либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, содержащихся в Закона N 402-ФЗ.

Помимо состава комиссии в приказе также указываются:

Причина проведения инвентаризации (в данном случае - смена кассира);

Имущество, подлежащее ревизии (в рассматриваемом случае - денежные средства; отметим, что в соответствии с п. 1.2 Методических указаний денежные средства относятся к имуществу);

Дата начала и окончания инвентаризации.

Приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

На основании п. 2.4 Методических указаний до начала проверки инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо (кассир) дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Проверка фактического наличия имущества в кассе производится при обязательном участии кассира, сдающего дела (п. 2.8 Методических указаний).

В ходе инвентаризации проверяются все документы, связанные с деятельностью сотрудника в качестве кассира: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера и т.д., а также фактическое наличие сумм денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки (производится сверка с данными кассовой книги).

Согласно п. 2.5 Методических указаний сведения о фактическом наличии имущества (в том числе, денежных средств) записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (в данном случае разрабатываются организацией самостоятельно с указанием реквизитов, содержащихся в Закона N 402-ФЗ).

Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (по форме N ИНВ-15, утвержденной Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, или самостоятельно разработанной форме, с указанием реквизитов из Закона N 402-ФЗ). Также составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме N ИНВ-26, утвержденной Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, или самостоятельно разработанной форме с указанием реквизитов из Закона N 402-ФЗ).

При выявлении излишков или недостач от кассира нужно получить письменные объяснения о причинах их возникновения. При отказе кассира дать соответствующие комментарии рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.

Отметим, что по смыслу п. 2.10 Методических указаний в проведении инвентаризации при смене материально ответственных лиц должны участвовать оба материально ответственных лица: как работник, сдающий материальные ценности, так и работник, принимающий их. В связи с этим полагаем, что в случае, если на момент начала инвентаризации с новым кассиром трудовой договор еще не заключен, подсчет ценностей, находящихся в кассе, который завершается подписанием акта инвентаризации увольняющимся работником, может быть произведен без участия нового материально ответственного лица. В этом случае акт инвентаризации может быть подписан новым кассиром при принятии им ценностей от инвентаризационой комиссии после оформления трудовых отношений с новым сотрудником, учитывая, что п. 2.12 Методических указаний допускает проведение инвентаризации имущества в течение нескольких дней.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ерин Павел

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В кассе организации обнаружена недостача. Руководитель организации решил уволить кассира в связи утратой доверия. Рассказываем, как это правильно сделать.

В ООО «Компас» проведена инвентаризация наличных денежных средств в кассе организации. По состоянию на 25 июня 2012 г. выявлена недостача денежных средств в размере 35 500 руб. Как следует из объяснительной записки кассира З.В. Филатовой, недостача произошла в результате нарушения работником кассовой дисциплины, а именно выдачи денежных средств без оформления расходных документов. Случаи подобных «заимствований» из кассы организации происходили и раньше, на предмет чего кассиру делали замечания. На этот раз руководство организации решило уволить З.В. Филатову в связи с утратой доверия, то есть по п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Правила расторжения трудового договора по основанию «утрата доверия»

Расторгнуть трудовой договор с работником по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с утратой доверия возможно только при соблюдении определенных условий. А именно работник должен непосредственно обслуживать денежные или товарные ценности, совершить такие виновные действия, которые давали бы работодателю основание для утраты доверия к нему. Иными словами, должна быть причинно­следственная связь между утратой доверия и совершением виновных действий (п. 45 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации») 1 .

В данном случае первое условие выполняется: кассир обслуживает денежные ценности. Отметим, что должность упомянута в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденном постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Но заключение подобного договора с лицом, обслуживающим денежные ценности — право, а не обязанность работодателя (ст. 244 ТК РФ). В то же время, если такой договор не заключен, при возникновении ущерба, не связанного с умышленными действиями работника, последнего нельзя будет привлечь к полной материальной ответственности. В силу ст. 241 ТК РФ возмещать ущерб он будет лишь в размере своего среднего месячного заработка.

Что касается второго условия, в рассматриваемом случае оно тоже выполняется: кассир неоднократно выдавал денежные суммы из кассы организации без соответствующего оформления. Но нужно помнить, что нельзя уволить работника в связи с утратой доверия, если недостача вверенного ему имущества возникла в результате нормального хозяйственного риска, в условиях необходимой обороны или по причине стихийного бедствия. Также следует убедиться, что действительно в происшедшем имеется вина работника. Сам факт недостачи вверенного имущества еще ни о чем не говорит. Случается, что недостача связана не с небрежностью или злым умыслом работника, а с тем, что сам работодатель, вопреки возложенной на него обязанности, не обеспечил должную сохранность вверенных ему ценностей. Например, не зарешетил окно в помещении кассы и т.д. Согласно ст. 239 ТК РФ неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, также является обстоятельством, исключающим материальную ответственность работника.

Увольняя работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса, работодатель должен опираться при этом на конкретные факты, реально имевшие место. Например, на факт пропажи денег. Факты, о которых идет речь, должны быть обязательно задокументированы. Такими документами могут быть, например, письменные объяснения работника, записи в специальных журналах, докладные записки руководителей, расходные кассовые ордера, акты инвентаризации, акты правоохранительных и судебных органов и т.д.

Важно!

Если вина работника в совершении конкретных действий не установлена, работник не может быть уволен по мотивам утраты доверия, несмотря на возникновение недостачи.

Особенности проведения инвентаризации

При проведении инвентаризации должностные лица организаций (кроме банков) должны в основном руководствоваться Федеральным законом от 21.11.96 № 129­-ФЗ «О бухгалтерском учете» 2 и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Методические указания не только закрепляют правила инвентаризации товарно­материальных ценностей, но и формы, необходимые для составления документов.

При инвентаризации денежных средств используется акт инвентаризации наличных денежных средств формы № ИНВ­15, утвержден постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ­-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию. Образец акта инвентаризации наличных денежных средств .

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Проведение инвентаризации обязательно, в частности (ст. 12 Закона о бухгалтерском учете):

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене материально ответственных лиц;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Процедурные моменты

Увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ относится к виду дисциплинарных взысканий, поэтому необходимо соблюдать порядок применения взысканий согласно ст. 192 и 193 ТК РФ.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово­хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу (ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ).

В данном случае речь идет об увольнении за совершенный дисциплинарный проступок (ч. 2 ст. 192 ТК РФ). Приведем необходимый алгоритм.

1. Собираем документы, подтверждающие факт совершения виновных действий работником (служебные, докладные записки, акты). Образец докладной записки приведен ниже.

2. Требуем от работника письменные объяснения о причинах и мотивах случившегося (ст. 193 ТК РФ). Образец объяснительной записки работника приведен ниже. Если по истечении двух рабочих дней работник не представил объяснение - составляем соответствующий акт в присутствии свидетелей (ст. 247 ТК РФ). Непредставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).

3. Издаем приказ (распоряжение) о применении меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения в произвольной форме. Доводим его до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказывается ознакомиться с документом под роспись, об этом факте составляем соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).

Образец приказа о применении меры дисциплинарного взыскания приведен ниже.

4. Издаем приказ об увольнении по форме № Т­-8 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Даем работнику ознакомиться с этим приказом под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания. Если работник откажется от ознакомления с приказом, составляем соответствующий акт.

5. Вносим запись в трудовую книжку об увольнении в связи с совершением виновных действий, дающих основание для утраты доверия со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) и личную карточку работника (форма № Т­-2). Образец записи в трудовой книжке приведен ниже.

6. Выдаем трудовую книжку работнику на руки в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).

7. Производим полный расчет с работником (ст. 84.1, 140 ТК РФ).

О чем еще нужно помнить

Расторжение трудового договора с работником по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ производится по инициативе работодателя. Поэтому работника нельзя уволить в период его болезни или отпуска (ст. 81 ТК РФ). По этому основанию не может быть уволена и беременная женщина (ст. 261 ТК РФ). Если кассир является несовершеннолетним (что на практике бывает очень редко) нужно помнить, что его увольнение помимо соблюдения общего порядка допускается только с согласия соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (ст. 269 ТК РФ).

1 Увольнение по основанию утраты доверия возможно и в ситуации, когда виновные действия или аморальный поступок сотрудник совершил вне работы. Например, в отношении него вынесен обвинительный приговор суда за корыстные преступления, не связанные с работой, - хищение, взяточничество и т.п. В этом случае трудовой договор также может быть расторгнут по п. 7 или п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ не позднее года со дня обнаружения проступка работника (ч. 5 ст. 81 ТК РФ). О тонкостях увольнения по этому основанию читайте в одном из ближайших номеров.

2 С 1 января 2013 г. вступает в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402­-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Компас»
Олейникову П.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О совершении виновных действий Филатовой З.В.

По результатам инвентаризации наличных денежных средств в кассе Организации по состоянию на 25 июня 2012 года была выявлена недостача денежных средств в размере 35 500 (Тридцати пяти тысяч пятисот) рублей. Как следует из объяснительной записки кассира Филатовой З.В., недостача произошла в результате нарушения работником кассовой дисциплины, а именно: выдачи денежных средств без оформления расходных документов.

Случаи подобных «заимствований» из кассы организации происходили уже неоднократно (акт от 15 сентября 2011 г. № 32, акт от 14 ноября 2011 г. № 40), Филатовой З.В. делались замечания, однако выводов она не сделала.

В данном случае сумма недостачи является существенной, вина работницы очевидна, поэтому прошу уволить Филатову З.В. по пункту 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса в связи с утратой доверия.

Приложения:

Главный бухгалтер Медведева О.А. Медведева

Издан приказ
от 28.06.2012 № 41
В дело № 15­12

Соколова 28.06.2012

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Компас»
Олейникову П.В.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

О причинах недостачи наличных денег в кассе

По результатам инвентаризации в кассе по состоянию на 25 июня 2012 г. была выявлена недостача денежных средств в размере 35 500 (Тридцати пяти тысяч пятисот) рублей. В образовавшейся недостаче нет моей вины, поскольку денег из кассы я не брала. Возможно, недостача возникла из-­за того, что 19 июня 2012 г. я выдала деньги водителю Саблину С.А. по доверенности без оформления расходного ордера. Но меня попросила об этом бухгалтер Зайцева С.В.

Филатова З.В. Филатова

Общество с ограниченной ответственностью
«Компас»
ООО «Компас»

ПРИКАЗ

О применении меры дисциплинарного взыскания
в виде увольнения

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса в связи с утратой доверия ввиду совершения виновных действий работником - кассиром Филатовой З.В., непосредственно обслуживающей денежные ценности,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Применить к кассиру Филатовой З.В. меру дисциплинарного взыскания в виде увольнения по пункту 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса.

Отделу кадров (Соколовой С.С.) подготовить приказ о растор­жении 28 июня 2012 года трудового договора с Филатовой З.В. в соответствии с действующим законодательством России.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание:

Объяснительная записка от 25 июня 2012 г. № 19 «О причинах недостачи наличных денег в кассе».

Директор Олейников П.В. Олейников

С приказом ознакомлены:

Кассир Филатова З.В. Филатова 28.06.2012

Инспектор по кадрам Соколова С.С. Соколова 28.06.2012

Трудовая книжка

Просим разъяснить порядок передачи дел при увольнении кассира. В нашей бюджетной организации кассир по собственному желанию увольняется 15 июня. Новый кассир приступит к исполнению своих обязанностей только 16 июня. Как правильно оформить инвентаризацию кассы и передачу дел от одного кассира другому в данной ситуации?

Ответ