Как составить деловое письмо на английском языке. Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры

Здравствуйте, мои дорогие.

Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.

Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки

Правила написания письма

Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.

• В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
• Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
• Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/месяц/год, а в Америке - месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
• Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
• Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
• Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.

Правила - это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.

Полезные фразы и выражения

• Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs » или «Dear Sir or Madam ».
  Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr. ...» или «Dear Mrs... .».
• В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:

Thank you for your e-mail of … - Благодарю Вас за Ваше письмо…

I apologize for not getting in contact with you for a long time … - Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…

With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist» … - Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…

Further to your letter / our meeting … - Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…

• Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:

I am writing to confirm / to enquire … - Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for … - Я пишу, чтобы извиниться за….

• В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.

Could you, please… . - Не могли бы Вы…
I would be grateful if you … - Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to … - Я был бы рад…
I am writing to let you know … - Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you… - Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that … - К сожалению, должен сообщить Вам, что …

• Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:

I / We enclosure… - Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find… - В приложении письма Вы можете найти….

• Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully » или «Your sincerely ». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.

Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу « Best wishes ». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить - не в прямом смысле, конечно)), - своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!

Чтобы вы поняли на практике, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.

MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830

Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
England

Further to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03-03-439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.

Look forward to your reply.

Yours faithfully,

Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.

Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.

А на сегодня я с вами прощаюсь.

До новых встреч, мои дорогие!

В современном мире умение вести деловую переписку является качеством, без которого невозможно построить карьеру. Умение правильно составлять деловые письма является непосредственным доказательством высокого уровня профессионализма и компетентности сотрудника. Деловое письмо – это распространенный вид документа, который применяется для обмена информацией в дипломатической, административной и коммерческой переписке. Деловое письмо на английском языке имеет свои особенности и принципы составления.

Основные типы деловых писем

Существует несколько классификаций деловой переписки. Можно выделить следующие виды писем на английском языке:

1. Приглашение (The Letter of Invitation)
2. Предложение (An Offer)
3. Запрос (Enquiry Letter)
4. Ответ (на запрос или предложение) – (Reply)
5. Документы установленного образца (счет- фактура, упаковочный лист, накладная и т.д.)
6. Отчет (Statement)
7. Поздравительное письмо – (Letter of Congratulation)
8. Благодарственное письмо – (Note of thanks)
9. Письмо- требование
10. Письмо- рекламация и т.д.

Некоторые примеры деловых писем с переводом представлены ниже:
А. Письмо на английском — Приглашение (The Letter of Invitation)

Перевод письма:

B. Деловое письмо — Предложение (An Offer)

С. Вариант делового письма на английском — Запрос (Enquiry Letter)

Dear Sirs,
We are in the market for 1000 piece Fountain pens and 1500 piece Ball pens which we need for an export order.

Please send us your lowest quatation for your «Tasso» and «Onset» pens, packed in export cases of 100 piece each.

Your faithfully,
…………….

Письмо-запрос

Мы собираемся приобрести 1000 перьевых и 1500 шариковых ручек для выполнения экспортного заказа.

Сообщите нам, пожалуйста, минимальные цены на Ваши ручки моделей «Tasso» и «Onset» в экспортных коробках по 100 штук в каждой.

С уважением,
…………

Некоторые из этих писем носят учтивый характер и не требуют незамедлительного ответа, на другие ответ необходимо дать в максимально короткие сроки. Этика деловой переписки не позволяет затягивать с ответом на письмо дольше 5 рабочих дней. Хотя, конечно, в крупных компаниях с большим потоком входящих сообщений на обработку корреспонденции может потребоваться намного больше времени. Обязательно нужно давать ответ на любое письмо- просьбу, письмо – запрос, письмо- предложение и письмо – требование.

Особенности деловой переписки

Деловая переписка – важная и объемная составляющая деловой жизни организации. Через переписку строится и организовывается рабочий процесс, решаются коммуникативные вопросы и разногласия. В организациях, которые задействованы на международном рынке, особую важность имеет факт того, насколько хорошо развит и налажен процесс международной переписки.

В большинстве организаций документы составляются по заранее определенному шаблону. Все официальные письма, как правило, составляются на бланке организации (если такой есть).

Главное преимущество работы с бланками заключается в том, что человеку не нужно всякий раз вводить заново некоторую шаблонную информацию, например, название компании и ее реквизиты. Статичная часть информации не меняется, в отличие от оперативной. Таким образом значительно экономиться время на оформление письма.

Составляя деловое письмо для иностранного партнера, нужно помнить о некоторых отличительных особенностях деловой переписки. Грамотно подготовленное письмо будет отвечать следующим информативным требованиям.

Во-первых, информация в деловом письме должна быть:

1. Достоверной
2. Актуальной
3. Объективной
4. Полной
5. Корректной
6. Логичной
7. Не эмоциональной.

Так же следует помнить, что деловое письмо должно быть настолько кратким, насколько это возможно. При этом тон письма очень важен. Он должен быть максимально учтивым и вежливым. Негатив и неуважительность со стороны автора обязательно почувствует реципиент. А это, в свою очередь, может затруднить процесс достижения поставленных целей. Поэтому, всегда нужно обращать особое внимание на тон письма. В английском языке есть достаточное количество стандартных фраз, которые употребляются для того, чтобы письмо стало более учтивым.

В курсе грамматики английского языка обязательно есть раздел: деловая переписка. Для написания деловых писем на английском языке часто используются так называемые фразы- шаблоны, в зависимости от вида письма и задач, которые на него возложены. Например:

Завершается письмо всегда пожеланиями удачи и благодарностью: Best wishes, With kind regards, Looking for your answer and so on.

Кроме того, в деловой переписке не стоит пренебрегать соединительными союзами. С ними текст получается целостным и законченным. Можно не стесняясь употреблять модальные глаголы. Could, should, to be to, have to прекрасно вписываются в стиль деловой переписки.

Структура делового письма на английском

Универсальных правил для составления делового письма на иностранном языке нет. Все зависит от типа письма, адресата и цели письма.

Деловое письмо на английском языке традиционно начинается с адреса. Как правило, он пишется в правом верхнем углу, без имени и номера телефона получателя. Пример такого письма приведен ниже:

Положение даты достаточно широко варьируется и определяется в основном личными предпочтениями. Дату ставят как слева, так и справа, как выше, так и ниже адреса получателя. Формат даты может быть прописным и числовым. Например: «8 марта 2016 г.» можно записать как 8 March 2016 (или американский вариант, в котором на первом месте стоит месяц, а не число) March 8, 2016 , 8/3/2016 или 08/03/16.

После указания адреса и даты идет приветствие. Каким будет обращение во многом зависит от того, известен или неизвестен получатель письма автору. Если у письма нет конкретного адресата, можно ограничится фразой to whom it may concern -тому, кого касается. Если автор не знает имени адресата, то можно написать просто Dear Sir/ Madam. Но если имя и фамилия известны, то их обязательно нужно указывать. Это привлечет дополнительное внимание к тексту письма, особенно если в организации корпоративный почтовый ящик. Обращение пишется с красной строки и в конце выделяется запятой. Точка после Mr/Mrs/Ms не ставиться. (В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения - двоеточие: Dear Mr. Philips).

Например:

Если отправитель известен:

Dear Mr Smith,
Dear Ann,

Если отправитель неизвестен:

Dear Sir or Madam,

Dear all,
Dear colleagues,

Как видно из примеров в классическом британском английском после обращения ставится запятая. Последующий текст письма пишется с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь можно приступать непосредственно к содержанию письма. В английских деловых письмах первый абзац, как правило – самый короткий. В нем раскрывается основная цель письма. Запрос, жалоба или предложение, — все это прописывают во вступлении. Иногда, в случаях особой важности, в начале письма, непосредственно перед обращением вставляют фразу Regarding to, это позволяет привлечь дополнительное внимание получателя письма к теме.

Несколько примеров:

I refer to your e-mail dd. 04/08/2016. – Я ссылаюсь на Ваше письмо от 04/08/2016.

We understood from your letter that you are going to organize an exhibition in Murmansk. – Как мы поняли из Вашего письма, вы собираетесь устроить выставку в Мурманске.

I am writing to you in response to your offer. – Я пишу в ответ на ваше предложение.

Следующий абзац раскрывает и поясняет информацию, о которой было заявлено. Как уже было сказано, английский язык весьма лаконичен и краток. Поэтому деловую переписку тоже стоит вести кратко и крайне официально, не вдаваться в ненужные подробности, стараться излагать только конкретные факты и предоставлять только существенную и важную информацию. Основную часть письма можно разделить на абзацы. Выражения, представленные ниже помогут в этом:

First of all … – Прежде всего;
Firstly… – во-первых;
Secondly … – во-вторых;
Thirdly … — в-третьих;
Moreover – кроме того;
Finally … – в заключение;

В последнем абзаце нужно описать, чего именно хочет автор письма, какой реакции или ответных действий он ждет от реципиента. Обязательно стоит разбавлять сухой официальный текст вежливыми словами, допустимыми для деловой переписки: thank you, kindly, could you be so kind, it will be a great honour.
I hope our offer will be interesting for you and we start to work together successfully. – Надеюсь, что мое предложение вас заинтересует и надеюсь на дальнейшее продуктивное сотрудничество.

В заключительной часть письма также обычно еще раз благодарят за оказанное содействие, оказанную услугу или помощь:

Thank you again for your interest to my project. – Спасибо еще раз за проявленный к моему проекту интерес.
I appreciate your help. – Я ценю вашу помощь.
Thank you very much in advance. – Заранее спасибо за вашу помощь.

Можно также предложить свою помощь или поощрение к дальнейшему сотрудничеству:

Please, contact me if you need further information. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.

If you need some help do not hesitate to contact me — Если вам понадобится помощь, обязательно обращайтесь ко мне.

Завершать деловое письмо на английском принято фразой Yours faithfully или Yours sincerely.
Затем идет имя и должность (не обязательно) отправителя. Иногда под фамилией отправителя указывается имя непосредственного исполнителя.

В тексте делового письма не должно быть сокращений, жаргонизмов, просторечий, разговорных и сленговых выражений, эмоционально – экспрессивных слов terribly – ужасно, nightmare- кошмар, stuff and nonsense – бред. Фразовые глаголы тоже лучше не употреблять. Они больше подходят для разговорного стиля. А еще не стоит перегружать текст слишком сложными речевыми конструкциями и словами, которые можно толковать по разному или в значении которых есть сомнения. Простота и понятность – залог успеха любых переговоров. И, конечно же, нельзя забывать о формате и грамматических ошибках. Отформатированный и грамотный текст оставляет намного лучшее впечатление.

Таким образом, составление делового письма на английском языке не является такой уж невыполнимой задачей. Нужно лишь придерживаться общих правил при его составлении. Письмо должно быть написано в официальном стиле, вежливо и доступно. Текст письма следует разделить на логические абзацы. Каждый абзац пишут с красной строки. В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. В конце письма, перед именем автора, обычно пишут слова благодарности за содействие.

На этой страничке вас ждут 5 образцов писем-предложений (commercial offer) на английском языке, с переводом на русский язык.

Письмо 1

4567 Golden Street

Fresno, California

9034 Cooper Street

Fresno, California

October 30, 2009

Our company Soft Plus is quite new in the region, it was established last year, but in spite of this we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in software maintenance at reasonable prices. This month we have a special offer for you and your office equipment with a good discount. For more information you may call 555-55-55.

От: г-н Луи Манн, генеральный директор Софт Плюс

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

Кому: СтенлиКо Лтд

Уважаемые господа

Наша компания «Софт Плюс» существует не так давно, она была основана в прошлом году, но не смотря на это мы уже зарекомендовали себя как профессионалы и имеем ряд хороших отзывов. Мы предлагаем квалифицированные услуги по обслуживанию программного обеспечения по разумным ценам. В этом месяце у нас есть для Вас и Вашего офиса особое предложение с хорошей скидкой. Для получения дополнительной информации звоните по телефону 555-55-55.

С уважением,

Луи Манн,

Генеральный директор

Письмо 2

Mr Jonatan Swift

4567 Bowery Street

9034 Cooper Street

Fresno, California

Dear HR manager,

Would you like to organize a day off for your employees within corporate culture? Our company may help you to increase the engagement of the staff by creating a simple family day-off! Competitions, contests, quizzes – all sorts of stuff for good time-spending with families and colleagues! Call us right now to reserve a date – 678-702.

Mr Jonatan Swift

От: г-н Джонатан Свифт, менеджер по связям с общественностью ФанОрг

4567 Боуэри стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Кому: менеджеру по работе с персоналом, СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345

Уважаемый менеджер по работе с персоналом

Хотели бы Вы организовать день отдыха для Ваших сотрудников в рамках корпоративной культуры? Наша компания может помочь Вам повысить степень вовлеченности вашего персонала, просто подарив им семейный выходной! Соревнования, конкурсы, викторины – любые развлечения для хорошего времяпрепровождения с семьей и коллегами! Звоните нам прямо сейчас, чтобы записаться на свободный день – 678-702.

С уважением,

Джонатан Свифт,

Менеджер по связям с общественностью

Письмо 3

4567 Levy Street

9034 West Street

I know that recently you have opened a shop in our town. And I also know that you do not have any internet page of your shop. That is why I would like to offer you to create such a page. Nowadays lots of people prefer to make purchases sitting at home so business in internet is becoming more and more popular and the page of your shop in internet can become very profitable and help you earn more money. If you are interested in my offer I would discuss the details with great pleasure.

От: г-н Джим Ферри

4567 Леви стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Кому: г-ну Сэму Адриану

9034 Уэст стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк, США 90345

Уважаемый г-н Адриан

Я знаю, что недавно Вы открыли магазин в нашем городе. И я также знаю, что у вас нет интернет-странички Вашего магазина. Поэтому я хочу предложить Вам создать такую страничку. В настоящее время множество людей предпочитают делать покупки не выходя из дома, поэтому бизнес в интернете становится все более и более популярным, страничка Вашего магазина в интернете может стать очень прибыльной и поможет Вам заработать еще больше денег. Если вы заинтересованы в моем предложении, то я бы хотел обсудить с Вами детали с большим удовольствием.

С уважением,

Джим Ферри

Письмо 4

9034 East Street

December 01, 2001

Dear Sales Manager

Your company has been our customer for a long time. We appreciate your loyalty and thus would like to offer you our new product – electronic paper shredder. It is very easy in use and would become a very useful device in your office! If you place order before the end of this month you may get it with 50% discount.

We are looking forward to hearing from you,

От: г-н Фред Джонсон, менеджер по продажам

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

Кому: менеджеру по продажам, Фулхом Бутс

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

Уважаемый менеджер по продажам

Ваша компания является нашим клиентом уже много лет. Мы ценим Вашу верность и поэтому хотим предложить Вам наш новый продукт – электронный измельчитель бумаги. Он очень просто в использовании и станет очень полезным устройством в Вашем офисе! Если Вы сделаете заказ до конца этого месяца, то сможете получить скидку 50%.

Ждем Вашего ответа,

Фред Джонсон,

Менеджер по продажам

Письмо 5

General Director

4567 Camino Street

9034 South Street

Your wedding agency is becoming more and more popular in our city. I would like to help you make it more attractive to the customers. I am the owner of rose gardens, we grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies. The prices are reasonable and include the designer service. More information you may find in the brochure attached.

General Director

От: г-н Дин Хипп, генеральный директор

4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния

Кому: г-же Линнет, Перфект Уеддинг

9034 Саус стрит, Сан Диего, штат Калифорния, США 90345

Уважаемая г-жа Линнет

Ваше свадебное агенство становится все более популярным в нашем городе. Я бы хотел помочь Вам сделать его еще более привлекательным для Ваших клиентов. Я являюсь владельцем розовых садов мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний. У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера. Более подробную информацию Вы можете найти в приложенной брошюре.

С уважением,

Дин Хипп,

Генеральный директор

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

• Поздравление –
• Предложение – – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
• О приёме на работу — –уведомляет вас, что вы приняты на работу.
• Заявление – – содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
• Отказ — – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
• Жалоба – – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
• Письмо–извинение – — это ответ на письмо-жалобу.
• Письмо-запрос – –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
• Письмо-ответ на запрос – – в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
• Письмо-благодарность — – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Крутой онлайн курс по деловому английскому от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You"re и т.д.
2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

• Заголовок (шапка):
  А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
• Приветствие (обращение), или как начать письмо.
• Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
• Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
• Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя .
• Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
• Может содержать постскриптум , инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank , — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards , — С уважением…

Yours faithfully , — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely , — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your... – Относительно вашего...

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Кто еще не знаком с EnglishDom , рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение - 2 урока в подарок при оплате 10 уроков . Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

Электронные письма

Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid , кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Английское официальное письмо не трудно написать, однако следует знать порядок его написания, положение каждого из его отдельных частей, и как оно должно выглядеть в целом. Ниже вы можете найти образцы официального письма на английском языке. Мы надеемся, что они помогут вам написать свое собственное письмо.

Пример официального письма на английском языке №1 (по поводу объявления о приеме на курсы)

Dear Sir or Madam,

I am writing to enquire about language courses organised by your school. I found out information about it in local newspaper and I would like to know more.

Even if Icannot certify my knowledge of English, after years of learning the language at school I can safely assume that I am an upper-intermediate student. Are you able to offer me any course that would be good for me?

I understand from your advertisment that your courses are free. Are they free for everyone, or just only for students from your school?

The last question I have concerns your methods of teaching. As I particularly hope to improve my fluency, I would like to know how much attention is paid and what methods are used by the school teachers to develop the skill of speaking. It is very important for me, because my fluency is the worst side of my english.

I am looking forward to hearing from you.

Yours faithfully,
XYZ

Пример официального письма на английском языке №2 (с вопросами по поводу объявления в газете)

Dear Sir or Madam,

I am writing to ask about the holiday apartments in the Golden Sands advertised in „Каникулы за границей” magazine this month.

In your advertisement you mentioned that all the apartments are self-catering. Could you tell me what cooking facilities are available in the kitchen? Could you also tell me if cooking utensils are also provided?

I noticed from your advertisement that the beach is quite nearby. However, I would also like to know if the apartments have an access to a swimming pool.

I would be very grateful if you could send me a list of apartments and prices with a view to making a reservation in July.

Yours faithfully,

Tom Smith

Пример официального письма на английском языке №3 (по поводу объявления)

Dear Sir or Madam

I am writing to you because I saw your advertisement in the net and at first sight it looked interesting. I am interested in this advertisement deeper because I like rock music, so I think I will feel comfortable in this place.

I could be a ticket seller because I am good at maths. Also I could be a person, who provides rock stars with everything what they need because I am a helpful person.

I would like to have free drinks and snack during the festival. Of course, I promise I would not let you down and do what you ask for.

If you can, please send me some more information about accomodation conditions and transport to the gig place.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №4 (по поводу объявления о приеме на работу)

Dear Sir or Madam,

I am writing with regard to your adventisement, which appeared on your website: ? Future graphics? on 20 July 2013. I would like to apply for the post of computer graphics artist.

I enclose my CV with the details of my previous work experience. As you can see in the document, I have been working as graphic designer for two years and have a diploma for ?The best worker?. I can use Photoscape, Gimp, but I can learn new programmes, too.

I am a very hard working person, thus working with me is effective. I am creative and have many good ideas. My level of proficiency in English is pre-intermediate.

I have worked with companies in England, China and India, I have no problems in communicating with people from these countries. Could you please send me more information on that post?

Thank you for considering my application.

I look forward to hearing from you,

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №5 (с вопросами по поводу объявления)

You want to attend a course in English and American Studies in and English speaking country and you see this section in a college prospectus:

SCHOLARSHIPS
Every year, two scholarships are offered to candidates from overseas who can show how our one-year course would help their career. Scholarships cover fees, accommodation and food, but not transport or personal spending money. Apply in writing, explaining why do you think you deserve a scholarship.

Write your letter. Do not include any postal adresses. Write your answer in 120-180 words in an appropriate style.?

Dear Sir/Madam,

I would like to apply for one of the scholarship programs I saw advertised in your prospectus. Presently, I am training to be a secondary school teacher of English and I am finishing my course at the end of June. However, I feel I still have a lot to learn about the language and culture of The English-speaking country.

The reason I am applying for a scholarship is that I cannot afford the cost of studying abroad. I have no income except for my student grant, so if I am fortunate enough to be given the scholarship, I would have to work part-time to save some personal spending money. My parents will borrow some money for my airfare if I am succesful.

I would appreciate being given the opportunity to study at your college and would be very grateful if you would consider my application.

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №6 (жалоба на приобретенный товар)

Dear Sir Or Madam

I am writing to complain about a denim vest that I bought from your online shop last month.

When I took it out of the box, I was very unhappy to find that in different colour. As if this were not enough, this denim vest was too small.

I had a similar situation last year when I bought a dress online. It was too big. I wrote an e-mail to this company about this problem and they sent me another dress in the right size.

You can replace this vest for the right one or if it will not be possible I want to get a full refund.

I am enclosing the receipt.

I look forward to hearing from you in the near future.