Общий бланк с продольным расположением реквизитов гост. Делопроизводство от А до Я
1.1. Оформление реквизитов
Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.
Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.
Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Помните!
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.
Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.
Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.
Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – сведения об адресате;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о постановке документа на контроль;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложений;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати организации;
26 – отметка о заверении копии документа;
27 – отметка об исполнителе документа;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организации;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).
Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.
Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.
Реквизит 01. Государственный герб РФ
В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
Президента Российской Федерации;
Палат Федерального Собрания;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного Суда Российской Федерации;
Верховного Суда Российской Федерации;
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
Федеральных судов;
Прокуратуры Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека;
Счетной палаты;
Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
Помните!
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.
Помните!
Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».
Реквизит 04. Код организации
Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).
Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)
Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.
Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.
Реквизит 07. Код формы документа
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
Пример оформления и расположения кода формы документа
Реквизит 08. Наименование организации
Помните!
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 09. Справочные данные об организации
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.
Помните!
В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.
Порядок написания адреса адресата :
1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка);
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) страна (для международных почтовых отправлений);
6) почтовый индекс;
7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).
Реквизит 10. Наименование вида документа
Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Помните!
В письме вид документа не указывается.
Реквизит 11. Дата документа
Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:
2005.29.12
Допускается оформление словесно-цифровой даты:
Помните!
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
После написания дата, слово «год» не ставится.
Не допускается употребление римских цифр.
Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.
Дата может быть проставлена от руки.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:
На № 03–15/ 45 от 29.12.2005
Реквизит 14. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
Москваг. Балаково Саратовской обл.
г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Помните!
Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Реквизит 15. Сведения об адресате
Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не
«В акционерное общество „Бизнесконсалт“
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ЗАО «Бизнесконсалт»
А. П. Игнатьеву
При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:
ЗАО «Бизнесконсалт»
Главному бухгалтеру
И.П. Карповой
ЗАО «Бизнесконсалт»
Начальнику отделапо связям с общественностью
С.Б. Маркину
При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):
Президенту АКБ
«Росинвест»
г-ну Панюкину А.К.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Председателю садоводческого товарищества
«Заволжские дали»
Крюкину О.П.
Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:
Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:
Генеральным директорам предприятийгазового комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:
Ул. Тулупная, 10, кв. 32
пос. Алексеевка,
Самарской обл., 419108
И.С. Шептуну
При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.
Помните!
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Реквизит проставляется на бланке документа справа.
Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
На документе может быть указано не более четырех адресов.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Управленческие документы, требующие грифа утверждения.
Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ утверждается:
Должностным лицом (руководителем);
Изданием соответствующего распорядительного документа;
Коллегиальным органом.
При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подпись А. П. Игнатьев
29.12.2005
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Генерального директора
ЗАО «Бизнесконсалт»
от 29.12.2005 № 178
Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
Помните!
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
Реквизит 17. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
И.С. Боткину
Подготовить проект контрактак 26.12.2005
Подпись 12.12.2005
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
Реквизит 18. Заголовок к тексту
Заголовок текста – это краткое содержание документа.
Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:
приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.
Помните!
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.
В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Реквизит 20. Текст документа
Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.
В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.
Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
1.1.Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Подпункт
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.
Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Помните!
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;
3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.
Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.
На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.
Приложение 1
от 26.12.2005 № 76
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение 1
к приказу директора ЗАО «Атлант»
от 26.12.2005 № 76
Реквизит 22. Подпись
Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев
Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова
Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.
Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля
Реквизит 23. Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).
При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по связямс общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подписи С.Б. Маркин
29.12.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.12.2005 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Президиума РАН
от 26.12.05 № 08-124
Помните!
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.
Реквизит 24. Визы согласования документа
Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.
Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:
Замечания прилагаются
Директорзавода «Красная заря»
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25. Оттиск печати организации
Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).
Печати бывают гербовыми и простыми.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
Помните!
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
6) справки, подтверждающие юридический факт;
7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Верно
Начальник отдела по связям с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
29.12.2005
Помните!
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа
Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Ю.П. Кондратьева
248 75 39
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Помните!
Реквизит включает в себя:
Слово «В дело»;
Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
Подпись исполнителя документа;
Дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
В дело 13–45 за 2005 г.
Подпись 24.01.2005
Направлено письмо
23.12.2005 № 01–11/201
В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
В дело 02-7
Подпись 24.12.2005
Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа
Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.
Желательно указывать полный путь к файлу:
С: Приказы по личному составу Измайлов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).
Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2) бланк письма;
3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов
Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –
Из книги Все о счетах-фактурах автора Клокова Анна Валентиновна1.5. Отсутствие реквизитов В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в
Из книги Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку автора Клокова Анна Валентиновна5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября
Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».
автора Смирнова Елена ПетровнаГлава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую
Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена ПетровнаГлава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с
Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.
Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана6 Оформление отчета о НИР
Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин ЮрийПриложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными
Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.3.5. Формирование и оформление дел Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об
Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,
Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий АвтондиловичОформление офиса турфирмы Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами
Из книги Реклама. Принципы и практика автора Уэллс УильямГОСТ Р 7.0.97-2016 от 01.07.2018 .
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
...............
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14
и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
3.4 Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
...................
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа .
5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
........................
Бланки документов
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм);
для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
....................
Примеры бланков
Также, реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:
Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)
Флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Существует 3 вида бланков :
Общий бланк – реквизиты 01,02,03,06,12.
Бланк письма – реквизиты 01,02,03,04,06,07 и, при необходимости, отметки для обозначения мест расположения реквизитов 09,10,11,14,17,18.
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) – реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, а также отметки мест расположения реквизитов 09,10,17,18.
Площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа , а площадь предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений - служебным полем документа.
4) Требования к оформлению реквизитов:
01. Государственный герб РФ - помещается на бланках документов, в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ;
02. Герб субъекта РФ - помещается в соответствии с правовыми актами субъекта РФ;
03. Эмблема организации или товарный знак - на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если есть 1,2;
04. Код организации - проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
05. Код формы документа - по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
07. Справочные данные об организации - почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и т.д.;
08. Наименование вида документа - регламентируется уставом. В письме наименование вида документа не указывается;
09. Дата документа - дата подписания или утверждения, дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
10. Регистрационный номер - состоит из порядкового номера документа;
12. Место составления или издания документа - указывается в том случае, если невозможно его определить по реквизитам 06,07;
13. Гриф ограничения доступа (секретно, конфиденциально) проставляют без кавычек на первом листе документа;
14. Адресат - организации, структурные подразделения, должностные и физические лица.
15. Гриф утверждения документа – располагается в правом верхнем углу, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименовании должностного лица, утверждающего документ, подписи, ИОФ, даты.
16. Резолюция – содержит указание относительно решения вопроса. Пишется руководителем и включает ФИО исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
17. Заголовок к тексту – это краткое содержание документа, отвечает на вопрос о чем? или чего?
18. Отметка о контроле – отметка за исполнением документа (буква «К» или штамп КОНТРОЛЬ)
20. Отметка о наличии приложений – после текста от левого поля: Приложение:
21. Подпись – включает наименование должности, подпись, ИОФ
22. Гриф согласования – рассмотрение документа сторонней организацией, состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования организации, должностного лица, подписи, ИОФ, даты согласования.
23. Виза согласования – визирование документа в пределах одной организации, показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием и выразило к нему отношение. Оформляется наименованием должности, подписи, ИОФ, дата.
24. Печать.
25. Отметка о заверении копии – Верно, должность заверителя, подпись заверителя, ИОФ, дата. Если копия выдается на руки или пересылается в другое учреждение, то ставится печать.
26. Отметка об исполнителе – составитель документа, с которым можно связаться для выяснения возникших вопросов (ФИО, телефон).
27.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело.
28. Отметка о поступлении документа в организацию - №, дату поступления.
29. Идентификатор электронной копии – проставляется в правом нижнем углу стр. и содержит наименование файла на машинном носителе.
Перечень документов, подлежащих утверждению:
Договора
Задания
Инструкции, правила
Нормативы
Перечни
Положения
Стандарты
Структура и штатная численность
Тарифные ставки
Формы унифицированных договоров
Штатные расписания и изменения.
Перечень документов, которые заверяются печатью:
Доверенности
Договора
Заявления
Образцы оттисков печатей
Представления и ходатайства
Письма гарантийные
Поручения
Протоколы
Реестры
Смета расходов
Справки
Титульные списки
Уставы, штатные расписания.
Тема 4: Деловая корреспонденция
1. Письмо, его виды.
2. Структура служебного письма.
3. Язык и стиль служебного письма.
4. Этикет в деловой переписке.
5. Другие виды передачи текста.
1.) Письмо (служебное, деловое) – общепринятое название большого числа информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основной признак, по которому они объединяются в обобщенную группу - пересылка по почте.
инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, напоминания, извещения, циркулярные, сопроводительные)
и ответные (информационно-разъяснительные, письма-запрещения).
Письма-запросы в целом составляются так же, как и письма-просьбы, но требуют письма-ответа.
Циркулярные письма – рассылаются вышестоящими организациями, которые сообщают подчиненным определенные сведения. Носят распорядительный характер.
Гарантийные письма направляются с целью подтвердить данные ранее обещания или условия.
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Эти письма так же являются средством контроля за движением документов.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам….» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам….» (в стороннюю организацию).
Обязательным реквизитом является отметка о приложении.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей, либо о том, если ранее заключенное сообщение остается в силе. В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания:
Подтверждаем:
Получение документов
С благодарностью подтверждаем:
Получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению
ООО подтверждает:
Свой запрос о строительстве моста
Условия поставки видеомагнитофонов.
Договорные письма – эторазновидность сопроводительных, т.к. они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удаётся с помощью других переговоров получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Ключевым словом является «напомнить». Пометка «вторично» уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма.
Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Информационные письма – это разновидность писем, извещений своевременно информируемые заинтересованное др. лицо или организацию о свершившемся факте.
Письма-приглашения – письмамогут адресоваться индивидуально или коллективному адресату.
Коммерческое письмо – составляетсяот имени юридического лица. При заключении и выполнении коммерческой сделки - три вида: запрос и ответ на него, оферта (предложение), рекламация (претензия).
2.) Формуляр служебного письма включает следующие реквизиты:
Эмблема
Наименование Министерства,
Наименование организации,
Наименование структурного подразделения,
Справочные данные (код формы документа, код предприятия, почтовый адрес, номер счета,
- №, дату входящего документа,
Адресат,
Резолюцию,
Отметку о контроле,
Заголовок к тексту, текст,
Отметку о наличии приложения,
Подпись, визы,
Гриф согласования,
Отметку об исполнителе.
Служебные письма классифицируются на простые и сложные.
Логическими элементами делового письма являются:
1) введение или вступление, где дается обоснование вопроса, сведения о целях, задачах и причинах составления письма.
2) изложение сути дела, доказательства, доказательство должно быть убедительным.
3) выводы и заключения, прилагается решение, но это не обязательно.
Письмо оформляется на бланках для писем, как правило не должно занимать более одной страницы формата А4 и А5 (если письмо не превышает 8 строк).
3.) С лужебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличии от других документов, в письме проявляется личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность. Язык служебного письма определяют как официально-деловой.
Текст письма должен излагаться точно, ясно выражать мысли, использоваться отраслевая терминология.
Из языка служебного письма исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (междометья, слова с суффиксами, преувеличения), а так же слова, вышедшие из употребления (не сего года, а текущего года). Использование новых слов и заимствованных должно быть оправданным.
Стилическую конструкцию письма нетрудно построить, если располагаешь набором проверенных практикой фраз, объясняющих мотив написания письма:
В порядке оказания тех. помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на вашу просьбу...
В подтверждение договорённости...
В деловой переписке существуют типичные «стандартные» варианты начала делового письма:
Извещаем, что… (мы сократили на месяц срок поставки)
Доводим до вашего сведения, что... (наш завод прекратил поставку оборудования)
Если автор - лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа (Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просит...); от первого лица множественного числа (сообщаем, подтверждаем).
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку.
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Кроме типового характера, некоторые фразы выступают. Как юридически значимые. Например, в гарантийном письме:
Гарантируем возврат кредита в …..
Оплату гарантируем.
4.) Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.
Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются:
«Уважаемый господин...»
«Уважаемые коллеги...»
«Уважаемый (имя, отчество)...»
Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ.
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:
«С уважением...»
«Искренне ваш...»
При подготовке ответного письма следует обратить внимание на оформление реквизита «адресат», если поступившее письмо подписано руководителем, то и ответ должен адресоваться ему.
5). Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию, документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телеграфу, телетайпу). Текст должен быть кратким и четким. Из текста исключить предлоги, местоимения, союзы. Знаки препинания обозначаются сокращенно «тчк», «зпт». Количественные данные пишутся цифрами, т.к. в начале отчётной телеграммы должен стоять индекс документа, на который даётся ответ, а в конце текста - её номер. Она составляется на бланке, адрес, текст и подпись пишутся прописными буквами, а знаки препинания - строчными. Ниже подписи ставится черта, под ней указывается адрес отправителя и дата отправления, текст заверяется печатью.
Разновидности телеграммы:
1) фототелеграмма
2) телеграмма с заверенной подписью
3) телеграмма-доверенность
4) телеграмма с оплаченным ответом
Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения. Они передаются устно по каналам телефонной связи и записываются (печатаются) получателем.
Факс – удобен тем, что со скоростью телефонограммы можно предать текст со всеми особенностями. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Тема 5: Организационно-распорядительная документация
1. Понятие об ОРД.
2. Организационная документация
3. Распорядительная документация
1.) При документировании управленческой деятельности используется несколько десятков видов и разновидностей документов, и ср6еди огромного разнообразия этих служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. При оформлении реквизитов ОРД имеются определённые сходства и различия. Для их рассмотрения разобьем ОРД на 3 группы:
1) организационные документы (уставы, договора, положения, инструкции);
2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления, выписки из них, указания и распоряжения).
3) информационно-справочные документы (деловая корреспонденция + акты, протоколы, докладные записки и тд.)
ОКУД в число ОРД включает так же документы по личному составу (кадрам): заявление, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.
Общие требования к оформлению ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Организационные документы
Определяют статус предприятия, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Организационные документы относятся к бессрочным (кроме штатного расписания), они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационные документы руководством и подлежат обязательному утверждению и согласованию (визированию). Текст большинства состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделены на пункты и подпункты. В зависимости от организационно- правовой формы организации к учредительным документам относятся: Устав, или Учредительный договор и Устав, или только учредительный договор.
Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации. Он разрабатывается и утверждается учредителями общественных, производственных, кооперативных и других юридических лиц.
Устав– это сложный документ, в него входят следующие реквизиты:
Эмблема организации
Наименование организации
Справочные документы об организации
Наименование документа – УСТАВ
Место издания
Гриф утверждения
Структура текста определяется разработчиками устава. В число оперативных разделов входят:
3) Регламент организации
4) Финансово-материальная база
5) Отчетная и ревизионная деятельность
6) Порядок ликвидации
Положение об организации – документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Включает следующие разделы:
1) Общие положения - определенная цель, для которой разработано положение, перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости;
2) Порядок найма и высвобождения персонала – включает процедуры приема на работу, перечень документов, оформление приказа о приеме и т.д. Разъясняются права и обязанности работников.
3) Основные обязанности персонала – перечисляет круг обязанностей по специальности;
4) Основные обязанности администрации – определяет перечень обязанностей руководства организации;
5) Рабочее время и его использование, начало и окончание работы, перерывы для отдыха;
6) Поощрения за успешные результаты работы;
7) Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Так же на предприятии разрабатывается положение о структурном подразделении.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организаций и штатную численность. Составление документа предусматривается Уставом, готовится службой кадров, визируется и утверждается (как правило на год) руководителем организации.
В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Форма штатного расписания постановлением Госкомстата № 26.
В штатном расписании фиксируются сведения:
Структурное подразделение (наименование и код)
Профессия (должность)
Количество штатных единиц
Оклад (тарифная ставка)
Надбавки
Месячный фонд заработной платы
Примечания.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя, визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий правила деятельности предприятий, их подразделений и отдельных должностных лиц. Рассчитаны на длительное время и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты.
1.Инструкция начинается разделом «Общие положения»
2. «Должностные обязанности».
3. «Права»
4. «Ответственность»
5. «Взаимоотношения»
Инструкция содержит следующие реквизиты:
Название организации и структурного подразделения
Название вида документа (инструкция)
Дату и индекс (номер)
Место издания
Заголовок, текст, подпись, гриф утверждения
Инструкция подлежит обязательному утверждению распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Визируются должностные инструкции руководителями подразделений, начальником отдела кадров (юристом).
После утверждения на инструкции работник проставляет: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные . Они имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Оформляется на бланке.
Похожая информация.
Загрузка...
